INSTRUCTION N° 506551/DEF/SGA/DFP/AS/ IR relative au fonctionnement des comités sociaux.
Abrogé le 13 janvier 2014 par : INSTRUCTION N° 230034/DEF/SGA/DRH-MD/SA2P/SDAS relative au fonctionnement des comités sociaux du ministère de la défense. Du 19 novembre 2001NOR D E F P 0 1 5 2 6 8 3 J
La présente instruction a pour objet de fixer les modalités d'application de l' arrêté du 06 août 2001 (1) relatif aux comités sociaux, conformément à son article 19.
1. Règles générales relatives au fonctionnement des comités sociaux.
1.1.
Le président dirige les séances et supervise les travaux du comité social. Il est responsable de la bonne tenue des débats, de la mise en œuvre des décisions et de la remontée des informations relatives à l'activité du comité social destinées au commandement local, aux états-majors et directions et à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales). Il s'assure que les membres du comité social disposent des informations, de la documentation et des moyens nécessaires pour exercer leur mandat ; si nécessaire, il prend les décisions qui s'imposent.
Il se fait assister par un secrétaire de séance chargé de la rédaction des comptes rendus, des communiqués et de la préparation matérielle des séances.
Les représentants du personnel, qui disposent seuls d'une voix délibérative, sont les acteurs essentiels du comité social. Ils font connaître les besoins exprimés par les ressortissants, donnent des avis et font toutes propositions sur les mesures susceptibles de mieux y répondre. Ils contribuent à l'information des ressortissants sur la politique d'action sociale. Ils décident des priorités à retenir en matière d'actions sociales communautaires et culturelles.
Ils désignent en leur sein un secrétaire général.
Les représentants des services de l'action sociale, désignés par le président, sur proposition ou après avis du directeur local de l'action sociale ou du chef de district, participent au titre de leurs fonctions aux travaux du comité social. Ils apportent leur concours au président pour la préparation des séances et l'animation des débats ; ils communiquent au comité les informations nécessaires et répondent aux questions d'ordre technique soulevées par les représentants du personnel. Ils contribuent, en outre, au suivi et à la mise en œuvre des décisions du comité social.
1.2.
Le président fixe l'ordre du jour des séances du comité social. Il anime les débats et veille à les limiter aux questions relevant du domaine social. Sur son initiative ou à la demande des représentants du personnel, il peut décider de la constitution de groupes de travail et les investir d'une mission ou d'un mandat particulier. Il fait rédiger le compte rendu des séances. Sa présence est obligatoire, sauf cas de force majeure. Dans ce dernier cas, la présidence est exercée par l'autorité qui assure l'intérim des fonctions principales dévolues au titulaire.
1.3.
Le secrétaire général est désigné par et parmi les représentants du personnel lors de la première séance du comité social pour la durée du mandat en cours. Lorsqu'il n'est plus en mesure d'exercer son mandat (pour cause de démission, radiation des cadres ou mutation hors du ressort du comité social), il est remplacé dans les mêmes conditions. Le secrétaire général participe à l'établissement de l'ordre du jour et cosigne le compte rendu et le communiqué établis à l'issue de chaque séance. Il peut se voir confier la fonction de correspondant des représentants du personnel auprès du président, du commandement et des services de l'action sociale.
1.4.
Le secrétariat est assuré par un agent de l'administration désigné par le président. Il ne peut être, ni un membre du comité social, ni un représentant des services de l'action sociale.
1.5.
Sur proposition du président ou des représentants du personnel, des participants occasionnels (experts ou invités), convoqués par le président du comité social, peuvent assister aux séances du comité social.
Les experts sont entendus sur un point précis de l'ordre du jour. Ils ne peuvent assister qu'à la partie des débats relative aux questions pour lesquelles leur présence a été sollicitée.
Les invités (autorités extérieures, suppléants) peuvent être autorisés à assister à l'intégralité de la séance à titre d'observateurs.
1.6.
Les représentants du personnel au comité social, membres du conseil central de l'action sociale, mutés en cours de mandat hors du ressort de leur comité social [en France métropolitaine ou aux forces françaises et de l'élément civil stationnés en Allemagne (FFECSA)], siègent en tant qu'invités, sans voix délibérative, au sein de leur comité social d'accueil. A la première vacance du siège, ils deviennent représentants du personnel avec voix délibérative.
2. Organisation des séances des comités sociaux.
2.1.
Le comité social se réunit obligatoirement deux fois par an, entre le 1er février et le 30 avril et entre le 1er septembre et le 30 novembre. En dehors de ces séances ordinaires, le comité social peut être convoqué en séance extraordinaire à tout moment par son président ou sur la demande motivée de la majorité des représentants du personnel.
2.2.
