Conformément à l'article 3 de l'instruction n^o 7100/DEF/DSF/2/A visée en référence, la présente circulaire a pour objet d'indiquer aux services intéressés du département la composition des dossiers établis à l'occasion des déplacements temporaires à l'étranger dont les dépenses sont imputées sur les crédits gérés par la direction des services financiers et le mode d'utilisation des imprimés réglementaires figurant en annexes I et III de ladite instruction.

Il est souligné que la précision des informations fournies à cette occasion dans les dossiers en cause est primordiale pour l'obtention rapide du remboursement des frais aux missionnaires.

Le principe de base est d'établir un dossier par pays de mission et par missionnaire.

Cependant, dans l'hypothèse de l'organisation d'un voyage d'études à l'étranger en liaison avec une agence de voyages — organisation entraînant, d'une part, l'appel à la concurrence et la passation d'une convention établie dans le cadre des dispositions du code des marchés publics de l'Etat et, d'autre part, l'attribution d'un forfait global, exclusif de toute attribution d'indemnités à chacun des missionnaires — il devra être établi un ordre de mission unique au nom du responsable du détachement, la liste des autres participants classés par groupes de frais de déplacement devant être jointe en annexe.

1. Le dossier de mission à l'étranger

(annexes I et I bis de l'instruction de référence).

Ce dossier se présente actuellement sous la forme d'une liasse de dix feuillets de papier chimique, de couleurs différentes, assurant une duplication sans interposition de carbones. Il est donc vivement déconseillé d'utiliser un stylo à plume pour compléter ce document.

Les services autorisés exceptionnellement à utiliser des procédés informatiques excluant des documents de couleurs veilleront à faire figurer les numéros d'exemplaires (de 1 à 10) avec des chiffres d'une hauteur suffisante et à un emplacement facilement lisible.

1.1. Circuit du dossier.

Le bureau des missions remplit le dossier en tenant compte des informations données ci-après, puis transmet la liasse complète (ex. 1 à 10) au contrôleur financier.

Le contrôleur financier appose son visa sur les originaux (exemplaires blancs n^o 1 et n^o 4) ; il conserve l'exemplaire n^o 10 (or), transmet l'exemplaire n^o 9 (vert) à la direction des services financiers, bureau administratif, et retourne la liasse restante (ex. 1 à 8) au bureau des missions.

Après visa du contrôleur financier, le bureau des missions présente la liasse à l'autorité habilitée à signer l'exemplaire original (n^o 1).

La liasse est alors répartie comme suit :

• le missionnaire reçoit les exemplaires n^o 1 (blanc), n^o 2 (jaune), n^o 4 (blanc), n^o 5 (jaune), n^o 6 (bleu) ; à la requête des payeurs à l'étranger susceptibles de consentir des avances en devises, des copies des exemplaires 4 ou 6 sont établies ; de même en fonction des escales de la voie aérienne militaire, il peut être exigé la production de copies de l'exemplaire n^o 1 ;

• le bureau des missions conserve les exemplaires n^o 3 (bleu) pour transmission éventuelle à l'attaché de défense du pays de mission, n^o 7 (rose) et n^o 8 (rose).

Au retour du déplacement, le bureau des missions vérifie le dossier qui lui est remis par le missionnaire en le rapprochant de l'exemplaire qu'il a conservé, puis transmet le dossier à la direction des services financiers (DSF) (bureau administratif).

1.2. Informations devant figurer sur l'ordre de mission proprement dit

(première partie de la liasse : exemplaires n^o 1 à 3, demi-format).

Grade — indice : le grade doit être reporté en toutes lettres ; les abréviations et sigles, même s'ils sont couramment utilisés par le département de la défense, sont à proscrire formellement : leur méconnaissance par les services des comptables publics assignataires peut conduire à des échanges de correspondances inutiles, voire à des rejets.

L'indice à inscrire est l'indice brut ; pour le personnel rémunéré sans référence à la grille indiciaire de la fonction publique (ouvriers, certains agents contractuels par exemple) le groupe de classement au titre de l'indemnité journalière de séjour sera suivi des références aux textes ayant fixé cet alignement.

