La présente instruction a pour objet de déterminer les principes généraux de la correspondance officielle au sein de la marine nationale et de fixer les règles relatives à son élaboration.

1. Règles générales de correspondance.

1.1. Principes généraux.

(Modifié : Instruction du 15/01/2009.) 

Les échanges de correspondance officielle ne peuvent s\'effectuer qu\'entre autorités ayant la responsabilité personnelle du commandement. En conséquence, la correspondance officielle doit être adressée au chef de l\'échelon de commandement intéressé et non aux états-majors, directions et services constitutifs de ce commandement.

Toute correspondance destinée au chef d\'état-major de la marine et provenant d\'organismes qui lui sont subordonnés doit être adressée à :

Monsieur l\'amiral
chef d\'état-major de la marine.

En revanche, peuvent être précisés dans la liste des destinataires, la division, bureau et section chargés de traiter le document, comme aide à l\'attribution.

1.2. Dérogations exceptionnelles.

Si toute correspondance officielle doit normalement transiter par la voie hiérarchique, une autorité peut toutefois déroger à ce principe en cas d\'urgence ou si l\'intérêt du service le justifie (écrits urgents, techniques, d\'information générale, spécifiques, …) dans le respect des règles mentionnées ci-après.

L\'autorité qui désire faire parvenir à un subordonné un document sans intervention des échelons intermédiaires, adressera directement cette correspondance au destinataire « sous couvert » des autorités intermédiaires (celles-ci reçoivent une copie de la pièce). L\'adresse comporte alors, après l\'appellation du destinataire, la mention « sous couvert », suivie de l\'appellation des autorités intermédiaires.

Exemple :

Le (grade, prénom, nom) (fonction de l\'autorité origine)

à

Monsieur (grade, fonction du destinataire) sous couvert du (grade, fonction de l\'autorité intermédiaire).

L\'autorité subordonnée peut, si l\'urgence l\'exige ou en réponse à une demande directe, s\'affranchir de la voie hiérarchique. Dans ce cas, elle doit adresser une copie de la pièce par la voie hiérarchique. La pratique de cette procédure sans raison valable est proscrite.

Lorsque l\'expéditeur et le destinataire d\'un document, placés dans une même chaîne de commandement, relèvent d\'autorités différentes pour une partie de leurs activités, les règles suivantes doivent être appliquées  :

• une copie de la correspondance adressée à un supérieur dans une chaîne de commandement doit être établie à l\'attention du supérieur hiérarchique placé dans l\'autre chaîne, si ce supérieur est intéressé par l\'objet de la correspondance ;

• une copie de la correspondance adressée par le supérieur à son subordonné est généralement envoyée au supérieur hiérarchique du destinataire dans l\'autre chaîne si ce supérieur peut être intéressé par l\'objet de la correspondance.

Des autorités appartenant à des chaînes différentes de commandement peuvent correspondre directement pour des questions de routine et d\'administration n\'engageant pas la responsabilité des autorités supérieures ou pour des questions préalablement fixées par celles-ci. Si nécessaire, une copie est adressée au supérieur hiérarchique (et éventuellement au supérieur du destinataire).

1.3. Correspondance de service courant.

La correspondance de service courant comprend les écrits échangés entre diverses autorités pour des questions de routine ou d\'information mutuelle, ne portant pas d\'avis ou de jugement d\'autorité ni de décision à caractère de réglementation ou portant engagement financier.

Dans les états-majors (centraux, territoriaux ou de force), les directions, services et formations de la marine, les chefs et adjoints de division, de bureau ou de service, les officiers ou officiers mariniers occupant des fonctions particulières, peuvent être autorisés à signer sous leur propre nom la correspondance de service courant dans les conditions précisées dans chaque organisme.

2. Les différents écrits.

Les différents écrits utilisés dans la marine nationale se regroupent en trois grandes familles :

• la correspondance d\'usage courant qui permet l\'échange d\'idées et d\'informations entre les différents échelons de commandement ;

• la correspondance destinée aux autorités supérieures qui, apportant également des informations, appelle une décision ou un arbitrage ;

• la correspondance destinée aux autorités subordonnées qui exprime la ou les décisions, précise les domaines de l\'action à mener ou de la mission.

