INSTRUCTION N° 424060/DEF/SGA/DFP/GPC/2 relative à l'organisation des concours de recrutement et des examens professionnels d'administration centrale et des services déconcentrés.
Abrogé le 04 février 2014 par : INSTRUCTION N° 327029/DEF/SGA/DRH-MD/SRHC/GPC/DCC/BFPCE relative à l'organisation des concours et des examens professionnels pour le personnel civil. Du 20 juillet 2000NOR D E F P 0 0 5 2 0 6 0 J
La présente instruction a pour objet de définir les règles générales d'organisation et de déroulement des concours pour le recrutement dans les corps de fonctionnaires d'administration centrale et des services déconcentrés du ministère de la défense ainsi que des examens professionnels.
Le nombre élevé de candidats aux concours externes de recrutement conduit à fixer de nouvelles modalités d'organisation pour une répartition plus équilibrée des charges entre les différentes entités du ministère de la défense. Elle préfigure l'organisation qui sera applicable dans le cadre des concours déconcentrés et des concours interministériels déconcentrés.
Les circulaires diffusées à l'occasion de l'ouverture de chacun des concours ou examens professionnels compléteront par des indications particulières, les dispositions suivantes :
1. Dispositions générales.
1.1. Désignation d'autorités territoriales responsables de l'organisation des concours et examens.
Pour l'organisation des concours et examens professionnels, six zones territoriales sont définies, dont chacune est placée sous la responsabilité d'une autorité unique.
Zone. | Régions administratives. | Autorité territoriale responsable. |
|---|---|---|
Paris. | Ile-de-France. | Le général, commandant la région aérienne nord. |
Brest. | Haute-Normandie. Basse-Normandie. Bretagne. Pays de Loire. | Le préfet maritime Atlantique Brest. |
Rennes. | Centre. | Le général commandant la région de gendarmerie ouest de Rennes. |
Bordeaux. | Aquitaine. Poitou-Charentes, Limousin. Midi-Pyrénées. | L'ingénieur général de l'armement, directeur du centre d'essais aéronautique de Toulouse. |
Metz. | Champagne-Ardenne. Lorraine, Alsace, Bourgogne. Franche-Comté, Nord-Pas-de-Calais. Picardie. | Le général, commandant la région terre nord-est à Metz. |
Lyon. | Auvergne, Rhône-Alpes. Languedoc-Roussillon. Provence-Alpes-Côte d'Azur, Corse. | Le général, commandant la région terre sud-est à Lyon. |
Ces zones ont compétence pour l'organisation des concours et examens professionnels de l'ordre administratif et de l'ordre technique, à l'exception du concours pour le recrutement des agents techniques de l'électronique (ATE), et en région Ile-de-France, des concours pour le recrutement des ingénieurs d'études et de fabrications (IEF) et des techniciens supérieurs d'études et de fabrications (TSEF).
L'organisation de ces concours (IEF et TSEF en région Ile-de-France et ATE) est confiée aux autorités territoriales suivantes :
Corps. | Zone. | Région administrative. | Autorité territoriale responsable. |
|---|---|---|---|
Ingénieurs d'études et de fabrications. Techniciens supérieurs d'études et de fabrications. | Paris. | Ile-de-France. | Le colonel, commandant la base aérienne no 117. |
Agents techniques de l'électronique. | Paris. | Ile-de-France. | Le général, commandant la région terre Ile-de-France, Saint-Germain-en-Laye. |
Rennes. | Haute-Normandie. Basse-Normandie. Bretagne. Pays de Loire. | Le général, commandant la région terre nord-ouest à Rennes. | |
Metz. | Champagne-Ardenne. Lorraine, Alsace, Bourgogne. Franche-Comté, Nord-Pas-de-Calais. Picardie. | Le général, commandant la région terre nord-est de Metz. | |
Lyon. | Auvergne, Rhône-Alpes. Languedoc-Roussillon. Provence-Alpes-Côte d'Azur. | Le général, commandant la région terre sud-est de Lyon. | |
Bordeaux. | Aquitaine. Poitou-Charentes, Limousin. Midi-Pyrénées. | Le général, commandant la région terre sud-ouest de Bordeaux. |
Les concours pour le recrutement dans les corps de fonctionnaires de l'administration centrale sont rattachés à la zone de Paris.
