CIRCULAIRE N° 2911/EMA/1/L et N° 14/DN/G/PC/21/INT relative à l'administration des employés et ouvriers civils relevant de la direction centrale de l'intendance (catégorie « intendance » et « état-major »).
Abrogé le 04 novembre 2013 par : CIRCULAIRE N° 13592/DEF/EMA/ESMG/BORG portant abrogation d'un texte. Du 19 août 1955NOR
1. Contenu
L'ensemble des tâches qui relèvent de l'administration des personnels civils est réparti entre des organes situés sur trois plans différents :
l'échelon ministériel ;
l'échelon régional (général commandant la région et directeur régional de l'intendance) ;
le service employeur, organe d'exécution.
La mise en application de la circulaire no 18/PC/21/INT du 28 mai 1953 (BO/G, p. 2262) a permis de décharger les services employeurs d'importantes tâches administratives par le transfert de celles-ci aux directions régionales de l'intendance en ce qui concerne l'administration des personnels « employés » de la catégorie « intendance ».
Les avantages de cette mesure, déjà constatés à l'issue d'expériences initialement limitées à certaines régions, ont été unanimement reconnus.
Ils se traduisent notamment par :
une meilleure administration des personnels, en raison de la spécialisation très poussée et de la compétence des agents qui en ont reçu la charge à l'échelon centralisateur, avantage encore accentué par le caractère complexe et mouvant de la réglementation ;
une économie appréciable réalisée dans l'emploi des personnels administratifs ;
une organisation plus rationnelle des travaux d'administration et de gestion au sein du service centralisateur régional, déjà ébauchée par la mise en service du « fichier régional » qui assure une centralisation des renseignements de base ;
une amélioration de certaines liaisons entre les organes placés aux trois échelons de la hiérarchie ;
un rapprochement géographique du service « administrateur » centralisé et du service « payeur » (CTAC régional), facilitant au premier contrôle des éléments qui conditionnent les paiements effectués par le second.
Ces avantages soulignés, il a paru que les mesures de centralisation prescrites seraient d'autant plus rentables qu'elles s'appliqueraient à un plus grand nombre d'administrés. À titre d'expérience, elles ont été étendues dans certaines régions à d'autres catégories de personnels que les seuls « employés » du service de l'intendance touchés par la circulaire susvisée.
Les résultats atteints conduisent à prescrire la généralisation des mesures de centralisation régionale.
Ces mesures et les conditions de leur application sont résumés ci-après :
2. Contenu
1. Date et champ d'application des nouvelles dispositions.
À compter du 1er janvier 1956 l'administration centralisée à l'échelon régional est appliquée à tous les personnels « employés » et « ouvriers » en fonctions dans les états-majors, corps, écoles et dans les établissements et services de l'intendance.
2. Date et champ d'application des nouvelles dispositions.Organe régional centralisateur.
Cet organe est la direction régionale de l'intendance (1er bureau) à l'exclusion de tout autre service.
3. Portée de la centralisation.
Seule est centralisée à l'échelon régional d'exécution des diverses tâches administratives dont les services employeurs peuvent être déchargés sans que soient altérées les attributions foncières des chefs de service dans leur fonction d'autorité, notamment dans le domaine de la notation des personnels, de l'avancement et des sanctions. Chaque employé et ouvrier reste, bien entendu, affecté au service employeur sous l'autorité directe du chef de service.
4. Répartition des attributions.
L'administration des personnels embrasse un tel ensemble de questions qu'il serait difficile d'en établir une liste complète et d'en faire une analyse détaillée.
Néanmoins, la nouvelle répartition des tâches entraînée par les mesures de centralisation peut être établie en ce qui concerne les opérations les plus courantes. Cette répartition est fixée dans ses lignes générales par les tableaux qui constituent les annexes I, II, III et IV de la présente circulaire.
Les opérations non prévues dans ces tableaux seront réparties à la diligence des directeurs régionaux de l'intendance, après accord des généraux commandant les régions. En outre, une certaine latitude est laissée à ces autorités pour accorder, le cas échéant, les principes directeurs de la concentration avec les servitudes qui apparaîtraient localement dans certains domaines.
5. Dispositions diverses.
a). Administration des personnels « absents ».
Pour faciliter l'administration des personnels « absents », c'est-à-dire occupant une position autre que l'activité en situation de présence, l'annexe V ci-jointe groupe sous forme de tableaux, avec la référence aux textes de base, un ensemble de renseignements qu'il a paru utile de réunir.
b). Tenue et mise à jour des fichiers de personnels.
L'extension des mesures de centralisation régionale à l'ensemble des personnels entraînait l'obligation de refondre la circulaire no 18/PC/21/INT du 16 juin 1952, qui a fixé les conditions de tenue et de mise à jour de fichiers pour ces personnels. Il a été jugé opportun à cette occasion d'incorporer les dispositions révisées de cette circulaire dans le présent texte, ainsi que celles concernant l'établissement et l'envoi des avis de mutation. Ces dispositions constituent les annexes VI et VII ci-jointes.
c). Les renforcements de personnel, qui seraient éventuellement nécessaires aux directions régionales de l'intendance, seraient effectués par prélèvement sur les effectifs en personnel civil de l'intendance de la région (catégorie « état-major »). Ils feront l'objet de propositions à adresser, sous le présent timbre, par les soins des généraux commandant de région ou de territoire.
Annexes
ANNEXE I. Centralisation de l'administration. Employés « Intendance ».
