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DÉLÉGATION GÉNÉRALE POUR L'ARMEMENT : direction des personnels et des affaires générales

INSTRUCTION N° 10834/DEF/DGA relative aux archives de la délégation générale pour l'armement.

Du 22 mars 1985
NOR

Autre(s) version(s) :

 

La présente instruction a pour objet d'organiser et de réglementer la gestion et la conservation des archives de la délégation générale pour l'armement.

Les organismes concernés sont :

  • les directions de la délégation générale pour l'armement ;

  • les établissements et services qui en dépendent ;

  • et, en accord avec le service historique de l'armée de terre, la section technique de l'armée de terre.

La gestion et la conservation des archives du fonds de l'armement sont assurées par le centre d'archives de l'armement.

1. Définitions relatives aux archives.

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus : notes, plans, correspondances, notices ou manuels techniques, marchés, comandes, procès-verbaux de contrôle ou de recette, dossiers administratifs ou de personnels. Tous les documents constituent des archives dès leur production, ce n'est pas l'âge qui leur confère cette qualité.

Il faut cependant distinguer les archives qui procèdent de l'activité des organismes de la délégation générale pour l'armement, de la documentation ouverte, et généralement publiée, qui n'est pas régie par la loi 79-18 du 03 janvier 1979 , ni par ses textes d'application. La documentation ne peut entrer en archives que si elle fait partie intégrante d'un dossier, d'une étude, d'un matériel.

1.1. En fonction de leur fréquence d'utilisation, les archives sont qualifiées :

  • D'archives courantes, lorsque les documents sont d'utilisation habituelle pour l'activité des organismes de la délégation générale pour l'armement qui les ont produits ou reçus.

  • D'archives intermédiaires, lorsque n'étant plus considérées comme archives courantes, les documents ne peuvent encore, en raison de leur intérêt, faire l'objet de tri ou d'élimination.

  • D'archives définitives, lorsque, après tri et élimination, les documents sont conservés sans limitation de durée.

1.2. Du point de vue fonctionnel, quel que soit le support utilisé, on appelle :

  • Archives de direction, les documents se rapportant aux missions générales, à l'organisation et aux objectifs des organismes de la délégation générale pour l'armement. Y figurent notamment : les directives, les comptes rendus d'activité, les rapports sur le moral, les comptes rendus de sécurité, les organigrammes et autres documents de même caractère.

  • Archives techniques, les documents se rapportant aux conceptions, aux études, aux prototypes, aux essais, aux définitions, aux fabrications — pré-série, série — qu'elles soient exécutées par un organisme de la délégation générale pour l'armement ou dans l'industrie privée, aux maintenances, aux suivis des matériels et le cas échéant, à leur commercialisation.

  • Archives comptables, les documents se rapportant aux divers aspects de la comptabilité, notamment deniers et matière, des organismes de la délégation générale pour l'armement.

  • Archives administratives, les documents se rapportant à la gestion nominative et à l'administration du personnel, qui peuvent être individuels ou collectifs.

2. Gestion des archives du fonds de l'armement.

La gestion des archives du fonds de l'armement a pour but :

  • de préserver les documents tant techniques qu'administratifs, nécessaires à l'activité des organismes de la délégation générale pour l'armement, et à la défense des intérêts de l'État et de ses administrés ;

  • d'assurer leur conservation ;

  • de réglementer leur élimination ou leur versement au centre d'archives de l'armement ;

  • de faciliter leur exploitation à des fins de recherches historiques.

Au sein de la délégation générale pour l'armement, la gestion des archives du fonds de l'armement est organisée comme suit :

2.1. Au niveau du délégué général pour l'armement.

Un coordonnateur central est désigné par le délégué général pour l'armement, pour la gestion des archives de la délégation générale pour l'armement. Le directeur des personnels et des affaires générales a été désigné comme coordonnateur central (cf. art. 3 de la décision 10307 /DEF/DAJ/AA/3 du 13 avril 1981 ). A ce titre il assure la responsabilité fonctionnelle et technique de la gestion de l'ensemble des archives de la délégation générale pour l'armement.

Le centre d'archives de l'armement a été créé par décision no 41764/DMA/DPAG du 12 novembre 1969, décision abrogée par un arrêté du 13 avril 1981 (1) et remplacée par décision 10307 /DEF/DAJ/AA/3 du 13 avril 1981 .

Ce centre, implanté à Châtellerault, est placé sous l'autorité directe du coordonnateur central et rattaché à la direction des personnels et des affaires générales. Il a pour mission de recueillir, de gérer et de conserver les archives intermédiaires et définitives du fonds de l'armement. Il exerce cette mission avec le concours des services historiques des armées et sous leur surveillance technique ( décision 10307 /DEF/DAJ/AA/3 du 13 avril 1981 , art. 1er).

Les attributions du directeur du centre d'archives de l'armement font l'objet de l' instruction 384586 /DGA/DPAG du 17 décembre 1981 .

