1. Introduction.

La présente instruction se propose de définir une procédure applicable à certaines opérations d'infrastructure en raison de leur poids financier et de leur importance pour la défense. Les opérations visées par la présente instruction sont dénommées « programme d'infrastructure », en application des dispositions du décret 61-316 du 05 avril 1961 relatif aux programmes d'armement et d'infrastructure des armées.

Tout programme d'infrastructure d'une certaine importance doit être conçu dans une perspective d'ensemble et inscrit, dès l'origine, dans un schéma directeur qui prenne en compte à la fois les besoins immédiats et les besoins futurs, ainsi que les contraintes d'urbanisme, d'environnement…

Les grands programmes d'infrastructure se caractérisent par l'importance des investissements à consentir, la complexité des opérations administratives et techniques à mettre en œuvre, et le caractère incompressible de certains délais.

Chaque état-major et direction assure la responsabilité des programmes d'infrastructure qui le concernent. Pour les programmes interarmées, cette responsabilité est attribuée par le secrétaire général pour l'administration (SGA) ou par le ministre de la défense au vu des caractéristiques spécifiques de chaque programme.

La présente instruction définit le cadre général du déroulement d'un programme d'infrastructure et précise les relations entre les parties concernées dans la conduite des programmes.

Les relations entre le SGA, la délégation générale pour l'armement (DGA), l'état-major des armées, les états-majors et directions respectent les responsabilités définies dans les textes réglementaires et doivent assurer la cohérence des décisions relatives au déroulement de chaque programme. Elles reposent notamment sur deux démarches :

• d'une part l'examen en commun, aux moments opportuns et par les autorités d'un niveau convenable, de l'ensemble des éléments acquis, au regard des objectifs exprimés ;

• d'autre part, l'information constante des autorités hiérarchiques avec notamment la diffusion des schémas directeurs et de documents de suivi ou de contrôle des programmes d'infrastructure, périodiquement actualisés.

2. Champ d'apllication.

Le champ d'application de la présente instruction s'étend aux opérations d'investissement dites centralisées, regroupées au sein de programmes d'infrastructure, financées selon la procédure de notifications d'autorisations de programme (dépenses concentrées).

Elle s'applique à l'infrastructure générale de la DGA à l'exception de celle spécifiquement liée aux programmes d'armement et aux investissements techniques et industriels de la DGA.

Les opérations d'investissement sont définies directement par les états-majors ou directions, en liaison avec la direction centrale immobilière concernée. Les états-majors et directions ont pour fonction de définir et de financer les opérations dont ils auront ultérieurement l'utilisation. Appelés directeurs d'investissement dans la suite de l'instruction, ils sont responsables des opérations concernées.

Les programmes d'infrastructure concernés portent sur des opérations qui se déterminent :

• par leur caractère essentiel pour la défense ;

• par l'importance des investissements nécessaires ;

• et par la durée importante de leur réalisation.

3. Définitions.

3.1. Liste des programmes d'infrastructure.

La liste annuelle des programmes d'infrastructure qui seront soumises à la procédure d'approbation par la commission exécutive permanente est préparée par les soins de cette dernière en fonction des critères suivants :

• poids financier des opérations ;

• importance du programme pour la défense ;

• durée des travaux.

Cette proposition de classement est ensuite soumise à l'approbation du ministre de la défense, dans le cadre de la procédure de classement des opérations budgétaires, telles que définie par l'instruction n^o 31475 du 17 janvier 1992 (n.i. BO).

Lorsqu'un programme concerne plusieurs états-majors ou directions, un coordonnateur de projet est obligatoirement désigné par le secrétaire général pour l'administration. Sa réalisation doit être menée en collaboration étroite avec les services spécialisés des armées, en ce qui concerne notamment les études et la construction.

Le directeur d'investissement désigne un officier de programme. La direction centrale immobilière concernée désigne un directeur de programme. Présents lors de l'examen de leur programme d'infrastructure en commission exécutive permanente, ils répondent en séance aux questions des membres de la commission.

3.2. Programmes majeurs.

En raison de leur importance, certains programmes d'infrastructure pourront être classés « majeurs », pendant tout ou partie de leur exécution.

Ils sont soumis à une procédure particulière de décision.

Les programmes classés « majeurs » sont précisés dans la liste annuelle des programmes d'infrastructure.

4. Stades et phases d'un programme d'infrastructure.

4.1.

Le déroulement d'un programme d'infrastructure, quelle que soit son importance, peut être découpé en trois stades, décomposés en phases :

• stade de définition du programme (phase d'études initiales et phase d'élaboration du programme) ;

• stade de réalisation du programme (phase initiale de la conception, phase finale de la conception et phase d'exécution des travaux) ;

• stade (ou phase) d'achèvement du programme.

D'une manière générale, le passage aux phases d'élaboration, de conception ou d'exécution du programme est soumis à la décision du secrétaire général pour l'administration, au vu d'un dossier visé par l'état-major ou la direction qui assure la responsabilité du programme d'infrastructure, après avis de l'état-major des armées et de la délégation générale pour l'armement, dans le cadre de la commission exécutive permanente.

Cependant, la décision est prise par le ministre lorsqu'il s'agit d'un programme d'infrastructure majeur, lorsque la commission exécutive permanente n'a pas donné un avis favorable ou lorsque le lancement ou la poursuite du programme fait l'objet de la part du contrôle général des armées de réserves maintenues.

4.2. Stade de définition du programme.

Au stade de définition, tout programme d'infrastructure comporte plusieurs étapes qui peuvent être regroupées en deux phases :

Phase d'études initiales.

