Préambule.

La présente instruction a pour objet de fixer les principes et conditions réglementaires de la notation annuelle des commissaires de la marine et des officiers du corps technique et administratif de la marine.

Complétée par une circulaire d'application portant guide particulier relatif à la notation et au travail préparatoire à l'avancement, elle s'applique à l'ensemble des officiers gérés par la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM), y compris les volontaires aspirants.

1. Généralités.

Conformément aux dispositions de la loi citée en référence « les militaires sont notés au moins une fois par an. Les notes et appréciations sont obligatoirement communiquées chaque année aux militaires. A l'occasion de la notation, le chef fait connaître à chacun de ses subordonnés directs son appréciation sur sa manière de servir ».

La notation annuelle constitue l'élément central d'appréciation des officiers. Elle peut prendre en compte la réalisation d'objectifs individuels, s'ils ont été préalablement déterminés en concertation entre le notateur et l'officier noté, et repose en tout état de cause sur une observation attentive et continue de l'officier noté.

Elle doit offrir une évaluation la plus objective possible de la qualité des services rendus et du potentiel de chaque officier.

Des éléments d'appréciation complémentaires sont communiqués à chaque officier par la DCCM lors d'entretiens individuels programmés à certaines échéances de la carrière.

2. Objectifs.

La notation annuelle doit permettre :

• d'informer l'officier noté sur la façon dont il est perçu et apprécié dans son emploi de façon à lui fixer des axes de progression ;

• de déterminer les domaines de compétence et types d'emploi auxquels l'officier noté semble bien adapté afin de guider les choix ultérieurs de la direction centrale pour les affectations suivantes et l'orientation de carrière à moyen et long terme ;

• d'évaluer le potentiel de l'officier noté sous différents aspects et d'estimer sa capacité à occuper, immédiatement ou à terme, des emplois de haut niveau ;

• de contribuer à éclairer les décisions tant en matière d'avancement que d'attribution de postes de responsabilité en entretenant un classement des officiers.

Ce dernier objectif est réalisé par les évaluations successives du notateur et d'une autorité de synthèse, ainsi que par les travaux de la DCCM.

3. Conception générale de la notation et des travaux de classement.

Le dispositif d'appréciation des officiers répond aux principes suivants :

• notation par un supérieur hiérarchique proche de l'officier noté, en mesure d'observer avec précision et directement son comportement et ses performances dans son emploi ;

• implication dans le travail préparatoire de classement d'une autorité de synthèse disposant à la fois d'un recul suffisant et d'éléments d'appréciation personnels directs, permettant d'enrichir ceux du notateur.

Seul le travail de notation est communiqué par le notateur à chaque officier noté.

L'ensemble des travaux est conduit en quatre étapes :

3.1. Phase préparatoire recommandée.

Il est vivement conseillé, lorsque cela paraît possible et réaliste, que des objectifs annuels soient fixés par le notateur à chaque officier. Chaque occasion doit alors être mise à profit pour analyser les résultats obtenus et recadrer les objectifs initiaux, qui doivent toujours être raisonnables et accessibles. Ces éléments restent internes à la formation.

3.2. Notation.

S'appuyant sur une observation continue et sereine de l'officier noté, cette phase est du ressort du seul notateur qui peut néanmoins recueillir les avis de ses adjoints et de divers échelons de la hiérarchie.

Il utilise le bulletin de notation correspondant aux grade, niveau et type d'emploi ou situation de chaque officier noté parmi les six bulletins suivants :

• officier subalterne en unité opérationnelle ;

• officier subalterne en état-major, formation de soutien ou cadre en école ;

• officier supérieur [hors commissaire en chef de 1re classe ou officier en chef de 1re classe du corps technique et administratif de la marine (CTAM)] ;

• commissaire en chef de 1re classe ou officier en chef de 1re classe du CTAM ;

• officier en école ou en phase d'instruction ;

• officier « éloigné » de son notateur.

Une fois rempli et signé par le notateur, ce bulletin est communiqué à l'officier noté qui doit impérativement attester en avoir pris connaissance. Il peut y apporter des commentaires éventuels.

3.3. Travail préparatoire au classement des officiers.

Cette phase incombe successivement au notateur et à l'autorité de synthèse. Aucune communication directe n'en est faite à l'officier noté.

Le notateur :

• évalue pour chacun des officiers qu'il note un niveau de classement, sur une échelle de 1 à 5, parmi les officiers de même statut, de même corps et de même grade, en ne tenant pas seulement compte des résultats de l'officier dans son poste actuel mais aussi de ce que cet officier, par les qualités intrinsèques qu'il manifeste et son potentiel apparent, devrait être en mesure de produire; lorsque plusieurs officiers sont placés sur une graduation identique, le notateur établit un classement relatif de chacun d'entre eux ;

• distingue éventuellement certains officiers lui paraissant tout particulièrement aptes à occuper à terme des emplois à haute responsabilité en proposant à l'autorité de synthèse de leur attribuer la mention « haut potentiel » (pHP).

