CIRCULAIRE N° 1525/DN/DSF/CG relative au contrôle financier local.
Du 01 mars 1973NOR
Visée par le contrôle financier central le 2 mars 1973 sous le no 1530/CDE.
Pour le ministre d'Etat chargé de la défense nationale et par délégation :
Le directeur des services financiers,
Dominique LEWANDOWSKI.
Table 1. TABLEAUfaisant ressortir les compétences respectives du contrôleur financier central et du contrôleur financier local pour l'exercice du contrôle des dépenses engagées.
Phases du contrôle (décrites à la première partie § 1 de la circulaire). | Dépenses concentrée § 3.1 de la circulaire | Dépenses déconcentrées (§ 3.2 de la circulaire). | Dépenses engagées à l'administration centrale (§ 3.4 de la circulaire). | ||
|---|---|---|---|---|---|
Restant dans la limite des compétences locales. | Relevant de la compétence du ministre. | Restant dans la limite des compétences locales | Relevant de la compétence du ministre. | ||
Selon nature ou montant du marché. | Selon nature ou montant du marché. | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
a) Contrôle de conformité et de disponibilité budgétaire, régularité de l'imputation : |
|
|
|
|
|
— a) 1 au niveau du budget (CFC) | CF central. | CF central. | CF central. | CF central. | CF central. |
— a) 2 au niveau de la délégation ou de la notification (CFL) | Sans objet. | CF local (1) | CF local. | CF local (1). | CF local. |
b) Contrôle du coût de l'opération | CF central. | CF local (1) | CF local. | CF central. | CF central. |
c) Contrôle de l'exécution de la dépense (actes d'engagement juridiques). | CF central. | CF local (1) | CF central. | CF local (1) | CF central. |
(1) Contrôle « a priori » ou « a posteriori » selon le cas, conformément aux dispositions de l'arrêté du 15 janvier 1971 (abrogé) et à celles de la lettre finances du 15 janvier 1973 (n.i. BO) qui y apporte les dérogations analysées au § 3.4.3 de la présente circulaire. | |||||
INTRODUCTION
La loi du 10 août 1922 (BO/G, p. 2602) a institué dans chaque ministère un contrôle central des dépenses engagées portant sur les crédits directement gérés par les ministres ou les fonctionnaires de leur administration centrale.
En vertu des dispositions du décret no 70-1049 du 13 novembre 1970 ; abrogé le 31 décembre 1997, cf. art. 7 du décret 96-629 du 16 juillet 1996 BOC, p. 3194 et pour les actes pris par les ordonnateurs secondaires ou pour les dépenses engagées par eux, ce contrôle est désormais déconcentré au niveau départemental où il est exercé par le trésorier-payeur général.
Effectif dans dix départements depuis le 1er janvier 1971, il a été étendu à trente-quatre autres le 1er janvier 1972 et généralisé à l'ensemble des départements métropolitains le 1er janvier 1973, en vertu de l' arrêté interministériel du 15 janvier 1973 (BOC/SC, p. 98).
Son fonctionnement est organisé par diverses instructions du ministre de l'économie et des finances dont la circulaire CD/323 du 21 janvier 1971 (n.i. BO) est le texte de base ; la circulaire CD/080 du 17 janvier 1972 (n.i. BO) en a modifié certaines dispositions et la lettre finances 73/01/12/1-CCFL du 15 janvier 1973 (n.i. BO) a apporté des allégements de procédure et des exemptions spécifiques aux dépenses militaires.
L'objet de la présente circulaire est, d'une part, d'exposer les principes généraux de l'exercice du contrôle financier local, sans pour autant se substituer aux instructions finances auxquelles les assujettis devront se reporter et, d'autre part, de développer plus spécialement les particularités propres aux dépenses militaires.
1. PLAN.
La première partie traite des dispositions générales :
modalités d'exercice du contrôle financier ;
intervention du contrôleur financier local ;
catégories de dépenses au regard du contrôle des engagements ;
comptabilité à laquelle donne lieu le contrôle financier local.
La deuxième partie a trait à certains allégements de procédure :
engagements annuels ;
engagements provisionnels ;
ajustement et apurement des engagements ;
engagements sur marchés ;
approvisionnements auprès des services publics ;
dépenses payées sur régie d'avances ;
commentaires et recommandations.
La troisième partie concerne les cas dans lesquels une autorité autre que l'ordonnateur secondaire peut entrer en relation directe avec le contrôleur financier local.
La quatrième partie vise le cas particulier des dépenses « à bon compte ».
2. Dispositions générales.
2.1. Modalités d'exercice du contrôle financier.
Qu'il soit central ou local, le contrôle financier est toujours décomposé en trois phases :
a). Le contrôle de conformité budgétaire (disponibilité des crédits et régularité de l'imputation). Cette phase du contrôle s'exerce en fait à deux niveaux :
1. Dans le cadre du chapitre et de l'article du budget, par le contrôleur financier central, lorsqu'il examine une délégation, ou une notification (dans le cas visé au § 3.4) d'autorisation d'engagement ou de programme ;
2. Dans le cadre de la délégation, ou de la notification, par le contrôleur financier local, lorsqu'il examine un engagement pris par l'ordonnateur secondaire et imputable sur ladite délégation ou notification, ou lorsque l'ordonnateur secondaire lui soumet des sous-délégations au profit d'ordonnateurs sous-délégués ou de gestionnaires de crédits habilités à engager des dépenses.