L'ordre du jour de chaque séance est établi par le président en liaison avec le secrétaire général.
Le président doit consulter les représentants du personnel sur les questions dont ils souhaitent débattre avant d'établir l'ordre du jour définitif. Les questions dont l'examen a été demandé par la majorité des membres du comité social sont inscrites d'office à l'ordre du jour. Sauf cas d'urgence, celui-ci leur est communiqué au moins quinze jours avant la séance, accompagné des documents préparatoires nécessaires ainsi que des réponses aux questions non résolues lors de la précédente séance.
2.3.
Parmi les points inscrits à l'ordre du jour doivent figurer obligatoirement :
à chaque séance :
les suites des travaux entrepris lors des séances précédentes ;
l'examen des questions d'actualité concernant l'action sociale du ministère : thèmes étudiés par le conseil central de l'action sociale, grands dossiers en cours, textes réglementaires en préparation, etc. ;
l'état des actions sociales menées sur le plan local ou régional, soit dans le cadre d'une même armée ou direction, soit dans un cadre interarmées ;
le bilan des actions collectives menées au niveau local (garde d'enfants, accueil des personnes âgées, établissements de vacances, lutte contre les grands fléaux) ;
une fois par an : le bilan de l'emploi des crédits d'actions sociales communautaires et culturelles de l'année précédente et un point de situation de l'année en cours.
2.4.
Le président est chargé de faire adresser les convocations et de communiquer l'ordre du jour définitif de la séance aux membres du comité social. Il s'assure de la préparation matérielle de la séance et fait établir le compte rendu ainsi que le communiqué.
Les convocations sont adressées aux membres du comité social sous couvert du chef de corps, de service ou d'établissement ; une copie de ces convocations est adressée directement aux intéressés.
2.5.
Les séances du comité social ne sont pas publiques. Elles ne sont valablement tenues que si la moitié au moins des membres ayant voix délibérative est présente.
Le président peut à la demande des représentants du personnel ou de sa propre initiative soumettre au vote des avis ou des propositions sur toute mesure relevant de la compétence du comité social. Le résultat de ces votes est consigné au compte rendu.
Lorsque le comité se prononce sur les priorités à retenir en matière d'actions sociales communautaires et culturelles, en cas de partage égal des voix, la décision revient au président.
2.6.
Le comité social peut constituer temporairement des groupes de travail ou réaliser des missions d'information sur des thèmes particuliers. Le résultat de ces travaux est présenté aux membres lors des séances du comité social et annexé au compte rendu.
Le comité social peut également décider de la création d'une commission particulière chargée de l'examen des questions relatives aux actions sociales communautaires et culturelles (ASCC), dans les conditions précisées au point 4 ci-dessous.
2.7.
Un compte rendu est établi après chaque séance du comité social par le secrétaire. Il est obligatoirement signé par le président, cosigné par le secrétaire général et transmis dans un délai d'un mois aux membres titulaires et suppléants du comité social.
Ce compte rendu doit présenter un caractère synthétique et rapporter l'essentiel des débats.
Les membres du comité social ayant participé aux délibérations peuvent présenter des observations écrites sur le contenu du compte rendu. Elles doivent être adressées au président du comité social et n'entraînent pas la modification du compte rendu. Elles doivent faire l'objet d'une discussion lors de la séance suivante.
Tout ressortissant peut demander à prendre connaissance des comptes rendus du comité social.
2.8.
Simultanément à leur transmission aux membres du comité social, les comptes rendus sont adressés au directeur local de l'action sociale en trois exemplaires. Celui-ci procède à leur exploitation et en adresse un exemplaire à la direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction des actons sociales (DFP/ SDAS) accompagné d'un rapport de synthèse faisant ressortir :
les orientations d'ensemble retenues en matière d'actions locales (ASCC, prévention...) ;
les attentes et besoins des ressortissants exprimés par les représentants du personnel ;
leurs suggestions quant aux priorités à retenir et aux adaptations à apporter au dispositif des prestations de l'action sociale du ministère ;
les questions d'interprétation de la réglementation soulevées par les comités nécessitant une réponse de l'administration centrale.
Une copie du rapport de synthèse est adressée conjointement à l'inspecteur de l'action sociale des armées et à l'état-major ou à la direction concerné.
Les comptes rendus des comités sociaux d'outre-mer et de l'étranger sont adressés à l'état-major des armées (division organisation et logistique) et à la DFP/SDAS par les commandants des forces. Lorsque les comptes rendus font état d'observations particulières relatives au personnel d'une armée, direction ou service, ils sont également adressés aux état-majors, direction ou service centraux concernés.
De même, s'ils font état d'observations relatives à des établissements gérés par l'institution de gestion sociale des armées (IGeSA), ils sont adressés à l'administrateur de l'IGeSA.
