Préambule.

• 1. Les masses sont destinées à subvenir aux besoins de la formation pour son fonctionnement courant.

  Les dispositions conjuguées du décret 71-336 du 29 avril 1971 et du nouveau code des marchés publics ont conduit le contrôle général des armées à statuer sur les attributions des commandants de formations admises au régime des masses. Il en ressort les dispositions suivantes :

  • le commandant de formation est autorisé à engager et à payer des dépenses, dans la limite de 90 000 euros HT par an et par numéro de la nomenclature, de fournitures ou de prestations de services de caractère homogène dont la liste est fixée par l'arrêté du 13 décembre 2001 ;

  • le commandant de formation n'est pas constitué en « personne responsable des marchés » (PRM) au sens du code des marchés publics, mais tous les achats de la formation réalisés sur les masses constituent des « marchés sans formalités préalables », tels que le code les définit ;

  • les achats sur les fonds des masses font partie des « dépenses à bon compte », comme les dépenses sur les fonds d'avances ; à ce titre, ils sont soumis à la « vérification des comptes » exercée par le service du commissariat conformément à l'instruction citée en référence g) ;

  • l'appréciation de l'efficacité de la gestion et de l'opportunité des décisions d'emploi des fonds relève de la surveillance administrative, dont la responsabilité incombe à l'autorité de commandement supérieure, avec le concours du service du commissariat de la marine.

  Lorsque les prévisions de dépenses pour l'année suivante dépassent, pour l'un ou l'autre des numéros de la nomenclature, le montant de 90 000 euros HT, le commandant de la formation est tenu de solliciter le concours du service de soutien compétent afin que celui-ci passe le ou les marchés nécessaires au profit de la formation. Les notions de prestations récurrentes et d'opérations uniques, mentionnée par l'arrêté du 13 décembre 2001, n'ont pas cours dans la gestion des masses, les commandants de formation n'étant pas constitués en PRM.

• 2. La présente instruction fixe les règles relatives à la mise en œuvre et à la comptabilité des masses dans les formations qui sont dotées :

  • de la masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses (MEPDD) ;

  • de la masse de chauffage, d'éclairage, d'eau et de force motrice (MACHAU) ;

  • de la masse de casernement (MACASE) ;

  • de la masse d'entretien courant du matériel (MEMAT).

  Ces règles se traduisent par l'organisation de trois fonctions :

  • la prise en compte des fonds affectés aux masses et le suivi de leur utilisation dans les documents de la trésorerie de la formation, conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence e) ;

  • le suivi de la gestion, par masse et par ligne de dépenses, dans des documents spécifiques ;

  • la réception et la prise en charge des matériels approvisionnés sur les fonds des masses dans la comptabilité du matériel en service dans la formation, conformément aux dispositions de l'instruction de référence f).

  Le cas des formations rattachées soumises au régime des masses fait l'objet des dispositions prévues à l'article 29.

  Le cas des formations qui ne disposent que de la MEPDD fait l'objet d'une instruction distincte.

• 3. L'instruction citée en référence d) précise les deux points suivants :

  • le processus de fixation du montant des masses ;

  • la nature des articles de ravitaillement et des prestations que les formations sont autorisées à acquérir au titre de chaque masse.

  Ils ne sont donc pas abordés dans la présente instruction.

• 4. Pour les formations implantées outre-mer et bénéficiant du régime des masses, cette instruction est complétée par des dispositions spécifiques.

1. Organisation de la comptabilité et de la gestion des masses.

1.1. Dispositions générales.

1.1.1. Suivi comptable des masses et de leur utilisation.

Les opérations réalisées avec les fonds des masses sont suivies dans trois comptabilités différentes : celle de la gestion, celle des fonds et celle du matériel.

  I. Comptabilité de gestion.

Les fonds des masses font l'objet d'une comptabilité de gestion dont les documents sont centralisés et tenus par le commissaire ou sous son autorité ; cette comptabilité a pour but de suivre quotidiennement, par masse et par famille homogène de produits, la situation des ressources mises à la disposition de la formation.

Les officiers pilotes sont responsables de la comptabilité de gestion pour les lignes, ou quote-part de lignes, qui leur sont attribuées.

  II. Comptabilité des fonds.

Les fonds provenant des diverses ressources des masses sont incorporés dans la trésorerie de la formation et suivis annuellement dans un compte d'emploi, ventilé en sous-comptes à raison d'un sous-compte par masse, retraçant distinctement chaque opération de recette et de dépense.

Le solde de chacun de ces comptes est reportable d'une année sur l'autre.

  III. Comptabilité des matériels.

Le régime des masses n'est qu'un mode particulier d'approvisionnement qui n'a pas, en lui-même, d'incidence sur le suivi du matériel : les règles de gestion et de comptabilité des matériels en service s'appliquent donc intégralement aux matériels acquis sur les fonds des masses.