Il va de soi que pour les dépenses qui relèvent exclusivement de la compétence du contrôleur financier central, la phase a) s'exerce à son seul niveau.
b). Le contrôle du coût de l'opération : application des normes administratives, techniques et financières retenues par les services, examen du caractère fonctionnel du projet, conséquences financières des mesures proposées, vérification qu'elles ne sont pas sous-évaluées, etc.
c). Le contrôle de l'exécution par le visa des actes juridiques pris à cet effet ; choix du mode de contrat, qualité du co-contractant, stipulations conformes au code des marchés, etc.
Cette dernière phase du contrôle de l'engagement ne doit pas être confondue, comme il arrive souvent, avec le contrôle du payeur, effectué par son service de la dépense au stade du paiement, dans le but de vérifier la liquidation, l'exécution éventuelle des précomptes et le pouvoir libératoire pour l'Etat du règlement opéré (désignation et qualité du créancier, application éventuelle des retenues pour saisie-arrêt, opposition, etc.)
2.2. Intervention du contrôleur financier local.
2.2.1.
Le contrôleur financier local est informé des moyens mis à la disposition des ordonnateurs secondaires pour leur permettre d'engager la dépense par des documents à prendre en comptabilité et qui consistent en :
délégation (ou notification) d'autorisation d'engagement ;
délégation (ou notification) d'autorisation de programme,
correspondant au degré de déconcentration de la dépense et à son appartenance à des crédits de fonctionnement ou à des autorisations de programme du titre III ou du titre V.
Le modèle de ces imprimés est donné en annexe ; il est identique pour les « délégations » et les « notifications » de la même nature d'autorisation (d'engagement ou de programme) ; il suffit de rayer la mention inutile dans l'intitulé et dans le corps de l'imprimé, pour laisser subsister celle qui convient.
2.2.2.
Conformément aux directives du ministère de l'économie et des finances, ces documents, DAE et DAP (ou les « notifications » correspondantes), sont adressés directement et simultanément par l'administration centrale aux ordonnateurs secondaires et aux contrôleurs financiers locaux compétents.
Ils sont établis par duplication, en un nombre suffisant d'exemplaires pour servir :
le contrôleur financier central ;
le contrôleur financier local ;
le délégataire ;
l'ordonnateur secondaire si le délégataire ne possède pas cette qualité.
2.2.3. Délégation (ou notification) d'autorisation d'engagement (DAE).
Les renseignements à porter sur cet imprimé sont limités à l'indication de la gestion budgétaire, des titre, chapitre et article d'imputation, éventuellement à l'objet, à la désignation des délégataires et au montant de la délégation exprimé en lettres et en chiffres.
Les directives particulières, s'il y a lieu, sont adressées au moyen d'une dépêche au délégataire, sans qu'il soit nécessaire de faire référence à cette dépêche sur la délégation.
Le retrait partiel ou total de délégation (ou notification) fait l'objet de la même procédure, dans les mêmes formes. L'intitulé du document est simplement modifié pour devenir « retrait de délégation » (ou de notification). Le montant en lettres et en chiffres est précédé respectivement du mot « moins » et du signe arithmétique (-).
2.2.4. Délégation (ou notification) d'autorisation de programme (DAP).
Outre les renseignements relatifs à la gestion, au budget, aux chapitres et articles d'imputation, à la désignation des destinataires, à l'objet et au montant de la délégation inscrit en lettres et en chiffres, cet imprimé comporte les données élémentaires nécessaires à l'emploi des autorisations de programme et les références à rappeler dans les comptes rendus d'engagements définitifs et de règlement.
Comme pour les DAE, les directives particulières sont notifiées s'il y a lieu, au moyen d'une dépêche adressée au seul délégataire, sans que la mention relative à cette dépêche soit portée sur la délégation (ou la notification).
Le retrait partiel ou total de délégation (ou notification) suit la même procédure, à l'aide du même imprimé qui pour ce faire est aménagé comme suit : le titre de l'imprimé est modifié pour devenir « Retrait de délégation (ou notification) ». Dans la case réservée à l'inscription en lettres, le montant du retrait est précédé du mot « moins » et, dans celle réservée à l'inscription en chiffres, du signe arithmétique (-).
2.3. Les catégories de dépenses au regard du contrôle des engagements.
Mises à part les dépenses d'armement assignées sur la caisse des agents comptables des services industriels de l'armement (ACSIA) et des budgets annexes des poudres et des essences, exemptées par le décret du 13 novembre 1970, les dépenses des titres III et V assignées sur la caisse d'un comptable public du trésor sont soumises au contrôle financier, soit central, soit local, soit enfin en partie à l'un et en partie à l'autre sans qu'il y ait duplication du contrôle.
