1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction.

La présente instruction a pour objet de définir les règles applicables à la comptabilité des matériels du service des essences des armées (SEA), conformément aux dispositions du décret de première référence.

1.2. Champ d'application.

Cette instruction est applicable :

• par tous les établissements du service, les sièges des directions régionales interarmées et organismes assimilés, implantés en métropole, dans les départements et les territoires d'outre-mer ;

• par les établissements implantés de façon durable sur le territoire des états étrangers, avec lesquels des accords de défense sont conclus ;

• par les détachements du service en opération extérieure ou en mission d'assistance humanitaire conduite sous l'égide de l'organisation des nations unies (ONU) ou de toute autre organisation internationale.

Le terme « établissement » est utilisé dans la suite du texte comme terme générique pour désigner indifféremment les organismes ou détachements cités ci-avant.

La présente instruction s'intéresse à la totalité des matériels, objets et matières constituant le domaine mobilier du service, dont les agents assument la responsabilité soit comme affectataires, soit comme détenteurs ou utilisateurs, et notamment :

• aux véhicules, wagons-réservoirs, groupes de pompage mobiles, réservoirs souples, tuyaux flexibles ;

• au matériel et à l'outillage nécessaires au fonctionnement du service ;

• à l'armement, au matériel de transmission, d'optique, et de façon générale au matériel « militaire » des modules logistiques opérationnels mis sur pied par la base pétrolière interarmées (BPIA) ;

• au matériel informatique, bureautique et télématique,

  à l'exception des matériels dont les règles de comptabilité sont fixées par d'autres textes.

Elle ne vise pas les biens classés immobiliers par destination au sens des articles 524 et 525 du code civil, à savoir les biens immobiliers attachés au fonds à perpétuelle demeure, scellés à plâtre ou à chaux ou à ciment, ou lorsqu'ils ne peuvent être détachés sans être fracturés et détériorés, ou sans briser ou détériorer la partie du fonds à laquelle ils sont attachés.

1.3. Buts et principes.

La comptabilité des matériels a pour buts :

• la connaissance du patrimoine mobilier du service en quantité et en valeur ;

• la description, le suivi et le contrôle des mouvements ;

• l'appréciation des responsabilités susceptibles d'être mises en cause ;

• la fourniture de renseignements utiles au profit des personnes intervenant dans la gestion des matériels.

Les écritures sont basées sur les quantités déterminées à l'aide de documents permanents et de pièces justificatives de mouvements.

La période comptable est annuelle et s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

Les mouvements physiques d'entrée, de transfert et de sortie sont passés en écriture à la date où ils se produisent.

1.4. Classification des matériels.

Les matériels du SEA sont classés d'après :

• leur nature en consommable et en non-consommable ;

• leur position comptable :

  • en approvisionnement ;

  • en service ;

  • mis à disposition d'organismes extérieurs à la défense ;

  • en attente.

1.5. Nature des matériels.

Le catalogue des matériels et matières (SEA 6701) fournit la description sommaire, la nature et les conditions générales d'acquisition des matériels qui y sont répertoriés. La mise à jour de ce catalogue fait l'objet de directives particulières.

La nature de chaque matériel a un caractère intangible, quelles que soient les positions comptables successives dans lesquelles ce matériel sera placé au cours de sa vie.

Les matériels se répartissent en « matériels consommables » et « matériels non consommables ».

Les matériels consommables sont ceux qui, de par leur nature, disparaissent par l'usage ou dont la valeur est inférieure à un seuil dont le montant est fixé par un texte particulier.

Parmi les matériels consommables, certains matériels d'usage courant qui existent durablement dans l'établissement sont désignés sous l'appellation « consommables surveillés ». Ces matériels sont suivis au moyen d'une comptabilité simplifiée automatisée.

Les règles spécifiques de gestion de l'ensemble des matériels consommables sont fixées par un texte particulier.

Les autres matériels sont classés non consommables. Ils sont toujours suivis en comptabilité.

1.6. Position comptable.

La position comptable d'un matériel est une caractéristique variable dans le temps, à la différence de sa nature ; un matériel peut connaître successivement, les positions comptables suivantes :

1.6.1. Les matériels en approvisionnement.

Le matériel est entretenu en magasin, disponible et en état d'être délivré à tout moment pour remplir sa fonction ; l'approvisionnement est courant ou réservé ; il est dit réservé lorsque le matériel considéré est conservé et entretenu en vue d'une utilisation non programmée résultant d'une période de crise ou d'un emploi spécifique.

1.6.2. Les matériels en service.

Le matériel est détenu et utilisé par un établissement pour l'exécution de sa mission.

1.6.3. Les matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense.

Le matériel de la défense peut être mis à la disposition temporaire d'organismes extérieurs au département. Par organismes extérieurs, il faut entendre toute personne morale autre que l'État, toute personne physique ou tout autre département ministériel. Cette opération doit répondre à des critères strictement définis, dont l'exécution est fixée par une instruction particulière ⁽¹⁾.

1.6.4. Les matériels en attente.

Sont en attente les matériels qui ne peuvent être placés dans une des positions comptables précédemment décrites ; cette position concerne les matériels :

• en instance ou en cours de réparations NTI 3 (3e niveau technique d'intervention) ;

• en instance d'élimination (à remettre aux domaines, à démolir, à détruire) ;

• mis à disposition des armées, directions ou services ;

• en cours de transport de longue durée ;

• en cours d'équipement.

Les positions comptables « en approvisionnement » et « en attente » peuvent concerner des matériels de toute autre nature.

Les positions comptables « en service » et « mis à la disposition d'organismes extérieurs » ne concernent que des matériels non-consommables.

1.7. Nomenclature des matériels.

Les matériels en compte au service sont en général répertoriés dans le système de nomenclature interarmées, interopérable avec celui de l'organisation du traité de l'Atlantique nord, dit système OTAN. Le numéro de nomenclature de chaque matériel figure au catalogue (SEA 6701).

1.8. Prix d'inventaire.

Un prix unique auquel sont incluses toutes les taxes, appelé prix d'inventaire, est affecté annuellement à chaque matériel quelle que soit sa position comptable. Ce prix, fixé annuellement au 1er janvier, est égal au coût de renouvellement, toutes taxes comprises, du matériel considéré. Établi par l'établissement administratif et technique du SEA (EATSEA), il est approuvé par la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA).

Le prix d'inventaire est utilisé pour :

• la valorisation patrimoniale des stocks ;

• la détermination de la compétence des autorités habilitées à intervenir sur les opérations concernant les matériels dans le cadre des délégations de pouvoirs prévues par le ministre de la défense pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense conformément aux dispositions de l'arrêté de troisième référence ;

• l'évaluation :

  • des matériels à éliminer ;

  • du montant des ventes et des cessions amiables réalisées par l'intermédiaire du service des domaines ;

  • des cessions gratuites, des mises à disposition et des locations autorisées par le ministre de la défense ;

  • du montant des dommages.

Le prix d'inventaire de chaque matériel figure au catalogue (SEA 6701) et est décomposé en prix de base hors taxes auquel s'ajoutent les droits et taxes.

1.9. Valeur résiduelle des matériels.

La valeur résiduelle est le prix net d'un matériel calculé par l'ordonnateur-répartiteur au moment de sa sortie des comptes. Elle correspond après récupération éventuelle de pièces, au montant présumé de la vente par les domaines du matériel éliminé, ou en cas de détérioration d'un matériel devenu irréparable, au montant supposé de la vente de l'épave par le service des domaines.

1.10. Les mouvements de matériels.

Un mouvement comptable est l'opération par laquelle un matériel est :

• soit pris en compte initialement dans les écritures et classé dans une position comptable donnée ;

• soit transféré d'une position à une autre, soit chargé de rattachement comptable ;

• soit sorti définitivement des comptes.

Tout mouvement est effectué sur décision d'un ordonnateur-répartiteur.

Les mouvements sont dits externes lorsqu'ils correspondent à l'entrée et à la sortie du matériel considéré de la comptabilité de l'établissement, acquisition auprès d'un fournisseur, transfert à un autre établissement, élimination. Sont dits internes les mouvements qui correspondent à une modification de la position comptable d'un matériel à l'intérieur d'un même établissement.

Chaque mouvement est transcrit par une pièce comptable qui le caractérise ; les conditions d'établissement et de rédaction des pièces comptables sont précisées par une circulaire particulière.

À ces mouvements correspondent des opérations administratives et techniques :

• de prise en charge ;

• de conservation et d'utilisation ;

• de tenue des écritures ;

• de reddition des comptes,

  relevant de la responsabilité des acteurs visés au chapitre 2.

1.11. Définition des procès-verbaux.

En dehors des mouvements réguliers cités au point 1.10, certains événements ou circonstances de fait, survenant indépendamment ou non de tout acte de volonté, peuvent entraîner mouvement en comptabilité. La constatation de ces mouvements, résultant notamment de pertes, d'avaries, de destructions ou de détériorations, résultant ou non de transports, ne peut émaner, pour revêtir un caractère d'authenticité, que d'une autorité supérieure à l'exécutant. Le document appelé à enregistrer cette constatation porte le nom de procès-verbal.

Les procès-verbaux ont pour objet :

• la prise en compte d'une nouvelle situation comptable pouvant induire des mouvements de matériels ;

• la détermination de responsabilités éventuelles à l'encontre du personnel de l'État ou des tiers concernés.

2. Le personnel concerné.

Les actes relatifs aux matériels sont du ressort des :

• ordonnateurs-répartiteurs qui ordonnent les mouvements ;

• détenteurs auxquels incombe l'exécution des mouvements ; il convient de distinguer les détenteurs-dépositaires, chargés de la conservation des matériels, et les détenteurs-usagers qui les utilisent ;

• comptables qui sont chargés de la tenue des comptes.

2.1. Les ordonnateurs-répartiteurs.

L'arrêté visé en deuxième référence relatif aux délégations de pouvoirs du ministre de la défense, pour ce qui concerne ses attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense, indique d'une part les autorités qui bénéficient directement du fait de cet arrêté, d'une délégation de pouvoirs du ministre et d'autre part celles qui peuvent se voir conférer, sur demande expresse des autorités directement délégataires, les attributions d'ordonnateur-répartiteur des matériels de la défense.

2.1.1. L'ordonnateur-répartiteur principal.

Le ministre de la défense est ordonnateur-répartiteur principal. Le directeur central du service des essences des armées reçoit, par arrêté de quatrième référence, délégation de signature du ministre de la défense en qualité d'ordonnateur-répartiteur principal pour signer en son nom les actes relatifs à la gestion des matériels énumérés ci-dessous et dans les limites fixées en certaines matières par ledit arrêté :

• contrats ou décisions de cession ou de location de matériels sans limitation de valeur ;

• décisions de déclassement, de réforme technique et de réforme de commandement, sans limitation de valeur ;

• décisions de retrait des approvisionnements des matériels sans emploi, périmés ou en excédent des besoins, dans la limite en valeur figurant dans l'arrêté de délégation de signature ;

• décisions d'imputation pour pertes, détériorations ou déficits mis à la charge :

  • de l'État ou, en tout ou partie, du personnel de l'État, par la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire dans la limite en valeur figurant dans l'arrêté de délégation de signature, correspondant à la valeur d'inventaire des matériels, à l'exception des imputations pour faute personnelle ;

  • des tiers cocontractants sans limitation de valeur, à l'exception des imputations consécutives à l'exécution d'un contrat de transport.