L'autorité de synthèse :

• analyse l'ensemble des bulletins de notation et des propositions de classement des différents notateurs ;

• détermine pour chaque officier noté, à partir de ses propres éléments d'appréciation et en s'appuyant sur un plus vaste échantillon d'officiers à apprécier, un niveau de classement sur une échelle graduée de 1 à 7; lorsque plusieurs officiers sont placés sur une graduation identique, l'autorité de synthèse établit un classement relatif de chacun d'entre eux ;

• confirme ou non la mention « haut potentiel » (HP) proposée par les notateurs et l'attribue, le cas échéant et exceptionnellement, à d'autres officiers dont elle estime le potentiel particulièrement remarquable.

3.4. Exploitation de la notation et classement final.

L'exploitation de la notation est réalisée par la DCCM (sous-direction « personnel »), à l'aide d'un classement final préparé par un groupe d'officiers supérieurs désignés chaque année par le directeur central.

4. Déroulement des travaux de notation.

4.1. Calendrier.

La notation de l'année N couvre la période allant du 1er avril de l'année N — 1 au 31 mars de l'année N. L'année de notation ainsi définie porte le millésime de l'année civile en cours. La notation doit être effectuée sauf cas particulier entre le 1er avril et le 1er juin de l'année N.

4.2. Notateur et officier noté.

La responsabilité de la notation incombe, sauf exception, au commandant de formation, directeur, chef de service ou d'établissement où l'officier est affecté au 31 décembre de l'année N — 1. Les statut, corps et grade d'appartenance de l'officier noté sont ceux détenus ce jour-là.

Lorsqu'un élément de force organique ou de service est temporairement rattaché à un autre commandement ou à une autre direction, le notateur de la formation d'accueil établit et transmet un projet de notation complet au notateur de la formation d'appartenance si ce dernier en fait la demande.

Tout emploi pendant une durée significative (au moins un mois) d'un officier hors de sa formation d'appartenance pendant tout ou partie de la période de notation donne lieu à la rédaction d'une fiche individuelle d'appréciation par l'autorité d'emploi adressée au notateur de l'officier concerné.

4.3. Désignation du notateur et de l'autorité de synthèse.

La DCCM fixe pour chaque formation, le notateur et l'autorité de synthèse associée, et la liste des officiers gérés par la DCCM devant être notés.

4.4. Communication de la notation.

Le notateur communique à chaque officier noté sa notation annuelle au cours d'un entretien individuel à partir du bulletin de notation intégralement rempli, daté et signé et authentifié par apposition du cachet du notateur.

L'officier noté atteste de cette communication en datant et signant le bulletin de notation.

Les dates de rédaction et communication et les signatures du notateur et de l'officier noté sont impératives pour ouvrir les délais de recours éventuels.

Lors de la communication de sa notation, l'officier noté est invité à apporter sous forme manuscrite des commentaires éventuels, immédiatement ou dans un délai de huit jours francs. Dans ce cas, il date et appose à nouveau sa signature sur le bulletin de notation.

4.5. Transmission de la notation.

A l'issue du travail de notation et de sa communication, le notateur transmet pour le 1er juin l'original de chaque bulletin de notation à la DCCM (bureau DCCM/PERS/MIL).

5. Déroulement des travaux préparatoires de classement.

5.1. Classement effectué par le notateur.

Dès qu'il a achevé son travail de notation et éventuellement avant même de procéder à sa communication aux intéressés, le notateur adresse une copie de tous les bulletins de notation à l'autorité de synthèse pour le 15 mai.

Il joint un état de classement des officiers par statut, corps et grade (classement de 1 à 5 et classements relatifs éventuels).

La mention « pHP » attribuée aux officiers distingués par le notateur apparaît sur l'état de classement; pour chaque officier « pHP », le notateur rédige systématiquement l'annexe facultative d'analyse comportementale et une fiche particularisée détaillant les éléments discriminants l'ayant conduit à le distinguer.

Dans le cas où des commentaires sur sa notation seraient portés par un officier dans le délai de huit jours suivant la communication de sa notation, une copie de la feuille correspondante est adressée à l'autorité de synthèse pour qu'elle prenne connaissance et tienne, le cas échéant, compte de ces observations.

5.2. Classement effectué par l'autorité de synthèse.

Dès qu'elle a reçu les travaux des notateurs situés dans sa chaîne de notation, l'autorité de synthèse procède au classement de l'ensemble des officiers répartis par statut, corps et grade (classement de 1 à 7 et classements relatifs).

Cette autorité confirme, lorsqu'elle l'estime pertinent, le classement HP opéré par un notateur, et enrichit alors la fiche ouverte pour cet officier en y portant ses propres commentaires. Elle ouvre éventuellement des fiches nouvelles en cas de classement HP d'officiers non proposés pour cette catégorie par leur notateur.

L'autorité de synthèse adresse l'ensemble de ses travaux à la DCCM (bureau DCCM/PERS/MIL) pour le 15 juin.

