1. Objet de l'instruction.

Conformément au décret 91-686 du 14 juillet 1991 (BOC, p. 2547), le service des essences des armées (SEA) est chargé de la définition des spécifications et de l'homologation des produits pétroliers et assimilés nécessaires aux armées et à la gendarmerie.

La présente instruction a pour objet de définir la portée, la nature et la conduite des opérations nécessaires à l'homologation des produits. Elle abroge l'instruction n^o 3571/DEF/DCSEA/SDE/1/TD/184/00 du 3 juin 1993 relative aux procédures d'homologation des produits.

2. PREAMBULE.

3. Généralités.

3.1. Spécification.

La spécification est le document technique de référence qui définit au minimum les caractéristiques d'un produit.

Tous les produits pétroliers et assimilés délivrés par le SEA font référence à une spécification militaire ou civile, française ou étrangère.

Dans la plupart des cas, il s'agit de spécifications DCSEA élaborées par la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA). En plus des caractéristiques des produits, ces documents définissent les règles du contrôle de qualité et la composition du dossier d'homologation.

3.2. Homologations délivrées par le service des essences des armées.

Une homologation délivrée par le SEA constitue un acte officiel par lequel cet organisme reconnaît :

• qu'un produit dûment identifié, fabriqué par un producteur connu, est conforme aux exigences techniques définies dans la spécification de référence du produit (généralement établie par la DCSEA), ou permet au produit fini, dans lequel il est introduit, d'être conforme aux exigences techniques définies dans sa spécification, établie par la DCSEA ;

• que le producteur est apte à fabriquer industriellement des produits conformes à l'échantillon qui a subi les essais d'homologation et que, compte tenu des informations disponibles au moment de la promulgation de l'homologation, il peut assurer la fourniture de ces produits pendant la durée de validité de cette homologation.

La durée de validité d'une homologation est en général de dix ans.

3.3. Produits soumis à une homologation du service des essences des armées.

Une homologation SEA est attribuée pour tous les produits délivrés par le SEA qui font l'objet d'une spécification DCSEA ou qui entrent dans la composition d'un produit faisant l'objet d'une spécification DCSEA. Seuls les carburants font exception à cette règle.

3.4. Produits délivrés par le service des essences des armées qui ne sont pas soumis à une homologation du service des essences des armées.

Il s'agit en plus des carburants, de tous les produits dont le document de définition est une spécification civile ou étrangère.

Pour être approvisionnés par le SEA, les lubrifiants et produits divers qui ne sont pas soumis à homologation SEA, doivent figurer sur la liste des produits homologués au titre de la spécification de référence et satisfaire aux essais de recette prévus dans cette spécification.

3.5. Usage de l'homologation pour un industriel.

L'homologation est une condition nécessaire pour répondre à une consultation ou à un appel d'offres concernant les produits qui requièrent de telles qualifications. Cependant, celle-ci n'a qu'une valeur technique et ne préjuge pas du choix du fournisseur qui est effectué lors du dépouillement des appels d'offres.

L'homologation est un acte qui ne revêt aucun caractère confidentiel. L'industriel peut donc s'en prévaloir et notamment en faire état dans la description du produit considéré figurant à ses catalogues sous la forme : « produit homologué au titre de la spécification DCSEA… ». Les références portées doivent être rigoureusement exactes. De même, la liste des produits homologués au titre d'une spécification peut être diffusée par le SEA sans restriction.

4. Lancement d'une procédure d'homologation.

4.1. Demande d'homologation.

Une procédure d'homologation peut être engagée à l'initiative d'un industriel.

Celui-ci doit alors adresser à la DCSEA une demande d'homologation en précisant la spécification au titre de laquelle il formule cette demande. Celle-ci doit être accompagnée d'un dossier confidentiel dont la composition est donnée en annexe I.

Les frais générés par la réalisation des essais sont à sa charge.

