Des manifestations peuvent être organisées dans les formations de la gendarmerie nationale dans les conditions précisées par la présente instruction.

1. Support juridique des manifestations.

1.1.

Quelle que soit leur nature (animation culturelle, artistique, de loisir ou sociale ; relations publiques avec la population, etc.) et quels qu'en soient les participants (officiers, sous-officiers, militaires du rang et leur famille, personnes étrangères à la gendarmerie nominativement invitées ou public très largement admis), les manifestations organisées dans les formations de la gendarmerie sont classées en deux catégories :

• Première catégorie : manifestations organisées à l'initiative de l'autorité militaire et sous sa responsabilité exclusive.

• Deuxième catégorie : manifestations organisées à l'initiative d'associations, amicales et clubs régis par la loi du 1^er juillet 1901, auxquels les formations de la gendarmerie, ainsi que les cercles et foyers, peuvent apporter leur concours (personnel, matériel, locaux, marchandises, deniers, etc.).

1.2.

Les manifestations de première catégorie sont juridiquement supportées par un cercle ou un foyer désigné par l'autorité militaire. Les cercles sont utilisés pour les manifestations concernant les personnels officiers et sous-officiers et leurs familles ; les foyers pour les manifestations concernant les militaires du rang.

Les manifestations de deuxième catégorie sont juridiquement supportées par l'association, l'amicale et le club concerné.

Niveau de la manifestation.	Autorité habilitée à accorder l'autorisation.		Support juridique des manifestations de première catégorie.
	Métropole et FFA.	Outre-mer.
Formations GM.	Commandant LGM.		Cercle unité.
Formations GR.	Commandant garde républicaine.		Cercle unité.
Formations GD.	LGD et LGM ou GR ou commandant école ou CIGA exerçant la tutelle du cercle support (1).	Commandant unité formant corps ou de groupement (2).	Cercle le plus proche de la formation.
Formations écoles ou CIGA.	Commandant école ou CIGA.		Cercle ou foyer de l'école ou CIGA.
(1) Ou le commandant de circonscription ou des écoles en cas de désaccord entre les autorités concernées. (2) Dans les départements et territoires d'outre-mer où la gendarmerie ne possède pas de cercle, le rattachament à un cercle des armées peut être demandé au commandant supérieur des troupes.

 

2. Autorisation d'organiser des manifestations.

2.1.

Les manifestations de première catégorie organisées à un niveau inférieur à celui de la légion et toutes celles de deuxième catégorie doivent être expressément autorisées par le commandement dans les conditions précisées au tableau ci-avant.

2.2.

Les demandes d'organisation de manifestations de première catégorie, établies par le commandant de la formation de gendarmerie concernée, sont adressées par la voie hiérarchique à l'autorité habilitée à accorder l'autorisation. La demande indique la finalité de la manifestation et comporte des propositions sur le cercle ou le foyer qui en constituera le support juridique, la répartition des bénéfices et l'imputation des déficits éventuels ne mettant en cause aucune responsabilité.

Les demandes d'organisation de manifestations de deuxième catégorie établies par le président de l'association, de l'amicale ou du club concerné sont adressées au commandant de la formation de gendarmerie susceptible d'apporter son concours à la manifestation. Celui-ci transmet la demande par la voie hiérarchique à l'autorité habilitée à autoriser la manifestation en émettant un avis d'opportunité.

Cette procédure est également applicable aux manifestations organisées par un club sportif et artistique de la défense nationale lorsqu'elles excèdent le cadre habituel du club ou impliquent la participation de personnes autres que celles énumérées à l'article 12 de l' instruction 45300 /SE/CM/2 du 03 septembre 1973 (BOC/SC, p. 1132) modifiée relative aux clubs sportifs et artistiques de la défense nationale. Cette instruction définissant également les règles relatives à la responsabilité civile et à la comptabilité, les dispositions des § IV et V ci-après ne sont pas applicables aux manifestations organisées par ces clubs.

2.3.

L'autorité militaire apprécie souverainement l'opportunité d'accorder ou de refuser l'autorisation demandée. Lorsque l'autorisation est accordée, elle doit, dans une décision écrite :

• se prononcer sur les différents points évoqués dans la demande notamment sur la finalité de la manifestation projetée, la répartition des bénéfices dans les conditions prévues par le titre VI ci-après et la désignation de l'organisme support juridique ;

• fixer le cadre dans lequel la manifestation doit être organisée : désignation du périmètre et des locaux à utiliser, en distinguant éventuellement pour ces deniers ceux affectés à un cercle ou à un foyer ;

• préciser que tout personnel des armées, qu'il appartienne à la formation qui organise la manifestation ou qu'il assiste à cette manifestation en qualité d'invité ou de visiteur, sera considéré dans la situation « en service » ;