2.1.2. Les ordonnateurs-répartiteurs.

Par arrêté de deuxième référence, le ministre de la défense a délégué, dans les limites de compétence définies dans l'arrêté de troisième référence, ses pouvoirs aux autorités suivantes du service des essences des armées :

• directeur de l'EATSEA ;

• directeur de la base pétrolière interarmées (BPIA) ;

• directeur du laboratoire du SEA (LSEA) ;

• directeurs régionaux interarmées du SEA (DRSEA).

Le domaine de compétence des directeurs susvisés est le suivant, abstraction faite des limites en valeurs figurant dans l'arrêté de troisième référence :

• — locations, mises à disposition ;

• — cessions, à l'exclusion de celles prévues à l'article L. 69-1 du code du domaine de l'État ⁽²⁾ ;

• — déclassements, réformes techniques ou de commandement ;

• — retraits des approvisionnements des matériels sans emploi ou en excédent des besoins ne se rattachant pas à une décision de principe ;

• — pertes, déficits sur recensement, détériorations, destructions :

  • a).  Laissés à la charge de l'État.

  • b).  Imputés, en tout ou partie, à des agents du SEA par la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

  • c).  Imputés en tout ou partie à des tiers cocontractants.

Au-delà des limites permises, le document établi doit être soumis à l'approbation du directeur central du service des essences des armées, délégataire du ministre, ordonnateur-répartiteur principal.

Les ordonnateurs-répartiteurs susvisés sont seuls habilités à prescrire les mouvements de matériels affectant les établissements du service des essences des armées et notamment les mouvements externes de matériel non consommable et de matériel en approvisionnement, à l'exception des matériels placés en position « approvisionnement réservé » qui relèvent de l'ordonnateur-répartiteur principal (DCSEA). L'exercice de leurs attributions ne peut se cumuler avec celles de détenteur-dépositaire ou de comptable.

2.2. Les détenteurs-dépositaires.

2.2.1. Désignation du titulaire.

Le détenteur-dépositaire est désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur (inst. de 10e référence). La décision correspondante est inscrite au registre des actes administratifs de l'organisme concerné.

Une copie de la décision de nomination est transmise, à titre de compte rendu, à la direction centrale du service des essences des armées par la voie hiérarchique.

Quiconque détient des matériels sans titre est détenteur de fait et se trouve soumis aux mêmes obligations et responsabilités qu'un détenteur officiellement désigné.

2.2.2. Attributions.

Le détenteur-dépositaire est responsable devant l'ordonnateur-répartiteur de :

• l'exécution physique des mouvements décidés par les ordonnateurs-répartiteurs ;

• la conservation en nombre et en bon état des matériels qui lui sont confiés, y compris ceux utilisés par les détenteurs-usagers, et dont il tient un inventaire certifié par le comptable.

Il exécute les opérations de vérifications en effectuant un rapprochement entre l'inventaire et les existants réels dont il a la charge ou inversement. Ses attributions peuvent se cumuler avec celles de comptable, notamment dans les établissements à faible effectif.

2.3. Les détenteurs-usagers.

Est détenteur-usager :

• tout personnel qui se voit confier, à titre individuel, du matériel pour un emploi déterminé dans le cadre du service ou d'une mission ;

• tout personnel au regard des matériels d'un usage collectif utilisés sous sa responsabilité.

Il est responsable vis-à-vis du détenteur-dépositaire de l'état et de l'existence des matériels qui lui sont confiés, que ces derniers soient non-consommables ou consommables surveillés.

De plus, lorsque l'utilisation de certains matériels particuliers et sensibles est soumise à des conditions spécifiques de technicité ou de conservation, il appartient au détenteur-dépositaire de désigner nominativement un ou plusieurs détenteurs-usagers. Cette désignation nominative entraîne le transfert de responsabilité du détenteur-dépositaire au détenteur-usager.

En particulier, le matériel informatique portable mis à disposition ou réintégré par le détenteur-usager donne lieu à l'établissement d'une attestation de prise en compte ou de réintégration conformément aux dispositions de l'instruction citée en quatorzième référence.

2.4. Les comptables.

2.4.1. Désignation du titulaire.

Le comptable est désigné nominativement par l'ordonnateur-répartiteur au sein de chaque établissement placé sous son autorité (inst. de 10e référence). Plusieurs comptables peuvent être désignés à l'intérieur d'un même établissement en tenant compte de la nature des matériels gérés et de leur position.

Les comptables des établissements, situés dans les départements ou territoires d'outre-mer ou dans les pays étrangers (accords de défense), sont désignés par le directeur de l'EATSEA, sur proposition des chefs de détachement de liaison du SEA de ces sites. Ceux situés sur les théâtres d'opérations extérieures font l'objet d'une décision prise par le directeur de l'EATSEA, parmi le personnel désigné par la direction centrale du SEA.

La décision correspondante est inscrite au registre des actes administratifs de l'organisme en cause. Une copie est transmise, à titre de compte rendu, à la direction centrale du service des essences des armées.

Quiconque comptabilise des matériels sans titre est comptable de fait et se trouve soumis aux mêmes obligations et responsabilités qu'un comptable officiellement désigné.

2.4.2. Attributions.

Le comptable est responsable devant l'ordonnateur-répartiteur :

• de la tenue de l'inventaire des matériels ;

• du suivi de l'exécution comptable des ordres de mouvement émanant par l'ordonnateur-répartiteur et du contrôle sur pièces de leur exécution physique ;

• de la tenue des écritures comptables relatives aux matériels ;

• de la vérification de l'authenticité des ordres reçus, de l'exactitude des comptes rendus fournis ainsi que de la conservation des pièces justificatives constituant l'historique des mouvements, lesquelles doivent être conservées pendant cinq ans, dans le cas d'un retrait d'une opération extérieure, lesdites pièces sont reversées à l'EATSEA pour archivage ;

• de la reddition des comptes.

Il est également responsable de la tenue des écritures de son mandataire dont la désignation et les attributions sont définies au point 2.5.2.

Il fournit les renseignements relatifs aux matériels existant en écriture, tels qu'ils apparaissent sur les inventaires.

Le comptable participe aux opérations de récolements et de recensements en effectuant un rapprochement entre l'inventaire général et les listes de répartition des matériels des détenteurs (collationnement d'inventaire), entre les pièces justificatives et les listes de répartition des matériels (vérifications d'écritures). Il est chargé de la consignation des résultats des opérations de récolements et de recensements sur les documents comptables.

2.5. Mandat et intérim du détenteur-dépositaire et du comptable.

2.5.1. Détenteur-dépositaire.

Tout détenteur-dépositaire de matériels entrant en fonctions fait agréer par l'ordonnateur-répartiteur, dans les plus brefs délais, la désignation d'au moins un mandataire. Une procuration (imprimé N° 610*/01), approuvée par le chef d'établissement, est délivrée au mandataire par le titulaire ; cette procuration est inscrite au registre des actes administratifs de l'établissement. Le mandataire exerce les fonctions de titulaire, en cas d'absence temporaire de ce dernier, et sous la responsabilité de celui-ci.

En cas de vacance subite et prolongée du titulaire (décès, disparition, suspension), un intérimaire est nommé, par écrit, par le chef d'établissement ou de détachement, jusqu'à la nomination dans les meilleurs délais d'un nouveau titulaire ; l'intérimaire prend la responsabilité de ses propres opérations.

2.5.2. Comptable.

Tout comptable des matériels entrant en fonctions fait agréer par l'ordonnateur-répartiteur qui l'a nommé, dans les plus brefs délais, la désignation d'un mandataire au moins. Une procuration (imprimé N° 610*/01), approuvée par l'ordonnateur-répartiteur, est délivrée au mandataire par le titulaire ; cette procuration est inscrite au registre des actes administratifs de l'établissement. Le mandataire exerce les fonctions de titulaire, en cas d'absence temporaire de ce dernier, et sous la responsabilité de celui-ci.

En cas de vacance subite et prolongée du titulaire (décès, disparition, suspension), un intérimaire est nommé, par écrit, par l'ordonnateur-répartiteur, jusqu'à la nomination dans les meilleurs délais d'un nouveau titulaire ; l'intérimaire prend la responsabilité de ses propres opérations.

2.6. Les rapporteurs des procès-verbaux.

Ainsi que précisé au troisième alinéa du point 1.11 ci-dessus, chaque procès-verbal doit être établi par une autorité supérieure au personnel responsable, autorité qui prend le nom de « rapporteur » du procès-verbal.

Désigné par l'ordonnateur-répartiteur, il est chargé d'instruire les procès-verbaux.

Pour un même établissement nul ne peut être à la fois détenteur et rapporteur ou comptable et rapporteur.

En cas de pertes ou d'avaries en cours de transport, le rapporteur est, soit le commissaire du lieu de déchargement (ou le chef d'établissement s'il a qualité de suppléant légal du commissaire) pour les transports par voie ferrée ainsi que pour les transports de matériels par voie maritime, soit le chef d'établissement assisté du responsable du matériel dans tous les autres cas.

En cas de pertes ou de détériorations accidentelles, le rapporteur est le chef d'établissement en présence du détenteur-usager.

Le rapporteur des procès-verbaux de recensement ou de récolement est le directeur régional ou assimilé dont relève l'établissement recensé ou un officier qui a reçu délégation à cet effet, agissant en présence du détenteur-dépositaire du matériel et du comptable.

3. Remise et prise de service.

3.1. Remise et prise de service entre comptables.

3.1.1. Dispositions générales.

Les comptables sortant et entrant doivent être présents lors de la passation de service, et pour toutes les opérations de vérification prescrites qui peuvent en découler. Toutefois, à titre exceptionnel, l'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par leurs mandataires.

3.1.2. Procès-verbal de remise et de prise de service.

Le comptable entrant dispose, à compter de la date de sa prise de fonctions, d'un délai maximal d'un mois pour vérifier la situation de la comptabilité du comptable sortant. Durant cette période, le comptable sortant reste responsable de sa gestion.

3.1.3. Opérations à effectuer.

Les opérations conduisant à l'établissement du procès-verbal (imprimé N° 610*/02) sont les suivantes :

• vérification des écritures du comptable sortant permettant de vérifier la concordance entre les pièces justificatives et l'inventaire général ;

• collationnement de l'inventaire général avec les listes de répartition des matériels des détenteurs-dépositaires de manière à s'assurer de la concordance entre les existants à l'inventaire général et les quantités prises en charge par ces derniers ;

• arrêté des écritures comptables.

3.1.4. Absence de réserves.

Si le comptable entrant n'émet pas de réserves, le procès-verbal de remise et de prise de service (imprimé N° 610*/02) dressé par le chef d'établissement, ou toute personne désignée par l'ordonnateur-répartiteur, et signé par lui et contradictoirement entre les comptables, est approuvé par l'ordonnateur-répartiteur dont ils relèvent directement.

