INSTRUCTION N° 172/DEF/DPMM/1/PRA relative au dossier individuel et à la fiche générale du personnel officier de la marine nationale géré par la direction du personnel militaire de la marine.
Abrogé le 02 juillet 2012 par : INSTRUCTION N° 0-16006-2012/DEF/DPMM/DIR portant abrogation de textes. Du 23 février 1999NOR D E F B 9 9 5 1 0 2 5 J
1. Généralités.
La loi rappelée en référence dispose (art. 26) que le dossier individuel des militaires comprend :
les pièces concernant la situation administrative ;
les pièces ou documents annexes relatifs aux décisions et avis à caractère statutaire ou disciplinaire ;
les notes.
Les conditions d'ouverture, de tenue, de communication et d'archivage du dossier individuel des officiers gérés par la direction du personnel militaire de la marine (DPMM) sont précisées par la présente instruction.
2. Ouverture du dossier individuel.
Le dossier individuel des officiers de marine, des officiers spécialisés de la marine, des officiers rattachés à l'un de ces corps ainsi que des officiers féminins de la marine est détenu par le bureau « officiers » de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM/PM/1).
Il est ouvert par la section « recrutement » du bureau « officiers » de la DPMM (PM/1/REC) soit :
dès l'admission dans une école d'officiers (officiers de carrière) ;
dès la signature de l'engagement (officiers de réserve servant en situation d'activité, ORSA) ;
dès l'incorporation (officiers servant au titre du service national) ;
dès leur recrutement (officiers intégrés par voie de changement d'armée ou recrutés sur titres).
3. Tenue du dossier individuel.
Tous les documents individuels relatifs à la situation civile et militaire de l'officier, actes authentiques dont les informations sont normalement retranscrites dans le dossier magnétique, sont insérés au dossier individuel détenu par la DPMM, section prévision, réglementation, administration (PM/1/PRA) (cf. annexe A).
Un sous-dossier individuel comportant les pièces énumérées dans l'annexe B est détenu au centre de traitement de l'information pour les ressources humaines de la marine, bureau maritime des matricules (CTIRH/BMM).
A la radiation des contrôles de l'activité, le dossier individuel et le sous-dossier individuel sont transmis au bureau de l'administration de la réserve de la DPMM (PM/RES).
4. Communication du dossier individuel.
Les conditions de communication du dossier individuel aux intéressés sont fixées par la circulaire 10673 /DEF/DFAJ/AA/2 du 22 juillet 1985 (BOC, p. 4541).
5. Dossier magnetique.
Lors des formalités d'incorporation, l'attribution d'un numéro matricule entraîne l'ouverture d'un dossier magnétique. Ce dossier est détenu et maintenu par le centre informatique du personnel militaire de la marine (CIPM).
6. Fiche generale personnel.
6.1. Présentation.
Le CTIRH édite, sur demande des formations, une fiche générale personnel (FGP) récapitulant la plupart des informations contenues dans le dossier magnétique. Elle constitue le document d'administration militaire à la disposition des formations pour les officiers de carrière ou servant sous contrat.
Elle est conservée par le bureau militaire de la formation, soit jusqu'à une nouvelle édition, soit jusqu'au débarquement ou la radiation des contrôles de l'activité de l'officier.
6.2. Communication.
Dès réception, le bureau militaire communique obligatoirement la FGP à l'administré. Elle doit permettre à chaque officier de prendre connaissance du contenu de son dossier magnétique et, le cas échéant, de faire procéder aux rectifications nécessaires. L'officier y indique enfin la date de communication et y appose sa signature.
6.3. Destination à donner à la FGP.
Au débarquement, la FGP est transmise à la nouvelle formation en pièce jointe à l'ordre de débarquement.
A la radiation des contrôles de l'activité, l'exemplaire de la FGP détenu par le bureau militaire, datée et contresignée par l'intéressé, est adressé au CTIRH/BMM pour insertion au sous-dossier individuel.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le contre-amiral, directeur adjoint du personnel militaire de la marine,
Jean-François COT.
Annexes
ANNEXE I. Pièces insérées au dossier individuel de personnel officier de la marine nationale.
1 Recrutement.
Dossier de candidature à une école d'officier.
Dossier d'engagement.
Dossier de recrutement.
Appréciations de sortie de cours.
Arrêté de recrutement d'un officier sous contrat.
Décision de recrutement dans un corps d'officier.
Décision d'autorisation d'engagement ORSA.
Décision de refus d'engagement ORSA.
Décision portant annulation de contrat.
Décision portant résiliation de contrat.
Décision de renouvellement ou non de contrat.
2 Statuts.
Arrêté de placement en position de service détaché.
Arrêté de mise en position hors cadres.
Arrêté de placement en position de retraite (tous motifs).
Décret de nomination ou de promotion.
Décision d'admission au bénéfice d'une aide à la reconversion.
Décision de report de congé de fin de campagne.
Décision de placement en congé de reconversion.
Décision de placement en congé de fin de services avec solde.
Décision de placement en congé de fin de campagne avec solde.
Décision de placement en congé exceptionnel d'une durée maximum de six mois avec solde dans l'intérêt du service.
Décision de placement en congé exceptionnel d'une durée maximum de six mois sans solde pour convenances personnelles.