Les spécimens de ces écrits, leurs formes et leurs conditions d\'emploi sont définis dans le guide d\'utilisation.

Pour faciliter leur emploi par les rédacteurs, leurs caractéristiques principales sont encadrées.

2.1. Correspondance d'usage courant.

(Modifié : Instruction du 15/01/2009.) 

La lettre est un écrit d\'information, appelant, exprimant ou transmettant une décision, par lequel une autorité communique soit avec un échelon de commandement dont elle relève, soit avec des autorités latérales, subordonnées, des personnes étrangères à cet échelon ou une autorité extérieure aux armées françaises pour des questions importantes ou de routine. Elle est rédigée dans une forme personnelle. Pour les lettres extérieures au ministère de la défense, une formule de courtoisie doit figurer. Dans les lettres dactylographiées à caractère personnel ou fort, il est d\'usage que le signataire porte à la main la formule d\'appel et de courtoisie.

La lettre d\'envoi est un écrit destiné à présenter sous une forme synthétique un autre document plus volumineux (rapport ou étude) qui lui est joint. Elle vise à fournir au destinataire une connaissance, sommaire mais fidèle, du dossier qui lui est transmis et doit aussi permettre de reconstituer le cheminement de la pensée du rédacteur. Cela impose d\'abandonner son propre niveau de responsabilité et ses préoccupations pour s\'identifier au destinataire, et cela détermine le niveau de synthèse auquel il convient de se situer.

La note-express est un écrit d\'information, appelant ou exprimant une décision, bref, rédigé dans un style concis voire télégraphique qui exclut toute formule protocolaire (ex. : J\'ai l\'honneur…). Elle ne peut être utilisée qu\'entre organismes dépendant du ministère de la défense, et ne peut être classifiée au-delà de « CONFIDENTIEL DÉFENSE ». Elle a un caractère de relative urgence et doit être envoyée en deux exemplaires pour accélérer son traitement.

La transmission est un écrit d\'autorité, appelant, exprimant ou transmettant une décision, qui accompagne un document et qui le complète d\'un avis sommaire, d\'observations ou d\'indications sur la suite à donner. Une copie de la transmission est normalement adressée à l\'autorité signataire de la correspondance transmise.

Dans le cas de pièces concernant des décisions administratives individuelles, la transmission peut être remplacée par une notification.

Le bordereau d\'envoi est un écrit accompagnant un document. Ce n\'est pas un écrit d\'autorité et il ne doit pas être assimilé à une transmission. Il est utilisé pour accompagner un dossier non classifié lorsque l\'expéditeur n\'a pas d\'avis particulier à donner. La colonne « observations  » qui peut être rédigée sous forme libre, peut en outre préciser le motif de l\'expédition du document au destinataire. Le bordereau doit être rédigé en deux exemplaires dont un exemplaire qui doit être retourné à l\'émetteur après émargement.

---

2.2. Correspondance destinée à une autorité supérieure.

Le compte rendu est un écrit d\'information, appelant ou transmettant une décision, relatant sommairement un fait ou une situation. Il est rédigé au moment même où celui qui rend compte en a connaissance. Il peut revêtir la forme d\'un message ou d\'une lettre ou encore dans certains cas une forme particulière, notamment pour des comptes rendus périodiques ou de réunion.

Le procès-verbal est un écrit d\'information ayant une réelle valeur juridique qui peut être soit  :

• le constat d\'activité d\'une commission, d\'une réunion, etc. ;

• la narration sous forme authentique, dressée par une autorité ou une personne habilitée, de ce qu\'elle a fait ou constaté dans l\'exercice de ses fonctions ;

• un inventaire.

Il est rédigé sous la forme impersonnelle, selon un canevas normalement défini par les instructions qui le prescrivent. Il est signé par son auteur. Si plusieurs personnes participent à son élaboration, elles apposent chacune leur signature en bas du document. Si un rapporteur est désigné, il est responsable de la rédaction et de l\'acheminement du procès-verbal.

