INSTRUCTION N° 277/DEF/DCCM/OAG relative au dialogue de gestion au sein du service du commissariat de la marine : inspections et conseils de gestion des organismes extérieurs. Principes généraux. Méthodologie.
Abrogé le 25 octobre 2006 par : INSTRUCTION N° 296/DEF/DCCM/OAG relative à la surveillance administrative et technique du service du commissariat de la marine. Du 05 octobre 2004NOR D E F B 0 4 5 2 6 1 6 J
1. Principes généraux.
1.1.
Le dialogue de gestion au sein du service du commissariat de la marine (SCM) constitue le cadre des échanges entre le directeur central et les responsables des organismes extérieurs du service ; il conduit au pilotage de l'activité au cours d'un conseil de gestion et au suivi de l'état de réalisation et de conformité de celle-ci par l'exercice de la surveillance administrative et technique.
La surveillance administrative et technique, telle que définie par l'instruction citée en référence Entre-deux-barres, est exercée par le directeur central du commissariat de la marine sur les organismes extérieurs relevant de son autorité: leur inspection participe de cette surveillance.
La surveillance administrative et technique, qui conduit aussi à l'appréciation de la pertinence des décisions prises en s'appuyant sur le contrôle de gestion et sur le management par la qualité, participe à la mise en œuvre du management organique dans la marine selon les dispositions des instructions citées en référence Entre-deux-barres et Entre-deux-barres(1).
1.2.
L'inspection des organismes extérieurs est menée sur place par le directeur central. Le directeur central peut à cette occasion être conduit, directement ou par l'intermédiaire d'officiers ou de cadres civils du SCM spécialement désignés :
à enquêter et à contrôler des systèmes ou des processus en vue d'établir des constats pouvant porter sur l'organisation ;
à évaluer, au cours de réunions avec les différentes catégories de personnel, l'implication des agents dans la réalisation des objectifs impartis au SCM et leur capacité à les atteindre.
Il peut déléguer la conduite de l'inspection d'un organisme extérieur au directeur adjoint de la direction centrale du commissariat de la marine (DCCM).
1.3.
Le bureau organisation-audit-gestion (OAG) est responsable, au sein de la DCCM et conformément aux dispositions de l'instruction citée en référence Entre-deux-barres,de la préparation, de l'exploitation et du pilotage de l'ensemble des travaux inhérents à l'inspection et au conseil de gestion des organismes extérieurs ; il reçoit, à cette fin, le concours des sous-directions et bureaux indépendants de la DCCM.
La présente instruction n'est pas applicable aux directions des commissariats d'outre-mer.
2. Méthodologie.
2.1. Périodicité.
L'inspection générale est annuelle. Elle se déroule avant le conseil de gestion du SCM présidé par le chef d'état-major de la marine. Au plus tard en tout début d'année civile, le directeur central arrête le calendrier des inspections de l'année considérée.
En raison des impératifs inhérents à l'établissement, à la validation et à l'exploitation du compte de gestion de l' organisme inspecté, l'inspection générale et la tenue du conseil de gestion peuvent être dissociés dans le temps :
l'inspection, centrée sur les entretiens, audiences, présentations, visites et contrôles réglementaires ;
le conseil de gestion, fondé sur l'exploitation du compte de gestion, la fixation des objectifs et l'évaluation de leur atteinte.
2.2. Opérations préalables à l'inspection.
2.2.1. Dossier préalable.
Le dossier préalable doit parvenir à DCCM/OAG en deux exemplaires quinze jours au moins avant le début de l'inspection. Il est présenté selon la forme donnée en annexe I.
Le soin apporté à sa réalisation par l'organisme concerné et à son exploitation par la direction centrale, conditionne la capacité à concentrer l'inspection sur l'essentiel.
2.2.2. Programme d'inspection.
Au plus tard quinze jours avant le début de l'inspection, l'organisme inspecté soumet à la DCCM (OAG, copie CAB) un projet de programme de déroulement de l'inspection.
Ce projet intègre les éléments objet de l'annexe II.
Le programme définitif, tel qu'arrêté par le directeur central, est adressé à l' organisme inspecté au plus tard une semaine avant le début de l'inspection.
