Préambule.

La formation continue (FC) concerne tout le personnel militaire et civil du service de santé des armées (SSA), en emploi dans les établissements ou dans les forces. La présente instruction organise la FC du personnel militaire d'active et de réserve du SSA.

Cette formation concourt à garantir les compétences des professionnels de santé du service, indispensables à la préservation de la qualité des soins et des droits des patients pour lesquels le SSA assure une prise en charge globale visant la sécurité, le respect des règles déontologiques et les principes éthiques.

La formation continue est un moyen d'adaptation à la professionnalisation des armées, aux réformes du système de santé publique national et à la modernisation de l'État.

Elle intervient après la formation initiale qualifiante reconnue et qui autorise à exercer une profession.

Dans le domaine sanitaire, la législation et la réglementation peuvent imposer une formation continue obligatoire afin de garantir la qualité de l'exercice professionnel dans des secteurs particuliers. Il en est de même dans le cadre des fonctions d'encadrement et d'organisation.

La formation continue favorise la promotion professionnelle. Elle participe à l'actualisation des compétences, à l'acquisition de nouvelles compétences, à l'adaptation aux nouveaux emplois, aux changements de filières et à l'optimisation du soutien des forces.

La formation continue du personnel doit permettre l'adéquation entre l'emploi tenu et les compétences attendues à l'issue de la formation, selon les besoins du service.

Chaque formation suivie doit faire l'objet d'un retour sur investissement concret au profit des patients et du personnel du SSA. C'est ainsi que dans ce cadre, différent de celui de la reconversion, il ne saurait être accordé de formation continue à du personnel devant quitter le service dans l'année.

Afin d'optimiser la gestion des ressources qui sont mises à sa disposition au titre de la formation continue du personnel, le SSA décide :

• de formaliser un schéma directeur annuel de la formation continue du SSA ;

• d'organiser la formation continue du personnel en instituant un réseau de responsables et de conseillers chargés de la stratégie de formation, de l'évaluation de la qualité pédagogique à court terme et du retour sur investissement ou des effets de cette action de formation à moyen terme ;

• de poursuivre la mise en oeuvre de la feuille individuelle de formation (FIF) et des entretiens de formation au profit du personnel militaire ;

• de faciliter la préparation, la réalisation et le suivi des plans annuels de formation ;

• de mettre en place un contrôle de gestion et une comptabilité analytique spécifiques.

1. Schéma directeur de la formation continue du service de santé des armées.

1.1. Généralités.

Le schéma directeur de la formation continue du SSA est une représentation simplifiée et fonctionnelle des objectifs de formation.

Ces objectifs sont énoncés sous la forme d'axes de formation (AF).

Le contenu du schéma directeur de la formation continue du SSA est périodiquement révisé en fonction des évolutions des pratiques médicales, paramédicales, organisationnelles, administratives et de la politique du service.

Ce schéma directeur est un outil de nature stratégique lié à la politique générale du service.

Selon la profession qu'il exerce, chacun doit pouvoir trouver dans le schéma directeur un axe de formation qui le concerne.

1.2. Objectifs.

La formation continue participe à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Elle permet ainsi d'adapter la qualité et la compétence du personnel à l'emploi.

Les axes de formation qui sont déclinés dans le schéma directeur du SSA se proposent :

• en consolidant l'existant, de développer des pôles d'excellence en favorisant l'actualisation des acquis professionnels grâce à un perfectionnement régulier, et en permettant l'accès à de nouvelles compétences ;

• de préparer l'avenir en impulsant et en mettant en oeuvre des formations relatives à la maîtrise des techniques modernes de gestion et des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) ;

• de favoriser la communication et la cohésion entre les différentes catégories de personnel du service ;

• de mettre en place un système qui responsabilise l'ensemble des acteurs de la formation continue ;

• de faciliter la poursuite des programmes d'amélioration continue de la qualité, des projets d'établissement et la préparation à l'accréditation des organismes subordonnés ;

• de participer à l'agrément des services et à la certification des techniques, des équipements et des procédures.

1.3. Axes de formation

Le schéma directeur de la formation continue du SSA comprend plusieurs axes de formation dont le nombre peut varier d'une année à l'autre en fonction des adaptations jugées nécessaires par le service.

Chaque axe de formation regroupe des domaines de formation correspondant à des secteurs d'activité propres.

Ces axes n'ont pas vocation à former un catalogue de formation dans lequel chacun pourrait chercher une source d'inspiration afin de satisfaire à des intérêts personnels qui ne seraient pas en adéquation avec les objectifs du SSA.

Les axes de formation permettent aux postulants à une formation, de conduire une réflexion concrète quant à son opportun retour sur investissement au profit des patients, dans le cadre strict des missions du SSA.

1.4. Dispositions particulières.

Le schéma directeur de la formation continue du SSA fait l'objet d'une circulaire annuelle qui est publiée au Bulletin officiel des armées, partie annexe avant le 15 janvier de l'année qui précède la mise en oeuvre du plan de formation.

Ce schéma directeur est obligatoirement communiqué dans son intégralité et commenté dès réception à l'ensemble du personnel de chaque organisme du SSA.

Chaque responsable hiérarchique [médecin chef d'hôpital d'instruction des armées (HIA), directeur d'établissement, directeur en région, commandant d'école…] est autorisé à rédiger une note complémentaire pour ne faire mention que des axes de formation qu'il estime prioritaires à la satisfaction des missions spécifiques qui lui sont confiées.

