L' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 relative aux archives de la défense a précisé les modalités de communication des documents et les conditions dans lesquelles des dérogations peuvent être accordées.

La présente circulaire a pour objet d'appeler l'attention des services détenteurs d'archives sur le caractère exceptionnel de la dérogation. La dérogation a un caractère précaire et révocable ; elle doit en particulier être limitée dans le temps, et être retirée si les conditions dans lesquelles elle a été accordée ne sont plus respectées par le demandeur.

Les services détenteurs d'archives voudront bien, dorénavant, appliquer strictement les dispositions suivantes :

1. Limitation, dans le temps, des dérogations.

1.1.

Le demandeur dispose de six mois à compter de la date à laquelle la dérogation lui a été notifiée pour se présenter au service d'archives concerné.

1.2.

Le service fixe un délai de communication établi en considération :

• de la disponibilité du consultant ;

• de l'importance de l'étude ;

• du volume des documents à consulter.

Le délai doit être respecté par le demandeur.

Toutefois, s'il le juge utile, le service peut accorder une prolongation du délai, en aucun cas supérieur à un an à compter de la date de la décision accordant la dérogation.

1.3.

Toute dérogation qui n'aurait pas été utilisée dans un délai d'un an à compter de la date de la décision est considérée comme caduque.

Une nouvelle demande peut être éventuellement formulée. Elle est adressée au cabinet par le service concerné, accompagnée d'un avis dûment motivé.

2. Retrait des décisions de dérogation.

Si les conditions dans lesquelles la dérogation a été accordée ne sont pas respectées, le service d'archives concerné suspend immédiatement l'autorisation de consulter et en rend compte au cabinet qui fixe la conduite à tenir.

Selon le degré de gravité des faits reprochés au consultant, l'autorisation peut être définitivement retirée, ou à nouveau accordée sur engagement écrit de l'intéressé de se conformer aux règles fixées.