Aux termes de l'article R. 52 du code du domaine de l'Etat, le service des domaines est chargé d'établir et de tenir à jour l'inventaire des immeubles du domaine public et du domaine privé de l'Etat et des établissements publics nationaux à caractère administratif ; cet inventaire qui porte également sur les immeubles prix à bail, réquisitionnés ou occupés à un titre quelconque par les services de l'Etat et les établissements publics considérés constitue le tableau général des propriétés de l'Etat (TGPE).

Les circulaires citées en référence précisent les conditions générales de son passage en gestion automatisée et explicitent les modalités de fonctionnement du système à l'intention des administrations et services concernés.

L'instruction interarmées citée en référence fixe les modes de constitution et d'exploitation du système automatisé de gestion du domaine immobilier des armées et prévoit notamment :

• la fourniture de produits qui sont les fiches de renseignements domaniaux (FRD) destinées à la mise à jour du tableau général des propriétés de l'Etat (§ 4.2.2) ;

• la communication des données relatives aux immeubles de la gendarmerie par support magnétique directement au niveau central (§ 5.4).

Les informations intéressant le tronc commun immobilier des armées sont contenues dans le fichier magnétique des immeubles de la gendarmerie constitué selon la circulaire n^o 39000/MA/GEND/AI/AGD du 21 août 1973 (n.i. BO) et suivant les prescriptions du manuel de procédure ; elles ont été transmises récemment à la direction centrale du génie pour constitution du fichier initial. Les mises à jour en seront effectuées mensuellement selon le même processus.

En conséquence, l'établissement des documents destinés aux services fiscaux pour le fonctionnement du TGPE s'effectuera désormais automatiquement.

La présente circulaire expose :

• à titre purement indicatif, l'automatisation du TGPE afin que ceux qui auront à en connaître sachent les principes de son fonctionnement ;

• la procédure de mise à jour du fichier considéré ;

• la présentation matérielle et la tenue de ce fichier.

1. Automatisation du tableau général des propriétés de l'État.

La documentation antérieure était constituée par le TGPE édité en 1951 et par les fiches tenues notamment en application de la circulaire du Premier ministre du 1^er juin 1966 ; elle est remplacée par des fiches individuelles d'identification des immeubles modèle 7440 M établies à partir de l'inventaire central informatisé géré par la direction générale des impôts (service des affaires foncières et domaniales).

Les fiches 7440 M qui seront prochainement adressées aux groupements de gendarmerie départementale et celles qui leur seront ultérieurement transmises ont été et seront établies à partir des renseignements collectés par la direction générale des impôts auprès des services fiscaux départementaux ⁽¹⁾.

Les informations destinées à l'établissement ou à la modification de ces fiches proviendront de celles qui sont collectées selon le circuit exposé et schématisé dans l'annexe 1 :

• fourniture des informations élémentaires par les centres de recueil de la gendarmerie suivant les directives contenues dans le manuel de procédure (bordereaux A 1, B 1, C 1, C 2 et D 1) ;

• saisie de ces informations par lecture optique et traitement par l'ordinateur de la gendarmerie ;

• fourniture des informations intéressant le tronc commun immobilier des armées sur support magnétique à l'ordinateur des armées ;

• diffusion aux groupements de gendarmerie départementale (sauf pour les territoires d'outre-mer) par les soins de la direction de la gendarmerie et de la justice militaire des FRD produites par l'ordinateur des armées ;

• transmission des FRD par le groupement de gendarmerie départementale à la direction départementale des services fiscaux du lieu de situation des immeubles (cf. § 23 de la présente circulaire) ;

• recueil, saisie et traitement des informations du TGPE par les soins des services fiscaux selon une procédure interne à cette administration ;

• fourniture par la direction générale des impôts aux armées des fiches 7440 M qui constituent le nouveau TGPE et qui reçoivent la destination suivante :

  • un exemplaire est conservé par la direction des affaires administratives, juridiques et contentieuses (mission domaniale) pour constituer le fichier A ;

  • un exemplaire est conservé par la direction de la gendarmerie et de la justice militaire (bureau des affaires immobilières) pour constituer le fichier B ;

  • un exemplaire est adressé aux groupements de gendarmerie départementale (ou unités similaires pour les territoires d'outre-mer) pour constituer le fichier C.

2. Procédure de mise à jour du tableau général des propriétés de l'État.

2.1.

Les centres de recueil de la gendarmerie fournissent les informations élémentaires relatives aux immeubles utilisés suivant les directives contenues dans le manuel de procédure.