Dans les HIA, les chefs de service sont responsables de la transmission des informations relatives au schéma directeur de la formation continue au personnel qui leur est subordonné ; ils peuvent s'appuyer pour cela sur un réseau de communication interne d'adjoint(s) et/ou de cadres paramédicaux.

Pour le personnel ayant un emploi dans la structure des forces, la transmission des informations relatives au schéma directeur de la FC, est réalisée par l'officier du service de santé ayant l'autorité technique sur le personnel subordonné (directeurs, médecin chef, pharmacien chef, chef de groupement de secteurs vétérinaires etc.).

2. Organisation de la formation continue dans le service de santé des armées.

2.1. Principes.

La formation continue du personnel militaire du SSA est gérée par un réseau de responsables institué depuis la direction centrale du SSA (DCSSA) jusqu'au niveau de chaque organisme du SSA.

Cette organisation hiérarchique et fonctionnelle est décrite en annexe 1.

Ce réseau est composé de responsables qui, de par leurs connaissances ou leurs fonctions sont à même d'évaluer les besoins et les droits des patients, les ressources disponibles et apprécier ainsi la pertinence des formations sollicitées par le personnel .

2.2. Instances.

  I. La commission nationale de la formation continue du service de santé des armées.

Elle siège à la DCSSA.

  Composition.

Elle est présidée par le directeur adjoint du SSA.

Secrétaire et rapporteur : l'adjoint au chef de bureau « enseignement », chargé de la formation continue, à la DCSSA.

Membres délibératifs :

• le sous-directeur « ressources humaines » ;

• le sous-directeur « hôpitaux » ;

• le sous-directeur « organisation logistique » ;

• le sous-directeur « action scientifique et technique » ;

• le sous-directeur « études, planification, gestion » ;

• le sous-directeur « affaires administratives et financières » ;

• monsieur le délégué aux finances de la DCSSA ;

• le chef de bureau « enseignement ».

Membre(s) consultatif(s) :

• le conseiller technique national pour la formation continue des paramédicaux (CTNFCP) ;

• le chef du bureau réserve aumônerie ;

• le chef du bureau communication et information ;

• un pharmacien, un vétérinaire, un chirurgien dentiste et un officier du corps technique et administratif (OCTASSA) ;

• toute autre personne qualifiée peut être invitée à participer aux travaux de cette commission.

Membre observateur : le chef de bureau chargé de la formation continue du personnel civil, à la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP).

  Missions :

Analyser les besoins en formation du personnel du SSA.

Définir une politique et une stratégie de formation en veillant à la cohérence des demandes de formation avec les objectifs du ministère de la défense.

Formuler et diffuser le schéma directeur de la formation continue du SSA.

Évaluer qualitativement et quantitativement la formation continue dans le SSA.

Apprécier le retour sur investissement.

  Calendrier des réunions.

La CNFCSSA se réunit deux fois par an :

• avant le 30 juin pour l'évaluation des actions de formation réalisées l'année précédente ;

• entre le 1er et le 15 décembre de l'année n pour définir le schéma directeur de la formation continue pour l'année n + 2.

  II. Le comité d'organisation de la formation continue.

Un comité d'organisation de la formation continue (COFC) est institué dans les organismes et établissements du SSA cités en annexe I.

La composition du COFC est variable d'un organisme à l'autre en fonction de l'effectif réalisé, des professions représentées, et des missions spécifiques qui lui sont attribuées.

  Composition.

Les membres de chaque COFC sont précisés en annexe I.

Président : la présidence du COFC est assurée par le chef d'organisme. Il est responsable de la formation continue du personnel qui lui est hiérarchiquement subordonné, ou qui lui est fonctionnellement rattaché dans ce cadre particulier.

Responsable technique : c'est l'adjoint direct du chef d'organisme, sauf cas particuliers mentionnés en annexe I.

Selon l'organisme il s'agit d'un médecin des armées, d'un pharmacien chimiste des armées, d'un vétérinaire biologiste des armées ou d'un officier du corps technique et administratif du SSA.

Il est chargé de coordonner toutes les phases relatives au plan de formation du personnel de l'organisme.

Il doit tout particulièrement :

• assurer la diffusion du schéma directeur de la formation continue à l'ensemble du personnel, accompagnée d'un commentaire du chef d'organisme soulignant les objectifs prioritaires fonction du projet d'établissement ;

• annoncer la préparation du plan annuel de formation ;

• mettre en oeuvre la feuille individuelle de formation et les entretiens de formation ;

• effectuer le recensement des besoins en formation du personnel ;

• préparer le plan de formation en cohérence avec les objectifs du schéma directeur et du projet d'établissement et le présenter au COFC ;

• mettre en oeuvre le plan de formation validé par la DCSSA, le suivre et l'évaluer à court et moyen terme en adressant aux chefs de service les annexes d'évaluation correspondantes, selon les dispositions réglementaires ;

• respecter le calendrier des opérations administratives relatif à la formation continue précisé en annexe II.

Le responsable technique est l'interlocuteur privilégié du bureau enseignement section 3 « formation continue » de la DCSSA.

Conseillers techniques : des conseillers techniques participent aux travaux et aux missions du COFC de chaque organisme.

Les conseillers énumérés en annexe I représentent les grandes familles professionnelles de l'organisme.

Ils sont particulièrement chargés d'évaluer les besoins en formation du personnel militaire et du personnel civil dans le cadre de la profession qui les concerne tout en assurant une transversalité des actions entre les différents secteurs d'activité de l'organisme.