Les départements et territoires d'outre-mer sont rattachés à la zone de Paris. Des centres d'examen peuvent y être créés à l'initiative de l'autorité organisatrice.
Toutefois, lorsque des postes sont à pourvoir par voie de concours interne ou externe dans ces départements ou territoires, le commandement supérieur (COMSUP) peut être chargé de leur organisation.
S'agissant des concours pour le recrutement des personnels des professions de santé leur organisation est confiée à la direction centrale du service de santé des armées ainsi que celle des examens professionnels.
L'organisation des concours pour le recrutement dans les corps des ouvriers professionnels et des maîtres ouvriers fera l'objet de dispositions particulières qui seront édictées à chaque ouverture de concours.
Les examens de vérification de l'aptitude aux fonctions informatiques sont organisés par l'administration centrale qui demandera aux autorités territoriales responsables de créer les centres d'examen pour accueillir les candidats aux épreuves écrites.
1.2. Rôle des autorités territoriales responsables de l'organisation des concours.
Le rôle des autorités territoriales responsables est appelé à devenir prépondérant dans le cadre de la déconcentration de l'organisation des concours et de la mise en place progressive de concours interministériels déconcentrés.
Elles pourront être associées aux travaux qui seront conduits avec les échelons territoriaux d'autres ministères pour la mise en place d'un dispositif local commun.
Chacune des autorités responsables de l'organisation des concours doit pouvoir faire appel à la collaboration des autres autorités de la zone géographique concernée indépendamment du nombre et de la répartition des postes ouverts aux concours.
Tous les services, quelle que soit l'autorité dont ils relèvent, doivent apporter un soutien actif tant matériel qu'humain à l'organisation des concours. Ce soutien porte sur la mise à disposition de salles d'examen et de matériels (tables, chaises, etc.), la participation aux jurys des concours et la surveillance des épreuves.
Lorsque le recrutement est effectué en partie au profit de l'administration centrale, la participation des directions du secrétariat général pour l'administration doit être demandée à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil.
La contribution de chacun est à apporter à l'occasion des différentes phases du déroulement des opérations des concours qui comprennent :
1.2.1. Traitement des candidatures.
Les candidatures doivent être adressées à l'autorité territoriale responsable de la zone géographique et traitées, selon les indications qui pourront être fournies par l'administration centrale à l'occasion de l'ouverture des concours.
1.2.2. La création de centres d'examen.
Les autorités territoriales responsables sont chargées de la mise en place des centres d'examen et doivent s'assurer en temps opportun de la libre disposition des salles destinées à recevoir les candidats à la date fixée pour le concours ou l'examen.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés et dont le handicap leur permet de bénéficier d'un temps de composition majoré d'un tiers doivent être isolés ou regroupés dans une salle spéciale lorsqu'ils composent à la machine ou sont assistés d'un secrétaire.
1.2.3. La désignation des personnels responsables.
Les autorités territoriales responsables doivent procéder à la désignation des chefs de centre et prévoir leur remplacement par un suppléant. Ces chefs de centre sont chargés de toutes les opérations touchant au déroulement des épreuves et sont responsables de leur régularité. Ils sont choisis parmi les fonctionnaires de catégorie A ou B et/ou les officiers.
Le chef de centre est, dans tous les cas, assisté par au moins un surveillant et se voit adjoindre dans la mesure du possible un surveillant supplémentaire par fraction de 30 candidats.
Aucun fonctionnaire ou officier ne doit être appelé à assumer la responsabilité ou la surveillance d'une salle d'examen où compose un membre de sa famille.
