En application du texte cité en référence, la présente instruction fixe les règles relatives à la gestion comptable des masses dans les unités qui appliquent le régime de déconcentration financière comportant quatre masses : masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses (MEPDD), masse de chauffage, d'éclairage, d'eau et de force motrice (MACHAU), masse de casernement (MACASE), masse d'entretien courant du matériel (MEMAT).

La gestion comptable des masses a pour objet d'assurer :

• la prise en compte et le suivi des fonds affectés aux masses, dans les documents de la trésorerie de l'unité ;

• le suivi de la gestion, c'est-à-dire l'utilisation des ressources par masse et par poste de dépenses ;

• la recette et la prise en charge des matériels approvisionnés sur les fonds des masses dans la comptabilité du matériel en service dans l'unité.

L'instruction définit le partage des responsabilités dans ces trois domaines, et précise les procédures à mettre en œuvre dans les unités administratives ; le cas des unités rattachées soumises au régime des masses fait l'objet des dispositions prévues à l'article 29.

Elle rappelle également les dispositions d'ordre général relatives à la vérification des comptes et à l'exercice de la surveillance administrative.

1. Organisation de la comptabilité des masses.

1.1. Dispositions générales.

1.1.1. Suivi comptable des masses et de leur utilisation.

Les opérations réalisées avec les fonds issus des masses sont suivies dans trois comptabilités différentes : celle des fonds, celle de la gestion et celle du matériel.

  1.1. Comptabilité des fonds.

Les sommes mandatées et perçues au titre des quatre masses, ainsi que les fonds d'origine non budgétaire, font partie intégrante de la trésorerie de l'unité ; elles sont prises en compte dans la caisse et suivies annuellement dans des comptes d'emploi (un par masse), documents retraçant distinctement chaque opération de recette et de dépense.

Le solde de chacun de ces comptes d'emploi est reportable d'une année sur l'autre.

  1.2. Comptabilité de gestion.

Les fonds des masses font aussi l'objet d'une gestion comptable dont les documents sont tenus par le commissaire ou sous sa responsabilité ; cette comptabilité a pour but de suivre quotidiennement, par masse et par poste de dépenses, la situation des ressources mises à la disposition de l'unité.

  1.3. Comptabilité des matériels.

Le régime des masses n'est qu'un mode particulier d'approvisionnement : les règles de gestion et de comptabilité des matériels en service s'appliquent aux matériels acquis sur les fonds des masses.

En conséquence, tous les mouvements de matériels doivent être transcrits dans la comptabilité du matériel de l'unité, conformément aux textes en vigueur, complétés par les dispositions des articles 23 et 24 ci-après.

1.1.2. Transferts entre masses.

  2.1. Des transferts entre masses peuvent être effectués :

• en fin d'année, après arrêté des comptes d'emploi, par décision du commandant de l'unité, dans la limite du tiers du solde positif de chaque masse ;

• en cours d'année, sur décision de la direction centrale du commissariat de la marine, avec visa de l'état-major de la marine, bureau finances (EMM/PL/FIN), après proposition et avis de l'autorité organique dont relève l'unité.

Ces transferts s'opèrent par simple jeu d'écriture, de compte d'emploi à compte d'emploi.

  2.2. Des transferts d'allocations, d'unité à unité, sont autorisés lorsqu'une formation de l'aéronautique navale change définitivement de lieu d'affectation en cours d'année. Dans ce cas la base d'aéronautique navale (BAN) qui assurait le soutien de cette formation :

• procède à l'arrêté des lignes de dépenses attribuées à la formation au titre de chaque masse ;

• adresse à la nouvelle BAN d'affectation, une situation du compte de la formation au regard des différentes masses [copie de cette situation est adressée à l'autorité organique et à la direction centrale du commissariat de la marine, sous-direction logistique, bureau approvisionnements de la flotte (DCCM/LOG/AF)] ;

• émet au profit de la nouvelle unité de support, un chèque d'un montant égal aux soldes disponibles des quatre masses.

Les allocations transférées à ce titre sont comptabilisées au titre des recettes d'origine budgétaire.

