Les délais pendant lesquels les archives doivent être conservées par les établissements relevant de la direction des études et fabrications d'armement, délais variables selon la nature des documents et l'objet auquel ils se rapportent, sont fixés ainsi qu'il suit :

1. Registres et pièces de comptabilité.

Il y a lieu de distinguer les documents concourant directement à la tenue de la comptabilité générale et de la comptabilité-finances de ceux qui ne s'y rapportent qu'à titre auxiliaire ou provisoire.

L'importance des premiers implique, en effet, une durée de conservation supérieure à celle applicable aux seconds.

• a).  Comptabilité générale et comptabilité-finances.

  Les registres et pièces de comptabilité en cause :

  • relevés de comptabilité générale, de constatation de droits et de payements ;

  • pièces justificatives appuyant les opérations comptables effectuées auxdits registres (factures, certificats administratifs, relevés de dépenses, états d'indemnités, etc.) ;

  • journal grand livre centralisateur ;

  • dossiers du bilan ;

  • comptes particuliers des comptes généraux ;

  • registres et carnets afférents à la comptabilité-finances (registre spécial d'entrée des pièces de comptabilité modèle 9, carnet des avances de fonds au régisseur modèle 29, carnets à souches des quittances délivrées par le régisseur de recettes, etc.) ;

  • souches des carnets de chèques postaux et du compte de dépôt de fonds au Trésor ;

  • exemplaires des bordereaux de pièces et quittances modèle 30, revêtus de l'accusé de réception du comptable du Trésor intéressé ;

  • dossier d'ordonnancement ;

  • dossiers de liquidation (bordereaux trimestriels, copies des rapports de liquidation adressés à l'administration centrale ; carnet d'inscription des liquidations),

    sont justiciables du délai fixé par la circulaire du 18 janvier 1908 relative à la durée de conservation des registres et pièces de comptabilité ⁽¹⁾.

  Ces documents doivent, en conséquence, être conservés pendant dix ans. Cependant, lorsque la loi portant règlement définitif du budget de l'exercice qu'ils concernent n'est pas intervenue avant l'expiration du délai de dix ans susvisé, les documents doivent être conservés jusqu'au vote de cette loi.

  Il est précisé en outre que :

  • les bulletins de paye du personnel, portant acquit des bénéficiaires, doivent être conservés jusqu'au 31 décembre de la 4e année suivant l'ouverture de l'exercice au cours duquel les sommes ont été ordonnancées ;

  • les formules de chèques sur le Trésor annulés au cours d'une année doivent être incinérées le 30 juin de l'année suivante : le procès-verbal dressé à la suite de cette opération est signé par l'ordonnateur et les agents qui ont assisté à l'incinération (cf. circulaire du 7 mai 1948 du ministre des finances et des affaires économiques relative au payement par virement de compte des dépenses de l'Etat, titre V, section A) ⁽²⁾.

  Les pièces justificatives de dépenses de matériel inférieures à 5 000 francs réglées par le régisseur d'avances sont conservées, pendant deux années à la disposition de la cour des comptes et des agents chargés du contrôle sur place (cf. décret n^o 50-740 du 24 juin 1950 portant modification de l'art. 176 du règlement du 3 avril 1869) ⁽³⁾.

• b).  Comptabilité-matières, comptabilité de fabrication, comptabilité analytique d'exploitation.

  Aux termes du paragraphe VII du chapitre II de l'instruction n^o 12774/SA/DEFA/2/1 du 29 janvier 1951 radié le 15 octobre 1985, BOC, p. 6215 ⁽⁴⁾ les documents de la comptabilité-matières sont conservés dans les archives des établissements au moins pendant les cinq années qui suivent celle au cours de laquelle ces documents ont été établis.

  Le même délai doit être appliqué aux documents se rapportant à la comptabilité de fabrication (devis de prévision, bons de travail, etc.) et à la comptabilité analytique d'exploitation (feuille de répartition des frais généraux modèle A, barème de frais généraux, etc.) qui, au même titre que ceux de la comptabilité-matières, ne concourent que d'une façon auxiliaire à la tenue de la comptabilité générale.

