En application des règlements relatifs aux dépenses des divers départements ministériels, les traitements dus aux fonctionnaires et agents sont mis en paiement au moyen d'états nominatifs mensuels, dûment arrêtés, indiquant le grade ainsi que l'emploi de chacun des intéressés et comportant, pour chaque fonctionnaire ou agent, le décompte de la somme due tant au titre du traitement que des diverses indemnités. Lesdits états font apparaître le montant de la dépense budgétaire par chapitre ou article intéressé ; ils relatent, de plus, également par fonctionnaire ou agent, le montant du précompte qu'il convient d'exercer en exécution des décret-loi du 4 avril 1934 et décret-loi du 16 juillet 1935, en distinguant le montant du prélèvement afférent à chacun d'eux ⁽¹⁾.

J'ai l'honneur de vous faire connaître que le souci de faciliter sur ce point la tâche des administrations m'a conduit à admettre qu'en ce qui concerne les fonctionnaires ainsi que les agents rétribués sur la base d'un salaire annuel, les documents dont il s'agit seront établis désormais sous une forme simplifiée évitant de reproduire chaque mois les éléments du décompte et des précomptes lorsque les droits du fonctionnaire ou de l'agent n'ont subi aucune modification par comparaison avec le mois précédent.

Les modalités nouvelles qui entreront en vigueur pour les traitements afférents au mois de février courant peuvent se résumer ainsi :

A l'appui des mandats de traitements présentés au visa des payeurs, les ordonnateurs produiront, savoir :

• pour le premier mois de l'année, une expédition de l'état des traitements dressé par le service liquidateur intéressé ;

• pour les mois suivants, un état contenant les modifications survenues pendant le mois tant dans la composition du personnel que dans le montant de leurs droits.

Cette réforme sera réalisée dans les conditions exposées ci-après :

• Etat du premier mois de l'année. Dans le moindre délai possible, chaque ordonnateur devra faire parvenir au comptable du Trésor sur la caisse duquel il assigne des titres de paiement, une expédition ⁽²⁾ des états dressés en vue du paiement des traitements et indemnités du mois de janvier dernier, que le paiement ait eu lieu par mandat individuel ou sur état collectif émargé.

  Toutefois, ces expéditions ne comporteront pas les noms des fonctionnaires ou agents qui, pour une raison quelconque (entrée en fonctions ou cessation de fonctions dans le courant du mois), n'ont pas perçu en janvier 1936 un mois entier de traitement et d'indemnités.

  Sur lesdites expéditions, il devra être attribué à chaque fonctionnaire un numéro d'ordre d'une série ininterrompue commencée au numéro un pour chaque service liquidateur ; ce numéro de référence figurera, de façon apparente, à gauche du nom du fonctionnaire ou de l'agent.

• Etats mensuels ultérieurs. Chaque mois, s'il y a lieu, les services liquidateurs rédigeront et remettront aux payeurs des états présentant, pour chaque chapitre principal et, accessoirement, pour les chapitres d'indemnités, les modifications survenues dans les droits des fonctionnaires rattachés à leur service.

Ces documents comporteront en premier lieu (1re partie de l'état) les diminutions apportées aux éléments du mois précédent.

Toutes les fois que la somme due à un fonctionnaire ou à un agent pour le mois en cours sera différente de celle qui aura été payée au titre du mois précédent, les émoluments, accessoires et précomptes liquidés antérieurement au nom de ce fonctionnaire ou de cet agent seront inscrits en diminution, en regard du nom de ce dernier ; les états indiqueront les motifs de diminution et rappelleront, en outre, le numéro de référence sous lequel les fonctionnaires ou agents dont les émoluments sont comptés en diminution figuraient soit sur l'état du mois de janvier, soit sur l'état d'un mois postérieur.

