Préambule.

• 1. Pour améliorer la disponibilité de ses bâtiments, la marine a recherché la mise en place de procédures logistiques plus performantes qui se sont notamment traduites par :

  • la réorganisation de la fonction « approvisionnement », avec la création du service de soutien de la flotte dont la compétence, définie par le décret rappelé en référence c), s'étend à tous les matériels « navals » approvisionnés, jusqu'alors en très grande partie, par la direction des constructions navales ; la nouvelle répartition des compétences avec le service du commissariat de la marine fait l'objet de l'instruction citée en référence h) ;

  • la centralisation de la fonction « magasinage » par le service du commissariat de la marine chargé, après l'armement, de délivrer à partir des mêmes magasins tous les matériels de compétence SSF ou commissariat nécessaires au fonctionnement des formations ;

  • le développement, grâce aux nouvelles techniques d'information et de communication, d'un système d'information et de gestion logistique (SIGLe) dont le module « SAGESS STOCKS » ne concerne que l'administration du matériel figurant aux états d'allocations des matériels (EAM) « rechanges », mais qui doit à l'avenir permettre l'administration de tous les matériels délivrés par les magasins du commissariat de la marine aux bâtiments et aux formations à terre.

  L'ensemble de ces évolutions, qui tendent vers un mode d'administration unique de tous les matériels en service, frappe d'obsolescence les dispositions spécifiques de l'instruction citée référence f), relative à la gestion du matériel en service dans les unités de la marine.

• 2. La présente instruction provisoire, qui accompagne le déploiement du module SAGESS STOCKS, détermine les nouvelles règles comptables du matériel figurant aux EAM « rechanges ».

  Dans un souci d'uniformisation de la réglementation relative à la comptabilité des matériels, elle prévoit notamment la suppression :

  • de la notion de sous détenteurs-dépositaires non prévue dans le décret de référence a) ; cependant le commandant de la formation peut, en cas de besoin, nommer des détenteurs-dépositaires secondaires. En effet, si le magasinier est en principe détenteur-dépositaire unique du matériel prévu aux EAM « rechanges », il arrive que certains matériels doivent être détenus dans des conditions qui favorisent leur accessibilité immédiate ; il appartient au commandant de la formation d'apprécier la nécessité de désigner, selon le cas, un ou plusieurs détenteurs-dépositaires secondaires chargés du matériel à pied d'oeuvre ;

  • de la distinction entre les mouvements internes et externes, auparavant définie dans l'instruction visée en référence f) ; elle est remplacée par la classification suivante :

    • mouvements comptables (mouvement entraînant une modification de l'existant comptable) signés de l'ordonnateur-répartiteur ou de son délégataire ;

    • mouvements physiques (mouvements n'entraînant pas de modification de l'existant comptable) ;

  • de la classification en deux fichiers distincts (sélectionné et banal) des articles inscrits aux états d'allocations de matériel ;

  • de la notion de seuil de ravitaillement ; le remplacement d'un article est systématique dès qu'une délivrance est intervenue ;

  • du livret d'enregistrement spécial, qui servait à enregistrer les documents concernant les variations d'allocations. Les mouvements correspondants sont désormais intégrés dans le journal des mouvements comptables (JMC).

  De nouvelles modalités de contrôle interne de l'administration sont également mises en place. La vérification est réalisée annuellement à raison d'un cinquième des articles du stock du magasinier. La totalité des articles détenus par les détenteurs-dépositaires secondaires est vérifiée annuellement.

• 3. Les dispositions relatives à la suppression de la classification du matériel « S » et « B », aux nouvelles modalités de vérification et à la tenue informatisée de la fiche inventaire du détenteur-dépositaire secondaire ne sont pas intégrées dans la version actuellement déployée de SAGESS STOCKS sur les bâtiments ; elles le seront prochainement.

• 4. En l'état actuel des pratiques, la présente instruction a donc pour objet de préciser les conditions de mise en œuvre de la version actuellement déployée de SAGESS STOCKS.

  Elle concerne donc exclusivement les bâtiments de guerre ⁽¹⁾ et la comptabilité des articles figurant sur les EAM intitulés « rechanges ».

