Préambule.

(Modifié : 1er mod.)

La nouvelle comptabilité analytique d'exploitation (CAE) du service des essences des armées (SEA) a été conçue, réalisée et mise en application au cours de la période allant de 1986 à 1991.

Le système est maintenant opérationnel, les agents du service familiarisés avec sa mise en œuvre et les procédures, comptables et informatiques, bien rodées.

La présente instruction n'a donc pour objet ni de donner les consignes de saisie élémentaire déjà fournies dans le document de deuxième référence, ni d'exposer dans le détail le mécanisme des calculs conduisant à la détermination des coûts de revient.

Sa finalité est de constituer un texte de référence :

• fixant les objectifs de la comptabilité analytique du SEA ;

• déterminant les principes généraux de fonctionnement du système choisi ;

• définissant les liaisons de la CAE avec la comptabilité de gestion, la comptabilité budgétaire et les autres systèmes d'information du service ;

• précisant les principales modalités et responsabilités de mise en œuvre de la CAE à différents niveaux ;

• fournissant le cadre d'interprétation des résultats.

Destinée à retracer les coûts de l'activité à caractère industriel et commerciale du SEA, la CAE ne couvre pas la base pétrolière interarmées (BPIA), qui relève de la comptabilité organique : un texte particulier en fixe le contenu, le mode d'élaboration et le cadre d'analyse.

Après une présentation d'ensemble du système au cours de laquelle sont développés les trois premiers aspects (chap. I^er et II), l'instruction traite des particularités propres à chaque niveau de responsabilité du service (chap. III) :

• établissements ;

• directions régionales interarmées (DRSEA) ;

• organismes spécifiques ;

• établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) ;

• Direction centrale du service des essences des armées (DCSEA).

1. Présentation d'ensemble.

1.1. Objectifs de la comptabilité analytique

. (modifié : 1^er mod.).

1.1.1. Objectifs principaux.

Les deux grands objectifs auxquels répond la comptabilité analytique sont les suivants :

• 1. Fournir les informations nécessaires à la comptabilité de gestion.

• 2. Doter le service d'un outil de contrôle de gestion interne.

La comptabilité de gestion (budgets et comptes de gestion) permet de rendre compte au ministre de l'emploi des ressources budgétaires de la défense mises à la disposition du service pour qu'il fournisse des prestations aux forces. Elle dépasse notablement le cadre du budget propre au SEA, pour mettre en regard l'ensemble des ressources utilisées par le service et la valorisation des prestations qu'il fournit. Elle est décrite dans l'instruction de première référence.

Le contrôle de gestion du service s'est avéré d'autant plus nécessaire, au cours des dernières années, que le SEA doit continuer à assurer ses missions dans un contexte où les contraintes générales n'ont pas significativement évolué et où les ressources humaines et financières se sont raréfiées.

1.1.2. Objectifs partiels.

Afin de satisfaire les deux objectifs précédents, la comptabilité analytique doit atteindre les cinq objectifs ci-après détaillés :

• 1. Permettre la connaissance, le suivi et la maîtrise de l'évolution des coûts de chaque centre de responsabilité du SEA.

• 2. Connaître le coût des grandes fonctions du service.

• 3. Mettre en évidence les marges d'intervention.

• 4. Calculer le coût de revient des cessions de produits ainsi que des prestations hors cessions.

• 5. Servir de base aux études ponctuelles et fournir une aide à la décision.

1.1.2.1. Maîtriser les coûts des centres de responsabilité.

On appelle centre de responsabilité une structure dans laquelle un chef a un certain pouvoir de décision et dont l'action peut avoir des conséquences directes et mesurables sur l'activité de l'organisme.

Les centres de responsabilité du SEA sont : un dépôt essences air, un centre de ravitaillement des essences, un établissement spécifique (atelier général, établissement de fabrication des huiles…), une direction régionale interarmées…

La connaissance de l'évolution des coûts de chacun de ces centres permet à leur chef d'en améliorer le fonctionnement, de demander les moyens qui lui font défaut ou au contraire de prendre conscience des moyens excédentaires.

La comparaison avec d'autres établissements (compte tenu des réserves qu'impose le rapprochement de deux organismes qui sont toujours partiellement différents) peut également permettre la détection d'anomalies, soit par le chef d'établissement, soit par son supérieur.

