1. Dispositions générales.

1.1.

Le commandant d'unité est responsable de l'administration intérieure de sa formation.

Pour l'exercice de cette responsabilité, le commandant d'unité se fait rendre compte, chaque mois, des résultats de l'activité administrative de l'unité au moyen d'un recueil d'indicateurs d'activité et de gestion (RIAG) dont la présentation et la composition sont fixées par la présente instruction.

A l'occasion de l'examen de ces indicateurs, le commandant émet les observations et prescrit les directives qu'il juge nécessaires.

1.2.

La composition du RIAG diffère suivant le type d'unité (autonome, rattachée, à la mer, à terre, etc.). L'annexe I détermine, par catégorie, les indicateurs dont la tenue est obligatoire ou seulement recommandée. Le commandant a toute latitude pour en ajouter d'autres.

Un ordre particulier du commandant fixe la liste des indicateurs tenus dans l'unité. La référence de cet ordre est portée sur le feuillet de présentation du RIAG.

2. Présentation du recueil d'indicateurs d'activité et de gestion.

Le RIAG, dont le modèle est donné en annexe II, est constitué d'un ensemble d'indicateurs comptables établis dans les domaines mentionnés au paragraphe 3 ci-après.

Les éléments relatifs à un domaine comptable sont synthétisés sur une même page, offrant ainsi au commandant une vue d'ensemble sur cette comptabilité.

Pour chaque domaine :

• deux graphiques, qu'il est conseillé d'imprimer en couleurs afin d'en assurer une meilleure lisibilité, présentent la situation au dernier jour du mois ;

• un tableau est destiné aux données ayant servi à élaborer les graphiques ;

• une partie est réservée aux commentaires obligatoires formulés par le commissaire d'unité, le président du comité de gestion de la coopérative ou le président de table ainsi qu'aux avis et directives du commandant qui fixe, le cas échéant, l'objectif à atteindre.

3. Composition du recueil d'indicateurs d'activité et de gestion.

Le RIAG se compose des indicateurs ci-après.

3.1. Trésorerie de l'unité (appendice II.1).

Les graphiques.

Disponibilité des fonds : les histogrammes représentent la moyenne mensuelle des fonds détenus par l'unité en distinguant les espèces de la caisse de réserve de ceux de la caisse de service, ainsi que les sommes placées sur compte courant postal (CCP) ou au Trésor (CCT).

Intérêt : vérifier que les fonds détenus sont en adéquation avec les besoins de l'unité et que le montant en espèces conservé à bord n'est pas excessif.

Répartition par type de dépenses : cet indicateur de gestion répartit les dépenses par nature [(solde, vivres, frais de déplacement, masses). Les autres paiements [secours aux militaires du rang défavorisés (SMRD), prêts et cessions…] peuvent être regroupés ou dissociés suivant les prescriptions du commandant.

Intérêt : constater la destination finale donnée aux fonds de l'unité.

les données.

Encaisse : elle comprend les espèces de la caisse de service, de la caisse de réserve et les sommes détenues sur les CCP et CCT ; il s'agit de la valeur moyenne obtenue en totalisant les montants indiqués sur chaque feuille de synthèse, divisés par le nombre de journées de paiement du mois considéré.

Paiements : ce sont les sommes payées au cours du mois et inscrites sur chaque compte de classement.

3.2. Crédits particuliers (appendice II.2).

Les graphiques.

Ils représentent le montant mensuel de chaque crédit particulier. Il peut s'agir notamment de la masse d'entretien des personnels et des dépenses diverses (MEPDD), des frais de mission alloués à l'unité, du SMRD. La dotation est rapportée aux montants liquidés et engagés non liquidés ainsi qu'au solde disponible. Le commandant décide des indicateurs qui doivent être intégrés dans le RIAG.

Intérêt : suivre mensuellement chaque crédit particulier alloué à l'unité.

Les données.

Liquidé : montant cumulé des sommes payées par l'unité ou imputées à l'unité au dernier jour du mois.