En conséquence, tous les mouvements de matériels doivent être transcrits dans la comptabilité du matériel de la formation, conformément aux textes en vigueur, complétés par les dispositions des articles 23 et 24 ci-après.

1.1.2. Transferts entre masses.

• I.  Des transferts entre masses peuvent être effectués :

  • en fin d'année, après arrêté des comptes d'emploi, par décision du commandant de formation, dans la limite du tiers du solde positif de chaque masse ;

  • exceptionnellement, en cours d'année, sur décision de l'autorité en charge de la surveillance administrative, sur proposition du commandant de formation;

  Ces transferts s'opèrent par simple jeu d'écriture, entre comptes ventilés du compte d'emploi « masses ».

• II.  Des transferts d'allocations sont autorisés, de formation à formation, lorsqu'un transfert de charges intervient en cours d'année. Dans ce cas, la formation qui assurait cette charge :

  • procède à l'arrêté de la ou des lignes de dépenses concernées ;

  • adresse à la nouvelle formation une situation de son compte au regard de la ou des lignes de dépenses concernées (copie de cette situation est adressée à l'autorité organique et à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/LOG/AF) ;

  • émet au profit de la nouvelle formation support, un chèque d'un montant global correspondant.

  Les allocations transférées sont alors comptabilisées au titre des recettes d'origine budgétaire.

1.1.3. Organisation.

Afin de faciliter la gestion et la comptabilité des masses, sont constitués dans les formations :

• un ou plusieurs bureaux « achats » ;

• un bureau des masses.

Par ailleurs, un ou plusieurs « officiers pilotes » et un ou plusieurs « acheteurs » sont désignés par le commandant de la formation, dans les conditions précisées au chapitre II.

1.2. Attributions et responsabilités.

1.2.1. Le commandant.

Responsable de l'administration de sa formation, le commandant prend les dispositions d'ordre général relatives à la gestion des masses dont dispose la formation ; en particulier, il procède à la répartition des ressources de chaque masse entre les diverses lignes de dépenses et les différents officiers pilotes, et veille au respect du principe de mise en concurrence des fournisseurs potentiels.

Il peut désigner le commissaire, ou l'officier qui en exerce les fonctions, pour la passation des marchés sans formalités préalables (MSFP).

1.2.2. Le commissaire.

Chargé, sous la responsabilité du commandant, de la continuité de l'action administrative de la formation, le commissaire veille à la tenue de l'ensemble des comptabilités mises en oeuvre.

A ce titre :

• il assure la direction du bureau des masses de la formation ;

• il assure la direction du bureau « achats », lorsqu'il n'en existe qu'un au sein de la formation ;

• il prépare les demandes d'allocations ;

• il veille à la prise en charge, dans la trésorerie de la formation, des ressources d'origine budgétaire ou non budgétaire et à la régularité des opérations de recettes et de dépenses ;

• il fait tenir les documents de la comptabilité de gestion : le gestionnaire de l'ensemble des masses est soit le commissaire lui-même, soit un officier désigné par le commandant parmi le personnel relevant du commissaire ; les officiers pilotes sont gestionnaires des lignes ou dotations qui leur sont attribuées ;

• il procède à l'engagement juridique des dépenses, sous réserve que le commandant l'ait désigné à cet effet ; à cet égard, son contrôle s'étend aux conditions de préparation des engagements de dépenses réalisés par les officiers pilotes ;

• il suit le montant des engagements par famille de la nomenclature prévue à l'article 27 du code des marchés publics pour s'assurer que le plafond des marchés sans formalités préalables (MSFP), prévu à l'article 28 du même code, n'est pas dépassé ;

• il s'assure du respect des principes énoncés dans l'instruction citée en référence h), notamment pour ce qui concerne la mise en œuvre d'une concurrence formelle pour la réalisation des marchés sans formalités préalables supérieurs à 1.000 euros hors taxes (HT) ;

• il coordonne les relations de la formation avec les services de soutien et les fournisseurs en organisant la fonction « achat » au sein de la formation ;

• il valide l'entrée, dans la comptabilité « matériel » de la formation, des matériels acquis sur fonds des masses, conformément aux dispositions des articles 23 et 24 ci-après ;

• il procède au règlement des factures et certifie les paiements.

1.2.3. Les officiers pilotes.

Désignés nominativement par le commandant, les officiers pilotes sont responsables devant lui de la gestion des ressources mises à leur disposition ; ils ne peuvent préparer les engagements que dans la limite des droits qui leur sont ouverts.

Lorsque plusieurs bureaux « achats » sont créés dans la formation, chaque officier pilote dirige celui que le commandant a placé sous sa responsabilité.

Ils procèdent ou font procéder par le bureau « achats » placé sous leur autorité, au recueil, à l'identification et à l'évaluation des besoins, et soumettent les bons de commandes (MSFP) à la signature du commandant (ou du commissaire par délégation) ; ils procèdent à la réception des prestations de services et de fournitures. Ils s'assurent que les acheteurs placés sous leur autorité mettent en œuvre les dispositions propres à garantir une concurrence équitable et effective entre les fournisseurs potentiels.

