La présente instruction a pour objet de préciser les modalités de cession et de gestion de la documentation générale et technique réglementaire.

Ce dernier terme recouvre tous les ouvrages inscrits, soit dans le catalogue des documents généraux (TTA 125), soit dans le catalogue répertoire de la documentation technique (MAT 1000).

Elle abroge l'instruction n^o 289/DEF/EMAT/INS/FG/65 du 17 janvier 1986 modifiée, relative à la gestion et au mode de cession des documents généraux et techniques réglementaires.

1. Organisation d'ensemble.

1.1. Organismes concernés.

Les organismes impliqués directement dans la gestion et la cession de la documentation générale et technique sont les suivants :

• le commandement des organismes de formation de l'armée de terre (COFAT), quartier Baraguey-d'Hilliers, 37061 Tours Cedex ;

• la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT) sous-direction technique, bureau approvisionnements, bureau du courrier de l'administration centrale, case 48, 00450 Armées ;

• le service central technique, sous-direction maintenance, centre de documentation, section gestion reproduction (SCT/SDM/DOC/GR), RP 1312, 78013 Versailles Cedex ;

• le service central des approvisionnements, sous-direction organisation, bureau catalogue (SCA/SDO/BC), RP 1312, 78013 Versailles Cedex ;

• le bureau d'édition de l'armée de terre (BEDAT), 1, bd Louis-Loucheur, 92211 Saint-Cloud Cedex ;

• la librairie de l'armée de terre (LAT), 27, rue Charles-Michels, 91740 Pussay ;

• les parties prenantes inscrites au fichier des organismes de la librairie de l'armée de terre.

1.2. Responsabilités.

1.2.1. Commandement des organismes de formation de l'armée de terre.

Le COFAT, responsable de la gestion de la documentation générale réglementaire, est à ce titre chargé :

• de l'élaboration du plan bi-annuel de documentation générale ;

• de la définition des travaux d'impression à réaliser et des priorités à leur accorder.

Il approuve le catalogue des documents généraux réglementaires (TTA 125) de l'armée de terre qui est établi par le BEDAT.

1.2.2. Direction centrale du matériel de l'armée de terre.

La DCMAT est responsable de la documentation technique, elle approuve le catalogue répertoire de la documentation technique (MAT 1000) établi par le SCT/SDM/DOC/GR.

1.2.3. Service central technique.

Le SCT/SDM/DOC/GR est l'organisme gestionnaire et tient en particulier à jour le catalogue des documents techniques (MAT 1000) et la liste des diffusions de chacun de ces documents.

1.2.4. Service central des approvisionnements, sous-direction organisation, bureau catalogue.

Le SCA/SDO/BC est l'organisme gestionnaire des catalogues MAT 39 microfiches et MAT 3900. Il tient à jour la liste des diffusions de chacun de ces documents.

1.2.5. Bureau d'édition de l'armée de terre.

Outre son rôle de conseiller technique et d'orienteur en matière d'impression et son rôle d'exécutant défini dans l' instruction 2000 /DEF/EMAT/BPO/EMP/67 du 26 juin 1995 (BOC, p. 3585), le BEDAT est chargé :

• de répartir les crédits « documentation générale de l'armée de terre » gouvernés par l'état-major de l'armée de terre, bureau préparation opérationnelle et gérés par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre selon les plans semestriels de documentation établis par le COFAT ;

• de tenir à jour les dossiers des documents ;

• d'établir le catalogue des documents généraux réglementaires (TTA 125) et ses modificatifs ;

• de renseigner le COFAT sur le niveau des stocks ;

• d'arrêter en liaison avec l'organisme rédacteur et (ou) l'organisme approbateur, la diffusion à donner aux différents documents ;

• de fixer à la librairie de l'armée de terre la liste des diffusions des différents documents généraux réglementaires (TTA 125) et de contrôler son action dans le domaine de la documentation.

1.2.6. Librairie de l'armée de terre.

Dans le cadre des directives reçues du BEDAT et de la DCMAT, la librairie de l'armée de terre assure :

• la réception, le stockage et la diffusion des ouvrages imprimés ;

• la satisfaction des commandes des parties prenantes ;

• la comptabilité des existants et le suivi des stocks ;

• le suivi des dotations pour les clients figurant au fichier des organismes de l'armée de terre ;

• la mise à jour du fichier des organismes (compte tenu de la gestion informatisée, il est le seul compétent pour attribuer un numéro d'identification).

