INSTRUCTION N° 153/EMM/PL/MTA relative à l'organisation et au fonctionnement des secrétariats des états-majors et des unités.
Du 29 décembre 1970NOR
AVERTISSEMENT.
La présente instruction a pour objectif de définir l'organisation et le fonctionnement des secrétariats des états-majors et des unités, dans la mesure où ces organismes traitent du courrier non classifié extérieur à l'état-major ou à l'unité.
Elle ne définit :
ni les règles de rédaction de la correspondance et des documents d'état-major ;
ni les conditions de satisfaction des besoins des secrétariats en matériel et en personnel ;
ni les règles applicables à la correspondance classifiée, qui font l'objet de textes particuliers.
L'application des dispositions de la présente instruction doit être écartée toutes les fois qu'elles sont en opposition avec une réglementation particulière, notamment celle sur la protection du secret.
Cette instruction constitue essentiellement un guide destiné à faciliter la tâche des chefs de secrétariat : ses prescriptions peuvent donc être aménagées de manière à lui permettre de bien s'appliquer aux divers cas concrets.
1. Organisation des secrétariats.
1.1. Attribution des secrétariats.
Dans les états-major et les unités, les secrétariats sont chargés de :
recevoir et expédier le courrier officiel ;
suivre la circulation du courrier reçu ou à expédier ;
gérer les archives.
Le courrier officiel comprend :
le courrier au sens strict, c'est-à-dire la correspondance officielle ;
la documentation.
Le courrier, entendu dans le sens de correspondance peut se répartir en :
courrier d'autorité, qui comprend toute la correspondance d'intérêt général ou particulier qui, du fait de son importance, doit être soumise aux échelons de commandement ;
courrier de service courant, qui comprend toute la correspondance d'intérêt général ou particulier dont l'exploitation se situe au niveau des affaires courantes et peut être traitée directement par les échelons d'exécution sans que les échelons de commandements aient à en connaître autrement, le cas échéant, que par la signature.
Il appartient au chef d'état-major ou au commandant de donner à l'officier, chef du secrétariat, des directives précises qui lui permettent de faire la discrimination entre le courrier d'autorité et le courrier de service courant.
Le courrier urgent et la documentation font l'objet de dispositions particulières figurant dans la deuxième partie (titre I, chapitre 1, section 2). La procédure de la note-express est décrite dans l'instruction sur la correspondance dans la marine.
1.2. Principes d'organisation des secrétariats.
Selon leur importance, les états-majors et les unités disposent :
soit d'un secrétariat unique ;
soit d'un secrétariat complexe, comprenant un secrétariat central et des secrétariats particuliers au niveau des divisions, des bureaux ou des services.
C'est à l'autorité de commandement qu'incombe le choix entre les deux solutions.
1.3. Composition d'un secrétariat.
Un secrétariat comporte normalement :
une section « courrier », complétée généralement par une sous-section « copie » ;
une section « archives ».
Ces sections peuvent, dans les organismes de faible importance, se trouver réunies en une seule.
1.4. L'officier, chef du secrétariat.
Le secrétariat fonctionne sous l'autorité d'un officier, chef du secrétariat, responsable vis-à-vis du chef d'état-major ou du commandant.
En raison de son importance pour le bon fonctionnement d'ensemble de l'unité, la fonction de chef du secrétariat ne doit être confiée qu'à un officier suffisamment ancien et expérimenté.
Comme de nombreuses fonctions d'officier, elle peut parfois être assurée par des officiers mariniers, mais cette possibilité doit être réservée au cas de très petits bâtiments (escorteurs côtiers, dragueurs côtiers, EDIC, vedettes, etc.).
Les attributions de l'officier chef du secrétariat sont définies en détail dans les articles suivants. Les principales sont :
la discrimination des catégories de courrier ;
l'attribution des documents ;
la définition des procédures ;
la constitution des dossiers d'affaires ;
la surveillance des échéanciers et des urgences ;
la gestion des archives ;
la gestion du personnel (formation, habilitation).
Elle entraînent pour lui des responsabilités personnelles qui, sans éliminer celles des officiers attributaires, sont néanmoins très importantes.
1.5. Les moyens en personnel.
Un plan d'armement en personnel, fixé en fonction du volume de la correspondance à traiter, détermine l'effectif de chaque secrétariat.
Auprès du chef du secrétariat se trouve placé un gradé secrétaire qui porte le titre d'adjoint au chef du secrétariat.
Ce personnel doit avoir reçu l'habilitation prévue par la réglementation en vigueur sur la protection du secret.
1.6. Les moyens en matériel.
Les secrétariats disposent de moyens matériels fixés par des règlements d'armement ou des tableaux d'allocations en fonction du volume de la correspondance à traiter.