Ils soumettent leurs propositions au responsable technique du COFC en tenant compte de l'avis des chefs de service.

Le responsable de la cellule formation et promotion sociale du personnel civil de l'organisme ou à défaut le conseiller coordonnateur en région terre chargé de la formation continue du personnel civil du SSA, participe aux réunions du COFC.

Ce responsable est sollicité pour veiller à la prise en compte des formations par les états majors et les instances de concertation relatives à la formation continue du personnel civil, notamment lorsqu'elles sont rendues obligatoires par la législation et la réglementation sanitaires. Dans les hôpitaux d'instruction des armées, certaines formations groupées pour le personnel soignant militaire et civil assurant le même métier sous des statuts différents font l'objet d'une validation conjointe de la part de la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP) et de la DCSSA. De même, lorsque certaines formations se rapportent à un thème fédérateur concernant à la fois le personnel militaire et le personnel civil d'un même établissement non hospitalier ou d'un autre organisme, il est souhaitable que, dans un souci de cohérence et de cohésion, la prise en charge financière de ces formations destinées au personnel civil soit assurée en temps opportun par les états majors pour qu'elles puissent se dérouler en même temps que celle du personnel militaire.

Un coordonnateur qualité lorsqu'il existe, est désigné par le chef d'organisme pour participer aux travaux du COFC.

Il est chargé de présenter au comité les besoins en formation éventuels du personnel, susceptibles de participer à l'optimisation du programme d'amélioration continue de la qualité

Un directeur des écoles paramédicales lorsqu'il existe, doit participer aux travaux du comité. Il apporte le point de vue de l'expert en pédagogie.

Un formateur interne de l'organisme participe aux réunions du COFC. Il peut à la demande du président formuler des propositions relatives à la mise en œuvre de modules de formation internes en rapport avec ses compétences ou avec celles d'un autre personnel auquel il peut transmettre son savoir faire pédagogique, ce dernier devenant alors à son tour formateur interne.

Toute personne qualifiée appartenant à l'organisme peut être consultée dans le cadre du COFC sur proposition du président du comité. Le chef du Service de santé en arrondissement maritime ou des forces maritimes participe au COFC de la direction du service de santé (DSS) en région maritime correspondant à l'implantation géographique de son organisme.

Le chef du bureau personnel ou le chef des services administratifs de l'organisme est responsable du suivi administratif de tout ce qui se rapporte à la formation continue. Il veille tout particulièrement à la transmission de tous les documents qui s'y rapportent dans les délais réglementaires et au respect des procédures. Il assure le secrétariat du COFC.

Les attributions des responsables et des membres du COFC ne peuvent être déléguées.

Le COFC peut se réunir, notamment lors de la phase finale d'élaboration du plan annuel de formation, et en accord avec les instances de concertation de l'organisme, à la date prévue pour la réunion du groupe paritaire de la formation (GPF) du personnel civil, sous réserve que cette dernière ne retarde pas la transmission du plan de formation à la DCSSA pour sa validation.

Le COFC de chaque organisme du SSA (comprenant au moins le responsable technique, les principaux conseillers techniques et le responsable administratif) se réunit au mois de janvier lors de l'élaboration du bilan de l'année écoulée, pour évaluer le fonctionnement du système de formation continue du personnel du SSA, afin de lui permettre d'évoluer et d'améliorer les procédures dans l'intérêt des bénéficiaires et des patients.

A l'initiative de la DCSSA, les représentants du COFC (responsables techniques et/ou administratifs) sont réunis autour du mois d'avril de chaque année pour un point de situation.

3. Feuille individuelle de formation.

3.1. Principes.

La feuille individuelle de formation, document permanent à mise à jour annuel instituée au profit du personnel militaire de carrière et sous contrat du SSA est un outil de gestion de la formation continue.

Elle est utilisée et renseignée annuellement au cours de l'entretien de formation.

La FIF est aussi un répertoire des formations périodiquement suivies par le personnel permettant d'évaluer son niveau de qualification.

Elle doit permettre de vérifier, par la fiabilité des renseignements qui y sont mentionnés, le respect de la législation et de la réglementation nécessaire à l'exercice professionnel.

Elle permet aussi :

• de faciliter l'analyse des besoins en formation du personnel par rapport à ceux du service ;

• d'assurer la cohérence entre les formations demandées par le personnel et les axes du schéma directeur de la formation continue ;

• d'analyser les raisons pour lesquelles certains personnels n'ont pas voulu ou n'ont pas pu avoir accès à la formation ;

• de détecter et de valoriser les compétences pouvant être réinvesties au titre de la formation interne ;

• d'être exploitable pour l'évaluation de la formation continue dans le SSA ;

• de participer à la mise en place du contrôle de gestion et de la comptabilité analytique appliqués à la formation continue.

3.2. Descriptif de la feuille individuelle de formation.

La FIF du personnel militaire est un document administratif :

• unique, individuel et nominatif ;

• formalisé par l'imprimé réglementaire répertorié ci-joint ;

• informatisable en les termes de la législation en vigueur.

Ce document n'est pas opposable.

La feuille individuelle de formation est une liasse de 6 fiches :

Fiche n^o 1. Renseignements d'ordre général.

Fiche n^o 2. Dernière affectation.

Fiche n^o 3. Titres et diplômes détenus.

Fiche n^o 4. Actions de formation continue.