Objet des opérations. | Répartition des attributions entre les divers échelons. | ||
|---|---|---|---|
Administration centrale. | Directions régionales de l'intendance. | Services employeurs. | |
No I. Effectifs. Fichier. | Répartition des effectifs budgétaires entre les régions. Tenue du fichier central. | Fixation des effectifs par organisme employeur. Établissement des fiches et tenue du fichier régional. Envoi des avis de mutation à l'AC Établissement et envoi des situations périodiques d'effectifs. | Registre nominatif des personnels. Établissement des avis de mutation et envoi à la direction régionale. |
No II. Dossiers individuels. |
| Détention et mise à jour de tous les dossiers individuels. | Réception et envoi des pièces d'état civil, etc. |
No III. Entrée dans les cadres. | Organisation des concours. (1) Correction des épreuves. Nominations. Affectations aux régions. Titularisations. | Constitution des dossiers de candidature. Organisation des centres d'épreuves régionaux. | Rapport de fin de stage. |
A) Titulaires. | Affectation aux organes employeurs. Propositions à l'AC, en fin de stage. | ||
B) Auxiliaires. |
| Décision d'autorisation d'embauchage. | (2) Rapports avec le service de la main-d'œuvre et le bureau de place. Essai professionnel. Constitution et envoi du dossier. |
C) Agents sur contrat (3) : |
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1o Recrutés par concours sur le plan national ou sur le plan régional ou local. | Organisation des concours sur le plan national. Correction des épreuves. Nominations. Affectations aux régions. Décision d'engagement définitif. | Organisation des concours sur le plan régional ou local. Constitution des dossiers de candidature. Organisation de centres d'épreuves régionaux ou locaux. Affectations aux organes employeurs. Propositions à l'AC en fin de stage. | Signature du contrat. Rapport de fin de stage. |
2o Recrutés au choix. (Voir aussi no V « Avancement. ») | Autorisation d'embauchage (4). Décision d'engagement définitif. | Demandes d'autorisation d'embauchage. Proposition à l'AC en fin de stage. | (5) Appel aux candidats. Essai professionnel. Signature contrat engagement provisoire. Rapport de fin de stage. |
(1) Sauf dispositions réglementaires confiant aux autorités régionales ou locales l'organisation des concours ou examens pour le recrutement de certaines catégories de personnels. (2) Au chef-lieu de région militaire, ces attributions sont remplies par la direction régionale. (3) Instruction no 20/PC/5 du 18 avril 1955 (BO/G, p. 2439 ; BOEM/G, 364, p. 136) radiée par notification du 4 février 1982 (BOC, p. 428). (4) Pour certaines catégories d'agents ce pouvoir peut être délégué. (5) Au chef-lieu de région militaire, ces attributions sont remplies par la direction régionale. | |||
No IV. Notation. | Péréquation. Calcul des constantes de péréquation. Notes chiffrées définitives. | En fin d'année, envoi aux services employeurs des feuillets de notes. Transmission des bordereaux de notes à l'AC pour péréquation. | Sous réserve de délégation, notation chiffrée provisoire et appréciation générale. Envoi à la direction régionale. |
A) Titulaires (1). | Détermination des réductions d'ancienneté. Examen par les CAP centrales. Notification aux régions des notes définitives et des réductions (et majorations d'ancienneté). | Réunion CAP locales. Inscription sur les feuillets de notes des notes définitives (et des réductions ou majorations d'ancienneté). Notification aux services employeurs. | Notification aux agents des notes chiffrées définitives et des réductions (ou majorations) d'ancienneté. |
B) Auxiliaires et contractuels. |
| En fin d'année, envoi aux services employeurs des feuillets de notes. | Notation des agents. Renvoi des feuillets de notes. |
No V. Avancement. | Notification des modalités de réductions ou de majorations d'ancienneté. | Après réunion des CAP locales attribution de l'avancement (3). | Notification aux intéressés. |
A) Titulaires. a) D'échelon (2) ; |
| Notification aux services employeurs. |
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b) De classe ou de grade. | Réunion de la CAP centrale. Établissement d'un tableau d'avancement. Décision. Notification aux régions. | Préparation et envoi des états de proposition aux services employeurs. Réunion de la CAP locale. Transmission des propositions à l'AC pour décision avec indication d'un numéro de préférence. Notification aux services employeurs après décision. | Propositions avec indication d'un rang de préférence et transmission à la direction régionale. Notification des décisions aux intéressés. |
B) Auxiliaires (4). |
| Par service employeur, préparation du travail d'avancement. Approbation ou observations sur les propositions. | Réunion de la commission d'établissement. Envoi des propositions. Décision. |
C) Agents sur contrat (5) : |
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1o Changements de catégorie au choix. | Décision. | Examen des propositions et rapport. Envoi. | Proposition après avis de la commission d'avancement. |
2o Changements d'échelon : |
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a) Catégories A, 2e catégorie C et toutes catégories supérieures ; |
| Préparation et envoi aux services employeurs des états de proposition et pièces nécessaires. | Réunion de la commission d'avancement et propositions. |
| Décision. | Examen et envoi des propositions accompagnées d'un rapport, avec indication d'un rang de préférence. |
|
b) Autres catégories. |
| Désignation aux services des agents proposables et envoi des pièces nécessaires. | Réunion de la commission d'avancement. Décision. Compte rendu. |
(1) Pour les corps qui ne possèdent pas de CAP locale, la procédure est sensiblement différente. (2) Voir « notation » ainsi que le renvoi (1) ci-dessus. (3) Cet avancement est automatique en fonction des notes chiffrées définitives et des décisions de l'administration centrale relatives aux réductions (ou majorations) d'ancienneté. (4) Ne concerne que les auxiliaires soumis au régime prévu par le décret du 19 avril 1946 . (5) Instruction no 20/PC/5 du 18 avril 1955 [voir note (3) page précédente]. | |||
No VI. Contentieux. Requêtes. Examen des droits. | Décision le cas échéant. | Étude des affaires. Décision ou envoi du dossier, avec rapport, à l'autorité supérieure. | Réception des demandes et envoi (avec avis le cas échéant). |
No VII. Sanctions disciplinaires. |
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A) Titulaires : |
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Avertissement. |
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| Décision. Compte rendu à direction régionale. |
Blâme. |
| Décision. | Proposition de sanction. |
Autres sanctions. | Décision de convocation du conseil de discipline. | Proposition de convocation du conseil de discipline. | Proposition de sanction. |
| Décision de sanction. | Réunion du conseil. Établissement et envoi du rapport et des pièces nécessaires. |
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B) Auxiliaires : |
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Blâme. |
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| Décision. Compte rendu à direction régionale. |
Mise à pied temporaire. |
| Rapport au général commandant la région qui décide. | Proposition de sanction. |
Rétrogradation (1). |
| Convocation du conseil de discipline. Décision du général commandant la région. | Proposition de sanction. |
Licenciement. |
| Convocation du conseil de discipline. Décision du général commandant la région. |
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C) Agents sur contrat. |
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Avertissement. Blâme. Suspension de fonctions. |
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| Décision. Compte rendu à direction régionale. |
Mise à pied temporaire. |
| Rapport au général commandant la région qui décide. | Proposition de sanction. |
Rétrogradation. Congédiement. | Décision. | Rapport aux autorités supérieures. | Proposition de sanction. |
No VIII. Mutations (toutes catégories d'employés). |
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A) Mutation d'office (2). 1o Sans changement de région : |
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a) Sans changement de service administrateur ; |
| Décision (3). | Propositions. |
b) Avec changement de service administrateur. | Décision, à défaut d'accord sur le plan régional. | Contacts avec autres directeurs régionaux de service. Envoi rapport à général commandant la région qui décide en cas d'accord ou transmet à l'administration centrale dans le cas contraire. | Propositions. |
(1) Ne concerne que les auxiliaires soumis au régime prévu par le décret du 19 avril 1946 . (2) Circulaire no 4/PC/4 du 11 janvier 1952 (BO/G, p. 24). (3) En ce qui concerne toutefois les auxiliaires et contractuels, le directeur régional peut confier au chef de service d'origine le soin de prononcer la mutation, conformément à la circulaire du 11 janvier 1952. | |||
