La présente instruction fixe les principes fondamentaux d'organisation de l'administration dans les formations de la marine, à l'exception des formations relevant des services.

Elle s'applique à la gestion et à la comptabilité des fonds budgétaires, à l'administration financière du personnel, à l'administration des vivres, à l'administration et à la comptabilité du matériel en service dans les formations.

L'organisation administrative des tables, mess, foyers et coopératives, ainsi que tout autre organisme à vocation sociale et culturelle, disposant ou non de la personnalité morale, ne relève pas de cette instruction.

1. Les unités.

1.1.

Les éléments navals, aériens et terrestres des forces maritimes sont constitués pour leur administration en « unités ». Avec les autres formations de la marine telles que les écoles ou les centres administratifs, ils constituent les « formations administratives » ; ces formations administratives relèvent des mêmes règles d'organisation et de fonctionnement.

1.2.

Lorsque la taille, l'implantation géographique ou la mission d'une unité justifie qu'elle dispose des moyens de s'administrer elle-même, elle est dotée d'un fonds d'avances ; les unités dotées d'un fonds d'avances sont dites « unités autonomes ». La décision de création ou de dissolution d'une unité autonome est prise sous le présent timbre.

Le port désigné pour assurer l'apurement et la conservation des comptabilités des unités autonomes est dénommé port comptable [réf. m)].

1.3.

Les autres unités sont pourvues de moyens administratifs limités ; elles sont rattachées pour leur administration à des unités autonomes. Elles constituent les « unités rattachées ».

L'unité autonome de rattachement peut être :

• soit une unité autonome exerçant déjà sa propre administration ;

• soit un « centre administratif », relevant du commandement maritime à compétence territoriale, dont la seule mission est d'administrer des unités rattachées.

Les centres administratifs sont dirigés par des commissaires de la marine.

1.4.

Les formations totalement dépourvues de moyens administratifs propres sont appelées « organismes rattachés ». Leur administration est assurée par une formation administrative.

1.5.

La responsabilité de certaines tâches administratives peut être exercée au profit des unités par des organismes dont les attributions sont fixées par le ministre chargé des armées.

2. Le commandant d'unité, le commissaire d'unité.

2.1.

Le commandant d'unité est responsable de l'administration intérieure de son unité. Il prend toutes les mesures nécessaires à la bonne exécution des lois et règlements en vigueur.

Ordonnateur-répartiteur du matériel de la défense, il peut déléguer sa signature au commissaire d'unité. Cette délégation de signature est inscrite au registre des actes administratifs de la comptabilité du matériel.

Les pièces de correspondance sont signées par le commandant qui peut autoriser le commissaire à signer « par ordre » les pièces de correspondance de routine.

La liste des décisions et des documents administratifs signés obligatoirement par le commandant d'unité est précisée en annexe A.

Le commandant d'unité est trésorier de l'unité lorsqu'aucun officier n'exerce les fonctions de commissaire d'unité.

2.2.

Le commissaire de la marine affecté dans une unité assure, sous l'autorité directe du commandant, la continuité de l'action en matière administrative.

Il dirige, à ce titre, l'exécution des tâches administratives et comptables relatives aux rémunérations, à l'indemnisation des frais de déplacement, à l'alimentation, aux vivres, aux fonds et aux masses, au matériel mobile, ainsi que de toutes autres tâches relatives à l'administration des unités, prévues par les règlements en vigueur.

Le commissaire signe les documents et décisions qui ne sont pas obligatoirement signés par le commandant d'unité. A tout moment, le commandant peut décider de signer lui-même tous documents ou décisions ; en tel cas, mention en est portée au registre des actes de l'administration financière et des actes de l'état civil, au registre des procès-verbaux de la comptabilité « vivres » ou au registre des actes administratifs, sous la signature du commandant et du commissaire.

Comme trésorier de l'unité, le commissaire est personnellement responsable des fonds qu'il détient ; lorsque la taille de l'unité le justifie, la fonction de trésorier peut être confiée, sur ordre du commandant, à un autre officier d'active placé sous les ordres du commissaire.