Les documents dont il s'agit comporteront ensuite (2e partie de l'état), en augmentation, les sommes dues aux fonctionnaires ou agents appelés dans les cadres, ayant bénéficié d'un avancement, ou recevant des indemnités (de résidence ou de charges de famille) d'un taux différent, et seulement lorsque l'entrée en fonctions ou l'effet d'avancement coïncidera avec le début du mois. Cette partie des états relatera pour chaque partie prenante le décompte des sommes dues sur les bases nouvelles ; le nom de chacun des intéressés sera précédé d'un numéro de référence pris à la suite de la série affectée aux fonctionnaires rattachés au service liquidateur.

En supposant, par exemple, que l'état du mois de janvier ait compris 150 fonctionnaires ou agents, et que l'état des augmentations du mois de février comporte 5 inscriptions en augmentation, les fonctionnaires ou agents y figureraient avec les numéros de référence 151 à 155. En mars, la série des numéros de l'état des augmentations serait reprise au numéro 156 et ainsi de suite, de telle sorte que la simple indication du numéro de référence permette de retrouver aisément la somme qui revient au fonctionnaire ou à l'agent pour un mois déterminé.

Ainsi que vous ne manquerez pas de l'observer, les règles adoptées conduisent à faire figurer dans les deux parties de l'état, c'est-à-dire dans les diminutions et les augmentations, les noms de tous les fonctionnaires ou agents pour lesquels la somme à payer subit une modification du fait, soit d'un avancement, soit d'un changement dans les droits aux indemnités.

Vous observerez également qu'il conviendra d'inscrire, dans la partie affectée aux diminutions, les noms de fonctionnaires ou agents qui cesseraient leur service dans le courant du mois ou qui recevraient leur avancement à compter d'une date ne correspondant pas avec le début du mois. Dans ces deux cas, l'état comprendra une troisième partie spéciale comportant liquidation de la somme due.

La même procédure sera suivie pour les fonctionnaires ou agents entrés en fonction dans le courant du mois ; ces derniers, de même que les fonctionnaires ayant reçu leur avancement dans le courant du mois, ne figureront sur l'état des augmentations que pour le premier mois comportant paiement d'un mois entier d'émoluments.

Les états mensuels comprendront enfin une récapitulation conforme au modèle donné en annexe à la présente lettre ⁽³⁾.

La combinaison des divers renseignements de récapitulation permettra de faire ressortir, par chapitre ou article, le montant des imputations budgétaires du mois courant et des prélèvements à exercer pour ledit mois et de déterminer les éléments qui devront figurer en tête de l'état du mois suivant.

Paiements sur mandats individuels. Les ordonnateurs n'auront pas à produire au soutien des ordonnances ou mandats les états nominatifs décomptés prévus par les règlements ministériels. Mais les titres de paiement comporteront obligatoirement l'une des mentions ci-après :

• « Référence à l'état des traitements : n^o… » ; le numéro indiqué sera celui qui aura été affecté au fonctionnaire ou à l'agent, soit sur l'état du mois de janvier, soit sur un état d'augmentation si les droits de l'intéressé ont subi une modification en cours d'année ;

• Ou : « Référence à l'état des décomptes du mois d… », lorsqu'il s'agira de sommes figurant à la troisième partie de l'état.

Paiements sur états collectifs d'émargement. Les états modificatifs feront ressortir la répartition par chapitre et article des sommes dues à l'ensemble des fonctionnaires ou agents pour un mois déterminé, ainsi que le montant des précomptes à exercer. L'ordonnancement sera effectué au moyen de ces éléments.

L'état par partie prenante destiné à recevoir l'émargement des ayants droit ne comprendra que les indications suivantes :

• 1. Numéros de référence à l'état des traitements (état initial ou état d'augmentation suivant le cas) ;

• 2. Nom des fonctionnaires ou agents ;

• 3. Grade ou emploi ;

• 4. Somme nette à payer sous déduction des prélèvements.

Si l'état d'avancement des travaux de liquidation des traitements du mois en cours vous conduisait à n'appliquer la réforme qu'en ce qui concerne le mois de mars, l'état modificatif établi pour ce dernier mois comprendrait exceptionnellement dans les 1re et 2e parties les augmentations et diminutions de février et de mars.