La signature de ce procès-verbal et l'arrêté des écritures comptables, réalisés simultanément, impliquent la reconnaissance et l'acceptation par le comptable entrant, des pièces et documents de comptabilité établissant la situation de l'établissement qui lui est remise à la date de l'arrêté des écritures.

Le procès-verbal de remise et de prise de service auquel sont joints les documents vérifiés est alors enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement (imprimé N° 610*/04). Une copie de ce document est remise au comptable entrant.

3.1.5. Émission de réserves.

En cas de réserves émises par le comptable entrant, relatives à un désaccord sur la véracité ou l'authenticité des écritures et pièces justificatives, et dûment explicitées sur le procès-verbal, il appartient à l'ordonnateur-répartiteur de prescrire sur le procès-verbal de remise et de prise de service, les mesures de vérification d'écritures et de collationnement d'inventaire qu'il estime nécessaires, ainsi que le délai pour les réaliser, ce dernier tenant compte du nombre des articles gérés et de l'importance de la gestion. En tout état de cause, le cumul de la durée du délai prescrit et de celui qui a été nécessaire à l'établissement du procès-verbal de remise et prise de service ne doit pas excéder six mois. Ce délai est ramené à un mois pour les comptables des détachements en opération extérieure.

Ces opérations doivent porter exclusivement sur les mouvements effectués antérieurement à l'établissement du procès-verbal précité.

Par ailleurs, sans attendre le résultat de ces opérations, l'ordonnateur-répartiteur doit prescrire sur le procès-verbal, toutes mesures de redressement, les propositions visant à préserver les intérêts de l'établissement, ainsi que les rectifications des écritures comptables ou des inventaires et cela dans la limite de sa compétence. Les mesures prescrites sont enregistrées au registre des actes administratifs.

La responsabilité du comptable entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et de prise de service, de l'arrêté des écritures et compte tenu des éventuelles mesures et rectifications mentionnées sur le procès-verbal. Le comptable sortant reçoit une copie dudit procès-verbal.

À l'issue du délai supplémentaire prescrit, ou en accompagnement du procès-verbal de remise et de prise de service si les mesures requises supra ont pu être effectuées avant l'expiration du délai d'un mois, un procès-verbal de recensement (imprimé N° 610*/06) est dressé sur l'initiative de l'ordonnateur-répartiteur.

Dans un but de simplification rédactionnelle du procès-verbal de recensement, seuls les matériels pour lesquels les différences en plus ou en moins ont été relevées sont détaillés ainsi que les références des pièces comptables erronées. Ce procès-verbal doit relater les causes réelles ou présumées de différences, les observations et les explications du comptable sortant de même que le décompte en valeurs des déficits et des excédents.

L'ordonnateur-répartiteur statue, dans la limite de ses compétences, sur la suite à donner en matière de mise en jeu des responsabilités du comptable sortant et sur les dispositions à prendre sur le plan comptable et sur celui de la gestion des matériels.

Ce procès-verbal de recensement, complété des observations et propositions du directeur dont relève le comptable, est transmis à la DCSEA à titre de compte rendu ou pour décision en application des dispositions régissant les limites de compétence des ordonnateurs-répartiteurs.

Le procès-verbal de recensement est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé N° 610*/04).

Les opérations d'entrée et de sortie, de changement de classement ou de position résultant des constatations faites au cours du recensement sont, sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur et après inscription au registre des actes administratifs, immédiatement passées en écritures sans attendre, la décision de l'ordonnateur-répartiteur principal lorsqu'il a été saisi pour décision.

3.2. Remise et prise de service entre détenteurs-dépositaires.

3.2.1. Dispositions générales.

Les détenteurs-dépositaires sortant et entrant doivent être présents lors de la passation de service, et pour toutes les opérations de vérification ou de recensement prescrites qui peuvent en découler. Toutefois, à titre exceptionnel, l'ordonnateur-répartiteur peut les autoriser à se faire représenter par leurs mandataires.

3.2.2. Procès-verbal de remise et de prise de service.

Le détenteur-dépositaire entrant dispose, à compter de la date de sa prise de fonctions, d'un délai maximal d'un mois pour vérifier la concordance des situations physiques des matériels dont il prend la charge, avec l'inventaire général et les listes de répartition des matériels. Durant cette période, le détenteur-dépositaire sortant reste responsable de sa gestion.

3.2.3. Opérations à effectuer.

Les opérations conduisant à l'établissement du procès-verbal sont les suivantes :

• vérification de la concordance des existants en écriture et de la situation des matériels apparaissant sur les listes de répartition des matériels dont il prend la charge avec l'inventaire général détenu par le comptable correspondant ;

• reconnaissance de l'existence des matériels et de leur bon état.

Les vérifications effectuées à cette occasion portent normalement sur la totalité des matériels en compte. Cependant, si la charge est estimée trop importante en volume, les vérifications pourront ne porter que sur les matériels les plus sensibles, les plus attractifs et les plus onéreux. Les autres matériels seront vérifiés par sondage. Dans tous les cas, le procès-verbal de remise et de prise de service devra indiquer la méthode choisie : vérifications sur la totalité des matériels ou non. Un exemplaire de l'inventaire des matériels détenus, édité au jour de la remise et prise de service est annexé au procès-verbal. Cet inventaire certifié conforme à l'inventaire général par le comptable des matériels est signé par les détenteurs-dépositaires entrant et sortant. Les observations éventuelles ainsi que les suites données y sont reportées.

3.2.4. Absence de réserves.

Si le détenteur-dépositaire entrant n'émet pas de réserve, le procès-verbal de remise et de prise de service (imprimé N° 610*/03) dressé par le chef d'établissement, et signé par lui et contradictoirement entre les détenteurs-dépositaires, contresigné par le comptable de rattachement à la demande de l'une des parties, est approuvé par l'ordonnateur-répartiteur dont ils relèvent directement.

La signature de ce procès-verbal et l'arrêté des écritures comptables, réalisés simultanément, implique la reconnaissance des matériels par le détenteur-dépositaire entrant.

Le procès-verbal de remise et de prise de service est alors enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement (imprimé N° 610*/04). Une copie de ce document est remise au détenteur-dépositaire entrant.

3.2.5. Émission de réserves.

En cas de réserves émises par le détenteur-dépositaire entrant, il appartient à l'ordonnateur-répartiteur de prescrire sur le procès-verbal de remise et de prise de service, les mesures de vérification totale ou partielle qu'il estime nécessaires.

Ces opérations doivent porter exclusivement sur les mouvements effectués antérieurement à l'établissement du procès-verbal précité. Elles doivent s'achever dans les six mois qui suivent la prise de fonction du détenteur-dépositaire entrant. Ce délai est ramené à un mois pour une opération extérieure.

Toutefois, pendant le délai susvisé, et en cas de forte présomption d'anomalies comptables décelées, l'ordonnateur-répartiteur doit prescrire sur le procès-verbal de remise et prise de service, toute mesure et proposition visant à préserver les intérêts de l'établissement, ainsi que les rectifications des écritures comptables ou des inventaires.

Lorsque les mesures prescrites ont pu être menées à terme avant le délai d'un mois, l'ordonnateur-répartiteur transmet le procès-verbal de remise et de prise de service à l'ordonnateur-répartiteur principal, pour information ou pour décision selon qu'il ait pu ou non arrêter une décision en matière de mise en jeu des responsabilités du détenteur-dépositaire sortant, tenant compte de ses limites de compétence telles qu'elles sont définies par l'arrêté de troisième référence.

Dans le cas où le délai d'un mois est dépassé, le procès-verbal est transmis par l'ordonnateur-répartiteur à l'ordonnateur-répartiteur principal pour information des mesures prises ou proposées. Ce dernier indique éventuellement les mesures complémentaires à appliquer.

La responsabilité du détenteur-dépositaire entrant est engagée à compter du jour de la signature du procès-verbal de remise et de prise de service et de l'arrêté des écritures et compte tenu des éventuelles mesures, remarques et rectifications mentionnées sur le procès-verbal.

À l'appui du procès-verbal de remise et de prise de service, si les mesures requises ont pu être effectuées avant l'expiration du délai d'un mois ou à l'issue du délai supplémentaire prescrit, un procès-verbal de recensement (imprimé N° 610*/06), est dressé sur l'initiative de l'ordonnateur-répartiteur.

Dans un but de simplification rédactionnelle du procès-verbal de recensement, seuls les matériels pour lesquels des différences en plus ou en moins ont été relevées, sont détaillés. Les explications du détenteur-dépositaire et du comptable en cause y sont portées ainsi que la valorisation des déficits ou des excédents.

Cependant, lorsque les différences constatées sont nombreuses et importantes, présumant l'irrégularité de la gestion antérieure, l'ordonnateur-répartiteur propose à l'ordonnateur-répartiteur principal, sur le procès-verbal de recensement que des vérifications plus étendues et même totales soient provoquées, si besoin sous l'autorité d'une commission extérieure. Si cette proposition est agréée, l'ordonnateur-répartiteur principal arrête la désignation, la composition ainsi que le mandat de ladite commission.

Par ailleurs, un procès-verbal de constatation (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire B), peut être établi pour les matériels reconnus en mauvais état. Ce procès-verbal devra faire apparaître les causes réelles ou présumées des détériorations ou destructions, les explications du détenteur-dépositaire sortant ainsi que la valorisation des travaux nécessaires à la remise en état des matériels endommagés.

Ces procès-verbaux sont transmis à l'ordonnateur-répartiteur principal (DCSEA), à titre de compte rendu, ou pour décision, en application des dispositions régissant les limites de compétence des ordonnateurs-répartiteurs.

Enfin, dans les limites de ses compétences et conformément aux indications portées sur ces procès-verbaux, un état d'imputation (imprimé N° 610*/09), peut être émis à l'encontre du détenteur-dépositaire sortant, dans les conditions relatives à la mise en jeu de la responsabilité pécuniaire.

Le procès-verbal de recensement est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé N° 610*/04).

Les opérations d'entrée et de sortie, de changement de classement ou de position résultant des constatations faites au cours de la reconnaissance des matériels sont, sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur et après inscription au registre des actes administratifs, immédiatement passées en écriture sans attendre, la décision de l'ordonnateur-répartiteur principal lorsqu'il a été saisi pour décision.

4. Les pertes, avaries, destructions ou détériorations.

4.1. Définitions.

Les pertes ou avaries : sont des diminutions accidentelles et constatées de l'existant en matériel de l'établissement.

Le matériel détruit : est celui qui, accidentellement ou non, se trouve dans un état tel qu'il ne peut donner lieu à aucune récupération.

Le matériel détérioré : est celui qui, endommagé, peut faire l'objet d'une récupération (matériel réintégré dans les stocks ou mis en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée.

