Préambule.

L'administration des données se définit comme l'exécution des fonctions consistant à spécifier, acquérir, fournir et maintenir les données d'une organisation.

L'organisation du ministère de la défense, la multiplicité de ses systèmes d'information et les besoins d'échanges entre les organismes du ministère ou entre ces derniers et les armées alliées ou des entités de droit public ou privé qui lui sont extérieures, conduisent à mettre en place une administration des données par domaine fonctionnel.

1. Champ d'application.

La présente instruction organise la fonction d'administration des données du ministère de la défense.

Elle s'applique à l'ensemble des domaines fonctionnels et des organismes du ministère et à leurs systèmes d'information et de communication.

Chaque domaine fonctionnel est le regroupement de fonctions participant à la même finalité et traitant de données intrinsèques au qualificatif du domaine. Un domaine fonctionnel donné peut concerner plusieurs organismes. Chaque fonction peut faire l'objet d'une décomposition en plusieurs niveaux.

Les domaines fonctionnels sont disjoints et relèvent chacun d'une et d'une seule des commissions suivantes : commission des systèmes d'informations opérationnels et de communication, commission de l'informatique générale ou commission de l'informatique scientifique et technique. La liste des domaines fonctionnels proposée par la sous-commission de coordination de l'administration des données est approuvée par ces commissions.

Un organisme pilote est désigné pour chaque domaine fonctionnel.

2. Organismes concernés.

Les organismes concernés par la présente instruction sont :

• l'état-major des armées ;

• la délégation générale pour l'armement ;

• le secrétariat général pour l'administration ;

• l'état-major de l'armée de terre ;

• l'état-major de la marine nationale ;

• l'état-major de l'armée de l'air ;

• la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• la direction générale de la sécurité extérieure ;

• le contrôle général des armées, représenté par le secrétariat général pour l'administration ;

• la direction de la protection et de la sécurité de défense ;

• la direction des affaires stratégiques ;

• la direction centrale du service de santé des armées ;

• la direction centrale du service des essences des armées ;

• la direction du renseignement militaire.

3. Objectifs.

L'administration des données vise la cohérence des informations et des flux d'informations et est une condition de l'interopérabilité. Elle participe également à la réduction des coûts de développement et de maintenance des systèmes d'information et de communication.

Cette cohérence est conditionnée par :

• l'établissement de modèles conceptuels de données pour représenter sans ambiguïté les informations et les flux d'informations du monde réel ;

• la définition des données échangées par l'établissement d'une sémantique et d'une syntaxe communes ;

• la mise à disposition de cette sémantique et de cette syntaxe communes auprès des administrateurs de données des organismes et des différents systèmes d'information avec les procédures de mise en œuvre associées ;

• la prise en compte des besoins des utilisateurs de systèmes d'information ;

• la définition de procédures communes et d'outils d'administration communs ou interopérables ;

• l'élaboration de référentiels de données.

4. Les référentiels de données.

4.1.

Les référentiels de données rassemblent et harmonisent les données se rapportant à un domaine, un organisme ou un système d'information. Ils constituent le moyen privilégié pour atteindre la cohérence des informations en termes de sens, de représentation et de codification.

Chaque référentiel comporte au minimum :

• les schémas conceptuels ;

• la sémantique et la syntaxe des données ;

• les indicateurs de gestion de chaque donnée ;

• la liste des systèmes utilisant chaque donnée.

Les référentiels de données sont mis à la disposition des utilisateurs des systèmes d'information et de communication pour l'expression de leurs besoins de données.

L'adoption à court terme d'une méthode commune d'analyse et d'un outil commun d'administration des données, ou au minimum d'outils totalement interopérables, est un impératif.

4.2. Référentiels de données de domaine et référentiel défense.

L'administration des données au niveau du ministère est structurée par domaines fonctionnels disjoints. Il est créé un référentiel de données par domaine fonctionnel.

