Généralités.

Les commissions administratives paritaires prévues par l\'article 14 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 ont pour objet de permettre aux fonctionnaires, de faire connaître à l\'administration par l\'intermédiaire de leurs représentants élus, leur avis sur les mesures individuelles prises à leur égard.

Ces instances sont régies par les dispositions du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié relatif aux commissions administratives paritaires.

Les commissions administratives paritaires (CAP) compétentes à l\'égard des personnels de l\'administration centrale ont été instituées par l\'arrêté du 10 mai 1991.

Les commissions administratives paritaires centrales (CAPC) et les commissions administratives paritaires locales (CAPL) compétentes à l\'égard des personnels civils extérieurs et du corps commun à l\'administration centrale et aux services extérieurs des adjoints administratifs ont été instituées par l\'arrêté du 2 mars 1992 modifié.

La présente instruction abroge et remplace l\'instruction ministérielle n° 402430/DEF/DFR/GPC du 30 janvier 1990 sur les commissions administratives paritaires des fonctionnaires des services extérieurs du ministère de la défense et l\'instruction ministérielle n° 402580/DEF/DFR/GPC du 1er février 1990 relative aux commissions administratives paritaires des fonctionnaires de l\'administration centrale du ministère de la défense.

1. Composition des commissions administratives paritaires (CAP, CAPC, CAPL).

1.1. Dispositions générales.

1.1. Tout fonctionnaire civil du ministère de la défense relève d\'une commission administrative paritaire placée soit auprès du directeur de la fonction militaire et du personnel civil, soit auprès du directeur des personnels et des affaires générales de l\'armement, soit auprès du directeur central des travaux immobiliers et maritimes.

En raison de l\'importance de leurs effectifs, des commissions administratives paritaires locales sont également instituées pour les corps de fonctionnaires suivants :

• adjoints administratifs (corps commun à l\'administration centrale et aux services extérieurs) ;

• agents administratifs des services extérieurs.

Toutefois lorsqu\'à l\'intérieur du ressort d\'une CAPL compétente à l\'égard de l\'un de ces corps, les effectifs réalisés de ce corps n\'atteignent plus le minimum de 50 fonctionnaires, la CAPL peut être supprimée après avis des organisations syndicales. Les fonctionnaires à l\'égard desquels elle était compétente sont alors rattachés à la CAPL la plus proche après avis des organisations syndicales.

Les commissions locales sont placées auprès des généraux commandants de région militaire ou aérienne de défense ou de circonscription militaire de défense, ou des préfets maritimes ou des généraux commandants les forces armées outre-mer. Une CAPL est également placée sous l\'autorité du colonel commandant la cité de l\'air et la BA 117 à Paris. Elle exerce ses compétences à l\'égard des adjoints administratifs en fonctions à l\'administration centrale et administrés par la direction de la fonction militaire et du personnel civil (DFP) hormis les adjoints administratifs du service des pensions des armées (SPA) et de la direction centrale du service national (DCSN).

Les attributions exercées par l\'administration centrale en matière de CAP centrales et concernant la fixation de la date des élections, et la désignation des représentants du personnel (réception des candidatures, opérations électorales, proclamation des résultats et désignation des membres des commissions) sont alors dévolues aux autorités présidant la CAPL.

Afin de simplifier l\'organisation du scrutin la date des élections aux CAPL est fixée chaque fois que cela est possible à la même date que les élections aux CAPC.

1.2. Les commissions administratives paritaires comprennent en nombre égal des représentants de l\'administration et des représentants du personnel (membres titulaires et suppléants). Les membres titulaires sont en cas d\'empêchement remplacés par leurs suppléants.

En règle générale le nombre des représentants du personnel est de deux membres titulaires et deux membres suppléants pour chacun des grades du corps à l\'égard duquel la commission est compétente. Toutefois, lorsque l\'effectif des fonctionnaires d\'un même grade est inférieur à 20, le nombre des représentants du personnel pour ce grade est réduit à un membre titulaire et un membre suppléant.

Par contre, lorsqu\'il s\'agit d\'un corps à grade unique dont l\'effectif est supérieur à 1 000, le nombre des représentants est porté à 4 membres titulaires et 4 membres suppléants. La classe ou la catégorie est assimilable au grade.

1.3. Les membres des commissions paritaires sont désignés pour trois ans et leur mandat peut être renouvelé. La durée du mandat peut être exceptionnellement réduite ou prorogée dans l\'intérêt du service par arrêté du ministre pris après consultation du comité technique paritaire saisi à cet effet par l\'administration centrale. Ces réductions ou prorogations ne peuvent excéder une durée d\'un an.

Toutefois, il peut être mis fin sans condition de durée au mandat des membres d\'une commission dans le cas où :

1. La structure d\'un corps se trouve modifiée par l\'intervention d\'un texte organique.

2. La représentation d\'un grade est devenue possible alors qu\'elle n\'avait initialement pu être assurée en raison de l\'absence de fonctionnaires de ce grade ou de l\'existence d\'un seul fonctionnaire de ce grade lors de l\'élection des représentants du personnel à cette commission.

Lors du renouvellement normal d\'une commission administrative paritaire, les mandats des nouveaux membres prennent effet à la date à laquelle prennent fin ceux de leurs prédécesseurs. Toutefois, lorsqu\'il est mis fin au mandat avant la date normale de son expiration (modification de la structure du corps ; impossibilité de pourvoir les sièges de titulaires) l\'arrêté constitutif de la CAP fixe la date à laquelle les nouveaux membres peuvent siéger.

1.2. Désignation des représentants de l'administration.

1.2.1. Dispositions générales.

La désignation des représentants de l\'administration intervient dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats des élections des représentants du personnel.

Afin d\'éviter les modifications trop fréquentes des décisions de nomination qui résulteraient du changement de grade ou de la mutation des fonctionnaires ou officiers intéressés, la désignation des représentants de l\'administration est effectuée ès qualité par décision de l\'autorité auprès de laquelle la commission administrative paritaire est placée.

1.2.2. Commissions administratives paritaires et commissions administratives paritaires centrales.

Les commissions administratives paritaires centrales et les commissions administratives paritaires compétentes à l\'égard des fonctionnaires de l\'administration centrale ont leur siège à Paris.

Les représentants de l\'administration, titulaires ou suppléants, au sein de ces commissions sont choisis parmi les fonctionnaires ayant au moins le grade d\'administrateur civil de 2^e classe ou un grade assimilé ou, à défaut, un fonctionnaire de catégorie A, ou parmi les officiers supérieurs. Ils sont nommés ès qualité par arrêté ministériel.

1.2.3. Commissions administratives paritaires locales.

Les représentants de l\'administration, titulaires ou suppléants, au sein des commissions administratives paritaires locales, sont désignés ès qualité par une décision de l\'autorité militaire auprès de laquelle elles sont constituées, parmi les fonctionnaires civils de catégorie « A », ou parmi les officiers supérieurs.

Ces désignations s\'effectuent conformément aux règles suivantes :

• les sièges sont attribués, en principe, aux représentants des directions ou services régionaux ayant le plus grand nombre de fonctionnaires relevant de la commission considérée ;

• pour permettre la plus large des représentations les membres suppléants peuvent être choisis parmi les représentants de directions ou services autres que ceux dont relèvent les membres titulaires ;

• dans ces commissions, un membre titulaire au moins est désigné parmi les représentants des services d\'état-major ou de la délégation générale de l\'armement. Bien entendu, cette désignation n\'intervient que si les organismes en cause disposent de personnels du corps que la commission représente.

1.3. Désignation des représentants du personnel (CAP, CAPC, CAPL).

1.3.1. Généralités.

3.1.1. Les représentants du personnel sont élus à bulletin secret au scrutin de liste à la proportionnelle. Ils sont nommés par arrêté pour les CAPC et les CAP et par décision des chefs de la circonscription territoriale auprès duquel est placée la CAPL en ce qui concerne celles-ci.