Ils certifient, sous leur signature, la réalité des prestations de services et veillent à la prise en charge des matériels acquis sur fonds de masses dans leur domaine.

Le commissaire est lui-même officier pilote des dépenses ressortissant à ses activités.

1.2.4. Les acheteurs.

Le commandant, sur proposition du commissaire et des officiers pilotes, désigne nominativement un ou plusieurs officiers mariniers ou agents civils dont le rôle exclusif est la prospection commerciale auprès des fournisseurs privés ou publics et la préparation des engagements de dépenses.

Les acheteurs déterminent, avant chaque acte d'achat, la famille de la nomenclature concernée (nomenclature à 4 chiffres du barème prévu à l'article 27 du Code des marchés publics et définie par l'arrêté du 13 décembre 2001 cité en référence c).

Une fois la famille de la nomenclature ainsi définie, ils veillent au respect des règles de mise en concurrence.

Lors de la certification des factures par les officiers pilotes, ils s'assurent de la cohérence entre la facture, le devis (respect des prix annoncés) et le bon de livraison.

Ils entretiennent la documentation et établissent les dossiers d'achat.

Le nombre d'acheteurs doit être aussi restreint que possible ; ils sont réunis au sein d'un ou plusieurs bureaux d'achats placés sous la responsabilité des officiers pilotes.

Les acheteurs ne doivent pas être maintenus dans le même domaine d'achat en contact avec les mêmes fournisseurs potentiels, au-delà de quelques années ; une durée de deux à trois ans paraît, à cet égard, raisonnable.

1.2.5. Le bureau des masses.

Placé sous l'autorité du commissaire, le bureau des masses :

• centralise l'ensemble des commandes préparées par le ou les bureaux d'achats ;

• tient la comptabilité des engagements et des liquidations ;

• archive les bons de commandes et les dossiers de mise en concurrence ;

• archive les bons de livraison ;

• prépare les dossiers de mise en paiement des fournisseurs et la disquette de virement bancaire ;

• prépare les différents comptes rendus ;

• centralise les expressions de besoins lors de l'élaboration des demandes d'allocations.

Le chef du bureau des masses assure la coordination entre les équipes d'acheteurs et son bureau tout au long du processus d'achat de manière à :

• assurer l'exploitation des bons de commandes dans les délais les plus courts possibles ;

• disposer en permanence de la situation des crédits disponibles ;

• prévenir tout dépassement de seuil et contrôler l'application des procédures définies à l'article 16.

A ce titre, il entretient et met à la disposition des officiers pilotes et des acheteurs le recueil des règles de l'achat public applicables aux formations dotées de masses (art. 1er, 27 et 28 du code des marchés publics, instructions du contrôle général des armées et de l'administration centrale de la marine).

1.2.6. Le trésorier.

Assisté par le trésorier adjoint, le trésorier est responsable :

• de la tenue des comptes ventilés du compte d'emploi « masses » ;

• du contrôle de la régularité des factures et des pièces justificatives des recettes extra-budgétaires ;

• du contrôle, sur la disquette de mise en paiement, de la validité des coordonnées bancaires ;

• du paiement ;

• de la préparation des dossiers de mandatement des masses ;

• de l'archivage des pièces justificatives originales des paiements.

1.2.7. Le comptable du matériel.

Relevant du commissaire, le comptable de la formation :

• assure la prise en compte des matériels acquis sur fonds des masses dans la comptabilité du matériel ;

• procède, en cas de cessions consenties conformément aux dispositions de l'article 13 ci dessous, à la mise à jour des écritures.

2. Comptabilité des ressources et des dépenses.

2.1. Comptabilité des ressources.

2.1.1. Ressources d'origine budgétaire.

Les ressources d'origine budgétaire sont mandatées conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence d).

Les opérations de mandatement afférentes à chaque masse font l'objet d'un procès-verbal enregistré au registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil (RAAFAEC) ainsi qu'au livre de paiement.

Les sommes mandatées sont perçues sur le compte courant de la formation et sont enregistrées dans les documents de la trésorerie.

2.1.2. Ressources d'origine non budgétaire.

Les ressources d'origine non budgétaire (recettes de la buanderie, du salon de coiffure, produits de cessions, taxe d'apprentissage, etc…) sont enregistrées dans les documents de la trésorerie dès leur perception.

Le commandant fixe dans le registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil le montant maximum des fonds de roulement nécessaires au fonctionnement des organismes pré-cités, le cas échéant les tarifs pratiqués, et précise les conditions dans lesquelles ces fonds doivent être comptabilisés et conservés.

Les pièces justifiant l'entrée des fonds dans la comptabilité de la formation sont conservées à l'appui de la comptabilité des fonds.