2o Avec changement de région. | Décision. | Transmission avec rapport au général commandant de région. Contacts avec autres régions. Envoi à l'AC. | Propositions. |
B) Mutations volontaires. |
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1o Sans changement de région : |
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a) Sans changement de service administrateur. |
| Décision (1) | Réception et transmission des demandes avec avis. |
b) Avec changement de service administrateur. | Décision, à défaut d'accord sur le plan régional. | Contacts avec autres directeurs régionaux de service et envoi d'un rapport au général commandant de région qui décide en cas d'accord, ou transmet à l'administration centrale dans le cas contraire. | Réception et transmission des demandes avec avis. |
2o Avec changement de région. | Décision. | Contacts avec autres régions et transmission à l'autorité supérieure. | Réception et transmission des demandes avec avis. |
No IX. Congés et disponibilités. |
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A) Titulaires : |
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1o Congés annuels. |
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| Octroi des congés. |
2o Congés et autorisations d'absence exceptionnels. |
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| Octroi des congés. |
3o Congés de maladie ordinaire. |
| Mise à jour des états de services. Décision éventuelle d'expertise. | Octroi des congés. Compte rendu au directeur régional. |
4o Congés de longue durée. | Décision. | Réunion du comité médical ou de la commission de réforme. Transmission du dossier. | Constitution et envoi du dossier. |
5o Disponibilité : |
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a) Pour convenance personnelle ou pour charges de famille ; | Décision. | Examen et envoi après réunion de la CAP, le cas échéant. | Réception des demandes. Constitution des dossiers. Envoi. |
b) Disponibilité d'office. | Décision. | Examen et envoi après réunion comité médical. | Réception des demandes. Constitution des dossiers. Envoi. |
B) Auxiliaires et contractuels. |
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Paragraphes 1o à 3o ci-dessus. |
| Mêmes mesures. |
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4o Congés de maladie de longue durée (sans traitement). |
| Décision. | Constitution et envoi du dossier. |
5o Congés pour convenances personnelles. |
| Décision. | Constitution et envoi du dossier. |
(1) En ce qui concerne toutefois les auxiliaires et contractuels, le directeur régional peut confier au chef de service d'origine le soin de prononcer la mutation, conformément à la circulaire 11/01/1952. | |||
No X. Accidents du travail (1). |
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A) Titulaires. | Décision reconnaissant le droit au remboursement des frais. | Réunion du comité médical. Transmission de son avis accompagné du dossier (notes de frais, ordonnances, certificats médicaux). | Réception et transmission des pièces pour décision a./s. remboursement des frais. |
B) Auxiliaires et contractuels. | Examens par la commission des rentes. Fixation du montant de la rente. Notification. Mise en paiement des rentes. | Constitution et envoi du dossier de rente, le cas échéant. | Transmission de la déclaration d'accident et du certificat médical. Règlement des frais. Octroi de congés. Enquêtes. Visites médicales. Transmission des pièces pour dossier de rente, le cas échéant. |
No XI. Validation des services. | Décision. | Constitution des dossiers et transmission à l'AC. Mise à jour des dossiers individuels. Notification de la décision au CTAC. | Réception et transmission des demandes. |
No XII. Admission à la retraite. | Décision. | Constitution et transmission des dossiers provisoires de pension et des dossiers définitifs. En cas d'admission pour invalidité : mesures pour la convocation de la commission de réforme. | Réception et transmission des demandes. |
(1) Aide-mémoire du 1er août 1951 (abrogé par celui du 31 décembre 1955, lequel ne figure plus aux tables du BO). | |||
ANNEXE II. Centralisation de l'administration. Employés « État-major ».
Objet des opérations. | Répartition des attributions entre les divers échelons. | |||
|---|---|---|---|---|
Administration centrale. | Généraux commandant les régions. | Directions régionales de l'intendance. | Services employeurs. | |
No I. Effectifs. Fichier. | Répartition des effectifs budgétaires entre les régions. Tenue du fichier central. | Fixation des effectifs par un organisme employeur. Tenue d'un fichier. | Établissement des fiches et tenue d'un fichier. Envoi des avis de mutation. Établissement et envoi des situations périodiques d'effectifs. | Registre nominatif des personnels. Établissement des avis de mutation et envoi à la direction régionale. |
No II. Dossiers individuels. |
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| Détention et mise à jour de tous les dossiers individuels. | Réception et envoi des pièces d'état civil, etc… |
No III. Entrée dans les cadres. A) Titulaires. | Organisation des concours (1). Correction des épreuves. Nominations. Affectations aux régions. Titularisations. | Affectations aux organes employeurs. Proposition à l'AC en fin de stage. | Constitution des dossiers de candidature. Organisation des centres d'épreuves régionaux. | Rapport de fin de stage. |
B) Auxiliaires. |
| Décision d'autorisation d'embauchage. | Transmission pour décision au général commandant de région. | (2) Rapports avec le service de la main-d'œuvre et le bureau de place. Essai professionnel. Constitution et envoi du dossier. |
C) Agents sur contrat (3) : 1o Recrutés par concours sur le plan national ou sur le plan régional ou local. | Organisation des concours sur le plan national. Correction des épreuves. Nominations. Affectations aux régions. Décision d'engagement. | Affectation aux organes employeurs. Propositions à l'AC en fin de stage. | Organisation des concours sur le plan régional ou local. Constitution des dossiers de candidature. Organisation de centres d'épreuves régionaux ou locaux. | Signature du contrat. Rapport de fin de stage. |
2o Recrutés au choix. (Voir aussi no V « Avancement ».) | Autorisation d'embauchage (4). Décision d'engagement définitif. | Demandes d'autorisations d'embauchage. Proposition à l'AC en fin de stage. |
| (5) Appel aux candidats. Essai professionnel. Signature contrat d'engagement provisoire. Rapport de fin de stage. |
(1) Sauf dispositions réglementaires confiant aux autorités régionales ou locales l'organisation des concours ou examens pour le recrutement de certaines catégories de personnels. (2) Au chef-lieu de région militaire, ces attributions sont remplies par la direction régionale. (3) Instruction no 20/PC/5 du 18 avril 1955 (BO/G, p. 2439 ; BOEM/G, 364, p. 136) radiée par notification du 4 février 1982 (BOC, p. 428). (4) Pour certaines catégories d'agents ce pouvoir peut être délégué. (5) Au chef-lieu de région militaire, ces attributions sont remplies par la direction régionale. | ||||
No IV. Notation. A) Titulaires (1). | Péréquation. Calcul des constantes de péréquation. Notes chiffrées définitives. Détermination des réductions d'ancienneté. Examen par les CAP centrales. Notification aux régions des notes définitives et des réductions (et majorations) d'ancienneté. | Transmission des bordereaux de notes de l'AC pour péréquation. Réunion CAP locales. | En fin d'année envoi aux services des documents destinés à la notation des personnels. Transmission des bordereaux de notes au général commandant la région. Inscription sur les feuillets de notes définitives et des réductions (ou majorations) d'ancienneté. Notification aux services employeurs. | Sous réserve de délégation, notation chiffrée provisoire et appréciation générale. Envoi à la direction régionale. Notification aux agents des notes chiffrées définitives et des réductions (ou majorations) d'ancienneté. |
B) Auxiliaires et contractuels. |
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| En fin d'année envoi aux services des documents destinés à la notation des personnels. Transmission d'un compte rendu au général commandant la région. | Notation des agents. Renvoi des feuillets de notes. |
No V. Avancement. |
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A) Titulaires : |
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a) D'échelon (2). | Notification des modalités de réductions ou de majorations d'ancienneté. | Réunion CAP locales. | Attribution de l'avancement (3). Notification aux services employeurs. | Notification aux intéressés. |