Sauf le cas de renouvellement anticipé d\'une commission, les élections aux commissions administratives paritaires ont lieu quatre mois au plus et quinze jours au moins avant la date d\'expiration du mandat de chacun de leurs membres en exercice.

3.1.2. La date des élections des CAP et des CAPC ainsi que les modalités particulières de celles-ci sont arrêtées après consultation des organisations syndicales et font l\'objet d\'une décision et éventuellement d\'une circulaire ministérielle qui leur seront communiquées.

S\'agissant des CAPL la date des élections et les modalités particulières des opérations sont fixées par l\'autorité auprès de laquelle est placée la commission après concertation avec les organisations syndicales et en accord avec l\'administration centrale. La concertation a lieu avec les interlocuteurs des autorités territoriales lorsqu\'il s\'agit d\'élections organisées uniquement à l\'échelon local. La date et les modalités sont notifiées sans délai sous pli recommandé avec accusé de réception aux délégués ou représentants régionaux de ces organismes et en copie aux sièges des fédérations.

3.1.3. Si, avant l\'expiration de son mandat, l\'un des représentants du personnel, membre titulaire ou suppléant de la commission, se trouve dans l\'impossibilité d\'exercer les fonctions pour lesquelles il a été désigné par suite de démission de son emploi dans l\'administration, de mise en congé de longue durée au titre de l\'article 34 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, de mise en disponibilité, d\'admission à la retraite, ou pour tout autre cause que celle de l\'avancement, ou encore s\'il ne réunit plus les conditions exigées pour faire partie d\'une commission administrative paritaire, il est remplacé jusqu\'au renouvellement de la commission, dans les conditions définies ci-après :

Si l\'empêchement définitif d\'un représentant titulaire ne résulte pas d\'une démission, ou si sa démission a été remise à titre individuel pour cas de force majeure et acceptée par l\'administration, son suppléant est nommé titulaire et remplacé par le premier candidat non élu de la même liste.

Si l\'empêchement définitif d\'un représentant suppléant ne résulte pas d\'une démission, ou si sa démission a été remise à titre individuel pour cas de force majeure et acceptée par l\'administration, il est remplacé par le premier candidat non élu de la même liste.

Lorsqu\'une liste de candidats ne permet pas de pourvoir dans les conditions prévues aux deux alinéas précédents les sièges de membres titulaires ou suppléants auxquels elle a droit dans un grade, il est procédé au renouvellement général de la commission.

3.1.4. En cas de démission de représentants du personnel pour d\'autres causes que celle de force majeure, les sièges laissés vacants par les titulaires sont attribués à leurs suppléants ou, si ces derniers ont également démissionné, selon la procédure du tirage au sort parmi les fonctionnaires de ce grade en résidence dans le ressort de la commission administrative paritaire.

Si les fonctionnaires ainsi désignés n\'acceptent pas leur nomination de membre de la CAP, les sièges vacants des représentants du personnel sont attribués à des représentants de l\'administration.

3.1.5. Lorsqu\'un représentant du personnel, membre titulaire bénéficie d\'une promotion de grade, il continue à représenter le grade au titre duquel il a été désigné. La même règle est valable pour son suppléant.

Le membre titulaire qui a changé de corps n\'appartient plus à la commission administrative paritaire compétente à l\'égard de son ancien corps dès lors qu\'il a été titularisé dans son nouveau corps. Il est remplacé par son suppléant qui prend rang de titulaire. Le suppléant est remplacé par le candidat figurant immédiatement après lui sur la même liste de candidats et qui n\'a pas été désigné pour occuper un siège de représentant.

3.1.6. La commission administrative paritaire compétente pour examiner des travaux d\'avancement en application de dispositions qui donnent à cet avancement un effet rétroactif est la CAP qui se trouve en exercice au moment de l\'application effective du texte.

Cependant dans le cas précis de reconstitution de carrière, il convient de noter qu\'en vertu de la jurisprudence du conseil d\'État (notamment : 13 juillet 1965, ministre des PTT c. sieur Merkling) la commission administrative paritaire compétente pour se prononcer sur les mesures susceptibles d\'intervenir pour reconstituer la carrière d\'un fonctionnaire, est celle qui aurait été saisie à l\'époque où ces mesures auraient dû normalement intervenir. Les membres nommés ou élus qui avaient alors vocation à siéger conservent cette vocation quelles qu\'aient été depuis les modifications survenues dans leur situation administrative, sous la double réserve toutefois qu\'ils fassent toujours partie du corps intéressé à la date de réunion de l\'organisme et que les changements éventuellement survenus dans leur situation administrative n\'aient pas été de nature à les priver des garanties d\'objectivité requises pour accomplir cette mission.

Si les circonstances particulières rendaient impossible la reconstitution de la commission paritaire dans les conditions indiquées ci-avant, c\'est la commission en exercice au moment de l\'examen de la situation du fonctionnaire en vue de sa reconstitution de carrière qui est compétente en la matière.

1.3.2. Conditions nécessaires pour être électeur.

Sont électeurs au titre d\'une commission administrative paritaire déterminée, les fonctionnaires en position d\'activité, en position de congé parental ou en position de détachement et appartenant au corps appelé à être représenté par ladite commission.

Les fonctionnaires qui bénéficient de l\'un des congés suivants prévus à l\'article 34 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 sont considérés comme étant en position d\'activité : congés annuels, congés de maladie et de longue maladie, congé de longue durée, congé pour maternité, adoption, congé de formation professionnelle, pour formation syndicale, pour formation de cadres et animateurs d\'organisations culturelles ou sportives.

Il en est de même des fonctionnaires bénéficiaires des congés accordés au titre de l\'article 41 de la loi du 19 mars 1928 (congés pour infirmité de guerre).

Les fonctionnaires en position de détachement sont à la fois électeurs dans leur corps de détachement et dans leur corps d\'origine.

Les fonctionnaires se trouvant dans la position hors cadre, en disponibilité, ou sous les drapeaux ne sont ni électeurs ni éligibles.

Les fonctionnaires stagiaires auxquels la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 n\'est pas applicable ne sont ni électeurs ni éligibles. Toutefois, s\'ils sont fonctionnaires titulaires dans un autre corps, ils suivent la règle commune des fonctionnaires en activité dans ce corps.

En outre, dans l\'hypothèse où l\'arrêté de titularisation d\'un stagiaire doit intervenir après les élections aux CAP, mais prévoit que l\'agent est titularisé à compter d\'une date antérieure à celle des élections, ce stagiaire dont la titularisation ne paraît pas douteuse, doit être considéré comme électeur.

1.3.3. Candidatures.

1.3.3.1. Conditions d'éligibilité.

Sont éligibles, au titre d\'une commission administrative paritaire déterminée, les fonctionnaires remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale de cette commission.

Toutefois ne peuvent être élus :

• les fonctionnaires qui ont été frappés d\'une rétrogradation ou d\'une exclusion temporaire de fonctions pour une durée de six mois à deux ans à moins qu\'ils n\'aient été amnistiés, ou que par décision ministérielle, après avis du conseil de discipline, ils n\'aient été relevés de leur peine (cf. art. 14 du décret n° 84-961 du 25 octobre 1984 ) ;

• les fonctionnaires qui sont frappés d\'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 et L. 7 du code électoral (peines afflictives et infamantes) ;

• les fonctionnaires en congé de longue durée au titre de l\'article 34 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 ;

• les stagiaires à l\'exception de ceux dont la situation est rappelée ci-dessus.

Les candidats aux commissions locales doivent exercer leurs fonctions dans la circonscription territoriale considérée depuis trois mois au moins à la date du scrutin.