4.2. Résultant des transports.

4.2.1. Généralités.

D'une manière générale, les modes de règlement de contentieux découlant de préjudices imputables aux transporteurs ou transitaires, civils ou militaires, sont régis par le droit commun ou conformément à la réglementation appliquée en matière de transports assurés par l'administration. Les pertes ou avaries en cours de transport ne peuvent intéresser le service des essences que lorsqu'elles concernent des expéditions effectuées entre deux établissements. Les procès-verbaux de pertes ou d'excédents en cours de transport ont pour but, en même temps que de statuer sur les responsabilités engagées, d'ajuster par une écriture complémentaire le chiffre des quantités prises en compte à celui des quantités réellement reçues.

Par expéditeur, il faut entendre :

• le chef ou l'agent de l'établissement expéditeur chargé de faire assurer la préparation des expéditions et de contrôler les opérations de pesage, encaissage, marquage des colis, etc, auxquelles elles donnent lieu ;

• le fournisseur agissant en vertu des clauses du contrat dont il est titulaire.

Le destinataire est responsable des manquants, pertes ou avaries qu'il n'aurait pas fait régulièrement constater à l'arrivée. Par destinataire, il faut entendre le chef ou l'agent de l'établissement destinataire préposé à la réception et à la reconnaissance en qualité et en quantité des matériels livrés par le transporteur.

4.2.2. Les transports routiers.

Les transports de matériels par voie routière peuvent être effectués par les moyens propres du service des essences des armées ou par des transporteurs civils avec lesquels des contrats ont été passés à cet effet. Dans tous les cas, la pièce de mouvement accompagnant la marchandise doit être visée par le préposé aux transports qui reconnaît ainsi avoir reçu en bon état les quantités remises par l'expéditeur.

La reconnaissance du bon état de la marchandise à l'arrivée relève du destinataire qui doit impérativement le constater.

En cas de perte totale ou partielle, destruction ou détérioration, un procès-verbal de constatation (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire A), est dressé par le chef d'établissement destinataire.

4.2.3. Les autres transports.

Les manquants, pertes ou avaries imputables au transporteur font l'objet d'un dossier instruit par l'organisme destinataire selon les instructions particulières relatives aux transports de matériels, dont l'application est du ressort des services interarmées concernés (le service interarmées de la liquidation des transports et la base de transit interarmées) ⁽³⁾.

4.3. Ne résultant pas des transports.

4.3.1. Généralités.

Les pertes, destructions et détériorations entraînent des mouvements en comptabilité, indépendants de la volonté de l'ordonnateur-répartiteur. Les pertes, destructions et détériorations de matériels sont constatées en dehors des opérations de vérification, recensement ou récolement. Les manques déclarés comme ayant pour origine un vol, font l'objet d'une démarche similaire à celle des pertes, destructions et détériorations.

4.3.2. Procédure.

Toute perte, avarie, destruction ou détérioration doit être portée, dans les plus brefs délais, à la connaissance de l'ordonnateur répartiteur concerné au moyen d'un compte rendu. Ce document adressé par le chef d'établissement à l'ordonnateur-répartiteur, outre la relation des faits, mentionne les informations suivants :

• la nature et le nombre des matériels perdus, détruits ou détériorés ;

• la valeur du préjudice (valeur d'inventaire pour une perte, coût de la remise en état pour une détérioration, la valeur résiduelle pour une destruction) ;

• l'indication de tous les éléments utiles à l'appréciation des responsabilités mises en jeu ainsi que les mesures prises ou envisagées pour éviter le renouvellement de faits identiques.

À la réception du compte rendu, l'ordonnateur répartiteur procède à une enquête, accompagné du comptable ou de toute autre personne qu'il jugera utile. En cas de présomption de vol, une plainte est déposée de façon concomitante auprès de la gendarmerie locale.

À l'issue de la constatation des faits, un procès-verbal (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire B), est établi. Outre l'avis des personnes commises pour participer aux constatations, il fait apparaître :

• d'une part, les prescriptions de nature à justifier les opérations comptables de régularisation induites par les pertes, destructions ou détériorations ;

• d'autre part, l'avis ou la décision de l'ordonnateur-répartiteur qui statute dans la limite de ses compétences.

La mise en jeu de la responsabilité du personnel ainsi que l'imputation des dommages sont traitées conformément aux dispositions contenues au chapitre 6 ci-après.

Le procès-verbal est enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux de l'établissement. Accompagné du rapport circonstancié ainsi que des intercalaires ad hoc, il est ensuite transmis à la DCSEA en un exemplaire pour information, et, en deux exemplaires pour décision sans attendre les résultats d'une éventuelle enquête provoquée comme indiquée ci-dessus.

4.3.3. Cas particulier des détériorations.

Un matériel est considéré comme détérioré lorsque celui-ci, bien qu'endommagé, peut faire l'objet d'une récupération (matériel réintégré dans les stocks ou mis en vente par les domaines) ou pour lequel une réparation peut être envisagée. La notion de détérioration n'a d'autre intérêt que de permettre la mise en cause des responsabilités, justifiée par le dommage que subit l'État.

Qu'elle soit accidentelle ou due à des causes naturelles (usure normale, vieillissement) la détérioration d'un matériel conduit à envisager trois cas.

4.3.3.1. Le matériel reste propre à l'usage auquel il était destiné sous réserve d'être réparé.

Le chef d'établissement établit un procès-verbal (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire B). Ce procès-verbal n'entraîne pas mouvement en comptabilité et n'a pour but que de saisir les responsabilités éventuellement mises en jeu. Il ne doit donc être établi qu'à l'occasion de détériorations accidentelles susceptibles de donner lieu à une telle recherche de responsabilités. En cas de détérioration par usure normale résultant du service auquel le matériel est soumis, aucun procès-verbal n'est établi.

4.3.3.2. Le matériel reste utilisable, mais pour un autre usage et sous une autre dénomination.

Dans ce cas, il est dressé un procès-verbal de déclassement (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire C). Le matériel est sorti des comptes sous son ancienne dénomination et repris en compte sous la dénomination correspondant à l'usage auquel il est reconnu apte.

4.3.3.3. Le matériel n'est plus susceptible d'aucun usage.

Qu'il s'agisse de détériorations normales ou accidentelles, il est établi un procès-verbal de constatation de réforme (imprimé N° 610*/08 avec intercalaire D), qui propose pour le matériel hors d'usage l'une des destinations suivantes :

• soit la remise en l'état à l'administration des domaines pour aliénation ;

• soit la démolition avec reprise en compte des matières réutilisables ;

• soit la destruction pure et simple si le matériel ne possède aucune valeur résiduelle ou si son utilisation présente un danger incompatible avec son aliénation.

Les produits de démolition sont reversés au magasin et repris en compte soit comme matériels en approvisionnement pour ceux susceptibles de réemploi, soit comme matériels réformés (vieilles matières prises au poids) pour les parties inutilisables.

4.3.4. Destructions volontaires.

Un procès-verbal (imprimé N° 610*/08 intercalaire C) est établi, parallèlement à la prise des mesures analogues à celles prévues en cas de vol.

5. Les éliminations.

L'élimination désigne les opérations administratives aboutissant à la sortie définitive de la comptabilité des matériels faisant partie du patrimoine mobilier de la défense. L'élimination est effectuée soit par réforme, soit par retrait des approvisionnements. La décision de réforme des matériels roulants immatriculés est de la responsabilité exclusive de la DCSEA.

5.1. La réforme des matériels.

Il existe deux cas de réforme de matériels :

• la réforme de commandement ;

• la réforme technique.

5.1.1. La réforme de commandement.

La réforme de commandement ⁽⁴⁾ est l'opération administrative par laquelle, sur décision dite de commandement, pour des raisons opérationnelles ou techniques, un type de matériel, en approvisionnement, en service ou mis à la disposition d'organismes extérieurs, cesse d'être utilisé et entraîne en conséquence son exclusion du domaine de l'État.

Elle s'applique à la fois aux matériels complets, à la documentation propre à ces matériels et, en cas d'impossibilité d'emploi pour d'autres usages, les outillages d'entretien et de fabrication correspondants, ainsi que les matériels définitivement « interdits d'emploi » dont l'utilisation s'avère techniquement dangereuse. Elle peut être immédiate et totale ou échelonnée dans le temps.

La réforme de commandement fait toujours l'objet d'une décision de principe prise à l'échelon central. Elle concerne l'ensemble d'un type de matériels et ne peut donc être partielle. Après notification de cette décision par la DCSEA, les procès-verbaux de réforme (imprimé N° 610*/08 et intercalaire D), sont approuvés par les ordonnateurs-répartiteurs du SEA, dans la limite de leurs compétences, telles qu'elles sont définies par l'arrêté visé en troisième référence.

Après prélèvement éventuel des composants utilisables, les matériels sont remis à l'administration des domaines pour être vendus après avoir été dénaturés conformément aux dispositions législatives ou réglementaires en vigueur. Toutefois, certains matériels ayant fait l'objet d'une décision d'élimination peuvent être utilisés à d'autres fins par le service (matériels pouvant être conservés dans les organismes à des fins d'instruction ou d'exposition).

5.1.2. La réforme technique.

La réforme technique ⁽⁵⁾ est l'opération administrative par laquelle est exclu du domaine mobilier de l'État, tout matériel usagé par suite d'une usure normale, non susceptible d'être maintenu en service :

• soit parce qu'il est irréparable ;

• soit parce que le coût de la remise en état est jugé trop élevé ;

• soit parce que les existants en matériels neufs de ce type sont suffisants.

Elle ne s'applique pas aux matériels en approvisionnement (neufs et en bon état) pour lesquels la procédure d'élimination s'effectue toujours, qu'elle qu'en soit la cause, par la voie du retrait des approvisionnements faisant l'objet du point 5.2 de la présente instruction.

Les matériels utilisés en service courant ou dans le cadre d'opérations extérieures et reversés sur les établissements du SEA, sont placés par l'établissement réceptionnaire en position comptable « en attente ». Après vérification, les matériels qui sont irréparables ou dont le coût de remise en état est jugé trop élevé sont éliminés par voie de réforme technique selon les mêmes conditions que ceux ayant fait l'objet d'une réforme de commandement.

5.1.3. Le procès-verbal de réforme.

Qu'elle soit de commandement ou technique, la réforme des matériels fait l'objet d'un procès-verbal d'élimination pour réforme (imprimé N° 610*/08 intercalaire D). Le procès-verbal doit obligatoirement faire mention de la décision ayant prescrit la réforme. Les procès-verbaux sont approuvés par les ordonnateurs-répartiteurs du SEA, pour les établissements placés sous leur responsabilité, dans les limites de leurs compétences.

Il est à noter que la destination des matériels à réformer doit être précisé sur l'intercalaire modèle D. Les matériels destinés à être vendus sont remis dès notification de la décision d'élimination à l'administration des domaines, sauf pour les matériels se trouvant dans les départements d'outre-mer, territoires d'outre-mer (DOM-TOM) ou dans un pays étranger qui font l'objet d'une procédure particulière décrite au point 5.5. Ces matériels doivent obligatoirement figurer sous leur identification d'origine et sous leur unité de compte initiale sans être transformés en produits résiduels et convertis en unité de poids.