• indique l'autorité qui exercera la responsabilité de l'organisation : commandant de la formation ou de la caserne dans le périmètre de laquelle doit se dérouler la manifestation ou président de l'amicale, du club ou de l'association ;

• rappeler les mesures de protection à prendre pour assurer la sécurité des biens et des personnes, notamment contre les risques d'incendie et de panique ;

• stipuler que l'autorité militaire, s'il s'agit d'une manifestation de deuxième catégorie organisée par une association, une amicale ou un club régi par la loi du 1^er juillet 1901, ne détient aucune responsabilité dans la préparation, le déroulement, ainsi que dans la comptabilité et la reddition des comptes de la manifestation et qu'elle doit, avant toute opération de préparation de ladite manifestation, passer une convention établie dans la forme prévue par l'instruction n^o 3742/DEF/DAAJC/AA/2 du 27 janvier 1976 (BOC, p. 282) modifiée, relative à la participation des armées à des activités ne relevant pas directement de leurs missions spécifiques. Cette convention doit préciser, entre autres, les locaux, le personnel et le matériel mis par l'Etat à la disposition du président de l'amicale, du club ou de l'association pour permettre tant les opérations de préparation que le déroulement de la manifestation ⁽¹⁾.

Le commandant de la caserne où se déroule la manifestation est rendu destinataire d'une copie de l'autorisation chaque fois qu'il ne l'aura pas accordée lui-même.

2.4.

Les manifestations de première catégorie organisées au niveau de la légion ou à un niveau supérieur donnent lieu à établissement d'une décision de l'autorité compétente dans les formes indiquées au § 2.3 qui précède. Une copie est adressée à l'autorité hiérarchiquement supérieure à titre de compte rendu.

2.5.

Les demandes émanant des formations de gendarmerie départementale sont transmises au commandant de légion de gendarmerie départementale. Les décisions favorables prises par cette autorité sont adressées au commandant de légion de gendarmerie mobile, de la garde républicaine, de l'école ou du CIGA, pour accord et complètement le cas échéant.

L'arbitrage du commandant de circonscription ou du commandant des écoles est requis en cas de nécessité.

3. Organisation des manifestations.

3.1. Manifestations de première catégorie.

3.1.1.

Il appartient à l'autorité responsable de la manifestation de constituer spécialement à cet effet un comité d'organisation dont chaque membre est investi d'attributions bien définies dans la préparation et le déroulement de la manifestation (animation, finances, entrées, restauration, bar, etc.).

La centralisation des opérations des différentes activités de la manifestation qui peut déléguer, à cet effet, le chef du comité d'organisation.

3.1.2.

Dans le respect de la décision prise par l'autorité qui a autorisé la manifestation, l'officier responsable de la manifestation précise les services de l'Etat appelés à prêter leur concours (services techniques en particulier) et prend toutes dispositions nécessaires pour que :

• les ressources des services devant apporter leur concours à la manifestation ne soient pas affectées du fait de cette participation ;

• les mesures de sécurité et de protection nécessaires soient appliquées.

3.1.3.

L'autorité responsable ou le responsable du comité d'organisation délégué à cet effet, se reporte aux dispositions des paragraphes I à III de la circulaire 23100 /DEF/GEND/LOG/ADM du 28 août 1985 relative aux redevances des droits d'auteurs dues à l'occasion des représentants et manifestations organisées par la gendarmerie et produit, le cas échéant, les états correspondants annexés à ce texte. ⁽²⁾

3.2. Manifestations de deuxième catégorie.

L'organisation des manifestations de deuxième catégorie incombe totalement au président de l'association, de l'amicale ou du club concerné. Le commandant de la formation apportant son concours à la manifestation veille à la stricte application de la convention passée avec l'organisateur.

Cette catégorie de manifestation doit être traitée conformément au paragraphe IV de l'instruction n° 23100 susvisée.

4. Responsabilité civile.

4.1. Manifestations de première catégorie.

Pour toute manifestation est souscrit un avenant à l'assurance « responsabilité civile » contractée par le cercle ou le foyer désigné support juridique de la manifestation. L'avenant doit comporter notamment les clauses types énumérées en annexe 1, nonobstant les dispositions contraires que pourraient contenir les formulaires des compagnies d'assurance.

Cette assurance, valable pour la durée de la manifestation, doit couvrir tous les dommages susceptibles d'être causés à des tiers au cas où la responsabilité du cercle, du foyer ou de l'Etat pourrait être recherchée (dommages corporels et dégâts matériels pouvant survenir du fait des engins, installations, jeux divers mis en place à l'occasion de la manifestation, transport des personnels, intoxications alimentaires, etc.).