Le chef de centre doit veiller à l'état des installations matérielles indispensables au déroulement satisfaisant des épreuves : éclairage, moyen de chauffage, acoustique de la salle. En ce qui concerne l'agencement des salles, il est recommandé de prévoir des tables individuelles pour les candidats et en cas d'impossibilité, de veiller à ce que les candidats soient séparés par un intervalle minimum de 1,50 m. L'agencement ainsi effectué, il est ensuite attribué à chacune des places un numéro d'ordre que les candidats conserveront pendant toute la durée des épreuves.
1.2.4. La composition du jury.
La désignation des membres du jury des concours et examens est faite par décision de l'administration centrale.
Les textes relatifs à l'organisation des concours et examens peuvent fixer la composition du jury. En l'absence de telles dispositions le pouvoir de nommer les membres appartient au ministre.
En règle générale, le jury placé sous la présidence d'un fonctionnaire de catégorie A se compose de plusieurs membres dont le nombre est déterminé par le nombre et la nature des épreuves.
L'égalité entre les hommes et les femmes dans la fonction publique impose que la répartition par sexe des membres des jurys de concours respecte une proportion minimale d'un tiers.
Lorsque le nombre des candidats le nécessite, les jurys sont complétés par des groupes locaux d'examinateurs qui sont désignés sur proposition des autorités territoriales responsables, parmi les fonctionnaires de catégorie A ou B (secrétaire administratif de classe exceptionnelle ou grade équivalent) ou le personnel militaire officier. Leur nombre est déterminé en fonction des candidatures enregistrées, et il est fait appel aux autres autorités de la zone géographique pour leur désignation.
1.2.5. La mise en place des épreuves.
Les sujets des épreuves choisis par le jury du concours ou de l'examen constitué à Paris, doivent être remis aux chefs de centre dès leur réception.
La reproduction des sujets des épreuves est assurée par l'administration centrale.
En raison du nombre important de candidats par zone géographique, l'envoi des sujets des épreuves est parfois trop volumineux pour être confié à un acheminement postal. Dans ce cas, les autorités territoriales doivent les faire retirer à l'administration centrale.
Les épreuves de composition sont placées dans des sacoches en tissus polyamide PVC transpack, deux modèles sont en service :
une de couleur bleue pour l'envoi des sujets équipée de scellé « TRANSEAL » de couleur rouge numéroté ;
une de couleur bordeaux, pour la protection des sacoches bleues, équipée de scellé « TRANSEAL » de couleur bleue non numéroté.
Ces sacoches sont conservées dans un coffre sous la responsabilité du chef de centre après vérification de la concordance des indications portées sur chacune d'elles avec la nature des différentes épreuves du concours. Elles ne doivent être ouvertes qu'au fur et à mesure du déroulement des épreuves et en présence des candidats. Les épreuves ont lieu simultanément dans tous les centres suivant l'horaire et l'ordre fixés par l'arrêté ou la circulaire relative à l'organisation de chaque concours ou examen.
1.2.6. La correction des épreuves.
A l'issue des épreuves écrites d'admissibilité, les chefs de centre doivent adresser à l'autorité territoriale responsable, les copies remises par les candidats. Les sacoches ayant servi à l'envoi des sujets seront utilisées pour l'acheminement des feuilles de composition.
Avant d'être remises aux membres de jury chargés de leur correction, les copies sont anonymées.
1.3. Prise en compte des frais occasionnés par l'organisation des concours.
L'autorité territoriale responsable devra prévoir les crédits nécessaires à la location de salles lorsque la ressource des salles d'examen dans des organismes du ministère de la défense sera insuffisante et qu'il faudra recourir à la réservation dans le secteur privé.
Les indemnités perçues pour la correction des épreuves écrites et les vacations accordées pour les épreuves orales sont considérées comme un accessoire de rémunération et sont par conséquent imputées sur les chapitres qui supportent le traitement de base ou la solde selon la qualité du membre du jury.
Le remboursement des indemnités et frais de déplacement engagés par les membres du jury, sont à la charge de l'autorité qui a proposé leur désignation.
2. Dispositions relatives aux formalités administratives.
Les différentes phases du déroulement des concours et examens impliquent certaines formalités administratives qui sont à faire observer par les autorités désignées au titre I.