1.2. Attributions et responsabilités.

1.2.1. Le commandant.

Responsable de l'administration interne de son unité, le commandant prend les dispositions d'ordre général relatives à la gestion comptable des masses dont dispose l'unité ; en particulier, il lui revient de décider de la répartition des ressources de chaque masse entre les divers postes de dépenses et les différents officiers pilotes.

1.2.2. Le commissaire.

Chargé, sous l'autorité du commandant, de la continuité de l'action administrative de l'unité, le commissaire dirige la gestion des masses. À ce titre :

• il prépare les demandes d'allocations ;

• il assure la prise en charge, dans la trésorerie de l'unité, des ressources d'origine budgétaire ou non budgétaire et veille à la bonne tenue de la comptabilité de ces fonds, c'est-à-dire à la régularité des opérations de recettes et de dépenses ;

• il tient, ou fait tenir, les documents de la comptabilité de gestion ; le gestionnaire des masses est soit le commissaire lui-même, soit un officier ou un officier marinier désigné par le commandant parmi le personnel du service commissariat ;

• il autorise les engagements de dépenses ; à cet égard, son contrôle s'étend aux modalités envisagées pour procéder aux achats ;

• il prépare et signe, par ordre du commandant, les contrats passés avec les fournisseurs ;

• il coordonne les relations de l'unité avec les services de soutien et les fournisseurs ;

• il procède au règlement des factures ;

• il vérifie que les matériels acquis sur fonds de masses ont fait l'objet d'une prise en charge dans la comptabilité du matériel de l'unité, conformément aux dispositions des articles 23 et 24 ci-après.

Par ailleurs, le commissaire peut être lui-même officier pilote.

1.2.3. Les officiers pilotes.

Désignés par le commandant, les officiers pilotes sont responsables devant lui de la gestion des ressources mises à leur disposition ; ils ne doivent préparer les engagements de dépenses que dans la limite des droits qui leur sont ouverts.

1.2.4. Les acheteurs.

Le commandant, sur proposition du commissaire et des officiers pilotes, peut désigner un ou plusieurs officiers mariniers dont le rôle est d'entretenir la documentation permanente relative aux offres du commerce local afin de préparer les opérations d'engagement des dépenses.

Le nombre des acheteurs doit être aussi restreint que possible.

1.2.5. Le trésorier adjoint.

Sous l'autorité du commissaire, le trésorier adjoint :

• tient les comptes d'emploi des fonds de chaque masse ;

• prépare le paiement des factures ;

• archive les pièces justificatives des paiements.

1.2.6. Le comptable du matériel.

Relevant du commissaire, le comptable du matériel de l'unité :

• procède à la recette des matériels approvisionnés dans le secteur commercial ; il est assisté dans cette tâche par le(s) détenteur(s) concerné(s) ;

• assure la prise en compte de ces matériels dans la comptabilité du matériel ;

• procède, en cas de cessions consenties conformément aux dispositions de l'article 13 ci-dessous, à la mise à jour des écritures.

2. Comptabilité des ressources et des dépenses.

2.1. Évaluation des allocations.

2.1.1. Principe.

Les ressources courantes définies dans l'instruction générale rappelée en référence, qui proviennent des crédits du chapitre 34-05, sont, lors de la mise en place du système des masses dans les unités, fixées forfaitairement par l'administration centrale. Elles sont reconduites d'année en année en tenant compte de l'évolution, en plus ou en moins, des charges de fonctionnement des unités ainsi que des contraintes budgétaires.

2.1.2. Procédures.

Une instruction particulière fixe les conditions dans lesquelles les unités demandent la reconduction des allocations courantes et peuvent exprimer des demandes d'allocations exceptionnelles.

2.2. Comptabilité des ressources.

2.2.1. Ressources d'origine budgétaire.

Les ressources d'origine budgétaire sont mandatées conformément aux dispositions de l'instruction générale rappelée en référence.

Les opérations de mandatement afférentes à chaque masse font l'objet d'un procès-verbal enregistré au livre de paiement.

Les sommes mandatées sont perçues sur le compte courant de l'unité et sont enregistrées dans les documents de la trésorerie.

2.2.2. Ressources d'origine non budgétaire.

Les ressources d'origine non budgétaire (recettes de la buanderie, du salon de coiffure, produit des cessions, etc.) sont enregistrées dans les documents de la trésorerie dès leur perception.