Affectation : cette information permettant à la DSF de contacter directement le missionnaire en cas de litige ou d'inexactitude, il est opportun d'indiquer cette affectation de la façon la plus complète et la plus précise possible.

Résidence administrative : il s'agit du lieu de travail habituel.

« Doit se rendre à » (détail des localités) : tous les lieux par lesquels l'intéressé transite doivent être reportés sans exclusion. Une imprécision ici peut entraîner le rejet du dossier par le comptable public assignataire.

Dates et heures de départ et de retour : les dates et les heures sont celles du départ du train, de l'avion ou du navire ; celles du franchissement de la frontière pour les déplacements par voie routière.

Encart « localités, dates et heures d'arrivée dans la localité, dates et heures du départ de la localité » : il s'agit du lieu de débarquement initial et de rembarquement final dans le pays de mission pour les voyages par avion et bateau. Il s'agit des horaires ferroviaires lorsque le train est utilisé.

Moyens de transport :

Voie ferrée (VF) : c'est généralement la voie la plus économique préconisée par les textes sur les frais de déplacement. Il doit être précisé s'il est ouvert un droit supplémentaire à réservation [cas des trains Europe express (TEE) par exemple], à transport gratuit ou à tarif réduit sur le territoire métropolitain ainsi que la classe autorisée au missionnaire.

Voie aérienne civile (VAC) : préciser le n^o de vol pour l'aller et aussi pour le retour.

Voie aérienne militaire (VAM) : préciser s'il s'agit d'un vol militaire régulier (REG) prévu au plan de charge annuel du commandement du transport aérien militaire (COTAM) ou irrégulier (IRREG) (avec ou sans repas à la charge du missionnaire).

Voie maritime (VM) : préciser si les repas à bord sont gratuits ou onéreux.

Voie routière militaire (VRM) : sans commentaire.

Imputation budgétaire (année de gestion, section, chapitre, article,…) : en supplément des renseignements demandés, porter lorsqu'il y a interruption de la mission avant la date du retour, le motif (mission au titre d'un autre service, congé, permission…) et les dates et heures de changement de situation ; porter également le motif, les dates, voire les heures à compter desquelles des abattements ou des fractionnements d'indemnité journalière sont applicables.

1.3. Informations devant figurer sur la fiche d'allocation ou fiche justificative du montant de l'engagement

(seconde partie de la liasse : exemplaires 4 à 10).

Cette fiche est divisée en deux parties : l'une consacrée aux dépenses à l'étranger, l'autre aux dépenses en France :

1.3.1. Dépenses à l'étranger

(dans la devise retenue pour la fixation de l'indemnité journalière).

Indemnités journalières : cette rubrique figure sur deux lignes, de manière à permettre de tenir compte d'un changement de taux de l'indemnité journalière ou de taux soumis à fractionnement ou à abattement.

Nombre : il s'agit du nombre (complet ou fractionné) d'indemnités journalières auxquelles l'intéressé a droit s'il remplit la mission dans les conditions fixées par l'ordre de mission.

Montant : il s'agit du montant total en devises (produit du nombre d'indemnités par le taux).

Frais de représentation : cette rubrique ne concerne que les dépenses en France.

Frais de transport : y figure l'estimation totale du coût des transports susceptibles d'être utilisés localement, étant précisé que le recours à un taxi ou la location de voiture doit être expressément prévu dans le projet soumis au visa du contrôleur financier.

Frais d'aéroport : total estimé des frais de transport en commun de l'aéroport au centre urbain, et retour, et des taxes d'aéroport.

Frais divers : ces dépenses doivent être détaillées et estimées avant que l'ordre de mission soit soumis au contrôle financier.

Lorsque des frais d'inscription à un congrès sont fixés dans une devise différente (fréquemment en dollars des Etats-Unis) de celle retenue dans les prévisions précédentes, le montant figure « hors colonne » avec son taux de conversion en franc français (le taux de chancellerie) et le résultat est inscrit dans la colonne des dépenses en France.