2.1.3. Cas particulier des cessions de matériel.

  I. Principes.

Les matériels acquis sur fonds des masses dans le secteur marchand peuvent faire l'objet de cessions à titre onéreux à l'initiative des formations qui les détiennent, dans les limites de compétence fixées par l' arrêté du 01 octobre 1991 (BOC, p. 3291), modifié. Le régime des cessions est prévu par l'instruction relative à l'administration et à la comptabilité du matériel en service dans les formations de la marine, prise sous le timbre de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) [réf. f)].

Le commandant de la formation administrative autonome fixe les conditions d'exécution des cessions relevant de sa compétence.

Toutefois, l'autorité organique peut, dans l'exercice de la surveillance administrative, exiger que certaines cessions soient soumises à son autorisation préalable ; pour l'application de cette règle, elle peut choisir comme critère la nature ou la valeur d'inventaire du matériel, ou encore sa destination (par exemple l'autorisation préalable peut être obligatoire lorsque le bénéficiaire de la cession envisagée n'est pas une formation de la marine).

Le produit de la cession bénéficie à la formation qui l'enregistre en recettes au compte d'emploi de la masse concernée.

  II. Procédure.

Le commissaire soumet à la signature du commandant les documents justificatifs des cessions.

Le commandant peut fixer un montant au-dessous duquel le commissaire est habilité à signer les documents « par ordre ».

La formation conserve trois copies des documents de cession :

• la première est mise à l'appui de la comptabilité des fonds, comme justificatif de la recette ;

• la deuxième, portant l'acquit du bénéficiaire de la cession, est jointe à la comptabilité du matériel comme justification de la sortie ;

• la troisième est conservée à l'appui de la comptabilité de gestion : les fonds recueillis sont affectés obligatoirement à la masse qui a supporté la dépense initiale ; cependant, le commandant en fixe librement la ligne d'affectation.

2.1.4. Cas particulier des produits de concours.

La mise à disposition de matériel ou de personnel au profit d'un tiers extérieur au ministère de la défense dans le cadre de la participation à une activité ne relevant pas des missions spécifiques des armées ne peut être autorisée que par une des autorités habilitées, selon le cas, par l' arrêté du 10 août 1984 (BOC, p. 5052) ou par l' instruction interministérielle du 18 janvier 1984 (BOC, p. 2695).

Le décret 83-927 du 21 octobre 1983 (BOC, p. 6558) définit deux types de dépenses dont il peut être obtenu remboursement : les dépenses courantes et les dépenses supplémentaires.

La part des remboursements correspondant aux dépenses courantes est portée en recette au budget général de l'État.

La part des remboursements correspondant aux dépenses supplémentaires est rattachée au budget de la marine par voie de fonds de concours ; toutefois, la formation bénéficie de la partie correspondant aux dépenses réalisées sur ses masses pour assurer cette activité ou cette prestation.

2.2. Comptabilité des dépenses.

2.2.1. Généralités.

Les dépenses imputables aux masses donnent lieu, après mise en concurrence préalable, à engagement sous forme de marchés sans formalités préalables (bons de commande), puis à paiement après constat par la formation de l'exécution du service par le prestataire ou de la livraison du matériel par le fournisseur.

2.2.2. Approvisionnement.

Les formations s'approvisionnent :

• soit auprès des services de soutien, lorsque le recours à ces services est obligatoire ;

• soit dans le secteur marchand, dans tous les autres cas.

Le recours aux services de soutien est obligatoire pour le renouvellement et l'entretien de matériels figurant sur des listes arrêtées par l'état-major de la marine, ou par les directions ou services centraux avec visa de l'état-major de la marine (EMM).

  I. Approvisionnements réalisés auprès du service du commissariat de la marine.

Ces approvisionnements font l'objet d'un règlement dont les modalités sont précisées par l'instruction générale citée en référence d).

  II. Approvisionnements auprès d'autres services de soutien.

Les modalités de règlement des approvisionnements réalisés auprès des autres services de soutien (service des essences des armées, service de soutien de la flotte, service des travaux maritimes notamment) font l'objet des procédures définies par ces services.

  III. Achats de matériels dans le secteur marchand.

  1. Principe.

Les dépenses des formations admises au régime des masses sont limitées à 90 000 euros HT par famille homogène de la nomenclature et par an.

Si les dépenses prévues sont supérieures à ce plafond, la formation doit obligatoirement avoir recours au service de soutien compétent ; celui-ci doit en avoir été avisé suffisamment tôt, compte tenu des délais nécessaires à la passation des marchés publics (le 15 mars de l'année N-1).

Il convient donc, bien avant le début d'exercice, de conduire une prévision de dépenses par famille homogène de la nomenclature afin d'identifier celles pour lesquelles des marchés devront être passés par les services de soutien.