Les matériels destinés à être détruits doivent également apparaître sous leur unité de compte sans être convertis en unité de poids. Seuls les matériels dénaturés et ceux manifestement inutilisables en l'état peuvent faire l'objet d'une conversion en ferraille ou en vieilles matières destinées à être vendues au poids.

5.1.4. Le procès-verbal de destruction.

Le procès-verbal de destruction (imprimé N° 610*/12), mentionne la date et l'heure de la destruction ainsi que les noms et grades des agents qui l'ont initiée et contrôlée. Signé par le chef d'établissement, il est enregistré au répertoire des procès-verbaux de l'établissement.

5.2. Le retrait des approvisionnements.

5.2.1. Dispositions générales.

Le retrait des approvisionnements ⁽⁶⁾ est l'opération administrative par laquelle l'ordonnateur-répartiteur procède à l'élimination d'un matériel neuf ou en bon état n'ayant jamais été utilisé ou ayant fait l'objet d'une remise en état, classé dans la position comptable « en approvisionnement » reconnu définitivement inutile aux organismes de la défense dans les cas suivants :

• matériels périmés à titre préventif à la suite des évolutions techniques, des modifications successives apportées ou compte tenu de leur date de sa mise en service, de la durée de leur utilisation ou de leur date de péremption ;

• matériels sans emploi en raison de la disparition du besoin qu'ils devaient satisfaire ou par suite d'une décision de non-conformité ;

• matériels en excédent des besoins compte tenu des stocks disponibles par rapport aux besoins à venir ; les excédents peuvent, par exemple, résulter d'une diminution imprévue des consommations ou d'une erreur d'appréciation dans le calcul des maintenances.

Dans ces cas, le chef d'établissement adresse un état de proposition imprimé N° 610*/10 en justifiant les raisons pour lesquelles l'emploi de ces matériels n'est plus envisagé. Le directeur régional, en fonction de la nature des matériels propose à la DCSEA la destination à donner à ces matériels :

• transfert à un autre établissement en ayant l'emploi ;

• cession éventuelle à d'autres services militaires ;

• remise à l'administration des domaines pour être vendus en l'état ;

• démolition avec récupération des produits obtenus pour remise à l'administration des domaines pour les matériels dont l'emploi en l'état serait dangereux ;

• destruction pour les matériels et matières qui ne peuvent être vendus par suite de protection du secret militaire, de date de péremption dépassée, de produits non réutilisables.

Les états de proposition d'élimination, évalués au prix d'inventaire permettent de déterminer l'autorité compétente pour décider de l'élimination.

5.2.2. Le procès-verbal de retrait des approvisionnements.

De même que le matériel devant être réformé, le matériel devant être retiré de la comptabilité des matériels en approvisionnement fait l'objet d'un procès-verbal d'élimination pour retrait des approvisionnements (imprimé N° 610*/08 intercalaire D).

5.3. Le déclassement.

Le déclassement est l'opération interne par laquelle un matériel devenu inutilisable sous un numéro de nomenclature est maintenu en service ou en approvisionnement sous un nouveau numéro de nomenclature. Le déclassement n'aboutit donc pas à l'élimination du matériel concerné mais seulement à un changement de numéro de nomenclature et éventuellement de position.

5.4. La remise des matériels à l'administration des domaines.

L'administration des domaines est seule compétente pour procéder à l'aliénation des objets mobiliers et matériels du domaine privé de l'État, lorsque le service détenteur n'en a plus l'emploi.

Toutefois, pour les cas ci-dessous, les matériels sont remis :

• dans les territoires d'outre-mer aux comptables directs du Trésor français ou aux fonctionnaires spécialement désignés à cet effet par le ministre des finances ;

• à l'étranger, au représentant des intérêts économiques de l'État près le poste diplomatique du lieu où les matériels sont entreposés.

5.4.1. Conformité des matériels à éliminer.

L'article L. 233-5 du code du travail ⁽⁷⁾ prévoit qu'il est interdit d'exposer, de mettre en vente, de vendre les machines, appareils, engins et matériels non conformes aux obligations de sécurité. La remise à l'administration des domaines de matériels réputés dangereux par la législation du travail, est subordonnée à la présentation d'une attestation de conformité du matériel avec les normes d'hygiène et de sécurité en vigueur.

5.4.2. Procédure.

La remise à l'administration des domaines, pour aliénation, par suite de réforme ou de retrait des approvisionnements est effectuée dès la notification d'élimination du domaine mobilier de l'État.

Les matériels sont conservés physiquement dans l'établissement concerné qui en assurer la garde. Ils doivent être allotis à part des autres matériels et en particulier des autres matériels en attente d'élimination.

La constitution des lots et leur consistance doivent les rendre attractifs pour les acquéreurs potentiels. Des directives ⁽⁸⁾ en la matière sont données par l'administration centrale.

Les matériels à remettre à l'administration des domaines sont suivis en comptabilité sous des classements d'ensemble dont la prix unitaire est estimé par le service compte tenu de son expérience, du résultat des ventes précédentes, etc.

Qu'il s'agisse de matériels réformés, ou déclarés sans emploi ou en excédent des besoins, ou de vieilles matières provenant de la démolition de matériels réformés, la remise à l'administration des domaines est constatée par un procès-verbal de remise (imprimé N° 610*/11). Ce dernier, transmis à l'administration des domaines, en trois exemplaires, doit comporter notamment :

• la désignation des matériels ;

• la valeur résiduelle des matériels estimée par le service ;

• la rubrique budgétaire devant bénéficier du produit de la vente.

Jusqu'au moment de la vente, les matériels remis aux domaines restent sous la responsabilité du détenteur. Aucun prélèvement ne peut être effectué et aucune modification ne doit être apportée à la composition des lots par l'établissement ; cette règle doit être respectée strictement afin de parer à tout litige éventuel, soit avec l'administration des domaines, soit avec les acquéreurs.

Après la vente, l'administration des domaines fait parvenir à l'établissement du SEA un bulletin de vente qui doit être envoyé à l'EATSEA. Parallèlement à cet envoi, cette administration adresse à l'EATSEA l'imprimé N° 7704 ⁽⁹⁾ « État des produits et des ventes réalisés pour le compte de… ». Dès réception de ces deux documents, l'EATSEA instruit la procédure de recouvrement des sommes dues.

Selon les dispositions de l'article L. 69 du code du domaine de l'État ⁽¹⁰⁾, la fixation des prix de vente des matériels appartient en propre à l'administration des domaines. La valeur d'estimation portée sur le procès-verbal de remise par les établissements du service ne constitue qu'une simple indication, parmi les éléments d'appréciation en sa possession.

Les matériels non vendus restent dans la comptabilité des matériels en attente. Ils seront inclus dans les lots constitués pour les ventes ultérieures. Si aucune vente ne peut être réalisée, le chef d'établissement doit obtenir de l'administration des domaines l'autorisation écrite de détruire les matériels en cause.

Le produit des ventes est rétabli au budget du service des essences des armées au travers de celui du ministère de la défense au titre du rattachement par voie de fonds de concours, en application des dispositions du décret ⁽¹¹⁾ du 11 janvier 1984.

6. Responsabilités.

6.1. Critères de responsabilité.

Conformément aux dispositions du décret cité en première référence et en particulier de son article 14, les pertes, destructions et détériorations de matériels provenant exclusivement d'événements de force majeure, de cas fortuits ou de circonstances particulières de service dûment signalés et constatés, sont les seules admises à la décharge du personnel responsable, aux divers échelons de la conservation ou de l'emploi des matériels.

En particulier, un comptable ou un détenteur des matériels, recevant un ordre écrit qu'il juge contraire à la réglementation ou de nature à compromettre les intérêts dont il a la charge, ou mis en présence d'une pièce justificative paraissant irrégulière ne peut se décharger de l'éventuelle mise en jeu de la responsabilité pécuniaire qu'en formulant des réserves écrites à l'autorité qualifiée qui doit confirmer sa décision en faisant référence à ces dernières.

Une copie des observations devra alors être jointe, avec la décision écrite, à la pièce justificative sanctionnant l'exécution de l'ordre reçu.

Dans tous les autres cas, la responsabilité de ces catégories de personnel se trouve engagée et le préjudice causé à l'État trouve son origine dans une faute personnelle ou de service.

La faute personnelle, détachable du service, est celle qui :

• laisse apparaître la recherche ou la satisfaction d'un intérêt personnel ;

• révèle une intention mauvaise ou malveillante (manœuvres frauduleuses, vengeance) ;

• est contenue dans un fait matériel d'exécution ou un agissement administratif d'une particulière gravité (négligence, imprudence ou maladresse inexcusables) ;

• constitue un délit pénal (vol, détournement, détérioration volontaire de matériels, violences injustifiées).

La faute de service est celle qui est commise au cours de « l'exécution normale du service », c'est-à-dire celle dont la gravité ne dépasse pas le cadre normal de cette exécution.

La faute de service résulte d'imprudence, de négligence ou d'inobservation de prescriptions réglementaires etc.

6.2. Les responsabilités du personnel.

L'article 15 du décret cité en première référence prévoit qu'indépendamment de la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de droit commun encourue par les personnels civils et militaires et outre les cas de faute personnelle ⁽¹²⁾, leur responsabilité pécuniaire peut être mise en jeu en application des lois et décrets qui les régissent.

Dans le cas général, ces règles sont applicables aux responsables suivants :

• le détenteur qui ne peut présenter les matériels dont il a la charge, ni justifier de leur état ;

• le comptable qui ne peut justifier de l'exactitude de ses écritures ou qui, par la mauvaise tenue de celles-ci, aura facilité la malhonnêteté ou la négligence d'un détenteur.

Peuvent également encourir les mêmes sanctions, outre les détenteurs et comptables de fait, toutes autres personnes intervenant dans la direction, l'exécution et dans la surveillance des opérations concernant les matériels.

Dans le cas particulier de la responsabilité pécuniaire des détenteurs :

• la responsabilité pécuniaire des détenteurs de matériels en service (détenteurs-dépositaires, détenteurs-usagers), quel que soit leur statut (personnels militaires officiers et non officier, fonctionnaires, ouvriers) ne peut être mise en jeu qu'en cas de faute personnelle détachable du service commise dans l'exercice ou à l'occasion de leurs fonctions ;

• la responsabilité pécuniaire des personnels officiers assurant les fonctions de détenteurs-dépositaires peut être mise en jeu dans les conditions fixées par le décret 74-705 du 06 août 1974  ⁽¹³⁾ et l' instruction 10350 /DEF/DAAJC/AA/2 du 23 février 1976  ⁽¹⁴⁾ modifiée relatifs à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. S'agissant de détenteurs-dépositaires non officiers (sous-officiers, fonctionnaires, ouvriers) leur responsabilité pécuniaire ne peut être retenue pour les cas de matériels en approvisionnement.

6.3. Les responsabilités des tiers extérieurs au ministère.

Les tiers en cause sont essentiellement les transporteurs de matériels, et éventuellement les fournisseurs. Le transporteur prend à sa charge le matériel qui lui est confié jusqu'à la réception par le destinataire. Les responsabilités découlent alors des lois, règlements et traités en vigueur, ainsi que des clauses contractuelles relatives au transport considéré.

