Introduction.

La gestion du personnel civil affecté et employé dans les implantations outre-mer du ministère de la défense nécessite à la fois une attention et une rigueur que la multiplicité des acteurs, l'éloignement et les spécificités de ces différents territoires imposent.

Dans cet esprit, la présente circulaire a pour objet de détailler les règles et procédures concernant tant l'administration que la gestion du personnel civil outre-mer. Il est précisé que le terme « outre-mer  » recouvre les départements outre-mer (DOM), les territoires outre-mer (TOM) ainsi que les implantations particulières à la tête desquelles se trouve un commandement des forces armées (liste détaillée en annexe I).

La présente circulaire ne s'applique qu'au personnel payé sur des chapitres budgétaires de rémunérations et charges sociales :

• fonctionnaires ;

• agents sur contrat ;

• ouvriers de l'État ;

• personnels de recrutement local (PRL).

Elle ne saurait en aucun cas concerner les agents éventuellement rémunérés par un organisme privé travaillant à leur profit au titre de la sous-traitance, ni les personnels rémunérés directement par les agents de la défense en poste dans ces zones (personnel domestique).

Les agents publics recrutés sur des contrats de droit privé [jurisprudence dite « Berkani » ⁽¹⁾] sont gérés dans les conditions fixées par les textes réglementaires d'application de l'article 34 de la loi 2000-321 du 12 avril 2000 (extrait au BOC, p. 2083).

Cette circulaire s'attache enfin tout particulièrement à dégager le rôle majeur et les responsabilités assumés, dans l'administration et la gestion du personnel civil, par les commandements supérieurs de forces (COMSUP) et commandements des forces françaises (COMFOR) relevant de l'autorité de l'état-major des armées (EMA). Ce rôle découle des attributions conférées aux COMSUP et COMFOR par le décret et l'arrêté visés en références.

Il convient dans ce contexte de souligner que les COMSUP et COMFOR constituent les autorités responsables de l'administration et de la gestion du personnel civil employé dans leur zone de compétence, ceci quelle que soit l'autorité d'emploi (armées, directions ou services). Les COMSUP/COMFOR assument dans ce cadre l'animation du dialogue social au sein de la zone sur laquelle s'exerce leur autorité.

Pour exercer ses responsabilités, chaque COMSUP/COMFOR est doté d'une structure unique, au sein de son état-major ou de la direction des commissariats, placée sous l'autorité d'un cadre civil ou d'un officier.

Les autorités organiques territoriales (armées, directions ou services) doivent toutefois et bien naturellement être associées à l'élaboration de la politique d'emploi et à la définition des moyens adaptés au niveau central ainsi qu'à la gestion du personnel au niveau local.

1. La définition des objectifs d'organisation et la répartition des effectifs budgétaires.

1.1. La définition des objectifs d'organisation.

Le besoin en personnel civil est exprimé par chaque formation d'emploi, validé au niveau territorial par les autorités organiques puis arrêté par les COMSUP/COMFOR. Ce processus permet de préparer, par territoire, un projet de maquette cible à soumettre à l'EMA pour décision.

Sur cette base, l'EMA effectue les ajustements nécessaires à l'équilibre du dispositif entre territoires, en concertation avec la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DPF), les états-majors d'armées et directions centrales concernés.

À l'issue, l'EMA arrête la maquette cible de chaque territoire.

Celle-ci constitue donc, pour chaque zone, le référentiel cible de gestion de l'emploi civil.

Cette cible en organisation, qui fixe les besoins (postes en organisation) nécessaires au fonctionnement de l'ensemble des organismes de la zone est réalisée selon la typologie suivante : personnel civil de niveau 1, de niveau 2, de niveau 3 non-ouvrier et de niveau 3 ouvrier.

Les maquettes peuvent évoluer chaque année. À cette fin, une demande circonstanciée présentant la variation souhaitée, positive ou négative, assortie d'argumentaire étayé devra être formulée, au plus tard en août de l'année n pour prise en compte l'année n + 1, selon le même processus que celui décrit pour la constitution de la maquette cible.