La démarche à accomplir par l'officier pilote va donc se dérouler en plusieurs temps :

• dès le début de l'année N- 1, il définit son besoin pour l'année N, en s'appuyant sur les dépenses passées et les évolutions prévisibles ;

• il vérifie la ventilation des fournitures ou des services à acheter entre les différentes familles homogènes identifiées par les rubriques à quatre chiffres de la nomenclature ;

• il remet au commissaire, avant le 1er mars, le résultat de ses travaux.

Le commissaire consolide les résultats des travaux de chaque officier pilote et en tire les conséquences :

• avant le 15 mars, il adresse au service compétent la liste des approvisionnements nécessaires à la formation concernant les familles homogènes pour lesquelles la prévision de dépenses se révèle supérieure à 90 000 euros HT ;

• il confirme aux officiers pilotes les domaines dans lesquels la formation pourra procéder elle-même, l'année suivante, aux achats prévus.

  2. Procédures autorisées.

Les marchés sans formalités préalables relatifs à des prestations de biens ou services passés dans le secteur marchand doivent respecter les principes fondamentaux de l'achat public rappelés à l'article premier du code des marchés publics :

• liberté d'accès à la commande publique ;

• égalité de traitement des candidats ;

• transparence des procédures.

Les règles relatives à l'achat de matériels dans le commerce local sont les suivantes :

  Marchés d'un montant compris entre 10 000 et 90 000 euros hors taxes : mise en concurrence formelle des fournisseurs.

La formation doit être en mesure de présenter trois propositions de prix recueillies par tout moyen (factures pro-forma, devis, comparaison de catalogues, offres écrites, etc).

Chaque achat doit conduire à l'établissement d'un « dossier d'achat » comprenant la preuve de la mise en concurrence dans des conditions de stricte égalité, l'énoncé des critères ayant présidé au choix définitif (tableau de dépouillement des offres) ou les raisons pour lesquelles la mise en concurrence n'a pu être réalisée (situation monopolistique, extrême urgence, spécificité de l'achat). Les dossiers d'achat sont signés par l'acheteur, l'officier pilote et le commissaire.

  Marchés compris entre 1 000 et 10 000 euros hors taxes : mise en concurrence assouplie.

La formation doit être en mesure de présenter deux propositions de prix recueillies par tout moyen (télécopies, extraits de catalogues…). Les deux propositions, ainsi que la justification écrite du choix opéré, constituent un « dossier d'achat simplifié », signé par l'acheteur, l'officier pilote et le commissaire.

  Marchés inférieurs à 1 000 euros hors taxes : pas de mise en concurrence formelle.

Une fois signés par le commandant ou son délégataire, les marchés sans formalités préalables sont enregistrés dans le compte des engagements de dépenses (cf. art. 19), puis adressés au fournisseur.

2.2.3. Paiements.

Les fournisseurs adressent les factures au commandant de formation ; le bureau des masses fait procéder à la certification du « service fait » par les services ayant réceptionné la fourniture ou la prestation, conserve le bon de livraison et une copie de la facture à l'appui de la comptabilité des engagements et des liquidations. Si la dépense implique la prise en charge de matériel dans la comptabilité de la formation, il adresse la facture originale au bureau comptable du matériel qui mentionne sur la facture la référence de l'inscription dans sa comptabilité du matériel ou de sa mise en consommation, conserve une copie en pièce justificative et restitue l'original au bureau des masses.

Le bureau des masses adresse ensuite la facture originale au trésorier adjoint pour mise en paiement.

Les paiements sont toujours effectués par chèque ou virement. Toutefois, des achats de menus matériels peuvent être réglés en espèces dans une limite en valeur fixée par le commandant qui doit être la plus basse possible.

Pour permettre le paiement de tels achats, le trésorier adjoint remet, sur présentation des commandes signées, et contre reçu, les sommes nécessaires au personnel autorisé par le commandant à procéder aux achats en espèces.

Le personnel concerné, après avoir effectué l'achat, remet la facture au trésorier adjoint et restitue, le cas échéant, le reliquat des sommes non dépensées. Le trésorier adjoint transmet au bureau des masses deux copies de la facture, dont une pour le bureau comptable du matériel.

Le délai global de paiement d'un achat réalisé sur fonds de masse doit être le plus bref possible ; il ne peut excéder quarante cinq jours à compter de la réception de la facture matérialisée par l'apposition d'un tampon dateur par le bureau des masses.

Trois cas peuvent se présenter :

• la facture est reçue avant la livraison de la commande : le délai court à compter de la date de livraison ;

• la facture est remise à la livraison : le délai court à compter de la date de réception de la facture ;

• la commande est livrée mais la facture est reçue plus tard : le délai court à compter de la date de réception de la facture.

3. Gestion des masses.

3.1. Plan d'emploi des ressources et comptes divers.

3.1.1. Le plan d'emploi.

Avant le 15 mars de l'année N - 1, le commissaire établit, après analyse des expressions de besoin des officiers pilotes, une demande d'allocation des masses pour la gestion N, qui est soumise à l'approbation du commandant.