2.3.1. Dépenses concentrées (1 re catégorie).
Les dépenses « concentrées » sont celles dont l'administration centrale se réserve l'initiative et l'exécution, cette dernière au sens de l'engagement juridique, indépendamment de l'ordonnancement.
Ce sont, en principe, les dépenses qui résultent de décisions prises par les administrations centrales, en raison, soit de leur nature, comme le recrutement des fonctionnaires, les conditions de rémunérations, etc., soit de leur destination (cas des dépenses qui leur sont propres).
Ces dépenses sont engagées à l'administration centrale et exécutées par elle ; par voie de conséquence, c'est le contrôleur financier central qui, justifications à l'appui, exerce toutes les phases du contrôle.
De telles dépenses n'intéressent donc pas le contrôleur financier local et le trésorier-payeur général n'interviendra qu'en sa qualité de payeur (par la vérification de la liquidation et du pouvoir libératoire pour l'Etat du règlement opéré), afin d'honorer les mandats qui pourraient être assignés sur sa caisse dans le cadre des délégations de crédits portant les codes 202-01 pour la délégation et 902-01 pour son extrait.
Il est précisé que les dépenses du service interarmées de liquidation des transports (SILT) entrent toutes dans cette catégorie, conformément à l'accord donné par la lettre finances du 13 novembre 1972 (non diffusée à tous). Il en résulte que les administrateurs des chapitres de transports doivent s'abstenir d'émettre des délégations d'autorisation d'engagement au profit du SILT lequel ne doit recevoir que des délégations de crédit.
2.3.2. Dépenses déconcentrées (2 e catégorie).
2.3.2.1.
A l'opposé, les dépenses « déconcentrées » sont celles engagées et exécutées par les services locaux, sur les autorisations d'engagement qui leur sont accordées globalement par les directions centrales, en une ou plusieurs fois, pour l'année entière ou pour une période donnée, et dont ils ont le libre emploi, sans directives particulières, dans le cadre de leurs attributions et du chapitre et de l'article budgétaire sur lequel ces autorisations sont déléguées.
2.3.2.2.
Contrairement aux dispositions de la circulaire no 7776/DN/DSF/CG du 30 septembre 1971 la détermination de cette catégorie ne sera plus laissée à l'appréciation des services gestionnaires de crédits à l'administration centrale au fur et à mesure de l'émission des délégations. Les dépenses « déconcentrées » font désormais l'objet d'une liste établie par chapitre et article, sur la proposition des états-majors et des directions centrales, après accord du CGA et du CDE. Elle est publiée par le département, sous le timbre de la direction des services financiers, en principe une fois par an en début d'année, mais elle peut être révisée en cours d'année si le besoin s'en fait sentir.
Cette liste est arrêtée par chapitres et articles de la nomenclature budgétaire, ces derniers en entier ; il n'est donc pas admis d'inscrire, sur la liste, des dépenses déconcentrées dont l'imputation budgétaire serait en dessous du niveau de l'article.
Les articles qui y figurent peuvent n'être déconcentrés que pour la fraction déléguée aux autorités locales, à la condition que l'autre partie soit entièrement réservée à l'administration centrale, donc « concentrée ». La raison en est que cette dernière catégorie ne donnant pas lieu à délégation d'autorisation d'engagement ou de programme, il n'y aura pas, à l'échelon local, d'interférence entre les deux. Pour les TPG et les ordonnateurs, les délégations reçues sur les chapitres et articles inscrits sur la liste, seront entièrement déconcentrées, sans aucune ambiguïté.
2.3.2.3.
Par voie de conséquence, le contrôle financier en sera exercé entièrement par le TPG comme suit :
lors de l'émission de la délégation (DAE ou DAP), le contrôleur financier central vérifie simplement la conformité et la disponibilité budgétaires (phase a 1), sans qu'il soit nécessaire d'apporter de justification par la communication du dossier ou la production d'une fiche financière ;
à l'échelon local, chaque engagement donne lieu à l'exercice des trois phases (a 2, b et c) par le contrôleur financier local. Les phases a 2 et b, sont généralement simultanées lorsque le contrôle a lieu « a priori ».
Lorsqu'en raison de la nature de la dépense ou de son montant définis par l'arrêté du 15 janvier 1971, (1) le contrôle financier local s'exerce « a posteriori », les contrôles exercés dans les phases b et c sont effectués à la diligence du contrôleur local, soit systématiquement, soit par sondage, après l'exécution de la dépense, dans un délai laissé à sa discrétion.
Dans ce cas, la seule formalité à accomplir de sa propre initiative par l'ordonnateur secondaire consiste dans l'émission d'une fiche d'engagement (verte) destinée au simple enregistrement comptable de la dépense (phase a 2), cette fiche étant accompagnée d'un décompte financier.
