INSTRUCTION N° 422/DEF/DCCM/OAG relative à la surveillance administrative et technique des organismes extérieurs du commissariat de la marine.
Abrogé le 25 octobre 2006 par : INSTRUCTION N° 296/DEF/DCCM/OAG relative à la surveillance administrative et technique du service du commissariat de la marine. Du 20 décembre 2002NOR D E F B 0 2 5 2 8 7 1 J
1. Définitions et principes généraux d'organisation.
Le devoir de surveillance est le corollaire de l'exercice de l'autorité ; la surveillance administrative et technique recouvre toutes les activités du service du commissariat de la marine ; elle comporte le contrôle de la régularité et le contrôle de l'opportunité.
Il appartient au directeur central du service de prendre les dispositions d'organisation nécessaires, de telle sorte que la surveillance soit exercée, à chaque niveau, par des agents disposant de la compétence et des moyens indispensables à la conduite de cette mission. A cet égard, l'organisation suivante (1) est retenue :
la surveillance administrative et technique est déclinée selon un principe hiérarchique, chaque niveau d'autorité s'assurant que le niveau inférieur a lui-même accompli tous les actes propres à l'exercice du contrôle interne ; ainsi, le directeur central contrôle l'action de l'ensemble des chefs des organismes extérieurs qui relèvent directement de lui, dont les directeurs locaux ; de même, les directeurs du commissariat de Toulon et de Brest contrôlent l'action des chefs de toutes les entités qui leur sont subordonnées. Au niveau central, le directeur central contrôle l'action du directeur adjoint, qu'il charge des opérations de contrôle interne des sous-directions et bureaux de l'échelon central ;
la distinction entre le contrôle de régularité et le contrôle d'opportunité se traduit par la mise en œuvre de deux modes d'action différents :
le contrôle de régularité porte sur la conformité des organisations, des équipements, des procédures et des actes aux lois et règlements en vigueur ; il repose sur un ensemble d'investigations conduites soit par les moyens du service, soit par des organismes agréés ;
le contrôle d'opportunité porte sur la pertinence des décisions prises et des moyens utilisés ; il s'appuie exclusivement sur le contrôle de gestion, mesure de l'efficience, et sur la démarche qualité, mesure de l'efficacité.
Dans un souci de simplification il est entendu, dans la vie quotidienne du service :
que les termes de « surveillance administrative et technique » visent, en premier chef, les actes ou activités faisant l'objet d'un contrôle de régularité ;
que ceux de « contrôle de gestion » et « démarche qualité » s'appliquent aux modalités d'exercice du contrôle d'opportunité.
2. Le contrôle de régularité
(2).
2.1. Dispositions générales.
Le contrôle de régularité porte sur l'ensemble des actes d'administration et des activités techniques ; la nature des investigations à conduire résulte soit de prescriptions législatives et réglementaires à caractère général, soit d'instructions prises au sein du service (directeur central, ou directeurs locaux).
Les investigations conduites dans le service au titre de la surveillance administrative et technique (contrôle de régularité) ne visent que les domaines qui échappent aux contrôles périodiques opérés par des autorités externes au service.
2.2. Organisation.
Le directeur central s'assure, selon les modalités précisées en annexe I :
que les directeurs de Toulon et de Brest se sont effectivement acquittés des contrôles auxquels ils sont tenus ;
que les chefs des autres organismes extérieurs directement subordonnés au directeur central ont effectivement mis en œuvre les dispositions de contrôle interne ;
que le directeur adjoint (DCCM) a effectivement mis en œuvre les dispositions de contrôle interne prévues à la direction centrale.
Les directeurs locaux de Toulon et de Brest s'assurent, selon les modalités fixées en annexe II, que les chefs de service ont effectivement mis en œuvre les dispositions de contrôle interne.
3. Le contrôle d'opportunité
(3).
Le contrôle d'opportunité s'exerce sur la totalité des activités du service ; il s'appuie sur les tableaux de bord tenus à chaque échelon hiérarchique. Les indicateurs des tableaux de bord sont examinés par le directeur central et par les directeurs locaux de Toulon et de Brest aux échéances suivantes :
revues de sous-direction (DCCM) ;
inspections annuelles par le directeur central des organismes extérieurs qui lui sont directement subordonnés ;
inspections annuelles par les directeurs de Toulon et de Brest des organismes qui leur sont subordonnés.