1.2. La répartition des effectifs budgétaires.

La DFP assure ensuite la traduction, en liaision avec l'EMA, les états-majors d'armées et directions centrales concernés, de la cible en organisation qui a été assignée à chaque territoire (maquette) en emplois budgétaires :

• pour les fonctionnaires (par corps) ;

• pour les agents sur contrat (par catégorie) ;

• pour les ouvriers (par groupe).

1.3. La mise en place des effectifs budgétaires.

Les effectifs budgétaires ainsi ventilés et détaillés sont affectés par la DFP au sein d'une enveloppe unique par territoire.

2. Le suivi et la comptabilisation des effectifs réalisés.

2.1. Le suivi local.

Chaque COMSUP ou COMFOR tient à jouer une situation mensuelle des effectifs civils de la zone qui présente :

• la répartition des effectifs budgétaires par corps et par organisme d'emploi (cf. ANNEXE II) ;

• en regard, la répartition des effectifs civils affectés sur ces emplois (effectifs présents et pondérés).

Ce document, qui constitue le tableau de bord territorial de l'emploi civil, est en outre communiqué, pour information et à leur demande, aux organisations représentatives du personnel civil de la zone.

2.2. Le suivi central.

Les informations relatives à l'évolution des effectifs civils et permettant la mise à jour de la base de données sur le personnel civil de la défense (SIGALE) sont transmises mensuellement à la DFP, responsable de leur saisie.

Sur ce point, il est précisé que la comptabilisation centrale des personnels de recrutement local est désormais réalisée selon la procédure suivante, exclusivement pour ceux employés dans les forces prépositionnées en Afrique (la liste détaillée des COMFOR concernés figure en annexe I, alinéa 3) :

La dotation budgétaire destinée à la rémunération de ces agents utilise les supports de droits ouverts d'ouvriers du groupe IV nouveau.

Cette dotation, traduite en masse, doit permettre de rémunérer le nombre de PRL prévu, en postes, dans la maquette. Localement, les PRL seront donc suivis individuellement.

En revanche, la comptabilisation des PRL dans les situations ministérielles d'effectifs civils sera ajustée à la dotation budgétaire affectée (par exemple : 15 EB de groupes IVN sont prévus pour la rémunération de 40 PRL ; les effectifs comptabilisés dans les situations ministérielles seront ajustés à 15).

Le suivi et le contrôle des crédits utilisés à cet effet seront assurés par la DFP (PER/4).

3. L'administration et la gestion du personnel civil.

Les COMSUP/COMFOR constituent le seul point d'entrée et de sortie des actes relatifs au personnel civil de la zone (actes d'administration, de gestion collective, de gestion prévisionnelle).

3.1. Administration.

Les COMSUP/COMFOR assument la responsabilité de la réalisation, la transmission ou la notification des actes d'administration du personnel civil (notamment dans les domaines de l'avancement ou de la notation). Ils interviennent en fonction du niveau de délégation fixé par la réglementation applicable en la matière.

Ils agissent dans le respect des attributions conférées aux chefs d'établissements, notamment en ce qui concerne l'administration des ouvriers de l'État.

3.2. Gestion collective et prévisionnelle.

Compte tenu de la répartition budgétaire des emplois civils de la zone arrêtée par la DFP (cf. 1.2), de la situation globale des effectifs présents et des mouvements anticipés sur l'exercice (bilan entrées/sorties prévisionnelles), les COMSUP/COMFOR déterminent un plan de gestion pour l'année.

Ce plan de gestion fixe les priorités et objectifs annuels dans les domaines :

• des redéploiements internes ;

• des mobilités (notamment en provenance de la métropole) ;

• des recrutements.