2.2. Au niveau des organismes qui dépendent de la délégation générale pour l'armement.

Chaque organisme de la délégation générale pour l'armement désigne un « correspondant d'archives » et doit disposer autant que faire se peut, d'un « local réservé à la conservation des archives ».

Les correspondants d'archives se tiennent en contact avec les bureaux et les sections de leur organisme :

  • pour la gestion des archives courantes ;

  • pour le transfert des archives intermédiaires dans le local réservé à la conservation des archives ;

  • pour l'élimination ou le versement des archives intermédiaires au centre d'archives de l'armement.

Le directeur du centre d'archives de l'armement est conseiller technique pour l'organisation matérielle des locaux réservés à la conservation des archives courantes et intermédiaires. A ce titre, il est en relation directe avec les correspondants d'archives de ces organismes ( instruction 384586 /DGA/DPAG du 17 décembre 1981 , § VII).

3. Conservation des archives du fonds de l'armement.

3.1. Localisation des archives. Responsabilité de conservation.

Archives courantes.

Dans la pratique, la notion d'« archives courantes » se confond avec la notion de « documents de travail ». Les archives courantes, sont au même titre que la documentation, des instruments de travail. Elles sont donc normalement détenues par les utilisateurs. La responsabilité de leur conservation incombe au chef du bureau ou de la section les ayant produites ou reçues, avec le concours du correspondant d'archives.

Archives intermédiaires.

Les archives intermédiaires sont déposées dans le local de chaque organisme, réservé à leur conservation en attendant d'être versées au centre d'archives de l'armement. La responsabilité de leur conservation incombe au correspondant d'archives.

Archives définitives.

Les archives définitives sont détenues par le centre d'archives de l'armement. La responsabilité de leur conservation incombe au directeur du centre d'archives de l'armement.

3.2. Conservation des archives courantes.

La conservation des archives courantes est organisée, dès leur constitution, dans les bureaux et dans des locaux attenants aménagés à cet effet, dans des conditions qui permettent une exploitation rapide et efficace.

La durée normale de conservation des archives courantes dans les bureaux ou locaux attenants est de l'ordre de cinq ans après leur production ou après la clôture des dossiers, selon leur nature. Ce délai est indicatif. Il est toutefois recommandé de transférer les archives courantes au local de l'organisme réservé à leur conservation dès que leur consultation n'est plus qu'occasionnelle. De même, et à titre exceptionnel, les archives courantes peuvent être conservées dans les bureaux ou locaux attenants au-delà d'une durée de cinq ans quand leur consultation est encore fréquente.

3.3. Conservation des archives intermédiaires.

Dans les organismes de la délégation générale pour l'armement, les archives intermédiaires sont entreposées dans le local réservé à leur conservation. Le correspondant d'archives assure la conservation des archives intermédiaires et organise leur versement au centre d'archives de l'armement, en liaison avec le directeur du centre d'archives de l'armement.

Les archives intermédiaires sont rangées dans des conditionnements adéquats. Les boîtes d'archives et les tubes à dessins pour le rangement des plans que l'on trouve couramment dans le commerce, conviendront généralement et seront, à ce stade, suffisants dans la majorité des cas. De plus, par la suite, ces conditionnements seront parfaitement adaptés au transfert des archives intermédiaires au centre d'archives de l'armement.

Le correspondant d'archives, en liaison avec les chefs de bureau ou de section, établit une liste des archives intermédiaires, appelée également tableau de conservation des archives, comprenant :

  • la désignation des dossiers d'archives ;

  • leur durée de conservation par l'organisme ;

  • leur destination à l'expiration de la durée de conservation, versement ou destruction.

Ces listes d'archives intermédiaires constituent des documents de base pour la gestion et le suivi des archives jusqu'à leur destination finale :

  • archivage définitif au centre d'archives de l'armement ;

  • destruction (il est souhaitable de ne procéder à aucune destruction sans avoir recueilli l'avis du directeur du centre d'archives de l'armement).

Les organismes qui ne posséderaient pas de local pour entreposer leurs archives intermédiaires pourraient, après accord du directeur du centre d'archives de l'armement, les verser directement à ce centre.

3.4. Conservation des archives courantes et des archives intermédiaires des organismes implantés à l'administration centrale du ministère de la défense.

Pour le cabinet du délégué, la direction des affaires internationales, la direction des programmes et des affaires industrielles et les services de la direction des personnels et des affaires générales implantés au ministère de la défense, boulevard Saint-Germain, les archives intermédiaires sont versées au dépôt d'archives intermédiaires de l'îlot Saint-Germain appartenant au service historique de l'armée de terre. Sauf exception dûment signalée par l'organisme versant, la durée de conservation des archives intermédiaires à ce dépôt est limitée à cinq ans d'âge, délai à l'issue duquel les archives sont transférées au centre d'archives de l'armement.

