1. Dispositions générales.

1.1. Objet de l'instruction.

Cette instruction a pour objet de définir les modalités de création et de gestion des unités collectives de l'ensemble des matériels gérés par le service des essences des armées (SEA).

1.2. Champ d'application.

Les dispositions de l'instruction s'appliquent à tous les organismes du service des essences des armées en métropole, Outre-mer ainsi qu'aux détachements du SEA en opérations extérieures.

1.3. Définition d'une unité collective.

Lorsque plusieurs composants, outillages ou équipements sont regroupés ou associés à un matériel ils forment un lot, exemple : un réservoir souple de 300 m³ avec ses accessoires. Néanmoins un ensemble de lots peut être agrégé pour former une unité collective (ex. : un lot d'avitaillement hélicoptères).

1.4. Différents types d'unités collectives.

Il existe deux types d'unités collectives :

1.4.1. Les unités collectives proprement dites (UC).

Elles correspondent à un besoin bien identifié et standard à plusieurs matériels ou organismes nécessitant une gestion centralisée (niveau national).

Elles ont vocation à être mouvementées entre différents établissements.

Elles reçoivent une codification [numéro de nomenclature OTAN (NNO)].

Elles sont suivies en comptabilité et gestion centralisées [direction centrale du service des essences des armées (DCSEA)].

1.4.2. Les unités collectives locales (UCL).

Elles sont destinées à regrouper par familles l'ensemble des matériels consommables surveillés « B » d'un établissement, d'un dépôt ou d'un détachement du SEA.

Elles sont suivies en comptabilité et gestion décentralisées [direction régionale du service des essences des armées (DRSEA et organismes assimilés)].

2. Les unités collectives.

2.1. Création d'une unité collective.

A chaque fois qu'un ensemble de moyens matériels est constitué durablement, pour une mission déterminée, une unité collective (UC) est constituée. Il y a autant d'UC qu'il y a de lots différents de réalisés.

Ces lots concernent les véhicules et les matériels (lot de bord châssis-moteur, lot de bord pétrolier), les outillages et équipements de spécialistes ou de structures identifiées à vocation projetable (caisse à outils de mécanicien, lots d'ateliers…), les matériels opérationnels pétroliers (lots pétroliers projetables).

Chaque UC est identifiée par une fiche inventaire appelée « fiche d'unité collective » (FUC) ; voir l'imprimé modèle n^o 612*/44.

2.2. Élaboration d'une unité collective.

Dès l'élaboration d'un marché d'acquisition de matériels non consommables, ou lors de la constitution d'un lot opérationnel, une unité collective est établie par l'établissement administratif technique du service des essences des armées (EATSEA). Celle-ci inventorie l'ensemble des équipements, outillages et lots de maintenance associés au matériel ou au lot opérationnel concerné.

2.3. Codification et dénomination des unités collectives.

Les unités collectives sont codifiées suivant les règles de codification des matériels de la défense (numéro nomenclature OTAN). La dénomination d'une UC sert de référence d'appellation du lot constitué. Cette dénomination est approuvée par la DCSEA. Elle est utilisée dans les documents et correspondances techniques, logistiques, d'approvisionnement et de comptabilité.

Nota.

Au même titre que l'UC, tous les éléments constitutifs de celle-ci sont codifiés (NNO) et désignés conformément au catalogue des nomenclatures et des matières SEA - DCSEA 6701.

2.4. Approbation des fiches d'unités collectives.

L'approbation des fiches d'unités collectives (FUC) est réalisée par la DCSEA sur proposition de l'EATSEA.

2.5. Modification des fiches d'unités collectives.

A chaque modification (ajout ou retrait) d'équipement ou de composant d'une unité collective, une nouvelle FUC est approuvée et éditée en portant la nouvelle date d'édition. Cette nouvelle édition annule et remplace l'édition précédente. Un indice lettre est associé au numéro de la nouvelle fiche.