Le plan de gestion est discuté et validé au sein d'une commission territoriale de gestion du personnel civil réunie à l'initiative et sous l'autorité des COMSUP/COMFOR et regroupant des représentants de l'ensemble des employeurs territoriaux. Cette commission se réunit au moins une fois par an, avant la fin du troisième trimestre de l'année N, pour arrêter le plan de gestion de l'année n + 1.

Le plan de gestion n + 1 est adressé à l'EMA et à la DFP, au plus tard le 1^er décembre de l'année n, pour validation avec les états-majors d'armées et directions centrales concernés.

La recherche préalable des redéploiements internes doit être systématiquement privilégiée dans les zones en sureffectif global. La qualité de cette démarche est essentielle à la résorption de surnombres qui sont, de fait, gagés par des emplois de métropole et qui limitent la capacité de recrutements des zones qui les subissent. En cas de besoin, ces agents peuvent bénéficier d'une formation à leur nouvel emploi.

Les mutations vers l'outre-mer.

L'expression des besoins destinés à être satisfaits par la voie de la mobilité (de la métropole vers la zone considérée) relève de la compétence exclusive des COMSUP/COMFOR.

Le traitement des mutations s'effectue selon le processus suivant :

• 1. Envoi de la demande à la DFP/GPC, impérativement accompagnée :

  • de la fiche de poste correspondante ;

  • d'une correspondance justifiant de la nature de la vacance (constatée ou prévisionnelle), des raisons du recours à une mutation (technicité de l'emploi, absence de candidature locale…).

• 2. Contrôle de la DFP sur les éléments transmis.

• 3. Si accord, diffusion par la DFP de la fiche de poste, avec alimentation de la bourse des emplois.

• 4. Recueil des candidatures et classement préférentiel par la DFP, en liaison avec le COMSUP ou COMFOR concerné, pour les fonctionnaires des catégories A et B. Pour les autres agents, recueil des candidatures et classement préférentiel par le COMSUP ou COMFOR concerné.

• 5. Mutation prononcée par l'autorité compétente (DFP pour les fonctionnaires de catégorie A, autorité territoriale compétente pour les fonctionnaires des catégories B et C et les ouvriers de l'État).

Il est en outre rappelé sur ce point :

• Que les emplois d'ouvriers (destinés, selon les cas, aux ouvriers de l'État, aux ouvriers professionnels et maîtres ouvriers des administrations de l'État ou au personnel de recrutement local) doivent être prioritairement réservés aux recrutements locaux.

• Le recours à la mobilité pour satisfaire un besoin ouvrier constitue donc une exception uniquement justifiée par l'absence de candidature locale adaptée. Dans ce cas et à qualification équivalente, la préférence sera accordée aux candidats ayant conservé dans le département ou territoire considéré le centre de leurs intérêts matériels et moraux.

• Que le choix opéré parmi les candidats éventuels à des emplois de fonctionnaires outremer prendra également en compte, à dossier équivalent, les intérêts matériels et moraux que les agents pourront avoir conservés dans le département ou le territoire considéré.

Les recrutements.

Les besoins de recrutements sont exprimés par chaque COMSUP/COMFOR pour sa zone de compétence. Pour chaque corps statutaire de fonctionnaires, le COMSUP/COMFOR détermine un ordre de priorité des besoins recensés.

Ces besoins sont ensuite adressés à la DFP (selon le calendrier arrêté chaque année) qui fixe une enveloppe de recrutements de la zone par corps, sur la base des éléments des plans de gestion qui lui auront été communiqués et des possibilités globales offertes au ministère de la défense.

En ce qui concerne les fonctionnaires, le recours aux concours déconcentrés sur les zones considérées sera systématiquement privilégié, dans la limite des possibilités réglementairement prévues.

Les embauchages d'ouvriers de l'État sont, en règle général, interdits. Des autorisations exceptionnelles pourront être accordées, sur dérogation expresse de la DFP, pour répondre à une situation ponctuelle de l'emploi d'une zone outre-mer. Les emplois offerts seront réservés au recrutement local.