La présente circulaire précise les modalités d'application de la prise en charge de frais (dépenses) de représentation et de réception sur crédits budgétaires au bénéfice des autorités du service de santé des armées pour lesquelles l'exercice des fonctions entraîne ce type de dépenses et correspond à un véritable besoin pour le service.

1. Autorités bénéficiaires.

Les autorités organiquement subordonnées à la direction centrale du service de santé des armées peuvent se voir accorder des crédits pour dépenses de représentation et de réception. Ces crédits sont accordés sous forme :

• d'une dotation annuelle pour les autorités énumérées en annexe I ;

• d'une allocation spécifique ponctuelle pour les autres autorités.

2. Nature des dépenses.

Conformément aux termes de l'article 2 de l'instruction citée en référence, seules peuvent donner lieu à une allocation de crédits de représentation les dépenses relatives à des représentations ou des réceptions organisées dans le cadre du service, présentant un intérêt évident pour le service de santé des armées et rentrant dans le contexte suivant :

Réceptions offertes en l'honneur de personnalités étrangères à l'administration.

Accueil de personnes extérieures n'appartenant pas au ministère de la défense avec la participation de catégories de personnel civil ou militaire du service de santé des armées dans le cadre de relations de travail avec le secteur public, parapublic ou privé.

Participation du personnel civil ou militaire du service de santé des armées à des repas de travail ou cocktails organisés à l'occasion de séminaires, réunions, visites ou manifestations officielles à l'exclusion des activités :

• internes au service de santé des armées ;

• avec une participation extérieure au service de santé des armées ne comprenant que des personnels du ministère de la défense ;

• avec une participation extérieure au service de santé des armées et au ministère de la défense qui ne serait pas strictement nécessaire et qui serait numériquement modeste par rapport au nombre de personnel civil et militaire du service de santé des armées appelés à y participer.

Pour des raisons évidentes de convenance et d'économie, les dépenses de l'espèce ne doivent pas excéder, dans leur nature comme dans leur montant, les limites strictes du raisonnable, compte tenu de la qualité des personnes reçues et du prix moyen des prestations fournies.

Ces dépenses ne peuvent être engagées que par les autorités citées à l'article premier.

3. Dispositions administratives.

3.1. Demande de crédits.

3.1.1. Dotation annuelle (autorités énumérées en annexe I).

Chaque année, l'organisme inscrit sa demande de crédits lors de l'élaboration du budget de gestion prévisionnel en ressources financières, opérations nouvelles à caractère non permanent. Cette demande dûment justifiée doit comporter au minimum un programme prévisionnel des représentations et réceptions envisagées et les éléments de calcul justifiant l'évaluation financière.

La direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) fixe le montant de la dotation annuelle accordée lors de la notification des ressources aux organismes.

Pour une dotation supplémentaire exceptionnelle, la procédure concernant le paragraphe « allocation spécifique » est à appliquer.

3.1.2. Allocation spécifique (autres autorités).

Les organismes ne disposant pas d'une dotation annuelle adressent à la DCSSA par message une demande particulière qui doit mentionner :

• la nature de l'obligation de représentation en cause, en indiquant la qualité et les fonctions des personnalités à recevoir ;

• l'autorité devant assurer cette obligation de représentation ;

• le type de réception prévue et sa date ;

• le nombre de participants ainsi qu'une indication sommaire de la qualité des principales personnalités invitées ;

• l'organisme support de la réception ;

• le coût estimé de la réception ou des frais d'accueil pour les délégations étrangères.

3.1.3. Suivi des crédits.

Les dépenses de représentation et de réception sont suivies au paragraphe 23 de la nomenclature d'exécution.

Elles ne peuvent en aucun cas être financées par des crédits inscrits à d'autres paragraphes du budget de gestion que celui prévu à cet effet.

3.2. Imputation budgétaire.

Les crédits de représentation sont ouverts et liquidés sur le chapitre 34.02 article 20 paragraphe 23 « Frais de représentation et de réception ».

Les dépenses de représentation et de réception sont engagées, liquidées et ordonnancées selon la réglementation financière et comptable en vigueur.

3.3. Contrôle.

Les autorités bénéficiaires de frais de représentation adressent trimestriellement à la direction centrale du service de santé des armées, sous-direction affaires administratives et financières, bureau gestion financière (DCSSA/AAF/GF) un bilan d'exécution conformément au tableau joint en annexe II accompagné d'une copie de toutes les pièces justificatives dont obligatoirement :

• note de service organisant l'activité ;

• bon de commande (engagement) ;

• facture certifiée (liquidation) ;

• décision de l'autorité indiquant l'imputabilité de cette facture sur l'enveloppe de frais de représentation de l'organisme.