b) De classe ou de grade. | Réunion de la CAP centrale. Etablissement d'un tableau d'avancement. Décision. Notification aux régions. | Réunion de la CAP locale. Transmission à l'AC pour décision avec indication d'un numéro de préférence. Notification à la direction régionale et aux services employeurs après décision. | Préparation et envoi des états de propositions aux services employeurs avec instruction. Transmission des propositions au général commandant la région. | Proposition avec indication d'un rang de préférence et transmission à la direction régionale. Notification des décisions aux intéressés. |
B) Auxiliaires (4). |
| Approbation ou observations sur les propositions. | Préparation du travail d'avancement par service employeur. | Réunion de la commission d'établissement. Envoi des propositions. Décision. |
C) Agents sur contrat (5) : 1o Changement de catégorie au choix. | Décision. | Examen des propositions et rapport. Envoi à l'AC. | Avis sur la régularité des propositions. Envoi au général commandant la région. | Propositions après avis commission d'avancement. |
(1) Pour le corps qui ne possèdent pas de CAP locale, la procédure est sensiblement différente. (2) Voir notation ainsi que le renvoi (1) ci-dessus. (3) Cet avancement est automatique en fonction des notes chiffrées définitives et des décisions de l'AC relatives aux déductions (ou majorations) d'ancienneté. (4) Ne concerne que les auxiliaires soumis au régime prévu par le décret du 19 avril 1946 . (5) Instruction no 20/PC/5 du 18 avril 1955 [voir note (3)ANNEXE I]. | ||||
2o Changement d'échelon : a) Catégories A, 2e catégorie C et toutes catégories supérieures : | Décision. | Rapport. Transmission à l'administration centrale des propositions avec l'indication d'un rang de préférence. | Préparation et envoi aux services employeurs des états de proposition et pièces nécessaires. Transmission des propositions au général commandant la région avec avis sur leur régularité. | Réunion de la commission d'avancement et propositions. |
b) Autres catégories. |
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| Désignation aux services des agents proposables. Envoi des pièces nécessaires. Transmission du compte rendu à l'autorité supérieure. | Réunion de la commission d'avancement. Décision. Compte rendu. |
No VI. Contentieux. Requêtes. Examen des droits. | Décision le cas échéant. | Décision le cas échéant. | Étude des affaires. Décision ou envoi du dossier, avec rapport, à l'autorité supérieure. | Réception des demandes et envoi (avec avis le cas échéant). |
No VII. Sanctions disciplinaires. |
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A) Titulaires. Avertissement. |
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|
| Décision. Compte rendu à la direction régionale et au général commandant la région. |
Blâme. |
| Décision. | Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. | Proposition de sanction. |
Autres sanctions. | Décision de convocation du conseil de discipline. Décision de sanction. | Proposition de convocation du conseil de discipline. Réunion du conseil. Établissement et envoi du rapport et des pièces nécessaires. | Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. | Proposition de sanction. |
B) Auxiliaires. |
|
|
|
|
Blâme. |
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|
| Décision. Compte rendu à la direction régionale et au général commandant la région. |
Mise à pied temporaire. Rétrogradation (1). |
| Décision. Convocation du conseil de discipline. Décision. | Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. | Proposition de sanction. Proposition de sanction. |
C) Agents sur contrats. |
|
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|
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Avertissement. Blâme. Suspension de fonctions. |
|
|
| Décision. Compte rendu à direction régionale et au général commandant la région. |
Mise à pied temporaire. |
| Décision. | Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. | Proposition de sanction. |
Rétrogradation. Congédiement. | Décision. | Rapport et transmission. | Transmission avec avis sur la régularité de la mesure. | Proposition de sanction. |
(1) Ne concerne que les auxiliaires soumis au régime prévu par le décret du 19 avril 1946 . | ||||
No VIII. Mutations. (Toutes catégories d'employés.) |
|
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A) Mutation d'office (1) : |
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1o Sans changement de région : |
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a) Sans changement service administrateur. |
| Décision. | Transmission. | Propositions. |
b) Avec changement de service administrateur. | Décision, si aucun accord réalisé sur le plan régional. | Contacts avec directeurs régionaux de service. Décision en cas d'accord ou rapport à l'AC dans le cas contraire. | Transmission. | Propositions. |
2o Avec changement de région. | Décision. | Contacts avec autres généraux commandants de région. Rapport à l'AC. | Transmission. | Propositions. |
B) Mutations volontaires : |
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1o Sans changement de région. |
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|
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|
a) Sans changement de service administrateur. |
| Décision. | Transmission. | Réception et transmission des demandes avec avis. |
b) Avec changement de service administrateur. | Décision, à défaut d'accord sur le plan régional. | Contacts avec directeurs régionaux de service. Décision en cas d'accord ou rapport à l'AC dans le cas contraire. | Transmission. | Réception et transmission des demandes des avis. |
2o Avec changement de région. | Décision. | Contacts avec région demandée. Transmission. | Transmission. | Réception et transmission avec avis des demandes au général commandant la région. |
No IX. Congés et disponibilités. A) Titulaires : 1o Congés annuels. |
|
|
| Octroi des congés. |
2o Congés et autorisations d'absence exceptionnels. |
|
|
| Octroi des congés. |
3o Congés de maladie ordinaire. |
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| Mise à jour état des services. Décision éventuelle d'expertise. | Octroi des congés. Compte rendu au directeur régional et au général commandant la région. |
(1) Circulaire no 4/PC/4 du 11 janvier 1952. En ce qui concerne toutefois les auxiliaires et contractuels, le général commandant la région peut confier au chef du service d'origine le soin de prononcer la mutation, conformément à la circulaire du 11 janvier 1952 (BO/G, p. 24) | ||||
4o Congés de longue durée. | Décision. | Réunion du comité médical ou de la commission de réforme. Transmission du dossier. | Transmission. | Constitution et envoi du dossier. |
5o Disponibilité : |
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|
|
a) Pour convenance personnelle ou pour charges de famille. | Décision. | Examen et envoi après réunion de la CAP, le cas échéant. | Examen et envoi après avis sur la régularité de la mesure. | Réception des demandes. Constitution des dossiers. Envoi. |
b) Disponibilité d'office. | Décision. | Examen et envoi après réunion comité médical. | Examen et envoi avec avis sur la régularité de la mesure. | Réception des demandes. Constitution des dossiers. Envoi. |
B) Auxiliaires et contractuels. |
| |||
Paragraphes 1o à 3o ci-dessus. | Mêmes mesures. | |||
4o Congés de maladie de longue durée (sans traitement). |
| Décision. | Transmission. | Constitution et envoi du dossier. |
5o Congés pour convenances personnelles. |
| Décision. | Transmission. | Constitution et envoi du dossier. |
No X. Accidents du travail (1). A) Titulaires. | Décision reconnaissant le droit au remboursement des frais. | Transmission. | Réunion du comité médical. Transmission de son avis accompagné du dossier (notes de frais, ordonnances, certificats médicaux). | Réception et transmission des pièces pour décision au sujet du remboursement des frais. |
B) Auxiliaires et contractuels. | Examen par la commission des rentes. Fixation du montant de la rente. Notification. Mise en paiement des rentes. | Transmission. | Constitution et envoi du dossier de rente, le cas échéant. | Transmission de la déclaration d'accident et du certificat médical. Règlement des frais. Octroi de congés. Enquêtes. Visites médicales. Transmission des pièces pour dossier de rente, le cas échéant. |
No XI. Validation des services. | Décision. | Transmission à l'AC. Renvoi à la direction régionale intendance. | Constitution des dossiers et transmission aux généraux commandant les régions. Mise à jour des dossiers individuels. Notification de la décision au CTAC. | Réception et transmission des demandes. |
No XII. Admission à la retraite. | Décision. | En cas d'admission pour invalidité : mesures pour la convocation de la commission de réforme. | Constitution et transmission des dossiers provisoires de pension et des dossiers définitifs. | Réception et transmissions des demandes. |
(1) Aide-mémoire du 1er août 1951 (abrogé par celui du 31 décembre 1955, lequel ne figure plus aux tables du BO). | ||||
ANNEXE III. Centralisation de l'administration. Ouvriers « Intendance ».