Le référentiel d'un domaine contient toutes les données échangées entre les systèmes ou fonctions participant à la finalité du domaine. Il peut également contenir, à titre conservatoire, des informations propres à un organisme.

La version de référence, à une date donnée, du référentiel d'un domaine fait l'objet d'une décision de la commission compétente.

L'ensemble des référentiels de données des domaines constitue le référentiel défense.

Afin d'éviter toute ambiguïté chaque donnée doit faire l'objet d'une définition et d'une mémorisation uniques dans le référentiel défense.

4.3. Référentiel d'organisme.

Chaque organisme se doit d'homogénéiser progressivement ses données et d'imposer l'emploi des données du référentiel défense. A cette fin il lui est recommandé de se doter de son propre référentiel établi sur la base d'une extraction pertinente du référentiel défense, éventuellement augmenté d'informations propres.

4.4. Référentiels de données de systèmes d'information et de communication.

Chaque système dispose de son propre référentiel. Celui-ci contient les informations de référence utiles extraites du référentiel défense complétées éventuellement par des informations supplémentaires extraites du référentiel de l'organisme gestionnaire et des informations propres au système.

5. Organisation de l'administration de données.

L'organisation de l'administration de données comprend :

• une sous-commission de coordination de l'administration des données de la défense ;

• des comités d'administration de données par domaine fonctionnel ;

• un administrateur de données défense ;

• des administrateurs de données par domaine fonctionnel ;

• des administrateurs de données par organisme ;

• des administrateurs de données par système.

6. La sous-direction de coordination de l'administration de données.

6.1. La sous-commission de coordination de l'administration des données est placée sous la tutelle des commissions des systèmes d'information opérationnels et de communication, commission de l'informatique générale et commission de l'informatique scientifique et technique définies par l'arrêté portant organisation des instances relatives aux systèmes d'information et de communication du ministère de la défense.

Elle est saisie par les commissions compétentes dont elle reçoit des directives et auxquelles elle rend compte de ses travaux.

6.2. Missions de la sous-commission de coordination de l'administration des données.

La sous-commission de coordination de l'administration des données est chargée :

• d'élaborer la liste des domaines fonctionnels, d'en déterminer les organismes pilotes, de faire approuver cette liste par les commissions de tutelle et de la mettre à jour en tant que de besoin ;

• de promouvoir la mise en application des référentiels de données et de proposer aux commissions de tutelle compétentes la désignation des versions de référence des référentiels de domaine ;

• de proposer aux commissions de tutelle compétentes la création et le mandat de nouveaux comités d'administration de domaines et de groupes de travail spécifiques ;

• de proposer les mesures de coordination et de cohérence relatives à l'administration des données ;

• d'émettre un avis sur les mesures envisagées en matière de coordination internationale et interalliée ;

• de définir un (ou des) méta-modèle(s) de données et de le(s) faire appliquer ;

• de centraliser l'ensemble des besoins et priorités des états-majors, directions et services ;

• d'arbitrer les différends pouvant survenir dans la structure d'administration des données ;

• de coordonner les actions menées par les administrateurs de données de domaine fonctionnel ;

• de définir et de faire appliquer les procédures de mise en œuvre ;

• de définir les outils d'administration, soit communs soit interopérables, à mettre en place ;

• de déterminer l'affectation des données au domaine fonctionnel le plus approprié lorsque ces données sont utilisées par plusieurs domaines ou sous-domaines.

Elle rend compte de ses travaux et présente annuellement un bilan de ses activités aux commissions de tutelle.

6.3. Composition de la sous-commission de coordination de l'administration des données.

La sous-commission de coordination de l'administration des données est composée :

• des administrateurs de données des organismes (un représentant par organisme) énumérés au 2 de la présente instruction qui sont membres permanents ;

• des administrateurs de domaine, membres consultatifs, qui participent en fonction de l'ordre du jour des réunions, et qui disposent d'une voix délibérative pour les questions relevant de leur domaine.