Engagé : montant cumulé des engagements effectués par l'unité au dernier jour du mois.

Engagé non liquidé : différence entre « engagé » et « liquidé ».

Compte d'emploi : situation telle qu'elle ressort au compte d'emploi à l'arrêté de fin de mois.

Disponible « MEPDD » : différence entre « compte d'emploi » et « engagé non liquidé ».

Crédit alloué : droit de tirage annuel accordé par l'autorité organique.

Disponible « MISSION » : différence entre « crédit alloué » et « engagé ».

3.3. Gestion des masses (appendice II.3).

Les graphiques.

Un indicateur est prévu pour chacune des quatre masses.

Chacun fait ressortir, par exercice comptable et par rapport à la totalité des recettes perçues ou à percevoir, les sommes liquidées, les sommes engagées mais non liquidées, les fonds disponibles et les prévisions de recettes.

Intérêt : visualiser l'évolution des dépenses en cours d'année.

Les données.

Liquidé : montant cumulé des sommes payées par l'unité ou précomptées au dernier jour du mois.

Engagé : montant cumulé des engagements effectués par l'unité au dernier jour du mois.

Engagé non liquidé : différence entre « engagé » et « liquidé ».

Compte d'emploi : situation telle qu'elle ressort au compte d'emploi à l'arrêté de fin de mois.

Disponible : différence entre « compte d'emploi » et « engagé non liquidé ».

Prévisions de recettes : en général, différence entre la dotation de l'année et les mandatements perçus.

En complément de ces indicateurs, l'arrêté mensuel du compte engagements-dépenses, auquel est annexé l'état de rapprochement avec les comptes de la trésorerie de l'unité, sont présentés au commandant.

3.4. Administration du personnel (appendice II.4).

Dans un souci d'harmonisation entre les différents indicateurs et afin que le RIAG puisse être établi en début de mois, les périodes à retenir pour les indicateurs relatifs à l'administration du personnel sont les mois calendaires et non les mois de prise en compte du traitement de la solde.

Les graphiques.

Dossiers constitués par l'unité : la courbe fait ressortir le nombre d'envois transmis mensuellement au centre interunités local d'administration des marins (CILAM). L'envoi échelonné des différents dossiers au CILAM est une règle impérieuse. L'histogramme présente le rapport entre le nombre de dossiers transmis au CILAM et le nombre de dossiers rejetés par celui-ci. Le commandant peut fixer un objectif limite qui, en cas de dépassement, fait l'objet de commentaires particuliers.

Intérêt : s'assurer du nombre conséquent d'envois au CILAM, qui est à mettre en rapport avec le volume de dossiers transmis.

Répartition par type de dossiers : cet indicateur d'activité fait ressortir le nombre de dossiers transmis au CILAM suivant leur nature. Il peut être adapté à l'unité en fonction des directives du commandant (scinder les frais de déplacement en missions et mutations, distinguer une indemnité particulière…).

Intérêt : observer les domaines d'activité du bureau administratif.

Les données.

Dossiers transmis : nombre de dossiers comportant un code à barres destinés au CILAM durant le mois.

Dossiers traités : différence entre le nombre de dossiers transmis par l'unité et le nombre de dossiers rejetés par le CILAM. Les dossiers traités sont répartis en fonction de leur nature (solde et accessoires de solde, prestations sociales, frais de déplacement…).

Dossiers rejetés (Z 98) : nombre de dossiers non conformes rejetés par le CILAM.

Pourcentage Z 98 : rapport entre le nombre de dossiers transmis et le nombre de dossiers rejetés.

Nombre d'envois au CILAM : l'unité doit expédier ses dossiers au CILAM de manière régulière, sans attendre l'échéance mensuelle du traitement de la solde. Ce chiffre correspond au fractionnement de l'ensemble des dossiers transmis au CILAM au cours du mois.

3.5. Gestion de l'ordinaire (appendice II.5).

Les graphiques.

