Préambule.

L' arrêté du 30 décembre 1998 , modifié, portant organisation des instances relatives aux systèmes d'information et de communication du ministère de la défense dispose que la commission de l'informatique générale émet un avis pour les projets des états-majors, directions et services, d'un montant égal ou supérieur à trois fois les seuils de saisine de la commission spécialisée des marchés d'informatique (CSMI) et selon les modalités définies par une instruction particulière. Le présent document constitue cette instruction.

1. Champ d'application.

Est considéré comme projet d'informatique générale devant recevoir l'avis de la commission de l'informatique générale (CIG) tout projet afférent à un système d'information et de communication et concourant à l'administration, à la gestion ainsi que les réseaux qui lui sont affectés. Est exclu de cet examen tout renouvellement de parc matériel et/ou logiciel qui ne touche pas aux fonctionnalités du système concerné.

Les coûts entrant dans l'assiette de calcul du seuil de saisine de la CIG sont les coûts de développement et de réalisation depuis le lancement de l'étude jusqu'à la fin du déploiement, ainsi que la première année de maintien en condition opérationnelle.

L'examen des projets par la CIG se situe :

• dès l'apparition d'une expression de besoin fonctionnel (objectif d'état-major, de direction ou de service) ;

• avant la notification de tout contrat (le plus en amont possible et après la rédaction des spécifications générales).

L'examen du dossier doit permettre de vérifier la conformité du projet au schéma directeur du ministère. Il porte en particulier sur les points suivants :

• le rapprochement du projet par rapport à l'existant ;

• les fonctionnalités ;

• le respect des normes (nationales et internationales) et des standards utilisés par chaque organisme sauf position formelle de la commission technique des systèmes d'information et de communication (CTSIC) ;

• l'interopérabilité ;

• les conditions techniques et financières de réalisation au lancement de l'opération ;

• les avantages attendus ;

• les risques ;

• les dispositions concourant à la sécurité du système d'information.

En cas de modification du niveau du seuil après saisine de la commission de l'informatique générale et avant avis de celle-ci, c'est le seuil en vigueur au moment de la saisine qui est à prendre en considération.

Tout projet pour lequel la commission de l'informatique générale a déjà émis un avis doit être à nouveau soumis à la commission si les coûts constatés dépassent de plus de 35 p. 100 ceux initialement présentés.

Si le financement du projet relève d'une opération budgétaire d'investissement (OBI) réservée, le dossier doit être d'abord approuvé en CIG, par une procédure d'urgence, avant d'être approuvé en commission exécutive permanente (CEP).

Si l'OBI réservée se compose de plusieurs projets, seuls ceux dont le montant est égal ou supérieur à trois fois le seuil de saisine de la CSMI doivent être soumis à la CIG.

2. Traitement des dossiers.

Le secrétaire de la commission de l'informatique générale établit au début de chaque année, à partir de l'observatoire de l'informatique générale OIG 2, la liste des projets relevant de la CIG et la communique à chaque membre de la CIG.

La CIG fixe à l'unanimité la liste des projets qui devront lui être soumis. Son président communique à chaque organisme, la liste des dossiers à présenter.

Les dossiers sont déposés par l'organisme responsable du projet auprès du secrétaire de la commission de l'informatique générale en deux exemplaires selon les modalités du 4 de la présente instruction. Si le projet relève d'une opération budgétaire d'investissement réservée, le dossier présenté en CIG est le même que celui présenté en CEP.

Dès réception du dossier, le secrétaire de la commission de l'informatique générale le transmet dans les plus brefs délais aux membres du groupe de travail spécialisé dans l'examen des projets (GTEP) défini au 3 de la présente instruction.

Dans le cadre de l'information mutuelle, la liste des dossiers non retenus pour examen en CIG est communiquée aux membres du GTEP.

Il appartient aux organismes d'indiquer au plus tôt au secrétariat de la CIG, comme il est stipulé au 1 de la présente instruction, les projets nouveaux encore non inscrits dans l'OIG 2 qui n'ont pas été examinés en vue de leur inscription sur la liste mentionnée ci-dessus.