2.1. Constitution des centres.
La constitution des centres se fait au fur et à mesure de la réception des dossiers de participation et au plus tard à la clôture des inscriptions dès lors que le nombre des candidats est connu.
Les dossiers de candidature constitués ou remis dans les établissements ou services implantés dans la zone géographique doivent être transmis après contrôle à l'autorité territoriale responsable pour être pris en compte.
Dans le même temps, les autorités territoriales responsables devront désigner les chefs de centre et leurs suppléants et communiquer à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, bureau des concours et emplois réservés (DFP/GPC/2) :
le nom, la qualité et l'adresse administrative des chefs de centre et leurs suppléants ;
l'adresse des locaux affectés à chaque centre, en précisant leur capacité d'accueil.
Ces opérations doivent se réaliser au plus tard deux mois avant la date des épreuves écrites.
2.2. Listes des candidats par centre d'examen.
Elles sont produites sous forme de liste d'appel, et les candidats admis à concourir sont classés par centre d'examen et par nature du concours (externe, interne).
Ces listes sont remises aux chefs de centre ou à leurs suppléants, au plus tard, la veille du concours.
2.3. Convocation des candidats.
Les convocations sont adressées aux candidats par l'autorité responsable de l'organisation du concours ou de l'examen.
Tous les candidats, externes ou internes (en fonctions), doivent recevoir leur convocation pour les épreuves au plus tard quinze jours avant la date de celles-ci.
Les convocations doivent comporter les indications nécessaires pour permettre aux candidats de se rendre sans difficulté au centre d'examen, au jour et à l'heure fixés. Il est recommandé à ce propos, de convoquer les candidats une demi-heure environ avant le début de la première épreuve.
Les candidats doivent être informés qu'une pièce d'identité avec photographie leur sera demandée au moment de l'admission dans la salle.
Le cas échéant, ils doivent également être prévenus :
soit de se munir de matériels spécifiques pour la réalisation d'une épreuve ;
soit de l'interdiction notamment de l'utilisation des calculatrices.
Ils sont également informés de l'interdiction de pénétrer dans les salles d'examen avec un baladeur, téléphone portable ou tout appareil de communication.
2.4. Recueil des feuilles de composition.
L'autorité territoriale responsable doit recevoir de chaque chef de centre, à l'issue de la dernière épreuve, le pli unique et scellé regroupant les enveloppes scellées contenant les feuilles de composition ainsi que le procès-verbal et le plan de la salle d'examen avec indication des places numérotées.
Les sacoches ayant servi à l'envoi des sujets peuvent être réutilisées à cette fin.
Ces documents doivent être transmis à la DFP/GPC/2.
La mise en place des concours déconcentrés fera l'objet d'une circulaire qui définira précisément le rôle de l'administration centrale et celui des autorités territoriales responsables.
Les opérations confiées aux autorités et fonctionnaires responsables conditionnent solidairement le déroulement du concours. Le rôle des chefs de centre ne se limite pas à la seule discipline des centres, mais comporte d'importantes responsabilités qui font l'objet du guide joint en annexe.
La présente instruction abroge l'instruction no 431520/DEF/SGA/DFP/GPC/2 du 15 novembre 1999 (BOC, 2000, p. 48) relative à l'organisation des concours de recrutement dans le corps de secrétaires administratifs d'administration centrale et des services déconcentrées et des adjoints administratifs.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
L'administrateur civil, adjoint au directeur de la fonction militaire et du personnel civil,
Réné PICON-DUPRE.
Annexe
ANNEXE. Guide pratiquerelatif au déroulement des opérations d'un concours de recrutement ou d'un examen professionnel.
1 Déroulement des épreuves.
1.1 Admission des candidats dans les salles d'examen.
Les candidats ne sont admis dans la salle d'examen qu'après avoir justifié de leur identité (pièce d'identité avec photo) et présenté au chef de centre leur convocation. Un centre déterminé étant assigné aux candidats, l'accès d'un autre centre ne peut leur être autorisé qu'à titre exceptionnel et si le motif invoqué le justifie. Dans ce cas, le chef de centre doit compléter la liste en sa possession.