2.3.3. Dépenses dont la déconcentration est laissée à l'initiative des services centraux.
Indépendamment de la liste des dépenses déconcentrées qui a un caractère fixe et obligatoire, les directions et services de l'administration centrale gardent la faculté de déconcentrer certaines dépenses, suivant leur nature, leur mode de réalisation ou leur destination.
Ces dépenses sont engagées et suivent les mêmes procédures d'exécution et de contrôle que celles inscrites sur la liste des dépenses entièrement déconcentrées visées ci-dessus (§ 3.2) ; elles comportent notamment de ce fait l'envoi au plan local d'une DAE ou d'une DAP. La seule différence avec celles-ci réside dans le caractère facultatif de la décision de déconcentration et dans son niveau inférieur à l'article budgétaire.
2.3.4. Dépenses décidées à l'administration centrale, mais exécutées à l'échelon local (3 e catégorie).
2.3.4.1.
Entre ces deux situations extrêmes, dépenses concentrées d'une part et dépenses déconcentrées d'autre part, qui permettent une délimitation simple et claire des attributions et qui, par conséquent, ne soulèvent pas de difficulté au regard de la compétence de chacun, il en existe une troisième, plus fréquente au ministère de la défense nationale que dans les autres départements ministériels : ce sont les dépenses décidées par l'administration centrale qui en prend l'initiative, en définit la nature, en arrête les spécifications, le volume, le coût, mais dont l'exécution (au sens de l'engagement juridique) est confiée à un service local chargé de la mise en œuvre de ces directives précises. Ce sont les dépenses de la troisième catégorie dont la déconcentration est partielle.
Engagées à l'administration centrale et exécutées au plan local, elles donnent lieu à l'établissement d'un document particulier appelé « notification » d'autorisation d'engagement (ou de programme), destiné à attirer l'attention du contrôleur financier local sur le contrôle partiel à exercer à leur sujet, en évitant toute confusion avec les délégations d'AE ou d'AP.
Les instructions d'utilisation et l'évaluation sont établies sur des documents annexes ne revêtant aucune forme particulière. Ces documents sont joints à l'exemplaire de la « notification » destiné à l'ordonnateur local ; il n'y a pas lieu de les joindre à l'exemplaire de la « notification » destiné au contrôleur financier local.
2.3.4.2.
Dans ce cas, où l'engagement comptable est pris à l'administration centrale et l'engagement juridique à l'échelon local, le contrôle financier est pareillement partagé entre le contrôleur central et le contrôleur local qui exercent chacun les phases correspondant aux actes successifs des administrateurs central et local, sans qu'il y ait duplication du contrôle.
Leur contrôle est exercé comme suit par le contrôleur financier central et par le contrôleur financier local.
Le premier effectue simultanément la phase a 1), par l'apposition de son visa sur la « notification » et la phase b) au vu du dossier qui lui est communiqué, ou de la fiche financière qui lui est adressée.
La procédure particulière employée pour cette catégorie de dépense (« notification » et mention « dépense engagée à l'administration centrale ») donne l'assurance au contrôleur financier local que la phase b) du contrôle a été effectuée par le contrôleur financier central et que, par voie de conséquence, il lui appartient d'exercer seulement les contrôles :
a 2) pour s'assurer que chaque engagement juridique est conforme à l'imputation et reste dans les limites du montant de la « notification » d'autorisation d'engagement ou de programme ;
c) puisque l'engagement juridique est pris par l'autorité locale.
Ces deux contrôles impliquent qu'au plan local cette « notification » soit prise en comptabilité, tant par l'ordonnateur secondaire que par le contrôleur financier local et suivie en consommation au fur et à mesure des actes d'exécution.
2.3.4.3.
La lettre finances du 15 janvier 1973 (n.i. BO) a apporté sur cette dernière phase de contrôle et pour cette catégorie de dépenses un assouplissement important en décidant que le contrôle des actes juridiques pris pour leur exécution sera effectué « a posteriori », sauf en ce qui concerne les marchés de travaux imputables sur crédits d'équipement qui resteront soumis aux dispositions de l'arrêté du 15 janvier 1971 (2).
Cela revient à dire que, pour les dépenses de l'espèce, le contrôle « a posteriori » s'appliquera, en règle générale, sans considération des seuils de l'arrêté du 15 janvier 1971 (2) et pour les marchés de travaux du titre V, seulement lorsqu'ils restent en deçà des seuils de ce même arrêté.
Pour toutes les dépenses de cette catégorie (fourniture et travaux), le contrôle s'effectuera en revanche toujours « a priori », lorsqu'en raison de leur montant l'approbation des marchés auxquels elles donnent lieu dépasse la compétence des autorités locales et appartient par conséquent au ministre (ou à son représentant) ; le contrôle de l'acte juridique est alors effectué par le contrôleur financier central qui n'exerce jamais son contrôle « a posteriori » ; cette particularité est réservée en effet aux contrôleurs financiers locaux. Dans ce cas, l'acte juridique et ses conséquences financières sont, après visa du contrôleur financier central, notifiés par le service gestionnaire à l'ordonnateur secondaire et au contrôleur financier local pour imputation sur la notification.