Fiche n^o 5. Activités de formateur.

Fiche n^o 6. Entretien individuel de formation.

Le guide de rédaction de la FIF est périodiquement diffusé par circulaire.

Les formations inscrites sur la fiche n^o 4 sont répertoriées à partir de la codification qui est précisée dans le schéma directeur annuel de la formation continue du SSA.

3.3. Gestion de la feuille individuelle de formation.

La FIF détenue et actualisée par le responsable chargé de la formation continue, est insérée dans le dossier administratif de chaque personnel du SSA.

Sa gestion est placée sous la responsabilité du chef de bureau « personnel » ou du chef des services administratifs de chaque organisme du SSA (par les DSS pour les personnels des SMU).

3.4. Mise en œuvre et utilisation de la feuille individuelle de formation.

La FIF est établie par le chef du bureau « personnel » dont dépend l'intéressé dès le recrutement de tout militaire de carrière ou sous contrat du SSA.

Elle est utilisée par les autorités habilitées lors des entretiens de formation et pour sa mise à jour périodique.

La FIF peut-être communiquée par le chef d'organisme et sur leur demande, sous pli confidentiel personnel et autant que de besoins aux autorités énumérées ci-après :

• la direction centrale du service de santé des armées et les auditeurs internes auxquels elle confie une mission ;

• les inspecteurs techniques du SSA, dans le cadre des missions du domaine de leurs compétences ;

• les inspecteurs d'armées du SSA notamment lors des entretiens d'évaluation des officiers ;

• le responsable technique ;

• le conseiller technique de la même famille professionnelle que le titulaire ;

• le chef de service de l'intéressé ou ses adjoints ainsi que le cadre paramédical supérieur ;

• les organismes chargés de la mobilité professionnelle des militaires.

Le titulaire d'une FIF peut demander par voie hiérarchique auprès du chef d'établissement ou d'organisme une copie de ce document notamment lors de la préparation à la reconversion, d'un détachement ou d'une affectation hors budget des armées et lors d'un placement en position de retraite.

Lors de la mutation du titulaire, la FIF est communiquée à l'organisme de la nouvelle affectation afin que la formation souhaitée par le postulant soit prise en compte.

Pour les mutations annuelles prévues et connues, la FIF contenant la demande de formation pour l'année n + 1 devra être adressée à l'organisme d'affectation avant le 30 juin afin que ce dernier puisse raccrocher la demande de ce personnel prochainement affecté à son propre plan de formation .

4. Entretien de formation.

4.1. Objectif.

L'entretien de formation est une étape essentielle pour l'élaboration du plan annuel de formation de l'ensemble du personnel de chaque organisme du SSA.

C'est un moyen d'optimiser la qualité et la pertinence des demandes de formation par rapport à l'activité des services.

Il permet de gérer le maintien et l'adaptation des compétences du personnel dans les services dans l'intérêt des patients.

4.2. Mise en œuvre.

L'entretien de formation se déroule entre le 15 janvier et le 30 avril de l'année qui précède la mise en œuvre du plan de formation, selon un échéancier qui tenant compte des impératifs de service, est établi par le chef d'organisme.

Cet entretien doit en principe se dérouler en dehors de l'entretien de notation. Cependant à l'initiative du chef d'organisme des adaptations sont possibles afin de coordonner ces entretiens dans les cas où cela lui semble opportun, sans pour autant retarder l'élaboration du plan de formation.

Cet entretien fait l'objet de la fiche n^o 6 de la FIF

Les conseillers coordonnateurs en formation du personnel civil du SSA en région, sont informés du déroulement de cette procédure, au même titre que le responsable de formation de l'organisme concerné.

4.3. Responsables.

Le responsable technique du COFC annonce annuellement la mise en œuvre des entretiens de formation ; il est chargé de leur bon déroulement.

Pour chaque personnel du SSA, l'entretien de formation est conduit par le chef de service ou l'autorité hiérarchique du SSA auquel il est subordonné. Cependant la charge de travail que peut représenter cette procédure fait que certains chefs de service peuvent déléguer cette attribution à leurs adjoints. Dans les établissements du SSA, le personnel d'encadrement des corps de militaire infirmier et technicien des hôpitaux des armées (MITHA) lorsqu'il existe, peut être désigné par le chef de service pour mener les entretiens de formation du personnel paramédical.

Cependant le chef de service est responsable du plan de formation du personnel qui lui est subordonné. Il en assure la synthèse et propose au COFC les formations qui lui paraissent indispensables à l'activité de son service et dont le retour sur investissement au profit des malades est concret. Il veille dans le même temps à gérer opportunément les absences engendrées par la formation continue pour garantir la bonne marche du service.

L'entretien de formation des chefs de service est à charge du responsable technique de la formation continue de chaque organisme du SSA.

La formation continue des grands subordonnés du SSA est organisée à l'initiative de la DCSSA.

Les moyens de communication propres au ministère de la défense peuvent être utilisés afin de prendre en compte les demandes en formation du personnel qui est en opération extérieure, embarqué à bord d'un bâtiment de guerre, en mission, et en séjour outre-mer dans les forces ou au titre de l'aide technique.

L'entretien de formation des assistants en formation est conduit par les chefs de services des organismes d'emploi. La validation et la mise en œuvre de leur plan de formation reste sous la responsabilité de l'école d'application du SSA (EASSA) et fait l'objet de dispositions particulières.