1.1.2.2. Connaître les coûts des grandes fonctions du service.

Le service a des missions dont il devient de plus en plus nécessaire de connaître le coût. Or, la comptabilité budgétaire ne donne aucune indication sur la répartition des moyens alloués au service entre les différentes grandes fonctions.

Le SEA a deux grandes catégories de missions :

• celles directement liées aux cessions de produits ;

• celles liées à la connaissance qu'a le service des techniques et de la logistique pétrolières.

La CAE permet de connaître le coût de chacune des trois grandes fonctions (approvisionnement, stockage, distribution) liées aux cessions de produits pétroliers.

Elle permet également de déterminer le coût de chacune des prestations hors cessions dont le service est chargé.

1.1.2.3. Mettre en évidence les marges d'intervention.

Pour fonctionner le service dispose de moyens financiers alloués budgétairement et de ressources en nature (mise à disposition de moyens financés par d'autres organismes). Une partie de ces ressources est utilisée pour assurer les cessions, le reste sert à réaliser les missions hors cessions (missions de conseil, d'études spécifiques, participation aux exercices logistiques…).

La part des ressources consacrée aux cessions de produits est la marge d'intervention du service. Ajoutée au prix des produits (payés sur le compte de commerce « approvisionnement des armées en produits pétroliers »), cette marge pourrait servir de base à une facturation des produits, si le SEA les vendaient réellement aux armées au coût de revient.

La CAE permet de déterminer cette marge d'intervention par unité de volume de produits distribués pour chacune des trois familles : carburants, FOD et produits divers, et par mode de cession.

1.1.2.4. Calculer le coût de revient des cessions de produits et des prestations hors cessions.

Chaque unité de volume de produit délivrée par le service a un coût complet, ou coût de revient composé de deux éléments :

• un coût matière, fonction de la nature du produit F-57 ⁽¹⁾, F-34 ⁽²⁾…

• une marge d'intervention du service, fonction de la famille d'appartenance du produit (3 familles) et surtout du mode de cession.

La CAE du SEA permet d'évaluer le coût de revient d'une unité de volume de produit :

• le coût matière étant évalué à partir du coût moyen d'achat des produits, taxes comprises, supporté par le compte de commerce ;

• la marge d'intervention ayant été calculée après agrégation de ses différents éléments constitutifs (transport, stockage, conditionnement…).

Le coût des prestations hors cessions ne se compose que de « valeur apportée ».

1.1.2.5. Servir de base aux études ponctuelles.

Un contrôle de gestion efficace implique une aide à la décision ; cette dernière est obtenue à partir des éléments chiffrés fournis par la CAE qui peuvent, de façon évidente, servir de base à des études ponctuelles. Ces applications sont, par essence, spécifiques et variées.

2. Articulation générale du système choisi.

2.1. Principes généraux de fonctionnement de la CAE

. (modifié : 1^er mod.).

L'annexe 1 présente le schéma général de l'application CAE informatisée.

Les établissements saisissent, sur micro-ordinateurs, les charges dont ils ont connaissance, que ces charges soient des dépenses prises en compte par le service sur son budget ou qu'elles soient imputées à un autre organisme ⁽³⁾ (on parle alors de « ressources en nature » au profit du service).

Ces informations sont transmises à l'EATSEA (bureau informatique) et donnent lieu à un premier traitement à l'issue duquel les établissements peuvent consulter sur leur site local une première série de « résultats ».

Au niveau central, d'autres informations sont ajoutées à celles en provenance des établissements « standards ». Ce sont principalement les dépenses centralisées d'investissement et le coût des organismes particuliers (laboratoire, magasin général, atelier général…).

Des traitements ultérieurs, après avoir isolé le coût des prestations hors cessions par nature, permettent de connaître, au niveau de la direction centrale du service des essences des armées les coûts directement liés aux cessions :

• par grande fonction (approvisionnement, stockage et distribution) ;

• par famille de produits délivrés (carburants, fuel domestique, produits divers), afin de déterminer pour chacune des 3 familles, les valeurs apportées globales et unitaires (« marges ») en fonction du service rendu, c'est-à-dire du mode de livraison effectué (mise-bord, livraison vrac chez le client, cession du produit au dépôt…) ;

• par produit, il s'agit ici du coût complet obtenu par addition de la marge de la famille à laquelle appartient ce produit et de son prix moyen d'achat, issu du logiciel de traitement des informations budgétaires et financières (SITISE/GBF) ⁽⁴⁾.

