Le ministre d'Etat, ministre de l'économie, des finances et de la privatisation,

Le ministre de l'industrie, des P et T et du tourisme,

à

Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat.

Le décret 84-74 du 26 janvier 1984 BOC, p. 2356 fixe le statut de la normalisation. Ce décret constitue l'aboutissement d'une réforme voulue par les pouvoirs publics en vue d'une meilleure intégration de la normalisation dans le contexte industriel et économique du pays. Cet objectif est tout à fait comparable à celui d'autres grands pays industrialisés, européens notamment, qui considèrent comme essentiel le développement de systèmes normatifs.

Pour les acheteurs publics qui ont à préparer et à passer des marchés, les normes s'insèrent dans une démarche qui comporte la conception du produit, l'établissement des spécifications techniques, la définition des contrôles et vérifications aux différents stades de réalisation du produit, la prévision des opérations de maintenance.

Deux ans après la réforme sur la normalisation, il apparaît nécessaire de rappeler les directives principales concernant les normes, de préciser le mode d'élaboration des spécifications techniques et de fournir certaines nouvelles orientations pour les contrôles et vérifications à la charge des acheteurs publics.

1. Les normes.

1.1. La référence aux normes dans les marchés publics.

L'intérêt de la référence aux normes est apparu depuis longtemps aux pouvoirs publics puisque l'article 75 du code des marchés publics rend cette référence obligatoire pour les marchés de l'Etat et de ses établissements publics autres que ceux ayant le caractère industriel et commercial.

Plus récemment, l'article 13 du décret du 26 janvier 1984 précise : « l'introduction ou la mention explicite des normes homologuées ou d'autres normes applicables en France en vertu d'accords internationaux est obligatoire dans les clauses, spécifications et cahiers des charges des marchés passés par l'Etat, ses établissements publics et les entreprises qu'il subventionne ».

Enfin, le décret 86-450 du 13 mars 1986 BOC, p. 2281 a rendu la référence aux normes homologuées également obligatoire dans les marchés des collectivités locales et de leurs établissements publics, en modifiant l'article 272 du code des marchés publics.

Dans le cadre de la coopération internationale, notamment européenne, des normes établies en commun avec d'autres pays seront de plus en plus reprises en normes homologuées.

Dès lors qu'une norme a été homologuée ou qu'elle est considérée comme étant d'application en France, l'acheteur public doit veiller à l'appliquer.

Il est, en effet, peu rationnel que les services acheteurs perdent du temps à rédiger eux-mêmes des spécifications sur des produits ou biens d'équipement pour lesquels existent déjà des normes qui ont fait l'objet d'une instruction concertée.

Il est, en général, peu économique de spécifier, sauf besoins spécifiques justifiés, des caractéristiques supérieures à celles demandées par une norme, car cela entraîne des chaînes de fabrication spéciales, des petites séries.

Chaque année, l'AFNOR (association française de normalisation) publie un catalogue des normes françaises présentant l'ensemble des références de la collection nationale qu'il est recommandé aux acheteurs publics de se procurer. Ils peuvent aussi consulter ce catalogue auprès de l'AFNOR, des délégations régionales ou centres associés, membres du réseau de consultation des normes françaises.

Ce catalogue recense non seulement les normes homologuées, mais également les fascicules de normalisation, les normes expérimentales et les normes enregistrées. La catégorie des normes enregistrées ayant disparu avec la réforme de 1984, les normes enregistrées existantes seront soit transformées progressivement en normes homologuées, soit annulées.

1.2. Nécessité d'une participation active des acheteurs publics à l'élaboration des normes.

La mise au point d'un système de normes complet, cohérent et de haut niveau ne peut être que l'affaire de tous ; la qualité et l'étendue d'application d'une norme ne font que refléter la qualité de sa préparation et la diversité des intervenants qui ont pris part à sa mise au point ; aussi est-il indispensable que les acheteurs publics participent activement à l'élaboration des normes.

L'intervention récente du décret du 13 mars 1986 précité implique une participation active des collectivités locales et de leurs établissements publics à l'élaboration des normes.

D'un point de vue pratique, il convient que les collectivités publiques :

• mettent à la disposition de leurs services les textes à jour des normes les concernant ;

• n'hésitent pas à saisir l'AFNOR pour demander l'étude d'une nouvelle norme ou la révision d'une ancienne ;

• associent étroitement les représentants de leurs services aux travaux des commissions de normalisation ; le stade d'avant-projet d'une norme est en effet primordial, car il conditionne, en partie, le résultat final ;

• attachent la plus grande importance aux enquêtes probatoires publiques effectuées par l'AFNOR lors de l'instruction des projets de normes. C'est à ce stade, en effet, que les collectivités publiques doivent prendre définitivement parti, en tenant compte de l'ensemble des incidences du projet de norme et proposent, éventuellement, des modifications ;

• utilisent, le cas échéant, le canal des responsables ministériels de la normalisation, prévu par le décret du 26 janvier 1984 , pour que tous les problèmes relatifs à l'application des normes dans les marchés publics soient portés à la connaissance du commissaire à la normalisation et de l'AFNOR.