5. Plan de formation.

5.1. Principes.

Un plan de formation est un état périodique prévisionnel, établi sous la forme d'un inventaire nominatif, d'actions de formation cohérentes qui s'inscrivent dans le cadre de la politique de formation définie par le schéma directeur de la formation continue.

Le plan de formation du personnel militaire du SSA est annuel. Le calendrier des opérations administratives y afférent est présenté en annexe II.

Le plan de formation des techniciens des matériels santé (TMS) affectés dans les établissements du service de santé des armées et dans les forces est élaboré par la direction des approvisionnements et des établissements centraux (DAEC), pour tout ce qui concerne leur formation aux techniques de maintenance des matériels santé figurant à la nomenclature. A cet effet, les chefs d'établissement et les directeurs du service de santé en région où sont affectés les TMS prennent toutes les mesures utiles afin de faciliter cette démarche.

Pour les matériels spécifiques à certains établissements ou organismes ne figurant pas à la nomenclature, les formations restent du ressort des établissements d'affectation qui adresseront en même temps que la demande de plan de formation toute documentation ou éléments utiles à sa validation par la DCSSA. Pour cette validation de demande de formation, la DCSSA s'appuiera sur l'avis technique d'une commission d'experts désignés par la direction des approvisionnements et des établissements centraux du service de santé des armées (DAECSSA) et par la DCSSA

Les établissements et organismes mettront systématiquement la DAECSSA en copie de toute évaluation de formation aux techniques de maintenance des matériels santé.

Les formations qui n'entrent pas dans le cadre spécifique des missions attribuées aux TMS sont répertoriées dans le plan annuel de formation de leur organisme d 'emploi.

Le personnel militaire en emploi dans les forces françaises stationnées outre-mer et qui ne dispose pas de structures pédagogiques locales aptes à satisfaire ses besoins en formation continue, est prioritairement pris en compte dans le plan de formation de l'organisme d'affectation dès son retour en métropole si cela s'avère nécessaire. Pour le personnel stationné outre mer, si les demandes de formation continue par correspondance sont recevables, aucun déplacement vers le territoire national au titre de la formation continue ne saurait être pris en compte par le SSA.

Le personnel militaire affecté dans des emplois hors budget des armées est pris en compte pour sa formation continue par son ministère de tutelle à l'exception des cas suivants :

• les médecins des armées affectés au bataillon des sapeurs pompiers de Paris (BSPP) sont intégrés dans le plan de formation élaboré par la direction du service de santé en région terre Ile-de-France ; les demandes de formation des médecins des armées affectés au bataillon des marins pompiers de Marseille sont intégrés dans le plan de formation de la région maritime Méditerranée ;

• les médecins des armées affectés dans les services médicaux des gens de mer sont inclus au plan de formation de la direction du service de santé en région maritime correspondant à l'implantation géographique de leur affectation, sous réserve que ces médecins soient susceptibles de réintégrer à terme le SSA soit comme assistant en formation soit comme médecin d'unité, ou dans le cadre d'un changement de filière.

La création de la direction des statuts des pensions et de la réinsertion sociale (DSPRS) a eu pour conséquence la réintégration au sein du ministère de la défense des médecins du service de santé des armées affectés à la commission consultative médicale et au bureau des affaires médicales de la sous direction de la réinsertion sociale. Les demandes de formation continue de ces médecins sont prises en compte dans le plan annuel de formation du SSA. Le médecin chef du bureau des affaires médicales coordonne les actions de formation continue des personnels santé affectés au sein de la DSPRS en étant l'interlocuteur du bureau « enseignement » de la DCSSA.

Le médecin-chef de la caisse nationale militaire de sécurité sociale (CNMSS) coordonne les demandes de formation continue des médecins de la CNMSS en étant l'interlocuteur du bureau « enseignement » de la DCSSA.

Le plan de formation continue d'adaptation à l'emploi des personnels MITHA déclarés admis aux concours de recrutement des infirmiers principaux de deuxième classe et des directeurs des écoles paramédicales, est établi par le directeur du centre d'enseignement des personnels d'encadrement (CEPE) sous l'autorité du directeur de l'école d'application du service de santé des armées (EASSA).

Sous la responsabilité de chaque chef d'établissement ou d'organisme, le plan de formation doit être cohérent avec les objectifs du SSA et doit satisfaire aux objectifs qui lui sont propres :

• les objectifs pédagogiques correspondent à la formulation des capacités attendues à l'issue d'une formation ;

• les objectifs de changement et d'adaptation sont liés à la professionnalisation des armées, aux réformes du système sanitaire national, et à la modernisation de l'État.

5.2. Construction et suivi du plan de formation.

La construction du plan de formation comprend six étapes :

• l'énoncé d'une politique de formation ;

• l'élaboration d'un plan de formation ;

• la validation du plan par la DCSSA ;

• la mise en œuvre du plan et son suivi ;

• le réinvestissement des acquis professionnels ;

• le compte rendu à la DCSSA.

  L'énoncé d'une politique de formation.

La politique générale de formation continue du SSA est énoncée dans le schéma directeur annuel.

Cette politique générale peut et doit être adaptée à la spécificité de chaque organisme.

Certains axes de formation peuvent impliquer une politique pluriannuelle.

  Élaboration du plan de formation.

Le plan de formation est élaboré par étapes successives :

• l'entretien de formation analyse les attentes du personnel et les besoins en formation en regard du projet de service de chaque organisme du SSA ;

• le choix du COFC pour les actions prioritaires de formation, doit être guidé par des critères de pertinence, de conformité, d'opportunité, de cohérence, d'efficience, et d'adhésion du personnel.