Objet des opérations. | Répartition des attributions entre les divers échelons. | ||
|---|---|---|---|
Administration centrale. | Directions régionales de l'intendance. | Services employeurs. | |
No 1. | Répartition des effectifs budgétaires entre les régions. | Fixation des effectifs par organisme employeur. | Registre nominatif des personnels. |
Effectifs. Fichier. |
| Établissement des fiches et tenue du fichier régional. Envoi des avis de mutation. Établissement et envoi des situations périodiques d'effectifs. | Établissement des avis de mutation et envoi de la direction régionale. |
No II. Dossiers individuels. |
| Constitution, détention et mise à jour de tous les dossiers individuels. | Réception et envoi des pièces d'état civil, etc. Établissement et envoi des avis de mutation. |
No III. |
| Après embauchage, réception et vérification des pièces. | Tenue à jour des registres ou listes d'embauchage (2). |
Embauchage (1). (Voir aussi « Avancement ».) |
| Constitution de la fiche et du dossier. Surveillance de l'affiliation à la loi de pensions. | Essai professionnel. Surveillance des examens médicaux et enquêtes réglementaires. Décision d'embauchage et signature des contrats de travail. Compte rendu et envoi des pièces à la direction régionale. À l'expiration du délai réglementaire, affiliation des ouvriers permanents à la loi de pensions. |
No IV. Validation des services (3). | Décision (sous le timbre de la direction des personnels civils, 6e bureau). | Constitution des dossiers et transmission avec avis à l'autorité supérieure. | Réception et transmission des demandes de validation. |
No V. Titularisation (4). | Fixation par arrêté du nombre d'ouvriers titulaires que peut employeur chaque établissement ou service. Le cas échéant, élimination du tour d'ancienneté. | Demande d'envoi des propositions de titularisation aux services employeurs. Transmission au général commandant de région pour décision. | Établissement des propositions de titularisation. |
No VI. Notation. |
| Envoi des feuillets de notes aux organes employeurs pour notation. Réception et classement des feuillets après renvoi. | Pouvoir de notation (note chiffrée et appréciation générale). Renvoi des feuillets de notes. |
(1) Instruction 34 /PC/5 du 10 juillet 1953 (BO/G, p. 2613). (2) Au chef-lieu de région ces listes peuvent être tenues par la direction régionale. (3) Instruction no 50-11/PC/6 du 30 novembre 1950 (BOEM/G, 380-3, p. 59). (4) Décret du 28 mai 1936 (BO/G, p. 1826 ; radié le 3 mars 2000, BOC, p. 1461). | |||
No VII. Avancement. 1o D'échelon (1). |
| Préparation du travail d'avancement et envoi des pièces aux organes employeurs. Contrôle des listes d'avancement. | Convocation de la commission d'avancement. Établissement de la liste d'avancement et envoi d'une copie à la direction régionale. Décision portant promotion. |
2o De groupe (2). |
| Contrôle de la régularité des opérations. | Affichage annonçant les postes à pourvoir. Essai professionnel. Nomination et transmission à la direction régionale du P.-V. de l'essai. Classement à l'échelon du nouveau groupe. |
3o Propositions pour techniciens (3) ou agents de maîtrise non professionnels. | Établissement des listes d'aptitude ou des tableaux d'avancement après avis de la CAP Nominations. | Transmission des propositions avec avis. Organisation de l'examen professionnel (techniciens). | Propositions. |
No VIII. Contentieux. Requêtes.Examen des droits. | Décision le cas échéant. | Étude des affaires. Décision ou envoi du dossier accompagné d'un rapport à l'autorité supérieure. | Réception des demandes et transmission à la direction régionale (avec avis le cas échéant). |
No IX. Sanctions (4). 1o Avertissement. |
|
| Réception (compte rendu à la direction régionale). |
2o Exclusion temporaire sans salaire. |
| Trasnsmission pour décision au général commandant la région si exclusion proposée pour durée supérieure à huit jours. | Décision si période d'exclusion inférieure ou égale à huit jours. Transmission à la direction régionale dans le cas contraire. |
3o Abaissement d'échelon. |
| Transmission au général commandant la région pour décision. | Rapport et transmission. |
4o Déplacement d'office (titulaires seulement). | Décision. | Transmission accompagnée d'un rapport, après avis du conseil d'enquête, au général commandant la région. | Transmission de propositions. |
5o Renvoi définitif : Titulaires. | Décision. | Transmission accompagnée d'un rapport, après avis du conseil d'enquête, au général commandant la région. | Transmission de propositions. |
(1) Instruction no 18/PC/5 du 18 mars 1950 (BO/G, p. 1114 ; BOEM/G 365-0). (2) Instruction no 58/PC/5 du 9 juillet 1951 (BO/G. p. 1888). Cette instruction a été abrogée lors de la publication du BOEM/G 365-1. (3) Décret no 53-1221 du 8 décembre 1953 (BO/G, p. 4510 ; abrogé en dernier lieu le 18 octobre 1989, BOC, p. 4717). (4) Instruction no 2/PC/5 du 21 janvier 1965. Cette instruction a été abrogée par celle du 3 février 1971, BOC/SC, p. 262). | |||
Journaliers et auxiliaires. |
| Transmission au général commandant la région qui décide et envoie un compte rendu à l'administration centrale. | Transmission de propositions. |
Saisonniers. |
|
| Décision. |
N.B. — Suspension provisoire de fonctions. | Décision de sanction définitive dans le délai d'un mois ou de prolongation de la période de suspension au-delà d'un mois le cas échéant. | Transmission d'un rapport au général commandant de région qui statue dans le mois sur la sanction définitive ou transmet à l'administration centrale. | Décision. Compte rendu aux autorités supérieures. |
No X. Mutations (1). |
|
|
|
1o Sans changement de résidence, ni de service administrateur. |
| Décision, à défaut d'accord entre chefs de service. | Décision en cas d'accord avec les autres chefs de service intéressés. Rapport à la direction régionale dans le cas contraire. |
2o Sans changement de résidence mais avec changement de service administrateur. |
| Contacts avec autres directeurs de service régionaux. Décision en cas d'accord. Dans le cas contraire transmission au général commandant de région qui statue. | Décision en cas d'accord avec les autres chefs de service intéressés. Rapport à la direction régionale dans le cas contraire. |
3o Avec changement de résidence à l'intérieur de la région : |
|
|
|
a) Sans changement de service administrateur ; |
| Décision. | Rapport à la direction régionale. |
b) Avec changement de service administrateur. |
| Comme en 2o. | Rapport à la direction régionale. |
4o Mutation de région à région. | Décision. | Contacts avec directeurs de l'intendance des régions intéressées et transmission de propositions au général commandant la région. | Rapport à la direction régionale. |
No XI. Congés. |
|
|
|
Congés annuels (2). |
|
| Octroi des congés. |
Congés et autorisation d'absence exceptionnels (3). Congés pour convenances personnelles (3) : |
|
| Octroi des congés. |
a) Dans la limite de trente jours. |
|
| Octroi des congés. |
(1) Circulaire no 4/PC/4 du 11 janvier 1952 (BO/G, p. 24). (2) Instruction no 43/PC/5 du 25 mai 1951 (BO/G, p. 1264). Cette instruction ne figure plus aux tables du BO. (3) Instruction no 54/PC/5 du 18 août 1952. Cette instruction a été abrogée par celle du 9 janvier 1967 (BOC/SC, p. 47). | |||
