Avant-propos.

La présente circulaire précise les modalités d'exécution de la notation au titre de l'année 2002 et du travail d'avancement pour l'année 2003, en ce qui concerne :

• les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées (MITHA) soumis aux lois et règlements applicables aux officiers ;

• les militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ;

• les sous-officiers féminins du service de santé des armées (SOFSSA).

1. Dispositions concernant la notation.

1.1. Dispositions générales.

  I. Principes.

L'attention des autorités destinataires est attirée sur le fait que les conditions réglementaires d'établissement, de communication et de contrôle de la notation des MITHA et des SOFSSA sont fixées par l' instruction 350 /DEF/DCSSA/RH/CH du 06 mars 2002 .

Ces dispositions sont d'application stricte et ne sauraient souffrir aucune dérogation.

  II. Les documents à utiliser.

La feuille de notes des MITHA et des SOFSSA est destinée à recueillir la notation des autorités hiérarchiques, en dehors des travaux d'avancement.

Deux modèles de feuille de notes existent :

• un pour les MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux officiers (imprimé n^o 621-4*/01) ;

• un commun aux autres MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA (imprimé n^o 621-4*/03).

Ces deux modèles diffèrent l'un de l'autre par :

• le libellé de l'intitulé ;

• la liste des critères d'appréciation ainsi que les possibilités d'emploi.

La feuille de notes est établie en deux exemplaires.

La partie administrative de ce document est prérenseignée par une procédure automatisée, il est mis en place par l'administration centrale. Toutes les erreurs ou omissions constatées sur la feuille de notes devront être obligatoirement signalées à la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA), sous direction « ressources humaines », par l'intermédiaire d'un avis de changement de position auquel sera (seront) joint(s) la ou les pièce(s) justificative(s).

Il faut cependant souligner, en ce qui concerne certaines rubriques (titres, diplômes et décorations), que seuls sont pris en considération les titres les plus récents ou les plus importants (la saisie est effectuée à partir des justificatifs reçus par la sous-direction « ressources humaines »).

Le feuillet intercalaire de notes (imprimé n^o 621-4*/02 ou 04) lorsque son utilisation est prévue par la réglementation.

Le relevé annexe des observations (imprimé n^o 621-4*/05 ou 06), renseigné dès lors que le noté formule des remarques quant à la notation qui lui a été attribuée en premier ressort.

Un relevé des récompenses et punitions, dont fait l'objet chaque MITHA et SOFSSA utilement proposables, sera obligatoirement joint à la feuille de notes des MITHA.

Le bordereau récapitulatif des feuilles de notes (ANNEXE I et ANNEXE II) destiné exclusivement à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation, fait apparaître, pour chaque corps de MITHA et pour les SOFSSA notés, le relevé des notes chiffrées attribuées au cours des quatre dernières années.

Ce document renseigné pour la note chiffrée définitive attribuée au titre de l'année 2002 et visé par l'autorité précitée, est adressé à la direction centrale du service de santé des armées avec l'ensemble des feuilles de notes.

En cas d'erreur matérielle constatée, il appartient à chaque autorité d'en rendre compte immédiatement à la direction centrale du service de santé des armées et d'apporter, à l'encre rouge, les rectifications appropriées.

1.2. Dispositions pratiques.

  I. Généralités.

Le personnel MITHA ou SOFSSA est noté à deux niveaux par les autorités hiérarchiques dont il relève. Dans certains cas, un notateur intermédiaire est également appelé à se prononcer.

Il appartient aux autorités hiérarchiques notant en dernier ressort de vérifier que la notation du ou des notateur(s) précédent(s) soit conforme aux règles imposées avant de l'arrêter définitivement et de la transmettre au fusionneur ou à la direction centrale du service de santé des armées.

Dans le souci d'éviter des rejets ou des contentieux en matière de notation, un soin tout particulier devra être apporté au respect des normes, fixées par l'instruction de quatrième référence, notamment pour ce qui concerne :

• la date de l'arrêt définitif de la notation attribuée par le dernier notateur : celle-ci ne saurait être antérieure au 1er juin 2002 ;

• la communication de la notation (les relevés et rapports, éventuellement établis devront être obligatoirement joints à la feuille de notes et être portés, en même temps que ce dernier, à la connaissance du personnel noté) ;

• l'exercice du droit de recours.