Décision de placement en congé (ou de renouvellement selon le cas) ou dans l'une des situations prévues à l'article 57 du statut général des militaires.
Décision de classement provisoire dans le personnel navigant de l'aéronautique navale.
Décision de radiation du personnel sous-marinier.
Décision portant retrait d'emploi.
Décision de réintégration au service.
Décision de sanctions professionnelles (personnel de l'aéronautique navale ou sous-marinier).
Décret de mise à la retraite pour aptitude physique insuffisante.
Décision d'attribution du pécule (art. 71 du statut général des militaires).
Décision d'autorisation de changement d'armée.
Attestation de qualification.
Autorisation de démission.
Arrêté d'admission d'un ORSA dans un corps d'officier de carrière.
Décision de placement en congé spécial (art. 7).
Décision d'attribution de l'échelon exceptionnel des capitaines de vaisseau.
Arrêté de radiation des cadres pour admission dans la fonction publique.
Décision de réforme définitive pour infirmités.
Décision de radiation des cadres pour infirmités.
Décision d'attribution ou de cessation de la nouvelle bonification indiciaire (NBI).
Récépissés de notification (tous motifs).
3 Gestion, emploi.
Décision de mutations, permutations, réaffectations.
Décision portant élimination d'un cours.
Décision constatant échec à la sortie d'un cours.
Décision d'invalidation du brevet, certificat ou mention.
Décision d'autorisation ou de refus de changement de spécialité.
Décisions diverses relatives aux épreuves du concours et à l'admission au collège interarmées de défense (CID).
Décision d'admission d'officiers de la marine au stage de formation d'état-major en vue de l'obtention du brevet technique.
Décision d'attribution de diplômes, brevets, certificats et mentions.
Attribution de commandement.
Lettre : sessions régionales de l'institut des hautes études de la défense nationale (IHEDN).
Décision d'admission aux écoles.
Décision de changement de corps.
Décision d'autorisation de mariage.
4 Décorations.
Procès-verbaux de remise des ordres nationaux.
Citation (avec ou sans attribution de la croix de guerre ou de la valeur militaire).
Témoignage de satisfaction.
Lettre de félicitations.
Décision d'attribution de décoration officielle française et étrangère.
5 Notation.
Bulletins individuels de notes pour officier.
Fiches individuelles d'appréciations.
6 Discipline.
Décision portant sanctions statutaires (tous motifs).
Décision portant sanctions professionnelles.
Décision de suspension.
Décision de réintégration.
Décision de punition disciplinaire.
Décision d'amnistie.
7 Divers.
Bénéfice du passage gratuit à l'occasion d'une permission.
Certificat de nationalité.
Carnet individuel de notes pour officier de quart (passerelle ou opérations).
Carnet individuel de notes pour personnel atomicien et officier missilier sous-marin.
Carnet individuel de notes pour les pilotes.
Carnet individuel de notes pour personnel navigant non pilote.
Décision du ministre de la défense sur la comptabilité ou non de l'activité privée lucrative envisagée par un officier.
ANNEXE II. Composition du sous-dossier individuel des officiers de la marine nationale. (liste non exhaustive).
1 Recrutement.
Décision de recrutement.
Acte d'engagement pour la durée de la scolarité d'un candidat admis dans une école militaire d'élève officier de carrière (officiers de marine et officiers spécialisés de la marine).
Acte d'engagement comme élève de l'école militaire de la flotte (officiers de marine et officiers spécialisés de la marine).
Décision d'autorisation d'engagement des officiers de réserve servant en situation d'activité (ORSA).
Décision de refus d'engagement ORSA.
Décision portant annulation d'engagement ORSA.
Décision portant résiliation d'engagement ORSA.
Contrat d'engagement.
2 Position statutaire.
Arrêté de placement en position de service détaché.
Arrêté de mise en position hors cadres.
Arrêté d'admission à la retraite sur demande ou d'office.
Décision de report de congé de fin de campagne.
Décision de placement ou de renouvellement des congés (parental, de longue durée pour maladie, de réforme temporaire…).
Décision de réintégration au service.
Décision de placement en congé du personnel navigant.
Décision d'admission à la retraite d'office pour infirmités.
Décision de réforme définitive pour infirmités.
Décision de radiation des cadres pour infirmités.
Récépissés de notification.
Décision de maintien dans la spécialité par dérogation aux normes médicales.
Décision de placement en congé de reconversion ou en congé complémentaire de reconversion.
3 Gestion, emploi.
Décision de mutation.
Ordre de débarquement.
Bulletin individuel de mutation.
4 Divers.
Toutes les pièces composant le dossier individuel du personnel admis dans un corps d'officier par recrutement interne (dossier d'engagement dans la marine, contrat d'engagement,…).
Dossier avant incorporation dans la marine (provenance d'une armée, services civils,…).
État récapitulatif des services antérieurs (provenance d'une autre armée, services civils, …).
Fiche immatriculation (pour certains dossiers relativement anciens).
État général des services.
État récapitulatif des mouvements annuels.
Relevés annuels des services (sous-marins, aériens, subaquatiques).
Extrait d'acte de naissance.
Récépissé de déclaration de recettes pour les marins placés en service détaché.