1. Contenu

(A jour de son 3e modificatif du 20 janvier 1949 à sa parution au BOR/M.)

2. Contenu

Les dépenses qui peuvent être payées sur les fonds de prévoyance des missions hydrographiques, océanographiques, géodésiques du service hydrographique et océanographique de la marine sont les suivantes :

• I.  Personnel :

  • indemnité de vêtements et de chaussures aux hommes de l'équipage ;

  • indemnités et gratifications aux personnes étrangères à la mission qui ont prêté leur concours aux opérations ;

  • frais de transport, de logement et de nourriture hors du bord des officiers mariniers et des hommes détachés à terre.

• II.  Matériel.

  Achat de matériaux pour signaux, constructions des signaux, des échelles de marée.

  Réparations et entretien du matériel spécial de la mission.

  Achat de menues fournitures de bureau, de livres, cartes et plans spéciaux à la localité.

  Transport de matériel.

• III.  Dépenses diverses.

  Location de bateaux pour les observations de courants ou de marée, recherches de roches.

  Indemnités aux propriétaires pour érection de signaux sur leurs terrains.

3. Personnel.

Le directeur technique de la mission peut verser des indemnités ou des gratifications proportionnées aux services rendus aux personnes étrangères à la mission qui, occasionnellement, prêtent leur concours pour l'observation de la marée et des courants, la construction de signaux et d'échelles de marées, ainsi qu'aux pilotes et marins pratiques, aux guides, etc.

Des indemnités peuvent être accordées aux hommes de l'équipage pour usure exceptionnelle ou perte totale des effets réglementaires ou non. Ces indemnités ne doivent jamais avoir le caractère d'une gratification.

L'usure ou la perte des vêtements, chaussures, etc., seront constatées par le commissaire du bord, ou, à défaut, par le commandant du bâtiment ainsi que par le directeur technique de la mission.

De menues gratifications peuvent être données (sans reçu) aux gardiens de monuments ou édifices quelconques, où sont faites des stations de triangulation.

Les frais de transport du personnel dans les limites des lieux d'opération ne donnant pas lieu à l'établissement de décompte de frais de route, la dépense réelle est payée sur les fonds de prévoyance.

Il en est de même pour le logement et la nourriture des officiers, officiers-mariniers, quartiers-maîtres et matelots détachés du bord pour une période de moins de vingt-quatre heures. Lorsque l'absence du bord dépasse vingt-quatre heures le personnel reçoit l'indemnité de déplacement temporaire.

4. Matèriel.

Sur les côtes de France, il y a presque toujours avantage à acheter sur place les matériaux nécessaires à la construction des signaux, à l'exception d'une petite provision de bois à prendre dans le port. Pour ces achats, de même que pour les travaux de construction des signaux, il conviendra autant que possible de se renseigner près du service des ponts et chaussées sur les prix et la capacité des entrepreneurs ou des ouvriers.

Les frais de réparation du matériel à la charge des fonds de prévoyance doivent être limités en principe au matériel spécial à l'hydrographie et à l'océanographie. Toutefois en cas d'urgence et pour éviter un retard dans les opérations, on pourra exceptionnellement acheter les matières nécessaires pour des menues réparations du bâtiment, des embarcations ou des véhicules, s'il n'est pas possible de procéder immédiatement suivant les règles habituelles. L'état de l'emploi du matériel accompagnant les pièces justificatives, dont il sera question plus loin, mentionnera cette affectation.

Les instruments à réparer devront être envoyés à l'établissement principal du SHOM, qui les remplacera. Toutefois, en cas d'urgence, on pourra faire exécuter sur place de menues réparations dont une exécution imparfaite ne risque pas de compromettre l'instrument.

Les fournitures de bureau doivent toujours être demandées en temps utile au directeur du service hydrographique et océanographique de la marine, ce n'est qu'exceptionnellement qu'on pourra en acheter sur les fonds de prévoyance. Il en est de même pour les livres, cartes et plans ; toutefois, on pourra toujours acheter sur place les publications locales intéressant la mission.

Des chapeaux pourront être achetés pour être délivrés aux hommes de l'équipage.

5. Dépenses diverses.

Les locations de bateaux avec ou sans leur armement, pour les observations de courants, etc., seront faites, autant que possible, par l'intermédiaire des fonctionnaires ou agents des affaires maritimes qui sont à même de les obtenir dans les conditions les plus avantageuses.

Lorsqu'il sera nécessaire d'établir un signal sur une propriété privée, on devra s'assurer au préalable du consentement du propriétaire, et fixer, s'il y a lieu, le montant de l'indemnité à lui allouer.

Dans le cas où un repère devrait être maintenu indéfiniment sur le terrain et où il serait nécessaire d'en acquérir une petite parcelle, le projet de traité à passer avec le propriétaire devra être soumis à la direction du SHOM.

L'énumération ci-dessus des dépenses autorisées n'est pas restrictive ; il n'est pas possible de prévoir toutes les nécessités qui peuvent se présenter dans l'exécution des opérations. Mais elle suffit pour indiquer l'esprit dans lequel le directeur technique de la mission devra gérer les fonds mis à sa disposition.

Justification des dépenses.

• 1. Le directeur technique de la mission, devra, sauf dans le cas d'impossibilité absolue, rapporter des quittances dûment datées et signées, à l'appui de tous les payements qu'il aura effectués. La qualité des parties prenantes qui ont donné les acquits devra toujours être mentionnée.