2.2.

Les groupements de gendarmerie départementale reçoivent sous le bordereau d'envoi 3 exemplaires de la FRDcirculaire provisoire n^o 469/DEF/DCG/DF du 24 février 1975 intéressant chaque unité immobilière selon les modalités diffusées par (n.i. BO) et rappelées ci-après.

Ces FRD ont pour but de dresser la liste des unités immobilières bâties et non bâties, détenues ou occupées à un titre quelconque par l'Etat-gendarmerie et d'informer les services fiscaux de tout changement survenu dans leur consistance matérielle ou leur occupation.

Leur structure a été définie en accord avec le service des affaires foncières et domaniales de la direction générale des impôts conformément à l'article 126 de la circulaire du ministre d'Etat, ministre de l'économie et des finances du 07 mai 1974 . Elle est identique pour tous les types de fiches (au nombre de cinq) qui ont été conçues en fonction de la situation géographique des unités immobilières et de leur occupation.

Leur édition est intégrée dans la chaîne de traitement mensuel du catalogue immobilier des armées. Leur mise à jour s'effectue par l'envoi de fiches nouvelles se substituant à l'édition antérieure.

Les conditions d'édition de chaque type de FRD font l'objet de l'annexe II. Cette édition est automatique pour tous les immeubles nouvellement pris en compte ainsi que pour tous ceux qui viennent de subir une modification ; elle est néanmoins subordonnée aux résultats de compatibilité effectués en ordinateur.

Toute modification d'une information figurant sur une fiche du type 1 déclenche l'édition d'une fiche nouvelle. Cette même modification sur une fiche de type 2, 3 ou 4 (cf. ANNEXE II) entraîne l'édition de la fiche rectifiée et d'une fiche récapitulative.

Afin de faciliter les opérations de contrôle, toute modification est précédée d'un astérisque (*).

Un bordereau d'envoi accompagne les FRD éditées au cours du même traitement en ordinateur et les classe :

• par organisme local des armées chargé de la gestion ;

• par département d'implantation.

Les renseignements fournis permettent d'identifier l'unité immobilière par sa désignation et son numéro d'immatriculation :

• au service des domaines ;

• au sein des armées.

Le bordereau d'envoi permet également de déterminer s'il s'agit d'une saisie initiale (00 figurant dans la colonne + du n° d'ordre) ou d'une mise à jour (01, 02, etc… colonne +/- du n° d'ordre) chaque actualisation étant affectée d'un numéro d'ordre.

La circulaire n^o 469/DEF/DCG/D/F du 24 février 1975 transmise sous BE n° 12800/DEF/GEND/AI/AGD du 18 mars 1975 prévoyait dans son annexe 1 la fourniture manuelle par les échelons locaux d'un complément d'informations non actuellement éditable par l'ordinateur des armées.

Par traitement du fichier immobilier de la gendarmerie, ce complément est obtenu automatiquement, trié par groupement et à l'intérieur par ordre croissant des numéros armées des immeubles de la gendarmerie à raison de 3 immeubles maximum par feuille. Ces 3 bandes découpées seront agrafées aux FRD correspondantes avant expédition aux services fiscaux locaux.

2.3.

Le groupement de gendarmerie départementale qui regroupe toutes les FRD du département (GD-GM ou autres) adresse alors deux exemplaires des FRD à la direction départementale des services fiscaux en vue de l'établissement des bulletins utilisés pour la mise à jour du fichier magnétique du TGPE (à titre d'information il est précisé que ces bulletins portent le n° 7411 M).

2.4.

La direction départementale des services fiscaux retourne un exemplaire de la FRD au groupement de gendarmerie départementale en lui signalant, le cas échéant, les divergences constatées entre les deux fichiers.

2.5.

Au besoin il appartiendra aux groupements de gendarmerie départementale de prendre liaison avec l'administration des domaines pour arrêter, d'un commun accord, les informations à retenir. Le cas échéant, ils se feront assister par le service local du génie pour les immeubles domaniaux. Les modifications éventuelles s'effectueront selon la seule procédure prévue par le manuel de procédure. Le centre de recueil sous-traitant doit être associé à ces démarches.

3. La présentation matérielle et la teneu du fichier.

3.1. Présentation matérielle du nouveau tableau général des propriétés de l'Etat.

Les fiches du tableau général des propriétés de l'Etat (modèle n° 1) seront dorénavant remplacées par la nouvelle fiche d'identification 7440 M mise en place auprès des groupements de gendarmerie départementale par l'administration centrale.