  Elle sera modifiée au fur et à mesure de l'élargissement de l'emploi de SAGESS STOCKS à toutes les formations (y compris les formations à terre) et à tous les matériels.

1. Dispositions générales.

1.1. Objet et champ d'application de l'instruction.

• I.  La présente instruction définit les règles d'administration et de comptabilité propres au matériel mobile en service, inscrit aux EAM « rechanges », des formations qui utilisent le module « SAGESS STOCKS », intégré dans le système d'information et de gestion de la logistique (SIGLe).

  Elle se substitue à l'instruction citée en référence f).

• II.  Les dispositions de l'instruction s'appliquent exclusivement au matériel figurant aux EAM « rechanges » suivant :

  • matériel d'armement de base mobile non consommable ;

  • les rechanges ;

  • les outillages spécifiques nécessaires au fonctionnement des appareils « coque-machine-électricité-sécurité » et « armes-équipements » ;

  • l'outillage commun ;

  • les appareils de mesure électriques et électroniques (AMEE).

2. Terminologie. Allocations de matériel.

2.1. Terminologie.

Pour le matériel régi par la présente instruction, cet article complète les dispositions de l'article 5 de l'instruction citée en référence g).

  I. Appareil.

Un appareil est un assemblage d'éléments constitué d'un ou plusieurs articles de ravitaillement destiné à assurer une fonction précise. Chaque appareil en service à bord est repéré par un code défini par le service de soutien de la flotte (SSF).

  II. Article de ravitaillement.

Définition : un article de ravitaillement est un article ou un ensemble d'articles approvisionnés auprès d'un service de soutien pour satisfaire un besoin logistique. Il est identifié par un numéro de nomenclature.

A chaque article est associée une unité de délivrance qui dépend de la nature de cet article [nombre (code NB), mètre linéaire (code ML), dizaine (code DX), …]. Dans tous les documents comptables, les quantités sont exprimées en unité de délivrance.

  III. Rechanges.

On appelle rechanges les articles de ravitaillement dont sont constitués les équipements des bâtiments ; ils sont répartis entre les domaines « armes-équipements » et « coque-machine-électricité-sécurité ». Ils sont approvisionnés par la SSF ; le commissariat de la marine en assure la réception, le stockage et la livraison pour le compte du SSF.

  IV. Outillage spécifique. Outillage commun.

Un outillage spécifique est un outillage particulier conçu pour un type d'appareil déterminé. Un outillage commun est un outillage qui peut être utilisé sur des appareils de type différents ; il est approvisionné par le service du commissariat de la marine ; à terme, il devrait être exclu des EAM « rechanges ».

  V. Classification.

Les rechanges, les outillages spécifiques ainsi que les AMEE sont classés dans l'une des trois catégories suivantes :

• les RP 1 : matériels techniquement ou économiquement non réparables ;

• les RP 2 : matériels techniquement et économiquement réparables ;

• les RGP : matériels de grande prévoyance dont le délai d'approvisionnement est particulièrement important et dont l'emploi relève d'un évènement fortuit, exceptionnel.

  VI. Groupes de matériels.

Le matériel inscrit aux EAM « rechanges » est réparti, pour chaque domaine, dans l'un des deux groupes suivants :

• le groupe II ⁽²⁾ comprend l'ensemble du matériel mobile autre que les rechanges et l'outillage spécifique dont l'approvisionnement est assuré par les services de soutien compétents ;

• le groupe III (2) est constitué des rechanges et de l'outillage spécifique dont l'approvisionnement incombe exclusivement au service de soutien de la flotte.

Il existe par ailleurs du matériel qui n'est pas attribué ou détenu en stock par une formation (articles de ravitaillement hors allocations) mais qui peut être approvisionné au coup par coup par celle-ci.

2.2. Allocations de matériel.

  I. Articles en allocations.

Tout le matériel mobile nécessaire à la formation (groupes II et III) est énuméré sur des états d'allocation de matériel édités par groupe. A l'armement du bâtiment, ces états sont définis pour tous les matériels par le service de programme compétent.

A l'issue de l'armement, chaque service de soutien est respectivement chargé du suivi des états d'allocations de matériel (modification, révision, optimisation) de sa compétence.