1.3.3.2. Établissement des listes des candidats.

Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu\'il y a de sièges à pourvoir, titulaires et suppléants, pour un grade donné.

Une liste déposée au titre d\'une commission administrative paritaire déterminée est recevable même si pour l\'un ou l\'autre des grades, elle ne présente aucun candidat. Mais il est indispensable que, pour les grades où une organisation syndicale présente des candidats, le nombre de ceux-ci soit égal au nombre de titulaires et de suppléants à élire.

Ainsi, à titre d\'exemple, est recevable pour la commission administrative paritaire compétente à l\'égard d\'un corps comportant 3 grades (2 titulaires, 2 suppléants à élire par grade) une liste présentant les candidatures suivantes :

• 3^e grade : 4 ;

• 2^e grade : néant ;

• 1^er grade : 4.

L\'absence de candidats pour le 2^e grade ne fait pas obstacle à la recevabilité de la liste présentée.

Par contre, une liste présentant :

• 3^e grade : 4 ;

• 2^e grade : 3 ;

• 1^er grade : 4,

n\'est pas recevable en ce qui concerne le 2^e grade, le nombre de candidats présentés étant inférieur au nombre de candidats à élire.

En aucun cas, un candidat ne doit figurer sur deux listes différentes. Toute double candidature entraîne la non-recevabilité de chacune des listes pour le grade considéré. Les listes des candidats sont établies selon le modèle joint en annexe IX.

Elles sont présentées par les organisations syndicales.

Chaque organisation syndicale présentant une liste doit indiquer sur celle-ci le nom de la fédération ou de la confédération syndicale à laquelle elle appartient ainsi que le numéro de la commission paritaire concernée. Ces indications doivent également figurer sur tous les documents ou bulletins mentionnant ou reproduisant ladite liste.

Elle doit être accompagnée d\'une déclaration de candidature signée par chaque candidat, conforme au modèle joint en annexe VIII et porter le nom et l\'adresse administrative d\'un fonctionnaire délégué de liste, candidat ou non résidant au lieu où s\'effectue le dépouillement du scrutin, habilité à le représenter dans toutes les opérations électorales notamment pour l\'exercice du choix des sièges. Cette liste pourra comporter le nom d\'un second fonctionnaire, candidat ou non, résidant dans un lieu suffisamment proche (réd. art. 15 alinéa 2 de l\'IM) du lieu où s\'effectue le dépouillement de scrutin pour que l\'administration ne soit pas obligé de rembourser des frais de déplacement et de séjour, et habilité, en cas d\'empêchement du premier fonctionnaire désigné à la représenter dans toutes les opérations électorales.

1.3.3.3. Dépôt et notification des listes de candidats.

Les listes de candidats sont déposées :

a). Pour les corps d\'administration centrale et des services extérieurs gérés par la direction de la fonction militaire et du personnel civil :

• auprès du ministre de la défense, direction de la fonction militaire et du personnel civil, sous-direction de la gestion du personnel civil, sauf s\'il s\'agit de candidatures aux commissions administratives paritaires locales ;

• auprès du commandant la circonscription territoriale auprès duquel la commission est placée dans le cas de candidatures aux commissions administratives paritaires locales.

b). Pour le corps des techniciens supérieurs d\'études et de fabrications de l\'armement : auprès du ministre de la défense, DGA/direction des personnels et des affaires générales.

c). Pour le corps des ingénieurs des travaux maritimes : auprès du ministre de la défense, direction centrale des travaux immobiliers et maritimes.

Les listes de candidats doivent être déposées par les organisations syndicales un mois au moins avant la date fixée pour les élections.

Aucune liste ne peut être déposée ou modifiée après cette date limite. Aucun retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des listes de candidatures.

Si une organisation qui envisage de présenter une liste de candidats le lui demande l\'administration doit, dans la mesure du possible lui indiquer avant la date fixée pour le dépôt des listes de candidats si les fonctionnaires que cette organisation envisage de faire figurer sur sa liste remplissent bien toutes les dispositions d\'éligibilité.

Si, passé cette date, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéligibles, la liste intéressée est considérée comme n\'ayant présenté aucun candidat pour le grade correspondant. Toutefois, si le fait motivant l\'inéligibilité est intervenu après la date limite prévue pour le dépôt de sa liste, le candidat défaillant peut être remplacé sans qu\'il y ait lieu de modifier la date des élections.

Les listes de candidats doivent être affichées dans les conditions fixées au 1.6 du titre II ci-après. Les listes des candidats aux commissions administratives paritaires centrales sont notifiées par les soins de l\'administration centrale aux autorités régionales intéressées.

2. Élections des représentants du personnel.

Remarques préliminaires.

Les instructions relatives à l\'organisation des élections sont données par la DFP à l\'exception des élections concernant les corps des techniciens supérieurs d\'études et de fabrications (TSEF) de l\'armement et des ingénieurs des travaux maritimes qui relèvent respectivement de la direction des personnels et des affaires générales de l\'armement (DPAG) et de la direction centrale des travaux immobiliers et maritimes (DCTIM). Dans ces conditions dès qu\'une décision ministérielle fixe la date des élections des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires relevant de la DFP, les établissements de l\'armement dans lesquels exercent des personnels appelés à voter, communiquent la liste de ces personnels aux commandants des régions militaires, aériennes ou maritimes de défense ou de circonscription militaire de défense auxquels ils sont rattachés pour un tel scrutin.

2.1. Préparation du vote.

2.1.1. Responsables des opérations de vote.

2.1.1.1. Commissions administratives paritaires.

Le directeur de la fonction militaire et du personnel civil assure l\'exécution ou la mise en place des opérations de vote pour ce qui concerne les élections aux CAP des personnels de l\'administration centrale.

2.1.1.2. Commissions administratives paritaires centrales et commissions administratives paritaires locales.

Le général commandant la région militaire, aérienne ou maritime de défense, la circonscription militaire de défense ou l\'arrondissement maritime, le général commandant militaire de l\'Ile-de-France, les généraux commandants les forces stationnées outre-mer désignent un fonctionnaire ou un officier qui assurera sous leur autorité l\'exécution ou la mise en place des opérations de vote développées ci-dessous.

2.1.2. Sections de vote.

Il est créé une section de vote chaque fois que pourront lui être rattachés au moins 15 électeurs appartenant à un même corps.

Pour les élections aux CAPC et CAPL des fonctionnaires des services extérieurs des sections de vote sont organisées dans tous les établissements comptant au moins 15 électeurs appartenant à un même corps.

Lorsqu\'une section unique de vote ne peut être organisée en raison de la dispersion des établissements ou services, les électeurs peuvent être répartis en plusieurs sections de vote. Les électeurs d\'une même section de vote peuvent donc appartenir à plusieurs établissements ou services.

Les électeurs isolés, qui ne dépendent d\'aucune section de vote existante, doivent être rattachés par le responsable des opérations de vote, sur proposition de leur chef de service, à la section de vote la plus proche de leur établissement.

Pour chaque section de vote, le directeur de la fonction militaire et du personnel civil (s\'il s\'agit d\'élections à une CAP de personnels d\'administration centrale) ou l\'autorité régionale (s\'il s\'agit d\'élections concernant des personnels civils extérieurs) désigne un fonctionnaire de catégorie A ou un officier chargé de l\'organisation matérielle du vote et de la direction de toutes les opérations électorales pour tous les électeurs en service (y compris ceux votants par correspondance) inscrits sur la liste électorale. Pour l\'aider dans sa tâche il est assisté d\'un secrétaire désigné par ses soins.

Le fonctionnaire ou l\'officier chargé des opérations électorales adresse à l\'administration centrale la liste des sections de vote organisées mentionné au paragraphe 1.1.2. ci-dessus par ses soins.