b) Au-delà de trente jours. |
| Transmission au général commandant de région qui statue. | Transmission avec avis de la demande à la direction régionale. |
Maladie. Longue maladie. Invalidité (1). |
|
|
|
Congés de maladie. |
|
| Octroi des congés. |
Longue maladie. |
| Examen du dossier. Mise en congé sans salaire. | Constitution du dossier et envoi à la direction régionale. |
Invalidité. | Décision. | Examen du dossier et transmission à l'autorité supérieure. | Examens médicaux et réunion de la commission de réforme. Transmission du dossier à la direction régionale. |
No XII. Accidents du travail (2). | Examen par la commission de rentes. Fixation du montant de la rente. Notification. Mise en paiement des rentes. | Constitution et envoi du dossier de rente le cas échéant. | Envoi à l'administration centrale de la déclaration d'accident et d'une copie du certificat médical. Transmission d'une copie de la déclaration d'accident à la direction régionale. Octroi des congés. Enquêtes. Visites médicales. Règlement des frais. Décision d'imputabilité au service. |
No XIII. Licenciements (3). (Voir aussi « Sanctions ».) | Le cas échéant décision de réduction d'effectifs. Changement d'implantation ou dissolution de l'organe employeur. | Ordre donné à l'organe employeur de saisir la commission paritaire de licenciement. Le cas échéant, coordination et liaison avec autres services touchés par les mesures de licenciement. (Les généraux commandant les régions reçoivent les listes dressées par la commission, les approuvent et les notifient aux services.) | Établissement des listes préparatoires de licenciement par professions. Rapport à la direction régionale. Demande de convocation de la commission paritaire de licenciement. Transmission à la direction régionale. Saisonniers : décision pure et simple sans aucune formalité. |
No XIV. Admission à la retraite (4). | Décision. Liquidation des droits. | Constitution des dossiers de pension. Transmission à l'administration centrale. | Réception et transmission des demandes. |
(1) Instruction no 40/PC/LGT du 25 mai /1952 ; radiée le 12 octobre 1991 (BOC, p. 3441) modifiée. (2) Aide-mémoire du 1er août 1951 (abrogé par celui du 31 décembre 1955, lequel ne figure plus aux tables du BO). (3) Instruction no 21/PC/5 du 23 avril 1954. Cette instruction a été abrogée par celle du 25 mai 1960 (BO/G, p. 834). (4) Instruction 50-11 /PC/6 du 30 novembre 1950 pour application de la loi 49-1097 du 02 août 1949 (BOEM/G 380-3, p. 59). . | |||
ANNEXE IV. Centralisation de l'administration ouvriers « État-major »
Objet des opérations. | Répartition des attributions entre les divers échelons. | |||
|---|---|---|---|---|
Administration centrale. | Généraux commandant les régions. | Directions régionales de l'intendance. | Services employeurs. | |
No I. Effectifs. Fichiers. | Répartition des effectifs budgétaires entre les régions. | Fixation des effectifs par organisme employeur. | Établissement des fiches et tenue du fichier régional. Envoi des avis de mutation. Établissement et envoi des situations périodiques d'effectifs. | Régistre nominatif des personnels. Établissement des avis de mutation et envoi à la direction régionale. |
No II. Dossiers individuels. |
|
| Constitution, détention et mise à jour de tous les dossiers individuels. | Réception et envoi des pièces d'état civil, etc. Établissement et envoi des avis de mutation. |
No III. Embauchage (1). (Voir aussi « Avancement ».) |
|
| Après embauchage, réception et vérification des pièces. Constitution de la fiche et du dossier. Surveillance de l'affiliation à la loi de pensions. | Tenue à jour des registres ou listes d'embauchage (2). Essai professionnel. Surveillance des examens médicaux et enquêtes réglementaires. |
|
|
| Décision d'embauchage et signature des contrats de travail. Compte rendu et envoi des pièces à la direction régionale. À l'expiration du délai réglementaire, affiliation des ouvriers permanents à la loi de pensions. | |
No IV. Validation des services (3). | Décision (sous le timbre de la direction des personnels civils, 6e bureau). | Transmission à l'administration centrale. | Constitution des dossiers et transmission avec avis à l'autorité supérieure. | Réception et transmission des demandes de validation. |
No V. Titularisation (4). | Fixation par arrêté du nombre d'ouvriers titulaires que peut employer chaque établissement ou service. Le cas échéant, élimination du tour d'ancienneté. | Décision. | Demande d'envoi des propositions de titularisation aux services employeurs. Transmission au général commandant de région pour décision. | Établissement des propositions de titularisation. |
(1) Instruction 34 /PC/5 du 10 juillet 1953 (BO/G, p. 2613). (2) Au chef-lieu de région, ces listes peuvent être tenues par la direction régionale. (3) Instruction 50-11 /PC/6 du 30 novembre 1950 (BOEM/G 380-3, p. 59) . (4) Décret du 28 mai 1936 (BO/G, p. 1826) ; radié le 3 mars 2000, BOC, p. 1461.) | ||||
No VI. Notation. |
|
| Envoi des feuillets de note aux organes employeurs pour notation. Réception et classement des feuillets après renvoi. | Pourvoir de notation (note chiffrée et appréciation générale). Renvoi des feuillets de note. |
No VII. Avancement. 1o D'échelon (1). |
|
| Préparation du travail d'avancement et envoi des pièces aux organes employeurs. Contrôle des listes d'avancement. | Convocation de la commission d'avancement. Établissement de la liste d'avancement et envoi d'une copie à la direction régionale. Décision portant promotion. |
2o De groupe (2). |
|
| Contrôle de la régularité des opérations. | Affichage annonçant les postes à pourvoir. Essai professionnel. Nominations et transmission à la direction régionale du procès-verbal de l'essai. Classement à l'échelon du nouveau groupe. |
3o Propositions pour techniciens (3) ou agents de maîtrise non professionnels. | Établissement des listes d'aptitude (ou des tableaux d'avancement) après avis de la CAP. Nominations. | Transmission des propositions avec avis. | Transmission des propositions. Organisation de l'examen professionnel (techniciens). | Propositions. |
No VIII. Contentieux. Requêtes. Examen des droits. | Décision le cas échéant. | Décision ou envoi à l'administration centrale. | Étude des affaires. Décision ou envoi du dossier accompagné d'un rapport à l'autorité supérieure. | Réception des demandes et transmission à la direction régionale (avec avis le cas échéant). |
No IX. Sanctions (4). 1o Avertissement. |
|
|
| Décision. Compte rendu à la direction régionale et au général commandant la région. |
2o Exclusion temporaire sans salaire. |
| Décision le cas échéant. | Transmission à l'autorité supérieure pour décision si exclusion proposée pour durée supérieure à huit jours. | Décision si période d'exclusion inférieure ou égale à huit jours. Transmission à la direction régionale dans le cas contraire. |
3o Abaissement d'échelon. |
| Décision. | Transmission au général commandant la région pour décision. | Rapport et transmission. |
4o Déplacement d'office (titulaires seulement). | Décision. | Transmission avec rapport. | Transmission après avis du conseil d'enquête au général commandant la région. | Transmission de propositions. |
