La gestion du personnel de carrière ou sous contrat de l'armée de terre est effectuée à partir d'un traitement d'informations nominatives (gestion opérationnelle) entretenu par l'administration centrale et par les régions terre (RT) pour ce qui concerne les militaires du rang sous contrat (MDR/C) non titulaires du certificat technique du 1er degré (CT 1) ou du certificat d'aptitude technique du 2e degré (CAT 2). La majeure partie de ces informations est mise à la disposition des différents niveaux hiérarchiques par le système « infoservice » des ressources humaines de l'armée de terre.

La fiabilité des fichiers étant essentiellement fonction de la justesse des informations contenues, la présente instruction a pour but de préciser les conditions de recueil de ces informations et de regrouper les différentes dispositions régissant la gestion nominative du personnel de carrière ou sous contrat de l'armée de terre.

Cette instruction abroge l'instruction n° 3246/DEF/PMAT/EG/OMA/B du 7 mai 1984 relative à la gestion nominative des personnels militaires de l'armée de terre.

1. Généralités.

1.1. Personnel visé par l'instruction.

Les dispositions de la présente instruction concernent les officiers d'active (OA), les sous-officiers d'active (SOA) et les militaires du rang sous contrat (MDR/C).

1.1.1.

Sous le terme « officiers d'active », il faut entendre :

• les officiers en positions statutaires d'activité, de service détaché, de non-activité et hors cadres ⁽¹⁾, quel que soit leur statut particulier, à l'exclusion des officiers généraux ;

• les officiers servant en vertu d'un contrat ⁽²⁾ ;

• les officiers de réserve rappelés ou maintenus sur les contrôles de l'armée active en attendant leur radiation des cadres ;

• le personnel de la poste aux armées, de la trésorerie et des musiques militaires titulaire d'un grade d'assimilation d'officier.

1.1.2.

Sous le terme « sous-officiers d'active », il faut entendre :

• a).   Les sous-officiers de carrière ou sous contrat en positions statutaires d'activité, de service détaché, de non-activité et hors cadres, y compris :

• b).  

  • les aspirants d'active, les volontaires aspirants de l'armée de terre (VADAT) et les volontaires sous-officiers de l'armée de terre;

  • les sous-officiers du service de santé des armées (section terre), et des musiques militaires ;

  • les maîtres ouvriers du commissariat de l'armée de terre.

• c).  Les sous-officiers de réserve rappelés ou maintenus sur les contrôles de l'armée active en attendant leur radiation des cadres.

• d).  Le personnel de la poste aux armées, de la trésorerie et des musiques militaires titulaire d'un grade d'assimilation de sous-officier.

1.1.3.

Sous le terme « militaire du rang sous contrat », il faut entendre :

• les MDR/C en positions statutaires d'activité, de service détaché et de non-activité ⁽³⁾, quelle que soit la nature de l'engagement qu'ils ont souscrit ;

• les volontaires de l'armée de terre (VDAT).

Les informations sur le personnel (OA, SOA, MDR/C) sont conservées cinq ans après la date de radiation des cadres de l'armée de terre, dans les fichiers magnétiques de la direction du personnel militaire de l'armée de terre (DPMAT).

1.2. Documents à établir.

Les différents documents à établir ou à renseigner pour alimenter, mettre à jour et contrôler les fichiers magnétiques sont les suivants :

• la fiche de prise en compte initiale (FPCI) qui permet de recueillir les renseignements de base sur le personnel OA, SOA et MDR/C ;

• le bulletin individuel de saisie décoration (BISD) ;

• la feuille ou le bulletin de notes ;

• la fiche desiderata de mutation (FIDEMUT) ;

• la fiche de gestion ;

• l'avis de changement de position (ACP) qui permet aux organismes d'administration d'informer l'administration centrale de tous les changements intervenus dans la situation des intéressés.

Les documents (prérenseignés par l'administration centrale) sont mis à jour et contrôlés par les organismes d'administration sous la responsabilité de leur chef de corps ou de service, pour chaque militaire qu'ils administrent.

2. Renseignements initiaux.

2.1. Prise en compte.

Dès qu'un militaire entre en activité ou se trouve à nouveau en activité plus de cinq ans après avoir été radié des cadres, il fait l'objet d'une prise en compte. Cette prise en compte est réalisée à partir d'un certain nombre de pièces dont les informations permettent la mise à jour du fichier magnétique central. Ces pièces qui, après exploitation, sont classées dans le dossier d'archives de l'intéressé, se répartissent de la façon suivante :

• une FPCI commune à chaque catégorie de personnel et comportant les renseignements propres à chacun ;

• deux photographies d'identité pour les OA, SOA et MDR/C ;

• un extrait d'acte de naissance ⁽⁴⁾, cette pièce devant être fournie par les intéressés qui en font la demande aux services compétents ⁽⁵⁾ ;

• une copie du livret de famille si l'intéressé est chargé de famille ⁽⁶⁾ ;

• une copie de l'acte d'engagement initial ou de l'acte d'engagement ultérieur ou du contrat ;

• la fiche bilan individuel de sélection et d'orientation (imprimé N° 106*/101) pour les militaires du rang sous contrat;

• un état des services (imprimé N° 314/67) non arrêté pour les officiers ;

• un état signalétique et des services (imprimé N° 314/66) non arrêté pour les sous-officiers et les militaires du rang sous contrat lorsqu'il y a eu interruption de service ou si le contrat d'engagement n'est pas initial ;

• la copie certifiée conforme des diplômes civils et militaires ;

• les pièces du dossier sous-officier n'entrant pas dans la constitution du dossier général d'officier (livret matricule de MDR/C, carnet de notes, etc.) lors d'un recrutement OA semi-direct ou rang.