6. Dispositions diverses.

6.1. Officiers placés en service détaché.

Conformément à l'arrêté cité en référence, les officiers placés en service détaché sont notés par l'autorité dont ils relèvent dans leur emploi de détachement. Par exception, les officiers placés en service détaché auprès d'États étrangers ou d'organismes internationaux sont notés par une autorité de la marine à partir d'une fiche d'appréciation établie par leur supérieur hiérarchique au sein de l'organisme d'emploi. Les notateurs de ces officiers, et leurs autorités de synthèse, sont désignés par la DCCM en même temps que sont établies les chaînes de notation.

6.2. Officiers en position de non-activité.

Les officiers placés en non-activité ne font l'objet d'aucune notation. Mention en est portée par la DCCM dans le dossier individuel de l'intéressé.

6.3. Notateurs extérieurs à la marine.

Les autorités civiles ou militaires n'appartenant pas à la marine désignées comme notateurs peuvent demander à être assistées par un officier de la marine pour établir la notation des officiers qui leur incombe. Si plusieurs officiers de la marine sont affectés au sein de l'organisme concerné, l'officier le plus ancien assure ce rôle. A défaut, le notateur peut solliciter le concours de la DCCM.

6.4. Officiers bénéficiant d'un congé de fin de campagne.

Ils sont notés à leur débarquement si ce congé les conduit à rallier leur nouvelle affectation après le 1er janvier. Cette notation compte pour l'année suivante.

6.5. Débarquement d'un officier noté.

Tout officier débarquant administrativement entre le 1er janvier et le 1er juin de l'année de notation est noté avant son débarquement par le notateur désigné de sa formation; sa notation lui est communiquée et transmise à l'autorité de synthèse associée. Il est évalué par l'autorité de synthèse en même temps que les autres officiers. Aucun travail de notation n'est effectué dans sa nouvelle affectation.

6.6. Débarquement d'un officier notateur.

Tout officier notateur débarquant administrativement entre le 1er décembre et le 1er mars transmet à son successeur une fiche d'appréciation détaillée sur chaque officier noté. Cette fiche est jointe au bulletin de notes annuel.

En cas de débarquement entre le 1er mars et le 1er juin de l'année de notation, il doit réaliser avant son débarquement l'intégralité des travaux de notation (rédaction et communication) et de classement.

6.7. Notation des volontaires aspirants.

Les volontaires aspirants sont notés dans les deux mois précédent l'échéance de leur contrat de volontariat, qu'ils en demandent ou non le renouvellement. Après communication de la notation, les bulletins de notation sont adressés directement par le notateur à la DCCM sans travail de classement ni envoi à une autorité de synthèse.

7. Communication des éléments de classement aux officiers.

Les travaux préparatoires de classement réalisés par le notateur et l'autorité de synthèse ne sont pas communiqués à l'officier noté.

En fin d'année, la DCCM adresse à chaque officier depuis le grade de commissaire ou d'officier de 2e classe du CTAM pour les officiers sous contrat ou de commissaire de 1re classe ou d'officier de 2e classe du CTAM pour les officiers de carrière, et jusqu'au grade de commissaire ou d'officier en chef de 2e classe inclus (hors CRC 1 et OC 1), une lettre individuelle lui indiquant :

• sa situation relative parmi les officiers de même corps, statut, grade au sein de tranches représentant les 10 p. 100 premiers, puis 20 p. 100, 30 p. 100 et 40 p. 100 du groupe considéré, le classement précis de chaque officier pouvant lui être communiqué lors des entretiens de carrière organisés à certaines échéances par la DCCM ;

• sa perspective de promotion au grade supérieur dans un créneau de deux années si l'officier conditionne pour l'avancement.

Les commissaires en chef de 1re classe et officiers en chef de 1re classe du corps technique et administratif de la marine reçoivent dans leur troisième année d'ancienneté de grade une lettre du directeur central leur indiquant leur position relative dans le classement des officiers de leur grade. Des éléments complémentaires, dont leurs perspectives d'avancement, leur sont communiqués lors de l'entretien de carrière prévu à partir de quatre ans d'ancienneté de grade, ou le cas échéant, lors d'un entretien individuel à leur demande.

8. Voies et délais de recours.

La notation définitive peut faire l'objet d'un recours auprès de la commission des recours des militaires instituée par l'article premier du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (BOC, p. 2501) dans un délai de deux mois à compter de la date de sa notification.

La saisine de la commission est un préalable obligatoire à l'exercice d'un recours contentieux devant la juridiction administrative compétente.

9.

L' instruction 392 /DEF/DPMM/1/A du 18 avril 2000 (BOC, p. 2171) relative à la notation des officiers de la marine n'est plus applicable aux officiers gérés par la DCCM à compter de la notation de l'année 2004.

10.

La circulaire 985 /DEF/DCCM/PERS/MIL du 22 décembre 1992 relative à la notation des officiers relevant de la direction centrale du commissariat de la marine et la circulaire 1665 /DEF/DCCM/PERS/MIL du 18 décembre 2000 relative à la notation des officiers généraux, commissaires en chef de 1re classe et officiers en chef de 1re classe du corps technique et administratif de la marine, commissaires en chef de 2e classe et officiers en chef de 2e classe du corps technique et administratif de la marine inscrits au tableau d'avancement, sont abrogées.