4.2. Campagne d'homologation.

Une procédure d'homologation peut être engagée à l'initiative de la DCSEA sous la forme de l'ouverture d'une campagne d'homologation.

La DCSEA annonce l'ouverture de cette campagne dans les journaux officiels français et européens en précisant quelles sont les spécifications concernées et en décrivant brièvement la nature des produits recherchés et les particularités qui pourraient intervenir par rapport aux spécifications de référence.

Dans le même temps, la DCSEA diffuse cette information, par lettre, auprès des industriels qu'elle suppose être en mesure de proposer les produits recherchés.

Les industriels qui répondent favorablement à cette offre, le font en adressant à la DCSEA une demande en tout point identique à celle qui est décrite dans l'article 7.

Les frais générés par la réalisation des essais sont, dans ce cas, pris en charge par la DCSEA.

5. Mise en œuvre d'une procédure d'homologation.

5.1. Principes généraux.

Une homologation comporte en général deux étapes.

La première, à la charge de la DCSEA concerne tous les produits soumis à homologation SEA et consiste à contrôler le dossier envoyé par l'industriel pour vérifier que le produit proposé à l'homologation répond à la spécification.

La seconde étape ne concerne que les produits de formulation complexe qui nécessitent de nombreux essais de vérification de performances, et qui sont jugés suffisamment sensibles pour le maintien de la capacité opérationnelle des utilisateurs.

L'enchaînement des actions qui doivent être entreprises pour mener à bien un processus d'homologation de produits est synthétisé en annexe II.

Les particularités afférentes aux produits formulés et fabriqués par le SEA sont synthétisées en annexe III.

5.2. Instruction des demandes.

  I. CAPACITES ET REFERENCES DE L'ENTREPRISE.

Pour valider l'aptitude d'une société à fabriquer industriellement des produits conformes au type homologué, la DCSEA se réserve le droit de provoquer un ou plusieurs audits selon la norme ISO 10011-1, afin de vérifier :

• sa structure économique et financière ;

• sa capacité technique ;

• ses sources d'approvisionnement ;

• ses capacités de production ;

• la compétence de ses personnels ;

• son système d'assurance de la qualité.

Une certification du type ISO 9000 est un élément positif en faveur de l'entreprise, mais ne préjuge pas de la décision du SEA.

  II. DEMANDES COMPLEMENTAIRES.

En vue d'établir la recevabilité de la demande d'homologation, le SEA se réserve le droit de demander tout renseignement qu'il juge utile pour compléter le dossier confidentiel qui accompagne la demande.

  III. ACCEPTATION DES DOSSIERS.

Après examen du dossier confidentiel d'homologation, la DCSEA décide s'il y a lieu de procéder aux analyses et essais en vue de l'homologation.

Le directeur central du SEA notifie sa décision par lettre au demandeur, et précise s'il y a lieu le montant des essais.

  IV. FOURNITURE DES ECHANTILLONS.

Dans le cas où la demande est agréée, la DCSEA précise au demandeur la quantité de produit qui doit parvenir au LSEA, conformément aux indications mentionnées dans la spécification de référence. Est également précisée la référence SEA, code formule SEA, sous laquelle sera suivie la formule du produit proposé. Le cas échéant, la DCSEA précise également le montant des essais d'homologation et demande à l'industriel son accord écrit pour la prise à sa charge de ces frais.

Les règles d'élaboration de ces références sont énoncées en annexe IV.

Les échantillons sont adressés gracieusement et franco destinataire au LSEA.

Sur demande justifiée du SEA, l'industriel peut être amené à fournir des échantillons supplémentaires.

  V. RECOUVREMENT DES FRAIS D'UNE HOMOLOGATION.

Le recouvrement éventuel des frais d'analyses et d'essais réalisés sous la responsabilité du SEA est effectué, sur instructions de la DCSEA, par l'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA), dans les conditions réglementaires habituelles.

  VI. CONSERVATION DU SECRET COMMERCIAL.

Tous les renseignements fournis par le requérant en exécution des articles 7 et 8 et des I et II de l'article 10, sont considérés comme strictement confidentiels et, à ce titre, protégés par le SEA.