En ce qui concerne la FPCI  ⁽⁷⁾, elle est établie pour les trois catégories de personnel. Une nouvelle FPCI doit, cependant, être de nouveau établie lorsque les militaires reprennent du service plus de cinq ans après avoir été radiés des cadres.

L'organisme d'administration établit la FPCI lorsque le militaire entre en activité ou lorsqu'il s'y trouve de nouveau dans les délais précisés ci-dessus. Des directives complémentaires relatives à l'établissement de ce document sont données en annexe.

2.2. Envoi des pièces nécessaires à la prise en compte.

Les pièces permettant la prise en compte sont adressées, soit à la direction du personnel intéressée ⁽⁸⁾, soit à la RT compétente pour ce qui concerne les MDR/C non titulaires du CT 1 ou du CAT 2. Elles doivent parvenir au plus tard quinze jours après l'accès de l'intéressé à l'une des catégories visées au 1 de la présente instruction ⁽⁹⁾.

En ce qui concerne la FPCI, l'original de ce document est adressé, dans les meilleurs délais, au centre territorial d'administration et de comptabilité (CTAC) de l'intéressé, accompagné des pièces justificatives originales (cf. case N de la FPCI). Une copie doit, en outre, être expédiée dans les délais précisés ci-dessus :

• à la direction du personnel intéressée ;

• au bureau organisation systèmes d'information (BOSI) pour le personnel de la poste aux armées et du Trésor ;

• à la RT compétente pour ce qui concerne les MDR/C non titulaires du CT 1 ou du CAT 2.

Dans le cas exceptionnel où l'extrait d'acte de naissance et les photographies de l'intéressé ne seraient pas en possession du chef de corps dans le délai prescrit, ces dernières pièces devront faire l'objet d'un envoi ultérieur dans les meilleurs délais.

3. Avis de changement de position. (10)

3.1. Établissement des avis de changement de position.

3.1.1. Finalité.

Les ACP sont destinés :

• à faire connaître à l'administration centrale, à la RT compétente pour ce qui concerne les MDR/C non titulaires du CT 1 ou du CAT 2 et éventuellement à certaines autorités hiérarchiques intermédiaires, tous les changements qui sont intervenus dans la situation personnelle des intéressés, informations qui n'ont pas leur origine dans une décision de l'administration centrale ou de la RT pour ce qui concerne les MDR/C non titulaires du CT 1 ou du CAT 2 ⁽¹¹⁾ ;

• à faire rectifier toute anomalie constatée dans un document informatique issu des fichiers magnétiques de l'administration centrale ;

• à entretenir les fichiers magnétiques de la DPMAT.

En dehors du plan annuel de mutation, tout changement de fonction ou d'emploi nécessite impérativement un ACP qui ne doit, par ailleurs, comporter qu'une seule information.

Les ACP collectifs ou « pour information » sont proscrits.

3.1.2. Conditions.

Les ACP sont établis pour tout le personnel visé au 1 quel que soit son lieu d'affectation y compris l'outre-mer ou l'étranger.

Les ACP sont établis par les organismes d'administration au fur et à mesure des modifications intervenues dans la situation des intéressés.

Les consignes de rédaction et les cas dans lesquels les ACP sont utilisés sont définis par circulaire d'application.

Les ACP sont établis en autant d'exemplaires que de destinataires et envoyés séparément dans la semaine qui suit l'événement.

3.1.3. Contenu.

Les ACP doivent être rédigés avec soin et contenir :

• les informations indispensables pour identifier sans risque d'erreur le militaire concerné notamment les prénoms dans l'ordre de l'état civil et le numéro d'identifiant défense (cf. numéro au recrutement ou d'immatriculation du service national devant comporter 10 chiffres) ;

• les renseignements essentiels, sous une forme simple et précise, sur le changement de situation intervenu accompagnés des pièces justificatives nécessaires ;

• la signature du chef de corps, de service ou de l'autorité ayant reçu délégation.

3.2. Envoi des avis de changement de position.

Dans la semaine qui suit l'événement, l'ACP est établi et adressé directement et sans bordereau d'envoi à la direction du personnel concernée ⁽¹²⁾ ou à la RT compétente ⁽¹³⁾ qui renseigne les fichiers et détient le dossier d'archives des intéressés.

Une copie de l'ACP doit être également adressée par envoi séparé aux différents organismes qui ont aussi à connaître du changement intervenu dans la situation des intéressés appartenant à certaines catégories de personnel et précisés ci-après :

• DPMAT/bureau chargé de l'organisation des systèmes informatiques uniquement pour le personnel de la poste aux armées et du Trésor ;

• officier général commandant le territoire (circonscription militaire de défense ; commandement supérieur/commandement militaire de l'Ile-de-France), s'il s'agit d'un officier dont la deuxième partie du dossier général est détenue par cette autorité ;

• autorités hiérarchiques intermédiaires entre l'organisme d'administration et l'administration centrale lorsqu'il en aura été décidé ainsi et notamment lorsque l'ACP est destiné à faire connaître un événement qui modifie l'encadrement des formations (prise en compte, radiation des contrôles). Les autorités destinataires de ces ACP sont alors définies par les commandants de circonscriptions militaires de défense ou les titulaires de grands commandements.