  II. Calendrier de production des travaux.

Afin de permettre le bon déroulement des travaux de notation et de fusionnement, il importe que chaque échelon respecte les délais qui lui sont impartis pour l'exécution des tâches. A cet effet, il appartient à chaque autorité notant en dernier ressort et/ou assurant les opérations de fusionnement, d'arrêter l'échéancier des dates de transmission des documents et de le faire connaître aux échelons subordonnés.

  III. Filière de notation.

La filière de notation détermine, pour chacune des formations dans laquelle sert le personnel concerné :

• l'autorité notant en premier ressort, qui est le chef de service de l'intéressé ;

• l'autorité notant en second ressort, qui correspond, en général, à l'autorité militaire de premier niveau de la formation d'emploi.

Les différentes autorités intervenant dans la procédure de notation des MITHA et des SOFSSA sont ainsi expressément désignées en annexe III.

Toute demande éventuelle de modification de la filière de notation doit être impérativement adressée à la direction centrale du service de santé des armées - sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » (avant le 1er mars de chaque année).

  IV. Acheminement des feuilles de notes.

Chaque année, dans le courant du premier trimestre, la direction centrale du service de santé des armées adresse aux autorités chargées d'effectuer le fusionnement des travaux d'avancement, les documents énumérés ci-après :

• a).   En matière de notation :

  • la feuille de notes (imprimé n^o 621-4*/01 ou 03), en double exemplaire ;

  • le relevé annexe des observations (imprimé n^o 621-4*/05 ou 06) ;

  • le bordereau récapitulatif des feuilles de notes, en double exemplaire (ANNEXE I et ANNEXE II).

• b).   En matière d'avancement :

  • le relevé nominatif du personnel proposable pour le grade supérieur, en double exemplaire (ANNEXE IV) ;

  • le relevé nominatif du personnel non proposable pour le grade supérieur, en double exemplaire (ANNEXE V) ;

  • l'état de classement préférentiel (ANNEXE VI, ANNEXE VII et ANNEXE VIII) ;

  • la déclaration de volontariat constituée par l'acte de candidature ou de non candidature qui est incluse dans la feuille de notes du personnel proposable.

Il appartient à ces autorités d'adresser les documents nécessaires à chaque notateur en premier ressort.

  V. Rédaction de la feuille de notes.

Compte tenu du rôle prépondérant de la notation dans le déroulement de carrière du personnel, il est indispensable que les autorités chargées d'apporter des appréciations sur les intéressés, opèrent avec objectivité, soin et rigueur dans les différentes phases de la procédure.

  5.1. Principes généraux.

  5.1.1. Au niveau du premier notateur.

Dans le déroulement de la procédure de la notation, le rôle du notateur en premier ressort revêt un caractère fondamental car, c'est en s'appuyant sur ses appréciations que l'autorité notant en deuxième et dernier ressort, jugera du potentiel du personnel MITHA ou SOFSSA noté, en regard de l'ensemble des personnels de même corps et de même grade, qu'il a respectivement à noter.

Afin de permettre à la notation de remplir son rôle en matière de sélection, il importe que :

• les points forts et les points faibles du personnel noté soient obligatoirement précisés sans excès ni faiblesse. Pour ce faire, si le premier notateur n'est pas placé au plus près du militaire noté, il doit consulter l'autorité civile ou militaire d'emploi afin de recueillir tous les éléments d'information utiles et relatifs à la manière de servir ;

• la procédure de la communication des notes ainsi que celle relative à l'entretien d'évaluation soient strictement respectées ;

• l'exercice du droit de recours soit effectué conformément aux dispositions réglementaires.

  Remarque importante.

La feuille de notes établie par le premier notateur ne peut être transmise au dernier notateur, si elle n'est revêtue de la signature du personnel noté (encart II de la feuille de notes).

Il est rappelé que la signature du noté est indispensable pour attester de la communication de la notation en premier ressort mais ne vaut en aucun cas approbation de son contenu, en conséquence le noté ne peut donc pas refuser d'apposer sa signature à l'emplacement réservé à cet effet.

Au niveau du premier ressort, le personnel noté dispose d'un délai de huit jours francs pour formuler ses observations sur le relevé annexe (imprimé n^o 621-4*/05 ou 621-4*/06) obligatoirement joint à la feuille de notes de l'intéressé.