1.3. Possibilité de déroger aux normes homologuées.

Il peut arriver que la référence aux normes homologuées ne paraisse pas possible à un acheteur public, soit en raison d'un besoin spécifique, soit en présence de produits innovants ne ressortissant pas totalement à la normalisation, soit enfin du fait d'une norme en retard sur l'état de la technique et non encore révisée. Dans ce cas, il existe une procédure de dérogation définie à l'article 18 du décret du 26 janvier 1984 , dont les modalités d'application font actuellement l'objet d'une réflexion.

2. Documents techniques de la commission centrale des marchés.

Ces documents tendent à la rationalisation des commandes de fournitures, travaux ou prestations que les acheteurs publics sont susceptibles de passer pour la satisfaction de besoins comparables d'ordre courant.

Ils sont établis par les groupes permanents d'étude des marchés (GPEM) et soumis à l'accord de la section technique de la commission centrale des marchés. Ils présentent par conséquent, comme les normes, l'intérêt essentiel d'avoir fait l'objet d'une élaboration concertée entre les administrations, les entreprises publiques, l'AFNOR et les professions.

Les documents ainsi établis sont :

• soit des cahiers des clauses techniques générales (CCTG) ;

• soit des spécifications techniques proprement dites ;

• soit des recommandations.

2.1.

Les CCTG, approuvés par décret, font partie des pièces contractuelles des marchés de l'Etat et de ses établissements publics autres que ceux ayant le caractère industriel et commercial, des collectivités locales et de leurs établissements publics.

Ces marchés doivent comporter, le cas échéant, l'indication des articles du CCTG auxquels ils dérogent (art. 112 et 318 du code des marchés publics).

Les CCTG sont applicables aux établissements publics industriels et commerciaux suivant les modalités fixées par les règles propres à chaque établissement.

2.2.

Les spécifications techniques sont applicables dans les conditions définies :

• par les articles 12, 24 et 75 du code des marchés publics pour les marchés de l'Etat et de ses établissements publics autres que ceux ayant le caractère industriel et commercial ;

• par les articles 12 et 24 pour les marchés des établissements publics nationaux à caractère industriel et commercial et des entreprises nationales ;

• par les articles 12, 24 et 272 pour les marchés des collectivités locales et de leurs établissements publics.

La procédure de dérogation aux spécifications techniques obligatoires dans le cas de l'article 75, est prévue par l'article 24 du code des marchés publics.

2.3.

Enfin, les recommandations comprennent divers documents : les cahiers des clauses techniques particulières types (CCTP), des notices ou fiches techniques, guides, lexiques, etc.

Les informations et conseils donnés par ces documents constituent une source d'économies et facilitent la tâche de l'acheteur public.

3. Spécifications techniques établies par l'acheteur public.

L'acheteur public, qui établit ses propres spécifications, doit respecter les directives ci-dessous qui régissent toute activité de normalisation technique.

3.1. Les spécifications et la concurrence.

Lors de la consultation des fournisseurs ou entrepreneurs, les données techniques du marché ne doivent ni restreindre, ni fausser la concurrence :

• les spécifications doivent être « neutres », c'est-à-dire ne pas imposer le choix du titulaire du marché. Les choix doivent être justifiés par des raisons purement techniques ou de sécurité. La fidélité à une marque ou à un fournisseur est à examiner soigneusement : elle doit résulter de motifs sérieux et non de la routine ;

• par ailleurs, il faut éviter que les documents de consultation contiennent des spécifications de finalité trop vagues ; la concurrence ne peut alors jouer correctement et l'acheteur est à la fois gêné pour juger les offres et incertain de la qualité de son achat.

3.2. Les spécifications et l'environnement.

Dans la recherche du meilleur rapport coût/efficacité, les services doivent tenir compte de la durée d'utilisation ainsi que des produits existant sur le marché :

• pour ce qui est de la durée d'utilisation, l'acheteur public doit s'efforcer de rendre minimal le coût global de la prestation (c'est-à-dire la somme du coût d'acquisition, du coût d'exploitation et du coût de maintenance) et non le seul coût d'acquisition ;

• il doit chercher à se rapprocher des produits ou services courants ; l'exigence d'une qualité excessive, toujours coûteuse, doit donc être évitée et les particularismes bannis.

3.3. Les spécifications et l'exécution du marché.

L'acheteur public doit exprimer clairement et complètement ses objectifs en termes de mission, de fonction ou de service, dans une spécification de besoin.

