1. Contenu

PRÉAMBULE.

2. Objet et champ d'application de l'instruction.

  1.1. Le registre de réservoir a toujours été tenu depuis l'origine du service des essences des armées, selon les directives très générales données par la direction centrale du service. Les indications données ont été interprétées, d'abord, par chacune des anciennes directions territoriales puis, à l'échelon immédiatement inférieur, par les délégations régionales ou même par les chefs d'établissement ou de dépôt qui ont apporté des aménagements, créé des postes ou des rubriques qui, à leur sens, pouvaient participer à la description de la vie et de l'exploitation du matériel auquel le registre se référait.

Ces errements s'étant multipliés dans le temps, il a été constaté en définitive, lors des inspections faites dans les établissements et dans les dépôts, un manque d'unité préjudiciable à l'exploitation rationnelle de ce document, la contexture et les renseignements recueillis variant d'un établissement à l'autre.

  1.2. L'objet de la présente instruction est d'en fixer la forme et l'utilisation et de définir les renseignements qui doivent y être consignés.

Elle a pour effet d'unifier les procédés pour l'ensemble du service et de pallier les inconvénients que présentaient les errements antérieurs à la réorganisation du service, tels qu'ils sont exposés au paragraphe 1 précédent.

  1.3. Les dispositions qu'elle contient font la discrimination entre la partie statique (historique et descriptive), la partie dynamique (incident, fonctionnement et entretien du matériel), ces deux premières parties formant le « registre historique » proprement dit, dont la contexture est donnée par le modèle N° 611*/45 qui fait suite au présent texte. Enfin une troisième partie, intimement liée aux deux précédentes, fait ressortir l'exploitation journalière du matériel en indiquant les constatations faites pour le produit stocké dans le réservoir. Cette dernière partie fait l'objet d'un registre spécial, dont le modèle N° 611*/46 est donné in fine.

  1.4. Cette instruction s'applique à tous les grands établissements (centres de ravitaillement en essences, centre d'importation des essences et parc de stockage) et dépôts du service des essences des armées possédant des capacités de stockage vrac, qu'il s'agisse de réservoirs importants ou de cuves. En outre, par dérogation aux dispositions de l'instruction sur les documents permanents d'ordre général des établissements (volume 610) les présentes dispositions s'appliquent également aux dépôts essence-air, ainsi qu'aux dépôts annexes.

3. De l'historique.

3.1. Renseignements à faire figurer à la première partie.

  2.1. Ainsi qu'il a été dit, le but de la première partie est de faire l'historique du matériel depuis le jour de sa construction, s'il s'agit en somme du journal du réservoir.

  2.2. Il convient donc de consigner à cette partie, d'une manière détaillée mais assez brève, tous les renseignements relatifs à la vie du réservoir lui-même, depuis le jour de sa construction jusqu'à celui de l'ouverture du registre modèle N° 611*/45.

C'est ainsi qu'il doit être indiqué tous renseignements concernant la construction, tels que : référence au marché qui a été passé à cet effet, désignation de l'entreprise qui a été chargée de l'exécution, date de mise en service, référence aux procès-verbaux qui ont été établis pour la recette du matériel (provisoire et définitive).

Sont portées ensuite toutes indications utiles concernant les aménagements ou améliorations qui ont été apportées par la suite, ainsi que les réparations importantes qui ont pu être effectuées.

  2.3. Toutes constatations relatives au matériel proprement dit, faites postérieurement à l'ouverture du registre modèle N° 611*/45, sont ensuite signalées dans leur ordre chronologique.

  2.4. A chaque fois qu'il est ouvert un registre de l'espèce, tous les renseignements concernant cette première partie figurant sur le registre précédent doivent être reportés sur celui qui vient d'être créé.

3.2. Documents à annexer.

  3.1. A cette partie doit obligatoirement être annexé un schéma coté faisant apparaître les différentes dimensions du réservoir, en particulier le diamètre, la hauteur (bac) ou la longueur (cuve).

  3.2. De même, doivent être joints, encartés et collés entre les feuillets de cette partie, une copie du certificat d'épalement (le plus récent) et du barème de jaugeage.

4. Des constatations à faire à la deuxième partie.

4.1. Contexture générale.

  4.1. Les registres de réservoir ouverts antérieurement relataient dans l'ordre chronologique les divers faits concernant les incidents, le fonctionnement et l'entretien du matériel, sans qu'il soit fait de discrimination entre ces diverses constatations. Aussi, en cas de recherche bien définie, fallait-il parcourir tout le texte pour retrouver le renseignement cherché.

  4.2. La deuxième partie du registre modèle N° 611*/45 se présente sous forme de colonnes dans lesquelles chaque poste d'événement ou de fait est nettement individualisé. Cette méthode permet, toujours dans le cas de recherche, de remonter rapidement dans le temps et de faire le point exact du poste considéré.

