INSTRUCTION N° 20090/DEF/GEND/RH/RF/FORM relative à la préparation du brevet de chef de service.
Abrogé le 13 septembre 2006 par : INSTRUCTION N° 134000/DEF/GEND/RH/RF/FORM relative au cursus de formation des sous-officiers des corps de soutien technique et administratif de la gendarmerie nationale. Du 08 juillet 2005NOR D E F G 0 5 5 1 9 8 4 J
Le stage du brevet de chef de service (BCS) constitue la dernière phase du cursus de formation des sous-officiers des corps de soutien technique et administratif de la gendarmerie nationale (CSTAGN).
Il complète la formation des différentes spécialités par un enseignement généraliste, préparant à l'exercice des responsabilités de chef de service. Il conditionne la délivrance du brevet du second niveau (B 2), titre nécessaire pour postuler à l'avancement au grade d'adjudant-chef.
La présente instruction a pour objet de définir les objectifs, les conditions d'accès, le contenu ainsi que les modalités d'organisation et de validation de ce stage.
1. Objectifs.
Le stage du BCS a pour objectif de permettre aux stagiaires d'acquérir ou de consolider les compétences indispensables à l'exercice des responsabilités de chef de service (cf. ANNEXE I), laquelle comporte les principales activités suivantes :
organiser et commander l'activité du service ;
gérer administrativement le service ;
conseiller techniquement la hiérarchie ;
représenter le service en externe, dans un cadre interarmées ou interministériel ;
garantir la formation du personnel.
2. Conditions d'accès exigées.
Les conditions d'accès au stage du BCS sont les suivantes :
être titulaire du brevet de spécialiste du second niveau (ou du BSS ancienne appellation) ;
être adjudant, maréchal des logis-chef inscrit au tableau d'avancement ou maréchal des logis-chef susceptible d'être promu à l'ancienneté avant la fin de l'année en cours ;
servir en métropole ;
être volontaire.
3. Articulation, déroulement et contenu.
3.1. Articulation.
D'une durée de quatre semaines, le stage est articulé en deux phases successives :
une phase commune à toutes les spécialités ;
une phase spécifique à chaque spécialité.
3.2. Déroulement.
3.2.1. Préparation personnelle.
Afin de participer activement au stage et le suivre avec profit, les gradés candidats doivent entreprendre une préparation personnelle dès leur inscription au tableau d'avancement pour le grade d'adjudant.
Une bonne connaissance des documents recensés en annexe II est indispensable.
3.2.2. Phase commune à toutes les spécialités.
Cette phase comporte :
l'étude de thèmes portant sur la mise en oeuvre des compétences d'un chef de service dans les domaines du management, de l'administration, de la gestion d'un budget et de la pédagogie ;
des travaux pratiques en rapport avec les thèmes étudiés.
3.2.3. Phase spécifique à chaque spécialité.
Cette phase comporte :
l'étude de thèmes adaptés à chaque spécialité, pour la spécialité « administration » à chaque dominante d'emploi ;
des travaux pratiques en rapport avec les thèmes étudiés.
3.3. Contenu.
Le contenu des thèmes étudiés ainsi que les modalités d'exécution des travaux pratiques sont précisés dans l'annexe III qui détaille l'ensemble des compétences acquises au cours du stage.
4. Organisation.
4.1. Élaboration du programme du stage et calendrier annuel des sessions.
Le commandant des écoles de la gendarmerie nationale (CEGN) est chargé :
d'élaborer le programme précis du stage ;
de déterminer chaque année le calendrier des sessions en fonction de la capacité d'accueil de l'école de Rochefort et du volume des candidats évalué en fonction des inscriptions au tableau d'avancement d'adjudant de l'année en cours.
4.2. Établissement, transmission et traitement des candidatures.
Avant le 1er juin de chaque année (1), le commandant de région de gendarmerie ou autre autorité (2) adresse au CEGN (3) sous forme de tableau (cf. modèle en ANNEXE VI), la liste des candidats remplissant les conditions d'accès.
Le CEGN répartit les futurs stagiaires par session et procède, en temps jugé opportun, à leur convocation, en liaison directe avec les régions de gendarmerie.
4.3. Conduite.
La formation dispensée pendant le stage s'appuie sur une pédagogie participative et interactive comportant un nombre limité de cours magistraux. Une large part est consacrée à des travaux pratiques : réunions-discussions, mises en situation individuelle et exposés oraux. Ces travaux ont pour objectif de développer chez les stagiaires le goût de la recherche, leurs capacités d'analyse, de synthèse et d'expression, à l'oral comme à l'écrit.
