La présente instruction a pour objet de grouper, de préciser et dans une certaine mesure de compléter les dispositions réglementaires qui régissent le corps des secrétaires administratifs en chef des services extérieurs du ministère des armées.

Il est rappelé que ce corps est unique pour l'ensemble du département depuis l'intervention du décret n^o67-370 du 24 avril 1967 (Texte devenu caduc, se reporter à la table des textes non pris).

Table 1. TABLE MÉTHODIQUE DES MATIÈRES.

	Articles.
Chapitre 1er. — Dispositions générales.
Classement hiérarchique et régime	1
Organisation du corps	2
Attributions	3
Territoire d'exercice des fonctions	4
Gestion. Dossier individuel	5
Chapitre II. — Recrutement.
Principes	6
Conditions à remplir pour être admis à concourir	7
Programme et modalités d'organisation du concours	8
Composition et rôle du jury	9
Recrutement au choix	10
Classement dans les échelons	11
Chapitre III. — Mutations.
Mutations à l'intérieur des places, ports ou bases	12
Mutations comportant changement de résidence	13
Mutations volontaires	14
Mutations d'office	15
Chapitre IV. — Notation. Avancement.
Notation	16
Avancement d'échelon	17
Chapitre V. — Dispositions particulières.
Disponibilité. Service détaché	18
Chapitre VI. — Dispositions transitoires.
Pour mémoire

 

1. Dispositions générales.

1.1. Classement hiérarchique et régime.

Le corps des secrétaires administratifs en chef des services extérieurs du ministère des armées est un corps de catégorie B soumis aux dispositions du décret n^o 65-266 du 5 avril 1965 [BOC/SC, p. 658, abrogé en dernier lieu par le décret 94-1017 du 18 novembre 1994 (BOC, 1995, p. 2655)] complété par le décret n^o 67-370 du 24 avril 1967 (Texte devenu caduc, se reporter à la table des textes non pris).

1.2. Organisation du corps.

Le corps des secrétaires administratifs en chef comporte un seul grade divisé en sept échelons.

L'échelonnement indiciaire du corps ainsi que le temps moyen et le temps minimum pendant lequel les intéressés doivent demeurer dans chaque échelon figurent en annexe I à la présente instruction.

1.3. Attributions.

Les secrétaires administratifs en chef, selon l'importance de l'organisme où ils exercent leurs fonctions, peuvent être placés à la tête d'un ou de plusieurs des services suivants :

• personnel ;

• achat et approvisionnement ;

• comptabilité ;

• soldes ;

• traitements ;

• salaires ;

• ordonnancement ;

• contentieux.

Ils exercent donc des fonctions assorties de responsabilités importantes.

Ils sont aidés dans leur tâche par des secrétaires administratifs ou des personnels de niveau correspondant.

1.4. Territoire d'exercice des fonctions.

Les secrétaires administratifs en chef peuvent être affectés dans les départements et territoires d'outre-mer ainsi que dans les organismes militaires français implantés en territoire étranger dans la mesure où il existe des emplois correspondant à leur fonction.

Cette affectation est prononcée dans les conditions fixées au chapitre III ci-après.

1.5. Gestion. Dossier individuel.

Les opérations de gestion concernant les secrétaires administratifs en chef incombent soit au service ou à l'établissement qui les emploie soit à un organisme local ou régional chargé de centraliser ces opérations pour un ensemble de personnels civils.

L'organe qui les gère détient leur dossier individuel complet.

2. Recrutement.

2.1. Principes.

Les secrétaires administratifs en chef sont recrutés dans la limite des vacances constatées :

• 1. Par un concours sur épreuves professionnelles après inscription sur une liste d'aptitude ;

• 2. Dans la limite du neuvième des titularisations prononcées au concours, au choix après inscription sur une liste d'aptitude.

2.2. Conditions à remplir pour être admis à concourir.

Les candidats doivent être âgés de 52 ans au plus au 1er juillet de l'année du concours et occuper à la même date dans la hiérarchie du corps des secrétaires administratifs un rang au moins égal au 8^e échelon de la classe normale.

Ils doivent avoir été inscrits sur une liste d'aptitude établie après avis de la commission paritaire compétente à l'égard des secrétaires administratifs en chef. Cette liste désigne un nombre de candidats égal à deux fois celui des emplois offerts au concours. Elle n'est valable que pour l'année considérée.

Les candidats qui atteignent la limite d'âge précitée entre le 1er juillet d'une année au titre de laquelle aucun concours n'est ouvert et le 1^er juillet du prochain concours peuvent faire acte de candidature à celui-ci.

Nul n'est admis à subir plus de trois fois les épreuves du concours.

2.3. Programme et modalités d'organisation du concours.

Le programme et les modalités d'organisation du concours ont été fixés par l'arrêté du 19 octobre 1965 (Texte devenu caduc, se reporter à la table des textes non pris).