1.2.7. Parties prenantes.

Les états-majors, corps de troupe, établissements et certaines unités :

• gèrent et contrôlent leur documentation, et, conformément à leurs droits, en assurent le recomplètement ;

• adressent leurs commandes à la librairie de l'armée de terre.

2. Cession à titre gratuit de la documentation générale ou technique.

2.1. Première dotation.

Les cessions de documents réalisées au titre de la première dotation sont gratuites. Peuvent en bénéficier :

• les organismes de l'administration centrale ;

• les états-majors ;

• les organismes de formation ;

• les corps de troupe et unités formant corps ;

• certaines unités du matériel ;

• les établissements, les centres mobilisateurs et formations diverses.

Chaque partie prenante est identifiée sous un numéro et figure au fichier des organismes de l'armée de terre.

Toute commande ou correspondance adressée à la librairie de l'armée de terre doit obligatoirement comporter ce numéro d'identification avec le libellé exact de l'adresse postale du demandeur.

Tout changement concernant l'adresse, le téléphone ou le fax doit être signalé à la librairie de l'armée de terre afin que celle-ci assure une mise à jour ponctuelle du fichier des organismes.

Les droits des différentes parties prenantes en document technique sont définis et mis à jour par instruction et dépêche ministérielles, par la direction centrale du matériel de l'armée de terre (DCMAT), en fonction des dotations en matériels et des charges techniques s'y rapportant.

Pour la documentation générale ils sont fixés par l'autorité rédactrice du document en tenant compte des prescriptions relatives à la diffusion définies dans le TTA 161.

2.2. Demande de renouvellement.

Les demandes de renouvellement se font par bon de commande de documents dont le modèle est donné en annexe.

2.2.1. Documentation protégée (confidentiel défense).

Les commandes sont à adresser directement au COFAT pour la documentation réglementaire, au SCT/SDM/DOC/GR pour la documentation technique, avec une justification de cette demande de renouvellement. Les documents perdus ou détériorés feront l'objet d'un rapport de perte ou de détérioration.

Les documents renouvelés et périmés sont détruits conformément au texte en vigueur traitant des documents classifiés.

2.2.2. Documentation non protégée.

Les commandes sont à adresser directement à la librairie de l'armée de terre.

Les documents renouvelés et périmés sont détruits sous la responsabilité du commandant de formation.

Le renouvellement de la documentation non protégée peut être obtenu par les parties prenantes suivant les périodicités du tableau ci-dessous.

Il est bien entendu que ce renouvellement ne doit pas revêtir un caractère systématique mais doit correspondre au remplacement d'un document hors d'usage ou perdu.

Nota.

La documentation matériels aériens est gérée par le service central technique, sous-direction maintenance, bureau aéromobilité, RP 1312, 78013 Versailles Cedex. Les commandes éventuelles concernant cette documentation sont à adresser à la division documentation de cet organisme.

Famille.	Documents.	Délai.
Documentation générale.	TTA, INF, etc.	4 ans.
Documentation matériels aériens (1).		Sur ordre.
Carte de travail (matériels aériens, aviation légère de l'armée de terre) (2).		Sur ordre.
Documentation technique.	Guides techniques.	2 ans.
Documentation technique.	Notices techniques.	2 ans.
Documentation technique.	Manuels techniques.	2 ans.
Documentation technique.	Tableau de composition d'unités collectives (TCUC) sous forme de MAT.	2 ans.
Documentation technique.	Catalogues illustrés.	4 ans.
Documentation technique (3).	Manuels de réparations.	4 ans.
(1) Demande à adresser au service central technique, sous-direction maintenance, division documentation (SCT/SDM/DI/DOC). (2) Demande à adresser à l'établissement du matériel (ETAMAT) de Montauban. (3) Les manuels de réparations ne sont distribués qu'aux unités du matériel et organismes habilités à effectuer des opérations du niveau technique d'intervention no 2 (NTI 2).