Les modalités d'organisation tiennent compte des données locales sur le plan des ressources humaines, des ressources financières, des ressources techniques, des formations pilotées par la DCSSA et des impératifs opérationnels.

Un effort tout particulier doit être entrepris dans chaque organisme du SSA pour organiser des formation internes par le biais des acquis antérieurs. Ce partage du savoir, juste retour sur investissement de la formation consentie à l'extérieur et facteur de cohésion interne, fait partie de la fonction instruction qui se décline à tous les échelons du SSA.

Le plan annuel de formation continue de chaque organisme du SSA ne recense que l'ensemble des formations considérées comme étant prioritaires (P 1) et adressées à la DCSSA. La préparation des concours militaires (1er, 2e et 3e degré dans les différentes spécialités) est à inscrire au plan dans la mesure ou cette préparation nécessite des déplacements dont les frais peuvent être pris en charge.

Les inscriptions à des formations universitaires se déroulant selon le calendrier scolaire de l'année N - 1 et N peuvent se faire dès octobre de l'année N - 1. La validation B connue des établissements dès le mois de septembre N - 1 permet ces inscriptions après autorisation du chef d'établissement ou d'organisme (modalités exposées à l'article 24 de la présente instruction) .

Les formations universitaires se déroulant sur plusieurs années doivent faire l'objet d'une demande annuelle précisant l'année sollicitée.

Les demandes des assistants en formation étant prises en compte dans le plan de formation élaboré par l'EASSA ne doivent pas apparaître dans celui de l'organisme d'emploi.

La participation à des stages ou à des manifestations scientifiques devant se dérouler à l'étranger ou dans les DOM-TOM fait l'objet d'une programmation annuelle particulière indépendante du plan annuel de formation. En conséquence cette participation n'est pas à inclure dans le plan de formation.

La participation à des congrès ou à des enseignements dont la prise en charge financière peut être assurée par des laboratoires de l'industrie pharmaceutique ou tout autre organisme, dans les limites fixées par la loi et le règlement, doivent impérativement faire l'objet d'une demande d'autorisation auprès de la DCSSA sous présent timbre.

Les officiers affectés en tant que conseillers auprès du ministre de la défense et des états majors communiquent directement leur plan de formation à la DCSSA sous-direction « ressources humaines », « bureau enseignement ».

Le plan de formation élaboré et validé par les COFC des établissements et organismes déconcentrés du SSA est communiqué à la DCSSA pour le 30 juin de l'année (N - 1) qui précède sa mise en œuvre.

Il débute toujours par les demandes de formations groupées et comporte un procès verbal de la réunion du COFC pouvant faire mention de remarques expliquant la particularité de certaines demandes de formation en fonction des besoins propres de l'établissement ou de l'organisme.

Il ne sera pas fait mention de la formation prévue en interne, celle ci n'apparaissant qu'à posteriori dans les bilans mensuels.

  Validation du plan de formation par la DCSSA.

Le plan de formation de chaque organisme du SSA fait l'objet d'une analyse qualitative et quantitative, globale et individuelle, effectuée par le bureau enseignement section 3 « formation continue » de la DCSSA.

Le bureau enseignement saisit le conseiller technique national de la formation continue des paramédicaux, les gestionnaires des ressources humaines, les autres sous-directions de la DCSSA, les inspecteurs techniques et les inspecteurs d'armée du SSA afin de recueillir leurs avis sur la pertinence des formations demandées par certains personnels, notamment lorsqu'elles peuvent influencer le déroulement de carrière des intéressés.

Lorsque le plan de formation est validé pour tout ou partie, il est communiqué au responsable hiérarchique de chaque organisme avant le 1er septembre de l'année (N - 1).

Les formations retenues dans le plan de formation sont validées à priori par la DCSSA qui les classe en « formations relevant des crédits centralisés » (catégorie A) ou en « formation relevant des crédits déconcentré » (catégorie B). Cette validation ne signifie pas que les formations soient accordées ; l'autorisation de formation reste du ressort et de la décision du chef d'établissement (ou d'organisme) pour les formations de la catégorie B et de la DCSSA pour celles de la catégorie A.

La mise en œuvre de ces formations fait l'objet de procédures administratives et financières réglementaires qui sont précisées par la sous direction « études planification gestion » dans la circulaire annuelle qui accompagne la validation des plans de formation transmis par la DCSSA.

Selon leur nature, les formations sont classées par sous catégories auxquelles correspondent des procédures particulières qui font l'objet de fiches techniques relatives à la mise en œuvre de ces formations. Ces procédures doivent être connues et appliquées par l'ensemble du personnel du SSA. A cet effet, un exemplaire de ces fiches techniques doit pouvoir être consulté par le personnel dans le service où il est affecté afin de prévenir tout dysfonctionnement préjudiciable à l'intéressé.

  Mise en œuvre du plan de formation validé.

Les résultats du plan de formation validé par la DCSSA sont communiqués dès réception, au plus tard pour le 30 septembre de l'année (N - 1) par le responsable technique du COFC afin que chaque personnel concerné puisse engager la procédure de mise en œuvre correspondante dans les délais réglementaires.