Enfin il exerce la fonction de chef du service commissariat de l'unité dans les conditions prévues par l'arrêté portant organisation du commandement de force maritime et d'élément de force maritime [réf. j)]. »

Les fonctions de commissaire d'unité peuvent être confiées à titre permanent à un officier du corps technique et administratif de la marine ou à un officier spécialisé de la marine de la spécialité « administration » ; les emplois concernés doivent faire l'objet d'une décision préalable de l'administration centrale [direction centrale du commissariat de la marine (DCCM) avec les visas de l'état-major de la marine (EMM) et de la direction du personnel militaire de la marine (DPMM)] ; l'officier désigné exerce toutes les fonctions normalement dévolues au commissaire de l'unité.

Le commandant désigne parmi les officiers de l'unité celui qui assure l'intérim du commissaire. S'il juge qu'aucun officier n'est en mesure d'exercer cette fonction, l'intérim est confié au commissaire d'une autre unité, désigné par le commandant organique, à la demande du commandant de l'unité.

2.3.

Dans les centres administratifs, l'intérim du chef de centre est normalement assuré par l'officier qui lui est adjoint.

Toutefois, l'intérim du chef de centre peut être assuré par le commissaire d'un autre centre administratif ou d'une autre unité autonome, par un officier du corps technique et administratif de la marine ou par un officier spécialisé de la marine de la spécialité « administration » ou, à défaut, par un officier appartenant à un autre corps d'officiers de la marine.

Dans ces différentes situations, la décision est prise par l'autorité commune au titulaire et à son intérimaire.

3. Unités autonomes. Unités rattachées.

3.1. Unités autonomes.

Dotées de fonds d'avances, les unités autonomes disposent des moyens nécessaires pour assurer leur administration dans les domaines suivants :

• gestion et comptabilité des fonds ;

• gestion et comptabilité des vivres et des allocations en deniers ;

• administration et comptabilité du matériel ; le commandant exerce les attributions d'ordonnateur-répartiteur du matériel de la défense à l'égard du matériel mobile en service dans l'unité ;

• gestion et comptabilité des masses.

S'agissant de l'administration financière du personnel, l'unité autonome assure :

• le recueil des informations et des documents justifiant la création, la modification ou la suppression des droits du personnel à la solde, aux prestations familiales et sociales, et à l'indemnisation des déplacements ;

• l'information du personnel militaire de la marine en service dans l'unité sur sa situation administrative individuelle et sur les questions d'ordre général intéressant l'administration financière du personnel.

Son rôle est précisé, à cet égard, par l' instruction 689 /DEF/DCCM/ADM/SDPS du 15 juin 1994 (BOC, p. 2420 ; BOEM 523-0).

3.2. Unités rattachées.

L'unité rattachée dispose d'une capacité administrative adaptée à sa situation dans le domaine des fonds, des vivres ou du matériel.

3.2.1.

La capacité administrative de l'unité rattachée peut s'exercer de la façon suivante :

• « fonds : l'unité rattachée peut recevoir une avance de trésorerie, dénommée fonds de roulement, à partir du fonds d'avances de l'unité autonome de rattachement, les modalités relatives à l'obtention de cette avance de trésorerie sont fixées par l'instruction relative à la trésorerie des unités ;

• vivres : l'unité rattachée peut tenir une comptabilité plus ou moins complète des vivres et des allocations en deniers, suivant le degré d'autonomie recherché par l'autorité organique et conformément à l'instruction générale sur l'alimentation dans la marine ;

• matériel : le commandant de l'unité rattachée désigne le ou les détenteurs-dépositaires du matériel en service dans l'unité. Si le commandant de l'unité rattachée a également désigné un comptable de matériel en service, l'unité rattachée est assimilée pour l'administration et la comptabilité du matériel et après décision de l'autorité organique à une unité autonome ; le commandant de cette unité exerce alors les attributions d'ordonnateur-répartiteur du matériel de la défense.

Une unité rattachée peut être admise au régime des masses par décision du chef d'état-major de la marine.

3.2.2.

La décision de création d'une unité rattachée est prise par le commandant organique dont relève cette unité.

La décision de rattachement d'une unité rattachée à un centre administratif (ou à une unité autonome) est prononcée par l'autorité sous le commandement de laquelle est placée l'unité de rattachement, sur proposition du commandant organique dont dépend l'unité rattachée.