 

2.2.3. Documentation technique.

Le SCT/SDM/DOC/GR se réserve le droit de donner à la librairie de l'armée de terre des directives particulières en vue de réduire les quantités commandées en fonction des stocks, afin de satisfaire le plus grand nombre de demandes.

Les bons de commande de documents techniques doivent être adressés :

• directement à la librairie de l'armée de terre pour les formations du matériel ;

• aux organismes de rattachement du matériel (qui sont seuls habilités à les transmettre à la librairie de l'armée de terre après visa) pour les formations n'appartenant pas à l'arme du matériel.

Les organismes de rattachement du matériel doivent impérativement vérifier les droits des demandeurs compte tenu des types de matériels soutenus et particulièrement leur habilitation éventuelle à effectuer les opérations NTI 2 (une directive diffusée périodiquement sous le timbre de la DCMAT/SDT énumère les formations habilitées à exécuter les opérations de ce niveau).

2.3. Demande exceptionnelle.

Les commandes sont adressées directement à la librairie de l'armée de terre par bon de commande de documents (toute commande non justifiée sera renvoyée).

En cas d'urgence, les parties prenantes peuvent, à tout moment, adresser des commandes de documents, à condition de justifier le caractère exceptionnel de ces demandes.

Les demandes sont adressées à la librairie de l'armée de terre (si la situation l'exige, cette commande pourra être transmise sous forme de message).

En ce qui concerne la documentation générale, la cession se fera :

• à titre gratuit si le besoin résulte d'une décision du commandement ;

• à titre onéreux si le besoin résulte d'une décision de l'autorité bénéficiaire.

En ce qui concerne la documentation technique, la cession se fera à titre gratuit dans tous les cas.

2.4. Mise à jour de la documentation.

Les modificatifs, mises à jour, additifs, et errata sont diffusés par la librairie de l'armée de terre pour les documents mis en place.

2.5. Nouvelle édition de documents réglementaires ou de modificatifs, additifs, errata à ces documents.

Les organismes du ministère de la défense ne peuvent faire paraître une nouvelle édition d'un document figurant au TTA 125, un modificatif, un additif, un erratum s'y rapportant, ou même une insertion au Bulletin officiel changeant le contenu de cet ouvrage sans en avertir le COFAT.

2.6. Reversement de la documentation.

En cas de dissolution d'unité, la documentation doit être reversée à la librairie de l'armée de terre.

3. Cession particulière à titre onéreux de la documentation générale ou technique.

3.1. Parties prenantes auxquelles les documents peuvent être cédés à titre onéreux.

D'une manière générale, les cessions à titre onéreux ne concernent que la documentation générale réglementaire non protégée.

Les parties prenantes, auxquelles les documents peuvent être cédés à titre onéreux, et sous réserve de disponibilité, sont :

• celles bénéficiant des cessions à titre gratuit énumérées au paragraphe 21 ;

• les officiers et sous-officiers d'active qui peuvent recevoir, sur leur demande et à titre onéreux, un exemplaire de chacun des règlements en vigueur ;

• les officiers et sous-officiers de réserve suivant les prescriptions du paragraphe 5.

Les demandes à titre onéreux sont établies sur bon de commande figurant en annexe et adressées à la librairie de l'armée de terre à toute époque de l'année.

3.2. Modalités de règlement des cessions.

La librairie de l'armée de terre est chargée :

• d'établir les pièces justificatives à adresser aux parties prenantes ;

• de procéder au recouvrement des cessions.

3.3. Tables de tir.

Les tables de tir, bien qu'elles présentent un caractère « diffusion restreinte », peuvent être cédées, à titre onéreux, aux parties prenantes citées ci-dessus.

3.4. Cession aux tiers, aux armées étrangères et au personnel militaire en poste à l'étranger.

3.4.1. Cession aux tiers.

Sont considérés comme tiers les militaires ou organismes militaires n'appartenant pas à l'armée de terre.

Les commandes sont à adresser :

• à la librairie de l'armée de terre pour la documentation générale ;

• au service central technique, sous direction maintenance, centre de documentation, section gestion reproduction (SCT/SDM/DOC/GR) pour la documentation technique.

3.4.2. Cession aux particuliers ou organismes civils.

Les commandes sont à adresser :

• au COFAT pour la documentation générale ;

• au SCT/SDM/DOC/GR pour la documentation technique.