Les modalités d'organisation de ces opérations de contrôle sont précisées en annexe III.
4. Opérations inopinées.
A tout moment, le directeur central et les directeurs de Toulon et de Brest peuvent procéder ou faire procéder à toutes investigations qu'ils jugent utiles, dans le cadre de leur devoir de surveillance.
5. Texte abrogé.
L' instruction 105 /DEF/DCCM/DIR du 07 mars 1995 , relative à la surveillance administrative et technique des organismes extérieurs du commissariat de la marine, est abrogée.
6.
La présente instruction est applicable au 1er janvier 2003.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Michel BRESSLER.
Annexes
ANNEXE I. Modalités d'exercice du contrôle de régularité par le directeur central du commissariat de la marine.
1 Directeurs du commissariat de la marine à Toulon et à Brest.
Le directeur central s'assure que les directeurs de Toulon et de Brest ont bien procédé à la vérification des contrôles de régularité incombant aux chefs des organismes qui leur sont subordonnés ; à cette fin, les directeurs locaux lui adressent, avant la fin du mois de février, une lettre rendant compte de la réception et de l'exploitation des attestations prévues aux appendices de la présente annexe, et mentionnant les anomalies éventuellement relevées, ainsi que les mesures correctives prises, dès lors que leur intérêt en justifie la communication au niveau central. Un exemplaire de cette lettre est visée par le directeur central à l'occasion de l'inspection annuelle de la direction locale.
En outre, les directeurs locaux adressent au directeur central, avant le 31 janvier, une attestation annuelle dont le modèle figure en appendice 1 de l'annexe I, propre à l'échelon de direction. Le directeur central exploite cette attestation de telle sorte que les difficultés qu'elle a pu faire apparaître soient résolues avant l'inspection générale annuelle qu'il passe. Ce document, accompagné de toutes pièces utiles, est visé par le directeur central à l'occasion de l'inspection générale.
2 Autres directeurs locaux.
Le directeur central assure auprès d'eux les vérifications prévues par l'annexe II au titre des directeurs locaux de Brest et de Toulon. Les domaines sont toutefois limités aux activités propres à chacune des directions locales :
administration et logistique des vivres : contrôles des existants, conformément aux instructions en vigueur ; traçabilité des denrées, notamment au sein du centre de production alimentaire ;
logistique du matériel : contrôle de la réalisation des inventaires du matériel en approvisionnement conformément à la réglementation en vigueur ; contrôle, dans le domaine des achats du respect effectif du seuil des marchés sans formalité préalable (MSFP) par famille homogène de biens ou de services et contrôle de la tenue à jour des délégations accordées par les personnes responsables des marchés (PRM) ;
matériel en service : inventaires prévus par la réglementation (cf. ANNEXE II) ;
santé et sécurité au travail : délégations (liste des délégataires à jour, systématiquement rééditée au début de chaque année) ; visite de prévention annuelle de tous les locaux et toutes les emprises ; contrôles périodiques réalisés dans les délais prescrits ; définition claire des limites de responsabilité du directeur, par rapport à celle du commandement territorial, aux abords des organismes du service (police administrative, entretien, …) ;
protection de l'environnement : réalisation et tenue à jour de tous les dossiers de déclaration et d'autorisation des installations classées pour la protection de l'environnement (ICPE) ; exécution des opérations qui incombent aux exploitants, légalement, ou du fait des règlements en vigueur ;
systèmes d'information : prise par l'officier de sécurité des systèmes d'information (OSSI) ou les assistants pour la sécurité des systèmes d'information (ASSI) de toutes les dispositions qui leur incombent, notamment sur le plan de la protection du secret, de celle des informations et de leur sauvegarde, ainsi que de la confidentialité des données nominatives [commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)].
Chaque directeur local adresse au directeur central, avant le 31 janvier, une attestation annuelle dont le modèle figure en appendice 2 de l'annexe I. Ce document, accompagné de toutes pièces de correspondance et de toutes pièces justificatives utiles, est visé par le directeur central à l'occasion de l'inspection générale annuelle des directions de métropole.