2.1.3. Établissement des listes électorales.

Une liste électorale conforme au modèle joint en annexe X est établie par corps, ordre alphabétique et par section de vote pour chacune des commissions centrales ou locales concernées.

Cette liste est arrêtée par les soins du chef de l\'établissement auprès duquel est placée la section de vote et par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil pour les élections aux CAP des personnels de l\'administration centrale. Doivent figurer sur cette liste tous les électeurs appelés à voter directement à cette section et remplissant les conditions fixées au titre premier, 3.2. de la présente instruction.

La liste des agents appelés à voter par correspondance est annexée à la liste électorale visée ci-dessus.

Les personnels appelés à voter qui sont en fonctions dans les établissements du GIAT seront rattachés pour ces opérations à la section de vote la plus proche de leur établissement par le général commandant la CMD sur le territoire de laquelle est implanté l\'établissement du GIAT.

2.1.4. Affichage et communication des listes électorales.

Les listes électorales ainsi établies sont portées à la connaissance des électeurs par voie d\'affichage dans tous les organismes implantés dans le ressort de la section de vote comptant des personnels civils appelés à participer au vote. Cet affichage est fait quinze jours francs avant la date du scrutin sur le tableau affecté aux communications destinées aux personnels civils. En outre, et dans le même délai, les listes électorales sont adressées aux listes de candidats qui en font la demande.

Les listes électorales sont également affichées le jour du scrutin dans le local où a lieu le vote.

2.1.5. Réclamation sur l'établissement des listes électorales.

Le fonctionnaire ou l\'officier responsable de la section de vote est qualifié pour recevoir les réclamations ou les contestations auxquelles peut donner lieu l\'établissement des listes électorales.

Dans les huit jours francs qui suivent la publication de la liste, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d\'inscription. Dans le même délai et pendant trois jours francs encore à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions. Si ces réclamations sont fondées et ne donnent lieu à aucune contestation, notamment s\'il s\'agit d\'une simple omission ou erreur matérielle sur les listes électorales, il appartient au responsable de la section de vote d\'y donner suite.

S\'il n\'est pas en mesure de statuer sur ces réclamations il doit les transmettre de toute urgence :

• au directeur de la fonction militaire et du personnel civil pour ce qui concerne les élections aux CAP des personnels de l\'administration centrale ;

• à l\'autorité régionale compétente qui décide soit d\'y donner suite, soit de les soumettre à l\'administration centrale (autorités figurant au titre 1er, 3.3.3.), s\'il s\'agit d\'élections aux CAPC ou CAPL des personnels civils extérieurs.

2.1.6. Affichage des listes de candidats.

De même que les listes électorales, les listes des candidats valablement déposées sont affichées dans tous les établissements et services relevant de la section de vote. Elles comportent les corps, grade, classe et affectation des intéressés ainsi que le nom et l\'adresse administrative du délégué de liste et de son remplaçant éventuel.

Cet affichage doit être effectué au moins huit jours avant la date du scrutin et figurer aux emplacements réservés aux communications destinées aux personnels civils.

Les listes des candidats comme les listes électorales sont affichées le jour du scrutin dans le local où a lieu le vote.

2.1.7. Bulletins de vote et enveloppes nécessaires au vote.

En ce qui concerne l\'administration centrale les bulletins de vote d\'une couleur uniforme pour un corps ou une CAP déterminée et les enveloppes destinées à recevoir les bulletins sont réalisés et répartis dans les sections de vote par les soins de la sous-direction de la gestion du personnel civil.

En ce qui concerne les CAPC et CAPL le matériel de vote est réalisé dans les mêmes conditions et réparti dans les sections de vote par les soins des autorités régionales concernées.

Les enveloppes ne doivent pas être gommées.

À peine de nullité de vote les enveloppes ne doivent comporter aucune mention imprimée ou manuscrite.

2.1.8. Préparation matérielle du scrutin.

Les opérations électorales se déroulent publiquement pendant les heures de service, dans les locaux aménagés à cet effet.

Lorsque plusieurs élections ont lieu simultanément, une urne est installée pour chacune des commissions au titre desquelles les électeurs sont appelés à voter. C\'est ainsi notamment que le scrutin des commissions centrales est distinct de celui des commissions locales qui concernent les mêmes personnels.

Pour éviter toute confusion chaque urne, fermée à clé, doit comporter de façon très apparente l\'indication du numéro de la commission ainsi que celle du collège électoral correspondant.

La clé de l\'urne doit être détenue par le responsable de la section de vote.

Dans chaque section de vote un ou plusieurs isoloirs sont obligatoirement mis à la disposition des électeurs.

2.2. Opérations électorales.

Il est rappelé que les représentants du personnel aux commissions administratives paritaires sont toujours élus au scrutin de liste à la proportionnelle.

2.2.1. Mécanisme du vote.

Le vote a lieu à bulletin secret.

Les électeurs ne peuvent voter que pour une liste telle qu\'elle est présentée, sans radiation ni adjonction de noms et sans modification de l\'ordre de présentation des candidats. Est nul tout bulletin établi en méconnaissance de l\'une de ces conditions.

Les noms patronymiques doivent être inscrits de façon très lisible, de préférence en lettres capitales sur le bulletin de vote qui ne doit, sous peine de nullité, comporter aucun signe, ni aucune indication manuscrite, ni être signé.

Il est bien précisé que le choix de l\'électeur ne peut s\'exercer valablement que sur l\'une des listes présentées par les organisations syndicales qui répondent aux conditions fixées au 3.3 du titre premier.

2.2.2. Vote par correspondance.

Les agents en activité telle qu\'elle est définie au 3.2. du titre premier ci-dessus et qui n\'exercent pas leurs fonctions au siège d\'une section de vote, peuvent voter par correspondance.

Il en est de même pour les agents se trouvant en service détaché ou en congé parental, ainsi que pour les fonctionnaires en position d\'absence régulièrement autorisée ou empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre à la section de vote le jour du scrutin.

Toutefois, ces fonctionnaires, à l\'exception de ceux empêchés en raison des nécessités du service, ont la faculté de voter directement à la section de vote à laquelle ils sont rattachés.

Les conditions et les modalités particulières du vote par correspondance sont examinées à l\'annexe V. La réception des votes par correspondance n\'est autorisée que jusqu\'à l\'heure de clôture du scrutin.

En aucun cas le vote par procuration n\'est admis.

2.2.3. Le scrutin.

2.3.1. Les opérations relatives au scrutin se déroulent publiquement. Le scrutin est en principe ouvert sans interruption pendant cinq heures consécutives dans le cadre des horaires de travail. Toutefois, il peut être déclaré clos par le président du bureau de vote lorsque tous les électeurs inscrits sur les listes électorales ont voté.

2.3.2. Le bureau de vote comprend le chef de la section de vote, président, et un secrétaire chargé des opérations de pointage de la liste électorale tous deux désignés par l\'autorité responsable des opérations de vote. Ils sont assistés de représentants les listes en présence, dûment mandatés par les délégués de liste.

Avant le vote, le président fait constater que les urnes ne contiennent aucun bulletin ni enveloppe, procède à leur fermeture et déclare le scrutin ouvert.

2.3.3. L\'électeur admis dans le bureau de vote :

• justifie de son identité ;

• prend une enveloppe ;

• se munit d\'une ou des listes de candidats ;

• se rend dans l\'isoloir ;

• émarge la liste électorale ;

• dépose dans l\'urne l\'enveloppe fournie par l\'administration et dans laquelle il a placé le bulletin de vote de son choix.

Le président du bureau de vote indique alors verbalement que l\'électeur a voté.

2.3.4. À la fin du vote le président déclare le scrutin clos.