Les fiches 7440 M sont imprimées sur papier cartonné blanc de format 177 × 254 mm.

Elles ne diffèrent que par la couleur de la bande vierge d'impression longeant le bord supérieur du document ; cette couleur est attribuée selon les critères ci-après :

Table 1.  

Critères de coloration partielle des fiches.	Bandeau de couleur.
a) Fiches établies au nom des services attributaires à titre principal :
— immeubles domaniaux (domaine public et domaine privé)	Blanche.
— immeubles non domaniaux	Verte.
b) Fiches établies au nom des services qui ne sont pas attributaires à titre principal :
— immeubles domaniaux et non domaniaux sans distinction	Beige.

 

Chaque fiche comporte, au recto, un ensemble de renseignements groupés par affinités dans divers cadres et tableaux codifiés dont l'explication se trouve au verso de chaque fiche.

3.2. Tenue du fichier au niveau du groupement de gendarmerie départementale.

3.2.1. Composition du fichier :

le fichier B ou C comporte 3 parties :

• le fichier définitif destiné à recevoir les fiches à jour, c'est le fichier proprement dit ;

• le fichier archives destiné à recevoir les fiches annulées ;

• les archives des bordereaux d'envoi.

3.2.2.

Contexture des bordereaux d'envoi : les bordereaux d'envoi ont deux parties :

• fiches à extraire du fichier ;

• fiches à insérer dans le fichier.

L'identification des fiches concernées se fait au moyen des numéros qui figurent dans le bandeau supérieur du recto de chaque fiche. Parmi ceux-ci figurent notamment les numéros de code, département et commune et le numéro d'inscription de l'immeuble.

3.2.3. Procédé de mise à jour du fichier.

• 1. L'expérience a montré qu'il est préférable de commencer par extraire les fiches désignées sur le bordereau d'envoi.

  Chaque fiche extraite est annulée par un trait rouge en diagonale avec la mention du trimestre et de l'année correspondant au bordereau utilisé (ces chiffres figurent en haut et à droite du bordereau) et classée dans le fichier archives.

• 2. Ensuite, il peut être procédé à l'insertion des fiches nouvelles dans le fichier définitif.

• 3. Le bordereau est archivé à part.

3.2.4. Classement des fiches.

Dans chaque département les fiches seront classées dans l'ordre croissant des numéros de communes (qui correspondent en général à l'ordre alphabétique) sans distinguer les immeubles domaniaux des non domaniaux et pour une même commune dans l'ordre croissant des numéros d'inscription.

Ce mode de classement est illustré ci-dessous ⁽²⁾ :

REMARQUES.

Les numéros de commune et d'inscription peuvent se suivre d'une manière discontinue. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, à la commune 002 succède la commune 010.

Une fiche créée pour la première fois (constitution du fichier) ou recréée à la suite du changement d'un ou de plusieurs des éléments du numéro d'identification autres que le numéro d'immatriculation de l'immeuble concerné, porte le numéro d'ordre « 01 » (cf. bandeau de chaque fiche en haut à droite).

Une fiche modificative c'est-à-dire recréée en raison de modifications des renseignements quelconques autres que ceux constituant les éléments d'identification, porte le numéro d'ordre immédiatement supérieur à celui de la fiche qu'elle est destinée à remplacer.

Les dispositions de cette circulaire s'insérant dans une étude globale pour l'ensemble des armées, il ne saurait y être apporté de modification ayant une origine locale. Dans l'hypothèse où des services extérieurs à la gendarmerie souhaiteraient modifier la procédure localement, il y aurait lieu de leur faire une réponse d'attente et d'en rendre compte sous le présent timbre afin de permettre le règlement de l'affaire au niveau central.

Eléments d'identification de la fiche.						Commune 002.
Numéro d'immatriculation immeubles.		Service.	Titre attrib.	Propriétaire.	Commune.
Département.	Numéro inscription.
740	00016	28300	1	43	002

 

Eléments d'identification de la fiche.
Numéro d'immatriculation immeubles.		Service.	Titre attrib.	Propriétaire.	Commune.
Département.	Numéro inscription.
740	00017	28300	1	43	002

 

Eléments d'identification de la fiche.						Commune 010, etc.
Numéro d'immatriculation immeubles.		Service.	Titre attrib.	Propriétaire.	Commune.
Département.	Numéro inscription.
740	00032	28300	1	82	010