3.4.3. Cession aux armées étrangères, au personnel militaire en poste à l'étranger ou aux étrangers.

Toutes les commandes sont à adresser à l'état-major de l'armée de terre, bureau relations internationales (EMAT/BRI), bureau courrier de l'administration centrale (BCAC), case 78, 00453 Armées.

3.5. Commercialisation des règlements.

Les règlements qui tombent dans le domaine public, à la suite d'une décision ministérielle insérée au Bulletin officiel, peuvent être, de ce fait, reproduits par des maisons d'édition civiles.

La liste de ces documents est diffusée périodiquement par la voie du Bulletin officiel. Toute maison civile désirant reproduire un règlement tombé dans le domaine public peut obtenir de la librairie de l'armée de terre, à titre de prêt, une épreuve et deux exemplaires de ce règlement. Les éléments de reproduction pourront être cédés à titre onéreux par l'imprimeur.

3.6. Facturation des opérations de livraison.

Pour toute cession à titre onéreux, les frais de port seront à la charge du bénéficiaire. Il en sera de même pour les demandes d'acheminement par moyen rapide (chronopost par exemple).

Toutes les cessions à titre onéreux sont facturées avec frais de port en sus.

3.7. Prix des documents.

Le BEDAT ou la librairie de l'armée de terre fixent les prix des documents en fonction des frais d'impression et de transport figurant sur la facture de l'imprimeur sans en tirer aucun bénéfice.

Premier cas. Travaux réalisés par une imprimerie spécialisée ou par l'imprimerie nationale.

Le prix du document est celui fixé par l'imprimeur.

Deuxième cas. Travaux réalisés par une imprimerie militaire.

• a).  Envoi à des organismes de l'armée de terre.

  Les documents sont facturés par la librairie de l'armée de terre au prix des travaux de première catégorie (voir nota ci-dessous).

• b).  Envoi à des organismes militaires n'appartenant pas à l'armée de terre.

  Les documents sont facturés par la librairie de l'armée de terre au prix des travaux de première catégorie (voir nota ci-dessous).

• c).  Envoi à des organismes n'appartenant pas au ministère de la défense.

  Les documents sont facturés au prix des travaux de deuxième catégorie (voir nota ci-dessous).

Nota.

Cf.  instruction 536 /DEF/EMAT/MO/ORG du 06 juillet 1981 (BOC, p. 3368).

4. Surveillance et comptabilité des réglements.

4.1. Surveillance et comptabilité dans les corps de troupe, établissements et services.

4.1.1. Surveillance exercée par les chefs de corps et les chefs du groupement des approvisionnements.

Les chefs de corps et les chefs du groupement des approvisionnements s'assurent :

• du maintien au complet, dans les unités, des dotations en documents généraux et techniques ;

• de l'exécution des mesures énoncées aux paragraphes 412 et 423 ci-après ;

• de la mise à jour de la documentation générale et technique.

A cet effet, ils se font présenter le carnet inventaire des unités ou des services et les documents pour vérification annuelle quand ils le jugent utile.

4.1.2. Comptabilité à l'échelon corps.

Les documents généraux et techniques, perçus à quelque titre que ce soit, sont considérés, au point de vue administratif, comme du matériel non consommable [sauf les cartes de travail de l'aviation légère de l'armée de terre (ALAT) et certains MAT (ex. : carnets de bord) qui sont consommables].

Tous les documents sont suivis en comptabilité et inscrits sur le catalogue M 25 quel que soit le type d'unité.

Les documents perdus font l'objet d'un rapport simplifié.

Les documents hors d'usage sont renouvelés conformément aux prescriptions du paragraphe 222.

Les documents renouvelés ou périmés sont détruits sous la responsabilité du commandant de formation.

4.2. Surveillance et comptabilité à l'échelon unité.

4.2.1. Responsabilité des commandants d'unité.

Les commandants d'unité sont responsables de la documentation détenue par leur formation. Ils veillent à ce que les documents soient toujours conservés à jour et en bon état, et répriment toute négligence à ce sujet.

4.2.2. Responsabilité des détenteurs.

Les fautes ou négligences entraînant la perte, ou la détérioration, d'un ouvrage peuvent engager la responsabilité pécuniaire des officiers détenteurs.