3 Autres organismes extérieurs.
Le directeur central assure auprès d'eux les vérifications prévues par l'annexe II au titre des directeurs locaux de Brest et de Toulon. Les domaines sont toutefois limités aux activités propres à chacun de ces organismes, sachant que les domaines suivants sont communs à tous :
matériel en service : inventaires prévus par la réglementation ;
santé et sécurité au travail : délégations (liste des délégataires à jour, systématiquement rééditée au début de chaque année) ; visite de prévention annuelle de tous les locaux ; contrôles périodiques réalisés dans les délais prescrits ; éventuellement, définition claire des limites de responsabilité du chef d'organisme, par rapport à celle du commandement territorial, aux abords des organismes (police administrative, entretien, …) ;
systèmes d'information : veiller à ce que l'OSSI ou les ASSI aient pris toutes les dispositions qui leur incombent, notamment sur le plan de la protection du secret, de celle des informations et de leur sauvegarde, ainsi que de la confidentialité des données nominatives (CNIL).
Le chef de l'organisme extérieur adresse au directeur central, avant le 31 janvier, une attestation annuelle dont le modèle figure en appendice 3 de l'annexe I. Ce document, accompagné de toutes pièces de correspondance et de toutes pièces justificatives utiles, est visé par le directeur central à l'occasion de l'inspection générale annuelle.
4 Direction centrale.
Le directeur central s'assure que le directeur adjoint a bien procédé à la vérification des contrôles de régularité qui lui incombent ; la liste et les modalités de ces contrôles font l'objet d'une instruction particulière, prise sous le timbre DCCM/SG.
APPENDICE 1. Modèle d'attestation établie par les directeur de Toulon et de Brest.
Figure 1. Modèle d'attestation établie par les directeurs de Toulon et de Brest.
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APPENDICE 2. Modèle d'attestation établie par les directeurs locaux.
Figure 2. Modèle d'attestation établie par les directeurs locaux.
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APPENDICE 3. Modèle d'attestation établie par les chefs d'organisme extérieur qui n'exercent pas la fonction de directeur local.
Figure 3. Modèle d'attestation établie par les chefs d'organisme extérieur qui n'exercent pas la fonction de directeur local.
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ANNEXE II. Modalités d'exercice du contrôle de régularité par les directeurs du commissariat de la marine à Toulon et à Brest.
APPENDICE 1. Modèle d'attestation établie par chaque chef d'organisme subordonné au directeur de Toulon et de Brest.
Figure 4. Modèle d'attestation établie par chaque chef d'organisme subordonné au directeur de Toulon et de Brest.
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ANNEXE III. Modalités d'exercice du contrôle d'opportunité par le directeur central du commissariat de la marine.
1
L'organisation du contrôle est la suivante ; elle repose sur les techniques du dialogue de gestion et de la démarche qualité.
1.1 Administration centrale.
Les revues de sous-direction « administration » et « logistique » sont semestrielles, au printemps et à l'automne ; la revue « personnel » est annuelle, en octobre.
La revue des activités informatiques est assurée au sein du comité de suivi des projets informatiques (CSPI), qui se réunit, en principe, chaque mois, sauf au mois d'août.
1.2 Organismes extérieurs placés sous l'autorité directe du directeur central.
L'inspection générale annuelle de ces organismes est fixée chaque année entre la clôture des comptes de gestion de l'organisme et le conseil de gestion du service présidé par le chef d'état-major de la marine. Toutefois, l'inspection générale du groupe des écoles du commissariat de la marine, du service technique du commissariat de la marine, du service des marchés généraux du commissariat de la marine, et du centre informatique du commissariat de la marine peuvent être différées, si les contraintes d'activité l'exigent.
Elle donne lieu à l'organisation d'un conseil de gestion au cours duquel sont examinés tous les indicateurs d'efficience et d'efficacité.
1.3 Organismes extérieurs placés sous l'autorité directe des directeurs de Toulon et de Brest.
Les directeurs du commissariat de la marine à Toulon et à Brest fixent les modalités d'organisation du contrôle d'opportunité, qu'ils exercent, entre autres, à l'occasion de leurs inspections annuelles.
2
Le domaine d'action du contrôle d'opportunité repose sur l'examen des indicateurs d'efficience et d'efficacité.
La liste des indicateurs suivis au niveau central est fixée sous le présent timbre ; elle est déclinée, d'une part, par ensemble d'activités homogènes, couvrant la totalité de la filière d'un produit ou d'un groupe de produits, et, d'autre part, par organisme extérieur, de telle sorte que puissent être rapprochés les résultats des indicateurs d'organismes exerçant des fonctions comparables.
Une partie des indicateurs suivis au niveau central figurent dans le tableau de bord du directeur central.