Le commandant fixe le montant maximum des fonds de roulement nécessaires au fonctionnement de la buanderie, du salon de coiffure ou de tout autre organisme collecteur de fonds, et précise les conditions dans lesquelles ces fonds doivent être conservés.

Les pièces justifiant l'entrée des fonds dans la comptabilité de l'unité sont conservées à l'appui de la comptabilité des fonds.

2.2.3. Cas particulier des cessions de matériel acquis sur fonds de masse.

  13.1. Principes.

  13.1.1. Les matériels acquis sur fonds de masses dans le commerce local peuvent faire l'objet de cessions à l'initiative des unités qui les détiennent, dans les limites de compétence fixées par l' arrêté du 01 octobre 1991 (BOC, p. 3291). Ces cessions sont toujours faites à titre onéreux.

Le commandant de l'unité fixe les conditions d'exécution des cessions relevant de sa compétence.

Toutefois, l'autorité organique peut, dans l'exercice de la surveillance administrative, exiger que certaines cessions soient soumises à son autorisation préalable ; pour l'application de cette règle, elle peut choisir comme critère la nature ou la valeur d'inventaire du matériel, ou encore sa destination (par exemple, l'autorisation préalable peut être obligatoire lorsque le bénéficiaire de la cession envisagée n'est pas une unité de la marine).

  13.1.2. Les matériels qui n'ont pas été acquis dans le commerce local, suivent, pour les cessions, les dispositions fixées par l'instruction relative à l'administration et à la comptabilité du matériel en service dans les unités de la marine, prise sous le timbre de la DCCM.

  13.2. Procédure.

Le commissaire soumet à la signature du commandant les documents justificatifs des cessions.

Le commandant peut fixer un montant au-dessous duquel le commissaire signe les documents « par ordre ».

L'unité conserve trois copies des documents de cession :

• la première est mise à l'appui de la comptabilité des fonds, comme justificatif de la recette ;

• la seconde, portant l'acquit du bénéficiaire de la cession, est jointe à la comptabilité du matériel comme justification de la sortie ;

• la troisième est conservée à l'appui de la comptabilité de gestion ; les fonds recueillis sont affectés obligatoirement à la masse qui a supporté la dépense initiale ; cependant le commandant fixe librement la ligne d'affectation.

2.3. Comptabilité des dépenses.

2.3.1. Principe général.

Les dépenses imputables aux masses donnent lieu à engagement sous forme de commandes, puis à paiement scriptural après constat par l'unité de l'exécution du service par le fournisseur. L'article 17 ci-dessous traite du cas particulier des commandes passées auprès des services de soutien ainsi que des achats de matériels réglés en espèces.

2.3.2. Commandes.

Les officiers pilotes procèdent aux engagements de dépenses, sous la forme de commandes soumises à l'autorisation préalable du commissaire.

Une fois autorisées par le commissaire, les commandes sont enregistrées dans le compte des engagements-dépenses (cf. infra Article 19), puis adressées au fournisseur.

2.3.3. Paiements.

Le commissaire certifie l'exécution du service sur les trois exemplaires des factures, après recette par le comptable du matériel des articles commandés.

L'original de la facture est remis au trésorier adjoint pour préparation du paiement ; les deux copies sont exploitées, l'une par le comptable du matériel comme justification du mouvement d'entrée, l'autre par le gestionnaire des masses à l'appui du compte des dépenses (cf. infra Article 19).

Les paiements sont toujours effectués par chèque, sauf dans les cas indiqués à l'article suivant.

2.3.4. Cas particuliers.

  17.1. Matériels approvisionnés auprès des services du commissariat.

Les matériels approvisionnés auprès des services du commissariat de la marine, donnent lieu à l'application de la règle du précompte définie par l'instruction rappelée en référence. Les procédures d'approvisionnement sont conformes aux règles fixées par l'instruction générale relative à la gestion et à la comptabilité des matériels en service. Ces matériels sont livrés par le service accompagnés d'états de délivrance valorisés article par article. Ces états, qui valent facture, sont reçus en deux exemplaires dans l'unité, et remis au comptable du matériel ; ils peuvent être constitués par les billets de mouvement de matériel si ces documents sont complétés des informations nécessaires. Le comptable du matériel assure la prise en charge du matériel reçu au vu du premier exemplaire de l'état qu'il conserve, et remet le second au commissaire, pour mise à jour de la comptabilité du gestionnaire des masses.