2.2. Place de la CAE.

(modifié : 1^er mod.).

2.2.1. Intégration dans le système informatique SITISE.

La comptabilité analytique est autonome entre la saisie des informations et le calcul de la marge d'intervention, seul le calcul des coûts de revient complets nécessite une interface automatisée avec l'application SITISE/GBF, pour l'obtention des coûts moyens d'achat de chaque produit.

Cependant, si les « connexions » avec les autres applications SITISE sont limitées, la CAE utilise le même support matériel : réseau de micro-ordinateurs, TRANSPAC, Site Central.

De plus, bien que parallèle aux autres logiciels, le logiciel CAE permet des recoupements (après récupération des données de SITISE), notamment entre :

• les unités d'œuvre saisies en comptabilité analytique et les quantités facturées issues de SITISE/CES ⁽⁵⁾ ;

• le montant des charges (CAE) imputées au budget du SEA et les consommations (et dotations) budgétaires issues de SITISE/GBF ;

• les quantités approvisionnées (saisie CAE) et les entrées en stock comptable (SITISE/EXC) ⁽⁶⁾.

2.2.2. CAE et comptabilité de gestion.

L' instruction 7100 /DEF/DCSEA/EG/CG/844 du 30 octobre 1995 (BOC, 1996, p. 1419) explicite l'origine des informations nécessaires à la comptabilité de gestion. La CAE contribue à renseigner :

• les produits du « compte de gestion » ;

• le « compte des facturations » ;

• les dépenses du « compte de liaison » ;

• dans une moindre mesure les charges du « compte de gestion », (par reclassement des mandatements issus du sous-projet GBF dans le sous-projet CAE et comparaison avec les charges directement issues de cette application) ;

• la plupart des tableaux chronologiques d'indicateurs de gestion.

2.2.3. CAE et comptabilité budgétaire.

La CAE est indépendante de la comptabilité budgétaire. Cependant, afin de recouper les informations budgétaires et analytiques, le sous-projet CAE permet l'édition des dépenses budgétaires reclassées suivant une nomenclature commune (utilisée en comptabilité de gestion).

2.2.4. CAE et contrôle de gestion interne.

À côté de l'intégration de la CAE dans le système SITISE qui permet de renseigner la comptabilité de gestion et de vérifier la cohérence des informations centralisées issues de sources différentes, l'outil CAE sert de support au contrôle de gestion décentralisé : élaboration des indicateurs locaux, tableaux de bord, synthèse annuelle de contrôle de gestion régional.

3. Modalités de mise en œuvre, cadre d'interprétation des résultats et responsabilités propres aux différentes catégories d'organismes.

L'articulation de la CAE conduit à distinguer 5 catégories d'organismes : les établissements, les directions régionales interarmées, les organismes spécifiques, l'établissement administratif et technique du service des essences des armées, la direction centrale du service des essences des armées.

3.1. Les établissements.

(modifié : 1^er mod.).

Le terme « établissement » est pris au sens large : il recouvre les dépôts, les sièges des directions régionales interarmées, celui de l'EAT et celui de la direction centrale du service des essences des armées.

3.1.1. Modalités de mise en œuvre.

Les modalités détaillées de mise en œuvre font l'objet du manuel de deuxième référence. Le présent paragraphe ne traite donc que des principes généraux qui sous-tendent le fonctionnement.

Le réseau comptable de l'établissement est donné en annexe 2. Il fait apparaître trois notions : les charges, les centres d'analyse et les coûts.

3.1.1.1. Les charges.

Les charges imputables à un établissement sont toutes les dépenses engendrées par son fonctionnement. Certaines d'entre elles, inconnues de l'établissement, sont saisies, ou valorisées, par un autre organisme.