2. Le fonctionnement des secrétariats.
2.1. Cas des secretariats uniques.
2.1.1. Le courrier « arrivée ».
2.1.1.1. La réception du courrier.
2.1.1.1.1. L'arrivée du courrier.
Tout le courrier officiel « arrivée » doit transiter par le secrétariat (section « courrier »).
Cette règle est impérative. Aucune dérogation ne doit lui être apportée, même si elle tend à alléger la tâche du commandement.
2.1.1.1.2. L'ouverture du courrier.
Tout le courrier officiel est ouvert au secrétariat.
Les plis nominatifs sont remis clos à leurs destinataires, qui ont le devoir de les retourner au secrétariat s'ils n'ont pas un caractère personnel.
2.1.1.1.3. La discrimination du courrier d'autorité et du courrier de service courant.
Dès l'ouverture du courrier, le chef de secrétariat procède à la discrimination du courrier d'autorité et du courrier du service courant, en appliquant les instructions du chef d'état-major ou du commandant (cf. Article premier ci-dessus).
2.1.1.1.4. L'attribution du courrier.
(Modifiée : 2e modif.)
10.1. Définition.
Attribuer du courrier, c'est désigner le ou les organismes, la ou les personnes qui seront intéressés par son exploitation, qu'il s'agisse d'un traitement au fond de la question ou d'une simple lecture pour information.
Une pièce de courrier peut être attribuée à un organisme ou à une personne :
soit « pour action », s'il s'agit d'une pièce qui appelle nécessairement une réponse ou une suite ;
soit « pour information », si la pièce se borne à apporter des renseignements et ne demande ni réponse ni suite.
Que l'attribution soit « pour action » ou « pour information », la pièce doit en outre être attribuée « pour archivage », à l'organisme ou à la personne chargé de la classer et de la conserver après exploitation.
10.2. Les procédures d'attribution.
Elles varient suivant que le courrier est :
du courrier d'autorité ;
ou du courrier de service courant.
10.2.1. L'attribution du courrier d'autorité.
Quel que soit le type d'attribution, la désignation du ou des attributaires incombe au chef du secrétariat.
Si un seul organisme ou une seule personne est intéressé, il (ou elle) est désigné comme attributaire unique aussi bien pour l'exploitation (« pour action » ou « pour information ») que pour l'archivage.
Si au contraire plusieurs organismes ou personnes sont intéressés :
a). En ce qui concerne le courrier « pour action », le chef du secrétariat désigne parmi les attributaires celui qui lui paraît le plus compétent pour étudier l'affaire en cause, qui devient « attributaire principal ».
Il incombe à celui-ci de rechercher auprès des autres attributaires (dits « secondaires ») et de rassembler les divers éléments nécessaires au traitement de l'affaire, puis de la traiter ;
b). En ce qui concerne le courrier « pour information », le chef du secrétariat désigne les divers attributaires qui le recevront en communication ;
c). Un attributaire unique — en général l'attributaire principal — est désigné pour l'archivage. C'est lui qui fixe le classement du document.
La discrimination entre courrier « pour action » et « pour information » ainsi que les répartitions entre attributaires telles qu'elles ont été décidées par le chef du secrétariat peuvent être modifiées par le chef d'état-major ou le commandement, l'absence de modification valant confirmation implicite.
L'attributaire principal peut demander que l'attribution soit modifiée ou complétée.
10.2.2. L'attribution du courrier de service courant.
Elle obéit aux mêmes définitions que l'attribution du courrier d'autorité.
Mais la procédure en diffère en ce que :
a). L'attribution est faite « d'office » par le chef du secrétariat (c'est-à-dire qu'aucun contrôle n'est effectué par le chef d'état-major ou par le commandant, puisque celui-ci ne voit pas le courrier de service courant) ;
b). Même si plusieurs organismes ou personnes sont intéressés, un seul attributaire est désigné, à qui il incombe de prendre les mesures nécessaires pour l'exploitation ou la diffusion de la pièce de courrier et qui est responsable vis-à-vis du commandant ou du chef d'état-major de cette exploitation ou diffusion.
10.3. Signalement.
L'attribution est matérialisée par l'inscription de certains sigles ou mentions sur une fiche agrafée à chaque pièce de correspondance. Quand le nombre des attributaires potentiels est faible, l'usage de cette fiche peut être remplacé par celui d'un timbre humide apposé directement sur la première page du document.
2.1.1.1.5. L'enregistrement.
11.1. Définition.
L'enregistrement est le report sur un document autre que la pièce de correspondance elle-même d'un certain nombre de mentions d'identification.
L'enregistrement peut répondre à plusieurs objectifs :
conserver une trace de l'arrivée de la pièce ;
surveiller le suivi des affaires ;
faciliter les recherches de correspondance ;
aider la reconstitution de dossiers complets, etc.