L'expression « marchés de travaux » s'entend ici au sens de travaux immobiliers, à l'exclusion notamment des prestations de services, des réparations de matériels, les confections, etc…
2.4. Comptabilité des dépenses engagées.
2.4.1.
En règle générale, le contrôle de la disponibilité des crédits et la tenue de la comptabilité contradictoire de l'ordonnateur secondaire et du contrôleur financier local se font au niveau du chapitre et de l'article, conformément aux dispositions de la circulaire finances no 323 du 21 janvier 1971 (titre II, chapitre 1er, section 2, § 3, spécialité des crédits et imputations budgétaires de la dépense).
2.4.2.
Il en sera ainsi dans le cas de déconcentration complète (dépense de la deuxième catégorie) où les délégations sont effectuées globalement en exécution de la décision de déconcentration matérialisée par une liste limitative établie par chapitre et article. L'envoi de délégations successives sur le même article conduit de ce fait à leur cumul dans la comptabilité.
2.4.3.
Cependant, le cadre de la comptabilité des engagements étant la délégation, il arrivera, ce sera le cas des dépenses déconcentrées par objet ou par destination visées au paragraphe 3.3 ci-dessus, que les délégations se situant à un niveau inférieur à l'article, la comptabilité sera nécessairement suivie à ce niveau inférieur. Là encore, les délégations sont cumulables en comptabilité, quelle qu'en soit la rubrique, à l'intérieur du même article.
2.4.4.
Les « notifications » concernant les dépenses de la troisième catégorie (§ 3.4 ci-dessus) font également l'objet d'une comptabilité d'emploi tenue dans les mêmes formes. Elles ne se cumulent pas avec les délégations, mais elles peuvent se cumuler entre elles, si elles sont émises au titre du même chapitre et article et si elles ont le même objet.
2.4.5.
Contrairement à une opinion assez répandue, les règles de comptabilité ci-dessus ne sont nullement en contradiction avec les divisions prescrites par les instructions du ministère de l'économie et des finances pour suivre chaque engagement selon les divers critères : destination, nature, mode de contrôle, forme de l'engagement, etc…, donnant lieu chacun à l'ouverture de fiches particulières, vertes ou blanches, lesquelles fiches se suivent, sans distinction de leur forme, pour traduire la consommation de l'autorisation déléguée ou notifiée à laquelle elles se rattachent.
Cette comptabilité n'est en fait qu'une liasse de fiches au moyen desquelles la consommation des crédits d'une délégation est suivie en fonction des critères définis par la réglementation prescrite par la circulaire finances CD/323 du 21 janvier 1971.
2.4.6.
On notera la particularité des dépenses d'investissement (titre V) et celle des chapitres du titre III dotés d'autorisation de programme.
Les notifications d'autorisation de programme donneront lieu immédiatement à l'ouverture d'une fiche d'opération (modèle joint), tant chez le délégataire que chez le contrôleur financier local. Les fiches d'engagement, blanches ou vertes selon le cas, prises pour la traduction financière des actes juridiques d'exécution viendront s'imputer sur chaque fiche d'opération concernée (cadre spécial réservé à cet effet au verso de la fiche).
La consommation des délégations d'autorisations de programme, lesquelles n'auront été visées par le contrôleur financier central qu'au titre de la phase a 1), s'effectue au plan local sous forme d'affectation d'autorisation de programme (émission d'une fiche blanche s'imputant sur la DAP). Simultanément l'ordonnateur secondaire et le contrôleur financier local ouvrent une fiche d'opération d'un montant égal à celui de l'affectation (cadre au recto de la fiche).
L'imputation sur la fiche d'opération des divers engagements correspondant aux actes juridiques d'exécution s'effectuera comme indiqué plus haut.
2.4.7.
Bien entendu, il appartient aux services de mettre à la disposition du contrôleur financier local, selon sa compétence, les pièces justificatives nécessaires à son contrôle dans les conditions prévues par la réglementation générale applicable au contrôle financier local.
3. Allégements et aménagements de procédure.
3.1. Engagements annuels.
3.1.1.
Aux termes de la réglementation en vigueur, résultant de la circulaire CD/323 du 21 janvier 1971 (titre II, chapitre 1er, section 3) les dépenses de matériel qui présentent un certain caractère d'obligation, tels par exemple les frais de chauffage et d'éclairage, doivent être engagées par priorité et pour leur totalité dès le début de l'année.
Il a été constaté que le respect absolu de cette priorité lorsque, comme c'est souvent le cas, la délégation ne couvre qu'une partie des besoins annuels, conduisait à épuiser la quasi-totalité, sinon la totalité, d'une délégation d'autorisation d'engagement.
Le ministre de l'économie et des finances, en reconnaissant le bien-fondé de cette remarque, a donné son accord pour procéder aux engagements de l'espèce au rythme correspondant à celui de la délégation.
3.1.2.
Pour faciliter le fonctionnement des organismes intéressés il appartient par conséquent aux directions et services de l'administration centrale dans toute la mesure du possible de déléguer aux ordonnateurs secondaires, et ceci dès le début de l'année, la totalité des dotations nécessaires au fonctionnement annuel des services.