Pour les matériels navals de compétence SSF, il s'agit du bureau chargé des allocations de matériel (direction du service de soutien de la flotte de Toulon, sous-direction logistique, bureau des états d'allocation de matériel).

A la clôture de l'armement, le matériel mobile figurant sur les états d'allocation de matériel mais qui n'a pas été délivré à la formation est porté sur un document particulier dénommé « état des manquants au titre de l'armement » également appelé « état C ».

  II. Articles hors allocation (articles « H »).

Les articles hors allocation sont des articles qui ne figurent pas sur les EAM mais que la formation peut avoir besoin d'approvisionner auprès du SSF pour remplacer une pièce défectueuse ou nécessaire à l'occasion d'un déploiement de longue durée du bâtiment.

Si le commandant du bâtiment estime nécessaire de disposer de façon permanente de ces articles pour éviter l'indisponibilité de certains appareils, il adresse une demande de modification des EAM à l'autorité organique dont il relève qui la transmet au SSF.

3. Répartition des attributions à bord des bâtiments de guerre.

3.1. L'ordonnateur-répartiteur.

Le commandant de la formation autonome pour l'administration et la comptabilité du matériel est ordonnateur-répartiteur du matériel. Il peut déléguer sa signature à un officier de la formation.

Cette délégation de signature est inscrite au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel. Seul l'ordonnateur-répartiteur peut autoriser les mouvements comptables définis à l'article 10 ci-après.

3.2. Le magasinier.

Il appartient au commandant de désigner le magasinier du matériel figurant aux EAM « rechanges ».

Le magasinier est un officier marinier de la spécialité de fourrier qui cumule les fonctions de comptable et de détenteur-dépositaire. Selon la taille de la formation, son plan d'armement, l'importance de ses stocks de matériel et la configuration des locaux, le commandant peut :

• soit confier la comptabilité du matériel inscrit aux EAM « rechanges » au comptable de la formation, désigné conformément aux dispositions de l'instruction rappelée en référence g). Dans ce cas, la formation dispose d'un seul comptable pour l'ensemble du matériel relevant de la présente instruction et de l'instruction citée en référence g) ;

• soit désigner un comptable exclusivement compétent pour le matériel inscrit aux EAM « rechanges » ; dans ce cas, la formation dispose de deux, voire plusieurs comptables qui relèvent du chef service commissariat du bâtiment [cas du porte-avions nucléaire (PAN) notamment].

Dans la suite du texte, le terme de magasinier désigne le comptable du matériel inscrit sur les EAM « rechanges ».

3.3. Les détenteurs-dépositaires.

Le comptable est en principe détenteur-dépositaire unique de tous les matériels portés sur les EAM « rechanges » du bâtiment. Toutefois, il arrive que certains matériels, notamment les rechanges à pied d'oeuvre, soient conservés de façon permanente à proximité immédiate de leurs utilisateurs. Dans ce cas, il appartient au commandant d'apprécier la nécessité de désigner, à côté du comptable magasinier, un ou plusieurs détenteurs-dépositaires secondaires.

Seul le magasinier est habilité à effectuer des mouvements de matériels avec le service ravitailleurs.

4. Attributions des services de soutien.

4.1. Le service de soutien de la flotte (service ravitailleur).

Le service de soutien de la flotte est chargé de l'approvisionnement et du réapprovisionnement du matériel naval en service mais aussi de sa réparation.

Ainsi, le SSF est chargé de désigner les destinataires de tous les mouvements de matériel ; les ordonnateurs-répartiteurs [commandants de bâtiments et chefs des services d'approvisionnement du commissariat de la marine (SACOM)] exécutent les décisions prises par le SSF ; la fonction d'ordonnateur-répartiteur est exclusivement administrative.

A ce titre, le SSF est le seul destinataire pour action des expressions de besoins formulées par les bâtiments ; il ordonne la délivrance du matériel par le service du commissariat de la marine ainsi que les remises par les bâtiments.

4.2. Le service du commissariat de la marine (service pourvoyeur).

Le service du commissariat de la marine est chargé du magasinage des rechanges (RP 1, RP 2, RGP) pour le compte du service de soutien de la flotte.

A ce titre, il en assure la réception (avec le concours du SSF pour l'expertise technique), le stockage et la livraison aux bâtiments en exécution des décisions du service de soutien de la flotte.