  17.2. Approvisionnement auprès d'autres services de soutien.

Les modalités de règlement des approvisionnements réalisés auprès des autres services de soutien (service des essences des armées, direction des constructions navales notamment) font l'objet de procédures définies par entente directe entre l'unité et ces services, dont il est rendu compte à l'autorité chargée de la surveillance administrative.

  17.3. Achats de matériels réglés en espèces.

Par exception aux dispositions des articles 14 et 16 ci-dessus, des achats de menus matériels peuvent être réglés en espèces, dans une limite en valeur fixée par le commandant. Pour permettre le paiement de tels achats, le trésorier adjoint remet, sur présentation des commandes, et contre reçu, les sommes nécessaires au personnel autorisé par le commandant à procéder aux achats en espèces.

Le personnel concerné, après avoir effectué et payé l'achat, remet au commissaire les trois exemplaires de la facture, qui sont exploités comme indiqué à l'article 16. Il restitue au trésorier adjoint, le cas échéant, le reliquat des sommes non dépensées.

3. Gestion des masses.

3.1. Plan d'emploi des ressources et comptes divers.

3.1.1. Le plan d'emploi.

En fin d'année N - 1, le commissaire établit, sur propositions des officiers pilotes, un plan d'emploi des masses pour la gestion N, qui est soumis à l'approbation du commandant.

Ce plan d'emploi définit, à partir des ressources prévisibles de chaque masse, la répartition des postes de dépenses.

En cours d'année N, il est revu en tant que de besoin.

Il est établi selon une nomenclature générale, adaptée aux besoins de l'unité, qui doit respecter les conditions de forme suivantes :

• chaque masse est affectée d'un numéro d'ordre ;

• au sein de chaque masse est attribué un repère propre à chacun des postes de dépenses, lesquels sont au minimum ceux figurant dans l'instruction générale de référence ;

• en regard de chaque poste de dépenses il est porté mention de la dotation annuelle prévisionnelle et de (ou des) l'officier pilote responsable de l'emploi des ressources.

Le plan d'emploi est adressé, en même temps que la demande annuelle d'allocations courantes, à l'autorité chargée de la surveillance administrative de l'unité.

3.1.2. Compte d'engagements-dépenses.

Tenu par le commissaire ou sous sa responsabilité, ce compte retrace, en regard des ressources d'origine budgétaire ou non budgétaire et suivant la nomenclature du plan d'emploi, toutes les opérations d'engagement et de liquidation par poste de dépenses, avec l'indication des fournisseurs ; ce compte permet le suivi quotidien de la gestion et par voie de conséquence l'information des officiers pilotes, selon des modalités dont le commandant arrête le détail.

Le compte est arrêté tous les mois. À cette occasion, le commissaire et le trésorier adjoint procèdent à l'établissement d'un état de rapprochement entre les comptes de la trésorerie de l'unité et le compte engagements-dépenses ; cet état est annexé au compte rendu mensuel de situation (cf. Article 21 ci-après). Un modèle de compte d'engagements-dépenses figure en annexe.

3.1.3. Dossier d'instances.

À l'appui du compte d'engagements-dépenses, le commissaire entretient, ou fait entretenir, un dossier d'instances qui comprend les commandes (ou les cessions éventuelles) en cours.

3.2. Comptes rendus.

3.2.1. Compte rendu mensuel de situation.

L'arrêté mensuel du compte d'engagements, dépenses tient lieu d'indicateur [cf.  instruction 11 /DEF/DCCM/ADM/UNITES du 24 novembre 1999 (BOC, p. 5229)].

3.2.2. Compte rendu annuel.

Les arrêtés mensuels sont consolidés dans une synthèse annuelle précisant la situation de chaque ligne de ressources et présenté conformément à la nomenclature. Préparé par le commissaire, soumis à la signature du commandant, ce document est adressé à l'autorité chargée de la surveillance administrative. Celle-ci fait part de ses observations éventuelles à la DCCM (copie EMM/PL/FIN) avant le 1er avril.