2.2.4. Recensement des votes.

2.4.1. Dès la clôture du scrutin et en présence des membres du bureau de vote, le responsable de la section de vote à laquelle sont rattachés les électeurs votant par correspondance, procède au recensement des votes ainsi recueillis dans les conditions suivantes :

Les plis extérieurs (enveloppe n° 2) portant la signature, le nom, les prénoms, le grade, l\'affectation des votants et la mention « Élections à la commission administrative paritaire (complétée si nécessaire de la mention centrale ou locale) du corps (nom du ou des corps concernés) sont ouverts.

L\'annexe à la liste électorale est alors émargée par le secrétaire de la section de vote, puis l\'enveloppe intérieure n° 1 est déposée dans l\'urne contenant les suffrages des fonctionnaires ayant voté sur place.

Sont mis à part :

a). Les plis extérieurs (enveloppe n° 2) non correctement renseignés sur lesquels par exemple ne figurent pas l\'ensemble des renseignements qui viennent d\'être rappelés ci-dessus ou sur lesquels ces mentions sont illisibles.

b). Les plis extérieurs (enveloppe n° 2) multiples parvenus sous la signature d\'un même fonctionnaire.

c). Les plis extérieurs (enveloppe n° 2) contenant plus d\'une enveloppe n° 1.

d). Les plis extérieurs (enveloppe n° 2) émanant d\'électeurs autorisés à voter par correspondance mais ayant cependant pris part directement au vote.

e). Les enveloppes n° 1 portant une mention ou un signe distinctif.

Ces plis ne sont pas valables.

Les noms des électeurs dont émanent ces derniers plis ne seront pas émargés sur l\'annexe de la liste électorale.

Les votes par correspondance parvenus à la section de vote après la clôture du scrutin sont renvoyés aux votants avec l\'indication de la date et de l\'heure de leur réception.

2.4.2. Ces diverses opérations accomplies, le président de la section de vote recueille pour chacun des scrutins le contenu de l\'urne et compte les enveloppes. Le nombre des enveloppes recueillies doit être égal à celui des votants inscrits sur la liste électorale et son annexe.

2.4.3. Le président de la section de vote, pour chaque commission paritaire, établit le procès-verbal de recensement des votes, joint à la présente instruction.

Ce document établi en double exemplaire est émargé par lui-même et le secrétaire.

2.3. Opérations de dépouillement.

2.3.1. Les bureaux spéciaux de vote.

Dès la clôture du scrutin chaque section de vote, érigée en bureau spécial de vote, procède au dépouillement du scrutin.

2.3.1.1. Composition.

Le bureau spécial de vote comprend pour l'ensemble des commissions au titre desquelles les élections ont été effectuées :

• le responsable de la section de vote, président ;

• un secrétaire désigné par ce dernier ;

• le représentant de chacune des listes en présence dûment mandaté par le délégué de liste.

2.3.1.2. Fonctionnement.

Aussitôt après avoir établi pour chaque commission le procès-verbal de recensement des votes dans les conditions prévues ci-dessus, le président procède au dépouillement.

Les fonctionnaires de la place appartenant aux corps faisant l\'objet des élections et qui demandent à assister au dépouillement doivent y être autorisés par leur chef de service ou d\'établissement.

Les tables servant au dépouillement doivent être déposées de telle sorte qu\'il soit possible de circuler autour.

2.3.2. Attributions des bureaux spéciaux de vote.

Pour chacune des commissions pour laquelle il y a élection le bureau spécial de vote est chargé de recenser le nombre de voix obtenues par liste. Il ne proclame pas les résultats.

2.3.2.1. Validité des bulletins.

Sont déclarés nuls :

• les bulletins blancs ;

• les bulletins dans lesquels les électeurs se font connaître ;

• les bulletins trouvés dans l\'urne sans enveloppe ;

• les bulletins portant des signes de reconnaissance ou des annotations ;

• les bulletins qui correspondent à une liste sur laquelle des radiations ou des adjonctions de noms ont été pratiquées ou dont l\'ordre de présentation des candidats a été modifié.

Si une enveloppe contient deux bulletins identiques, un seul est valable, l\'autre est annulé. Si elle contient des bulletins différents ces bulletins sont annulés.

2.3.2.2. Établissement de l'état de dépouillement et du procès-verbal des opérations de dépouillement.

Le résultat est consigné distinctement pour chaque commission sur un état de dépouillement conforme au modèle joint en annexe XIII, établi en triple exemplaire (deux exemplaires suffisent pour les élections aux CAP des personnels d\'administration centrale). Un de ces exemplaires doit être conservé par le président de la section de vote.

Il est ensuite procédé à toutes les vérifications nécessaires avant de dresser pour chaque commission un procès-verbal des opérations de dépouillement conforme au modèle joint en annexe XIV, établi également en triple exemplaire ou en double exemplaire pour les élections aux commissions des personnels de l\'administration centrale.

Chaque procès-verbal dûment rempli est signé par le président, le secrétaire et le représentant de chaque liste en présence mandaté par le délégué de liste.

2.3.2.3. Transmission des documents du scrutin.

2.3.2.3.1. Commissions paritaires des fonctionnaires de l'administration centrale.

La liste électorale émargée par chaque électeur et son annexe émargée par le président du bureau de vote par correspondance enregistré, les bulletins déclarés nuls ainsi que les procès-verbaux de recensement des votes, l\'état de dépouillement et le procès-verbal des opérations de dépouillement établis en deux exemplaires par chacun des présidents des bureaux spéciaux de vote sont transmis par les voies les plus rapides au président du bureau de vote central chargé de proclamer les résultats de ces élections.

2.3.2.3.2. Commissions administratives paritaires centrales.

Le premier exemplaire du procès-verbal de recensement des votes mentionné au paragraphe 2.3.7. et de l\'état de dépouillement des votes, du procès-verbal des opérations de dépouillement mentionnés au paragraphe 3.2.2. ci-dessus sont conservés par le président de la section de vote.

Le second exemplaire de chacun de ces trois documents et les bulletins de vote déclarés nuls concernant une même élection sont placés dans une enveloppe comportant la mention suivante :

« …e région (préciser CMD, région aérienne ou maritime ou arrondissement maritime concerné).

…e section de vote.

Commission administrative paritaire centrale n°…). »

Le président du bureau spécial de vote transmet immédiatement cette enveloppe en recommandé avec accusé de réception à l\'administration centrale.

Le troisième exemplaire de l\'état de dépouillement des votes et du procès-verbal des opérations de dépouillement est adressé au fonctionnaire ou à l\'officier chargé par le général commandant la région militaire, ou aérienne de défense ou le général commandant la CMD ou le préfet maritime, des opérations électorales pour la circonscription territoriale sur laquelle il a autorité.

2.3.2.3.3. Commissions administratives paritaires locales.

Le président du bureau spécial de vote place l\'ensemble des documents indiqués au paragraphe 3.2.2. ci-dessus et concernant chaque commission administrative paritaire locale, dans une enveloppe comportant la mention suivante :

« …e section de vote de la… (préciser la RMD, CMD, RA ou maritime, arrondissement maritime concerné).

Commission administrative paritaire locale n°… »

Il la transmet immédiatement en recommandé avec accusé de réception au général commandant la région ou la circonscription militaire de défense, la région aérienne de défense ou la région maritime, bureau régional des personnels civils.

2.3.3. Proclamation des résultats.

2.3.3.1. Commissions administratives paritaires et commissions administratives paritaires centrales.

Il est institué un bureau de vote central pour toutes les commissions administratives paritaires autres que locales.

Ce bureau de vote est composé :

• d\'un président et d\'un secrétaire désigné par le directeur de la fonction militaire et du personnel civil ;

• du délégué de chaque liste en présence.