Dès réception de cette nouvelle FUC, l'établissement (ou le DETSEA) établi une demande de perception-reversement (DPR) afin de mettre en conformité le lot concerné. Un exemplaire de la DPR est conservé avec la FUC tant que celle-ci n'est pas entièrement honorée.

2.6. Catalogues des unités collectives DCSEA 5710.

Seules les fiches d'unités collectives sont insérées au sein de quatre catalogues DCSEA 5710.

2.7. Comptabilité des unités collectives.

Les unités collectives sont suivies en comptabilité des matériels à l'aide d'une application informatique (logiciel PERIMAT).

2.8. Remise à niveau des unités collectives.

2.8.1. Matériels non consommables « A ».

Tout matériel non consommable « A » affecté dans la composition d'un lot formant une unité collective n'est pas pris en compte en comptabilité : c'est le lot dans sa globalité qui est comptabilisé (émission d'un document unique de comptabilité « DUC ») sous le numéro de nomenclature OTAN (NNO) de la FUC.

En revanche, si un matériel « A » de ce lot doit faire l'objet d'un retrait, d'une mise en place ou d'un échange, le matériel « A» incriminé sera mouvementé « Article » à l'aide d'une demande perception-reversement DPR. Ce mouvement sera accompagné de l'émission d'un OMP/DUM en suivi comptable à l'aide du logiciel « GES VEH » si le matériel est immatriculé ⁽¹⁾ ou (gestion des matériels « GES MAT ») si le matériel est suivi en gestion individualisée.

2.8.2. Matériels consommables surveillés « B ».

Même principe que pour les matériels non consommables « A » ; les matériels consommables « B » entrant dans la composition d'un lot formant une unité collective ne sont pas pris en compte dans le logiciel « PERISUI » de suivi comptable des matériels « B ».

2.9. Justification des manquants dans une unité collective.

Tout matériel manquant dans la composition d'une unité collective est justifié par :

• un procès verbal de constatation (mle n^o 610*/08) s'il s'agit d'une perte ;

• une DPR de régularisation suite à une nouvelle édition d'une FUC modifiant la composition de celle-ci ;

• une FIT si le matériel est en cours de réparation.

3. Les unités collectives locales (UCL).

3.1. Création d'une unité collective locale.

Il existe six unités collectives locales types par établissement du SEA :

3.1.1. UCL N o  1 sécurité protection.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » liés à la sécurité incendie (moyens de lutte contre l'incendie) et à la protection militaire des sites (moyens de surveillance et d'alarme, armement).

3.1.2. UCL N o  2 ameublement.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » liés à l'ameublement et au soutien de l'homme (machine à laver, téléviseur, magnétoscope, four micro-ondes…).

3.1.3. UCL N o  3 maintenance-entretien.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » liés au maintien en condition des matériels (outillages) et à l'équipement des garages, magasins et ateliers, cette rubrique regroupe également les matériels et équipements liés à la fonction pétrolière de l'établissement.

3.1.4. UCL N o  4 exploitation.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » liés au stockage, au transport et à la distribution des carburants et ingrédients.

3.1.5. UCL N o  5 divers.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » n'entrant pas dans les autres familles.

3.1.6. UCL N o  6 informatique.

Cette UCL regroupe les matériels et équipements consommables surveillés « B » liés à l'informatique, à la téléphonie et à la bureautique (photocopieurs).

3.2. Gestion des unités collectives locales.

La composition au sein de ces UCL est évolutive en fonction des besoins de l'établissement. La gestion de ces UCL est de la responsabilité des directions régionales et organismes assimilés.

3.3. Gestion des matériels consommables surveillés « B » entrant dans la composition d'UCL.

Tous les matériels consommables surveillés « B » sont identifiés par un NNO. Une application informatique « PERISUI » permet le suivi de la comptabilité de ces matériels « B ».

Lors de la codification d'un matériel non consommable surveillés « B », la cellule codification de l'EATSEA précise le type d'UCL correspondante auquel se rapporte le matériel.