4.4. Rapport de fin de stage.
En tant que de besoin, le directeur de stage établit un rapport de fin de stage faisant part des éventuelles difficultés rencontrées et proposant, le cas échéant, les modifications à apporter aux annexes I et III. Ce rapport est adressé au CEGN qui juge de l'opportunité de le transmettre ou non à la DGGN (SRH/SDRF/BFORM).
5. Validation.
5.1. Évaluation.
Au cours du stage, les aptitudes, les compétences professionnelles ainsi que le niveau de participation du stagiaire sont évaluées. À l'issue, le directeur de stage renseigne la fiche d'évaluation figurant en annexe IV.
5.2. Délivrance du brevet de chef de service.
En s'appuyant sur les fiches d'évaluation individuelles, le commandant des écoles de la gendarmerie nationale propose ou non l'attribution du BCS.
Une décision d'attribution collective du BCS est prise par le sous-directeur du recrutement et de la formation.
Au vu de cette décision, le commandant de région de gendarmerie ou autre autorité (2), délivre le brevet du second niveau sous la forme de décisions individuelles à la date d'obtention du BCS (ANNEXE V).
6. Dispositions administratives et financières.
6.1. Instructeurs.
Ils sont logés à l'école à titre gratuit et peuvent prétendre aux indemnités de déplacement temporaire dans les conditions réglementaires (taux mission).
Les dépenses sont à imputer au chapitre 34.06, article 10, hors budget de fonctionnement. Le code place PH 0 (pour les années paires) et PH 1 (pour les années impaires) figure sur l'ordre de mission délivré.
6.2. Stagiaires.
Ils sont logés à l'école à titre gratuit et peuvent prétendre aux indemnités de déplacement temporaire dans les conditions réglementaires (taux stage).
Les dépenses sont à imputer au chapitre 34.06, article 10, hors budget de fonctionnement. Le code place TX 0 (pour les années paires) et TX 1 (pour les années impaires) figure sur l'ordre de mission délivré.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Par empêchement du chef du service des ressources humaines :
Le général, sous-directeur du recrutement et de la formation,
Bernard MOTTIER.
Annexes
ANNEXE I. Référentiel d'activités et de compétences d'un chef de service.
Activités. | Sous-activités/tâches. | Compétences. |
|---|---|---|
1. Gérer l'activité du service. | 11. Traduire les orientations émanant des niveaux supérieurs. | 111. Connaître l'organisation de son service. 112. Savoir amener les supérieurs à préciser leurs priorités. 113. Savoir définir les orientations du service en fonction des priorités arrêtées par la hiérarchie. |
12. Identifier les finalités et les objectifs du service et définir les priorités. | 121. Connaître les méthodes d'analyse de situation de travail et savoir mettre en oeuvre les moyens d'action correspondants. 122. Savoir fixer les objectifs. 123. Savoir établir et respecter les priorités. | |
13. Identifier les postes et définir les responsabilités qui y sont associées. | 131. Savoir établir des fiches de poste. | |
14. Définir, répartir et planifier les tâches de chaque membre de l'équipe. | 141. Savoir gérer et évaluer les compétences professionnelles des membres de son service. 142. Savoir déléguer une activité, une mission. 143. Savoir communiquer pour assurer l'exécution de la mission. | |
15. Contrôler l'exécution des tâches. | 151. Savoir évaluer le travail de ses subordonnés. 152. Savoir recadrer ou valoriser son personnel au quotidien. 153. Savoir mettre en place une démarche qualité au sein de son service. 154. Savoir animer une réunion d'évaluation. | |
16. Détecter les dysfonctionnements du service et prendre les mesures nécessaires pour y remédier. | 161. Savoir repérer, prévenir et le cas échéant faire cesser les conflits interpersonnels et collectifs. 162. Savoir animer une réunion de résolution de problème. | |
17. Motiver son personnel pour atteindre les objectifs fixés. | 171. Savoir motiver une équipe. 172. Savoir adapter son style de management face aux attentes de ses collaborateurs. 173. Savoir affirmer son autorité et son leadership. 174. Savoir gérer son stress et/ou celui de son équipe. | |
18. Informer son personnel et rendre compte de l'activité du service à sa hiérarchie. | 181. Savoir être à l'écoute de l'institution et de son personnel. 182. Savoir faire circuler l'information. 183. Savoir utiliser les outils de communication. | |
2. Gérer administrativement son service. | 21. Assurer un suivi du déroulement de carrière, de l'avancement, de la notation, des récompenses, des punitions et de la mobilité de son personnel. | 211. Connaître les statuts des SOG, CSTAGN, GAV, personnels civils. |
22. Assurer le suivi des dossiers, du matériel et du budget le cas échéant de son service. | 221. Connaître la réglementation relative à la gestion du matériel et du budget. | |