6.4. Présidence de la sous-commission de coordination de l'administration des données.

Le président de la sous-commission est nommé par le directoire des systèmes d'information et de communication sur proposition des commissions de tutelle.

6.5. Fonctionnement de la sous-commission de coordination de l'administration des données.

La sous-commission de coordination de l'administration des données se réunit sur convocation de son président ou à la demande d'un de ses membres et au minimum deux fois par an. Son secrétariat est assuré par l'organisme d'appartenance du président de la sous-commission de coordination.

7. Les comités d'administration de domaine fonctionnel.

7.1. Missions des comités d'administration de données de domaine fonctionnel.

Sous la conduite de l'administrateur de domaine chaque comité est chargé dans son domaine fonctionnel et selon les directives de la commission de coordination de l'administration des données :

• d'élaborer, de maintenir et de diffuser le référentiel de données ;

• de garantir la cohérence des données contenues dans le référentiel de données ;

• de coordonner les demandes d'évolution du référentiel ;

• d'identifier les données communes à divers référentiels de données.

7.2. Composition des comités d'administration de données de domaine fonctionnel.

Chaque comité est composé des membres nommés par les organismes qui traitent des données du domaine considéré.

7.3. Présidence des comités d'administration de données de domaine fonctionnel.

L'administrateur de données du domaine fonctionnel assure la présidence du comité d'administration chargé de ce domaine.

7.4. Fonctionnement des comités d'administration de données de domaine fonctionnel.

Chaque comité se réunit sur convocation de son président ou à la demande d'un de ses membres et au minimum deux fois par an. Son secrétariat est assuré par l'organisme d'appartenance du président du comité.

7.5. Coordination avec les commissions inter-armées de normalisation.

La normalisation des données du domaine logistique relève de la commission interarmées de normalisation logistique (CINLOG) qui pour ce domaine spécifique assurera les fonctions du comité correspondant.

En cas d'autres besoins de normalisation dans des domaines de compétence du responsable ministériel pour la normalisation les modalités de fonctionnement seront définies en relation avec celui-ci.

8. Les administrateur de données.

8.1. Administrateur de données défense.

Un administrateur de données défense est nommé, sur proposition des commissions, par le directoire des systèmes d'informations et de communications qui lui fixe sa mission.

8.2. Administrateurs de données de domaine fonctionnel.

L'organisme pilote d'un domaine fonctionnel nomme un administrateur pour ce domaine, lui fournit les moyens de sa mission et assure sa formation en tant que de besoin.

L'administrateur de données d'un domaine a un rôle transverse au sein du ministère et est responsable de la cohérence des données de son domaine. Il organise les travaux en fonction des priorités fixées par la commission compétente, centralise l'existant, recueille les besoins de tous les organismes et systèmes d'information et de communication en intégrant les besoins d'interopérabilité avec des systèmes hors périmètre ministère et des systèmes des armées alliées. Il assure l'homogénéisation des données de son domaine et entretient le référentiel de données du domaine.

L'administrateur de données de domaine est assisté d'un comité d'administration de données de domaine fonctionnel.

8.3. Administrateurs de données d'organisme.

Chaque organisme nomme un administrateur de données dont le rôle au sein de son organisme est de veiller à l'homogénéisation des données, centraliser l'existant, recueillir et exprimer les besoins, faire appliquer les procédures de mise en œuvre, veiller à l'interopérabilité, vérifier la bonne utilisation des données de référence par les systèmes et entretenir le référentiel d'organisme.

8.4. Administrateur de données de système.

Pour tout système un administrateur de données, appartenant à l'équipe de programme ou de projet, est nommé. Le rôle de cet administrateur est de définir les besoins, d'assurer l'utilisation des données utiles de référence ou du référentiel de son organisme et d'entretenir le référentiel du système. Les administrateurs de données de système sont les interlocuteurs privilégiés des administrateurs d'organismes.