Les modalités de l'exercice du droit à bénéficier d'un délai de réflexion, ainsi que celles du recueil des observations éventuellement formulées après la communication en premier ressort font l'objet d'une directive particulière prise sous le timbre de la direction centrale du service de santé des armées, sous direction « ressources humaines », bureau « chancellerie ».

  5.1.2. Au niveau du dernier notateur.

C'est à ce stade que la notation acquiert son caractère définitif.

Afin d'éviter toute difficulté contentieuse, l'autorité notant en dernier ressort doit impérativement :

• vérifier que le noté a effectivement signé sa feuille de notes après la notation en premier ressort (encart II de la feuille de notes) ;

• viser le relevé annexe des observations éventuellement renseigné par le noté ;

• arrêter la notation à une date postérieure au 31 mai 2002.

A ce stade, il appartient à cette autorité de veiller à la régularité des notations antérieures (premier notateur et le cas échéant, des notateurs intermédiaires).

Toutes difficultés rencontrées, en la matière, pourront faire l'objet d'un rapport particulier établi par le dernier notateur. En vue de sa présentation à la commission centrale de notation, ce rapport devra être obligatoirement joint aux travaux de notation adressés à la direction centrale du service de santé des armées.

  5.2. Appréciations.

Le premier notateur renseignera les critères d'appréciation en s'aidant de la grille d'évaluation contenue dans le guide annexé à l'instruction sur la notation (cf. instruction 350 /DEF/DCSSA/RH/CH du 06 mars 2002 ). Il portera son appréciation d'ensemble dans la partie réservée à cet effet. Il a la faculté, comme pour la note chiffrée, de recueillir l'avis de ses adjoints ou de cadres placés au plus près du noté.

Il devra également se prononcer sur les possibilités d'emploi du personnel noté.

Le deuxième notateur portera ses appréciations d'ensemble dans la partie réservée à cet effet. Cette autorité disposera en outre , grâce à « l'appréciation intermédiaire », de précisions supplémentaires non négligeables quant aux aptitudes professionnelles « techniques » ou « administratives » du personnel noté dès lors que ce dernier sert au sein d'un hôpital d'instruction des armées.

Il appartient également au deuxième notateur de déterminer le niveau atteint en matière de résultats obtenus dans l'emploi.

Dans la mesure du possible, les appréciations des premier et second notateurs seront dactylographiées.

  5.3. La note chiffrée.

Cette note chiffrée est proposée par le premier notateur, elle est plafonnée en fonction du grade et de l'échelon détenu dans ce grade au 1er janvier 2003, après prise en compte de l'avancement d'échelon jusqu'au 31 décembre 2002. Sur ce point, on ne peut que souligner l'importance de la vérification de l'exactitude des renseignements pré-imprimés par le centre de traitement de l'information médicale des armées (CeTIMA).

La note chiffrée maximale attribuable est indiquée sur la feuille de notes.

Il est conseillé aux premiers notateurs de ne pas systématiquement proposer la note maximale au personnel noté. Il y a lieu de respecter une gradation entre les personnels d'un même corps, d'un même grade et d'un même échelon. Il faut également préserver la possibilité de faire progresser cette note chiffrée les années ultérieures, si le personnel noté le mérite.

Cette recommandation s'impose également à l'autorité arrêtant la note chiffrée définitive.

Il est rappelé :

• qu'il n'existe pas de note plancher tant au niveau du premier notateur qu'à celui du dernier ;

• que la note chiffrée proposée par le premier notateur ne lie pas l'autorité chargée d'arrêter la note définitive.

A l'échelon du dernier notateur, le caractère relatif de la notation doit prendre toute sa signification. Sa connaissance des effectifs placés sous son autorité doit lui permettre d'établir une comparaison valable entre le personnel d'un même corps, de même grade et de même ancienneté.

Pour arrêter la note chiffrée définitive, le dernier notateur (dans le cas où il correspond à l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation) peut utilement se reporter au(x) bordereau(x) récapitulatif(s) des feuilles de notes, qui fait (font) apparaître, pour chaque personnel noté, le relevé des notes chiffrées attribuées au cours des quatre dernières années.

  Remarque importante.

La note chiffrée définitive peut être inférieure à celle proposée par le premier notateur sans que le dernier notateur ait à apporter des justifications.