3.5. Conservation des archives définitives.

La conservation des archives définitives et notamment les opérations de tri, de classement et d'inventaire incombent au directeur et au personnel spécialisé du centre d'archives de l'armement. Ces opérations sont conduites en liaison avec le service historique de l'armée de terre. [ Instruction technique générale 2000 /DEF/EMAT/SH/D du 22 mars 1983 , titre II, chapitre 3.]

L'affectation des archives définitives ou, le cas échéant, d'autres archives ayant un lien avec les fonds de l'armement, fait l'objet, une fois par an au moins, d'une réunion des chefs des services historiques avec le directeur du centre d'archives de l'armement ( décision 10307 /DEF/DAJ/AA/3 du 13 avril 1981 , § 2).

3.6. Contrôle de la conservation des archives.

Dans le cadre de la délégation générale pour l'armement, le contrôle de la conservation des archives courantes, intermédiaires et définitives est assuré par le directeur ou le conservateur du centre d'archives de l'armement, conformément aux instructions reçues du coordonnateur central.

Ce contrôle a notamment pour but de s'assurer, au cours d'inspections techniques auprès des organismes de la délégation générale pour l'armement mises en place après entente avec les autorités responsables, de l'exécution correcte des opérations de gestion des archives.

4. Versement des archives du fonds de l'armement.

Lorsque la durée de conservation par l'organisme, fixée par la liste des archives intermédiaires, est atteint, le versement des archives intermédiaires au centre d'archives de l'armement est effectué par le correspondant d'archives ou avec son concours, ou pour le cas particulier du dépôt du service historique de l'armée de terre de l'îlot Saint-Germain, par le responsable de ce dépôt.

4.1. Modalités générales de versement.

Les archives intermédiaires sont versées au centre d'archives de l'armement, en conservant le plan de classement et les structures internes de l'organisme versant. Plan et structures seront communiqués au centre d'archives de l'armement.

Chaque versement est accompagné d'un bordereau en deux exemplaires dont un sera retourné à l'expéditeur, faisant apparaître :

  • la date du versement ;

  • le numéro de (ou des) caisse(s) ;

  • les intitulés des archives versées ;

  • les dates extrêmes.

Un modèle de bordereau de versement figure en annexe.

L'expédition ou le transport des archives intermédiaires au centre d'archives de l'armement est à la charge de l'organisme versant, en conformité le cas échéant, avec la réglementation concernant la circulation des documents classifiés.

4.2. Dispositions particulières pour les organismes dissous.

Les textes notifiant les dissolutions d'organismes, les changements de structures ou d'appellation, doivent fixer la destination des archives détenues par ces organismes. Sauf exception, ces archives sont à verser au centre d'archives de l'armement.

Ces dispositions doivent être rappelées dans la partie administrative des ordres d'opérations avec l'indication de la destination à donner aux versements.

4.3. Versement des archives classifiées.

4.3.1.

Les documents classifiés « secret défense » ou « très secret défense déclassifiés secret défense » font l'objet d'une procédure complémentaire spécifique de versement.

Les bordereaux de versement doivent être accompagnés, pour chaque dossier, d'une liste des documents indiquant (à l'exclusion de l'objet du document) :

  • l'organe émetteur ;

  • le numéro d'enregistrement de l'organe émetteur ;

  • la date d'émission ;

  • le (ou les) numéro(s) d'exemplaire.

4.3.2.

Les documents classifiés « confidentiel défense » (ou « secret défense » ou équivalent déclassifiés) sont versés selon les mêmes modalités que les documents non classifiés ; les dossiers contenant ces documents doivent cependant être repérés par la mention « confidentiel défense » apposée conformément à la réglementation.

4.3.3.

Les documents classifiés « diffusion restreinte » sont traités comme des documents non classifiés.

4.4. Versement mixte.

Dans le cas de versement mixte : documents classifiés visés à l'alinéa 4.3.1. et documents non classifiés, l'organisme versant doit élaborer deux bordereaux de versement distincts pour la même expédition.

5. Communication des archives du fonds de l'armement.

La communication de leurs archives intermédiaires ou définitives déposées au centre d'archives de l'armement, aux organismes qui les ont versées, s'effectue sans restriction, sur demande orale ou écrite. Quel que soit le demandeur, les archives communiquées sont adressées de manière impersonnelle au directeur de l'organisme.

La communication à un organisme de la délégation générale pour l'armement, autre que celui qui les a versées, doit faire l'objet d'un accord écrit de l'organisme versant ou de l'autorisation écrite d'une autorité supérieure établissant le besoin d'en connaître.

La communication des archives au public, le droit de toute personne à la liberté d'accès aux documents techniques ou administratifs de caractère non nominatif, s'effectue conformément aux dispositions prévues au chapitre IV de l' instruction 10308 /DEF/DAJ/AA/4 du 13 avril 1981 relative aux archives de la défense.

Pour le ministre de la défense et par délégation :

L'ingénieur général de l'armement, adjoint au délégué général pour l'armement,

J. BOUSQUET.

Annexe

ANNEXE.