Le bureau de vote central recueille les résultats des bureaux spéciaux de vote. Pour chaque liste il détermine le nombre de voix obtenues ainsi que le nombre de sièges de représentants titulaires attribués. Il fixe ensuite les grades dans lesquels les listes ont des représentants titulaires. Il proclame les résultats de l\'élection.

Un procès-verbal des opérations électorales est établi en double exemplaire et signé par l\'ensemble des membres du bureau.

Un exemplaire de ce procès-verbal est ensuite adressé au délégué de chaque liste et aux organisations syndicales qui en font la demande.

2.3.3.2. Commissions administratives paritaires locales.

Il est institué auprès de chaque président de CAPL un bureau de vote spécial régional chargé de la proclamation des résultats des scrutins de toutes les commissions paritaires locales se trouvant placées sous la présidence de l\'autorité concernée.

Il est composé :

• du fonctionnaire ou de l\'officier désigné pour assurer l\'exécution et la mise en place des opérations de vote dans la circonscription territoriale considérée, président ;

• d\'un secrétaire que ce dernier désigne ;

• du délégué de chaque liste en présence.

Le bureau de vote spécial régional qui reçoit du bureau régional des personnels civils les documents de dépouillement des élections de toutes les commissions administratives paritaires locales organisées dans sa circonscription territoriale fonctionne comme le bureau de vote central.

Pour proclamer les résultats du vote il doit préalablement déterminer :

• le nombre de voix obtenues par chaque liste ;

• le quotient électoral (nombre de suffrages valablement exprimés divisé par le nombre total de représentants titulaires à élire) ;

• le nombre de sièges de représentants titulaires attribués à chaque liste.

Il doit également procéder, selon le choix des délégués des listes et compte tenu des modalités de répartition précisées dans l\'annexe IV ci-jointe, à la détermination des grades dans lesquels les listes ont des représentants titulaires et enfin à la désignation des représentants titulaires dans chaque grade puis des représentants suppléants.

2.3.4. Attribution des sièges.

2.3.4.1. Nombre de sièges de représentants titulaires attribués à chaque liste.

Chaque liste ouvre droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre des voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. Puis les sièges des représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la méthode de la plus forte moyenne (des exemples figurent en annexe IV).

2.3.4.2. Fixation des grades dans lesquels les listes ont des représentants titulaires.

Le délégué de la liste qui a obtenu le plus grand nombre de sièges choisit ceux qu\'il souhaite voir attribuer à son organisation, étant entendu qu\'il ne peut en choisir d\'emblée plus d\'un dans chacun des grades pour lesquels son syndicat a présenté des candidats. Il ne doit pas empêcher en effet un autre syndicat d\'obtenir les sièges auxquels il peut prétendre.

Les autres délégués exercent ensuite leur choix successivement dans l\'ordre décroissant du nombre de sièges auxquels ils peuvent prétendre dans les mêmes conditions et sous les mêmes réserves que ci-dessus.

En cas d\'égalité du nombre des sièges obtenus, l\'ordre du choix est déterminé par le nombre respectif de suffrages acquis par les listes en présence. En cas d\'égalité du nombre des suffrages l\'ordre du choix est déterminé par voie de tirage au sort.

Dans l\'hypothèse où aucune organisation syndicale n\'a présenté de candidats pour un grade d\'un corps déterminé, la désignation des représentants du personnel de ce grade a lieu par voie de tirage au sort parmi les fonctionnaires titulaires du grade considéré en service dans le ressort de la commission administrative paritaire locale concernée.

À cet effet, le président du bureau de vote central (pour les CAP et CAPC) ou du bureau de vote spécial régional (pour les CAPL) habilité à proclamer les résultats de la commission intéressée, tire au sort en présence des membres du bureau, le nom de plusieurs fonctionnaires du grade requis pour chacun des postes à pourvoir. L\'acceptation de ces fonctionnaires est ensuite sollicitée dans l\'ordre du tirage au sort. Si les fonctionnaires ainsi désignés n\'acceptent pas leur nomination, les sièges vacants des représentants du personnel sont attribués à des représentants civils de l\'administration qui doivent être nécessairement d\'un grade égal ou supérieur.

2.3.4.3. Désignation des représentants titulaires.

La désignation des candidats qui seront appelés à occuper les sièges ainsi répartis s'effectue dans l'ordre de présentation de la liste.

2.3.4.4. Désignation des représentants suppléants.

Il est attribué à chaque liste et pour chaque grade un nombre de sièges de représentants suppléants égal à celui des représentants titulaires élus au titre de cette liste pour la représentation du grade considéré.

Les candidats sont désignés dans l\'ordre de présentation de la liste.

2.3.4.5. Proclamation des résultats.

Lorsque la désignation des représentants titulaires et suppléants est terminée le président du bureau de vote central, ou du bureau de vote spécial régional (pour les CAPL) proclame les résultats.

Pour cela, il établit en double exemplaire :

• un procès-verbal du modèle joint à la présente instruction ;

• l\'imprimé de proclamation des résultats.

Ces documents devront être signés par le président, le secrétaire et le délégué de chaque liste.

La proclamation des résultats doit être immédiatement affichée aux emplacements affectés aux communications destinées aux personnels civils et envoyée aux sections de vote participantes.

Un exemplaire du procès-verbal de proclamation doit également être adressé à chacun des délégués des listes en présence ainsi qu\'aux organisations syndicales qui en font la demande.

S\'agissant des CAPL il est procédé à l\'envoi d\'un exemplaire du procès-verbal des opérations électorales à l\'administration centrale, sous-direction de la gestion du personnel civil, bureau des affaires communes ainsi qu\'à chaque délégué de liste et aux organisations syndicales qui en font la demande.

Les contestations sur la validité des opérations électorales sont adressées, dans un délai maximal de cinq jours francs à compter de la date de proclamation des résultats :

• au ministre pour les CAP et les CAPC ;

• à l\'autorité militaire auprès de laquelle la CAPL est placée pour les CAPL.

3. Compétence et fonctionnement.

Conformément aux dispositions de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée et du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié les commissions administratives paritaires sont consultées sur les décisions individuelles intéressant les personnels civils fonctionnaires.

3.1. Attributions communes aux commissions administratives paritaires centrales et locales.

Les attributions décrites ci-dessous sont exercées par les commissions administratives paritaires locales, lorsqu\'elles existent, et par les commissions administratives paritaires centrales lorsque le corps n\'est pas doté de CAPL.

En matière de titularisation, par application de l\'article 25, premier alinéa du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 , elles connaissent des propositions de titularisation ou de refus de titularisation.

En matière disciplinaire, par application de l\'article 19, deuxième alinéa de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 et de l\'article 67 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 , elles siègent en conseil de discipline pour donner leur avis sur les sanctions, autres que l\'avertissement et le blâme, qui sont demandées à l\'encontre d\'un fonctionnaire en activité.

En matière de disponibilité, par application de l\'article 50 du décret n° 85-986 du 16 septembre 1985 relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l\'État et à certaines modalités de cessation définitive de fonctions, elles sont consultées pour toutes les disponibilités prononcées à la demande de l\'intéressé et qui ne sont pas de droit.

En matière de licenciement des fonctionnaires mis en disponibilité qui, lors de leur réintégration refusent successivement les trois postes qui leur sont proposés, elles émettent l\'avis prévu à l\'article 51, deuxième alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 .

En matière de mutation, lorsque les autorités régionales ont compétence pour prononcer les mutations comportant changement de résidence ou modification de la situation administrative du fonctionnaire concerné, elles émettent l\'avis prévu à l\'article 60, troisième alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 .

En matière de licenciement pour insuffisance professionnelle, en application de l\'article 70, premier alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 , elles siègent en formation disciplinaire et émettent l\'avis prévu à l\'article 67 de la loi précitée.