Les militaires non officiers sont responsables disciplinairement.

4.2.3. Comptabilité à l'unité et mise en service.

Les documents délivrés à une unité sont destinés à l'instruction ou au maintien en condition. Ils sont enregistrés sur un carnet inventaire de modèle libre (par exemple un M 25 secondaire).

Ces documents peuvent être prêtés à tout militaire suivant les besoins. Le prêt ainsi que la restitution doivent être constatés sur le carnet inventaire.

Le carnet inventaire est visé trimestriellement, après vérification, par le commandant d'unité.

4.2.4. Comptabilité dans les unités du matériel.

Une particularité existe pour les unités du matériel (ex. : compagnie de régiment du matériel) compte tenu de leur situation géographique ou de la spécificité de leur mission.

Ces unités qui ont un numéro d'identification qui leur est propre auprès de la librairie de l'armée de terre gèrent leur documentation sur un M 25 local. Ces unités reçoivent leur documentation directement de la LAT. Cette procédure est la seule garantie, pour l'unité concernée, qu'elle recevra bien la documentation technique nécessaire pour mener à bien sa mission.

La surveillance est exercée localement par le commandant d'unité selon les directives du comptable de la formation de rattachement.

4.3. Surveillance et comptabilité dans les états-majors.

Les documents perçus, à quelque titre que ce soit, par les états-majors, n'entrent pas dans les comptes matières. Ils sont enregistrés sur un carnet inventaire, dans les conditions précisées au paragraphe précédent.

5. Besoins des réserves et de la montée en puissance.

5.1. Documents mis à la disposition des cadres de réserve.

5.1.1. Mise en place des documents.

Outre la possibilité offerte aux officiers et sous-officiers de réserve de commander des ouvrages à titre onéreux (§ 31), les dispositions suivantes sont adoptées pour fournir à ces cadres la documentation nécessaire à leur perfectionnement :

• 1. Tous les organismes et centres mobilisateurs sont dotés d'une collection particulière de documents généraux et techniques. Ces documents enregistrés, sur un cahier de format libre, peuvent être empruntés par tout cadre de réserve affecté à l'unité mobilisée.

  A cet effet, il doit être tenu compte de l'existence d'un organe mobilisateur pour la détermination de la dotation de base des formations.

• 2. Les cadres de réserve ont également la possibilité d'emprunter les documents réglementaires des bibliothèques des états-majors de circonscriptions militaires de défense. Ceux-ci reçoivent, en conséquence, les dotations de base prévues, par arme, pour un régiment ou une unité équivalente.

5.1.2. Renouvellement.

Le renouvellement de la documentation, mise à la disposition des cadres de réserve et gérée par des unités d'active, est effectué dans les conditions fixées à l'article 22.

5.1.3. Cessions onéreuses aux cadres de réserve.

Les cadres de réserve, officiers et sous-officiers, désireux d'acheter des règlements ou documents techniques non protégés, doivent remettre leurs demandes :

• soit au commandant de la formation dérivante de leur unité (par la voie de leur chef de corps) ;

• soit au commandant de leur circonscription militaire de défense (CMD) de rattachement ;

• soit au commandant de l'organisme de formation qui leur adresse les travaux écrits.

Ces demandes sont transmises directement à la librairie de l'armée de terre.

Les documents sont remis aux cadres de réserve par les organismes ayant reçu leurs commandes. Ces derniers ont également la charge d'en poursuivre le remboursement.

5.2. Documents nécessaires à la montée en puissance.

5.2.1. Dotation des formations mises sur pied.

En attendant la diffusion, par l'état-major de l'armée de terre, d'un catalogue spécial fixant les dotations en règlements, notices et manuels des formations mises sur pied, les commandants de CMD ont toute latitude pour arrêter la liste des documents nécessaires aux formations mises sur pied relevant de leur autorité.

5.2.2. Mise en place des documents.

Ces documents sont :

• soit prélevés sur les dotations des formations d'active, dans le cas des formations dérivées ;

• soit mis en place auprès des centres mobilisateurs, pour les autres formations ;

• éventuellement acquis sur les crédits d'instruction consacrés aux régiments de réserve.