Le chef du service des approvisionnements du commissariat est ordonnateur-répartiteur des rechanges « en approvisionnement ».Il en désigne les comptables et les détenteurs-dépositaires.

5. Les mouvements de matériel.

5.1. Classification des mouvements.

Il y a lieu de distinguer deux types de mouvements :

• les mouvements comptables ;

• les mouvements physiques.

5.2. Les mouvements comptables.

Les mouvements comptables sont les opérations qui entraînent une augmentation ou une diminution définitive ou durable du stock détenu par la formation. Ils constituent exclusivement des mouvements externes. L'absence d'un matériel pendant le temps nécessaire à sa réparation ou à son remplacement ne constitue pas un mouvement comptable puisque l'existant après mouvement demeure le même que l'existant initial.

Les mouvements comptables suivants doivent être prescrits par l'ordonnateur-répartiteur ou son délégataire, suite aux décisions prises par le SSF :

• la délivrance de matériel prévu aux allocations théoriques et délivré après la clôture de l'armement (complément à l'armement) ;

• la délivrance de matériel suite à une augmentation des allocations théoriques (complément à l'armement) ;

• la délivrance de matériel non prévu dans les allocations théoriques ou en quantité insuffisante et nécessaire pour l'accomplissement d'une mission particulière (supplément temporaire à l'armement) ;

• le remplacement consécutif à une perte, un déficit ou une destruction ;

• la remise de matériel.

Ces mouvements comptables donnent lieu à l'établissement d'une expression de besoins préparée par le magasinier, puis présentée à la signature de l'ordonnateur-répartiteur, avant d'être adressée au service de soutien de la flotte.

Les autres mouvements comptables sont exécutés à l'initiative de l'ordonnateur-répartiteur :

• la perte de matériel qui est une diminution accidentelle et constatée de l'existant. Elle donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal enregistré au registre des actes administratifs de la formation ;

• le déficit qui est le résultat de la constatation d'absence de certains matériels. Cette constatation peut intervenir à l'occasion des opérations de contrôle. Le déficit donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que les procès-verbaux de perte ;

• la destruction qui consiste à faire disparaître un matériel qui ne peut faire l'objet d'aucune récupération. La destruction donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités que les procès-verbaux de perte ;

• l'excédent de matériel ;

• le versement de matériel de formation à formation justifié par des impératifs opérationnels, après décision de l'autorité organique dont relève la formation cédante.

Au vu de l'expression de besoin, le service de soutien de la flotte consulte les stocks des magasins des services des approvisionnements du commissariat de la marine (SACOM) et décide de la suite à donner :

• refus de délivrance (besoin injustifié) ;

• édition d'un bon à valoir (BAV) ;

• émission d' un ordre de délivrance au SACOM.

Quand le magasinier a obtenu le matériel demandé, il donne acquit de la livraison sur le bordereau établi par le SACOM.

Ce bordereau est annexé à l'appui de la pièce justificative retirée du classeur n^o 4 du dossier d'instance (cf. art. 18).

Le magasinier saisit alors l e mouvement d'entrée de matériel sur SAGESS STOCKS puis classe la pièce justificative dans le dossier des pièces justificatives (PJ) du journal des mouvements comptables.

S'il s'agit d'une remise définitive, le magasinier transmet le matériel concerné au SACOM contre émargement d'un billet de remise.

Les circuits des différents mouvements comptables font l'objet des appendices de l'annexe I de la présente instruction.

5.3. Les mouvements physiques.

Les mouvements physiques sont les mouvements de matériel qui ne modifient pas l'existant comptable du matériel détenu par la formation.

Ces mouvements sont :

• 1. L'échange nombre pour nombre d'un matériel non consommable entre le magasinier et un détenteur-dépositaire secondaire d'un service ou un utilisateur (remplacement d'un matériel hors d'usage par un matériel du même type et en bon état).

  Le remplacement auprès du magasinier d'une pièce défectueuse par une pièce en bon état s'effectue au moyen d'une fiche d'intervention émise à partir du poste SIGLe du service demandeur.