Les divers renseignements continuent à être consignés dans leur ordre chronologique, mais uniquement dans la colonne qui les concerne.

4.2. Rubriques prévues.

  5.1. Cinq postes principaux sont prévus, à savoir :

• assèchement du réservoir : cette colonne ne doit être renseignée que lors de la vacuité complète de la capacité ;

• incidents survenus : cette rubrique doit relater tous les incidents ou accidents survenus à la capacité, que le réservoir soit en exploitation, qu'il soit consacré au stockage ou même complètement vide ;

• nettoyage et dégazage : les incidents qui peuvent survenir au cours de ces opérations doivent être relevés, mais il conviendra, à chaque fois, d'indiquer le volume de produit qui n'a pu être récupéré à cette occasion, ainsi que, le cas échéant, la destination qui a été donnée, aux boues provenant des parois et du fond (essences éthylées en particulier) ;

• réparations ou aménagements : tous les travaux faits sur le réservoir, qu'ils aient uniquement pour but son entretien ou qu'ils soient destinés à l'amélioration de son exploitation, doivent figurer à ce poste ;

• vérifications : tous essais ou vérifications pratiqués tant sur le réservoir que sur ses accessoires doivent être portés dans cette colonne.

Afin que le personnel chargé de la tenue du registre ne perde pas de vue le but de chacun des postes ainsi définis, une brève annotation est portée au-dessous de chaque titre, rappelant les mentions qui doivent être faites.

  5.2. Indépendamment de ces rubriques très nettement définies, il est ouvert une colonne « observations autres » dans laquelle le chef d'établissement pourra souligner tous autres faits qui pourront lui paraître dignes d'intérêt pour refléter la vie du réservoir.

Dans cette colonne, lors de chaque nettoyage et dégazage, il est indiqué, à l'encre rouge, la date à laquelle (mois et année) cette opération devra, en principe ⁽¹⁾, être renouvelée. Cette inscription constitue un aide-mémoire pour le chef d'établissement et évite ainsi d'omettre l'entretien et la visite du réservoir.

5. De l'exploitation.

5.1. But et objet de la troisième partie.

  6.1. La troisième partie, bien qu'étant en contact très étroit avec les deux premières, a cependant un but très différent. Alors que le registre modèle N° 611*/45 suit l'utilisation, l'exploitation et le comportement du matériel, le registre modèle N° 611*/46 a pour objet de faire l'historique du produit stocké dans le réservoir en constatant la quantité et la qualité de ce produit.

  6.2. Ce but peut pratiquement être défini comme suit : identifier le produit, relever les opérations physiques et comptables de jaugeage, indiquer la variation du stock en tenant compte des entrées et des sorties, faire la différence entre les volumes théorique et mesuré, signaler tout fait remarquable susceptible d'influer sur le produit, que ce soit quantitativement ou qualitativement. Ces cinq rubriques principales sont développées dans un certain nombre de colonnes, selon le modèle joint.

5.2. Identification du produit.

  7.1. A chaque fois qu'un réservoir est asséché et qu'il est appelé à stocker un produit autre que celui qui l'a immédiatement précédé, il est tiré un trait rouge sur toute la largeur du feuillet et la nature du nouveau produit est inscrite dans la colonne 2.

Cette inscription n'est faite qu'à l'origine ; elle n'est pas reproduite pendant la durée du stockage.

  7.2. Pour permettre l'identification complète, lors du remplissage initial ou des surcharges successives, il doit être mentionné le lieu de provenance (raffinerie ou dépôt) ; pour les réceptions importantes, le mode de transport doit être indiqué.

  7.3. Pour les expéditions, afin de faciliter la tâche, en cas de contestation ou de recherches ultérieures, la destination du produit doit être mentionnée, ainsi que le mode de transport utilisé pour les envois importants.

  7.4. Dans le cas d'expédition par voie d'eau, qu'il s'agisse de pétrolier, caboteur ou chaland, le nom du navire doit être indiqué.

5.3. Opérations de jaugeage.

  8.1. Aucune difficulté ne saurait se présenter pour la détermination des volumes, que ce soit à la température ambiante ou après conversion à 15 °C, mais il est souligné que, pour rendre plus aisées les recherches éventuelles, il y a lieu de noter soigneusement les éléments de base constitués par les densités, température ambiante, coefficient de correction et hauteurs reconnues au jaugeage (liquide et eau).

  8.2. Par contre, une modification profonde est apportée aux registres utilisés jusqu'à ce jour, en ce qui concerne la notion de « mouvements du produit ». En effet, il était préconisé auparavant d'effectuer des jaugeages de reconnaissance avant et après chaque mouvement, ce qui pouvait conduire à un minimum de deux jaugeages et parfois même plusieurs au cours d'une même journée.