Il est donc très utile, mais, comme il alourdit le fonctionnement des secrétariats, il faut chercher à l'éviter ou le simplifier chaque fois que c'est possible.
11.2. Processus de l'enregistrement.
11.2.1. Le courrier d'autorité.
Le courrier d'autorité est enregistré par le secrétariat, ce qui doit exclure en principe un nouvel enregistrement au niveau des attributaires.
11.2.2. Le courrier de service courant.
Le courrier de service courant n'est pas enregistré par le secrétariat ; les attributaires l'enregistrent s'ils l'estiment souhaitable. Ils ont dans cette hypothèse intérêt à s'inspirer des règles indiquées ci-dessous pour le courrier d'autorité.
11.3. Les supports de l'enregistrement.
L'enregistrement peut être effectué :
soit sur fiches ;
soit sur bordereaux de courrier ;
soit sur registre.
a). Les fiches sont établies par autorité origine. Les pièces y sont enregistrées en respectant autant que possible l'ordre des dates d'émission. Ce procédé facilite les recherches.
b). Les bordereaux de courrier sont établis selon une périodicité à déterminer en fonction du volume du courrier traité et des moyens matériels dont dispose le secrétariat ; le courrier y est regroupé soit par ordre chronologique d'arrivée, soit par attributaire principal soit par « autorité origine ».
Ces bordereaux sont diffusés aux différents organismes d'un état-major ou d'une unité, ce qui permet en même temps :
de tenir au courant de l'ensemble du courrier d'autorité arrivée tous les attributaires potentiels qui peuvent éventuellement demander communications spéciales ou copies ;
de fournir aux attributaires désignés des documents d'enregistrement préétablis ;
de manifester la prise en charge du courrier attribué.
Ce système est très commode, mais nécessite d'importants moyens en matériel ou en personnel, dont les unités ou états-major ne disposent pas toujours.
c). L'enregistrement sur registre, traditionnel, mais peu exploitable, peut être conservé par les petites unités.
11.4. Les mentions à enregistrer.
11.4.1. L'enregistrement fait apparaître les informations suivantes :
a). Obligatoirement :
1. Date d'émission.
2. Origine.
3. Nombre d'exemplaires reçus.
4. Numéro et timbre d'origine.
5. Classification ou mention de protection.
6. Attributaires pour action.
7. Attributaires pour information, du courrier mis en communication.
8. Attributaire pour archivage.
b). Selon les besoins et le mode d'enregistrement :
l'objet ;
la date de réception ;
les attributaires pour information, du courrier attribué « pour action » ;
la suite éventuelle à donner, en précisant, s'il y a lieu, la date d'échéance de la réponse.
11.4.2. Ces informations ne sont inscrites que si elles ne figurent pas déjà dans le cadre du support choisi.
Le nombre des exemplaires reçus (cf. a) 3 ci-dessus) est indiqué sur le « signalement » (cf. 10.3 ci-dessus) de chaque exemplaire d'une pièce de courrier, sous la forme d'une fraction comportant : au numérateur, le numéro de l'exemplaire, au dénominateur, le nombre total d'exemplaires.
Nota.
Sur le document d'enregistrement apparaîtront ultérieurement :
le rangement (voir Article 16) ;
la localisation du courrier en cours d'exploitation (voir Article 18) ;
l'analyse, au vu de la rédaction portée par le chef du secrétariat sur la pièce elle-même ou sur un papillon, et revue par ceux qui ont à en connaître.
11.5. Le numéro d'enregistrement.
L'apposition d'un numéro d'enregistrement est en général superflue.
2.1.1.2. La circulation du courrier « arrivée ».
2.1.1.2.1. Consignes générales.
L'examen du courrier constitue une tâche prioritaire.
Lorsque le lecteur estime nécessaire de noter son avis ou ses instructions sur une pièce de courrier, il doit de préférence agrafer un papillon au document. S'il s'agit d'une annotation très brève, elle peut être portée sur la pièce de courrier elle-même, à condition qu'elle soit écrite au crayon ou que son auteur puisse être facilement identifié. Toute annotation désobligeante est évidemment à proscrire.
2.1.1.2.2. Opérations préliminaires.
13.1. Le courrier d'autorité.
Dès qu'il a ouvert le courrier, le secrétariat le répartit entre courier de service courant et courrier d'autorité et divise celui-ci en courrier pour action et courrier pour information (1). Sur chaque pièce, il agrafe une fiche de signalement et appose le ou les tampons humides nécessaires. Il présente ensuite l'ensemble du courrier au chef du secrétariat qui approuve ou modifie la répartition préparée par le secrétariat et attribue le courrier d'autorité (cf. Article 10 ci-dessus).