L'expéditeur est le fournisseur agissant en vertu du contrat dont il est titulaire (marché avec clause franco destinataire). Il reste responsable des manquants, pertes et avaries qui, à la réception, seraient reconnus de son fait. Il en est ainsi des manquants, pertes et avaries résultant de défaut d'emballage ou de conditionnement des matériels transportés.

Le destinataire est responsable des manquants, pertes et avaries, qu'il n'aurait pas fait régulièrement constater à l'arrivée. Il est rappelé que la mention « sous réserve de déballage » apposée sur le document du transporteur ne revêt aucune force de charge probante. Seule la constatation objective des dégâts matériels à l'arrivée, consignée clairement sur le document du transporteur, revêt un caractère authentique.

6.4. Décisions d'imputation consécutives aux pertes, destructions ou détériorations.

Les décisions d'imputation consécutives aux pertes, destructions ou détériorations sont prises par les autorités visées aux points 2.1.1 et 2.1.2 de la présente instruction, dans la limite de leurs compétences en nature et en valeur, telles que définies par l'arrêté de deuxième et troisième référence. Elles sont notifiées au moyen de l'état d'imputation (imprimé N° 610*/09).

S'agissant d'imputation consécutives à une faute personnelle, le procès-verbal est transmis à la DCSEA pour décision du ministre. La notification de la décision et le recouvrement de la créance de l'État sont assurés à la diligence de la direction centrale.

6.5. Les recours.

Toute décision administrative de mise à charge des sommes dues peut faire l'objet de recours.

La demande de recours au ministre visant à annuler la décision d'imputation assortie des avis des autorités hiérarchiques, est adressée à la DCSEA pour avis et transmission éventuelle au ministre.

Outre la possibilité susvisée, l'exonération, la décharge de responsabilité et le sursis de versement peuvent être demandés conformément aux dispositions du décret 74-705 du 06 août 1974  ⁽¹⁵⁾ pris en application de l'article 17 de la loi 72-662 du 13 juillet 1972  ⁽¹⁶⁾ modifié, portant statut général des militaires et relatif à la responsabilité pécuniaire de certains militaires. L'article 7 de l'instruction visée en septième référence fixe en la matière les procédures à suivre lorsque la qualification de faute personnelle ou de faute de service est contestée.

6.6. Indemnités de responsabilité.

Les officiers désignés pour exercer les responsabilités de détenteur-dépositaire ou de comptable de matériels en approvisionnement sont pécuniairement responsables de leur faute de service dans les limites et conditions fixées par le décret du 06 août 1974 cité au point 6.2. À ce titre, ils perçoivent une indemnité de responsabilité pécuniaire qui est déterminée en fonction de la nature et de l'importance de la gestion et indépendamment du grade détenu.

7. Tenue de la comptabilité.

7.1. Les matériels suivis en comptabilité.

La comptabilité des matériels comprend :

• la comptabilité des matériels en approvisionnement ;

• la comptabilité des matériels en service, et en tant que de besoin des comptabilités particulières pour les matériels :

• en attente ;

• mis à la disposition du service par d'autres organismes du ministère de la défense ;

• mis à la disposition du service par des organismes extérieurs au ministère de la défense ou par des personnes physiques ou morales ;

• mis par le service à la disposition d'organismes extérieurs au ministère de la défense ou de personnes physiques ou morales.

Les matériels non consommables sont toujours suivis en comptabilité, les matériels consommables ne le sont que lorsqu'ils sont en position comptable « en approvisionnement ».

Les matériels consommables surveillés font l'objet d'une comptabilité simplifiée automatisée dont les modalités sont fixées par une circulaire spécifique.

7.2. Les agents chargés de la comptabilité.

Les agents chargés de la tenue de la comptabilité sont les comptables désignés nominativement par l'ordonnateur-répartiteur. Un même agent peut être désigné pour tenir plusieurs comptabilité.

7.3. Les documents de la comptabilité.

La comptabilité des matériels est suivie par un ensemble d'applications informatiques dont les règles d'utilisation sont fixées soit par la documentation interne à l'application, soit par un ensemble de notes particulières.

7.3.1. Documents permanents détenus par le comptable.

Pièces justificatives.

Tout mouvement d'entrée ou de sortie, externe ou interne, doit être appuyé par une pièce justificative faisant référence à une décision de l'ordonnateur-répartiteur ou comportant sa signature ou celle d'un de ses adjoints à qui il a expressément donné délégation de signature par un ordre particulier.

Les pièces justificatives des mouvements de matériels, telles que citées ci-dessous, préparées ou établies par les détenteurs-dépositaires, sont transmises au comptable concerné pour établir la pièce comptable correspondante. Toute pièce justificative indique, au moins :

• la nature du mouvement effectué (entrée ou sortie) ;

• les quantités faisant mouvement avec leur unité de compte (mètre, kilo, nombre, etc.) ;

• le numéro et la date de création de la pièce, et ultérieurement le numéro et la date d'inscription au registre des mouvements comptables, après validation de la pièce comptable ;

• les numéros particuliers d'identification ou d'immatriculation pour les matériels qui en comportent (machines de bureau, véhicules, armes, etc.).

Les pièces justificatives, arrêtées au nombre d'articles ayant fait mouvement, sont signées par le comptable. Sa signature vaut acceptation des pièces justificatives concernées. Elles sont passées en écriture, en quantité, dans les meilleurs délais, par saisie dans un système informatisé.

Les pièces justificatives passées en écritures sont classées dans l'ordre de leur inscription au registre des mouvements comptables et conservées sous la responsabilité du comptable.

Les principales pièces justificatives sont :

• l'ordre de mise en place (OMP) ;

• l'ordre d'expédition (OE) ;

• le document unique de mouvement (DUM) ;

• le bon de commande accompagné de la facture certifiée pour les matériels achetés localement ;

• le bon de sortie (BS) pour les matériels en approvisionnement provenant du centre de soutien logistique du SEA (CSLSEA) ;

• les messages en provenance de la DCSEA pour les matériels achetés localement sur des théâtres d'opérations extérieurs ;

• ou toutes autres correspondances officielles.

Les différentes pièces justificatives à produire dans chaque cas et, éventuellement, les consignes de rédaction font l'objet de directives telles que visées au point 7.3.1. ci-dessus.

Pièce comptable.

La pièce comptable est le document unique de comptabilité (DUC). Il permet la prise en comptabilité des mouvements de matériels (entrée, transfert, sortie). Ces mouvements sont générés aux vues des pièces justificatives que le comptable doit avoir en sa possession. Cette pièce comptable unique sert à la mise à jour de l'inventaire général de l'établissement.

À noter qu'un DUC peut également n'engendrer aucun mouvement physique de matériel (cas d'un changement de position comptable ou d'une régularisation comptable, par exemple).

Le DUC est un document informatisé dont les versions figurent en annexes I, II et III.

Registre des mouvements comptables.

Un registre des mouvements comptables informatisé est disponible dans chaque établissement. Sur ce registre sont enregistrées, dans l'ordre chronologique, les pièces justificatives des mouvements.

Ces pièces justificatives restent annexées au DUC. Le registre des mouvements comptables est édité sur demande des autorités habilitées.

Inventaire général.

Tout établissement est assujetti à la tenue d'un inventaire général dont l'objet est de faire ressortir en permanence les matériels pris en comptabilité.

Cet inventaire est réalisé sous une forme informatisée et prend en compte le classement des matériels par position comptable :

• stockés en approvisionnement (courant ou réservé) ;

• classés en attente ;

• mis en service ;

• mis à disposition.

Répertoire analytique des procès-verbaux.

Le répertoire analytique des procès-verbaux est un document manuel coté et paraphé par le directeur régional interarmées ou assimilé. Il est destiné notamment à la transcription ou à l'enregistrement des faits, des actes et des ordres pouvant engager ou dégager la responsabilité du personnel concourant à la comptabilité des matériels et notamment :

• les procès-verbaux de remise et prise de service entre comptables et entre détenteurs-dépositaires ;

• les procès-verbaux constatant les pertes, avaries, détériorations, déclassements et réformes ;

• les procès-verbaux de récolements, recensements.

Tout établissement est muni d'un répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé N° 610*/04). Les procès-verbaux y sont inscrits par le rapporteur dès leur rédaction. Au fur et à mesure des inscriptions, chaque procès-verbal reçoit un numéro d'ordre pris dans une série unique et annuelle. En fin d'année, il est tiré un trait à l'encre rouge après le dernier procès-verbal inscrit. L'exemplaire original du procès-verbal est inséré dans un classeur à l'appui du répertoire.

7.3.2. Documents tenus par le détenteur-dépositaire.

Listes de répartition des matériels du détenteur-dépositaire.

Ces listes sont une composante de l'inventaire général. Les détenteurs-dépositaires d'un établissement sont assujettis à la tenue d'une liste de répartition des matériels.

Le détenteur-dépositaire peut demander au comptable, l'édition informatique de sa situation comptable.

7.4. Durée de conservation des documents de la comptabilité.

La durée « D » de conservation des différents documents afférents à la comptabilité des matériels est indiquée ci-après ; elle signifie que tout document se rapportant à la gestion « N » pourra être détruit à partir du 1er janvier de l'année « N + D + 1 ».

Les archives des établissements sont conservées :

• Sans limitations de durée : registre des actes administratifs.

• Dix ans : répertoire analytique des procès-verbaux.

• Cinq ans :

  • pièces justificatives des mouvements ;

  • pièces comptables ;

  • registre des mouvements comptables de l'année écoulée, édité après la clôture de gestion.

8. Opérations de contrôle et de surveillance administrative et technique.

8.1. Le contrôle des existants.

En matière de comptabilité des matériels, pour sauvegarder les intérêts de l'État, il convient de s'assurer de l'exacte corrélation entre des pièces justificatives, la tenue des inventaires et l'existence des matériels. De plus, l'expertise de l'état de ces matériels doit faire l'objet de contrôles.

Ces contrôles, menés selon diverses méthodes et selon des périodicités différentes ou lors de circonstances particulières, peuvent être le fait d'agents ou d'autorités internes à l'établissement (détenteurs, comptables) et d'autorités extérieures à l'organisme considéré, conformément aux prescriptions contenues dans l'instruction de douzième référence.

8.1.1. Les inventaires.

Le directeur de l'EATSEA est chargé de la valorisation du patrimoine mobilier du service des essences des armées.

À ce titre, l'EATSEA détient le bilan du patrimoine mobilier correspondant à la somme des inventaires généraux de tous les établissements du service. La valorisation du patrimoine est effectuée par matériel à partir d'une situation quantitative des matériels du SEA suivie au niveau central.

Les documents de suivi comptable édités localement sont :

• le « registre des mouvements comptables » par établissement, par position comptable, par matériel, faisant apparaître les stocks initiaux, les mouvements de la période considérée et les stocks finaux ; cet état fait l'objet d'une édition mensuelle ;

• l'« inventaire général » de l'établissement, faisant apparaître par numéro de nomenclature OTAN (NNO), les quantités existantes par positions comptables arrêtées à une date.