Le rapport est un écrit d\'information appelant ou transmettant une décision. Il est généralement composé de la façon suivante :

• introduction ;

• exposé de l\'état de la question ;

• corps du rapport ;

• résumé de l\'argumentation ;

• conclusion (elle peut comporter des propositions en vue de provoquer une décision, la responsabilité du rédacteur est engagée à un plus haut niveau que dans un procès-verbal ou un compte rendu).

La forme des rapports est souvent définie par des instructions ; s\'il n\'en est pas ainsi, le rapport aura la forme d\'une lettre. Il est rédigé sous la forme impersonnelle. Il peut comporter des annexes et des pièces jointes.

La fiche est un écrit d\'information ou appelant une décision. Elle n\'est pas un écrit d\'autorité et n\'engage que la responsabilité de son auteur. Elle doit rester interne à un état-major ou une formation. Elle n\'a pas vocation à se voir attribuer un haut degré de confidentialité. Néanmoins elle peut être classifiée « CONFIDENTIEL DÉFENSE » et si l\'information l\'exige cette classification peut être assortie d\'une mention de manipulation « réservé pour… ». Son enregistrement et son suivi sont de la responsabilité du bureau émetteur.

2.3. Correspondance destinée à une autorité subordonnée.

La directive est un écrit exprimant une décision, utilisé par les échelons élevés du commandement pour exprimer aux subordonnés les buts à atteindre et les idées fondamentales devant guider leur action.

L\'instruction est un document contenant des prescriptions d\'orientation en vue d\'une action déterminée. Elle fixe le but à atteindre, expose la pensée générale ou les intentions du chef et donne aux subordonnés les indications qui leur sont indispensables pour agir conformément à ces intentions.

On distingue les instructions :

• générales, qui s\'appliquent à l\'ensemble des éléments placés sous l\'autorité de l\'échelon rédacteur ;

• permanentes, qui rassemblent à l\'usage des subordonnés d\'un échelon les prescriptions ayant un caractère permanent. Elles ne doivent pas reproduire les règlements généraux mais traiter de leur application pratique à l\'intérieur de l\'échelon considéré et éviter ainsi de trop fréquentes répétitions dans les ordres de circonstance ;

• particulières, qui s\'adressent à une partie seulement de ces forces ou ne concernent qu\'un aspect particulier d\'une mission ordonnée par ailleurs ;

• provisoires, qui répondent à une nécessité urgente mais dont la rédaction n\'est pas définitive et est destinée à être reprise ultérieurement.

La note est un écrit d\'information ou exprimant une décision, destiné à faciliter la compréhension de dispositions nouvelles ou à rappeler des dispositions permanentes. Elle est d\'une portée plus limitée que l\'instruction et a un caractère généralement temporaire.

Si sa diffusion est large on parlera alors de circulaire.

La décision est un écrit qui :

• dans le domaine organique ou opérationnel, est l\'expression écrite de la volonté d\'une autorité à ses subordonnés pour que ceux-ci la traduisent en directive, en instruction ou en ordre ;

• de nature administrative, nominative, individuelle ou collective, s\'adresse tantôt d\'une manière générale à une catégorie d\'individus non déterminée, c\'est la décision réglementaire, tantôt d\'une manière personnelle à un ou plusieurs individus nommément désignés, c\'est la décision non-réglementaire individuelle ou collective. Elle ne produit d\'effet qu\'une fois portée à la connaissance des intéressés dans les conditions prévues par l\'instruction sur le contentieux [inst. générale n° 235/DEF/DAJ/CX du 1^er juillet 1980 relative au contentieux, réf. f)].

Les ordres contiennent des prescriptions précises applicables dans des conditions déterminées ; ils se limitent à énoncer ce que les subordonnés doivent connaître pour l\'exécution d\'une mission donnée explicitement.

Un ordre découle souvent d\'une instruction. La forme d\'ordres courants convient en général assez bien aux petits échelons, lorsque l\'échéance de l\'action est rapprochée et que toutes les dispositions d\'exécution peuvent être arrêtées avec un bon degré de certitude, ou encore lorsque des raisons majeures imposent une centralisation poussée dans la conduite de l\'action.