Lors du rattachement, l'autorité dont relève l'unité de rattachement, précise la capacité administrative conférée à l'unité rattachée ; à cet effet elle prend un ordre selon le modèle qui figure en annexe B.

Ces dispositions peuvent être modifiées ultérieurement, en fonction de l'évolution des missions de l'unité ; un nouvel ordre est pris à chaque changement.

3.2.3.

Lors du changement d'affectation d'un bâtiment constitué en unité rattachée, le commandant organique dont il relève formule une demande de rattachement auprès de l'autorité dont dépend la future unité autonome de rattachement, qui prononce la décision de rattachement.

La décision de dissolution d'une unité rattachée est prise par le commandant organique de l'unité rattachée.

3.2.4.

Une unité rattachée peut être constituée occasionnellement au cas où, pour des raisons opérationnelles, un détachement de la marine est provisoirement implanté hors des garnisons de la marine. La décision relève de la compétence du commandant organique chargé du soutien de ce détachement avec l'accord préalable de l'administration centrale (DCCM). Le commandant organique désigne nominativement l'officier de ce détachement chargé des fonctions de trésorier du détachement.

4. Contrôle interne et contrôle externe.

4.1. Contrôle interne.

Le contrôle interne consiste à s'assurer de la régularité et de l'efficacité des actes d'administration comme de la bonne tenue et de l'exactitude des comptes. Il porte notamment sur la ponctualité avec laquelle sont réalisées les vérifications élémentaires édictées par les diverses instructions précisant le contenu de l'action administrative dans les unités.

Le contrôle interne incombe au commandant de l'unité qui est responsable de l'administration intérieure de sa formation. A cet égard, son rôle consiste avant tout à s'assurer de la cohérence de l'administration de sa formation. »

« Pour l'exercice de cette prérogative, le commandant applique les consignes de son autorité organique et s'appuie sur la documentation suivante :

• recueil d'indicateurs d'activité et de gestion [réf. n)]

• catalogue des procédures de contrôle interne [réf. l)].

S'agissant des unités rattachées, la tenue du recueil est facultative. Toutefois, les unités rattachées autonomes au matériel tiennent les indicateurs relatifs à la gestion du matériel dans les mêmes conditions qu'une unité autonome.

Le commandant bénéficie en outre du concours :

• du commandant en second, responsable de la surveillance et du contrôle général de l'exécution des différentes tâches administratives menées au sein de l'élément et chargé de diriger les opérations de contrôle interne [réf. j)] ;

• lorsqu'il existe, du commandant adjoint équipage, qui coordonne les opérations d'évaluation interne [réf. j)] ;

• du chef de centre de rattachement ou du commissaire de l'unité de rattachement (s'il s'agit d'une unité rattachée).

Enfin, il peut confier, sous sa responsabilité, l'exercice d'opérations de contrôle interne à des officiers mandatés par lui dans les conditions définies par le préambule du catalogue des procédures de contrôle interne. »

4.2. Contrôle externe.

Le contrôle externe comprend la surveillance administrative et la vérification des comptes, telles qu'elles sont définies par le décret et l'arrêté cités en références e) et i).

Le contrôle externe relève d'autorités extérieures à la formation considérée.

4.2.1.

La surveillance administrative relève de la responsabilité du commandant de force maritime indépendant, ou du commandant maritime à compétence territoriale en ce qui concerne les formations ne relevant d'aucun commandant de force maritime indépendant.

« Elle s'exerce dans les conditions précisées par l'instruction relative au contrôle de l'administration dans les formations de la marine relevant des autorités de commandement [réf. k)] et le guide de surveillance administrative des formations de la marine relevant des autorités de commandement, diffusé sous le présent timbre. »

« La surveillance administrative consiste à vérifier l'efficacité, l'opportunité et la régularité des actes d'administration et de gestion des formations. »

4.2.2.

La vérification des comptes des unités a pour objet le contrôle de toutes les opérations comptables afin de s'assurer de leur réalité, de leur exactitude et de leur conformité aux lois et règlements. La vérification des comptes donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

La vérification des comptes est de la responsabilité du service du commissariat de la marine. Elle est assurée dans les conditions précisées par l'instruction relative à la vérification des comptes, par des commissaires vérificateurs désignés à cet effet qui exercent cette responsabilité pour le compte du ministre.