2.2.3. Inspections préliminaires.
Le directeur central charge des experts, officiers ou cadres de niveau I du SCM, de mener des inspections préliminaires dans les domaines de leur compétence (hygiène-sécurité-environnement, marchés...). Ils lui rendent compte de leur mission au plus tard une semaine avant son inspection.
La veille de l'inspection, l'officier accompagnateur, en principe le chef du bureau OAG, prépare sur site le déroulement de l'inspection et procède aux contrôles préalables. En particulier, il s'attache à vérifier :
la tenue et la conformité des documents réglementaires, notamment ceux ressortissant au contrôle de régularité, appelés à être visés par le directeur central avant la fin de l'inspection, et dont la liste est donnée en annexe III ;
la tenue et la mise à jour des monographies.
2.3. Rapport d'inspection.
2.3.1.
Ce rapport, adressé dans les quinze jours qui suivent l'inspection, s'attache :
à porter une appréciation sur l'aptitude de l'organisme inspecté à remplir ses missions, dans des conditions d'efficacité et d'efficience optimales ;
à présenter le bilan de l'exercice écoulé, en mettant en exergue les difficultés non résolues, notamment celles nécessitant une action de l'échelon central ;
à proposer, dans la perspective d'un retour d'expérience, toute mesure visant à résoudre et surtout à prévenir toute difficulté de ce type ;
à récapituler, sous forme d'un tableau synthétique conforme au modèle donné en annexe IV, les observations formulées et les actions prescrites, assorties d'une échéance de réalisation.
La suite donnée aux observations formulées et aux actions prescrites, qu'elle s'impose à l'organisme inspecté, à d'autres organismes extérieurs du service ou à des sous-directions ou bureaux de la DCCM, doit parvenir à la DCCM (bureau OAG) au plus tard le 1er juin de l'année considérée, conformément aux indications objet de l'annexe IV précitée. Une synthèse de ces suites est présentée par DCCM/OAG au cours du conseil du directeur du 1er semestre.
Dans l'hypothèse où l'échéance impartie est postérieure à la date de ce conseil, il appartient à l'entité concernée d'en faire connaître en temps opportun, au bureau OAG, qui en rend compte au directeur central, la suite réservée.
Le bureau OAG s'attache, préalablement à chaque inspection, à contrôler que l'ensemble des actions imparties a été suivi d'effet. À défaut, il fait figurer les actions correspondantes dans le dossier préalable remis au directeur central.
2.4. Conseil de gestion.
La préparation du conseil de gestion donne lieu aux travaux rappelés en annexe I. Son déroulement de principe fait l'objet d'un projet de programme selon les dispositions de l'annexe II.
La tenue du conseil de gestion se conclut sur un relevé de décision, validant notamment les objectifs assignés à l'organisme pour l'année.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
Le commissaire général, directeur central du commissariat de la marine,
Pierre-Marie ARRECKX.
Annexes
ANNEXE I. Composition du dossier préalable.
1 Inspection.
Le dossier préalable comprend au moins les pièces ci-après :
Un récapitulatif des éléments les plus significatifs de l'organisme avec, en particulier, mention, depuis la dernière inspection :
des évolutions les plus marquantes ;
des difficultés rencontrées dans l'accomplissement de ses missions et l'atteinte des objectifs impartis.
Un organigramme de l'organisme à la date de l'inspection.
Une synthèse de l'activité de l'organisme, présentée conformément au plan ci-après :
point sur les affaires en cours impliquant une intervention de l'échelon central ;
organisation, effectifs :
présenter les effectifs budgétaires et réalisés par cellule productive, conformément au schéma retenu de la comptabilité analytique du service ;
retracer l'évolution des effectifs budgétaires et réalisés depuis la dernière inspection et présenter une projection de leur évolution à un horizon de 3 ans (s'attacher, à cette occasion, à présenter les conséquences de cette évolution sur les capacités de l'organisme à remplir ses missions ainsi que, en cas de difficultés avérées, les moyens et les actions palliatifs) ;
produire les documents relatifs au contrôle de régularité : attestations formalisées à l'annexe I de l'instruction citée en référence Entre-deux-barres.