Ces deux documents sont en consultation au niveau régional et central.

8.1.2. Les rapprochements entre les inventaires et les existants.

8.1.2.1. Définitions.

Ces rapprochements, dénommés vérifications, récolements ou recensements peuvent porter sur tout ou partie du matériel dans un établissement.

Vérifications : elles consistent en un rapprochement entre la liste de répartition des matériels que détient le détenteur-dépositaire et l'inventaire général détenu par le comptable puis à partir de la liste de répartition des matériels, entre les existants en écriture et les existants réels dont le détenteur a la charge.

Récolements : ils consistent en la reconnaissance par une autorité, appartenant ou non au service des essences des armées, autre que le détenteur ou le comptable, à partir de la liste de répartition des matériels du détenteur, préalablement rapproché de l'inventaire général du comptable, de la conformité des existants comptables aux existants physiques.

Recensements : ils consistent à comparer les existants réels à ceux figurant en écritures sur les inventaires du détenteur et du comptable. Ils sont effectués par les autorités appartenant ou non au service, autres que le détenteur et le comptable.

Pour éviter les redondances des contrôles, les récolements et recensements effectués sur ordre des autorités sont à considérer comme des vérifications.

8.1.2.2. Opérations relevant des établissements.

Dans le cadre de leurs attributions, les détenteurs-dépositaires et les comptables doivent effectuer les vérifications qui incombent à leurs fonctions.

8.1.2.2.1. Contrôles par les détenteurs-dépositaires.

Outre les vérifications effectuées au moment de leur prise de service, les détenteurs-dépositaires effectuent au moins une vérification par semestre ; cette vérification, dite partielle, porte sur un pourcentage d'articles tel que la totalité des matériels, dont ils ont la charge, soit contrôlé au moins une fois en deux ans.

Ces vérifications sont effectuées en rapprochant la liste de répartition des matériels et les existants dont ils ont la charge et inversement. Ces contrôles doivent aussi permettre de s'assurer de l'état des matériels. Les résultats de ces contrôles sont portés sur des feuilles de vérification (imprimé N° 610*/05) qui sont transmises au comptable pour exploitation. Les détenteurs-dépositaires y mentionnent leurs explications lorsque des différences ont été constatées.

8.1.2.2.2. Contrôles par les comptables.

Les comptables mènent les opérations de vérification en effectuant un rapprochement entre l'inventaire général et les listes de répartition des matériels (collationnement d'inventaires), entre les pièces justificatives et les inventaires (vérification d'écritures). Le collationnement d'inventaires est effectué obligatoirement au moment de la remise et la prise de service entre détenteurs-dépositaires. Cette dernière vérification est effectuée au moins une fois par semestre et porte sur la totalité des pièces.

Ces opérations se concrétisent par l'établissement de feuilles de vérification (imprimé N° 610*/05) qui, comme celles transmises par les détenteurs-dépositaires, font, si nécessaire, l'objet de procès-verbal de recensement.

8.1.2.3. Contrôles par les ordonnateurs-répartiteurs.

Dans l'exercice de leurs attributions de surveillance intérieure, et tout particulièrement en matière de gestion des matériels, les ordonnateurs-répartiteurs doivent périodiquement et inopinément, en dehors de toute présomption, prescrire des contrôles ou y procéder personnellement. Ces opérations doivent cependant revêtir un caractère représentatif quant à leur ampleur. Les recensements périodiques doivent être effectués tous les ans pour les matériels classés en approvisionnement ou en service.

Toutefois, pour les établissements disposant d'un nombre important de matériels, l'ordonnateur-répartiteur peut étaler le recensement complet sur cinq années, à raison de 20 p. 100 des matériels recensés par an. Les détachements de courte durée font l'objet d'une vérification complète des matériels au cours du mandat du détachement. Les chefs d'établissement ou de détachement dressent ou homologuent les procès-verbaux de tous manquants, pertes, avaries touchant les matériels, réserve faite des dispositions particulières concernant les pertes ou avaries en cours de transport par voie ferrée ou voie maritime.

Ils s'assurent de la bonne tenue des écritures des comptables ou détenteurs placés sous leurs ordres, ainsi que de la régularité et de la sincérité des opérations décrites ; ils procèdent ou font procéder à cet effet aux vérifications nécessaires et ordonnent les régularisations qui s'imposent. Ils statuent sur les procès-verbaux qu'ils ont fait dresser, conformément aux délégations de pouvoir qui leur sont consenties.

8.1.2.4. Surveillance administrative et technique.

La surveillance des matériels, tant au point de vue de leur existence que de leur emploi et de leur entretien, ainsi que la surveillance des écritures sont exercées à tous les degrés de la hiérarchie par les autorités sous les ordres desquels sont placés les détenteurs-dépositaires ou usagers.

Les directeurs régionaux et assimilés du SEA exercent de manière permanente la direction et la surveillance administrative des établissements relevant de leur autorité respective.

De plus, conformément à l' arrêté du 26 juin 1997 ⁽¹⁷⁾ modifié, les officiers chargés du contrôle administratif et technique exercent, chacun en ce qui le concerne, leurs attributions dans ce domaine. La régularité et l'efficacité des actes d'administration et de gestion, la vérification que la surveillance intérieure dévolue aux autorités régionales et locales est bien appliquée relèvent du contrôle administratif. Le contrôle technique s'attache à apprécier, entre autres critères, l'état et la qualité de l'entretien des matériels majeurs. Ces autorités ont toute latitude pour effectuer ou faire effectuer à tout moment des vérifications, récolements ou recensement.

8.1.2.5. Contrôle par des autorités extérieures au service des essences des armées.

Des contrôles peuvent être effectués par des membres de la Cour des comptes et du contrôle général des armées lors de leurs visites dans les établissements du SEA. Ils peuvent adresser aux chefs d'établissements concernés toutes demandes ou observations utiles à leurs investigations.

8.2. Les résultats des contrôles.

8.2.1. Des vérifications.

Lorsque des différences sont observées, il appartient au comptable de faire dresser un procès-verbal de recensement qui sera instruit dans les mêmes conditions que celles décrites au chapitre III ci-dessus relatif aux remises et prises de service.

En cas d'excédents et de déficits simultanés, aucune compensation en valeur n'est autorisée pour des différences non réductibles, c'est-à-dire ne pouvant être régularisées, avant leur inscription sur le procès-verbal, par une procédure comptable adaptée (ex. : changement de classification entre articles substituables de valeurs très approchées).

Les excédents constatés ne sont pris en considération pour l'approbation du procès-verbal que s'ils donnent lieu à la mise en cause de la responsabilité d'un des acteurs. Ils sont alors appréciés au même titre que les déficits. Dans le cas contraire, la prise en compte des matériels est effectuée par le document unique de comptabilité, et le procès-verbal de recensement est approuvé en ne tenant compte que des déficits.

8.2.2. Des récolements.

Dès que des indices mettent en doute la rigueur de la gestion d'un détenteur-dépositaire ou d'un comptable, l'ordonnateur-répartiteur, de sa propre initiative ou saisi par une autorité extérieure, ordonne qu'un récolement soit effectué. Cette opération consiste à faire présenter par le détenteur-dépositaire tous les articles dont les existants figurent sur sa liste de répartition des matériels, après avoir préalablement rapproché celui-ci de l'inventaire général du comptable.

Les récolements effectués sur ordre de l'ordonnateur-répartiteur ou à l'occasion de visites prescrites par l'ordonnateur-répartiteur principal, font toujours l'objet d'un procès-verbal de récolement (imprimé N° 610*/07) approuvé par l'ordonnateur-répartiteur compétent. Mention du récolement sera portée sur le registre des actes administratifs. Un double de ce procès-verbal doit être conservé et enregistré au répertoire analytique des procès-verbaux (imprimé N° 610*/04).

Si le récolement met en évidence une situation confuse, l'ordonnateur-répartiteur, de sa propre initiative ou saisi par une autorité extérieure, ordonne un recensement.

8.2.3. Des recensements.

Effectués par une autorité extérieure à l'établissement, désignée par l'ordonnateur-répartiteur, ils font l'objet d'un rapprochement des existants réels et les existants comptables de l'inventaire détenu par le détenteur.

Ces procès-verbaux sont signés par l'autorité ayant procédé au recensement et mentionnés dans tous les cas sur les documents comptables de l'établissement. Si la comparaison entre les résultats de la balance des inventaires et ceux du recensement fait apparaître des excédents ou des manquants, le procès-verbal fait connaître les causes réelles ou présumées des différences, relatées par les explications des détenteurs-dépositaires intéressés et porte les conclusions du rapporteur.

Les procès-verbaux sont adressés pour décision à l'ordonnateur-répartiteur dont relève l'établissement considéré, lequel statue selon les compétences qui lui sont fixées par arrêté de troisième référence. Seul le montant des déficits est pris en compte pour déterminer l'autorité, ayant reçu délégation de pouvoirs, sauf les cas où les excédents donnent lieu à mise en cause d'une responsabilité. Ces excédents sont alors appréciés au même titre que les déficits.

Lorsque la décision relève d'une autorité supérieure, le procès-verbal indique les avis et propositions formulés par les autorités assurant les transmissions.

Suite à des opérations de contrôle, il est procédé, en cas de déficits ou d'excédents, à la régularisation des écritures comptables. Conformément à l'article 5 de l'instruction visée en douzième référence, aucune compensation en valeur n'est autorisée en cas d'excédents ou de déficits simultanés.

9. Dispositions communes à tous les procès-verbaux.

9.1. Dispositions générales relatives à la rédaction des procès-verbaux et opérations connexes.

9.1.1. La rédaction des procès-verbaux.

Les procès-verbaux revêtent différentes formes suivant la nature et l'origine des faits qu'ils sont appelés à constater. Toutefois, certaines règles générales sont uniformément applicables à toutes les catégories de procès-verbaux :

• la date des constatations des faits doit figurer en toutes lettres en tête du procès-verbal ;

• les espaces blancs doivent être évités, les espaces non utilisés sur les imprimés sont barrés d'un trait ;

• les surcharges, grattages, emploi d'un correcteur liquide ou à ruban sont proscrits ; seules sont admises les corrections motivées apportées en marge et dûment paraphées par tous les signataires du procès-verbal ;

• chaque page du procès-verbal et éventuellement de ses intercalaires est paraphée par les signataires ; le procès-verbal est signé du rapporteur et des personnes en cause.

9.1.2. Opérations connexes.

9.1.2.1. Justifications des responsables des matériels.

Tout procès-verbal doit enregistrer les explications fournies par la personne responsable des matériels sous la rubrique prévue à cet effet.

En cas de perte ou avarie en cours de transport, le responsable peut être, soit le transporteur, soit l'expéditeur. Dans tous les autres cas, les responsables sont les personnes appelées à participer aux opérations concernant la gestion des matériels telles que définies ci-dessus (points 2.2 et 2.4).