L'entrée de la salle est formellement interdite à toute personne ne participant pas au concours quel que soit son grade ou son titre.
Les intéressés sont ensuite invités à occuper la place qui leur a été assignée et qui est indiquée sur la liste nominative. Pour chacune des épreuves, le chef de centre indique dans la colonne réservée à cet effet et au regard de chaque nom, par la lettre « P » ou la lettre « A », la présence ou l'absence du candidat.
Les candidats sont également informés de l'interdiction de pénétrer dans la salle d'examen avec un baladeur, téléphone portable ou tout appareil de communication.
1.2 Recommandations importantes.
Le chef de centre doit faire constater par les candidats au début de chaque épreuve que la sacoche de couleur bleue ou enveloppe correspondante n'a pu être ouverte.
Avant le déroulement de chaque épreuve, il est remis à chacun des candidats la feuille à en-tête, préalablement revêtue de la signature du chef de centre ainsi que le papier ordinaire revêtu d'un cachet officiel qui servira pour les brouillons. Les candidats sont ensuite invités à renseigner parfaitement la partie supérieure de ladite feuille et à porter le numéro d'inscription qui leur a été attribué. Ils doivent ensuite apposer leur signature à l'endroit réservé à cet effet.
Pendant la durée des compositions aucun autre papier, aucun document, ni instrument, si ce n'est ceux éventuellement autorisés par les instructions propres au concours ou à l'examen ne doivent se trouver entre les mains des candidats.
Si pour leur permettre d'achever la rédaction d'une composition, une nouvelle feuille doit être remise aux candidats en cours de séance, celle-ci doit recevoir, en en-tête, les mêmes indications. De plus, les intéressés portent, au bas de la quatrième page de la feuille précédente, la mention « voir ensuite première page de la deuxième feuille ».
Avant de procéder à la distribution des sujets aux candidats, le chef de centre précise à leur intention les mesures de discipline à observer.
Il leur est rappelé, en particulier, que l'utilisation des documents ou appareils non autorisés ainsi que l'échange de propos sont considérés comme une fraude ou une tentative de fraude et entraînent de ce fait l'exclusion immédiate de la salle.
Le chef de centre lit, ensuite, à haute et audible voix l'alinéa suivant :
« A la fin de l'épreuve, dont le sujet va vous être remis, les copies sont relevées et immédiatement mises dans la sacoche de couleur bleue ou sous enveloppe ; celle-ci sera scellée devant vous et adressée directement à l'autorité responsable du concours. »
Ces recommandations et observations faites, il est procédé à la distribution des sujets après que les candidats aient été invités à constater l'état des scellés garantissant la conservation du secret qui leur est attaché. Sauf indications contraires prévues pour une épreuve particulière, le chef de centre lit à haute voix les sujets.
Les sujets sont placés à l'envers sur les tables, le chef de centre donne le signal pour les retourner.
1.3 Déroulement des épreuves.
Toutes les opérations préliminaires décrites ci-dessus n'entament pas le temps imparti pour la composition ; commence ensuite après le retournement des sujets, le décompte et la durée fixée pour l'exécution des épreuves.
A partir de ce moment aucun candidat n'est admis dans la salle. Cette règle peut recevoir certaines exceptions (retard imputable à une grève de transport notamment) laissées à l'appréciation du chef de centre. Dans les cas difficiles, celui-ci en réfère, immédiatement, par téléphone à l'administration centrale ou à l'autorité territoriale responsable, s'il s'agit d'un concours déconcentré. Aucun temps supplémentaire n'est alors accordé.
Aucun départ n'est autorisé avant l'expiration d'une période de quinze minutes. Passé ce laps de temps, les candidats sont libres de se retirer. Ils doivent alors remettre leur copie, même à l'état de feuille blanche. Dans ce dernier cas, ils se trouvent exclus des épreuves suivantes au même titre que les candidats absents à l'épreuve.