Seule la baisse de la note chiffrée proposée et/ou définitive, par rapport à celle attribuée au titre de la notation de l'année précédente, doit être justifiée au niveau de l'appréciation générale, par le premier et/ou le dernier notateur.

Toutefois, il est précisé que la baisse de la note chiffrée (proposée ou définitive), générée par un reclassement d'échelon ou un changement de grade, n'appelle aucune justification de la part des notateurs en premier ou en dernier ressort.

En matière de rédaction de la notation, les notateurs en premier et deuxième ressort pourront utilement se reporter au guide de notation annexé à l' instruction 350 /DEF/DCSSA/RH/CH du 06 mars 2002 .

  VI. Communication des notes aux intéressés.

  6.1. La communication de la notation en premier ressort.

C'est au premier notateur, au cours d'un entretien, d'assurer la communication des notes après avoir rempli les chapitres de la feuille de notes relevant de son ressort.

La première communication comprend obligatoirement une évaluation conformément aux dispositions de l'article 8 de l' instruction 350 /DEF/DCSSA/RH/CH du 06 mars 2002 .

L'évaluation s'impose à tous les premiers notateurs. La réglementation n'a pas fixé de cadre rigide pour l'organisation matérielle de cet entretien dont l'importance est toutefois soulignée dans tous les documents réglementaires (instructions et circulaires).

En conséquence, il apparaît comme un devoir de la hiérarchie de donner à chaque personnel, le moyen de se situer et de progresser. Cette évaluation n'est pas exclusive, d'autres échanges entre le noté et le notateur peuvent avoir lieu au cours de l'année.

Cette formalité doit impérativement être effectuée avant l'arrêt de la notation définitive par le dernier notateur.

Il est rappelé qu'au terme de la première communication, le personnel noté dispose d'un délai de huit jours francs pour faire connaître, le cas échéant, ses observations sur l'imprimé modèle n^o 621-4*/05 ou 06.

  6.2. La communication de la notation définitive.

La deuxième communication des notes au personnel est effectuée obligatoirement par l'autorité ayant noté en deuxième et dernier ressort lorsque le personnel MITHA est soumis aux lois et aux règlements applicables aux officiers.

Pour ce qui concerne les MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers ainsi que les SOFSSA, cette deuxième communication relève également de la compétence de l'autorité notant en deuxième et dernier ressort.

Toutefois, dans les hôpitaux des armées, l'autorité notant en deuxième et dernier ressort peut déléguer cette attribution :

• soit à l'officier du corps technique et administratif, chef de service pour ce qui concerne le personnel MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA, affectés dans les services administratifs de soutien ;

• soit au surveillant principal, (ou au surveillant-chef ou surveillant en exerçant les fonctions) pour ce qui concerne les MITHA soumis aux lois et règlements applicables aux sous-officiers et aux SOFSSA affectés dans les services cliniques ou techniques communs.

Cette délégation en matière de communication doit être prise sous la forme d'une décision établie en double exemplaire par l'autorité notant en deuxième et dernier ressort. Un exemplaire de cette décision doit être adressé à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie », avec l'ensemble des documents relatifs à la notation.

Le militaire noté prend ainsi connaissance au cours d'un nouvel entretien d'évaluation des appréciations portées par l'autorité notant en deuxième et dernier ressort et le cas échéant, connaissance de l'appréciation intermédiaire qui lui a été attribuée par le gestionnaire ou par le personnel MITHA chargé de l'encadrement technique des paramédicaux (Hôpitaux d'instruction des armées).

Le dernier notateur doit faire dater et signer par chaque personnel noté sa feuille de notes à l'emplacement prévu à cet effet.

Lors de la communication des notes, les remarques et observations présentées par le noté, soit verbalement, soit par écrit sur la feuille de notes, ne sont en aucun cas considérées comme une voie de recours.

  VII. Acheminement des feuilles de notes.

La feuille de notes de chaque personnel, établie en double exemplaire et accompagnée d'un relevé annexe des observations, parviennent chaque année, par la voie hiérarchique, au dernier notateur ou au fusionneur dans le courant du premier trimestre de l'année.

Les deux exemplaires de la feuille de notes ainsi que le relevé annexe sont pré-renseignés par l'administration centrale. La partie administrative prend en compte la période allant du 1er janvier au 31 décembre de l'année au cours de laquelle est effectuée la notation.