Dans le cas où un fonctionnaire retraité méconnaît la réglementation lui interdisant d\'exercer certaines activités privées, elles siègent en formation disciplinaire du corps auquel il appartenait et émettent l\'avis prévu à l\'article 72, deuxième alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 .

En matière de congé pour formation syndicale, par application de l\'article 4 du décret n° 84-474 du 15 juin 1984 , les décisions qui rejettent les demandes de congé de fonctionnaires leur sont communiquées avec leurs motifs au cours de la réunion qui suit l\'intervention de ces décisions.

En matière de décharge d\'activité de service, par application de l\'article 16, cinquième alinéa du décret n° 82-447 du 28 mai 1982 lorsque, dans la mesure où la désignation d\'un agent se révèle incompatible avec la bonne marche de l\'administration, le chef de service invite l\'organisation syndicale intéressée à porter son choix sur un autre agent, elles sont informées de cette décision et de ses motifs lors de la réunion suivante.

En matière de service à temps partiel, par application de l\'article 25, troisième alinéa du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié, elles sont saisies, à la demande du fonctionnaire intéressé, des décisions refusant l\'autorisation d\'accomplir un service à temps partiel et des litiges d\'ordre individuel relatifs aux conditions d\'exercice du temps partiel.

En application de l\'article 25, troisième alinéa du décret n° 82-451 du 28 mai 1982 modifié, elles sont saisies, à la demande du fonctionnaire intéressé, des décisions refusant des autorisations d\'absence pour suivre une action de préparation à un concours administratif ou une action de formation continue.

En matière de notation, par application de l\'article 55, deuxième alinéa de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 , elles ont connaissance des notes et appréciations des agents du corps. À la demande de l\'intéressé, elles peuvent proposer au chef de service la révision de sa notation.

En matière de démission, par application de l\'article 59, deuxième alinéa du décret n° 85-986 du 16 septembre 1985 modifié, elles sont saisies, sur demande de l\'intéressé, du refus par l\'autorité compétente d\'accepter la démission qui lui a été présentée. Elles émettent un avis motivé qu\'elles transmettent à l\'autorité compétente.

Dans les autres matières, les commissions administratives paritaires locales n\'ont pas de compétence propre mais contribuent à la préparation des travaux des commissions administratives paritaires centrales.

Elles peuvent enfin être saisies de toutes questions d\'ordre individuel concernant le personnel.

3.2. Attributions propres aux commissions administratives paritaires centrales.

En ce qui concerne la notation, c\'est exclusivement aux commissions administratives paritaires centrales que sont soumises les questions de péréquation et de répartition des réductions ou des majorations d\'ancienneté pour l\'avancement.

En matière d\'avancement, les divers projets sont soumis pour avis aux commissions administratives paritaires locales (pour les corps qui en sont dotés) puis centralisés par l\'administration centrale pour être examinés par les commissions administratives paritaires centrales.

En matière de détachement sur demande ou d\'office, elles donnent leur avis (art. 45 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 ). Dans le premier cas, la commission administrative paritaire du corps d\'accueil est consultée ; dans le second cas, sont consultées, à la fois la commission administrative paritaire centrale du corps d\'accueil et celle du corps d\'origine de l\'intéressé. Le détachement de droit (cas par exemple du fonctionnaire changeant de corps dans la même administration à la suite d\'un concours) n\'est pas soumis à l\'avis des commissions administratives paritaires centrales.

Elles donnent un avis sur l\'intégration dans un corps de fonctionnaires des services extérieurs, de fonctionnaires appartenant à d\'autres départements ministériels ou à des corps d\'administration centrale du ministère de la défense.

Les mesures d\'intégration qui sont réalisées sans que soit requis l\'avis de la commission compétente à l\'égard du corps d\'accueil donnent lieu à une communication aux membres de cette commission.

3.3. Fonctionnement (CAP, CAPC, CAPL).

Les autorités auprès desquelles sont placées les commissions administratives paritaires sont désignées par arrêté conjoint du ministre de la défense et du ministre de la fonction publique et des réformes administratives.

3.3.1. Présidence.

La présidence d\'une commission administrative paritaire centrale est assurée par le directeur ou chef de service auprès duquel elle est placée. Le président peut toutefois se faire remplacer au sein de la CAP considérée par le représentant de l\'administration le plus ancien dans l\'emploi hiérarchiquement le plus élevé.

La présidence des commissions administratives paritaires locales appartient au chef de la circonscription territoriale correspondante ou en cas d\'empêchement au représentant de l\'administration au sein de la commission qui est le plus ancien dans le grade le plus élevé.

3.3.2. Secrétariat.

Le secrétariat de la commission est assuré par un agent de l\'administration qui peut n\'être pas membre de la commission. Le secrétaire est chargé de l\'organisation des réunions (convocation, préparation des réunions, rédaction des procès-verbaux…).

Un représentant du personnel est désigné par l\'ensemble des membres de la commission à l\'occasion de chaque réunion de celle-ci pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint. Cette désignation est valable pour la durée de la réunion.

3.3.3. Convocations.

Les convocations des représentants de l\'administration et des représentants titulaires des personnels doivent être adressées aux intéressés quinze jours avant la date fixée pour la réunion. Les représentants suppléants du personnel sont informés de la date et de l\'ordre du jour de la réunion de la CAP en même temps que les titulaires. À l\'occasion de la première réunion d\'une CAP nouvellement élue ils font l\'objet d\'une convocation au même titre que les représentants titulaires du personnel.

Par ailleurs, le calendrier prévisionnel des CAP est communiqué pour information aux organisations syndicales et fait l\'objet d\'un affichage sur les lieux de travail.

Les membres des commissions administratives paritaires doivent disposer d\'un délai suffisant pour préparer les séances. Ce délai fixé par l\'administration est évalué en fonction des dossiers qu\'ils auront à examiner. Il ne peut toutefois être inférieur à une demi-journée, ni excéder deux journées.

3.3.4. Règlement intérieur.

Chaque commission administrative paritaire élabore son règlement intérieur qui doit être soumis à l\'administration centrale pour approbation du ministre.

3.3.5. Documentation.

Toutes les pièces et tous les documents nécessaires à l\'accomplissement de leur mission (fiches de notation, dossiers…) doivent être communiqués par le président de la commission, aux représentants du personnel avant la réunion de la commission.

Cette documentation, déjà examinée par les représentants du personnel, doit de nouveau être mise à leur disposition au cours de la réunion s\'ils en manifestent le désir.

Dès le moment où ils ont connaissance de cette documentation, les représentants sont soumis à l\'obligation de discrétion professionnelle précisée au 3.7. ci-après.

3.3.6. Procès-verbal.

À l\'issue de chaque réunion le procès-verbal établi par les soins du secrétaire de la commission est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint puis transmis dans le délai d\'un mois aux membres de la commission qui ont participé à la séance.

3.3.7. Réunions.

Les commissions administratives paritaires se réunissent en session ordinaire à l\'initiative du président sur convocation de sa part, ou en session extraordinaire sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel de la commission dans le délai maximal de deux mois.

En tout état de cause, les commissions administratives paritaires doivent se réunir au moins deux fois par an.

Les représentants du personnel peuvent proposer l\'inscription à l\'ordre du jour de toutes les questions entrant dans la compétence des CAP sur demande écrite, signée au moins par la moitié d\'entre eux, adressée au président.

Lorsqu\'il n\'est pas convoqué par l\'administration pour remplacer un titulaire défaillant tout membre suppléant d\'un CAP a la possibilité s\'il le souhaite d\'assister aux séances de la commission mais sans pouvoir prendre part aux débats et aux votes.