Tous les échantillons fournis en exécution du IV de l'article 10 demeurent acquis au SEA mais ne peuvent en aucun cas être confiés tels quels à un tiers, étranger à l'administration. En particulier, dans le cas d'essais effectués à l'extérieur du SEA, les échantillons sont banalisés sous un code propre au LSEA afin de faire disparaître toute référence à une appellation commerciale ou au fournisseur.

5.3. Nature des épreuves techniques.

La spécification, qui est le document technique de référence, définit la liste des analyses physico-chimiques et des essais de performance qui doivent être effectués ainsi que leurs modalités de réalisation.

5.4. Déroulement des épreuves techniques.

Les essais ou analyses sont systématiquement doublés. Ils sont effectués soit par le LSEA, soit par des centres d'essais spécialisés.

Le cas échéant, conformément aux exigences de la spécification, certains essais peuvent être réalisés en partenariat, notamment avec le service des programmes aéronautiques (SPAé) de la DGA dans le secteur aéronautique civil et militaire.

Le LSEA, et le cas échéant les centres d'essais spécialisés, adressent à la DCSEA le rapport des épreuves techniques réalisées.

5.5. Examen des résultats.

La commission d'étude des produits et emballages pétroliers (CEPE) instituée par la décision 9816 /DEF/DCSEA/SDE du 05 décembre 1989 émet un avis circonstancié sur toute demande d'homologation. Pour cela, dès que les analyses et essais sont terminés, elle procède à l'étude du dossier constitué par toutes les pièces réunies au cours de l'étude :

• le dossier confidentiel (annexe I) ;

• les renseignements complémentaires fournis en exécution de l'article 10 ;

• le rapport d'analyse (RA) du LSEA ;

• éventuellement le rapport des épreuves techniques réalisées par les centres d'essais spécialisés.

5.6. Attribution ou refus de l'homologation.

Le directeur central du SEA attribue ou refuse l'homologation après avis de la CEPE.

Cette décision est notifiée au fournisseur par un document défini à l'article 15.I.

5.7. Documents d'homologation.

  I. DOCUMENT DE DECISION D'ATTRIBUTION OU DE REFUS D'HOMOLOGATION.

La décision du directeur central du SEA est formalisée par une lettre contenant les renseignements listés en annexe V adressée à l'industriel, qu'il s'agisse d'un produit fini ou de composants entrant dans la constitution d'un produit fabriqué par le SEA. Cette décision est également adressée au LSEA, aux sections ressources distribution (RD 2) et marchés (SDA 1) de la DCSEA. L'EATSEA est destinataire de cette décision dans le cas d'un recouvrement des frais d'analyse.

Les produits fabriqués par le SEA font l'objet d'une décision d'homologation destinée aux organismes du SEA, LSEA, section RD 2 de la DCSEA et établissement de fabrication des huiles (EFH).

Pour les produits soumis à essais, ces décisions d'attribution ou de refus d'homologation sont accompagnées des rapports d'analyse du LSEA et éventuellement des rapports des épreuves techniques réalisées par un centre d'essais spécialisé. Dans le cas d'une homologation, la lettre signifiant l'homologation est également accompagnée d'une fiche d'identification (FI) décrite dans le paragraphe suivant.

  II. FICHE D'IDENTIFICATION.

  1. Caractéristiques de la fiche d'identification.

La fiche d'identification (FI) est un document contractuel comportant des renseignements qui permettent de caractériser précisément un produit homologué.

En particulier, la FI comporte un tableau des caractéristiques mesurées avec des intervalles de limites plus étroits que dans la spécification, afin d'identifier les éventuelles dérives qui pourraient intervenir dans les fabrications ultérieures ou lors de changements intempestifs de formulation du produit homologué. Il s'agit des caractéristiques mesurées lors des essais de recette de produit.