Après avoir été renseignées et arrêtées par le dernier notateur et après la dernière communication à l'intéressé, les feuilles de notes doivent impérativement recevoir la destination suivante :

• l'exemplaire original est adressé à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie » ;

• le second exemplaire de la feuille de notes est classé, après enregistrement, dans le dossier du personnel de l'intéressé.

Les feuilles de notes destinées à l'administration centrale doivent obligatoirement être accompagnées de la totalité des relevés annexes des observations (qu'ils aient été ou non renseignés par les intéressés) ainsi que du ou des bordereau(x) récapitulatif(s) des feuilles de notes, renseigné(s), daté(s) et signé(s) par l'autorité chargée de centraliser les travaux de notation.

L'ensemble de ces documents originaux (feuilles de notes, feuillets intercalaires éventuels, relevés annexes des observations et bordereaux récapitulatifs) doit impérativement être expédié, sous la responsabilité du dernier notateur ou du fusionneur, lorsque les personnels concernés sont utilement proposables au grade supérieur, avec l'ensemble des travaux d'avancement, à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie », en recommandé et sous pli confidentiel, au plus tard pour le 17 juin 2002, terme de rigueur.

Enfin, il est précisé que le circuit interne des feuilles de notation ainsi que les échéanciers de production des travaux de notation par les premiers notateurs ainsi que par les notateurs intermédiaires sont de la compétence exclusive du dernier notateur.

2. Dispositions concernant l'avancement.

2.1. Dispositions générales.

  I. Principes.

Les dispositions réglementaires concernant l'avancement sont fixées par les décrets portant statuts particuliers des différents corps du personnel concerné.

Le personnel MITHA ne peut bénéficier d'un avancement de grade que s'il réunit les conditions statutaires (cf. ANNEXE IX) et qu'il fait acte de volontariat. Par contre, le personnel SOFSSA est proposé systématiquement pour le grade supérieur, dès lors qu'il remplit les conditions statutaires (cf. ANNEXE X) sans avoir à faire acte de candidature.

L'établissement des travaux d'avancement, pour ce qui concerne la première phase, est à la charge du fusionneur pour l'ensemble du personnel proposable placé sous son autorité à la date du 1er décembre 2001.

Les renseignements portés sur les documents tiennent compte de l'ancienneté dans le grade qui sera acquise au 1er janvier 2003 après épuisement de la progression d'échelon arrêtée au 31 décembre 2002.

Chaque fusionneur doit s'assurer, à son niveau, que toutes les formalités, relatives au recueil des éléments d'information relatifs à l'avancement, soient respectées pour le personnel proposable relevant de son autorité.

  II. Procédure.

  2.1. Le recueil des volontariats.

Dès lors que les personnels MITHA réunissent les conditions minimales statutaires pour concourir à un avancement au grade supérieur, une mention est inscrite sur la page de garde de la feuille de notes. Dans le cas contraire, la mention « non proposable » est portée de façon automatisée dans les mêmes conditions et au même emplacement sur les exemplaires de la feuille de notes.

Certains MITHA sont proposables, au plan statutaire pour deux grades distincts (ex. : ICN proposable pour ICS et également pour ISSM). Dans ce cas, l'intéressé doit mentionner le ou les grade(s) correspondant(s) sur sa déclaration de volontariat.

Le premier notateur fera préciser à chaque personnel MITHA concerné s'il est ou non volontaire pour un avancement de grade en lui faisant remplir la rubrique relative à l'avancement, comprise dans la feuille de notes.

Il appartient au fusionneur de présenter au titre des travaux d'avancement, tous les personnels MITHA, volontaires et remplissant les conditions fixées par la présente circulaire et comptant à l'effectif de sa formation à la date du 1er décembre 2001.

  2.2. Le fusionnement.

Les opérations, en matière d'avancement, relèvent de la seule compétence de chaque fusionneur.

Les différentes autorités intervenant en matière de fusionnement des travaux d'avancement sont expressément désignées en annexe III.

Il est rappelé que les opérations de fusionnement sont effectuées pour chaque corps et pour chaque grade.

  Remarques particulières sur le fusionnement.

• a).  Corps des secrétaires médicaux.

  Les secrétaires médicaux de classe normale et de classe supérieure seront fusionnés ensemble pour l'accès à la classe exceptionnelle.

• b).  Accès au grade de surveillant.