2 Conseil de gestion.
Le dossier comporte une présentation du compte de gestion (présenter les agrégats de la gestion N — 1 sous forme de tableaux commentés) et des objectifs prioritaires que se fixe, pour l'année à venir, le chef de l'organisme inspecté.
Les thèmes suivants sont également traités :
tableau de bord du directeur local : présenter les indicateurs retenus et commenter les résultats ;
plan d'action : présenter les résultats du plan d'action de l'organisme et leur intégration dans le plan d'action du SCM ;
infrastructure : présenter les principales évolutions en cours et à un horizon de trois ans et leur prise en compte au titre du schéma directeur de l'organisme (incidences en termes de crédits d'infrastructure, de dépenses de fonctionnement courant, d'économies de personnel, etc.) ;
finances : présenter l'évolution depuis trois ans des crédits gérés par l'organisme et, en particulier, le plan de charge et de produits de l'année N — 1 et son adéquation avec les objectifs fixés l'année précédente (si l'écart est significatif, assortir les variations d'un commentaire précis). Étudier les ratios « charges/effectifs réalisés » au 31 décembre N — 1 et crédits mandatés/crédits délégués ;
qualité :
présenter le taux de réalisation des objectifs de l'année N 1, en particulier le taux de satisfaction des engagements de service et le taux d'avancement des objectifs de certification ou d'auto-évaluation continue de conformité ;
présenter un état de réalisation du plan de charge contractualisé (marchés,…).
ANNEXE II. Projet de programme.
1 Inspection.
La durée de l'inspection varie selon la nature de l'organisme inspecté. Elle est en principe, hors déplacement, d'un jour et demi pour les directions des commissariats de la marine (DCM) de Brest et de Toulon ; d'une journée pour les DCM de Cherbourg et de Paris, le service technique et des marchés généraux du commissariat de la marine (ST/MARGECO), le centre informatique du commissariat (CIC) et le groupe des écoles du commissariat de la marine (GECM).
Le projet de programme comporte au moins :
un entretien préalable du directeur central avec le chef de l'organisme inspecté, centré sur l'examen des points d'actualité et les difficultés récurrentes rencontrées ;
une visite de l'échelon de direction de l'organisme (personnel à son poste de travail) ;
dans les organismes dont l'effectif est majoritairement constitué de personnel militaire, le directeur central procède à une inspection de tenue de ce personnel, passée conformément aux prescriptions relatives au cérémonial dans la marine. S'il le souhaite, le personnel civil y est associé ;
une visite des locaux ou installations présentant un intérêt particulier pour la mesure de l'aptitude de l'organisme à remplir sa mission ;
une audience accordée par le directeur central aux représentants du personnel civil et aux représentants des différentes catégories de personnel militaire ;
un entretien individuel accordé par le directeur central au personnel en ayant émis officiellement la demande si, et seulement si, aucune réponse n'a pu être localement donnée aux sollicitations de l'intéressé.
2 Conseil de gestion.
Au cours du conseil de gestion, sont notamment :
analysées les difficultés rencontrées et proposées les solutions adaptées ;
présentés les grands agrégats du compte de gestion ;
commentés les indicateurs du tableau de bord du chef d'organisme ;
présenté l'état d'avancement du plan d'action décliné.
ANNEXE III. Liste des documents présentés.
Recueil des instructions permanentes du chef d'organisme extérieur.
Livret d'enregistrement des punitions (personnel officier).
Livret d'enregistrement des punitions (personnel non officier).
Registre des réclamations.
Recueil des dispositions de prévention.
Registre des contrôles relatifs à l'hygiène, à la sécurité et à la santé au travail.
Registre spécial destiné au signalement d'un danger grave et imminent par un membre chargé de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT).
Registre du suivi médical du personnel.
Registre de sécurité.
Registre d'incendie.
Recueil des procès-verbaux de réunion de la commission consultative d'hygiène et de prévention des accidents (CCHPA).
Recueil des opérations internes de surveillance de la responsabilité du directeur local et des chefs de service, comprenant les attestations prévues à l'instruction citée en référence Entre-deux-barres.
Documents complémentaires.
Cahier des observations HSCT du service.
ANNEXE IV. Tableau récapitulatif des observations formulées et des actions prescrites.
Figure 1. Tableau récapitulatif des observations formulées et des actions prescrites.
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