La présente instruction a pour objet de définir le champ et les modalités d'application des actions sociales communautaires et culturelles (ASCC) au sein du ministère de la défense.

1. Objectif.

1.1.

Ces actions ont pour objectif de permettre aux ressortissants du ministère de la défense, en activité ou retraités, et à leurs familles de développer leurs sentiments de solidarité, d'améliorer leur enracinement dans leur milieu professionnel en prenant part en commun à certaines activités et d'atténuer les difficultés nées de la mobilité et de l'isolement.

1.2.

Ces actions ont donc pour principe d'associer le plus grand nombre de participants à des activités organisées localement et destinées à répondre spécifiquement aux contraintes professionnelles.

1.3.

Chaque comité social décide des actions à entreprendre lors de la première séance plénière de l'année, à la majorité des représentants du personnel civil ou militaire présents ; en cas de partage égal des voix, la décision revient au président.

1.4.

Le bilan de l'emploi des crédits d'actions sociales communautaires et culturelles de l'année précédente doit être exposé aux membres du comité social dans les meilleurs délais et, autant que possible, avant décision de l'emploi des crédits de l'année en cours.

2. Nature des actions.

2.1.

Les actions qui peuvent être entreprises sont regroupées en trois orientations correspondant à leur finalité et à leur gestion.

2.1.1. Les actions de prévention, la lutte contre les grands fléaux sociaux et les conseils juridiques.

A ce titre, des projets peuvent être également proposés par les districts ou sous-districts sociaux afin de s'inscrire dans le cadre d'un plan d'action sociale. Ces actions peuvent prendre la forme de conférences à thèmes sociaux, médicaux ou relatives à la protection maternelle et infantile ou d'achats de documentation juridique ou familiale. Il peut s'agir également du financement de conseils juridiques et familiaux destinés à permettre aux ressortissants de bénéficier gratuitement, soit dans leur unité ou établissement, soit auprès de cabinets conventionnés, des renseignements utiles susceptibles de les guider lorsque des problèmes juridiques et familiaux se posent à eux au plan strictement privé et que des possibilités identiques n'existent pas localement ou sont insuffisantes. En cas de convention, celle-ci devra être limitée à un accord de tarif préférentiel pour les consultations accordées aux ressortissants adressés par la région ou le district. Dans le cas où ces consultations sont réglées directement au praticien par l'usager, elles sont remboursées par le service social, conformément à un accord préalable, sur production d'une pièce justificative de la dépense effectuée. Le recours à ces conseils ne devra en aucun cas permettre de laisser à la charge de l'État les frais d'une procédure judiciaire.

2.1.2. Les actions collectives de cohésion.

Dans ce cadre, les actions sont conduites avec le soutien du commandement, au niveau de la garnison ou d'un établissement, en liaison avec les directives locales de l'action sociale. Ces actions peuvent prendre la forme d'achats de livres pour une bibliothèque, d'arbre de Noël, de réunions de cohésion incluant les familles pour des activités culturelles ou de loisirs en commun dans le cadre des unités ou des établissements, de réunions d'information sur la retraite, de visites de caractère régional ou local à but culturel, de séances récréatives, de participation à la création ou aux activités de clubs à vocation culturelle ou de loisirs pour adultes et enfants dans les unités ou établissements ou relevant d'associations agissant au bénéfice de ressortissants du ministère de la défense, au moyen de conventions. Il peut s'agir également de la mise en place de bureaux d'accueil et d'information qui ont pour rôle de faciliter l'insertion des ressortissants ou de leur famille dans leur nouvelle garnison ou leur nouvel établissement et de contribuer à leur information durant toute la durée de l'affectation ; ils doivent notamment, à ce titre, participer à l'élaboration et à la diffusion de toute information utile.

2.1.3. Les actions culturelles.

Ces actions sont à l'initiative propre des comités sociaux. Elles peuvent comprendre des conférences à thème culturel, des animations dans les grands ensembles urbains afin d'aider l'insertion des familles des ressortissants par des activités culturelles notamment en centre social ou des participations aux activités de clubs.

2.2.

Afin de parvenir à la réalisation des actions entreprises, les chefs de district social peuvent dans la limite des crédits dont ils disposent, opérer des dépenses annexes. Ces dépenses doivent être strictement nécessaires au bon fonctionnement des actions et doivent figurer au bilan des actions présenté aux comités sociaux. Ces dépenses peuvent notamment couvrir le règlement des frais éventuels d'assurance et de redevance, l'achat de documentation juridique ou familiale, l'achat de brochures, plans et guides locaux, la réalisation de panneaux d'information ou l'aménagement des locaux nécessaires à la tenue des actions.

2.3.