• 2. L'échange nombre pour nombre d'un matériel non consommable entre le détenteur-dépositaire du stock en magasin et le service pourvoyeur (remplacement d'un matériel hors d'usage par un matériel de même type et en bon état), après décision du service de soutien de la flotte.

  Ces mouvements, appelés « échange standard », font normalement l'objet d'une remise du matériel hors d'usage, sauf s'il est codé E 1 (voir art. 14 ci-dessous).

  L'expression de besoin d'un échange standard entre la formation et le service de soutien de la flotte est toujours préparée par le magasinier, puis présentée à la signature de l'officier chef du service commissariat.

  Au vu de l'expression de besoin émise, le service de soutien de la flotte consulte les stocks des magasins du SICOM et décide de la suite à donner :

  • refus de délivrance (besoin injustifié) ;

  • édition d'un bon à valoir ;

  • émission d' un ordre de délivrance au SACOM.

  Quand le magasinier a obtenu le matériel demandé, il donne acquit de la livraison sur le bordereau établi par le service des approvisionnements du commissariat de la marine. Ce bordereau de livraison est annexé à l'appui de la pièce justificative retirée du classeur n^o 4 du dossier d'instance. Le magasinier saisit alors le mouvement d'entrée de matériel sur SAGESS STOCKS puis classe la pièce justificative dans le dossier des PJ du journal des mouvements physiques.

• 3. Le versement d'un matériel par le magasinier à un détenteur-dépositaire d'un service du bord et vice versa.

• 4. Un prêt de matériel du stock bord à un détenteur-dépositaire ainsi que la réintégration de ce matériel dans le stock bord à l'issue du prêt.

• 5. Le transfert de matériel d'un gisement vers un autre gisement.

• 6. L'envoi de matériel en réparation après accord préalable du SSF ⁽³⁾.

  Les circuits des différents mouvements physiques font l'objet des appendices de l'annexe II.

Cependant, les fonctionnalités proposées sur le poste de travail « SAGESS SOCKS » du détenteur-dépositaire secondaire se limitent actuellement à :

• la consultation de l'ensemble des articles inscrits aux états d'allocation de matériel ;

• l'expression de besoin d'un article vers le magasinier.

Dans l'attente de la tenue informatisée des fiches inventaires des détenteurs-dépositaires secondaires (FID) sur SAGESS STOCKS, les mouvements affectant les matériels mis en détentions secondaires sont enregistrés sur des FID dont le modèle est fixé par circulaire citée en référence i).

6. Vérifications, recolements et recensements.

6.1. Modalités.

Les contrôles des détentions du matériel inscrit sur les EAM « rechanges », s'effectuent conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence g).

Toutefois, afin de tenir compte de l'importance relative de chacune de ces détentions, les opérations annuelles de vérifications portent sur :

• un cinquième de la totalité du stock de matériel détenu par le magasinier dont le programme est arrêté chaque année par un ordre du commandant ;

• la totalité des articles confiés à des détenteurs-dépositaires secondaires. Les chefs de service ou de secteur concernés s'assurent de la réalité de ces contrôles. Cette vérification peut être effectuée à l'occasion de la mutation du détenteur-détenteur secondaire.

L'application « SAGESS STOCKS » permet l'édition des états nécessaires à la réalisation de ces opérations selon une arborescence des gisements sur trois niveaux :

• le local ;

• l'armoire ;

• le gisement.

Ces états comportent les renseignements suivants :

• la date et la nature de l'opération (vérification, récolement ou recensement) ;

• la liste des articles à inventorier, identifiés par leur numéro de nomenclature OTAN et leur désignation ;

• les existants physiques connus dans le gisement.

Les résultats des contrôles des détentions sont enregistrés dans ces états, certifiés par le détenteur, le chef de secteur ou de service et l'ordonnateur-répartiteur puis transmis au bureau comptable du matériel pour enregistrement dans le registre des actes administratifs (RAA).