  Le délai de conservation de cinq ans est également applicable aux états de propositions de réformes ou d'aliénation de matériel et aux procès-verbaux de recensement modèle N° 29 ou de mutation de comptables modèle N° 8 n'ayant donné lieu à aucune imputation à la charge des détenteurs ou dont les imputations auront été définitivement réglées. En cas de contestation des imputations, le dossier du procès-verbal doit être conservé pendant une durée de cinq années à partir de la date du règlement définitif des contestations.

2. Dossiers de marchés.

Les dossiers des marchés de travaux, de fournitures ou de transports, y compris ceux des tentatives d'adjudication ou de marché de gré à gré qui ont pu les précéder, doivent être conservés pendant une période de dix ans (cf. circ. du 18 janvier 1908 visée plus haut). Le point de départ du délai de conservation est la date d'expiration du marché.

Les procès-verbaux des commissions d'achat et de réception doivent être conservés pendant le même délai.

Toutefois, les bons de commandes donnant lieu à achat sur simple facture peuvent n'être conservés que pendant un délai de cinq ans.

3. Transports par voie ferrée.

Les documents concernant l'exécution des transports par voie ferrée dans le cadre de l'instruction n^o 025-6/Int. du 25 juillet 1949 ⁽⁵⁾ et, notamment, les récépissés pour l'expéditeur et les récépissés pour le destinataire, sont conservés pendant une durée de cinq années dans les conditions prévues aux articles 9, 10 et 54 de l'instruction en cause.

4. Dossiers concernant le personnel.

Les dossiers du personnel civil et particulièrement les pièces constatant les droits à pension, doivent être indéfiniment conservés. Il n'est pas exagéré, en effet, d'estimer qu'après trente, quarante ans et plus, des renseignements peuvent être encore nécessaires et réclamés par les organismes liquidateurs, soit à raison du bénéficiaire, soit de ses ayants cause.

En ce qui concerne les dossiers du personnel militaire, ils sont envoyés à l'administration centrale (direction des études et fabrications d'armement) lors de la radiation des cadres des intéressés, en vue de leur conservation au bureau des archives administratives de la guerre.

5. Réparations civiles.

Conformément aux dispositions de l'article 11 de l'instruction n^o 218/PCX/2/CBC du 23 mai 1952 ⁽⁶⁾ les dossiers terminés sont conservés par le service des réparations civiles de la région sur le territoire de laquelle s'est produit le fait générateur de l'affaire :

• pendant les cinq années suivant le règlement lorsqu'il s'agit de dommages purement matériels ou de dommages corporels n'ayant entraîné aucune incapacité permanente ;

• jusqu'à la date à laquelle on peut présumer que les victimes (ou leurs ayants droit à dédommagement) sont décédés, lorsqu'il s'agit de dommages corporels ayant entraîné la mort ou une invalidité permanente.

Les éléments des dossiers constitués à l'échelon de l'établissement sont conservés pendant les cinq années suivant la réception de l'avis de classement du dossier par le service régional des réparations civiles.

6. Dossiers comportant une suite litigieuse ou donnant lieu à une action en justice.

Les dossiers litigieux relatifs à des marchés ou actes émanant, soit de l'administration, soit de tiers agissant pour le compte de l'Etat doivent être conservés pendant trente ans.

L'origine de ce délai sera :

• a).  Dans le cas où le dossier considéré n'aurait pas donné lieu à une action en justice, la date de notification de la décision administrative mettant fin au litige ou celle de l'exécution de la dernière obligation résultant du marché ou de l'acte dont il s'agit.

• b).  Dans le cas où le dossier en cause aurait donné lieu à une décision des tribunaux de l'ordre administratif ou de l'ordre judiciaire, la date de la notification aux parties du dernier acte judiciaire ou du dernier acte de procédure.

Il devra être tenu compte dans le calcul du délai prévu ci-dessus des causes suspensives ou interruptives de prescription.

7. Archives des établissements dissous.

Les archives des établissements dissous sont transférées soit à l'établissement de rattachement, soit à l'établissement liquidateur pour être conservées dans les conditions et suivant les délais fixés par la présente circulaire.

Les documents arrivés au terme de la durée de leur conservation et présentant un caractère confidentiel doivent être détruits sous le contrôle d'un délégué du directeur de l'établissement. Les autres documents, après dissociation des dossiers complets, doivent être compilés en balles ou paquets et faire l'objet de propositions d'aliénation au titre des vieux papiers.