2.9.
A l'issue de chaque séance, un communiqué présentant la synthèse des travaux est établi. Il est signé du président et du secrétaire général, et diffusé à l'ensemble des unités, formations, établissements ou services rattachés au comité social, afin d'être porté à la connaissance du personnel.
3. Organisation des commissions restreintes.
3.1.
L'attribution des secours aux ressortissants est décidée par une commission restreinte émanant du comité social ou commune à plusieurs comités sociaux dont la présidence est assurée par le directeur local de l'action sociale ou le chef de district social.
Cette commission est composée de représentants du comité social ou des comités sociaux concernés, chaque représentant étant désigné par les membres de la catégorie à laquelle il appartient.
Chaque catégorie dispose d'un siège à la commission restreinte ; un siège supplémentaire est attribué aux deux catégories dont l'effectif du personnel représenté est le plus important. Les représentants du personnel doivent être membres titulaires du comité social ou des comités sociaux concernés.
Par accord entre les membres d'une catégorie, leur représentation au sein de la commission peut être modifiée pendant la durée du mandat afin de permettre une participation tenant compte, dans toute la mesure du possible, pour le personnel militaire des formations et services auxquels il appartient, et pour le personnel civil des résultats des élections aux comités sociaux.
En cas de partage égal des voix lors de la désignation des représentants d'une catégorie de personnel, c'est le représentant dont la durée des services est la plus importante qui est désigné.
Chaque représentant dispose d'un premier et, éventuellement d'un second suppléant, également membres titulaires du comité social ou des comités sociaux, désignés dans les mêmes conditions et qui le remplacent, dans l'ordre de leur désignation, en cas d'absence ou d'empêchement.
Le président de la commission restreinte doit veiller à ce que la liste des représentants titulaires et suppléants soit constamment tenue à jour et renouvelée en fonction des départs.
La commission ne peut valablement statuer que si au moins quatre de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, le président reporte la séance à huitaine et procède à une nouvelle convocation des membres. Les conditions de quorum ne sont pas opposables pour la tenue de cette seconde séance.
3.2.
La commission restreinte se réunit chaque fois que le président le juge opportun et en principe deux fois par mois. Elle décide, dans le cadre de l'enveloppe financière qui lui est impartie, de l'attribution des secours sociaux qui lui sont présentés de la manière suivante :
la demande est instruite par un assistant de service social. Le conseiller technique de service social d'encadrement ou de direction, ou à défaut un assistant de service social, en récapitule les éléments caractéristiques et présente son rapport à la commission, en respectant un complet anonymat. Le dossier présenté doit permettre à la commission d'apprécier, de manière précise, la nature des difficultés rencontrées (situation financière du ressortissant en recettes et en dépenses, nombre et montant des aides financières déjà obtenues...) et indiquer les démarches entreprises par le ressortissant ou le service social auprès d'autres organismes ou services ;
la commission se prononce par un vote auquel le président ne participe pas. En cas de partage égal des voix la décision revient au président ;
les délibérations ne doivent en aucun cas avoir pour effet de lever l'obligation de secret professionnel à laquelle sont soumis les assistants de service social. De même, les membres des commissions sont tenus à une obligation de réserve pour tous les faits et documents dont ils ont connaissance en cette qualité ;
à l'issue de chaque séance, le président établit un relevé des décisions prises et le fait signer par les membres présents. Le contenu de ce document, très concis, doit se limiter à la décision prise, celle-ci pouvant le cas échéant être complétée d'une précision récapitulant les réserves exprimées. Ce relevé est conservé par le secrétariat du district social ou de la direction locale de l'action sociale et n'est communiqué qu'au directeur local de l'action sociale ou au chef de district social.
Pour tout secours attribué en application de la procédure d'urgence prévue par la circulaire 501262 /DEF/DFP/AS/IR du 09 mars 1998 (2) modifiée relative au soutien social, la commission doit en être tenue informée à la séance suivante. Elle peut se prononcer sur un éventuel secours complémentaire.
3.3.
Cette même commission délibère également dans les formes prévues au point 3.2 ci-dessus sur les dossiers de prêts sociaux qui lui sont soumis, pour avis, par les autorités détenant le pouvoir de décision en la matière (directeur local de l'action sociale ou chef de district social) lorsque celles-ci ont des doutes sur l'opportunité de les satisfaire en tout ou partie.
3.4.
Le chef de district social ou le directeur local de l'action sociale procède au paiement des secours et tient pour les membres de la commission le bilan d'emploi des crédits correspondants.
3.5.
Par dérogation aux dispositions ci-dessus, les demandes émanant de personnel visé au dernier alinéa de l'article 7 de l'arrêté de référence sont instruites par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (sous-direction des actions sociales).