Une telle initiative est en effet d'autant plus à encourager qu'elle allège les procédures et qu'elle est conforme à la politique de déconcentration ; celle-ci implique en effet la mise à la disposition des autorités locales d'un budget annuel correspondant à leurs besoins.
3.1.3.
Les gestionnaires de crédits pourront ainsi, soit engager pour l'année entière, ce sera la règle lorsqu'ils recevront des délégations couvrant leurs besoins annuels soit dans le cas contraire, procéder selon un rythme trimestriel ou semestriel correspondant à celui des délégations, tant pour les dépenses obligatoires que pour les autres.
3.2. Engagements provisionnels.
3.2.1.
Au plan général, le champ d'application de cette procédure a été sensiblement élargi depuis le début de l'année 1972 par l'élévation de 1 000 francs à 3 000 francs du prix unitaire à l'objet des dépenses répétitives de même nature pouvant s'imputer sur de tels engagements qui peuvent désormais concerner des dépenses simplement fréquentes, d'un taux unitaire de 3 000 francs à l'objet, de nature diverse, à la condition dans ce dernier cas qu'elles aient « la même destination ». Cette expression vise les dépenses qui concourent à la réalisation d'une opération ou d'une action parfaitement déterminée (exemple : réfection des bureaux d'un édifice administratif identifié, frais de confection d'emballages de matériels, sans qu'il y ait lieu, comme cela s'est vu, de distinguer les emballages à raison de la nature des matériaux avec lesquels ils sont fabriqués).
3.2.2.
Au sujet des difficultés qui ont été signalées de divers côtés relatives au renouvellement de ces engagements, il n'est plus nécessaire maintenant d'attendre qu'un premier engagement provisionnel soit entièrement soldé par les paiements, pour présenter au contrôle financier local un second engagement. Il suffit pour cela que les paiements comptabilisés à la trésorerie générale sur le premier engagement atteignent 8 p. 100 de son montant. D'autre part, la succession de ces engagements doit être considérée comme cumulative, sans qu'il y ait lieu de procéder au dégagement du solde observé sur l'engagement précédent. Pour les services du contrôle financier local ce solde viendra accroître d'autant l'engagement suivant, les mandats émis faisant alors référence à ce deuxième engagement.
3.2.3.
Il va de soi que le montant total de chaque catégorie de fourniture, imputable sur l'engagement provisionnel devra rester en-dessous du seuil au-delà duquel la procédure des marchés devient obligatoire.
3.3. Ajustement et apurement des engagements.
3.3.1.
L'ordonnateur secondaire peut toujours, s'il estime qu'un engagement a été surévalué, procéder auprès du contrôleur financier local à un dégagement partiel à charge pour lui de démontrer que la somme restant engagée a permis, ou doit permettre, la réalisation finalement envisagée.
Il est bien entendu que cette procédure ne saurait conduire à une insuffisance des engagements comptables par rapport aux engagements juridiques ; ceux-ci devront être éventuellement remaniés afin d'éviter une telle situation.
3.3.2.
Quant à l'apurement des fiches en fin d'année, exigé par certains contrôleurs financiers, pour ramener, par voie de dégagement, le montant des engagements à celui des mandatements, il est précisé que cette pratique n'est nullement obligatoire. Le caractère prévisionnel d'un engagement n'exige pas en effet sa mise en concordance comptable avec le montant des mandatements correspondants. Cependant, pour le cas où l'ordonnateur désirerait comptabiliser ces soldes, s'il estime par exemple que leur montant le justifie en vue d'un éventuel report, l'apurement pourra avoir lieu, sans pièces justificatives, au moyen d'un seul état de dégagement qui recevra l'avis du contrôleur financier local.
3.4. Engagement des dépenses sur marchés.
Contrairement à certaines pratiques constatées, la couverture financière des marchés ne doit être exigée par les contrôleurs financiers locaux qu'au moment où ceux-ci sont présentés à leur avis [phase c) du contrôle] ; les consultations auxquelles il peut être procédé au moment de la préparation des marchés, ou lors des appels à la concurrence, consultations qui ne constituent pas en elles-mêmes un acte juridique engageant l'Etat, ne sont donc pas liées à l'existence de disponibilités budgétaires.
3.5. Approvisionnement auprès des services publics ou d'organismes assimilés.
L'approvisionnement des fournitures militaires en tabac auprès du SEITA, ou en carburant auprès du service des essences, ou en vivres auprès des services d'approvisionnement des ordinaires de la marine (SAOM) et d'une manière générale tous les engagements contractés auprès des services publics ne doivent pas donner lieu à passation de marchés entre les organismes militaires clients et les services publics qui sont leurs fournisseurs.
3.6. Dépenses payées sur régie d'avance.
Compte tenu du fait que les dépenses qui sont payées sur les fonds de la régie d'avance sont déjà couvertes par des fiches d'engagements, il n'y a pas lieu de prendre en l'espèce d'engagements particuliers, que ce soit à l'occasion du versement de l'avance initiale ou lors des reconstitutions en cours d'année.
