1. Contenu

Le principe créateur du système d'information et d'aide à la décision pour les ressources humaines (SIAD/RH) est la décentralisation de la saisie des données de ressources humaines. Les données sont constituées d'une très grande variété d'occurrences, liées à l'administré lui-même, à son emploi immédiat ainsi qu'aux décisions prises par l'administration. C'est donc de la qualité de la saisie des données que dépend la fiabilité des informations fournies par le SIAD/RH. Ces informations sont capitales pour la connaissance aussi bien locale que régionale et nationale de l'ensemble de la population que gère la marine. Elles sont déterminantes pour la prise de décisions, adaptées à la réalité, à l'échelon de la direction du personnel militaire de la marine, de l'état-major de la marine et du ministère de la défense.

C'est la raison pour laquelle le contrôle des informations saisies est nécessaire. Il relève de la responsabilité de chacun des acteurs participant à l'élaboration des données. Il doit s'exercer à chaque pôle de saisie de l'information, sans le limiter aux seules informations auxquelles l'organisme a le droit de saisie. Il se fait conformément au principe de subsidiarité. Ces principes garantissent la qualité des informations nécessaires aux différents échelons de commandement. Ils garantissent également à l'administré la qualité des données qui le concernent, ce qui est, à son égard, un devoir légal et moral.

2.

Dans l'ensemble de la présente instruction, le décideur est le responsable à l'origine d'une décision de gestion ou d'ordre statutaire.

3.

La responsabilité de la saisie des données revient au décideur, qui saisit lui-même ou délègue la saisie en précisant les éléments de décision (codes, références, etc.). Il a dans ce dernier cas la charge du contrôle de l'exactitude des informations saisies et du délai de prise en compte.

4.

Les données recueillies auprès de l'administré sont saisies par le bureau militaire de formation (BM), quand il en a la capacité, dans le cas contraire elles sont transmises à l'organisme compétent.

5.

Les informations doivent, dès quelles sont connues, être saisies ou signalées dans un délai inférieur à huit jours à l'exception du mouvement « embarquement » qui doit être effectué le jour même du ralliement physique de l'intéressé. Elles doivent être systématiquement recherchées soit auprès des administrés si elles touchent à l'état civil du personnel soit auprès de la direction du personnel militaire de la marine, du bureau des mutations ou du bureau personnel des autorités organiques si elles concernent des actes de gestion (désignation, mise pour emploi, etc.).

Pour les unités équipées non reliées (UENR), si l'urgence le nécessite et ne peut être prise en compte par les cycles de transmission d'informations différentielles par cassette, les informations doivent alors être saisies par l'application « unités non équipée » (UNE — disquette) transmises sans délai et si nécessaire par message adressé à la DPMM (centre de traitement de l'information pour les ressources humaines, CTIRH, en copie).

6.

Saisie d'information, responsabilité individuelle des acteurs.

Le principe de confidentialité du SIAD/RH repose sur l'identification des saisies passées par tout opérateur.

Chaque opérateur dispose d'un « login » et d'un mot de passe personnel. Il ne pourra se connecter au SIAD/RH que sur des postes de travail identifiés par le centre informatique du personnel militaire (CIPM).

Les saisies étant signées du « login », la responsabilité personnelle de chacun des opérateurs est engagée dans le processus de qualité des données du SIAD/RH.

7.

Le contrôle des données repose sur trois niveaux.

  I. LE CONTRÔLE LOCAL.

  1. Responsabilités du bureau militaire.

Le BM détenteur du dossier d'un administré est reponsable de sa conservation et de sa tenue à jour. Dès qu'une personne est désignée pour une affectation, le dossier de l'administré devient accessible pour le BM de destination.

Il appartient dès lors à ce dernier de contrôler la bonne tenue du dossier et de demander au BM encore en charge du dossier de le rectifier ou s'il ne peut le faire lui-même d'initier la démarche de mise à jour auprès des gestionnaires concernés à l'aide d'une fiche de liaison dont l'utilisation est détaillée en annexe I. Ces fiches seront adressées au BM prenant au débarquement de l'intéressé.

Si le délai entre la désignation et le ralliement de l'intéressé est insuffisant pour effectuer ce contrôle ou s'il subsiste encore des anomalies non prises en compte, il appartient au BM prenant de signaler les anomalies à la DPMM en mettant en copie le BM quittant et le bureau conseil militaire (BCM) de région.

Lors de l'embarquement, le BM fait remplir à l'administré, conjointement au bureau administratif, le formulaire présenté en annexe II. Ce mouvement signe la prise en charge administrative du dossier. Lors de la saisie de l'information d'embarquement, le jour du ralliement physique de l'intéressé, le dossier est contrôlé et mis à jour (informations concernant l'adresse personnelle, personne à prévenir, nombre d'enfants, etc.) et sauf réserve, est réputé sain.

Ces règles s'appliquent aux dossiers de l'ensemble du personnel officier et non officier.

  2. Responsabilité du chef du bureau militaire.

Le chef du BM édite, contrôle et vise :

• hebdomadairement la liste des mouvements effectués et ayant trait au personnel dont il a la responsabilité de gestion ;

• mensuellement les états statistiques sur les dossiers en anomalie.

Ces listes sont archivées et présentées lors des inspections techniques ou inspections préliminaires aux inspections générales.

  II. LE CONTRÔLE RÉGIONAL.

Responsabilités du bureau conseil militaire et des bureaux personnel placés auprès des commandements territoriaux ou organiques.

Ces bureaux assurent, grâce à des outils statistiques, le contrôle permanent de l'action des BM. Ils disposent d'un droit d'inspection technique sur demande de la DPMM ou des autorités organiques et lors des inspections préliminaires aux inspections générales. Ils ont pour responsabilité de faire rectifier au plus tôt, par les BM, les écarts constatés dans la tenue à jour du SIAD/RH en se fondant notamment sur les éléments de l'annexe III.

Lors de la rédaction des fiches de synthèse annuelle ils peuvent demander des améliorations ou des évolutions des outils du système d'information. Ces fiches de synthèse sont adressées à PM/INF copie CTIRH (CIPM).

Le BCM aide et conseille les BM dans leurs actions de gestion des informations. Sur demande d'une formation ou à son initiative, il provoque toutes les actions nécessaires à l'amélioration de la qualité des données de la base.

Avant chaque inspection, il appartient au BMC de s'informer auprès des gestionnaires (DPMM, bureau des mutations de région, CTIRH,…) des difficultés que ceux-ci rencontrent éventuellement avec les BM devant être inspectés.

Les BCM sont chargés du contrôle régional et s'appuient, dans cette tâche, sur les enseignements tirés des fiches de liaison.

  III. CONTRÔLE ET ACTION DE LA DIRECTION DU PERSONNEL MILITAIRE DE LA MARINE ET DE LA DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE LA MARINE.

Les bureaux de la DPMM et de la DCCM, lors de leurs travaux statistiques profitent de toute opportunité pour faire rectifier les anomalies constatées.