Taux de chancellerie : le dernier taux connu lors de l'établissement de la fiche d'allocation.

Motifs et pourcentage de l'abattement ou de l'abondement éventuel : préciser clairement et de manière concise les raisons justifiant l'abattement proposé ; pour les abondements indiquer les références des textes les prévoyant.

« Payable pour » : préciser l'organisme susceptible d'accorder des avances en devises (banque de France, consulat de…, banque de France et consulat(s) de…).

« Pour le compte de » : préciser le nom du comptable public assignataire.

1.3.2. Dépenses en France :

exclusivement portées en francs français.

Frais de représentation : les allocations pour frais de représentation n'étant accordées qu'à certaines hautes personnalités du département, leur octroi fait l'objet d'une procédure particulière.

Frais de transport : reporter le coût du billet de train, d'avion ou du bateau.

Frais d'aéroport : total estimé des frais de transport en commun du centre urbain à l'aéroport et vice versa augmenté éventuellement des taxes d'aéroport.

Frais divers : voir le point « frais divers » des dépenses à l'étranger.

2. Rôle du missionnaire.

2.1. Avant son départ,

le missionnaire reçoit son dossier du bureau des missions. Il ne doit jamais se dessaisir de l'original de son ordre de mission (ex. n^o 1, blanc, petit format).

S'il désire percevoir une avance en devises avant son départ, il présente son dossier à la banque de France à Paris :

• pour les missions de dix jours au maximum, la banque de France conserve les exemplaires n^o 4 (blanc) et n^o 5 (jaune) et complète l'exemplaire n^o 6 (bleu) ;

• pour les missions de plus de dix jours, elle conserve les exemplaires n^o 5 (jaune) et n^o 6 (bleu) et complète l'exemplaire n^o 4 (blanc) qu'elle remet au missionnaire pour lui permettre de solliciter ultérieurement des avances en devises auprès de payeurs à l'étranger.

2.2. En cours de mission,

le missionnaire peut être appelé à remettre des copies de son ordre de mission (ex. n^o 1, blanc) aux chefs d'escales des voies aériennes militaires.

S'il désire percevoir des avances en devises auprès de payeurs étrangers compétents :

• pour les missions de dix jours au maximum et à la condition expresse qu'aucune avance n'ait été perçue avant son départ de France, il présente sa demande au payeur qui conserve les exemplaires n^o 4 (blanc) et n^o 5 (jaune) et complète l'exemplaire n^o 6 (bleu) ;

• pour les missions de plus de dix jours, un complément d'avance peut être perçu à partir du 11e jour : cette avance est

  • soit consentie en une seule fois ; le payeur conserve l'exemplaire n^o 4 (blanc) remis émargé par la banque de France et établit deux copies, l'une pour sa propre comptabilité, l'autre qu'il remet au missionnaire ;

  • soit consentie en plusieurs fois ; sur présentation de la copie établie par le payeur ayant servi la précédente avance, le missionnaire se présente au nouveau payeur qui procède de la même manière.

2.3. Retour de la mission.

Il est rappelé avec insistance que le missionnaire doit remettre, au retour de sa mission, dans les cinq jours qui suivent, à son bureau des missions :

• l'exemplaire n^o 1 (blanc) complété et signé au verso ;

• l'exemplaire retraçant les avances consenties en devises généralement l'exemplaire n^o 6 (bleu) ;

• un relevé d'identité bancaire ou postal ⁽²⁾ ;

• l'attestation de perception ou de non-perception de devises ;

• les originaux des pièces justificatives appelées à appuyer le mémoire.

3. Le mémoire de frais de mission à l'étranger

(annexe I bis de l'instruction de référence).

Le mémoire de frais de mission qui figure au verso de l'ordre de mission est établi par le missionnaire sauf, bien sûr, la partie réservée à l'organe liquidateur. Généralement manuscrits, les renseignements doivent être lisibles afin d'éviter des erreurs.