Toute formation non prévue au plan de formation, mais en adéquation avec le schéma directeur ou le projet d'établissement, peut être mise en œuvre par décision du chef d'établissement sans demande d'autorisation préalable à la DCSSA si cette formation est jugée prioritaire pour le bon fonctionnement de l'établissement (sous catégorie B 2). Le financement de cette formation « hors plan » se fera alors sur les crédits de formation continue déconcentrés de l'établissement (enveloppe B) soit en remplacement de formations inscrites au plan de formation qui n'auraient pas pu être réalisées, soit au détriment de formations prévues au plan jugées moins prioritaires.

La permutation de personnel pour une formation validée dans la catégorie B (budget déconcentré) reste du ressort du chef d'établissement (ou d'organisme) et ne nécessite pas d'accord préalable de la DCSSA. Au contraire, toute personne désignée par la DCSSA pour participer à une formation validée dans la catégorie A (budget centralisé) ne peut être remplacée par une autre sans autorisation préalable. Cette disposition doit cependant demeurer exceptionnelle, qu'elle s'applique à une formation individuelle ou collective.

  Suivi du plan de formation.

La réalisation du plan de formation doit être rigoureusement suivie afin d'optimiser les ressources financières mises à disposition des bénéficiaires des actions de formation.

Chaque établissement ou organisme fera parvenir à la DCSSA sous direction « ressources humaines », bureau « enseignement » section 3 « formation continue », le dernier jour de chaque mois, un état mensuel de toutes les actions de formation réalisées, qu'elles soient coûteuses ou sans frais pour le service (sous catégorie B 3), interne (sous-catégorie B 4) ou externe (sous-catégorie B 1), inscrites ou non (sous-catégorie B 2) au plan, y compris les formations militaires ou institutionnelles qui ne figuraient pas sur la demande de validation du plan (cf. annexe II).

La DCSSA pour sa part suivra de la même façon les formations centralisées des différentes sous- catégories (A 1, A 2, A 3).

Un suivi rigoureux doit permettre de prévenir l'absentéisme aux sessions de formation prévues, en responsabilisant le personnel.

  Réinvestissement des acquis professionnels.

Toute formation doit favoriser le réinvestissement des acquis professionnels et doit permettre la restitution de la formation au profit du personnel de l'organisme du SSA dès lors que cela s'avère possible ou nécessaire.

Ces « formations internes » feront l'objet d'une sous- catégorie B 4 dans le bilan des actions de formation adressé mensuellement à la DCSSA.

Les actions de formateur seront systématiquement reportées sur la fiche n^o 5 de la FIF des intéressés (en y portant l'évaluation de la durée annuelle consacrée) ; cette fiche sera présentée en temps opportun au chef de service ou au notateur en premier ressort, et il sera tenu compte de cette activité d'enseignement dans la notation annuelle.

La DCSSA peut désigner le personnel ayant acquis des compétences particulières pour dispenser un enseignement dans des domaines spécifiques au profit du personnel du service.

C'est le cas des professeurs agrégés ou des maîtres de recherche , comme des spécialistes du SSA . Il en est de même des MITHA, tout spécialement de ceux du secteur « instruction formation » mais aussi de ceux du réseau de formateurs internes .

L'accent sera mis sur les réseaux qui doivent se développer entre les secteurs de l'instruction et le secteur hospitalier.

  Compte rendu annuel de formation continue.

En plus des bilans mensuels, chaque COFC établit en janvier de chaque année un bilan quantitatif et qualitatif des actions de formation réalisées pendant l'année écoulée. Ce compte rendu est adressé à la DCSSA pour le 15 février de chaque année (cf. annexe II).

5.3. Plans de formation des assistants en formation.

Le plan de formation des assistants en formation est élaboré, validé, mis en œuvre, suivi et évalué par le directeur de l'école d'application du service de santé des armées (EASSA), sur proposition des chefs d'organisme d'emploi.

Ces assistants bénéficiant d'une prise en charge financière relative à leur inscription et à leur participation à l'enseignement obligatoire pour leur futur exercice professionnel, la prise en compte de leurs desiderata, autres que ceux se rapportant à leur formation qualifiante en matière de formation continue est soumise aux règles fixées par l'EASSA.

Les assistants nommés au concours sont autorisés, sous couvert de leur chef d'organisme, à prendre contact avec le responsable de cursus de leur future affectation afin de faire intégrer, si nécessaire, leur demande de formation au plan de formation de leur nouvel organisme d'emploi.

6. Évaluation de la formation continue.

6.1. Principes.

Toute formation doit faire l'objet d'un retour sur investissement :

• au sein d'une démarche d'amélioration continue de la qualité (initialisation, actualisation, développement de projet) au profit du patient ou du SSA ;

• au sein du partage du savoir par l'enseignement des pairs.

La formation continue du personnel du SSA fait l'objet d'une évaluation quantitative et qualitative périodique qui est présentée à la CNFCSSA.

Cette démarche a un double but :

• d'assurer une meilleure prise en charge globale des patients ainsi qu'une meilleure préparation au soutien des forces ;

• de participer à une gestion optimale des finances publiques.

6.2. Évaluation quantitative.

L'évaluation quantitative de la formation continue est réalisée à l'aide d'indicateurs chiffrés, objectifs, applicables depuis l'échelon central jusqu'à l'échelon local.

Trois indicateurs généraux sont utilisés :

• le ratio financier : R, c'est le rapport de la dépense globale de formation à la masse salariale ;

• le ratio de formation : P, c'est le rapport du nombre de personnel ayant suivi une formation à l'effectif réalisé. Ce ratio est adaptable au calcul du taux de formation selon le statut, le corps, la profession ou le métier d'une catégorie de personnel ;

• la charge de formation : C, c'est le rapport du nombre de jours de formation au nombre de jours ouvrables.