Il n'est pas permis aux candidats de s'absenter pour reprendre ensuite leur place dans la salle. Toutefois, pour cause de maladie ou d'indisposition, il peut être dérogé à cette règle. Le candidat est alors accompagné d'un surveillant qui ne doit en aucun cas relâcher sa surveillance. Le temps écoulé hors de la salle ne donne jamais lieu à récupération.
Le chef de centre annonce la progression du temps imparti pour l'épreuve toutes les heures puis, à partir du dernier quart d'heure, toutes les cinq minutes. Cependant, en dehors des interventions ressortissant à ses attributions en matière de discipline, le responsable du centre doit observer la plus grande réserve pendant le déroulement des épreuves.
Le chef de centre et les surveillants se gardent, en particulier, de converser entre eux et, n'engagent aucun propos avec les candidats. Si l'un de ceux-ci sollicite un renseignement, la réponse est néanmoins donnée à haute voix pour être entendue de la salle entière. En tout état de cause, aucune indication relative à une épreuve, ne peut être fournie, les remarques peuvent être consignées au procès-verbal. Aucune appréciation sur la nature du sujet de composition, ni sur la valeur des copies des candidats ne doit être formulée. A ce propos, il est précisé qu'ils n'ont pas, au risque de contrarier l'effort de ces derniers, à prendre connaissance de leur travail en se tenant à proximité immédiate de leur emplacement.
A la remise des copies, le chef de centre prend le soin de s'assurer que les rubriques figurant à l'en-tête ont bien été renseignées. De même qu'il fait porter toute indication omise, il exige la suppression de tout signe distinctif superflu et en particulier celle de la signature qui ne figurerait pas à l'endroit prévu. Hormis ces opérations d'ordre administratif, aucune correction ne peut être effectuée par les candidats dès lors qu'ils ont déposé leur feuille de composition. Les brouillons ne sont acceptés que sous réserve et dans des circonstances exceptionnelles, telles que le malaise d'un candidat ou la détérioration accidentelles d'une copie.
Après avoir rassemblé et classé les feuilles de composition dans l'ordre alphabétique nominal des candidats et joint la liste nominative dûment renseignée et correspondant à l'épreuve, le chef de centre procède à la mise sous pli scellé non sans avoir avisé en temps opportun les candidats qu'il leur est recommandé d'assister à cette opération.
Ce pli est alors placé dans un coffre, mis à la disposition du chef de centre jusqu'à la fin de la dernière épreuve.
2 Clôture du concours.
Dès la clôture de la dernière épreuve, toutes les enveloppes sont groupées en un pli unique et scellé. Ce pli contient également :
le procès-verbal établi par le chef de centre ;
le plan sommaire de la salle d'examen avec indication des places numérotées.
Le procès-verbal signé par le chef de centre doit relater très précisément les incidents qui ont marqué le déroulement du concours ou de l'examen et les mesures qui ont dû être prises soit pour accueillir un candidat convoqué dans un autre centre, soit pour modifier la place initialement prévue d'un candidat (lien de parenté de deux candidats), soit pour tout autre motif.
Il est bien évident qu'il appartient au chef de centre d'apprécier les faits méritants d'être signalés mais il peut d'ores et déjà être considéré comme indispensable de renseigner l'administration centrale ou l'autorité territoriale responsable sur les décisions graves prises à l'égard de candidats écartés du concours ou de l'examen en raison d'un retard ou à la suite de tentatives de fraude ainsi que sur les motifs qui peuvent justifier la présentation de brouillons au lieu de copies.
Ce pli doit porter les indications suivantes :
Centre d'examen de
Concours pour l'emploi de
« Ne pas ouvrir »
est immédiatement transmis à l'autorité responsable du concours.
Chacune de ces opérations conditionne le bon déroulement du concours ou de l'examen. Le rôle de chef de centre ne se limite pas à la seule discipline, mais comporte d'importantes responsabilités tant avant la date des épreuves que pendant et après leur déroulement.