Certaines actions et certaines dépenses annexes sont incompatibles avec l'objectif décrit ci-dessus et doivent en conséquence être impérativement exclues. Il s'agit, d'un point de vue général, des actions déjà organisées par d'autres organismes existants [clubs sportifs et artistiques de la défense nationale, institution de gestion sociale des armées (IGeSA), foyers ou cercles par exemple] ou déjà couvertes par d'autres ressources budgétaires (à l'exception des crédits consacrés à la lutte contre les grands fléaux sociaux).

De même ces crédits ne doivent en aucun cas être utilisés pour régler des dépenses de fonctionnement ou d'investissement propres aux directions locales, aux districts sociaux ou échelons sociaux et sans lien direct avec l'objectif défini au paragraphe 1.

A titre d'exemple, il peut ainsi être mentionné au titre des dépenses prohibées celles correspondant à des frais de salaires et de charges sociales, à des frais de déplacement professionnels et d'hébergement, à des frais de stages, à des factures de téléphone, à des charges locatives, à des acquisitions de matériels de bureau ou à des voyages à l'étranger. Les versements d'arrhes ou les avances sur consommation sont également à proscrire sauf dans les cas où leur nécessité est dûment justifiée (réservation de spectacles notamment).

3. Procédures financières.

3.1.

La conduite de ces actions est déconcentrée auprès soit des directeurs locaux de l'action sociale, soit des chefs de district social de l'armement ou de l'outre-mer.

3.2.

Les crédits d'actions sociales communautaires et culturelles imputés sur le chapitre 33.92 sont répartis par la direction de la fonction militaire et du personnel civil/sous-direction des actions sociales (DFP/AS) en fonction des effectifs relevant de chacun des comités sociaux, à la délégation générale pour l'armement, à chaque état-major d'armée et à la direction générale de la gendarmerie nationale.

Les crédits mis à la disposition des organismes bénéficiaires sont déterminés par chacune des autorités précitées :

• pour la délégation générale pour l'armement sous forme d'un droit de tirage global mis à la disposition de la direction des ressources humaines qui procède à une sous-répartition entre les districts sociaux d'établissement ;

• pour chaque armée et la direction générale de la gendarmerie nationale, par directions locales de l'action sociale qui procèdent à une sous-répartition par district social ;

• pour l'outre-mer, par district social interarmées.

3.3.

Ces crédits sont disponibles sous forme d'un droit de tirage annuel auprès de l'institution de gestion sociale des armées en ce qui concerne la délégation générale pour l'armement, l'armée de terre, la marine, l'armée de l'air et la gendarmerie nationale. Ils sont délégués en ce qui concerne les districts sociaux interarmées d'outre-mer.

3.4.

Ils sont gérés au plan local soit par les directeurs locaux de l'action sociale, soit par les chefs de districts sociaux qui utilisent les crédits en fonction des actions décidées par les comités sociaux.

3.5.

Les droits de tirage et les crédits délégués constituent une limite à ne pas dépasser. Les reliquats en droit de tirage éventuels en fin d'exercice ne s'ajoutent pas aux droits de tirage de l'exercice suivant pour les autorités sociales concernées. Ils sont regroupés à l'échelon central et font masse pour la détermination des droits de tirage de l'exercice suivant. Les crédits délégués non utilisés ne sont pas reportables et doivent être restitués avant la clôture de la gestion.

3.6.

Les dépenses relatives aux ASCC dûment justifiées par les factures correspondantes sont payées par l'IGeSA dans la limite des droits de tirage consentis, conformément aux dispositions du décret 66-911 du 09 décembre 1966 (BOC/SC, p. 1210) modifié relatif à l'organisation et au fonctionnement de l'IGeSA. Ces factures doivent être accompagnées d'une note explicative sur la facture même ou sur le bordereau d'envoi, établie par les directeurs locaux de l'action sociale ou les chefs de district social, faisant clairement ressortir le contexte de la dépense engagée et précisant le nombre de personnes concernées.

3.7.

Dans tous les cas le trésorier-comptable central de l'IGeSA assure une fonction de payeur et pour les dépenses supérieurs à 4 000 francs de caissier. Le trésorier-comptable central est à ce titre habilité à refuser le paiement des factures relatives à des dépenses finançant des actions exclues du champ d'application des ASCC, tel que défini ci-dessus. Il doit, dans ce cas, saisir la DFP/AS.

3.8.

La direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction des actions sociales exerce un contrôle a posteriori de l'emploi des crédits d'ASCC. Elle peut émettre des observations notamment dans l'éventualité où ces crédits seraient utilisés au financement d'action ne correspondant à aucun des axes susdéfinis. Tout abus manifeste pourrait entraîner une révision de la dotation correspondante.

4. Application.

La présente instruction abroge, à compter du 1er avril 1998, l'instruction n^o 507716/DEF/DFP/AS/AJ du 5 octobre 1988 relative à la conduite des actions sociales communautaires et culturelles et la note-circulaire n^o 506548/DEF/DFP/AS/IR du 15 décembre 1994 relative à l'utilisation des crédits d'actions sociales communautaires et culturelles.