9.1.2.2. Conclusions du rapporteur.

Le rapporteur doit obligatoirement inscrire sur le procès-verbal ses conclusions portant sur deux objectifs distincts :

• la régularisation des écritures ;

• la recherche des responsabilités.

9.1.2.2.1. Régularisation des écritures.

En cas de perte ou d'excédent, d'élimination suite à réforme, de retrait des approvisionnements, le rapporteur prescrit la régularisation immédiate des écritures par prise en compte des excédents ou inscription en sortie des pertes sans attendre la décision de l'autorité habilitée à statuer sur le procès-verbal.

Si le matériel reste utilisable par le service, mais pour un autre usage que celui auquel il était prévu et sous une autre désignation, le rapporteur propose le déclassement avec reprise en compte sous sa nouvelle désignation et le nouveau numéro de nomenclature.

Si le matériel n'est plus susceptible d'aucun emploi par le service le rapporteur propose son élimination par réforme de commandement ou retrait des approvisionnements en concluant :

• soit à la remise à l'administration des domaines pour aliénation, soit en l'état, soit après prélèvement des organes récupérables ;

• soit à la démolition, le matériel est dans ce cas rendu inutilisable et les produits de démolition sont remis à l'administration des domaines ;

• soit à la destruction pure et simple si le matériel ne possède aucune valeur résiduelle ou si son utilisation présente un danger incompatible avec son aliénation.

9.1.2.2.2. Recherche des responsabilités.

Le rapporteur doit donner toutes explications utiles sur les causes et les circonstances des pertes, avaries, détériorations ou destructions et formuler des conclusions tendant à retenir ou à dégager totalement ou en partie la responsabilité du détenteur, du comptable ou du tiers en cause, en distinguant les responsabilités disciplinaires, pécuniaires et éventuellement pénales suivant les différentes natures de fautes et de responsabilités.

Ces conclusions doivent être détaillées, se référer aux explications du responsable, et comporter tous les éléments permettant aux autorités hiérarchiques compétentes de prendre leur décision.

Elles sont obligatoires, même si la perte ou la détérioration résulte de causes naturelles, la négligence ou la faute du responsable pouvant avoir facilité l'action de ces causes naturelles.

9.2. Valoriation des procès-verbaux.

La valorisation, conformément aux dispositions de l'instruction de onzième référence, a pour objectif de connaître la valeur du patrimoine mobilier du service et d'évaluer les mouvements d'entrée et de sortie. Elle est calculée à partir du prix d'inventaire de chaque matériel.

9.3. Transmission des procès-verbaux.

9.3.1. Remise à l'administration des domaines.

L'établissement adresse à l'administration des domaines, trois exemplaires du procès-verbal (imprimé N° 610*/11). Au retour de l'exemplaire visé, l'établissement en adresse deux copies à sa direction régionale interarmées, dont une pour transmission à l'EATSEA, et en archive une autre dans le classeur des procès-verbaux.

9.3.2. Les autres procès-verbaux.

La valorisation des procès-verbaux relatifs aux pertes, réformes ou avaries, détermine le niveau de compétence des autorités décisionnelles dont les limites sont fixées par les arrêtés visés en deuxième et troisième références.

9.3.2.1. L'ordonnateur-répartiteur est compétent.

Un exemplaire du procès-verbal est adressé par l'établissement à la direction régionale interarmées ou assimilée pour décision. Après décision, la direction régionale interarmées ou assimilée retourne l'original à l'établissement, adresse une copie à la DCSEA et en conserve un exemplaire pour insertion au classeur des procès-verbaux à l'appui du répertoire analytique.

9.3.2.2. Le directeur central est compétent.

La direction régionale interarmées ou assimilée adresse à la DCSEA deux exemplaires du procès-verbal dont un portant la mention « ORIGINAL ». Après décision, la direction centrale le lui retourne pour notification à l'établissement. Elle en conserve une copie pour insertion au classeur des procès-verbaux à l'appui du répertoire analytique.

10. Matériels en approvisionnement.

10.1. Définitions générales.

Les matériels neufs ou en bon état entretenus durablement en stock préalablement à leur utilisation, sont placés en position comptable « en approvisionnement ». Des matériels conservés et entretenus en vue du soutien pétrolier des forces, pour des cas de menace ou pour des emplois spécifiques sur directives du ministre, constituent un approvisionnement réservé. Les matériels concernés et le niveau des approvisionnements à entretenir sont déterminés par la DCSEA.

Ne sont pas pris dans la comptabilité des matériels en approvisionnement des établissements les matériels consommables surveillés « B » et les matériels consommables « C » ⁽¹⁸⁾, tels que :

• les matériels affectés aux réparations dès leur acquisition (pièces, ensembles et sous-ensembles de rechange) ;

• les matériels acquis au titre d'un projet de construction ;

• les fournitures courantes de bureau, articles d'entretien courant, etc.

10.2. Constitution des approvisionnements.

Les achats en vue de la constitution des approvisionnements sont effectués selon des directives établies par la DCSEA, pour les approvisionnements réservés et à l'initiative de l'EATSEA, pour les approvisionnements courants.

10.3. Les magasins de matériels en approvisionnements.

Les matériels acquis sur crédits budgétaires ne peuvent exister en position comptable « en approvisionnement » qu'au CSLSEA, et éventuellement dans certains établissements désignés par la DCSEA.

10.4. Réception des matériels.

10.4.1. La commission de réception.

Toute acquisition auprès d'un fournisseur de matériel destiné à être constitué en approvisionnement donne lieu à des opérations de réception quantitative et qualitative.

Dans ce but, il est institué dans chaque établissement une commission de réception comprenant :

• le chef d'établissement, ou son représentant ;

• le spécialiste du matériel considéré.

La commission de réception accepte ou non la livraison en opposant ou non des réserves. L'absence de réserve n'entraîne pas forclusion du destinataire.

10.4.2. Les opérations de réception.

La commission de réception s'assure que les clauses du contrat ou du bon de commande ont bien été respectées en ce qui concerne la quantité et la qualité des fournitures reçues.

10.4.3. Prise en compte des matériels et transfert de propriété.

Une fois réalisées les opérations de recettes, les quantités prises en compte sont celles agréées par la commission de réception.

Le transfert de propriété au profit du service intervient lorsque les réceptions qualitative et quantitative ont été prononcées.

Le bon de réception valorisé (BRV) constate, d'une part, l'entrée des fournitures au MCASEA et leur prise en compte, retrace, d'autre part, les observations de la commission de réception.

Pour les autres établissements désignés par la DCSEA, ce document est remplacé par le bon de livraison (BL).

Dans ce cas, un exemplaire du DUC, établi en référence au bon de commande est adressé à l'organisme ayant passé le marché ou émis le bon de commande aux fins de liquidation ultérieure.

Ces documents BRV ou BL sont établis et signés par le détenteur-dépositaire et adressé au comptable pour enregistrement, dans un délai maximum d'une semaine à partir de sa réception par le comptable.

10.5. Affectation des matériels à partir des stocks centraux.

La pièce justificative du mouvement est le bon de sortie (BS) du MCASEA. Ce document est établi et signé par le détenteur et enregistré par le comptable de l'établissement expéditeur.

Il sert à l'établissement d'un DUC par le comptable du CSLSEA afin de prendre en compte les matériels non consommables dans le logiciel de comptabilité.

Pour les matériels consommables « B » et « C » un BS est établi justifiant du mouvement de sortie des stocks centraux.

Néanmoins, pour le matériel consommable surveillé « B » envoyé dans un établissement ce BS sert de pièce justificative pour sa prise en compte dans le logiciel de comptabilité simplifiée.

10.6. Cession.

La cession de matériels entretenus en approvisionnement est décidée par la DCSEA qui en fixe les conditions matérielles et financières.

La pièce justificative du mouvement est la décision prescrivant la cession.

11. Matériels en service

11.1. Définitions générales.

Les matériels en service sont les matériels mis à la disposition du service pour son fonctionnement et pour l'exécution de sa mission propre à l'exclusion des matériels installés à fond fixe et devenus immeubles par destination. Ils sont placés sous la garde des détenteurs-dépositaires mais peuvent être confiés à des détenteurs-usagers.

La comptabilité des matériels en service ne concerne que des matériels non consommables.

11.2. Provenance des matériels en service.

Les matériels peuvent être placés en position comptable « en service » soit après perception au MCASEA, soit après réception quantitative et qualitative lors d'acquisition directe chez un fournisseur.

Dans ce dernier cas, les opérations de prise en compte sont effectuées par l'établissement réceptionnaire ; elles sont identiques à celles énoncées au point 10.4 ci-avant.

11.3. Mouvements entre établissements.

Les mouvements entre établissements de matériel en service se font à l'aide du DUC au vue d'une pièce justificative.

11.4. Cession.

La cession de matériels entretenus en service est décidée par la DCSEA qui en fixe les conditions matérielles et financières.

La pièce justificative du mouvement est la décision prescrivant la cession.

12. Matériels mis à la disposition d'organismes extérieurs à la défense.

12.1. Conditions de mise à disposition.

Sont considérés comme organismes extérieurs à la défense, toute personne morale autre que le ministère de la défense (autres départements ministériels, sociétés, etc.) ou toute personne physique.

Les matériels du service peuvent être mis temporairement à la disposition :

• d'organismes extérieurs dans le cadre de la participation des armées à des activités ne relevant pas de leurs missions spécifiques ou à des missions relevant d'autres départements ministériels ;

• d'entreprises industrielles ou d'organismes de recherche pour la réalisation d'études ou de programmes militaires.

12.2. Décision de mise à disposition.

Toute mise à disposition est consentie dans le cadre d'une convention (lorsque l'organisme bénéficiaire relève d'un autre ministère au même titre que le ministère de la défense ou protocole (lorsque le bénéficiaire est une personne physique ou morale autre que l'État) fixant les règles applicables à cette opération ; les procédures applicables au service sont fixées dans une instruction insérée au BOEM 450.

Sauf cas exceptionnel, la décision de mise à disposition relève de la compétence exclusive de la DCSEA ⁽¹⁹⁾.

13. Matériels en attente.

Un matériel est dit en attente lorsqu'il ne peut être classé dans aucune des positions comptables « en approvisionnements », « en service » ou « à la disposition d'organismes extérieurs à la défense ».

De façon pratique, les matériels majeurs, véhicules, réservoirs souples, etc., doivent être classés en attente dès lors que leur indisponibilité dépasse deux mois.

14. Valorisation du patrimoine.

Les comptables des établissements arrêtent les opérations de saisies informatisées à la date du 31 décembre.

Les matériels entrant dans la valorisation du patrimoine mobilier du service comprennent :

• tous les matériels non consommables affectés en établissement quelles que soient leurs positions comptables ;

• tous les matériels constituants au 31 décembre les stocks du MCASEA (matériels non consommables « A » et matériels consommables « B » et « C »).

L'EATSEA est responsable de la valorisation du patrimoine arrêté au 31 décembre de chaque année et de la fourniture des renseignements destinés à l'administration centrale et relatifs à la comptabilité et à la gestion des matériels, ainsi que des propositions d'amélioration de l'efficacité de celles-ci.