• 2. Les quittances sont établies sur papier libre. Elles portent la mention « Pour acquit ». Si elles sont évaluées en une monnaie autre que le franc métropolitain, on devra opérer la conversion en francs métropolitains au taux de transformation.

• 3. Les mémoires, factures ou quittances seront faits au nom du directeur technique de la mission. Ils devront porter la certification par cet officier des livraisons, s'il s'agit d'achats, ou celle de l'exécution du service, s'il s'agit de travaux, transports, etc.

• 4. Les payements à effectuer au personnel qui prête occasionnellement son concours à la mission donnent lieu à l'établissement d'états nominatifs décomptés, signés par le directeur technique de la mission et, si le règlement est effectué en numéraire, émargés par les bénéficiaires.

  Les indemnités de vêtements et de chaussures aux hommes de l'équipage sont décomptées sur états établis par le bord, certifiés exacts par le commissaire ou, à défaut, par le commandant du bâtiment et signés par le directeur technique de la mission. Les états, qui sont émargés par les parties prenantes, indiquent le détail des vêtements usés ou perdus et le montant de l'indemnité allouée à chaque homme (valeur totale ou partielle selon le degré d'usure).

  Les frais de voyage, logement et nourriture payés directement par les officiers mariniers et hommes de l'équipage détachés à terre leur seront remboursés de même sur un état de décompte quittancé auquel seront annexées les notes des hôteliers et aubergistes.

• 5. Les dépenses pour lesquelles il n'aura pas été possible d'établir des factures seront inscrites, par ordre de date, sur des états spéciaux dressés et certifiés par chacun des officiers qui auront effectué les payements.

  Ceux de ces états qui seront établis par un officier en sous-ordre seront visés par le directeur technique de la mission et porteront quittance du remboursement fait à l'officier.

• 6. Un bordereau général des pièces justificatives sera adressé en double exemplaire au service hydrographique et océanographique de la marine en fin de campagne ou à la fin de chaque gestion, si la mission se prolonge d'une année à l'autre ⁽¹⁾. Ce bordereau suivra l'ordre des dates ; les états de dépense sans reçus, prévus au paragraphe 5, y figureront au même titre que les quittances ⁽²⁾.

  Le récépissé et une déclaration constatant le versement au Trésor du reliquat resté sans emploi en fin de mission ou en fin de gestion, ou le cas échéant, le reçu du successeur du chef de mission seront insérés au bordereau et inscrits à la suite du total des dépenses.

  Le total général sera arrêté en toutes lettres, daté et signé par le directeur technique de la mission responsable.

  La récapitulation des recettes et la balance des recettes et des dépenses figureront à la suite du bordereau général.

• 7. Si la mission donne lieu à des opérations distinctes de quelque durée, l'officier détaché établira, pour les dépenses payées par lui, un bordereau semblable à celui du chef de mission. Ce bordereau sera inséré, avec les pièces justificatives annexées, dans le bordereau du directeur technique de la mission où il figurera pour le montant global des dépenses. Si l'officier détaché a touché directement des fonds, mention en sera faite sur son bordereau particulier, ainsi que dans la récapitulation du bordereau général.

• 8. A la Réunion et dans les territoires d'outre-mer où il est fait usage d'une unité monétaire autre que le franc métropolitain, les comptes de recettes et de dépenses seront établis en monnaie locale ou en monnaie française et indiqueront, pour chaque payement, le taux de transformation.

  Les achats et autres frais dont le montant est fixé en monnaie locale, seront effectués au taux de perception des fonds remis au directeur technique de la mission.

• 9. Le chef de mission joindra à son compte de dépenses un état de tous les objets et matières qu'il aura achetés, avec l'indication de leurs prix.

  Cet état indiquera les services auxquels auront été remis, en fin de campagne, les objets susceptibles d'être encore utilisés ; il mentionnera l'emploi qui aura été fait des objets et matières qui ne donneront pas lieu à remise. Si des objets ont été confectionnés avec les matières achetées sur les fonds de la mission, il sera fait mention, s'il y a lieu, de leur remise.

  Les certificats de prise en charge par les comptables intéressés des objets remis en fin de campagne seront joints à cet état.

  Une fois approuvés, ce compte et ses annexes sont envoyés à l'ordonnateur secondaire qui a fait payer les avances et qui doit aviser à ce qu'ils soient rattachés, dans la comptabilité du payeur, aux mandats qu'il a délivrés.

  Dans le cas où le directeur technique de la mission percevrait des fonds au moyen de mandats émis par les ordonnateurs secondaires différents, les pièces justificatives devront être rassemblées en autant de dossiers qu'il sera nécessaire pour que chaque groupe de dépenses corresponde exactement au total de chaque mandatement.

  En particulier, lorsqu'une dépense est effectuée sur le reliquat des fonds avancés par le premier port et entraîne un dépassement de la somme mandatée par ce port, le directeur technique de la mission devra scinder la dépense et établir deux reçus : le premier, pour le montant destiné à parfaire exactement le fonds d'avance, sera ultérieurement destiné, avec le bordereau y relatif, au payeur qui a remis les fonds ; le second, pour la somme excédentaire, ira au payeur qui a versé le second fonds d'avances et sera compris dans un second bordereau de pièces justificatives.

  Dans certains territoires d'outre-mer ou à l'étranger le dossier complet portant indication de la nature des fonds reçus (traite de marine, avance consulaire) est adressé au service hydrographique et océanographique de la marine à Paris qui, après vérification, le transmet à la direction des services financiers des armées (service de la comptabilité générale), chargée de la régularisation.