  Pour chacun des corps concernés, le fusionnement pour l'accès au grade de surveillant s'effectuera sans tenir compte de la classe actuellement détenue ; par exemple, les infirmiers de classe normale et les infirmiers de classe supérieure seront fusionnés ensemble.

  III. Documents à utiliser.

  3.1. La feuille de notes, rubrique relative à l'avancement

(acte de candidature ou de non candidature).

L'acte de candidature ou de non candidature est inclus dans la feuille de notes de chaque personnel MITHA, ceci afin de faciliter les opérations de transmission sans risque de perte au sein de la formation.

Cette présentation permet au premier notateur au moment de la communication de la notation en premier ressort, de faire apporter, de façon manuscrite, par chaque personnel noté et proposable pour un avancement au grade supérieur, toutes les précisions utiles quant à son volontariat.

Cette rubrique doit être obligatoirement renseignée par le MITHA proposable pour le ou les grade(s) supérieur(s) sur chaque exemplaire de la feuille de notes, (qu'il soit volontaire ou non volontaire).

  Remarque.

La déclaration de volontariat n'est pas à renseigner par les SOFSSA qui font l'objet d'une proposition systématique au grade supérieur, dès lors qu'elles réunissent les conditions minimales statutaires.

  3.2. Le relevé nominatif des personnels proposables

(ANNEXE IV).

Établi en double exemplaire, ce document est destiné exclusivement à l'autorité chargée du fusionnement. Il ne doit être en aucun cas, transmis aux autorités subordonnées. Il s'agit d'un document de contrôle interne destiné à vérifier qu'aucun personnel réunissant les conditions statutaires, ne soit omis des travaux d'avancement.

A l'intérieur de ce document, le personnel proposable est classé par corps, par grade et par ancienneté.

Il appartient au fusionneur de vérifier la conformité de ce document, de le dater et de signer avant de le retourner à la direction centrale du service de santé des armées avec les travaux d'avancement.

L'exemplaire restant est gardé en archive par l'autorité chargée des travaux de fusionnement.

  3.3. Le relevé nominatif du personnel non proposable

(ANNEXE V).

Il s'agit également d'un document de contrôle destiné à l'autorité chargée du fusionnement.

Comme pour le relevé cité ci-dessus, ce document doit être, après vérification, retourné à la direction centrale du service de santé des armées avec les autres documents relatifs à l'avancement.

L'exemplaire restant est également gardé en archive par le fusionneur.

  3.4. L'état de classement préférentiel du personnel proposé

(ANNEXE VI, ANNEXE VII et ANNEXE VIII).

Ce document fait apparaître par corps et par grade, l'ensemble du personnel pouvant prétendre à un avancement de grade déterminé sous réserve qu'il y ait un acte de volontariat porté sur le mémoire de candidature.

Il appartient en conséquence à chaque autorité désignée pour assurer le fusionnement des travaux d'avancement de :

• vérifier l'existence de l'acte de candidature, sur la déclaration de volontariat ;

• rayer le personnel qui s'est déclaré non volontaire ;

• porter une croix (X) en face de chaque personnel qui s'est déclaré volontaire pour être proposable pour un grade supérieur ;

• classer par ordre de préférence les candidats volontaires pour un avancement de grade.

Ce classement sera matérialisé par l'inscription :

• du numéro de préférence sous la forme d'une fraction ayant pour numérateur, le numéro de préférence et pour le dénominateur, le nombre de personnel concourant pour le même grade concerné ;

• d'une mention d'appui (TSA, TA, P ou A).

La signification de chacune de ces mentions est la suivante :

TSA : « tout spécialement appuyé ». L'inscription s'impose absolument, le report à l'année suivante constituerait une anomalie.

TA : « très appuyé ». L'inscription est très souhaitable, le report à l'année suivante serait regrettable.

P : « proposé ». L'inscription peut être raisonnablement envisagée. Toutefois le report à l'année suivante est tout à fait admissible.

A : « peut attendre ». L'inscription n'est pas souhaitable ; le report à l'année suivante est préférable.

Remarque importante. — Ce document est établi également pour les SOFSSA proposables pour chaque grade.

  3.5. Le relevé des récompenses attribuées et des punitions.

Le relevé des récompenses n'appelle aucun commentaire particulier. Il est rédigé sur papier libre. Par contre, il est rappelé que le relevé des punitions ne doit faire apparaître que celles qui ne sont pas amnistiées ou qui n'ont pas fait l'objet d'un effacement quadriennal.