Expression sommaire des besoins.

Etudes initiales de faisabilité.

Détermination de l'enveloppe prévisionnelle.

Inscription dans une programmation financière.

Etudes du coût total, exprimé en francs constants PIB d'une année de référence.

Les résultats de cette phase « études initiales » du programme sont retracés dans un « dossier d'orientation » qui comporte, à l'appui d'une conclusion synthétique, deux parties complémentaires :

• l'une, sous la responsabilité du directeur d'investissement, explicite le besoin tel qu'il est défini dans la fiche d'expression des besoins ;

• l'autre, sous la responsabilité de la direction centrale immobilière concernée, décrit les possibilités techniques et administratives pour la réalisation du programme.

La conclusion, rédigée par le directeur d'investissement avec le concours de la direction centrale immobilière concernée, formule des propositions pour la réalisation du programme, propositions qui seront approfondies au cours de la phase d'élaboration du programme.

Le dossier d'orientation mentionne également le calendrier d'étude et de réalisation, l'échéancier financier du programme (qui tient compte évidemment des disponibilités du directeur d'investissement, inscrites dans une programmation financière générale) et les contraintes liées à la protection des études, des marchés et du chantier. Ces données guideront les travaux pour la phase de conception.

C'est au vu du « dossier d'orientation », constitué par l'état-major ou la direction responsable du programme d'infrastructure [par le coordonnateur de projet si plusieurs états-majors ou directions sont impliqués ⁽¹⁾] et examiné par la commission exécutive permanente, que l'autorité compétente (le SGA, ou le ministre s'il s'agit d'un programme majeur) décide le passage à la phase d'élaboration du programme et donne son approbation à l'emploi des autorisations de programme nécessaires.

Phase d'élaboration du programme.

Lorsque tous les éléments qui conditionnent la bonne réalisation du programme ont été rassemblés, notamment les données sur le site, l'expression complète des besoins, les contraintes d'urbanisme et d'environnement, et les exigences qualitatives et techniques.

A l'issue de la phase « élaboration du programme », un « dossier de lancement de la réalisation » constitué par l'état-major ou la direction responsable du programme d'infrastructure (par le coordonnateur du projet si plusieurs états-majors ou directions sont impliqués) est examiné par la commission exécutive permanente.

Il regroupe toutes les données du programme : les besoins approuvés traduits en surfaces à construire (surface programmée), une analyse des caractéristiques et des contraintes du site, une note de présentation, un descriptif sommaire des solutions techniques proposées et des dispositions constructives, une fiche estimative des travaux, une fiche de coût total, un calendrier prévisionnel des opérations avec une proposition éventuelle de découpage en tranches de réalisation, un échéancier (exprimé en MF constants PIB et en MF courants) des besoins financiers comparés à la programmation financière de référence. Ce dossier de lancement de la réalisation (DLR) sert ensuite de référence pour le suivi de l'exécution des travaux, notamment en ce qui concerne le respect des délais et la maîtrise des coûts.

C'est au vu de ce dossier que l'autorité compétente décide le passage à la phase suivante et donne son approbation à l'emploi des autorisations de programme nécessaires.

4.3. Stade de réalisation du programme.

Au stade de réalisation, tout programme d'infrastructure comporte également plusieurs étapes qui peuvent être regroupées en trois phases :

• Phase initiale de conception.

  Passation éventuelle d'un marché de maîtrise d'œuvre privée.

  Etudes d'esquisse ou études de diagnostic.

  Demande de permis de construire.

  Avant-projet.

• Phase finale de la conception.

  Projet.

  Etablissement du dossier de consultation des entreprises (DCE).

  Consultation des entreprises.

  Mise au point du projet de marché.

  Passage en commission spécialisée des marchés.

• Phase d'exécution des travaux.

  Déroulement de l'exécution des travaux.

  Réception des travaux.

  Au stade de réalisation du programme, la direction centrale immobilière concernée établit chaque année, en liaison avec l'état-major ou la direction responsable du programme d'infrastructure (avec le coordonnateur de projet si plusieurs états-majors ou directions sont impliqués), le « document de suivi du programme » qui rend compte de l'exécution et met en évidence les écarts entre les prévisions initiales figurant dans le dossier de lancement de la réalisation (DLR) et la situation présente du programme.

Le document de suivi doit présenter :

• les écarts de coût total et en expliciter les causes ;

• les échéanciers des besoins en crédits de paiement comparés à la programmation financière de référence ;

• les modifications dans la définition des besoins ;

• la situation comptable des opérations budgétaires qui composent le programme d'infrastructure ;

• le montant et le contenu physique associés aux autorisations de programme dont l'approbation est demandée.

Le document de suivi est soumis au visa de l'état-major ou de la direction concerné et examiné par la commission exécutive permanente avant approbation par l'autorité compétente.

4.4. Stade d'achèvement du programme.

Le stade de réalisation s'achève à la réception des travaux.

Les résultats de la réalisation du programme d'infrastructure sont matérialisés dans un « document de clôture » qui comporte, à l'appui d'une conclusion synthétique, un résumé du programme d'infrastructure, les modifications éventuelles rendues nécessaires au cours de l'exécution des travaux, ainsi qu'un bilan financier détaillé.

Le « document de clôture » constitué par l'état-major ou la direction responsable du programme d'infrastructure (par le coordonnatur de projet si plusieurs états-majors ou directions sont impliqués), en liaison avec la direction centrale immobilière concernée, est examiné par la commission exécutive permanente et soumis à l'approbation de l'autorité compétente (le SGA, ou le ministre s'il s'agit d'un programme majeur).