4. Dispositions diverses.

4.1. Prise en compte des matériels.

4.1.1. Recette.

Les matériels approvisionnés dans le commerce font, avant leur prise en charge dans la comptabilité matériel, et avant le paiement de la facture, l'objet d'une recette. Cette opération consiste à examiner quantitativement et qualitativement la conformité de la fourniture aux spécifications portées dans la commande. Elle conduit soit à l'acceptation du matériel, soit à son rejet.

La recette des matériels est effectuée par le comptable du matériel, assisté par le détenteur-dépositaire concerné.

4.1.2. Acquisition de matériels nouveaux.

Lorsque sont acquis dans le commerce des matériels n'ayant jamais figuré dans la comptabilité du matériel de l'unité, et pour lesquels il n'a été défini aucune norme spécifique par la marine, ni aucune allocation, ces matériels sont pris en compte dès lors que leur valeur unitaire est supérieure au 1/2000^e du seuil des marchés publics passés sans formalités préalables, qui est fixé par décret (45 euros HT en 2001).

Le commandant peut fixer, le cas échéant, un seuil de prise en compte inférieur à la valeur légale indiquée ci-dessus.

Ces matériels sont pris en charge dans la comptabilité matériel sous leur appellation commerciale. Pour permettre un éventuel traitement informatique, il leur est attribué un numéro de nomenclature de forme suivante : 0000 14 000 0001, 0000 14 000 0002, 0000 14 000 0003, etc. ⁽¹⁾.

4.2. Vérification des comptes et surveillance administrative.

4.2.1. Vérification des comptes.

La vérification de la comptabilité des fonds de masses est opérée au moins une fois par an à l'occasion de la vérification des comptes généraux de la trésorerie de l'unité, par les commissaires désignés par les directeurs locaux du commissariat.

La vérification porte uniquement sur la régularité des opérations comptables au regard des dispositions législatives et réglementaires : d'une part recettes et dépenses (comptes de la trésorerie et compte d'emploi des masses), d'autre part écritures concernant le matériel.

4.2.2. Surveillance administrative.

La surveillance administrative est de la responsabilité de l'autorité dont relève l'unité soumise au régime des masses. Elle est exercée conformément à la réglementation en vigueur.

Impliquant une appréciation d'opportunité sur la gestion des fonds de masses, l'exercice de la surveillance administrative porte avant tout sur l'examen des documents de gestion ; cependant, pour être exhaustif, cet examen peut s'appuyer sur celui de la comptabilité des fonds, ne serait-ce que pour s'assurer de la corrélation entre les écritures de l'une et de l'autre.

Les autorités chargées de la surveillance administrative des unités examinent en particulier, dans les conditions qu'elles fixent :

• les demandes de ressources ;

• le plan d'emploi des masses ;

• les comptes rendus mensuels de situation ;

• le compte rendu annuel.

4.3. Règles particulières.

4.3.1. Logiciels de traitement de la comptabilité de masses.

L'étude et le développement de logiciels de traitement de la comptabilité des masses relèvent de la compétence du groupement pour l'automatisation de l'administration des unités (GAAU) de la direction centrale du commissariat de la marine. L'homologation des logiciels fait l'objet d'une décision de la DCCM.

À titre transitoire, les services de la solde peuvent autoriser les unités à utiliser un autre logiciel, sous réserve que toutes les règles comptables fixées par la présente instruction soient scrupuleusement respectées.

4.3.2. Remise de la comptabilité de gestion des masses.

La comptabilité de gestion de l'année écoulée est conservée quatre ans dans l'unité avant d'être versée au service de la solde du port comptable de l'unité.

4.3.3. Unités rattachées soumises au régime des masses.

Lorsqu'une unité rattachée est soumise au régime des masses, la comptabilité de ses fonds et la comptabilité de gestion sont tenues par l'unité ou le centre de rattachement qui en informe les officiers pilotes désignés dans l'unité rattachée.

La comptabilité du matériel n'est tenue au sein de l'unité rattachée que si celle-ci est autonome pour l'administration et la comptabilité du matériel en service.

4.3.4. Dissolution de l'unité.

À la dissolution de l'unité, le reliquat des fonds non utilisés est reversé au chapitre 34-05.