6.3. Évaluation qualitative.

La qualité de la formation continue du personnel est un objectif prioritaire du SSA.

Cette évaluation doit permettre d'apprécier pour toute action de formation :

• immédiatement à l'issue de la formation :

  • l'adéquation entre l'attente du stagiaire, les objectifs visés par le SSA et le contenu de la formation ;

  • la qualité de la formation (fond et documentation éventuelle) ;

  • la qualité pédagogique du formateur (forme). Cette évaluation est réalisée par le bénéficiaire de la formation au moyen d'une fiche d'évaluation dite « évaluation à chaud », dont le modèle est joint en annexe III ;

• à moyen terme :

  • les effets de la formation, concrétisation du retour sur investissement, illustrés par la maîtrise ou l'amélioration des compétences dans l'emploi ;

  • cette évaluation est réalisée par le chef de service, ses adjoints ou le personnel d'encadrement paramédical du personnel formé au moyen d'une fiche d'évaluation dite « évaluation à froid » dont le modèle est joint en annexe IV.

Le calendrier des opérations d'évaluation figure à l'annexe II.

6.4. Dispositions particulières.

A moyen terme (entre trois et six mois après la formation) le responsable technique du COFC fait parvenir au chef de service du personnel formé la fiche d'évaluation des effets de la formation (fiche dont le modèle est joint en annexe IV).

Une synthèse des évaluations à chaud est adressée sous présent timbre par le COFC à l'issue de chaque formation collective.

7. Dispositions financières.

7.1. Généralités.

Le budget relatif à la formation continue du personnel du SSA est soumis aux règles du contrôle de gestion et de la comptabilité analytique.

Il est élaboré selon les dispositions réglementaires appliquées aux finances publiques.

Le financement de la formation continue comprend :

• des frais pédagogiques (frais d'inscription, frais de formation continue…) ;

• des frais de déplacement éventuels ;

• des frais de matériel éventuels ;

qui sont engagés sur les crédits du bureau administrateur de crédits n^o 3 (BAC 3).

L'engagement de ces dépenses est effectué :

• soit sur le budget centralisé ;

• soit sur le budget déconcentré.

7.2. Le budget centralisé.

Ce budget est destiné à la prise en charge des actions de formation individuelles ou collectives, qui sont accordées par le ministre chargé des armées sur demande préalable des intéressés. Ce sont les formations de la catégorie A.

Les frais pédagogiques et les frais de déplacement correspondants sont pris sur les ressources en nature du budget et du compte de gestion des établissements.

Ces dépenses sont engagées et liquidées en application de la procédure réglementaire. Le directeur du service de santé des armées en région terre Sud-Est est désigné ordonnateur secondaire unique des dépenses relatives à la formation continue du personnel du service de santé des armées dont l'imputation budgétaire relève du chapitre 34-02 article 23. Le centre de mandatement du service de santé des armées de Lyon est habilité à mandater ces dépenses pour l'ensemble du service de santé des armées (décision n^o 122/DEF/DCSSA/AAF/GF du 15 janvier 2002) (n.i BO).

Les demandes individuelles doivent faire l'objet d'une transmission par voie hiérarchique (comprenant les lieux, programme, dates et coûts en pièce jointe) deux mois avant le début de la formation.

7.3. Le budget déconcentré.

Le budget déconcentré relatif au financement de la formation continue est évalué par chaque organisme du SSA, responsable de l'élaboration du plan de formation du personnel qui lui est subordonné ou fonctionnellement attaché.

Ce budget est formalisé lors de l'élaboration du budget prévisionnel au titre des ressources nouvelles à caractère non permanent.

Il est destiné à la prise en charge des formations retenues dans le cadre du plan annuel de formation, identifiées dans la catégorie B, en application des procédures qui sont précisés dans la circulaire annuelle relative au schéma directeur de la formation continue du SSA.

Chaque établissement ou organisme se voit notifié, en janvier, le montant des crédits autorisés alloués au budget de la formation continue pour l'année N.

Ce budget identifié doit être exclusivement utilisé pour la formation continue du personnel.

Chaque établissement ou organisme est responsable du pilotage de la gestion des crédits qui lui sont alloués au titre de la formation continue ; l'engagement, la liquidation et le mandatement des dépenses seront suivis et un point de situation au 1er septembre de chaque année sera adressé sous présent timbre.

7.4. Remboursement des frais avancés.

Les règles de comptabilité publique ne permettant de régler qu'un service fait, les frais d'inscription universitaire pour l'année N - 1 et N seront avancés par les intéressés dès le mois de septembre ou octobre de l'année N - 1 au vu de la validation par la DCSSA du plan de formation.

Le remboursement s'effectuera au vu de la facture acquittée dans un délai de deux à trois mois aux termes de la circulaire 2059 /DEF/DCSSA/2/ENS du 12 septembre 1984 modifiée (BOC, p. 5444).

8. Dispositions particulières.

8.1. Mise en application.

La présente instruction est mise en application à compter du 1er janvier 2002.

8.2. Texte abrogé.

L' instruction 4000 /DEF/DCSSA/RH/ENS/3 du 16 décembre 1999 modifiée, relative à la formation continue du personnel du service de santé des armées est abrogée.