Par tiers on entendra toutes les personnes étrangères à l'armée (invités et visiteurs) qui assistent à la manifestation, étant rappelé que les personnels militaires sont placés dans la situation « en service » (cf. § 2.3 ci-dessus).

4.2. Manifestations de deuxième catégorie.

Lorsqu'une manifestation est organisée par une association, une amicale ou un club régi par la loi du 1^er juillet 1901, une assurance est souscrite par cet organisme à ses frais, précisant que la garantie des risques au tiers pourra jouer au profit du cercle, du foyer ou de l'Etat, dans l'hypothèse où la responsabilité du cercle, du foyer ou de l'Etat pourrait être recherchée par l'association, l'amicale ou le club.

5. Comptabilité.

La comptabilité des manifestations est incluse dans la comptabilité de l'organisme support (cercle, foyer ou organisme régi par la loi du 1^er juillet 1901).

Toutefois, et dans un but de simplification et de clarté, chaque manifestation de première catégorie fait l'objet d'une comptabilité annexe deniers et matières tenue en deux exemplaires dans les conditions définies en annexe 2 ⁽³⁾.

Cette comptabilité retrace l'ensemble des recettes et des dépenses et l'ensemble des entrées et sorties de matières.

La balance des comptes de la manifestation est exécutée dans les meilleurs délais, après vérification effectuée par l'autorité responsable de la manifestation. Le primata de la comptabilité annexe est remis à l'organisme support qui inscrit globalement dans sa comptabilité le total des opérations de recettes et de dépenses, pour ce qui concerne les deniers, et le total des entrées et des sorties de marchandises, pour ce qui concerne les matières.

Le duplicata est conservé dans les archives de la légion, école ou du CIGA ou de la formation ayant organisé la manifestation.

La comptabilité annexe de la manifestation constitue une pièce justificative de la comptabilité de l'organisme support.

6. Répartition des bénéfices.

6.1. Manifestations de première catégorie.

6.1.1.

La répartition des bénéfices entre les différents organismes concernés par la manifestation est fixée par la décision autorisant la manifestation.

6.1.2.

Lorsque la manifestation constitue en elle-même sa finalité, les bénéfices doivent être réduits au strict minimum. Lorsque la manifestation a pour principal objet de réunir de l'argent pour financer une autre opération (soirée dansante en vue de financer un arbre de Noël, par exemple), les bénéfices réalisés sont consacrés, en priorité, à cette finalité. Dans les deux cas, toutefois, une part des bénéfices est acquise au cercle ou au foyer ayant participé à l'organisation de la manifestation à l'aide de ses ressources en deniers, en marchandises et en matériels.

La quote-part ainsi attribuée au cercle ou au foyer ne peut être supérieure à 20 p. 100 des bénéfices. En cas de concours multiples, le montant de la quote-part est partagé entre les divers organismes ayant participé à l'organisation de la manifestation.

La recette opérée à ce titre est inscrite, suivant le cas, au compte divers du cercle, au compte n° 1 du foyer ou au compte de l'activité ayant apporté son concours.

6.1.3.

Le reliquat, savoir 80 p. 100 au minimum est acquis à l'unité qui a organisé la manifestation. La somme correspondante est remise au cercle ou au foyer ayant servi de support juridique qui la comptabilise au compte du « fonds d'intervention ». Les sommes sont affectées et utilisées dans les conditions indiquées au § VII ci-après.

6.2. Manifestations de deuxième catégorie.

La répartition des bénéfices entre l'organisateur et le cercle ou le foyer ayant participé à l'organisation de la manifestation à l'aide de ses ressources en deniers, en marchandises et en matériels, est fixée par la décision autorisant la manifestation.

La quote-part attribuée à ce titre au cercle ou au foyer ne peut être supérieure à 20 p. 100 des bénéfices. La recette est inscrite, suivant le cas, au compte divers du cercle, au compte n° 1 du foyer ou au compte de l'activité ayant apporté son concours.

6.3. Cas particulier de déficit.

En cas de déficit, l'autorité responsable de la manifestation en rend compte à l'autorité qui l'a autorisée, avec toutes justifications utiles, formule des propositions d'imputation ou demande les secours nécessaires.

Pour les manifestations de première catégorie, l'autorité qui a accordé l'autorisation décide :

• soit de laisser le montant du déficit à la charge du cercle ou du foyer support ;

• soit de lui accorder ou de solliciter un secours prélevé, selon le cas, sur le fonds de secours et d'entraide des cercles ou sur le fonds commun d'entraide des foyers de la gendarmerie.

Ces deux mesures peuvent être combinées. Il est rendu compte à la direction générale de la gendarmerie nationale de la décision prise.