7. La comptabilité du matériel.

7.1. Les documents tenus par le magasinier.

La comptabilité du matériel prévu aux EAM « rechanges », tenue par le comptable, comprend les documents suivants :

• la collection complète des allocations théoriques de matériel (EAM) ;

• pour chaque numéro de nomenclature : une fiche inventaire du comptable qui remplit les fonctions de la fiche inventaire du détenteur-dépositaire pour les articles dont il a la charge. Dans l'application « SAGESS STOCKS », les fonctionnalités de la fiche inventaire correspondent à l'écran de visualisation des données de l'article et de l'historique des mouvements associés ;

• le journal des mouvements comptables (JMC) ;

• le journal des mouvements physiques (JMP) ;

• le dossier des pièces justificatives pour l'ensemble des mouvements de matériels ordonnés ;

• le dossier d'instance ;

• les listes émargées des matériels remis aux détenteurs-dépositaires secondaires ⁽⁴⁾.

Toutes les décisions du commandant de la formation relatives à l'administration et à la comptabilité des matériels inscrits aux EAM des « rechanges » sont enregistrées au registre des actes administratifs (RAA), dans les conditions fixées par l'instruction rappelée en référence g).

7.2. La fiche inventaire du comptable.

Tout article qui figure aux états d'allocation de matériel « rechanges » de la formation est suivi sur une fiche inventaire du comptable (FIC) tenue sur SAGESS STOCKS. Il en va de même pour tout article détenu en supplément aux allocations (art. « H » notamment).

Les points d'entrée pour une recherche d'un article sur SAGESS STOCKS sont le numéro de nomenclature, la désignation de l'article, le code appareil.

L'écran de visualisation d'un article donné, correspondant à la fiche inventaire du comptable, indique les éléments suivants :

• le numéro de nomenclature ;

• l'ancien numéro de nomenclature ;

• le numéro de nomenclature de remplacement éventuel ;

• la désignation de l'article ;

• l'unité de conditionnement ;

• le prix de l'article mis à jour annuellement ;

• le nombre d'exemplaires alloués de l'article ;

• l'existant présent à bord en distinguant le nombre d'exemplaires :

  • en bon état ;

  • hors service (HS) ;

• le ou les gisements du matériel au sein de la formation (gisement en stock magasin, quantités confiées aux détenteurs-dépositaires secondaires) ;

• la quantité d'exemplaires de l'article délivré à un service à titre de prêt ;

• la quantité d'exemplaires en commande ;

• la quantité d'exemplaires figurant à l'état des articles non délivrés à l'issue de la clôture de l'armement ;

• les renseignements nécessaires au réapprovisionnement des articles : service ravitailleur, famille, éventuellement sous-famille ;

• le code fragilité ;

• le code échange qui détermine la nature de l'échange (échange assoupli ou non avec contrôle a priori ou a posteriori) auprès du service ravitailleur.

Ces codes échanges sont les suivants :

• code E 1 : délivrance d'un nouvel article sans présentation de la pièce défectueuse ; il s'agit d'un échange standard assoupli ;

• code E 2 : délivrance de la pièce en bon état avec contrôle technique a posteriori de la pièce défectueuse ;

• code E 3 : délivrance de la pièce en bon état avec contrôle technique a priori de la pièce défectueuse.

Pour chaque article, une fonctionnalité de SAGESS STOCKS permet de consulter l'ensemble des mouvements réalisés.

7.3. Le journal des mouvements comptables.

Le journal des mouvements comptables (JMC) est le document tenu par le magasinier sur lequel sont enregistrés tous les mouvements comptables définis à l'article 10 ci-dessus.

SAGESS STOCKS attribue automatiquement le numéro d'enregistrement des mouvements comptables dans une série chronologique établie à partir de l'armement jusqu'à la première révision d'allocations, puis entre deux révisions d'allocations.

Le journal des mouvements comptables est édité régulièrement et obligatoirement à la fin de chaque mois ; il est visé par le commissaire de la formation ou, à défaut, par le commandant ou l'officier en second.

7.4. Le journal des mouvements physiques.

Le journal des mouvements physiques (JMP) est le document tenu par le magasinier sur lequel sont enregistrés les mouvements physiques définis à l'article 11 ci-dessus.

SAGESS STOCKS attribue automatiquement le numéro d'enregistrement des mouvements physiques dans une série chronologique établie à partir de l'armement jusqu'à la première révision d'allocations, puis entre deux révisions d'allocations.