Boni de l'ordinaire : cet indicateur présente le boni de l'ordinaire ou du groupement d'alimentation commun (GAC) au dernier jour du mois, par rapport aux maximum et minimum fixés par la réglementation.

Intérêt : constater tout écart du boni, s'en faire expliquer les raisons et pouvoir prendre les mesures nécessaires. Il permet également de suivre son évolution sur une période de douze mois.

Variation du stock : cette courbe présente la valeur du stock en fin de mois telle qu'elle ressort à l'arrêté de la comptabilité vivres de l'unité. Il est également possible de faire figurer sur ce graphique le nombre de jours d'alimentation que représente le stock.

Intérêt : apprécier l'importance de l'approvisionnement en fin de mois et l'évolution de celui-ci sur les douze derniers mois.

Les données.

Boni mensuel : il s'agit du boni en espèces de l'ordinaire ou du GAC en fin de mois.

Boni minimum et boni maximum : montants déterminés suivant la réglementation en vigueur.

Stock en valeur : report de l'existant en nature à la fin du mois en cours figurant au rôle des tables et ordinaire (RTO).

3.6. Gestion des tables ou mess (appendice II.6).

Cet indicateur concerne les tables collectives d'officiers et d'officiers mariniers et les mess d'officiers mariniers.

Les graphiques.

Evolution du boni : cet indicateur retrace la variation du boni de la table (ou du mess) au dernier jour du mois, par rapport aux bonis maximum et minimum.

Intérêt : constater tout écart du boni, s'en faire expliquer les raisons et pouvoir prendre les mesures nécessaires.

Fonds disponibles/ressources : sur ce graphique, la courbe fait apparaître le montant des ressources acquises mensuellement par le groupement. Les histogrammes présentent les fonds disponibles au dernier jour du mois considéré en distinguant les espèces des sommes détenues sur CCP ou sur livret de caisse nationale d'épargne (CNE).

Intérêt : suivre l'évolution des ressources acquises par le groupement sur une période de douze mois et vérifier que le montant des espèces conservées à bord n'est pas excessif.

Les données.

Boni mensuel : il s'agit du boni en espèces en fin de mois.

Boni minimum : montant déterminé en fonction de la réglementation en vigueur.

Boni maximum : montant déterminé suivant les prescriptions du commandement.

Ressources : montant des recettes mensuelles du groupement inscrites au compte général du livre de caisse.

Espèces : montant des sommes détenues en caisse au dernier jour du mois par le groupement.

CCP/CNE : sous ce sigle doivent être comptabilisées les sommes détenues sur CCP ou CNE.

3.7. Matériel d'emploi commun (appendice II.7).

Les graphiques.

Situation du crédit en valeur : la situation du crédit en valeur est arrêtée mensuellement et représentée sur les douze mois de l'année, comparée à l'allocation et rapprochée d'un rythme « idéal » de consommation sur l'année.

Intérêt : suivre l'évolution du crédit en valeur afin de ne pas dépasser l'allocation de l'unité.

Valeur des pertes et manquants : l'indicateur retrace la valeur mensuelle des pertes et manquants sortis des écritures, sur l'année en cours et l'année précédente.

Intérêt : prendre les mesures nécessaires en cas d'augmentation de la valeur des pertes et manquants.

Les données.

Crédit en valeur :

• allocation : montant alloué à l'unité au titre de l'année ;

• engagé : montant cumulé des engagements effectués par l'unité au dernier jour du mois ;

• reliquat : différence entre « allocation » et « engagé ».

Pertes et manquants :

• valeurs mensuelles : montant des pertes et manquants constatés au cours du mois considéré ;

• année N : valeur mensuelle cumulée des pertes et manquants au titre de l'année en cours ;

• année N — 1 : report des valeurs de l'année précédente.

Vérifications :

• prévisions : nombre de vérifications prévues par le calendrier annuel fixé par le commandant ;

• réalisées : nombre de vérifications effectivement réalisées au titre du mois considéré ;

• différences cumulées : différence entre les prévisions et les vérifications réalisées depuis le début de l'année.