Cette demande définit, à partir des besoins de la formation et des ressources prévisibles de chaque masse, la répartition prévisionnelle des dépenses conformément aux principes énoncés à l'article 16, point III, 1.

La demande annuelle d'allocations courantes est adressée à l'autorité en charge de la surveillance administrative de la formation. Elle doit parvenir à l'échelon central (DCCM/LOG/AF) pour le 15 septembre au plus tard, selon les modalités arrêtées par l'instruction générale citée en référence d).

Dès qu'elle a connaissance des ressources sur lesquelles elle peut compter durant l'année N au titre de ses masses, la formation en arrête le plan d'emploi. Celui-ci est revu en cours d'année en fonction de l'ajustement périodique des besoins et des modifications éventuelles de dotation intervenant dans le cours de l'exercice.

Il est établi une nomenclature générale des dépenses, adaptée aux besoins de la formation, qui doit respecter les conditions de forme suivantes :

• chaque masse est affectée d'un numéro d'ordre ;

• au sein de chaque masse est attribué un repère propre à chacun des codes de la nomenclature (son numéro à 4 chiffres) ;

• en regard de chaque code produit, il est porté mention de la dotation annuelle prévisionnelle et de (ou des) l'officier pilote responsable de l'emploi des ressources.

3.1.2. Compte d'engagements-dépenses.

Tenu par le bureau des masses, le compte d'engagements-dépenses (modèle en ANNEXE II) retrace, en regard des ressources d'origine budgétaire ou non budgétaire et suivant la nomenclature du plan d'emploi, toutes les opérations d'engagement et de liquidation par poste de dépenses avec l'indication des fournisseurs.

Les bons de commandes, signés par les acheteurs, les officiers pilotes puis par le commandant ou son délégataire, sont enregistrés dans le compte d'engagements-dépenses avant d'être adressés au fournisseur.

Ce compte permet le suivi quotidien de la gestion et, par voie de conséquence, l'information des officiers pilotes selon des modalités dont le commandant fixe le détail.

Le compte est arrêté tous les mois. A cette occasion, il est procédé à l'établissement d'un état de rapprochement entre les comptes de la trésorerie de la formation et le compte d'engagements-dépenses.

A l'appui du compte d'engagements-dépenses, est tenu un dossier d'instance qui comprend les commandes (ou les cessions éventuelles) en cours.

Au 31 décembre de l'exercice en cours, les comptes de classement des masses du logiciel de trésorerie sont arrêtés et les soldes sont reportés sur les nouveaux comptes de classement ouverts au 1er janvier de l'exercice suivant.

3.2. Comptes rendus.

3.2.1. Compte rendu mensuel de situation.

Le compte rendu mensuel du compte d'engagements-dépenses (modèle en ANNEXE II) tient lieu d'indicateur présenté mensuellement au commandant de la formation. Il est conservé au sein de la formation.

3.2.2. Compte rendu trimestriel.

Les formations rendent compte trimestriellement, pour chacune des masses, des dépenses engagées et liquidées à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/LOG/AF) ainsi qu'à l'état-major de la marine (EMM/PL/FIN), par l'intermédiaire des autorités chargées de leur surveillance administrative.

Ces autorités agrègent l'ensemble des données puis les transmettent à l'échelon central pour le 25 du premier mois suivant le trimestre écoulé, selon le modèle défini en annexe III. Une analyse des données complète cette transmission.

Un exemplaire de ce compte rendu est adressé au service de la solde ou à la direction des commissariats d'outre-mer (DICOM) de rattachement.

Un exemplaire est adressé, pour information, au service d'approvisionnement du commissariat de la marine (SACOM) ou à la direction locale concernée.

3.2.3. Compte rendu annuel.

Destiné à clore la gestion, le compte rendu annuel consolide, en début d'année N + 1, les éléments figurant dans le compte rendu du dernier trimestre (cf. art. 21) de l'année N.

Présenté selon un formalisme identique au compte rendu trimestriel, il doit être transmis aux autorités chargées de la surveillance administrative au plus tard pour le 15 mars.

Celles-ci réalisent la synthèse des éléments reçus puis transmettent leurs observations, accompagnées des tableaux correspondants, à la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM/LOG/AF) ainsi qu'à l'état-major de la marine (EMM/PL/FIN) avant le 1er avril.

4. Dispositions diverses.

4.1. Prise en compte des matériels.

4.1.1. Contenu

Les règles de gestion et de comptabilité des matériels en service s'appliquent à l'ensemble des matériels acquis par la formation et ceci quel que soit son mode d'approvisionnement.

4.1.2. Matériels délivrés par les services de soutien.

Les matériels délivrés par les services de soutien sont accompagnés d'états de délivrance valorisés article par article. Ces états, qui valent factures, sont émis en deux exemplaires à l'attention de la formation et remis au comptable du matériel. Ils peuvent être constitués par les billets de mouvements de matériel si ces documents sont complétés des informations nécessaires.