La commission pourra ainsi se prononcer sur l'opportunité de soumettre le projet à son examen de fond sans qu'il en résulte de retard dans le déroulement de la procédure ou pour l'avancement du projet.

3. Présentation du dossier devant la commission de l'informatique générale.

Il est créé un groupe de travail spécialisé chargé d'examiner les dossiers et de proposer un avis. Le secrétaire de la commission de l'informatique générale diffuse le dossier aux membres de ce groupe. Ce groupe de travail spécialisé dans l'examen des projets comprend :

• le sous-directeur de l'informatique du service des moyens généraux, président ;

• un représentant du secrétariat permanent du directoire des systèmes d'information et de communication ;

• un représentant du contrôle général des armées ;

• un représentant de la délégation générale pour l'armement ;

• un représentant de chaque état-major d'armée ;

• un représentant de la direction générale de la gendarmerie nationale ;

• un représentant de la CTSIC ;

• un représentant de la commission ministérielle de la sécurité des systèmes d'information ;

• le responsable du projet ou son représentant (à titre consultatif) ;

• tout autre représentant dont la présence est souhaitée par le président du groupe.

Si le projet présenté relève d'une maîtrise d'ouvrage soutenue par le service des moyens généraux, le président de séance est le représentant du secrétariat permanent du directoire des systèmes d'information et de communication.

La réunion du GTEP destinée à émettre un avis sur le projet doit avoir lieu dans les vingt jours ouvrés qui suivent la transmission du dossier à ses membres. Si le projet relève d'une opération budgétaire d'investissement réservée et doit donc être présenté en CEP, le GTEP se réunit avant la réunion de la CEP et émet un avis formel dans les quinze jours.

Le responsable du projet ou son représentant présente son projet, fournit les explications et réponses aux observations faites lors de la réunion de ce groupe.

Le secrétaire de la commission de l'informatique générale établit un compte rendu qui comprend l'avis motivé explicitant les recommandations, observations ou réserves émises par le GTEP.

Si le GTEP se prononce par un avis unanime, celui-ci est réputé valoir celui de la CIG.

L'avis est communiqué sans retard à l'organisme déposant. Un récapitulatif des avis ainsi adoptés selon cette procédure est présenté lors de la CIG suivante.

Dans tout autre cas, le compte rendu ainsi que le dossier sont adressés aux membres de la CIG. Le président du GTEP inscrit la présentation du dossier à l'ordre du jour de la prochaine réunion de la CIG qui émettra un avis.

L'absence de réponse de la CIG dans les trente jours ouvrés qui suivent la date de dépôt du dossier auprès du secrétaire de la commission vaut avis favorable de cette dernière.

L'organisme déposant fait connaître dans un délai de dix jours au secrétariat de la CIG les mesures qu'il compte prendre pour se conformer à l'avis formulé par le GTEP ou la CIG. Au cas où il rejetterait tout ou partie des recommandations contenues dans l'avis, le dossier est présenté au directoire des SIC.

4. Composition du dossier.

Le dossier de présentation à la CIG comprend, dans tous les cas, le bordereau de présentation et :

• si le projet relève d'une OBI réservée, le dossier CEP ;

• si le projet ne relève pas d'une OBI réservée, la fiche de projet.

Le bordereau de présentation.

Le bordereau de présentation est établi en deux exemplaires dont un sert d'avis de réception du dossier. Le deuxième exemplaire est retourné à l'organisme déposant complété de la décision du président ou de l'avis de la commission. Il doit être joint au dossier transmis au contrôle général des armées au titre du contrôle préventif sur les marchés informatiques.

Le dossier CEP.

La composition du dossier CEP est définie dans les instructions générales 1514 et 31475 de référence.

La fiche de projet.

La fiche de projet est la fiche la plus actualisée produite à l'aide de l'observatoire de l'informatique générale. Tous les paragraphes nécessaires à l'argumentation du projet sont à renseigner avec la plus grande attention.