  IV. Composition du travail d'avancement.

Le travail d'avancement qui devra être adressé à la direction centrale du service de santé des armées se divise en deux parties :

• 1. La première partie concerne tous les MITHA réunissant les conditions de service et de temps dans le grade requis et volontaires pour un avancement et les SOFSSA réunissant les conditions minimales statutaires, pour faire l'objet d'une proposition d'avancement au choix au titre de l'année 2003.

  Cette première partie est constituée :

  • pour l'ensemble des MITHA et des SOFSSA proposables :

    • du relevé nominatif des personnels proposables (vérifié, daté et signé par le fusionneur) ;

    • de l'état de classement préférentiel établi par corps et par grade (renseigné, daté et signé par l'autorité chargée du fusionnement) ;

  • pour chaque personnel utilement proposable de l'exemplaire original de la feuille de notes (imprimé n^o 621-4*/01 ou 03) de l'année 2002 sur lequel figure la déclaration de volontariat renseignée par le MITHA concerné.

  La feuille de notes est accompagnée du relevé des observations (imprimé n^o 621-4*/05 ou 06) et du relevé des récompenses et punitions, le cas échéant, des feuillets intercalaires de notes (imprimé n^o 621-4* /02 ou 04).

  Il est rappelé que les SOFSSA n'ont pas à faire acte de candidature.

• 2.  La seconde partie comprend :

  • pour l'ensemble des MITHA et des SOFSSA non proposables, le relevé nominatif du personnel non proposable (vérifié, daté et signé par le fusionneur).

  • pour chaque personnel non proposable ou non volontaire de l'exemplaire original de la feuille de notes de l'année 2002 des MITHA qui ne satisfont pas aux conditions précédentes ou qui, bien que réunissant les conditions statutaires pour être proposables à un grade supérieur, se sont déclarés non volontaires (y compris les SOFSSA non proposables).

  L'expression du non-volontariat du personnel MITHA se fait par l'intermédiaire de la rubrique prévue à cet effet. Le relevé des observations (imprimé n^o 621-4*/05 ou 06) sera obligatoirement joint à la feuille de notes de l'intéressé.

  Les exemplaires des feuilles de notes incluant les déclarations de volontariat des MITHA non candidats pour un avancement au grade supérieur, sont regroupés et adressés sous bordereau d'envoi collectif à la direction centrale du service de santé des armées avec l'ensemble des travaux d'avancement et de notation.

  Il appartient à chaque fusionneur de vérifier l'existence et la conformité de ces documents avant leur expédition à la direction centrale du service de santé des armées.

2.2. Dispositions particulières.

Dans le cas où un personnel qui remplit les conditions pour bénéficier d'un avancement de grade ne figurerait pas sur la liste des proposables, il appartient au fusionneur d'en rendre immédiatement compte à la DCSSA et de l'ajouter, après accord, sur le relevé nominatif du personnel proposable. Ce personnel renseignera alors l'acte de candidature (ou de non candidature) inclus dans sa feuille de notes.

Le personnel de carrière en congé de longue durée pour maladie, en congé de longue maladie ou en congé pour raisons de santé dont l'indisponibilité est imputable au service, sera compris dans le travail d'avancement, en application des dispositions de l'article 60 de la loi 72-662 du 13 juillet 1972 (BOC/SC, p. 784, BOC/G, p. 1001, BOC/A, p. 595, BOC/M, p. 950) modifiée, portant statut général des militaires.

La notation et le travail d'avancement du personnel utilement proposables devront parvenir, sous pli confidentiel, à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction « ressources humaines », bureau « chancellerie », pour le 17 juin 2002, terme de rigueur.

Pour ce qui concerne le personnel non volontaire ou ne concourant pas pour un avancement de grade au titre de l'année 2003, la date limite de réception des travaux à l'administration centrale est fixée au 19 juillet 2002.

2.3. Date d'entrée en vigueur.

La présente circulaire entrera en application dès réception.

La circulaire n^o 409/DEF/DCSSA/RH/CH du 16 mars 2001 (BOC/PA, p. 2331) relative à la notation en 2001 et au travail d'avancement en 2002 des militaires infirmiers et techniciens des hôpitaux des armées et des sous-officiers féminins du service de santé des armées, est abrogée.