Localité, moyens de transports (MT), métropole (jour/heure), étranger (jour/heure) l'intéressé décrit son parcours en mentionnant les localités où il a transité ainsi que les heures d'arrivée et les heures de départ de ces passages.

Frais de transport en devises, en francs : le missionnaire porte le montant des frais qu'il a réellement supportés et y joint les pièces justificatives correspondantes.

Frais de représentation : les hautes autorités habilitées à percevoir une allocation pour frais de représentation justifient, dans les limites du montant de l'allocation consentie pour la mission considérée, les dépenses effectuées par la production des originaux acquittés de factures, mémoires et autres documents établis postérieurement à la date de l'ordre de mission et antérieurement à la date de la mission.

Frais divers : la nature des frais est précisée ; les pièces justificatives doivent appuyer toutes les dépenses retracées dans le mémoire.

Avances payées par : banque de France (BdF), consulats et payeurs à l'étranger, régie d'avance de… (Il est rappelé que les unités administratives des forces ne sont pas habilitées à consentir des avances sur les frais de mission à l'étranger).

Avances sur indemnités journalières : porter le montant et le nom de la devise.

D'une manière générale tout renseignement porté sur le mémoire de frais de mission doit être appuyé par la production de l'original des pièces justificatives pouvant être admises en liquidation.

Mode de paiement souhaité : la production d'un relevé d'identité bancaire (RIB) ou d'un relevé d'identité postal (RIP) rend caduque cette rubrique. Toutefois, les missionnaires effectuant fréquemment des missions imputables sur les crédits gérés par la DSF peuvent, dès l'envoi du deuxième dossier, produire une copie du document ou recopier très fidèlement et, dans l'ordre, la totalité des codes figurant sur le relevé d'identification (faire attention, cependant, aux changements de domiciliation bancaire).

4. L'additif au dossier de mission à l'étranger

(annexe III de l'instruction de référence).

Cet imprimé est utilisé, quand, au retour de la mission, le bureau des missions en rapprochant le mémoire du missionnaire de la fiche justificative du montant de l'engagement : exemplaire rose (7 ou 8) constate que les conditions d'exécution (augmentation de la durée de la mission, modification du parcours, dépenses imprévues,…) de la mission sont différentes de celles qui étaient prescrites à l'origine.

Il va de soi que le projet d'additif ne doit être établi que si l'autorité ayant ordonné la mission juge opportunes les modifications apportées.

L'additif se présente sous la forme d'une liasse de 4 feuillets, sur papier chimique, qui est remplie par le bureau des missions.

Il doit être accompagné de toutes les pièces justifiant les dépenses supplémentaires.

Il est transmis au contrôleur financier qui :

• appose son visa sur l'exemplaire n^o 1 (blanc) ;

• conserve l'exemplaire n^o 4 (or) ;

• transmet l'exemplaire n^o 3 (vert) à la direction des services financiers ;

• retourne les exemplaires n^o 1 (blanc) et n^o 2 (jaune) au bureau des missions accompagnés des pièces justificatives.

Le dossier est présenté à l'autorité habilitée, pour signature de l'exemplaire n^o 1 (blanc).

L'exemplaire n^o 1 (blanc) est ensuite adressé à la direction des services financiers (bureau administratif), avec le dossier original pour liquidation et ordonnancement.

L'exemplaire n^o 2 (jaune) est conservé par le bureau des missions.

5. Conclusion.

L'attention des missionnaires doit être à nouveau appelée sur l'intérêt d'établir avec rigueur le dossier présenté à la liquidation. La précision des informations portées sur les documents, la valeur probante des justificatifs fournis et la clarté des applications sont autant de facteurs d'accélération du règlement des dossiers.

Enfin, il est indiqué qu'à l'avenir la direction des services financiers (bureau administratif) fera connaître, le cas échéant, par notes aux bureaux des missions, les points faisant l'objet de remarques du contrôleur financier près le département ou les motifs de rejet de la part des comptables publics assignataires.