Visée par le contrôle général des armées le 13 mars 2001 sous le n^o 197.

Visée par le contrôle financier central le 10 mai 2001 sous le n^o 4742.

Préambule.

Certaines autorités de l'armée de terre peuvent être appelées dans l'exercice de leur fonction à engager des dépenses de réception à caractère alimentaire.

La présente instruction fixe les dispositions générales applicables en la matière et les modalités selon lesquelles sont engagées, liquidées et mandatées les dépenses.

1. Dispositions générales.

1.1. Autorités bénéficiaires.

Peuvent se voir accorder des crédits pour dépenses de réception à caractère alimentaire :

• le général major général de l'armée de terre ;

• les officiers généraux sous-chefs de l'état-major de l'armée de terre ;

• les officiers généraux et officiers exerçant un commandement organique ou opérationnel ;

• les directeurs centraux des services ;

• les officiers généraux et officiers exerçant le commandement d'une école, d'un centre d'entraînement ou d'un centre d'instruction ;

• les délégués militaires départementaux de l'armée de terre ;

• les chefs de corps, directeurs de service ou d'établissement.

La liste des bénéficiaires est établie annuellement par l'état-major de l'armée de terre.

1.2. Objet des dépenses.

Peuvent être prises en charge sur des crédits budgétaires les activités suivantes  :

• réceptions officielles et invitations de personnalités civiles et militaires françaises ou étrangères ;

• invitations d'autorités civiles internes ou externes à la fonction publique, et d'autorités militaires françaises ou étrangères.

La prise en charge porte également sur les dépenses liées à la participation du personnel civil ou militaire de la défense à ces réceptions ou invitations.

Sont exclus de la prise en charge sur crédits de réception, les frais relatifs à des manifestations qui ne relèveraient pas des cas exposés ci-dessus et qui ne rentreraient pas dans le cadre strict du service. En particulier, les dépenses relatives aux manifestations spécifiques (passation de commandement, fête de tradition), aux fêtes annuelles (arbre de Noël, vœux de nouvel an), aux séminaires ou repas de travail composés de personnel d'un même organisme n'entrent pas dans le cadre de la présente instruction. Elles font l'objet de dispositions réglementaires et de financements particuliers.

Les dépenses financées à partir de ces crédits sont exclusives du paiement de toute autre indemnité ⁽¹⁾.

1.3. Nature et montant des dépenses.

La prise en charge ne peut porter que sur des prestations à caractère alimentaire (repas, buffet, cocktail, vin d'honneur…). Les dépenses de transport, d'hébergement ou de prestige sont strictement exclues du champ d'application de la présente instruction.

Les prestations nécessaires aux activités de réception peuvent être réalisées  :

• auprès d'un organisme d'alimentation relevant du ministère de la défense, d'un autre ministère ou d'un établissement public (autonome ou en régie) ;

• par le bénéficiaire lui-même uniquement dans le cas d'un hôtel de représentation ou de la résidence d'une autorité militaire pour lesquels le fonctionnement est assuré par du personnel de la défense ;

• dans le secteur privé.

Lorsque les prestations sont réalisées dans le secteur privé, les achats sont soumis aux règles de l'achat public.

Pour des raisons de convenances et d'économie, les dépenses de l'espèce ne doivent pas excéder, dans leur nature comme dans leur montant, les limites strictes du raisonnable, compte tenu de la qualité des personnes reçues et du prix moyen des prestations fournies.

1.4. Imputation budgétaire.

Les dépenses de réception sont imputées sur les crédits du chapitre alimentation de l'armée de terre  : 34.10 article 20 paragraphe 97.

2. Modalités d'application.

2.1. Attribution et mise en place des crédits.

Les crédits sont répartis annuellement par l'état-major de l'armée de terre (bureau logistique) entre les autorités allocataires définies au point 1.1. Ils sont gérés par la direction centrale du commissariat de l'armée de terre qui assure leur mise en place auprès des ordonnateurs secondaires.

2.2. Engagement des dépenses.

Tout engagement doit être précédé d'une décision (note de service) prescrivant l'organisation de la réception, signée par l'autorité allocataire des crédits. Une copie de la note de service est adressée à l'organisme d'appartenance des personnes reçues.

Cette décision doit, en outre, indiquer :

• l'objet, la date et la nature de la dépense ;

• les modalités de réalisation ;

• le montant estiné ou certain de la dépense.

Les dépenses de réception sont engagées sous la signature de l'autorité allocataire (titulaire ou intérimaire).

Afin de permettre aux autorités bénéficiaires, désignés au point 1.1, de satisfaire à leurs obligations, celles-ci sont autorisées à engager des dépenses dans la limite de 1/12^e des allocations accordées l'année précédente dès le 1^er janvier de l'année.

2.3. Liquidation et règlement des dépenses.

Le dossier de dépenses est transmis directement à l'ordonnateur secondaire dont dépend l'autorité. Il est constitué obligatoirement des pièces suivantes :

• note de service ayant prescrit la prestation (cf. engagement des dépenses)  ;

• facture, en deux exemplaires dont l'original, détaillée, revêtue de la mention de certification de la réalité de la dépense et de l'exécution du service. Elle est arrêtée, datée et signée par le prestataire de service et doit comporter les coordonnées du compte bancaire ou postal à créditer.

L'ordonnateur secondaire procédera, au vu du dossier ci-dessus et après vérification de celui-ci, au mandatement des crédits directement au profit du fournisseur de la prestation.