Cette spécification doit être ensuite transposée en termes de solution technique concrète jugée la plus apte à remplir la fonction. Lors de cette transposition, l'acheteur public doit veiller à s'en tenir le plus possible aux exigences de résultats en laissant au fournisseur la liberté d'innovation, de choix de solution et d'application de techniques nouvelles.

Lorsque les gains à en attendre sont importants, l'acheteur public peut inciter à la mise en œuvre de l'analyse de la valeur dont on rappelle ci-dessous les caractéristiques principales (cf. le par une surveillance exercée respectivement sous l'autorité de l'AFNOR pour la marque NF ou de document « analyse de la valeur, une clé pour l'avenir » publié par l'association française pour l'analyse de la valeur) :

• le cahier des charges fonctionnel établi par une équipe pluridisciplinaire se révèle un outil méthodologique efficace (cf. en particulier, la circulaire n° A/4-84 du groupe de coordination pour la construction de la qualité (GCCQ) publié au Bulletin officiel des services des prix n° 12 de juillet 1985 et la norme AFNOR X50.151 de juin 1984) ;

• le cahier des charges fonctionnel permet d'exprimer le besoin, non pas en décrivant dans le détail un produit susceptible d'en assurer la satisfaction mais en traduisant le besoin par l'intermédiaire des fonctions à assurer par le futur produit ;

• outil de dialogue destiné à aboutir à un compromis en connaissance de cause, le cahier des charges fonctionnel permet l'innovation et la concurrence en préservant les responsabilités relatives des partenaires.

4. Contrôles et vérifications.

4.1. Maîtrise de la qualité.

L'acheteur public doit contribuer à l'obtention de la qualité grâce à une concertation étroite avec le fournisseur (cf. la recommandation n° B/2-86 établie par le GCCQ et disponible à la commission centrale des marchés).

Dans ce but, l'optique traditionnelle des acheteurs publics, en matière de contrôles, doit évoluer : il faut tendre vers une diminution des contrôles et essais de réception et des contrôles en cours d'élaboration du produit en favorisant la mise en place d'une gestion de la qualité chez les fournisseurs.

Lorsque ceux-ci auront mis en œuvre des dispositions suffisantes d'assurance de la qualité, les acheteurs pourront faire plus largement confiance à ces dispositions et se contenter, le plus souvent, d'en vérifier la bonne mise en œuvre et les résultats. Si ces derniers sont satisfaisants, l'acheteur public pourra réduire progressivement ses contrôles en cours d'élaboration du produit et à la réception.

Ceci est d'ores et déjà le cas lorsqu'il existe une marque de conformité aux normes ou un agrément administratif.

4.2. Les certificats de qualification et agréments administratifs ou homologations (cf. brochure 5680 des Journaux officiels ).

La présence de la marque NF de conformité aux normes (qui constitue le certificat de qualification pour ce type de conformité) ou d'un agrément administratif lui-même basé sur une norme ou une spécification technique repose sur un contrôle de qualité effectué par le fournisseur recoupé l'autorité administrative pour l'agrément administratif.

Les acheteurs publics ont intérêt à exiger des produits bénéficiant de la marque NF. En effet :

• pour les acheteurs ne disposant pas de moyens techniques suffisants, un tel produit bénéficie d'une référence de qualité ;

• pour les acheteurs qui possèdent des laboratoires de contrôle, l'existence d'une marque ou d'un agrément doit permettre de limiter le nombre et l'étendue de leurs essais.

Conformément aux obligations internationales, la marque NF est accessible aux industriels étrangers dans les mêmes conditions qu'aux industriels français. Il en va de même des agréments administratifs.

Lorsqu'une marque NF, un agrément ou tout autre mode de preuve est exigé, par exemple dans le cadre d'un arrêté de mise en application obligatoire de normes homologuées, les produits qui ne bénéficient pas de ce mode de preuve doivent être proscrits.

5. Garantie technique, maintenance.

Il importe que la garantie technique soit définie de façon la plus précise possible dans les documents de consultation.

Néanmoins, quel que soit le niveau de garantie spécifié au départ, la fixation de prestations de maintenance est d'une importance primordiale pour l'acheteur public et doit être un élément de la consultation.

En particulier, la qualité présumée de ces prestations de maintenance doit être considérée comme un critère de jugement important pour le choix du fournisseur.

Lorsqu'il y a consultation distincte pour les prestations de maintenance, l'existence d'une gestion de la qualité au sein de l'entreprise doit être considérée comme un des critères de choix (annoncé dans la consultation) du fournisseur à qui l'on confiera la maintenance.

La présente circulaire se substitue à la recommandation de la section technique diffusée par circulaire interministérielle du 15 janvier 1971.