Quel que soit l'organisme qui les recueille, les charges peuvent être directes (transports hors SEA, prestations hors cessions), ou indirectes, c'est-à-dire qu'elles nécessitent, pour leur traitement, le passage dans un ou plusieurs « centres d'analyse ».

3.1.1.2. Les centres d'analyse.

En fonction de leurs missions, les établissements sont découpés en centres d'analyse. Ceux-ci sont scindés en deux catégories :

• les centres de structure dont l'activité n'est pas quantifiée ;

• les centres opérationnels au profit desquels œuvrent les précédents et dont les coûts, augmentés d'une quote-part de ceux des centres de structure, sont rapprochés du nombre « d'unités d'œuvre » qui les caractérisent.

Les charges indirectes se rapportant à des activités de cessions de produits sont affectées ou réparties sur les centres d'analyse.

3.1.1.3. Les coûts.

Le réseau comptable de l'établissement conduit à l'obtention de trois catégories de coûts :

• les coûts des prestations hors cessions (PHC) obtenus directement (pour la majeure partie), ou après traitement dans les centres d'analyse (procédure « d'affinage » des activités imprévues) ;

• les coûts des centres opérationnels (réception, stockage, expédition, mise-bord, conditionnement) issus du traitement des charges indirectes ;

• les coûts des transports (ceux réalisés par le service d'une part, ceux effectués par moyens externes d'autre part).

3.1.2. Cadre d'interprétation des résultats.

À son niveau, outre les consultations des pièces saisies, l'établissement a directement accès à quatre tableaux de résultats :

• le tableau des coûts de l'établissement par centre d'analyse ;

• le tableau d'analyse des coûts de transport (SEA et hors SEA) établi par nature (approvisionnement, transfert, franco ex-dépôt, franco-droiture) ;

• le tableau des unités d'œuvre ;

• le tableau des coûts des prestations hors cessions.

Ces tableaux se présentent sous deux versions : l'une mensuelle, l'autre cumulée depuis le début de l'année.

Ces résultats automatisés fournissent le cadre d'analyse commun qui permet le suivi (graphiques, tableaux…) plus spécifique d'une activité, en fonction des préoccupations propres à chaque établissement. Annuellement, le chef d'établissement établit un document d'analyse trisannuelle, adressé à son autorité de tutelle, assorti de propositions d'amélioration de gestion (effectifs, matériels,…).

3.1.3. Responsabilités des établissements.

Le système choisi repose sur la décentralisation des saisies (en grande partie au niveau des établissements) et sur le retour des informations traitées aux différents échelons.

Cette option nécessite que les établissements :

• maîtrisent l'outil à leur niveau ;

• saisissent les charges correctement et dans les délais fixés ;

• vérifient la cohérence des résultats par rapport aux saisies ;

• exploitent les résultats disponibles.

3.2. Les directions régionales interarmées (DRSEA)

. (modifié : 1^er mod.).

3.2.1. Modalités de mise en œuvre.

Le siège de la direction régionale interarmées est assimilé à un établissement.

En cas de difficulté dans un établissement de sa région (ignorance de l'information, défaillance technique, surcharge…), la DRSEA doit saisir les données à la place de l'établissement concerné ou désigner un établissement tiers pour le faire.

Indépendamment des tableaux de résultats régionaux, la direction peut consulter toutes les informations propres à un dépôt (pièces de saisie, tableaux de résultats…).

3.2.2. Cadre d'interprétation des résultats.

La direction régionale interarmées a accès à quatre tableaux de résultats régionaux :

• le tableau des coûts par centre d'analyse ;

• le tableau d'analyse des coûts de transport ;

• le tableau des unités d'œuvre ;

• le tableau des coûts des prestations hors cessions.

À partir de ces éléments et des résultats de chaque établissement, la DRSEA établit des fiches de suivi… l'évolution des organismes qu'elle administre. Un compte rendu annuel de gestion est adressé à la direction centrale du SEA.

3.2.3. Responsabilités des directions régionales interarmées.

Les directions régionales interarmées :

• s'assurent que le suivi analytique des établissements est convenablement effectué ;

• comparent les résultats des dépôts (dans le temps et entre eux) ;

• effectuent les synthèses demandées et celles qui leur paraissent complémentaires.

3.3. Les organismes spécifiques.

(modifié : 1^er mod.).