Considérant, d'une part, qu'une telle pratique expose à enregistrer des résultats erronés, le produit pouvant ne pas se reposer suffisamment et le mouvement ondulatoire de la surface fausser les prises de hauteur, et, d'autre part, que les opérations physiques sont génératrices de perte, il n'est prescrit qu'un seul jaugeage quotidien, qui est effectué le matin à la première heure.

  8.3. Lorsque le jaugeage correspond à un recensement, toutes les indications y relatives sont portées à l'encre rouge et la mention « recensement » doit figurer dans la colonne « Observations », pour souligner le nouveau départ du point de vue des quantités mesurées.

Quand un recensement ne donne pas lieu à régularisation comptable — volume mesuré situé entre les volumes maximum et minimum déterminés selon les dispositions de l'article 45 de l'instruction n^o 13629/DCE/3/F du 28 décembre 1961 abrogée et remplacée par l'instruction n^o 4688/DEF/DCSEA/SDA/1/403 du 11 juillet 1995 (BOC, p. 3816) — il est indiqué dans la colonne « Observations » qu'il n'a pas été procédé au réajustement du stock. Dans le cas contraire, c'est le volume déterminé par le recenseur qui est pris pour base de départ.

5.4. Périodicité des jaugeages.

  9.1. Les réservoirs d'exploitation, c'est-à-dire ceux qui enregistrent des mouvements journaliers de produit, sont jaugés tous les jours, dans les conditions fixées à l'article 8.2 précédent.

Exceptionnellement, et à la latitude du chef d'établissement si les nécessités de l'exploitation l'exigent, il peut être procédé à un jaugeage complémentaire dont le résultat est transcrit sur le registre. En cette éventualité, il est tenu compte des mouvements d'entrée ou de sortie qui ont pu être effectués entre le jaugeage matinal et le jaugeage complémentaire.

  9.2. Les réservoirs au repos, dont le contenu n'est pas mouvementé, font l'objet d'un jaugeage décadaire qui est obligatoirement effectué les 10, 20 et dernier jour de chaque mois.

  9.3. Quand les réservoirs au repos donnent lieu à des mouvements, qu'il s'agisse de surcharge ou de vidange partielle, il est procédé à deux jaugeages ; le premier ayant lieu le matin même du jour où le mouvement est effectué, le deuxième le lendemain matin.

  9.4. Toujours pour les réservoirs au repos, toute latitude est laissée au chef d'établissement pour effectuer des mesures fréquentes dans le cas où il y a des doutes sur l'étanchéité du réservoir.

5.5. Détermination des stocks.

  10.1. En face de la date de chaque jour, il est indiqué d'une part le résultat du jaugeage du matin, d'autre part l'indication des mouvements d'entrée et de sortie de la journée.

  10.2. Le point de la situation de la veille est fait au jaugeage effectué le lendemain ; autrement dit, le stock en début de journée doit, en principe, être égal au volume de carburant à 15 °C (colonne 11 du registre) déterminé la veille, augmenté des entrées (colonne 12) et diminué des sorties (colonne 13) qui sont intervenues également la veille ⁽²⁾.

  10.3. Le volume d'« entrée » à prendre en compte au registre modèle N° 611*/46 n'est pas celui qui figure sur le bulletin de transfert, mais celui qui a été reconnu au jaugeage du moyen de transport, soit le volume initial diminué des pertes de transport qui ont été saisie par ailleurs et régulièrement sorties en comptabilité.

  10.4. Afin d'éviter un trop grand développement d'écritures, il n'est inscrit, sur le registre, que la somme journalière des entrées, aussi bien que des sorties. Pour ces dernières, le nombre et la nature des moyens de transport chargés peuvent être indiqués, soit dans la colonne 2, soit dans la colonne « observations » ; quand il s'agit d'opérations de conditionnement, le nombre et la nature des emballages remplis sont indiqués.

5.6. Différences des volumes à 15 °C.

  11.1. Il est créé une rubrique spéciale pour faire apparaître la différence qui peut exister entre le volume du stock de principe, et celui effectivement mesuré dans le réservoir, après conversion à la température comptable de 15 °C.

  11.2. Cette rubrique est très importante, car elle peut permettre, dans le cas où un excédent notable apparaît, de déceler l'omission de l'inscription d'une entrée ou une erreur de jaugeage hors de proportion.

  11.3. De même, si un définit très sensible apparaît, l'attention est attirée sur le fait qu'il ne peut résulter que de l'omission d'une sortie, d'une erreur de jaugeage trop élevée ou d'une fuite au réservoir.