(1) Instruction no 18/PC/5 du 18 mars 1952 (BOEM/G 365-0). (2) Instruction no 58/PC/5 du 9 juillet 1951. (3) Décret no 53-1221 du 8 décembre 1953 (BOC/G, p. 4510 abrogé en dernier lieu le 18 octobre 1989, BOC, p. 4717). (4) Instruction no 2/PC/5 du 21 janvier 1955. | ||||
5o Renvoi définitif : |
|
|
|
|
Titulaires. | Décision. | Transmission avec rapport. | Transmission après avis du conseil d'enquête au général commandant la région. | Transmission de propositions. |
Journaliers et auxiliaires. |
| Décision et envoi d'un compte rendu à l'administration centrale. | Transmission. | Transmission de propositions. |
Saisonniers. |
|
|
| Décision. |
N.B. — Suspension provisoire de fonctions. | Décision de sanction définitive dans le délai d'un mois ou de prolongation de la période de suspension au-delà d'un mois le cas échéant. | Décision dans le délai d'un mois sur la sanction définitive ou transmission à l'administration centrale. | Transmission d'un compte rendu au général commandant de région. | Décision. Compte rendu aux autorités supérieures. |
No X. Mutations (1). |
| Décision, à défaut d'accord entre chefs de service. | Transmission au général commandant la région à défaut d'accord entre chefs de service. | Décision en cas d'accord avec les autres chefs de service intéressés. Rapport à la direction régionale dans le cas contraire. |
1o Sans changement de résidence ni de service administrateur. |
|
|
|
|
2o Sans changement de résidence, mais avec changement de service administrateur. |
| Décision, à défaut d'accord entre chefs de service. | Contacts avec autres directeurs de service régionaux. Décision en cas d'accord. Dans le cas contraire, transmission au général commandant de région pour décision. | Décision en cas d'accord avec les autres chefs de service intéressés. Rapport à la direction régionale dans le cas contraire. |
3o Avec changement de résidence à l'intérieur de la région : |
|
|
|
|
a) Sans changement de service adminst rateur. |
|
| Décision. | Rapport à la direction régionale. |
b) Avec changement de service administrateur. |
| Comme en 2o. | Comme en 2o. | Rapport à la direction régonale. |
4o Mutation de région à région. | Décision. | Proposition à l' administration centrale. | Contrats avec directeurs de l'intendance des régions intéressées et transmission de proposition au général commandant la région. | Rapport à la direction régionale. |
No XI. Congés. |
|
|
|
|
Congés annuels (2). |
|
|
| Octroi des congés. |
Congés et autorisation d'absence exceptionnels (3). |
|
|
| Octroi des congés. |
(1) Circulaire no 4/PC/4 du 11 janvier 1952 (BO/G, p. 24). (2) Instruction no 43/PC/5 du 25 mai 1951 (BO/G, p. 1264). (3) Instruction no 54/PC/5 du 18 août 1952 ; abrogée le 9 janvier 1967 (BOC/SC, p. 47). | ||||
Congés pour convenances personnelles (1). |
|
|
|
|
a) Dans la limite de trente jours ; |
|
|
| Octroi des congés. |
b) Au-delà de trente jours. |
| Décision. | Transmission au général commandant la région pour décision. | Transmission avec avis de la demande à la direction régionale. |
Maladie. Longue maladie. Invalidité (2). |
|
|
|
|
Congés de maladie. |
|
|
| Octroi des congés. |
Longue maladie. |
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| Examen du dossier. Mise en congé sans salaire. | Constitution du dossier et envoi à la direction régionale. |
Invalidité. | Décision. | Transmission du dossier. | Examen du dossier. Transmission à l'autorité supérieure. | Examens médicaux et réunion de la commission de réforme. Transmission du dossier à la direction régionale. |
No XII. Accidents du travail (3). | Examen par la commission des rentes. Fixation du montant de la rente. Notification. Mises en paiement des rentes. | Transmission. | Constitution et envoi du dossier de rente, le cas échéant. | Envoi à l'administration centrale de la déclaration d'accident et d'une copie du certificat médical. Transmission d'une copie de la déclaration d'accident à la direction régionale. Octroi des congés. Enquêtes. Visites médicales. Règlement des frais. Décision d'imputabilité au service. |
No XIII. Licenciement (4). | Le cas échéant, décision de réduction d'effectifs, changement d'implantation ou dissolution de l'organe employeur. | Réception des listes établies par la commission. Approbation et notification aux services. | Ordre donné à l'organe employeur de saisir la commission paritaire de licenciement. Le cas échéant, coordination et liaison avec les autres services touchés par les mesures de licenciement. Transmission au général commandant la région. | Établissement des listes préparatoires de licenciement par professions. Rapport à la direction régionale. Demande de convocation de la commission paritaire de licenciement. Saisonniers : décision pure et simple sans aucune formalité. |
No XIV. Admission à la retraite (5). | Décision. Liquidation des droits. | Transmissions. | Constitution des dossiers. Transmissions. | Réception et transmission des demandes. |
(1) Instruction no 54/PC/5 du 18 août 1952 [voir note (3), p. 153]. (2) Instruction no 40/PC/LGT du 25 mai 1952 radiée le 12 octobre 1991 (BOC, p. 3441), modifiée. (3) Aide-mémoire du 1er août 1951. (4) Instruction no 21/PC/5 du 23 avril 1954 abrogée le 25 mai 1960 (BO/G, p. 834). (5) Instruction 50-11 /PC/6 du 30 novembre 1950 pour l'application de la loi 49-1097 du 02 août 1949 . | ||||
ANNEXE V. TABLEAU RELATIF AUX POSITIONS « D'ABSENCE ».
Figure 1.
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ANNEXE VI. Fichiers des personnels.
En vue d'assurer le contrôle efficace des personnels civils extérieurs administrés par la direction centrale de l'intendance, des fichiers sont constitués et tenus par les soins des généraux commandants de région et des directeurs régionaux de l'intendance dans les conditions indiquées ci-après.
PERSONNELS POUR LESQUELS UNE FICHE DOIT ÊTRE ÉTABLIE.
Ce sont :
1. Tous les personnels « employés » ; aucune distinction n'est à faire suivant le caractère permanent ou temporaire de leur emploi, ni suivant le chapitre budgétaire qui supporte le paiement de leur traitement. Cependant, la mesure ne concerne pas les employés recrutés par les services de l'intendance pour les besoins des forces alliées en France, ni davantage les employés travaillant d'une façon intermittente, à la vacation, etc. Sous cette réserve, elle vise tous les agents administrés par les services de l'intendance et employés dans les organismes propres à ces services comme dans ceux relevant du commandement (états-majors, corps de troupe, écoles, centres mobilisateurs, bureaux de garnison, etc.) (1).
2. Tous les ouvriers payés sur crédits de personnels et les ouvriers dits « supplémentaires permanents » utilisés dans les mêmes organismes, à l'exclusion des ouvriers saisonniers (1).
AUTORITÉS CHARGÉES DE LA TENUE DES FICHIERS.
Ce sont :
les généraux commandants de région ou commandants supérieurs des troupes pour les employés des états-majors, corps, écoles, etc. ;
les directeurs régionaux de l'intendance pour tous les employés et ouvriers visés ci-dessus.
Il est inutile de tenir un fichier du modèle indiqué ci-après à l'intérieur des services, même les plus importants, le nombre d'employés et d'ouvriers qu'ils utilisent ne le justifiant pas.
LE FICHIER ET SES FICHES.
