1. GÉNÉRALITÉS.

1.1.

Par analogie avec les dispositions relatives aux formations administratives des forces, la présente instruction traite de la surveillance administrative et technique exercée par le directeur central sur les organismes extérieurs du commissariat de la marine : directions locales de métropole et d'outre-mer, services rattachés à la DCCM, formations administratives du commissariat.

Elle vise également les organismes de forme privée sous tutelle des directions du commissariat de la marine locales : services d'approvisionnement des ordinaires (SAO) et services d'approvisionnement des marins (SAM).

  1.1. Cette surveillance administrative et technique porte sur l'efficacité et sur la régularité des activités :

• contrôle de la gestion des services, portant sur l'adéquation et le bon emploi des moyens ainsi que sur les résultats rapportés aux objectifs (titre II) ;

• contrôle de régularité portant sur la conformité des installations, des procédures et des résultats aux réglementations techniques et administratives (titre III).

  1.2. Pour assurer cette surveillance, le directeur central dispose des bureaux de la direction centrale, dont le bureau études générales (DCCM/EG).

Pour la surveillance de certaines activités des directions locales, il fait appel aux compétences spécifiques du service technique du commissariat de la marine (STCM), du centre informatique du commissariat de la marine (CIC) ⁽⁵⁾, du service des marchés généraux du commissariat de la marine (MARGECO) et du service central d'approvisionnement des ordinaires et des marins (SCADOM).

1.2.

La surveillance du directeur central prend en compte d'une part les contrôles internes aux services et d'autre part les inspections et contrôles effectués par des autorités ou organismes extérieurs, ou hors hiérarchie :

  2.1. Contrôles et inspections techniques périodiques de l'autorité maritime locale (officier de sécurité et commission locale de sécurité du port), du contrôle général des armées (inspections du travail et des installations classées), du service de santé des armées (contrôle sanitaire), des trésoriers-payeurs généraux (régies d'avances et de recette), des comités hygiène sécurité et conditions de travail (HSCT), etc.

  2.2. Contrôles demandés par les services à des organismes de certification extérieurs :

• contrôle technique (installations électriques, outillages, etc.) ;

• assurance qualité ;

• expertise comptable (pour les organismes de forme privée).

  2.3. Contrôles et inspections occasionnelles du contrôle général des armées et des inspecteurs généraux des armées pour le compte du ministre, de l'inspecteur du commissariat de la marine ou de tout autre inspecteur pour le compte du chef d'état-major de la marine.

1.3.

Au titre de la surveillance administrative et technique, les organismes extérieurs font l'objet d'une inspection annuelle, passée par le directeur central ou par une autorité déléguée.

Cette inspection a lieu à l'époque et dans la forme des inspections générales annuelles des forces maritimes ⁽⁶⁾, notamment à l'égard du personnel des organismes inspectés.

Des précisions sur ses modalités figurent en annexe I.

2. Contrôle de la gestion.

2.1.

Le contrôle de l'activité et des résultats des directions locales est effectué à partir des documents, périodiques ou occasionnels, internes ou externes au service, énumérés ci-dessous :

• rapports annuels d'activité des directions (RAAD) et comptes de gestion locaux, utilisés par le bureau DCCM/EG pour établir le compte de gestion du commissariat de la marine présenté au conseil de gestion annuel ⁽⁷⁾ : rapports annuels d'exécution des marchés, dont une synthèse est établie par MARGECO pour le contrôle général des armées ;

• tableaux de bord trimestriels des centres interunités locaux d'administration des marins (CILAM) et synthèses semestrielles des vérifications des comptes des formations administratives ;

• rapports annuels d'activité des SAO et SAM (7) adressés au SCADOM qui établit sur leur gestion un rapport de synthèse ;

• rapports périodiques ou occasionnels émanant des forces et communiqués par l'état-major de la marine ;

• rapports et mémoires occasionnels des autorités énumérées au paragraphe 2.3 ci-dessus.

Ces documents sont exploités par les bureaux de la direction centrale, chacun dans son domaine d'attribution. Ils font l'objet, de la part de la direction centrale, de réponses, d'observations et de directives sur les questions évoquées.

2.2.

Les directeurs locaux envoient en outre au directeur central copie :

• des rapports sur le moral qu'ils rédigent périodiquement à l'intention du chef d'état-major de la marine ;

• des rapports annuels HSCT, dont le STCM établit une synthèse pour l'ensemble du commissariat de la marine.

2.3.

Le directeur central prescrit en tant que de besoin au CIC et au STCM des études comparatives sur les moyens des services locaux :

• équipements informatiques (CIC) ;

• capacités de stockage, véhicules techniques, plan de charge et organisation des ateliers, etc. (STCM).

3. Contrôle de régularité.

3.1.

Le contrôle de régularité porte sur la conformité des installations, des procédures et des résultats aux réglementations administratives, financières et techniques dans les domaines qui ne sont pas déjà surveillés par les autorités et organismes extérieurs énumérés aux paragraphes 2.1 et 2.2 ci-dessus.

Ce contrôle s'inscrit dans des programmes annuels ou est effectué ponctuellement.

Une liste, non limitative, des domaines d'activité administrative et technique donnant lieu à investigations est donnée en annexe II. En tant que de besoin des guides méthodologiques précisent, par domaines, le contenu et les modalités de ces investigations.

3.2.

Le contrôle administratif porte sur l'administration du personnel, la gestion des crédits, l'administration du matériel en service et en approvisionnement, le règlement des affaires contentieuses.

Il est effectué par un officier supérieur, extérieur à l'organisme contrôlé, désigné par le directeur central à titre permanent ou occasionnel.

3.3.

Le contrôle technique porte sur les installations du service, les outillages et les conditions de travail. Il vise notamment leur conformité aux réglementations sur l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail (HSCT) et sur la protection de l'environnement (installations classées).

Il est effectué pour le compte du directeur central par le chef du service technique du commissariat de la marine ou, à son initiative, par l'un de ses collaborateurs. Le cas échéant la surveillance peut se borner à constater que les contrôles réglementaires sont sous-traités aux organismes extérieurs évoqués au paragraphe 2.2.

3.4.

Sont chargés d'une mission permanente d'audit de régularité :

• MARGECO sur les marchés passés par les services locaux ;

• le SCADOM sur l'activité des SAO et des SAM ;

• le CIC pour les fichiers nominatifs (loi informatique et libertés).

3.5.

En ce qui concerne les formations administratives du commissariat de la marine ⁽⁸⁾, la surveillance administrative est exercée concurremment avec la vérification des comptes ; cette mission de contrôle est accomplie par l'un des commissaires vérificateurs, désignés par le directeur local, dans les mêmes conditions que les missions analogues exécutées dans les formations administratives relevant du commandement.

Le contrôle des activités des centres inter-unités locaux d'administration des marins des DCM locales fait l'objet de dispositions particulières qui sont précisées, notamment, par la notice CILAM.

3.6.

Les contrôles administratifs et techniques prévus aux articles 8 à 11 ci-dessus font l'objet de comptes rendus au directeur central, qui les adresse en retour, assortis de ses directives, aux organismes contrôlés.