Le journal des mouvements physiques est édité régulièrement et obligatoirement à la fin de chaque mois ; il est visé par le commissaire de la formation ou, à défaut, par le commandant ou l'officier en second.

7.5. Le dossier des pièces justificatives.

Le dossier des pièces justificatives se compose de deux classeurs :

• un classeur des pièces justificatives des mouvements comptables ;

• un classeur des pièces justificatives des mouvements physiques.

Chaque pièce justificative reçoit mention du numéro attribué par l'application « SAGESS STOCKS ». Lorsqu'un mouvement de matériel est effectué en plusieurs étapes, notamment à la suite de délivrance partielles, les pièces justificatives portent le même numéro de mouvement.

Ce classement permet en outre de réunir l'historique complet du mouvement.

L'ensemble des pièces justificatives est conservé par le comptable.

7.6. Le dossier d'instance du comptable.

Le dossier d'instance contient les pièces justificatives expliquant les différences entre les allocations fixées par les états d'allocation de matériel et les existants réellement détenus dans la formation.

Les pièces qui constituent le dossier d'instances sont réparties à l'intérieur de six classeurs distincts comprenant :

Classeur n^o 1 : les états relatifs à des articles pour lesquels la première délivrance n'a été que partielle ; pour ces articles, les délivrances complémentaires sont faites ultérieurement par les services ravitailleurs, sur ordre du service de soutien de la flotte et sans intervention de la formation. A l'issue de la période d'armement, les articles non encore délivrés sont inscrits sur l'état inséré dans le classeur n^o 2 ci-dessous.

Classeur n^o 2 : l'état qui donne la liste des articles dus au titre de l'armement. Cet état concerne l'ensemble des articles pour lesquels la délivrance a été nulle ou partielle.

Classeur n^o 3 : les fiches d'intervention concernant les expressions de besoins à établir et correspondant aux délivrances effectuées ou à effectuer (cas d'un existant nul pour un article) aux services du bord par le magasinier.

Classeur n^o 4 : les expressions de besoins adressées au service de soutien de la flotte mais non encore honorées. Ce classeur se subdivise en deux parties : d'une part les mouvements comptables et d'autre part les mouvements physiques.

Classeur n^o 5 : les bons à valoir émis par le service ravitailleur correspondant à des demandes de recomplètement établies après la clôture de l'armement et qui n'ont pu recevoir totalement satisfaction. Ces bons sont accompagnés, dans le dossier, d'une copie de l'expression de besoin incomplètement honorée.

Classeur n^o 6 : les demandes de supplément temporaire à l'armement, tant que la situation du matériel correspondant n'a pas été régularisée (remise définitive du matériel au service ravitailleur, après utilisation).

Le dossier d'instance est purgé après exécution des mouvements correspondants. Les pièces qu'il contient sont classées au dossier des pièces justificatives.

7.7. Les documents détenus par les détenteurs-dépositaires secondaires.

Les détenteurs-dépositaires secondaires détiennent :

• la liste du matériel remis par le magasinier ;

• les fiches inventaires qui retracent l'historique des mouvements des matériels qui leur ont été confiés.

7.8. La liste du matériel détenu par le détenteur-dépositaire secondaire.

La liste du matériel détenu par le détenteur-dépositaire secondaire fait apparaître, pour chaque article :

• le numéro de nomenclature ;

• la désignation de l'article ;

• l'unité de conditionnement ;

• le code échange ;

• la quantité détenue.

Cette liste, disponible pour le détenteur-dépositaire secondaire sur son poste de travail SAGESS STOCKS, ne peut en aucun cas être modifiée par ses soins. Seul le magasinier peut intervenir pour ajouter, supprimer un article ou modifier la quantité détenue.

7.9. Les fiches inventaires des détenteurs-dépositaires secondaires.

Tout détenteur-dépositaire secondaire suit les mouvements de matériels qui lui ont été remis par le magasinier sur ses fiches inventaires.

Les fiches inventaires destinées aux détenteurs-dépositaires secondaires sont ouvertes dès lors qu'un matériel leur est confié par le détenteur-dépositaire du stock du magasin.