23. Gérer son agenda. | 231. Savoir élaborer un calendrier d'action. 232. Savoir optimiser la gestion de son temps. | |
3. Conseiller techniquement la hiérarchie. | 31. Donner son avis sur des dossiers nécessitant des compétences d'expert. 32. Faire part des évolutions techniques à sa hiérarchie relative à sa spécialité. | 311. Savoir actualiser ses connaissances techniques. 312. Savoir synthétiser des données techniques complexes. 313. Savoir faire des fiches de présentation de correspondance. |
4. Représenter son service en interne auprès des chefs hiérarchiques des autres services et en externe. | 41. Communiquer et favoriser les échanges avec les autres services. | 411. Savoir communiquer. 412. Savoir animer une réunion. 413. Savoir prendre la parole en public. |
42. Promouvoir les intérêts de l'institution auprès des organismes externes. | 421. Savoir communiquer et faire passer un message. 422. Savoir prendre la parole en public. | |
5. Garantir la formation de son personnel. | 51. Veiller à la formation de son personnel dans le cadre de la formation initiale et continue. | 511. Connaître les cursus de formation de ses personnels. |
52. Concevoir et dispenser des séances d'instruction ponctuelles pour des remises à niveau face à des évolutions à caractère technique ou missionnel. | 521. Savoir identifier, recenser et prioriser les axes d'efforts devant être entrepris au sein des services. 522. Savoir mettre en oeuvre des actions de tutorat pour former les personnels les moins qualifiés de son service. 523. Savoir conduire des séances d'instruction. | |
53. Contrôler l'exécution des savoir-faire et des comportements de son personnel au cours de l'exécution des missions. | 531. Savoir concevoir des systèmes d'évaluation. 532. Savoir mener un entretien d'évaluation. |
ANNEXE II. Liste des textes à connaître.
Fascicules édités par le centre de documentation pédagogique :
expression orale et formation pédagogique ;
expression écrite.
Textes insérés au mémorial de la gendarmerie concernant :
la notation du personnel ;
la formation du personnel ;
les structures de participation.
Règlement de discipline générale dans les armées.
TTA 104. Règlement de l'ordre serré et des prises d'armes.
TTA 193. Manuel de pédagogie militaire.
TTA 207. Mesures de sécurité.
Fiches d'instruction sur l'emploi de l'arme de point.
ANNEXE III. Détail de compétences à acquérir.
Table 1. Domaine management.
Module de formation. | Objectifs de formation. | Temps indicatif. |
|---|---|---|
Maîtriser les règles de la communication et de l'écoute au quotidien. | Savoir écouter. S'assurer, notamment grâce aux techniques de reformulation et de questionnement, d'avoir bien compris son interlocuteur. Communiquer pour assurer l'exécution des missions. Savoir s'exprimer à l'oral pour représenter son service vis-à-vis de ses principaux partenaires. | 28 heures. |
Gérer les situations conflictuelles en ressources humaines. | Repérer, prévenir et le cas échéant faire cesser les conflits interpersonnels et collectifs. | |
Motiver et animer une équipe. | Identifier les facteurs de motivation de ses collaborateurs, repérer leurs attentes et savoir adapter en conséquence son style de management. | |
Organiser le travail au sein de la cellule. | Définir les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe. Organiser, répartir et planifier les tâches entre les membres de l'équipe. Définir ce qui relève de sa propre responsabilité et de celle de ses subordonnés. Coordonner l'action de ses subordonnés. Contrôler la bonne exécution du travail. | |
Déléguer une tâche. | Définir les missions qui peuvent être déléguées. Choisir judicieusement le bénéficiaire de la délégation. Organiser les transferts de savoir-faire nécessaires. Mettre en place des modalités de contrôle des tâches déléguées. | |
Gérer son temps et ses activités. | Planifier, organiser ses activités de façon optimale en utilisant les outils appropriés. Distinguer et hiérarchiser entre l'urgent et l'important. Gérer les interruptions. Établir des priorités et les respecter. Amener les supérieurs à préciser leurs priorités en faisant preuve d'assertivité. | |
Maîtriser les techniques de conduite d'une réunion. | Adapter les techniques d'animation aux objectifs, aux types de réunions choisies et à son public ; maîtriser les phénomènes de groupes. | 4 heures. |
Conduire efficacement un entretien. | Connaître les différents types d'entretien et leurs rôles respectifs. Orienter l'entretien en fonction de ses finalités. Préparer l'entretien sur le fond et sur la forme. Mener des entretiens en situation difficile ou tendue : entretien de confrontation et de réprimandes, entretien d'aide à un collaborateur en difficulté. | 4 heures. |
Maîtriser les techniques de gestion du stress. | Identifier et prévenir les situations stressantes, en surmonter les effets. | 7 heures. |
Table 2. Domaine administration-budget.