Les paiements effectués par les régisseurs d'avance seront, à la diligence des comptables, normalement imputés, selon la nature des dépenses, sur les diverses fiches d'engagements provisionnels ouvertes.
3.7. Commentaires et recommandations.
L'ensemble des dispositions contenues dans la présente circulaire, notamment celles qui apportent aux dépenses militaires des dérogations au régime général du contrôle financier local (dérogations demandées et obtenues par le département), doit permettre une diminution notable du nombre des fiches de toute nature à ouvrir pour suivre la consommation des autorisations d'engagement ou de programme déléguées ou notifiées.
C'est un allégement de procédure important. En effet, le nombre des fiches n'est pas seulement un inconvénient d'ordre matériel ; il est aussi générateur d'erreurs ; il rend plus difficile la détermination du disponible sur une même délégation ; il répond mal au caractère prévisionnel de l'engagement comptable en poussant son analyse au-delà de ce qu'il est raisonnable d'évaluer ; enfin il entrave la gestion en compliquant à l'excès la répartition des moyens entre les postes de dépenses qui peuvent évoluer entre le moment de la prévision et celui de la réalisation.
Ces divers inconvénients vont ainsi pouvoir, sinon disparaître, du moins être atténués.
Ils pourront l'être encore davantage si, parallèlement aux allégements de procédure obtenus, les services dépensiers consentent à une meilleure organisation de leurs achats, par un effort de prévision qui permettrait de les grouper plutôt que de les effectuer au fur et à mesure des besoins, comme c'est souvent le cas.
On notera par ailleurs que l'ouverture d'une fiche d'affectation à l'administration centrale, ne fait pas obstacle à l'exécution déconcentrée des dépenses sur le titre V. Dans ce cas, les services gestionnaires de l'administration centrale informeront les ordonnateurs secondaires et les contrôleurs financiers locaux au moyen de notifications d'autorisations de programme.
4. Cas dans lesquels une autorité autre que l'ordonnateur secondaire peut entrer en relation directe avec le contrôleur financier local..
4.1. Les sous-délégataires.
Lorsqu'un ordonnateur secondaire ayant autorité sur des ordonnateurs sous-délégataires, reçoit une délégation de son administration centrale, il procède à une sous-répartition entre ces sous-délégataires, au moyen des formules de sous-délégations analogues aux délégations qu'il reçoit.
Il les présente à l'avis de son contrôleur financier pour exercice du contrôle de conformité a 2) ; après quoi, il en adresse un exemplaire à l'ordonnateur sous-délégataire et un exemplaire visé au TPG auprès duquel ce dernier est accrédité.
Au niveau du sous-délégataire et de son contrôleur financier local, l'utilisation des sous-délégations obéit aux mêmes règles que celles en vigueur pour les délégations consommées par un ordonnateur secondaire.
La même procédure est suivie en cas de « notification ».
4.2. Marchés centralisés.
4.2.1.
Ce sont les marchés passés par une direction au service spécialisé pour l'acquisition de certains matériels ou matières nécessaires aux autres directions, voire à l'ensemble d'une armée.
Il est généralement prescrit dans les conditions de tels marchés que la fourniture est livrée directement pour les quantités demandées aux services qui ont exprimé leurs besoins à l'organe centralisateur et qui sont le plus souvent implantés dans des départements différents.
4.2.2.
Ce dernier est ainsi amené :
soit, s'il ne dispose pas des DAE ou DAP nécessaires, à passer un marché global au profit de plusieurs bénéficiaires auxquels les crédits correspondant à leurs besoins ont été délégués et auxquels il incombera d'effectuer l'engagement comptable, la liquidation et le mandatement de la fraction du marché les concernant ;
soit, s'il dispose des DAE ou DAP nécessaires, à engager pour sa totalité un marché dont seule la liquidation sera assurée par les diverses parties prenantes.
Il s'ensuit que, dans l'un et l'autre cas, l'ensemble de l'opération fait intervenir diverses autorités relevant de départements différents.
Les difficultés qui en résultent seront résolues comme suit :
4.2.3.
Dans la première hypothèse, l'organe centralisateur est chargé de grouper les besoins des diverses parties prenantes, de lancer les appels d'offres et de passer le marché, donc d'engager juridiquement pour le compte de chacune d'elles et pour le sien propre à raison de la fraction qui le concerne. Aux parties prenantes, y compris l'organe centralisateur pour sa propre part, il incombe d'effectuer l'engagement comptable, la liquidation et le mandatement.
L'engagement comptable est pris dans les formes habituelles, par chaque service demandeur, auprès du contrôleur financier local, pour le montant de sa commande qui lui est signalé par l'organe centralisateur, dès que celui-ci en a la connaissance exacte, après l'ouverture des offres. Le service demandeur établit alors une attestation signée conjointement par l'autorité habilitée à engager (le chef de service en sa qualité d'ordonnateur secondaire ou de délégataire non-ordonnateur) et par son contrôleur financier local, certifiant que les crédits correspondants ont fait l'objet d'un blocage dans sa comptabilité.