Le concours comporte deux épreuves écrites d'admissibilité et une épreuve orale d'admission.

  a) La première épreuve écrite, d'une durée de deux heures et affectée du cœfficient 2, est commune à tous les candidats. Elle consiste à rédiger une note résumant les éléments d'un dossier qui leur est remis.

  b) Pour la seconde épreuve écrite, d'une durée de trois heures et affectée du cœfficient 3, on demande aux intéressés de rédiger une note sur deux ou trois questions relatives à l'une des matières suivantes, qu'ils ont désignée lors du dépôt de leur demande de participation au concours :

• I.  Organisation du ministère des armées ;

• II.  Personnel militaire ;

• III.  Personnel civil à traitement mensuel ;

• IV.  Personnel ouvrier ;

• V.  Marchés ;

• VI.  Comptabilité financière ;

• VII.  Comptabilité des matériels ;

• VIII.  Comptabilité analytique d'exploitation ;

• IX.  Affaires domaniales ;

• X.  Contentieux.

Le programme détaillé de ces options est annexé à l'arrêté du 19 octobre 1965 (Texte devenu caduc, se reporter à la table des textes non pris).

Sont déclarés admissibles les candidats qui ont obtenu au moins 50 points aux deux épreuves écrites, notées sur 20 et affectées des cœfficients précités, sans note inférieure à 5/20, qui serait éliminatoire.

  c) L'épreuve orale d'admission est affectée du cœfficient 4. Elle dure vingt minutes et comporte :

• une question préparée pendant dix minutes, sur la matière à option choisie par le candidat ;

• une ou plusieurs questions sur les fonctions effectivement exercées par le candidat.

Seuls peuvent être nommés secrétaires administratifs en chef, dans la limite des emplois mis au concours, les candidats qui ont obtenu un minimum de 90 points à l'ensemble des épreuves, sans note éliminatoire.

À égalité de points, le classement est établi dans l'ordre décroissant d'ancienneté dans l'échelon le plus élevé du grade le plus élevé.

2.4. Composition et rôle du jury.

Le jury est composé de fonctionnaires civils de catégorie A et d'officiers supérieurs, désignés par décision ministérielle. Le nombre des membres du jury varie en fonction du nombre de candidats et du nombre des matières à option qu'ils ont choisies.

Le jury dresse la liste des candidats admis à subir l'épreuve orale.

Ce même jury fait subir l'épreuve orale aux candidats déclarés admis et dresse ensuite la liste de classement définitif par ordre de mérite.

La liste des candidats reçus est arrêtée par le ministre des armées.

2.5. Recrutement au choix.

Peuvent être recrutés au choix, dans la limite du neuvième des titularisations prononcées à la suite du concours, les secrétaires administratifs des services extérieurs âgés de 52 ans au moins au 1^er juillet de l'année de titularisation et qui appartiennent au moins :

• soit au 3^e échelon du grade de chef de section ;

• soit au 11^e échelon de la classe normale.

La liste d'aptitude est établie après avis de la commission administrative paritaire compétente.

2.6. Classement dans les échelons.

Les intéressés, qu'ils soient recrutés au concours ou promus au choix, sont nommés et titularisés dans le corps des secrétaires administratifs en chef à l'échelon affecté d'un indice égal ou, à défaut, immédiatement supérieur à celui qu'ils détenaient dans le corps des secrétaires administratifs.

Ils conservent leur ancienneté d'échelon, dans la limite de l'ancienneté exigée dans le nouveau corps pour accéder à l'échelon supérieur, à condition que le gain indiciaire résultant de leur promotion soit inférieure à celui que leur aurait procuré un avancement d'échelon ou de classe dans leur ancien corps.

Ils bénéficient du même avantage, dans les mêmes limites, lorsqu'ils ont atteint la classe la plus élevée ou l'échelon le plus élevé de leur grade dans le précédent corps et que le gain indiciaire résultant de leur promotion est inférieur à celui que leur avait procuré leur nomination dans cette classe ou cet échelon.

Ces dispositions se traduisent en pratique sous la forme du tableau ci-après :

Position dans le corps des secrétaires administratifs.	Classement dans le corps des secrétaires administratifs en chef.	Ancienneté dans l'échelon.
Classe normale, 8e échelon Classe normale, 9e échelon Classe normale, 10e échelon Classe normale, 11e échelon Classe exceptionnelle Chef de section, 1er échelon Chef de section, 2e échelon Chef de section, 3e échelon Chef de section, 4e échelon Chef de section, 5e échelon	1er échelon. 2e échelon. 3e échelon. 4e échelon. 5e échelon. 2e échelon. 3e échelon. 4e échelon. 5e échelon. 6e échelon.	Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans. Non conservée. Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans. Conservée dans la limite de 2 ans, 6 mois. Conservée dans la limite de 2 ans, 6 mois.