Module de formation. | Objectifs de formation. | Temps indicatif. |
|---|---|---|
Connaître les différents statuts. | Connaître les différents statuts : des SOG, CSTAGN, GAV, personnels civils. | 4 heures. |
Connaître la réglementation relative au budget. | Connaître les principes de gestion d'un budget. | 4 heures. |
Connaître les principes de la fiche de synthèse. | Savoir rédiger une fiche de synthèse. | 2 heures. |
Table 3. Domaine information.
Module de formation. | Objectifs de formation. | Temps indicatif. |
|---|---|---|
Hygiène sécurité conditions de travail. | Informer sur les enjeux économiques et humains en matière de prévision et d'évaluation des risques professionnels. Rôle et missions d'un chef de service en matière HSCT. | 2 heures. |
Sécurité des systèmes informatiques. | Informer sur les risques relatifs à la sécurité des systèmes informatiques et sur les responsabilités d'un chef de service en la matière. | 1 heure. |
Conférence sur les sujets sensibles ou les réformes en cours dans chacune des spécialités. | Informer sur les évolutions de la réglementation dans chacune des spécialités. Informer sur les évolutions de la réglementation en général. | 6 heures. |
Table 4. Domaine pédagogie.
Module de formation. | Objectifs de formation. | Temps indicatif. |
|---|---|---|
Connaître les différentes méthodes pédagogiques (les outils pédagogiques, l'évaluation). | Préparer et conduire une séance d'instruction au profit de ses collaborateurs directs. Connaître et mettre en oeuvre les différentes méthodes pédagogiques et savoir choisir la plus adaptée au contexte. Vérifier les acquis des personnes formées. | 6 heures. |
Initiation au logiciel de présentation. | Savoir faire des présentations simples à partir de ce logiciel. | 10 heures. |
Commandement d'un peloton. | Connaître les ordres de commandement et savoir les appliquer. Savoir conduire une séance d'instruction. | 4 heures. |
Tir et instruction. | Savoir organiser une séance de tir. Savoir conduire une séance d'instruction. | 3 heures. |
Table 5. Divers.
Module de formation. | Objectifs de formation. | Temps indicatif. |
|---|---|---|
Sport. | 6 heures. |
Table 6. Travaux pratiques.
Principes. | Évaluation. | Temps indicatif. | |
|---|---|---|---|
Exposés individuels. | Exposé d'une durée de 20 minutes sur un sujet relevant de la spécialité du stagiaire suivi de questions et d'une analyse critique. | L'épreuve est appréciée par un jury composé du directeur de stage, de l'instructeur responsable du groupe, et d'un expert de la spécialité. | 30 heures (HC). |
Réunions, discussions à partir de cas concrets et exposés divers. | Dans les fonctions d'animateur ou de rapporteur au sein d'un groupe, le stagiaire abordera plusieurs aspects d'un thème en rapport avec la gestion d'un service. | La prestation est évaluée par le responsable du groupe. | 10 heures pour la phase commune. 8 heures pour la phase spécifique. |
Revue de presse. | Commentaire d'un sujet d'actualité récent pendant 15 minutes par le stagiaire suivi de questions et d'une analyse critique. | La prestation est évaluée par le directeur de stage. | 30 heures (HC). |
Mise en situation individuelle sur une problématique relevant de la spécialité. | Réalisation d'une fiche de synthèse avec documentation sur le sujet (durée 3 h). Restitution à l'oral de cette problématique (durée 10 min.). Questions et analyse critique (durée : 10 min.). | La présentation est évaluée par le responsable du groupe. | 25 heures. |
Les différents thèmes sont élaborés par l'équipe pédagogique.
ANNEXE IV. Fiche d'évaluation du stagiaire. Stage du brevet de chef de service.
Figure 1. Fiche d'évaluation du stagiaire.
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