Il existe d\'autres types d\'ordres : l\'ordre permanent, l\'ordre de circonstance, l\'ordre particulier…

	ÉCRITS D\'INFORMATION.	ÉCRITS APPELANT UNE DÉCISION.	ÉCRITS EXPRIMANT UNE DÉCISION.	ÉCRITS TRANSMETTANT UN DOCUMENT.
Lettre.	X	X	X	X
Note-express.	X	X	X
Transmission.		X	X	X
Notification.
Bordereau d\'envoi.				X
Compte rendu.	X	X		X
Procès-verbal.	X
Rapport.	X	X		X
Fiche.	X	X
Décision.			X
Instruction.
Directive.
Ordre.
Circulaire.	X		X
Note.

 

3. Qualités générales d'un écrit.

3.1. Caractéristiques principales.

(Modifié : Instruction du 15/01/2009.) 

Les écrits de la marine doivent être :

Simples : le style est naturel et direct ; il ne comporte pas de phrases longues.

Brefs : le maximum d\'informations doit être annoncé avec le minimum de mots, les informations superflues sont éliminées.

Clairs : la rédaction et la présentation doivent faciliter la compréhension et la lecture (un paragraphe par sujet).

Précis : l\'énoncé du sujet doit être exact et complet, les mots doivent être employés dans leur acception juste.

Ils doivent, en outre, être rédigés dans une forme respectueuse de la part du subalterne, polie et courtoise dans tous les autres cas. La correspondance destinée à des autorités extérieures au ministère de la défense obéit à des règles protocolaires, notamment dans les formules d\'appel et de courtoisie. Pour ce faire, les rédacteurs s\'inspireront des formules rappelées dans la charte de présentation des documents dans la marine nationale.

La forme personnelle « Je » peut être utilisée même si le document n\'est pas signé personnellement par l\'autorité elle-même.

3.2. Vocabulaire.

Avant d\'employer des mots d\'origine étrangère, il convient de s\'assurer qu\'ils n\'ont pas donné lieu à une traduction française normalisée en se reportant aux différents arrêtés interministériels relatifs à l\'enrichissement du vocabulaire figurant dans le BOEM 120-0*.

La terminologie des noms d\'États et de capitales est fixée par l\'arrêté interministériel du 4 novembre 1993 [réf. e)].

3.3. Présentation matérielle.

Voir la charte de présentation des documents dans la marine nationale.

4. Modifications des différents écrits.

Seuls les textes à caractère permanent sont normalement modifiés. Il peut s\'agir de  :

La refonte (par abrogation et remplacement).

Le modificatif qui concerne tout changement au texte initial dans les principes ou dans les modalités d\'application. Il doit être rédigé avec le souci de faciliter son exécution matérielle et de permettre une exploitation aisée du document tenu à jour. De ce fait il devra s\'effectuer par substitution de division entière (paragraphe, article, alinéa, annexe, tableau ou imprimé).

Afin de ne pas modifier une numérotation à courir, on utilise l\'expression bis, ter, quater, quinto… pour les divisions ajoutées.

Nota. Définition de l\'alinéa : « … Tout mot ou groupe de mots renvoyés à la ligne, sans qu\'il y ait lieu d\'établir des distinctions selon la nature du signe placé à la fin de la ligne précédente… ».

L\'erratum qui rectifie une erreur purement matérielle et mineure ; il n\'est pas signé.

Sauf cas exceptionnel résultant de restructuration ou de changement dans les attributions des bureaux et services, un modificatif ou une abrogation ne peut être effectué que par l\'autorité émettrice du document devant être modifié ou à défaut par l\'autorité supérieure de la chaîne hiérarchique.

Dès lors qu\'un texte comporte de nombreux modificatifs ou un modificatif difficile à intégrer, ce texte doit être refondu.

En cas d\'abrogation prévoir in fine du texte, avant la signature un paragraphe : « Texte abrogé ».

5. La signature.

5.1. Règle générale.

Le chef d\'un échelon de commandement signe personnellement les écrits émis en son nom.