Tout lot de produit approvisionné après l'établissement de la FI doit être conforme aux exigences de ce document.

Le contenu de cette fiche est décrit en annexe VI.

  2. Elaboration du tableau de caractéristiques de la fiche d'identification.

Le tableau de caractéristiques de la FI est établi à partir des résultats obtenus lors des essais d'homologation. Les intervalles des caractéristiques mesurées prennent en compte les incertitudes de mesure liées aux méthodes d'essais et les tolérances admises lors de la fabrication industrielle. Ils sont fixés en concertation avec le fournisseur.

Pour les produits finis ou les composants entrant dans la constitution de produits fabriqués par le SEA, le LSEA soumet le projet de FI à l'industriel. Après modification éventuelle, le LSEA soumet le nouveau projet de FI à la DCSEA pour approbation et édition. Les FI de produits fabriqués par le SEA ne sont pas communiquées à des organismes extérieurs au SEA.

  3. Liste des produits homologués.

La DCSEA tient à jour une liste de tous les produits dont l'homologation est en cours de validité. Cette liste des produits homologués (LPH) est à la disposition de tout industriel qui en fait la demande. Elle peut être diffusée aux autres nations alliées.

6. Evolution d'un homologation.

6.1. Mise à jour d'une homologation.

  I. PROROGATION D'UNE HOMOLOGATION.

Lorsque la date limite de validité d'une homologation est atteinte, le directeur central du SEA peut décider de proroger cette homologation. En l'absence de modification de la spécification de référence, de la formule homologuée et du tableau de caractéristiques de la FI, cette prorogation ne donne lieu qu'à l'émission d'une nouvelle lettre d'homologation reprenant les paramètres précédents.

Dans le cas contraire, le renouvellement de l'homologation respecte les principes du paragraphe suivant.

  II. MODIFICATION DE LA SPECIFICATION OU DU PRODUIT HOMOLOGUE.

  1. Spécification.

Lorsqu'un produit homologué au titre de l'édition précédente d'une spécification répond aux exigences de la nouvelle, le directeur central du SEA peut prononcer l'homologation de ce produit au titre de cette nouvelle édition.

De nouveaux documents d'homologation sont alors établis.

Cette procédure est entreprise dès la diffusion officielle de la nouvelle spécification.

Si un produit n'est plus conforme à la nouvelle spécification, la DCSEA adresse à l'industriel un courrier pour l'avertir de cette situation et lui signifier qu'il ne peut plus proposer son produit dans le cadre d'une consultation faisant référence à la nouvelle spécification.

  2. Tableau de caractéristiques de la fiche d'identification.

Certaines contraintes de production ou d'approvisionnement en matières premières peuvent conduire un fournisseur à demander une révision des valeurs attribuées aux caractéristiques qui figurent dans la FI.

Si cette révision est acceptée par le directeur central du SEA, une nouvelle FI est établie et transmise à l'industriel par un courrier faisant référence à la décision d'homologation.

Dans le cas contraire, le directeur central du SEA peut décider du retrait de l'homologation.

  3. Formule du produit.

Toute évolution de formule d'un produit doit être portée à la connaissance du SEA par l'industriel.

Le SEA se réserve le droit d'engager ou non une procédure complète d'homologation pour la nouvelle formule proposée et de retirer l'homologation à la formule précédemment homologuée.

Dans le cas où le directeur central du SEA décide d'homologuer la nouvelle formule, de nouveaux documents d'homologation sont établis.

6.2. Retrait de l'homologation.

La procédure de retrait d'homologation peut être mise en œuvre à l'initiative de la DCSEA lorsqu'un produit homologué a subi une modification notable dans sa composition et ses caractéristiques.

Cette modification du produit peut être observée lors de sa recette ou lors d'un contrôle périodique en cours de stockage et pendant la période de validité du produit.

Le retrait d'homologation est notifié au fournisseur par le directeur central SEA au moyen d'une lettre qui comprend les informations dont la liste est donnée en annexe IV.