Pour les manifestations de deuxième catégorie, l'autorité peut décider de réduire la quote-part attribuée au cercle ou au foyer qui a accordé son concours matériel à la manifestation. Le reste du déficit incombe à l'association, à l'amicale ou au club concerné.

7. Fonds d'intervention des cercles et foyers de la gendarmerie.

7.1. Affectation des sommes comptabilisées au compte du « fonds d'intervention ».

7.1.1.

Que la manifestation constitue en elle-même sa finalité ou qu'elle ait pour objet de réunir des fonds en vue de financer une autre opération, la somme comptabilisée à l'alinéa 6.13 est réservée dans son intégralité à l'organisateur de la manifestation.

7.1.2.

Les fonds d'intervention peuvent faire recette d'allocations décidées par la direction générale de la gendarmerie nationale à titre de régulation. Les sommes ainsi perçues sont exclusivement réservées au commandant de légion ou autorité assimilée dont relève le cercle.

7.1.3.

Une comptabilité annexe des fonds d'intervention des cercles et des foyers est tenue, de telle sorte que soient identifiées les sommes à la disposition de l'autorité et celles à la disposition des différents organisateurs de manifestations. Cette comptabilité fait l'objet du registre-journal développé du compte du fonds d'intervention (imprimé N° 652-0*/270).

7.2. Utilisation des sommes comptabilisées au compte du « fonds d'intervention ».

7.2.1.

Quel que soit leur objet, les dépenses des « fonds d'intervention » ne peuvent être décidées que par le commandant de légion de gendarmerie mobile ou autorité assimilée, soit d'initiative, soit sur demande des commandants de formation ayant organisé les manifestations.

Les sommes sont sorties du compte du « fonds d'intervention » et remises aux utilisateurs par les responsables des organismes teneurs des comptes, sur production d'une décision écrite du commandant de légion de gendarmerie mobile ou autorité assimilée (note de service datée, signée et enregistrée). La décision tient lieu de pièce justificative de la dépense.

7.2.2.

Pour chaque manifestation de première catégorie, l'autorité responsable de l'organisation tient une comptabilité particulière d'emploi des sommes ainsi reçues du compte du « fonds d'intervention ».

Afin de leur donner une valeur probante, les engagements de dépenses reçoivent préalablement le double visa de l'autorité responsable de la manifestation et :

• soit du chef des services administratifs et techniques, pour les manifestations organisées au niveau de la légion, école ou du CIGA ;

• soit de l'autorité hiérarchiquement supérieure, pour les manifestations organisées au niveau des formations subordonnées.

Cette comptabilité doit pouvoir être présentée à l'occasion des inspections des autorités de l'arme qui la vérifient et la visent. Elle est versée aux archives de la légion, école ou du CIGA, ou de la formation selon le cas, dès que la totalité de la quote-part des bénéfices revenant à l'organisateur a été dépensée.

8. Surveillance administrative et vérification des comptes.

8.1.

Les fonds d'intervention des cercles et des foyers de la gendarmerie et l'utilisation des ressources par les formations, associations, amicales et clubs ayant organisé des manifestations ne sont pas assujettis à la surveillance administrative exercée sur les cercles et foyers par les commissaires de l'armée de terre.

8.2.

Les comptes des manifestations de première catégorie ayant bénéficié du support juridique d'un cercle ou d'un foyer sont vérifiés et visés :

• par le chef du comité d'organisation ;

• par l'autorité responsable de l'organisation de la manifestation ;

• par le commissaire de l'armée de terre, à l'occasion de la vérification des comptes de l'organisme support.

8.3.

Les comptes des fonds d'intervention des cercles et des foyers sont vérifiés par le commissaire de l'armée de terre, à l'occasion de la vérification des comptes de ces organismes.

La vérification porte essentiellement sur la concordance entre les sommes inscrites en recettes et en dépenses et celles portées sur les pièces justificatives, savoir :

• décisions de répartition des bénéfices des manifestations ;

• décisions du commandant de légion de gendarmerie mobile ou autorité assimilée prescrivant les dépenses.

Ils sont également vérifiés et approuvés par les autorités supérieures de la gendarmerie, à l'occasion de leurs inspections.

8.4.

Les comptabilités particulières des sommes reçues des comptes des fonds d'intervention au titre du § 7.2 ci-dessus sont assujetties à la vérification des commissaires de l'armée de terre.

Elles sont également vérifiées par les autorités hiérarchiques de la gendarmerie qui apprécient en outre le bien-fondé des dépenses engagées.

Tant qu'une comptabilité n'est pas définitivement arrêtée et versée aux archives de la légion, école ou du CIGA ou de la formation, elle est arrêtée conjointement et prise en charge à chaque passage de commandement.