L\'attache de signature comporte alors la mention de ses grade, prénom, nom et fonction.

Ses attributions administratives, définies par les lois et les règlements, sont parfois trop abondantes pour pouvoir être exercées personnellement. Aussi est-il nécessaire de permettre à l\'autorité de déléguer sa signature.

Il s\'agit d\'une mesure d\'organisation interne. Elle ne dessaisit pas le délégant de ses attributions.

Toute délégation de signature doit être autorisée par un texte. L\'acte portant délégation de signature doit indiquer le nom de la personne qui reçoit délégation et les domaines pour lesquels celle-ci est accordée.

Ce pouvoir de délégation revêt l\'une des formes prévues par l\'instruction n° 221/DEF/SGA du 8 mars 1996 [réf. i)] à savoir :

« Par délégation  », « Par ordre », «  Par empêchement  », « Par intérim  ».

Le nom patronymique doit être orthographié ainsi qu\'il figure sur les actes d\'état civil en minuscules (1re lettre en majuscule)  ; à l\'exception de l\'attache de signature des textes destinés à être insérés au Bulletin officiel, où le nom doit figurer en majuscules.

Cette règle générale ne fait pas obstacle aux dispositions du 1.3 supra concernant la correspondance de service courant.

5.2. Délégation de signature dans l'administration centrale.

La correspondance de l\'administration centrale peut être soit signée au nom du ministre de la défense soit au nom du chef d\'état-major de la marine. Dans tous les cas les autorités autorisées à signer le sont par écrit et nominativement.

5.2.1. Délégation normale.

Les attaches de signature à utiliser sont les suivantes :

DESTINATAIRE.
Administration centrale du ministère de la défense.	Le chef d\'état-major de la marine, par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1),
Forces, unités, et organismes extérieurs à la marine.	Pour le ministre de la défense et par délégation, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (2), ou Le chef d\'état-major de la marine, par ordre, le (grade, Prénom, Nom, fonction) (1),
Bulletin officiel des armées.	Pour le ministre de la défense et par délégation : Le (grade, Prénom, NOM, fonction) (2),
(1) De l\'autorité ayant reçu nominativement l\'habilitation de signer par ordre du chef d\'état-major de la marine. (2) De l\'autorité désignée comme titulaire de la délégation de signature du ministre.

5.2.2. Délégation pour absence, empêchement ou suppléance.

En cas d\'absence ou d\'empêchement du titulaire de la délégation de signature ou de l\'habilitation à signer par ordre, ce sont les délégataires ou suppléants de ces autorités qui signent. La suppléance intervient en cas d\'absence ou d\'empêchement de l\'autorité titulaire d\'un emploi. La suppléance doit être prévue et organisée par un texte législatif ou réglementaire (ordre ou décision du commandant par exemple) ; les attaches à utiliser sont alors :

DESTINATAIRE.
Administration centrale du ministère de la défense.	Le chef d\'état-major de la marine, par ordre et par empêchement du (fonction) (1), le (grade, Prénom, Nom,) (fonction) (4),
Forces, unités et organismes extérieurs à la marine.	Pour le ministre de la défense et par délégation, par empêchement du (fonction) (2) le (grade, Prénom, Nom,) (fonction) (3), ou Le chef d\'état-major de la marine, par ordre et par empêchement du (fonction) (1), le (grade, Prénom, Nom), (fonction (4),
Bulletin officiel des armées.	Pour le ministre de la défense et par délégation : par empêchement du (fonction) (2) Le (grade, Prénom, NOM,) (fonction) (3),
(1) De l\'autorité ayant reçu nominativement l\'habilitation de signer par ordre du chef d\'état-major de la marine. (2) De l\'autorité désignée comme titulaire de la délégation de signature du ministre. (3) De l\'autorité désignée comme suppléant du titulaire de la délégation de signature de ministre. (4) De l\'autorité désignée comme suppléant du titulaire de l\'habilitation à signer par ordre et qui se voit, en cas d\'empêchement ou d\'absence du titulaire, accorder dans les mêmes conditions l\'habilitation à signer par ordre du chef d\'état-major de la marine.