Tous les mouvements de matériel entre la formation et les services ravitailleurs étant de la compétence exclusive du magasinier, les fiches inventaires des détenteurs-dépositaires secondaires ne reçoivent d'autres mentions que celles précisant les quantités remises par le magasinier, les mouvements de ces articles entre le magasinier et les détenteurs-dépositaires secondaires, et la restitution définitive de ces articles au magasinier.

Le détenteur-dépositaire secondaire inscrit sur chaque fiche inventaire le gisement attribué au matériel qui lui a été confié. En outre, il doit mentionner pour chaque article la position du matériel dont il a la responsabilité dans le cas où il y a prêt à un utilisateur ou envoi de ce matériel en réparation.

8. Dispositions propres aux formations rattachées n'ayant pas de comptable.

8.1. Organisation.

• I.  Le commandant de la formation de rattachement (formation autonome ou centre administratif) exerce les fonctions d' ordonnateur-répartiteur pour le matériel en service à bord des formations rattachées ne disposant pas de comptable.

• II.  Le comptable de ce matériel relève, dans sa fonction de comptable, du commandant de la formation de rattachement [chef de centre administratif, commandant l'escadrille des sous-marins d'attaque (ESNA), commandant l'escadrille des sous-marins nucléaires lanceurs d'engins (ESNLE), commandant de base navale, autres…]. Il est également magasinier de l'ensemble du matériel figurant aux EAM des formations rattachées. A ce titre, il dispose d'un exemplaire des EAM des formations rattachées ainsi que des « états C ».

  Il dispose d'un magasin unique à terre mais, tout ou partie du matériel peut être confié aux formations rattachées dont il assure le soutien.

  Le magasinier est le seul à pouvoir assurer les relations directes avec le service ravitailleur.

• III.  A l'égard de la formation de rattachement, le commandant de la formation rattachée exerce les attributions d'un chef de service. Ce dernier veille à tenir informé le magasinier de tout mouvement de matériel qui peut se produire dans la formation (perte, destruction, versement de matériel d'une détention-secondaire vers une autre détention-secondaire…). Il s'assure, par ailleurs, que les opérations de contrôle interne relatives au suivi et à la gestion du matériel inscrits aux EAM « rechanges » sont effectivement réalisées selon le programme établi annuellement.

• IV.  Le commandant de la formation rattachée désigne un ou plusieurs détenteurs-dépositaires secondaires du matériel en service au sein de sa formation. Ces détenteurs doivent rester en nombre restreint. Ils assurent les relations de la formation rattachée avec le comptable de la formation de rattachement, notamment pour l'exécution de l'ensemble des mouvements de matériel. En aucun cas, les détenteurs-dépositaires secondaires n'adressent directement leurs demandes de matériel aux services ravitailleurs.

• V.  Les documents détenus par la formation rattachée sont les suivants :

  • un exemplaire de ses EAM et de l'« état C » ;

  • pour chaque détenteur-dépositaire secondaire de la formation rattachée, la liste du matériel qui lui est confié ;

  • un dossier d'instance composé des pièces justificatives justifiant une absence temporaire du matériel.

9. Dispositions diverses.

9.1. Dispositions transitoires.

Après l'implantation du module « SAGESS STOCKS », toutes les opérations comptables continuent à être parallèlement saisies sur le logiciel LOGAMAT GC pendant une période transitoire d'un mois. Durant cette période, la comptabilité authentique demeure celle tenue sur LOGAMAT GC.

A l'issue de cette période, et sous réserve d'y avoir été autorisée par l'autorité responsable de la surveillance administrative, la formation ne tient sa comptabilité que sur la seule application SAGESS STOCKS. Cette autorisation doit être enregistrée dans le registre des actes administratifs de la formation.

Dès lors qu'elles sont autorisées à utiliser SAGESS STOCKS, les formations appliquent les dispositions de la présente instruction en lieu et place de celles prévues par l'instruction citée en référence f).

9.2. Textes abrogés.

Les textes énumérés ci-dessous sont abrogés :

• instruction provisoire n^o 955/DEF/CMa/1 du 13 mai 1981, relative aux modalités expérimentales de gestion centralisée du matériel en service dans les unités de la marine ;

• circulaire n^o 956/DEF/CMa/1 du 13 mai 1981, relative à la mise en service à titre expérimental, à bord des avisos, d'une fiche technique, dispositions comptables.