Ils sont d'un modèle unique pour tous. Le fichier « Novocarte » adopté, de la Maison Acker, permet de classer les fiches en les décalant latéralement, grâce à une série d'encoches situées au bas des fiches. Ce décalage découvre sur la gauche de la fiche une bande oblique et une bande verticale de 15 millimètres environ, sur lesquelles se trouvent, sous une forme succincte, les renseignements essentiels que l'on peut suivre à l'aide d'indications manuscrites ou de cavaliers de couleur (le choix en est laissé aux autorités détentrices des fichiers). Les renseignements choisis comme devant figurer dans la bande verticale de la fiche permettent d'obtenir rapidement tous renseignements d'ordre statistique.
D'autre part, il est recommandé de faire usage des cavaliers de couleur qui, prenant place sur la bande oblique visible de la fiche, attirent l'attention sur les événements importants à intervenir à une date connue et affectant notamment la position statutaire de l'agent (mise à la retraite, d'où retrait de la fiche ; expiration d'un congé de longue durée qui entraîne la réintégration ou l'obligation pour l'agent de déposer une demande de renouvellement, etc.).
En outre, il a été déposé dans la marge verticale visible une case « Renseignements divers », dans laquelle on inscrira la date et, sous une forme abrégée, l'événement signalé par le cavalier de couleur.
RENSEIGNEMENTS À FAIRE FIGURER SUR LES FICHES.
Le modèle de fiches actuellement en cours pour les employés peut être utilisé sans grand changement pour les ouvriers.
Il restera donc en vigueur pour l'ensemble des personnels.
Région militaire. Porter la mention correspondante au crayon.
Corps. Pour les employés, il s'agit de porter ici la mention : secrétaires administratifs, commis et agents administratifs, agents de bureau, etc.
Un corps comprend tous les personnels soumis à un même statut et il n'y a pas, en principe, d'accès direct d'un corps à un autre ; il ne doit donc pas être confondu, comme il arrive, avec le grade. Exemple : le corps des commis et agents administratifs, le grade d'agent administratif.
Pour les ouvriers, la mention « Profession » doit être substituée à celle de « Corps ». En toute hypothèse, il convient d'indiquer la dénomination exacte de la profession, telle qu'elle figure au Bulletin officiel, édition méthodique, fascicule 365-1.
Nom (dans la bande oblique). Pour les agents mariés du sexe féminin, inscrire le nom de jeune fille à la suite du nom d'épouse ; le cas échéant, le nom d'épouse sera biffé ou modifié suivant les circonstances.
Prénoms. Indiquer en principe tous les prénoms dans l'ordre donné par l'état civil en soulignant le prénom usuel.
Enfants. Indiquer seulement la date de naissance de chacun des enfants dont la charge est assumée par l'employé en cause.
Services civils. Faire figurer tous les services civils accomplis depuis l'entrée dans une administration publique et susceptibles d'être validés ; dans certaines hypothèses, en vérité assez rares, il peut y avoir un doute sur la validation ultérieure des services accomplis dans l'organisme d'affectation, lorsque le caractère de « service public » de cet organisme n'est pas nettement tranché par les textes. En ce cas, il est toujours préférable de faire figurer sur la fiche la mention desdits services.
Mode d'entrée dans l'administration. Concours, examen, voie des emplois réservés, embauchage direct, etc.
Affectations successives. Indiquer l'appellation de l'organisme d'emploi d'une manière abrégée, mais cependant intelligible ; la désignation de l'emploi doit correspondre à celle des fonctions exercées, sous une forme condensée.
Date d'entrée et de sortie. Dans l'énumération des emplois successifs occupés, ces dates ne doivent, en principe, comporter aucune solution de continuité.
Mentions figurant dans la bande verticale. Substituer le mot « Profession » au mot « Corps » et le mot « Groupe » au mot « Classe » en ce qui concerne les ouvriers.
Avancements successifs. Indiquer les avancements obtenus dans les classes (ou groupes) et échelons au cours de la carrière, ainsi que la référence aux décisions ayant prononcé ces avancements.
Positions exceptionnelles. Faire figurer toutes les positions autres que l'activité, à l'exception des congés de maladie de courte durée pendant lesquels le traitement entier est maintenu aux intéressés.
Se reporter à l'annexe V pour les positions d'absence.
Radiation définitive des contrôles. Mise à la retraite, démission, décès, révocation ou licenciement, passage dans une autre administration.
Renseignements divers. Faire obligatoirement mention (au crayon) du chapitre budgétaire d'imputation du traitement ou salaire lorsque ce chapitre n'est pas le chapitre normal. Dans la même case faire figurer des renseignements tels que l'adresse de l'employé, son numéro d'immatriculation à la sécurité sociale, etc.
MISE À JOUR DES FICHIERS.
La mise à jour des fichiers est assurée grâce à l'avis de mutation (voir ANNEXE VII).
Changement de région des personnels. Lorsqu'un employé change de région d'affectation, la fiche qui le concerne détenue par le directeur régional de l'intendance et, le cas échéant, celle détenue par le général commandant de région sont envoyées aux autorités de la nouvelle région d'affectation. Par contre, si l'intéressé passe dans un service relevant d'une direction centrale autre que celle de l'intendance, la fiche est conservée par l'autorité détentrice.
Mesures à prendre en cas de radiation définitive des contrôles. Les fiches des personnels rayés définitivement des contrôles sont conservées par les autorités qui les détenaient avant cette radiation. Elles sont classées dans le même ordre que celles du personnel en activité de service, dans un fichier de type courant que ces autorités ont la charge de se procurer dans le commerce local au moyen des crédits pour frais de bureau qui leur sont consentis.
Notes
ANNEXE VII. Avis de mutation.
L'avis de mutation individuel du modèle N° 510-0/11 est établi par le chef du service employeur, pour tout changement intervenu dans la situation de famille ou de carrière des agents placés sous ses ordres et le jour même où ce changement est connu. Cependant, en raison du système de concentration administrative au chef-lieu de région, les directeurs régionaux de l'intendance peuvent limiter à certains événements l'envoi des avis par les services.
D'autre part, il ne doit pas être signalé à l'administration centrale ni les avancements de grade ou d'échelon, ni les validations de service pour lesquels la décision est réservée au ministre ; mais ce sont là les seules exceptions admises.
Les avis de mutation sont établis :
pour les employés en triple ou quadruple exemplaire (triple exemplaire pour les organes propres à l'intendance, quadruple exemplaire pour les organes relevant de l'état-major). Toutefois, certains renseignements qui n'intéressent pas l'administration centrale (résidence, immatriculation à la sécurité sociale, mode de paiement du traitement), n'ont pas à lui être signalés ;
pour les ouvriers, en un nombre variant selon que le CTAC procède ou non dans la région au décompte des salaires et selon que le général commandant de région désire ou non suivre les mutations de ces personnels.
Les chefs de service n'ont à indiquer que l'événement « faisant mutation ». Il est donc utile qu'ils fournissent à chaque fois tous les renseignements figurant sur le modèle N° 510-0/11. Il n'en va différemment que pour les personnels qui doivent être pris en charge pour la première fois par les services de l'intendance.
Les avis de mutation sont adressés dans tous les cas à la direction régionale de l'intendance, qui procède à une vérification immédiate et transmet les exemplaires destinés à l'administration centrale, au général commandant la région et au CTAC.
Les directeurs régionaux de l'intendance font imprimer et distribuer aux services employeurs les modèles d'avis de mutation qui leur sont nécessaires.