4. Organisation des commissions dédiées aux actions sociales communautaires et culturelles.
4.1.
Le comité social peut, sur propositon du président ou des représentants du personnel, constituer une commission particulière, dite « commission ASCC », chargée de l'examen des questions relatives aux actions sociales communautaires et culturelles (ASCC) et le cas échéant, d'étudier en liaison avec les comités sociaux implantés dans la même zone géographique, la possibilité d'actions à réaliser en commun.
La composition de cette commission, son mandat, le rythme de ses séances et les modalités de restitution de ses travaux sont soumis à une délibération du comité social.
4.2.
Une commission ayant un objet similaire peut être constituée, sur proposition de présidents de comités sociaux ou de représentants du personnel, dans le cadre d'un ensemble regroupant plusieurs comités sociaux. Cette commission prend alors la dénomination de « commission mixte ASCC ».
La composition de cette commission, son mandat, le rythme de ses séances et les modalités de restitution de ses travaux sont soumis à une délibération des comités sociaux dont elle émane.
Les attributions de la commission portent sur l'emploi des crédits ASCC délégués par les comités sociaux représentés, ainsi que sur l'orientation et l'évaluation des actions correspondantes.
Le bilan des actions ASCC fait l'objet d'une présentation annuelle auprès de chacun des comités sociaux concernés.
5. Garanties des membres.
5.1.
Les opinions émises par les membres des comités sociaux dans l'exercice de leurs fonctions sont libres et ne peuvent donner lieu à poursuite ou sanction.
Toutefois, les représentants du personnel sont tenus à l'obligation de discrétion dans la diffusion des opinions exprimées en séance ; le président du comité social doit par ailleurs s'opposer à la transcription de mentions injurieuses, diffamatoires ou susceptibles de porter atteinte à la crédibilité des membres dans les documents publiés par le comité social.
5.2.
Le comportement des représentants du personnel ne doit en aucun cas faire l'objet d'une appréciation défavorable dans leurs notes ou leur dossier individuel, ni influencer quelque décision que ce soit les concernant. S'ils considèrent que ce principe n'est pas respecté, ils peuvent exercer le droit de recours propre à leur statut d'emploi et notamment, pour ce qui concerne les représentants du personnel militaire, ceux définis par les dispositions de l'article 13 du décret 75-675 du 28 juillet 1975 (3) modifié portant règlement de discipline générale dans les armées et du décret 2001-407 du 07 mai 2001 (4) organisant la procédure de recours administratif préalable aux recours contentieux formés à l'encontre d'actes relatifs à la situation personnelle des militaires.
6. Facilités accordées aux membres des comites sociaux.
6.1.
La participation aux activités des comités sociaux (séances plénières, groupes de travail, missions particulières d'étude ou d'information, visites d'information, travaux des commissions...) est une activité de service et doit être considérée comme une priorité par la hiérarchie d'emploi.
6.2.
Des facilités doivent être accordées aux membres des comités sociaux pour exercer leur fonction et notamment :
des facilités matérielles : pour les membres titulaires qui n'en disposent pas déjà, mise à disposition d'un local leur permettant de préparer dans des conditions satisfaisantes les réunions et de rassembler une documentation tenue à jour ;
des facilités horaires : les membres titulaires convoqués aux séances plénières doivent disposer d'un temps suffisant pour préparer ces séances et y participer dans les meilleures conditions ;
des facilités d'information : à ce titre, le président organise un calendrier de visites qui permet aux membres du comité social de visiter, de préférence pendant une période de fonctionnement, les établissements sociaux implantés dans le périmètre du district dont relève le comité social. Ce calendrier est établi de façon à permettre aux membres de voir une fois chacun des établissements concernés au cours de leur mandat. Cette visite constitue une activité de service et entraîne, s'il y a lieu, le paiement des indemnités de déplacement ;
des facilités d'accès aux différents établissements, unités, formations ou services du ressort du comité social.
Toute difficulté rencontrée par un membre du comité social à l'occasion de son mandat doit être signalée par écrit au président du comité. Celui-ci procède à l'examen de la réclamation et des suites qui peuvent y être apportées, puis rend compte au directeur local de l'action sociale.
6.3.
Les déplacements des membres convoqués aux séances, commissions ou formations du comité social sont indemnisés dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
Ces indemnités sont prises en charge par l'état-major, la direction, le service ou l'établissement dont relève le membre du comité social.
7. Texte abrogé.
La présente instruction abroge l'instruction no 504009/DEF/DFP/AS/IR du 2 septembre1997 relative au fonctionnement des comités sociaux.
Pour le ministre de la défense et par délégation :
Le contrôleur général des armées, directeur de la fonction militaire et du personnel civil,
Jean-Michel PALAGOS.