  11.4. Dans les deux cas définis aux deux paragraphes immédiatement précédents, des recherches doivent être opérées afin de localiser l'erreur et de la redresser.

  11.5. Périodiquement, la totalisation des colonnes excédents et déficits (15 et 16 du registre) doit permettre, après compensation des pertes par les excédents, de déterminer si l'exploitation du réservoir est saine.

Lors des recensements, la prise en considération de ces mêmes colonnes constitue un élément d'appréciation.

5.7. Observations à formuler.

  12.1. La colonne 17 « Observations » du registre est destinée à faire ressortir, le plus brièvement possible, les faits importants qui peuvent influer sur le produit stocké, que ce soit en quantité ou en qualité.

  12.2. C'est ainsi que, sur le plan de la quantité, les incidents susceptibles de la modifier, en dehors de toute opération normale, sont notés sous la forme de « débordement », « fuyard », « accident », sans autre commentaire ; le développement de la constatation est effectué à la deuxième partie du registre modèle N° 611*/45.

  12.3. Du pont de vue de la qualité, il est indiqué les prélèvements d'échantillons qui sont effectués avec indication de la nature « occasionnel après surcharge » ou « périodique de contrôle ».

  12.4. Lors de la réception du résultat de l'analyse faite, il est consigné dans un cartouche les caractéristiques principales indiquées par le bulletin, à savoir et limitativement pour les :

• essence auto : stabilité à l'oxydation et gommes actuelles ;

• essences aviation : gommes actuelles ;

• carburéacteurs TR 0 et TR 4 : gommes actuelles, corrosion sur lame de cuivre ;

• carburéacteur TR 5 : gommes actuelles, point d'éclair.

Ces résultats sont mentionnés à la date où le prélèvement a été effectué, et non à celle mentionnée par le bulletin d'analyse.

Il est souligné qu'aucune mention particulière n'est à porter pour le gas-oil.

  12.5. En dehors des caractéristiques indiquées au paragraphe 12.4 précédent, qui doivent être notées dans tous les cas, il convient de consigner, éventuellement, toute caractéristique autre que celles sus-indiquées qui ne serait pas conforme à la spécification. Cette mention doit être portée à l'encre rouge.

5.8. Description du registre.

  13.1. Les deux registres susvisés, que ce soit celui comportant l'historique du réservoir ou celui concernant le produit stocké, sont uniformément constitués par une liasse de cinquante feuillets.

  13.2. La page de garde de chacun indique la nature des renseignements qui sont contenus dans le registre (mle N° 611*/45) ou rappelle les caractéristiques principales du réservoir (mle N° 611*/46).

  13.3. Le registre modèle N° 611*/45 comporte au premier feuille l'indication de la partie (première) ainsi que la mention du titre (historique).

A partir du feuillet 7, jusqu'au dernier feuillet, les colonnes avec indication des constatations auxquelles elles se rapportent, selon le modèle joint, sont imprimées.

  13.4. Au registre modèle N° 611*/46, les divers postes figurant au modèle donné in fine sont reproduits, en caractère d'imprimerie, du premier au dernier feuillet.

5.9. Contenu

DISPOSITIONS FINALES.

5.10. Ouverture des registres.

  14.1. Au jour fixé pour la date de mise en application des présentes dispositions, les deux registres (mle N° 611*/45 et N° 611*/46) seront ouverts simultanément.

  14.2. Par la suite, le premier de ces documents (mle N° 611*/45) devant avoir une durée d'enregistrement relativement très longue, il sera inutile d'ouvrir un nouveau registre à chaque fois que le deuxième document (mle N° 611*/46) sera remplacé par un nouveau.

A noter, d'ailleurs, qu'étant donné le nombre de feuillets réservés aux première et deuxième parties, le registre historique doit, en principe, avoir une durée égale à celle du réservoir.

5.11. Conservation des registres.

  15.1. Les première et deuxième parties du registre de réservoir constituant un « document permanent », selon la définition donnée par l'instruction sur les documents permanents d'ordre général des établissements, diffusée sous le timbre DCE/INS TECH et inséré au Bulletin officiel, édition méthodique, volume 610, il s'ensuit que le registre modèle N° 611*/45 doit être conservé par le chef d'établissement ou de dépôt.

  15.2. Le registre modèle N° 611*/46 étant essentiellement un document d'exploitation concernant les produits, est détenu par le bureau exploitation de l'établissement.

5.12. Application de l'instruction.

  16.1. Les présentes prescriptions, qui seront insérées au Bulletin officiel, des armées, pourront être mises en application dès que les registres nécessaires auront été mis en place.

  16.2. En tout état de cause, compte tenu des délais de réalisation et d'approvisionnement des registres, la date fixée pour l'entrée en vigueur est le 1er avril 1966 au plus tard.