Cette attestation, adressée à l'organe centralisateur, permet à ce dernier, lors de l'engagement juridique pour le montant total du marché, d'en justifier la couverture financière auprès de son contrôleur financier local, la production des attestations en provenance des diverses parties prenantes et par ses propres crédits pour la part qui lui incombe.
L'ampliation du marché, adressée ensuite à chacune d'elles par l'organe centralisateur, lui servira à la liquidation et au mandatement de la fourniture, sur les crédits qui lui ont été délégués et qui doivent correspondre aux DAE ou DAP ou notifications qu'elle a reçues.
4.2.4.
Dans la seconde hypothèse, il convient de rassembler toute l'opération sur le même ordonnateur et sur le TPG auprès duquel il est accrédité.
Pour ce faire, les divers services destinataires de la fourniture, après en avoir effectué la recette et la prise en charge, envoient les pièces de liquidation à l'ordonnateur qui a passé le marché, pour lui permettre de mandater la dépense, soit globalement, soit à l'occasion de chaque liquidation, si celles-ci sont échelonnées dans le temps.
4.2.5.
Sur instructions du service centralisateur, les services appelés à participer à des marchés centralisés, devront faire connaître à leur contrôleur financier la formule qui correspond à leur organisation, afin que ce dernier soit clairement averti de la procédure à suivre.
4.2.6.
Ces dispositions ne s'appliquent pas aux services de réalisation de l'habillement et des subsistances de l'intendance militaire, pour lesquels des procédures particulières et très voisines ont été arrêtées.
4.3. Les délégataires d'autorisation d'engagement et de programme non ordonnateurs.
4.3.1.
La lettre finances du 15 janvier 1973 évoque le cas des délégataires non ordonnateurs qui, ayant le pouvoir d'engager, sont autorisés « à traiter directement avec le contrôleur financier du lieu de leur résidence sans avoir à s'adresser à l'ordonnateur secondaire et au contrôleur financier compétent pour celui-ci, parfois situé fort loin, pour engager comptablement et juridiquement les dépenses ». La lettre poursuit par la suggestion de conférer la qualité d'ordonnateur secondaire à un certain nombre de ces gestionnaires, à la condition qu'il ne soit pas excessif.
4.3.2.
Sur ce dernier point, une nouvelle répartition des ordonnateurs secondaires des dépenses militaires n'est pas à écarter. Mais comme elle intéresse d'autres aspects que le contrôle local, elle ne sera pas modifiée pour les seuls besoins de ce dernier.
4.3.3.
Quant à l'articulation de la procédure analysée par les finances qui met en présence quatre participants lorsque le délégataire non ordonnateur n'est pas dans le département de son ordonnateur, elle est trop complexe pour qu'il ne soit pas recherché une limitation des cas où il y aurait lieu de l'employer. Le recours à cette procédure ne recevra d'application que très exceptionnellement du fait que, pour les armées de terre et de l'air, la procédure d'engagement sera introduite auprès des contrôleurs financiers locaux seulement par l'ordonnateur secondaire.
4.3.4.
Dans la marine, où l'ordonnateur secondaire n'engage pas pour les autres directions et services locaux, ceux-ci sont de ce fait en rapport direct avec le contrôleur financier local, lequel sera toujours le TPG auprès duquel l'ordonnateur est accrédité, puisque tous les services sont groupés en un même lieu.
5. Les dépenses à bon compte.
5.1.
Conformément aux dispositions de la lettre finances du 15 janvier 1973 (n.i. BO), les dépenses dites « à bon compte » sont totalement exemptées du contrôle financier local en raison de leur objet et nonobstant la déconcentration que certaines d'entre elles impliquent.
5.1.1.
On entend par dépenses « à bon compte », celles dont le mandatement est appuyé d'une justification sommaire, non décomptée. Elles comprennent traditionnellement les rémunérations et les diverses allocations directement nécessaires à la vie de l'homme de troupe :
les soldes et accessoires de soldes ;
Les primes d'alimentation ;
les allocations aux masses ;
les frais de déplacement visés par le décret du 21 mars 1968.
5.1.2.
L'arrêté du 15 janvier 1971 (3) qui, pour exclure les dépenses à bon compte du contrôle « a priori », les classes dans le régime du contrôle « a posteriori » et qui, à leur égard, était resté sans application, ne sera toutefois pas modifié.
5.2.
Les difficultés éventuelles que pourrait susciter l'application de la présente circulaire devront être portées à la connaissance de la direction des services financiers (service de la comptabilité générale), par l'intermédiaire des directions centrales intéressées.
5.3.
Les dispositions qui précèdent ont reçu l'agrément du ministère de l'économie et des finances auquel il appartient de les porter à la connaissance des trésoriers-payeurs généraux.
5.4.
La circulaire no 7776/DN/DSF/CG du 30 septembre 1971 est abrogée.