Le comptable du matériel assure la prise en charge du matériel reçu, au vu du premier exemplaire de l'état ; il remet le second au chef du bureau des masses qui procède à la liquidation puis le transmet au trésorier pour paiement.

4.1.3. Matériels approvisionnés dans le secteur marchand.

Les matériels approvisionnés dans le secteur marchand font, avant leur prise en charge dans la comptabilité du matériel et avant le paiement de la facture, l'objet d'une réception. Cette opération consiste à examiner quantitativement et qualitativement la conformité de la fourniture aux spécifications portées dans la commande. Elle conduit soit à l'acceptation du matériel, soit à son rejet.

La réception des matériels est effectuée, sous la responsabilité de l'officier pilote ou du chef de service concerné, par un ou des agents spécialement désignés par le commandant. Dans la mesure du possible, ceux-ci ne sont ni acheteurs, ni payeurs.

Lorsque sont acquis dans le secteur marchand des matériels n'ayant jamais figuré dans la comptabilité matériel de la formation, et pour lesquels n'ont été définies par la marine ni norme spécifique, ni allocation, ceux-ci font l'objet d'une prise en compte, sous leur appellation commerciale, dans les conditions fixées par l'instruction citée en référence f).

Pour permettre un traitement informatique des données, il leur est attribué un numéro de nomenclature ad hoc.

4.2. Contrôle interne et contrôle externe.

4.2.1. Contrôle interne.

Les procédures de contrôle interne sont détaillées dans le catalogue élaboré par la DCCM.

Elles portent notamment sur :

• la séparation des tâches du personnel responsable des différentes étapes de la procédure d'achat et de comptabilité du matériel ;

• le choix des fournisseurs ;

• la traçabilité des décisions prises dans ce domaine ;

• l'effectivité d'une mise en concurrence formelle pour les marchés sans formalité préalable d'un montant supérieur à 10 000 euros hors taxes et d'une mise en concurrence simplifiée à partir de 1 000 euros hors taxes ;

• l'adéquation des achats aux besoins de la formation ;

• la prise en compte des matériels acquis sur fonds des masses dans la comptabilité du matériel.

Les indicateurs d'activité et de gestion ainsi que l'arrêté mensuel du compte d' engagements-dépenses (ou du tableau de synthèse du logiciel), auquel est annexé l'état de rapprochement avec les comptes de la trésorerie, sont présentés chaque mois au commandant.

4.2.2. Contrôle externe.

  I. Vérification des comptes.

La vérification de la comptabilité des masses est opérée, pour chaque gestion annuelle, à l'occasion notamment de la vérification des comptes généraux de la trésorerie de la formation par les commissaires vérificateurs.

La vérification porte alors sur l'exactitude et la régularité des opérations comptables au regard des dispositions législatives et réglementaires concernant d'une part les recettes et les dépenses (compte de la trésorerie et comptes d'emploi des masses), d'autre part les écritures relatives au matériel.

Les commissaires vérificateurs disposent d'un guide méthodologique d'audit rédigé par la DCCM (ADM/UNITES) qui comprend un volet relatif à la vérification des comptes et un volet consacré à la surveillance administrative.

  II. Surveillance administrative.

L'exercice de la surveillance administrative porte sur la bonne tenue des comptes retracés dans les documents de gestion, l'effectivité et la qualité des mesures de contrôle interne ainsi que sur la régularité, l'efficacité et l'opportunité des procédures d'achat public utilisées dans ce domaine.

Les opérations de surveillance administrative, accomplies par le service du commissariat pour le compte de l'autorité responsable, portent notamment sur :

• l'efficacité du contrôle interne ;

• le respect des dispositions réglementaires, en particulier celles relatives au respect des seuils et de la mise en concurrence ;

• les demandes de ressources ;

• le plan d'emploi des masses ;

• les comptes rendus périodiques de gestion des masses établis par les formations ;

• l'utilisation du logiciel homologué par la DCCM.

Le service du commissariat analyse les décisions d'attribution des MSFP aux fournisseurs et vérifie par tous moyens que les offres des fournisseurs les plus régulièrement retenus correspondent bien aux meilleurs conditions du marché. Dans le même esprit, le service du commissariat établit systématiquement la liste, dans son compte rendu, des acheteurs en fonction dans le même domaine d'achat depuis plus de trois ans.

Les services de la solde et les DICOM, ainsi que le SACOM et les directions locales du commissariat de la marine (DCM) de Paris et Cherbourg, sont destinataires des comptes rendus trimestriels conformément aux dispositions de l'article 21.

4.3. Divers.

4.3.1. Logiciels de traitement de la comptabilité des masses.

L'étude et le développement de logiciels de traitement de la comptabilité des masses relèvent de la compétence du centre informatique du commissariat (CIC). L'homologation administrative des logiciels fait l'objet d'une décision de la DCCM (ADM/UNITES).