 

5.3. Délégation de signature hors échelon central.

Les commandants peuvent déléguer leur signature dans les conditions définies par arrêté du ministre chargé des armées [voir réf. Entre-deux-barres].

Par ailleurs, certaines autorités locales délégataires de pouvoirs du ministre sont autorisées à déléguer leur signature en matière de décisions individuelles concernant le personnel militaire [voir réf. Entre-deux-barres].

Dès lors et après publicité, l\'attache de signature sera la suivante :

Le commandant du…

par ordre, le (grade, Prénom, Nom)

(fonction habituelle du signataire),

5.3.1. Délégation pour absence, empêchement ou suppléance.

Le décret n° 75-675 du 28 juillet 1975 [ref. a)] portant règlement de discipline générale dans les armées, stipule dans son article 4, à son quatrième alinéa qu\'un militaire peut exercer des fonctions soit provisoirement, soit par intérim.

Le décret opère donc une distinction entre la suppléance et l\'intérim.

Cette distinction est précisée par l\'article 5 de l\'instruction n° 201200 du 5 septembre 2001 [réf. j)] portant application du règlement de discipline générale dans les armées.

La suppléance intervient « lorsque le titulaire d\'un commandement ne peut l\'exercer, pour une durée donnée, il est remplacé jusqu\'au moment où il pourra reprendre l\'exercice de son commandement ».

C\'est le cas par exemple, lors de congés de maladie, permissions, opérations extérieures, etc.

L\'attache de signature sera la suivante :

Le commandement de la base navale de Brest par empêchement, le capitaine de frégate Paul Martin

commandant en second,

5.3.2. L'intérim.

L\'intérim intervient lorsque le titulaire d\'un commandement est mis dans le cas de cesser de l\'exercer définitivement sans que son successeur ait été officiellement investi, c\'est le cas par exemple, lors de la survenance d\'un décès, d\'un déplacement d\'office, ou en cas de congé de longue durée lié à l\'état de santé.

L\'intérim est désigné explicitement par l\'autorité supérieure à l\'autorité empêchée.

L\'attache de signature sera la suivante :

Le capitaine de frégate Paul Martin

commandant par intérim la base navale de Brest,

6. Transmission électronique de la correspondance officielle.

La transmission électronique de la correspondance officielle se présente sous forme de télécopie ou d\'« E-mail » qui sont des moyens d\'acheminement au même titre que la voie postale. Ainsi, une instruction, une directive présentées conformément aux règles édictées dans la présente instruction, peuvent elles être acheminées vers leurs destinataires par ces moyens selon les principes généraux décrits ci-après.

Le document transmis fait l\'objet des mesures suivantes  :

• archivage de l\'original signé par l\'autorité ;

• application du régime centralisé.

La télécopie constitue en soit une correspondance à caractère officiel. Dans ce cas, elle doit faire l\'objet des mêmes mesures édictées ci-dessus, être dactylographiée et signée dans les conditions définies par la présente instruction (attache de signature, etc.).

Les règles d\'emploi de la télécopie dans la marine font l\'objet de l\'instruction n° 262/DEF/EMM/PROG/TSIC/- du 24 juillet 1997 (n.i. BO, n.i. BDR) ; l\'utilisation du « E-mail  » dans le réseau Intramar doit être conforme aux prescriptions définies par la directive provisoire d\'exploitation de l\'Intramar, diffusée par la lettre n° 115/DEF/EMM/PROG/TSIC du 18 janvier 2001 (n.i. BO).

7. Charte de présentation des documents.

La charte graphique du ministère de la défense est désormais applicable à l\'ensemble de la correspondance officielle de la marine.

Une charte de présentation des documents dans la marine nationale précise les modalités pratiques de présentation des documents. Elle est diffusée séparément et disponible sur Intramar. Elle est mise à jour sous la responsabilité du capitaine de vaisseau adjoint au major général de la marine.

8. Texte abrogé.

L\'instruction n° 22/DEF/EMM/MG/SEC du 19 avril 1999 relative à la correspondance dans la marine est abrogée.