Intérêt : cet indicateur, qu'il n'est pas utile de représenter graphiquement, permet de contrôler l'évolution des vérifications réellement effectuées et, le cas échéant, se faire rendre compte des raisons d'un éventuel décalage.

3.8. Matériel en gestion centralisée (appendice II.8).

Suivant la taille du bâtiment et s'il le juge opportun, le commandant peut décider de scinder les rubriques « armes/équipement » (AE) et « coque/machine/électricité/sécurité » (CMES) et par conséquent se faire présenter deux indicateurs distincts.

Les graphiques.

Suivi des dépenses : ce graphique représente la valeur cumulée des états valorisés de délivrance transmis mensuellement à l'unité par les services de l'arsenal.

Intérêt : apprécier le coût du matériel en gestion centralisée pendant un exercice comptable. Il est possible de représenter également les valeurs des délivrances de l'année précédente permettant ainsi une lecture comparative du graphique.

Taux de satisfaction des commandes : ce graphique représente le rapport existant entre le nombre de commandes effectuées durant le mois et le nombre de bons à valoir qui lui est associé.

Intérêt : se rendre compte de l'importance des bons à valoir émis par les services de l'arsenal et constater l'évolution au cours de l'année.

Les données.

Commandes : nombre de billets modèle 39 bis établis par le bord durant le mois en faisant également apparaître le nombre de commandes d'articles hors allocation.

Dépenses mensuelles : valeur des états de délivrances mensuels reçus des services de l'arsenal.

Dépenses cumulées : valeur cumulée des états de délivrances mensuels.

Bons à valoir : nombre de bons à valoir émis au titre des commandes du mois considéré en faisant également apparaître les bons à valoir « très très urgents » (BAV TTU).

TS « commandes » : il s'agit du taux de satisfaction des commandes déterminé de la façon suivante :

Equation 1. taux de satisfaction

 

Instance :

• articles EAM : nombre d'articles prévus aux états d'allocation de matériel ;

• articles état C : nombre d'articles figurant aux EAM mais non délivrés à l'unité ou délivrés partiellement ;

• NB BAV : nombre de bons à valoir en instance à la fin du mois considéré en distinguant les BAV TTU ;

• DEM : les demandes urgentes de matériel n'ayant pas encore été honorées à la fin du mois concerné sont inscrites dans ce tableau particulier.

3.9. Coopératives (appendice II.9).

Les graphiques.

Ventes et bénéfices : les ventes sont représentées sous forme d'histogrammes par période sur cet indicateur qui peut être enrichi de la part représentant un ou plusieurs types d'articles choisis par le commandant. Dans l'exemple joint, la courbe des bénéfices est tracée à une autre échelle.

Intérêt : visualiser le montant global des ventes à comparer avec ceux d'un ou de plusieurs types d'articles et contrôler les bénéfices réalisés par rapport aux ventes.

Avoir net : les montants de l'avoir net des six dernières périodes sont représentés sous la forme d'histogrammes.

Intérêt : constater l'enrichissement ou l'appauvrissement de la coopérative et vérifier que l'emploi des bénéfices n'a pas pour effet de réduire l'avoir net à un niveau insuffisant.

Les données.

Total des ventes : valeur des ventes (d'après le registre inventaire).

Ventes tabac : valeur des ventes relatives à cette catégorie d'articles, suivant le choix du commandant.

Ventes hors tabac : différence entre « total des ventes » et « ventes tabac ».

Bénéfices : montants des bénéfices tels qu'ils ressortent au registre inventaire.

Avoir net : somme déterminée au bilan.

4. Dispositions finales.

La présente instruction entre en vigueur le 1er janvier 2000, date à laquelle l'instruction n° 11/DEF/DCCM/ADM/UNITES du 15 juin 1995 relative au « recueil d'indicateurs d'activité et de gestion » prévu au titre de l'administration des unités de la marine est abrogée.