Les formations admises au régime de déconcentration financière utilisent le logiciel GEMAU (« gestion des masses des unités »).

4.3.2. Remise des comptabilités des masses.

La comptabilité de gestion de l'année écoulée est conservée dix ans dans la formation avant d'être reversée au service de la solde. A ce titre, les formations conservent, pendant dix ans après la livraison de matériels ou de prestations, les dossiers de mise en concurrence des fournisseurs établis par leurs soins.

La comptabilité des fonds, partie intégrante de la comptabilité « personnel-finances », est reversée annuellement au service de la solde du port comptable.

La comptabilité des matériels acquis sur fonds des masses est partie intégrante de la comptabilité « matériel d'emploi commun » ; elle est conservée dans la formation durant cinq ans (ce délai peut être ramené à trois ans après autorisation du service de la solde).

4.3.3. Formations rattachées soumises au régime des masses.

Si la décision d'admettre une formation rattachée au régime des masses appartient à l'état-major de la marine, le maintien ou non d'un bureau de gestion des masses au sein de la formation est du ressort de l'autorité organique.

  I. Cas des formations rattachées disposant d'un bureau de gestion des masses et d'un trésorier.

Lorsqu'une formation administrative rattachée dispose sur place d'un bureau de gestion des masses et d'un trésorier, la comptabilité de gestion et la comptabilité détaillée des fonds sont tenues, sous sa responsabilité, dans les mêmes conditions que dans une formation administrative autonome.

La formation procède aux paiements en numéraire et par chèques ; toutefois, les opérations de mandatement sont réalisées par la formation administrative de rattachement qui recomplète trimestriellement le fonds de roulement de la formation administrative rattachée dans les limites des allocations octroyées.

En retour et dans un but de consolidation et de contrôle comptable, ces formations expédient mensuellement à leur formation administrative de rattachement, les factures originales correspondant aux règlements effectués pendant le mois ainsi qu'une copie de l'arrêté des sommes engagées.

Chaque carnet de comptabilité est aménagé de façon à faire apparaître :

• d'une part l'avoir en numéraire de la formation et l'avoir sur le compte chèques ;

• d'autre part, les dépenses imputées aux masses sur un compte d'emploi spécifique.

Les factures originales sont conservées par la formation administrative de rattachement.

Le respect des dispositions du code des marchés publics est de la responsabilité de la formation administrative rattachée et la notion de seuil est alors appréciée à son niveau grâce au logiciel GEMAU dont elle est attributaire.

La comptabilité du matériel n'est tenue au sein de la formation rattachée que si celle-ci est autonome pour l'administration et la comptabilité du matériel en service.

  II. Cas des formations rattachées ne disposant pas d'un bureau de gestion des masses.

La comptabilité de gestion et la comptabilité détaillée des fonds sont alors intégralement assurées, et sous sa responsabilité, par la formation administrative de rattachement.

Toutefois, de menues dépenses peuvent être autorisées au titre d'une délégation consentie par le commandant de la formation de rattachement au commandant de la formation rattachée.

Dans ce cas, la formation de rattachement recomplète périodiquement le fonds de roulement de la formation rattachée dans la limite des dépenses réalisées par cette dernière.

Dans un but de consolidation et de contrôle comptable, ces formations expédient mensuellement à leur formation administrative de rattachement, à l'appui du carnet de comptabilité, les factures originales des matériels ou prestations reçues pendant le mois ainsi qu'une copie de l'arrêté des sommes engagées.

Dans le cas des formations bénéficiaires d'une délégation et assujetties à la tenue d'un carnet de comptabilité, ce dernier est aménagé de façon à faire apparaître :

• d'une part l'avoir en numéraire de la formation et l'avoir sur le compte chèque ;

• d'autre part les dépenses imputées aux masses sur un compte d'emploi spécifique.

Les factures originales sont conservées par la formation administrative de rattachement qui demeure l'interlocuteur unique de l'ordonnateur secondaire.

Le respect des dispositions du code des marchés publics est de la responsabilité de la formation administrative de rattachement et la notion de seuil est alors appréciée à son niveau grâce au logiciel GEMAU dont elle est attributaire.

La comptabilité du matériel n'est tenue au sein de la formation rattachée que si celle-ci est autonome pour l'administration et la comptabilité du matériel en service.

4.3.4. Dissolution de la formation.

Sauf dans le cas prévu au point II de l'article 2, le reliquat des fonds non utilisés est reversé au chapitre 34.05 à la dissolution de la formation.

La formation établit alors un chèque d'un montant correspondant au reliquat disponible et l'adresse à la DCCM (ADM/FIN) qui en demande, par l'intermédiaire de la direction des affaires financières, le rétablissement sur le chapitre concerné par voie de fonds de concours.

4.3.5. Texte abrogé.

L'instruction n^o 1/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 12 octobre 1992, relative à la comptabilité des masses dans les unités de la marine, est abrogée.