3.3.1. Modalités de mise en œuvre.

Certains établissements du service ont une activité spécifique ; leur comptabilité analytique est adaptée à leur particularisme tout en étant incorporée, en aval, aux traitements centralisés.

Ces établissements sont :

• le laboratoire et la station d'essais des filtres et des pompes qui lui est rattachée ;

• l'établissement de fabrication des huiles ;

• le magasin général ;

• l'atelier général.

Chacun de ces organismes recueille et adresse des informations à la direction centrale du service des essences des armées, suivant un regroupement qui permet :

• de coller à l'activité de l'établissement ;

• d'être incorporé à la chaîne de traitement des coûts par fonction, famille de produit… décrite au chapitre II, paragraphe 1.

3.3.2. Cadre d'interprétation des résultats.

L'établissement reçoit mensuellement de la direction centrale du service des essences des armées, des tableaux (du mois et cumulé depuis le 1^er janvier) faisant apparaître : son coût global, celui de ses fonctions spécifiques, le coût horaire, le coût unitaire des différentes prestations effectuées…

Cette présentation permet :

• de servir de base à la facturation des prestations réalisées au profit des tiers ;

• d'analyser la rentabilité et l'évolution de l'efficience des organismes.

3.3.3. Responsabilités des organismes particuliers.

Ces sont les mêmes que celles des autres établissements décrites ci-dessus (§ 3.1.3.).

3.4. L'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

(modifié : 1^er mod.).

3.4.1. Modalités de mise en œuvre.

Le siège de l'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA) est assimilé à un établissement.

La particularité de l'EATSEA se situe au niveau des saisies des informations complémentaires :

• il a connaissance des charges courantes ignorées par les établissements bénéficiaires : il les saisit donc à leur profit ;

• il saisit les dépenses centralisées d'investissement (matériels et infrastructure). Ces charges ne sont pas réaffectées automatiquement sur les établissements, le suivi correspondant est centralisé ;

• il saisit les charges imputables aux établissements du SEA, situés dans les départements et territoires d'outre-mer.

3.4.2. Cadre d'interprétation des résultats.

C'est le même que celui des autres établissement (cf. 3.1.2).

3.4.3. Responsabilités de l'établissement administratif et technique du service des essences des armées.

Par rapport aux autres organismes, l'EATSEA doit veiller particulièrement au collationnement d'informations diverses et contrôler que toutes les factures (fiches suiveuses) qui lui arrivent en « fin » de circuit ont été saisies en CAE.

3.5. La direction centrale du service des essences des armées.

(modifié : 1^er mod.)

3.5.1. Modalités de mise en œuvre.

Le siège de la direction centrale du service des essences des armées est assimilé à un établissement.

La direction centrale du service des essences des armées (DCSEA) saisit également des informations :

• en provenance des « organismes isolés » ;

• au profit d'autres organismes ;

• servant à valoriser les charges saisies par les établissements ⁽⁷⁾.

En tant que pilote de la CAE du service, la DCSEA instruit, oriente et contrôle les autres organismes.

3.5.2. Cadre d'interprétation des résultats.

La DCSEA peut consulter l'ensemble des résultats disponibles au niveau de chaque dépôt et ceux édités exclusivement à la DCSEA [ou à l'établissement administratif et technique du service des essences des armées (EATSEA)]. Ces derniers sont notamment :

• le tableau de suivi des charges d'investissement centralisés (éditées par dépôt) ;

• les cumuls des différents états édités aux autres niveaux ;

• des tableaux répondant à des besoins spécifiques : coût des fonctions, marge d'intervention du service, prix de revient complets, « facturation » analytique par grandes familles de clients… ;

• des informations permettant des recoupements : volumes approvisionnés, stockés, transférés… ; reclassement budgétaire des charges, édition des anomalies…

3.5.3. Responsabilité de la direction centrale du service des essences des armées.

La responsabilité de la section contrôle de gestion de la direction centrale du service des essences des armées couvre deux domaines :

• le fonctionnement correct de l'ensemble du système et la connaissance des résultats globaux ;

• l'adéquation des informations recueillies aux besoins évolutifs internes du service, des états-majors et des autorités de tutelle et de contrôle.