Les représentants titulaires du personnel peuvent demander l\'audition sur un point de l\'ordre du jour d\'un représentant suppléant considéré comme expert et qui, s\'il s\'agit d\'examiner un cas individuel, ne pourra être d\'un grade inférieur à celui du fonctionnaire dont le cas est examiné. Cette demande devra être adressée au président de la commission au moins cinq jours avant la date de la séance.

Des experts peuvent aussi être entendus à la demande de l\'administration.

Les experts sont convoqués par le président. Si nécessaire, ils sont indemnisés de leurs frais de transport et de séjour.

Les trois quarts au moins des membres des commissions administratives paritaires doivent être présents lors de l\'ouverture de la séance. Lorsque ce quorum n\'est pas atteint, une nouvelle convocation et envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission qui siège alors valablement si la moitié des membres sont présents.

Lorsque les membres d\'une commission administrative paritaire ont été régulièrement convoqués, et à fortiori lorsqu\'ils sont tous présents à l\'ouverture de la séance, et si, par la suite ils quittent la séance, le quorum ne joue plus. La CAP siège alors en formation non paritaire et elle peut valablement se prononcer sur une affaire, la majorité étant alors calculée sur le nombre des présents.

Par contre, si un ou plusieurs membres absents lors de l\'ouverture de la séance, se présentent en cours de celle-ci, il(s) ne peut (peuvent) participer à la délibération que lorsque le point de l\'ordre du jour abordé en leur absence a été épuisé et les votes émis.

Les commissions émettent leur avis à la majorité des membres présents. S\'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée ou à bulletin secret à la demande de l\'un des membres titulaires. Cependant, l\'abstention est toujours possible à l\'occasion d\'un vote, mais celle-ci n\'est pas décomptée dans les suffrages exprimés. En cas de partage des voix, et dans toutes les matières l\'avis de la commission sera réputé avoir été donné, ou la proposition avoir été formulée.

Certains de ces avis ou propositions doivent être portés à la connaissance des chefs de service ou d\'établissement (réexamen de la note chiffrée, communication de l\'appréciation générale, demande de complément d\'information, d\'enquête sociale, d\'énoncé de jugement…).

Les chefs de service ou d\'établissement sont alors invités à faire connaître au président de la CAP concernée la suite réservée à ces communications dans les meilleurs délais. Les membres des commissions sont tenus informés des réponses faites, à l\'ouverture de la séance suivante, par le président.

Les séances des commissions administratives paritaires ne sont pas publiques.

La présence de personnes étrangères à la commission entacherait d\'irrégularité les débats et rendrait annulable par le juge administratif la décision prise en conclusion de cette procédure.

Les membres des commissions administratives paritaires sont soumis à l\'obligation de discrétion professionnelle à raison de tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

En ce qui concerne particulièrement les commissions administratives paritaires locales, une copie du procès-verbal est adressée à l\'administration centrale dans le délai d\'un mois ainsi qu\'à chacun des membres de la commission titulaires et suppléants.

3.3.8. Formation des commissions administratives paritaires.

Les commissions se réunissent soit en formation plénière soit en formation restreinte (formation par grade).

3.3.8.1. Formation plénière.

Les commissions administratives paritaires se réunissent en assemblée plénière pour toutes les questions suivantes dans la limite de leurs compétences (chap. II, III, IV) :

• la titularisation ;

• la répartition des réductions ou augmentations de la durée requise pour accéder d\'un échelon à l\'échelon supérieur ;

• la sauvegarde des intérêts de l\'administration lorsque le conjoint d\'un fonctionnaire exerce une activité privée lucrative ;

• le recrutement au choix ;

• la mise en disponibilité ;

• la démission (refus par l\'administration de la démission) ;

• le licenciement des fonctionnaires mis en disponibilité qui lors de leur réintégration refusent le poste qui leur est assigné ;

• le choix d\'un agent par un syndicat pour bénéficier d\'une décharge de service en remplacement d\'un autre agent dont la désignation s\'est révélée incompatible avec la bonne marche de l\'administration ;

• l\'intégration.

3.3.8.2. Formation restreinte.

Les commissions administratives paritaires se réunissent en formation restreinte (ou par grade) pour toutes les questions suivantes :

• requête en révision de notation ;

• inscription au tableau d\'avancement ;

• sanction disciplinaire ;

• détachement ;

• mutation comportant changement de résidence ou modification de la situation des intéressés ;

• licenciement pour insuffisance professionnelle ;

• décision refusant l\'autorisation d\'exercer un service à mi-temps et litiges d\'ordre individuel relatifs aux conditions d\'exercice du temps partiel ;

• décision refusant une autorisation d\'absence pour suivre une action de formation ou une préparation à un concours administratif ;

• décision refusant un congé pour formation syndicale ;

• fonctionnaire retraité ayant méconnu la réglementation lui interdisant d\'exercer certaines activités privées.

Lorsque les commissions administratives paritaires se réunissent en formation restreinte, seuls les membres titulaires et éventuellement leurs suppléants représentant le grade auquel appartient le fonctionnaire intéressé, les membres titulaires ou suppléants représentant le grade immédiatement supérieur ainsi qu\'un nombre égal de représentants de l\'administration sont appelés à délibérer.

Lorsque le fonctionnaire dont le cas est soumis à l\'examen de la commission appartient au grade le plus élevé du corps, le (ou les) représentant(s) de ce grade, s\'adjoigne(nt) leur(s) suppléant(s) qui siège(nt) alors avec voix délibérative(s).

Lorsque les fonctionnaires appartenant à des grades différents ont accès à un même grade par la voie d\'un tableau d\'avancement commun, la commission administrative paritaire comprend les représentants du personnel de chacun des grades intéressés.

3.3.8.3. Formations particulières.

Si aucun représentant du personnel ne peut valablement siéger, il est fait application de la procédure de tirage au sort prévue au titre II, 4.2. de la présente instruction.

Au cas où cette solution se révèle inapplicable, en raison notamment de la situation des effectifs du grade considéré, la commission peut être complétée par l\'adjonction des membres désignés dans les mêmes conditions parmi les représentants élus ou, à défaut, les membres du corps hiérarchiquement supérieur à celui des intéressés.

En cas d\'impossibilité absolue de constituer la commission dans de telles conditions notamment par suite de l\'empêchement, du refus de siéger ou de la récusation du (ou des) membre(s) désigné(s) par le tirage au sort, les sièges vacants des représentants du personnel sont attribués à des représentants civils de l\'administration de manière à que la commission soit composée de trois membres présents.

Les représentants ayant vocation à être inscrits à un tableau d\'avancement ne peuvent prendre part aux délibérations lorsque la commission est appelée à délibérer sur ce tableau d\'avancement.

Dans le même cas lorsque tous les représentants d\'un grade dans une commission administrative paritaire, titulaires et suppléants, ont vocation à être inscrits au tableau d\'avancement, il est fait application de la procédure de tirage au sort pour désigner des représentants parmi les fonctionnaires du grade correspondant n\'ayant pas vocation à être inscrits audit tableau. En cas de refus de siéger ou de récusation des représentants désignés par le sort, la commission siège valablement en présence des seuls représentants titulaires et suppléants du grade auquel le tableau donne accès et d\'un nombre égal de représentants de l\'administration.

Dans l\'hypothèse où aucun représentant du grade auquel le tableau d\'avancement donne accès ne peut siéger, la commission est complétée par des représentants du grade supérieur ou, en l\'absence d\'un tel grade, par des représentants désignés par voie de tirage au sort parmi les représentants élus ou, à défaut, les membres du corps hiérarchiquement supérieur à celui des intéressés.

S\'il s\'avère absolument impossible de constituer la commission dans les conditions prévues ci-dessus, les sièges des représentants du personnel sont attribués à des représentants civils de l\'administration de façon à ce que la commission soit composée de trois membres présents.