 

Ils ont la possibilité [Application de l'arrêt Velot (CE 22 avril 1964)], dans les trois mois suivant la date à laquelle ce classement leur a été notifié, d'y renoncer pour demander le bénéfice du rapport, dans le nouveau corps, des bonifications et majorations pour services militaires. Il convient dans ce cas :

• 1. De déterminer l'échelon qui leur serait attribué dans le nouveau corps s'ils n'avaient pas bénéficié dans l'ancien corps du rappel des bonifications et majorations pour services militaires ;

• 2. D'utiliser la fraction nécessaire de ces bonifications et majorations pour les faire avancer, selon les durées moyennes d'ancienneté prévues dans le nouveau corps, de l'échelon ainsi déterminé à l'échelon fixé par le classement auquel ils renoncent ;

• 3. D'utiliser le reste des mêmes bonifications et majorations pour leur attribuer un ou des échelons supplémentaires, le reliquat éventuel étant conservé pour contribuer à un avancement d'échelon ultérieur.

3. Mutations.

3.1. Mutations à l'intérieur des places, ports ou bases.

Les mutations à l'intérieur des places, ports ou bases sont prononcées :

• entre organismes relevant d'un même état-major régional ou d'une même direction régionale de service, par le commandant de région ou le directeur régional de service [Le cas échéant après consultation de l'administration centrale (direction des personnels civils ou direction technique relevant de la délégation ministérielle pour l'armement ou direction centrale des essences)] ;

• dans tous les autres cas par l'administration centrale (direction des personnels civils ou direction technique relevant de la délégation ministérielle pour l'armement ou direction centrale des essences).

3.2. Mutations comportant changement de résidence.

Ces mutations sont toujours prononcées par l'administration centrale. Elles peuvent résulter soit d'une demande de l'intéressé, soit d'une mesure d'office.

Elles ouvrent droit aux indemnités réglementaires de changement de résidence dans les conditions et limites fixées par le décret n^o 66-619 du 10 août 1966 (BOC/SC, p. 732).

3.3. Mutations volontaires.

Au début de chaque année l'administration centrale dresse et diffuse une liste des postes de secrétaires administratifs en chef qui se trouvent vacants.

Les secrétaires administratifs en chef qui souhaitent changer d'affectation doivent en faire la demande en désignant le ou les postes choisis sur la liste précitée, qui leur conviendraient.

Cette demande, revêtue de l'avis des supérieurs hiérarchiques, est transmise à l'administration centrale au plus tard pour le 1er avril, terme de rigueur, accompagnée des pièces suivantes :

• un état des services civils et militaires ;

• un relevé des notes attribuées au cours des cinq dernières années ;

• un relevé des punitions non amnistiées ;

• et, le cas échéant, les certificats médicaux établissant l'aptitude physique à servir outre-mer.

La demande n'est valable que pour l'année en cours.

L'administration centrale dresse une liste des demandes et prononce les mutations en fonction des nécessités du service. À partir du moment où la décision lui a été notifiée, l'intéressé ne peut plus se désister.

Nonobstant les dispositions qui précèdent, l'administration centrale peut, à tout moment de l'année, faire appel aux volontaires pour occuper un poste qu'il est urgent de combler.

Si cet appel reste sans effet la mutation est prononcée d'office dans les conditions définies à l'article ci-après.

3.4. Mutations d'office.

Le tableau de mutation d'office des secrétaires administratifs en chef est dressé et tenu à jour à l'administration centrale. Il est soumis en temps opportun à la commission administrative paritaire du corps.

4. NOtation. Avancement.

4.1. Notation.

Les secrétaires administratifs en chef sont notés chaque année dans les conditions fixées par le décret 59-308 du 14 février 1959 (BO/G, p. 953 ; BO/M, p. 801 ; BO/A, p. 506) et les textes pris pour son application.

4.2. Avancement d'échelon.

Les avancements d'échelon sont prononcés en temps opportun dans les conditions fixées par les textes susvisés, par décision des chefs de service chargés de la gestion directe des secrétaires administratifs en chef.

L'accès à l'échelon supérieur est subordonné à l'accomplissement d'une durée moyenne de deux ans de services dans les 1^er, 2^e, 3^e et 4^e échelons et de deux ans, six mois dans les 5^e et 6^e échelons.

Ces temps peuvent être réduits de six mois au maximum pour tenir compte de la notation.

5. Dispositions particulières.

5.1. Disponibilité. Service détaché.

Le nombre total de secrétaires administratifs en chef pouvant être placés en disponibilité ou en service détaché est limité au dixième de l'effectif budgétaire du corps.

6. Dispositions transitoires.

Pour mémoire. L'on se reportera aux articles 10, et 11 du décret n^o 65-266 du 5 avril 1965, abrogé par le décret n^o 72-952 du 19 octobre 1972.