L'ensemble du courrier fait retour au secrétariat.
13.2. Celui-ci procède aussitôt à l'enregistrement du courrier d'autorité (cf. Article 11 ci-dessus), qui est ensuite présenté au commandant ou à l'autorité désignée pour en prendre connaissance, afin de lui permettre de confirmier ou modifier l'attribution et de donner éventuellement des instructions pour l'exploitation (cf. 10.2.1 ci-dessus).
Le courrier revient alors au secrétariat qui note, avant mise en circulation les modifications apportées au signalement par l'autorité de commandement.
13.3. Quant au courrier de service courant, le secrétariat le remet aux attributaires sans enregistrement ni communication à l'autorité de commandement (cf. 10.2.2 ci-dessus). Son exploitation (réponse, action, lecture, circulation…) se poursuit sous l'unique responsabilité de l'attributaire principal.
2.1.1.2.3. La circulation du courrier d'autorité.
La circulation du courrier est organisée différemment selon qu'il s'agit du courrier pour action ou du courrier pour information.
14.1. Le courrier pour action.
Le courrier pour action doit être remis en premier lieu à l'attributaire principal sous chemise particulière.
L'attributaire principal est chargé de l'exploiter en obtenant directement le concours des attributaires secondaires éventuels.
Si une pièce du courrier est arrivée en un nombre d'exemplaires suffisant, un exemplaire est remis directement à chaque attributaire secondaire, qui peut ainsi en prendre connaissance en attendant d'être actionné par l'attributaire principal.
Si le nombre d'exemplaires n'est pas suffisant, l'attributaire principal peut demander au secrétariat que des copies soient effectuées à l'intention d'un ou de tous les attributaires secondaires qui n'en seraient pas pourvus (2).
Les attributaires principaux et secondaires peuvent modifier le signalement de la pièce (voir 10.3).
14.2. Le courrier pour information.
Le courrier pour information est mis en communication dans une chemise spéciale qui est :
soit mise en circulation selon un circuit à définir en fonction de l'importance relative des destinataires et de l'implantation des bureaux ;
soit déposée en un lieu déterminé (bureau de lecture) où chacun peut venir le consulter.
Dans certains cas (grandes unités) il est bon d'adopter une procédure mixte (circuit de quelques destinataires importants, puis bureau de lecture).
Aucune pièce de courrier ne doit être prélevée dans cette chemise ; les lecteurs intéressés par une pièce peuvent, par une mention portée sur le timbre, soit demander à la revoir, soit en demander une copie.
Le lecteur indique qu'il a pris connaissance du courrier en apposant son visa sur chaque pièce de courrier dans la chemise.
2.1.1.2.4. Cas particuliers de la circulation des bordereaux de courrier
(cf. 11.3 ci-dessus).
Dans les unités ou états-majors où est appliqué les systèmes des bordereaux de courrier, le secrétariat adresse aux différentes divisions, etc., un exemplaire du bordereau de courrier « arrivée » selon une périodicité à définir en fonction du volume du courrier reçu (chaque jour, après chaque escale…).
2.1.1.2.5. Le retour du courrier d'autorité au secrétariat.
Après exploitation tout le courrier d'autorité fait retour au secrétariat pour lui permettre :
de noter éventuellement les modifications d'attribution ;
d'enregistrer le rangement de chaque document ;
d'effectuer et de faire parvenir les copies demandées ;
de renvoyer le courrier « à revoir » aux autorités non attributaires ;
de connaître éventuellement la suite donnée ou à donner ;
de mettre à jour le « fichier d'usage commun », si cela est nécessaire (voir Article 17).
Si, en raison de l'urgence, une pièce est retirée par l'autorité responsable avant le retour au secrétariat, mention doit en être portée sur une fiche préparée pour cet usage et jointe au courrier en circulation.
Le secrétariat considère alors que la pièce a été attribuée à l'autorité qui l'a retirée.
2.1.1.2.6. Archivage du courrier.
Le secrétariat ou l'attributaire archive le courrier en fonction des mentions portées sur les documents d'enregistrement ou sur le « signalement » de chaque pièce.
Le plus souvent, le courrier est rangé :
au secrétariat par autorité d'origine et dans l'ordre chronologique ;
dans les divisions, etc., par ordre chronologique par dossier.
Pour les questions importantes ou à caractère répétitif, il est en effet souhaitable de constituer des dossiers, dans la mesure du possible séparés en sous-dossiers annuels. Cette constitution incombe en général à l'attributaire principal, mais pour certaines affaires le commandant ou le chef d'état-major peut faire constituer les dossiers par le secrétariat.
Si le secrétariat établit des bordereaux de courrier arrivée, ceux-ci sont, après exploitation, placés dans un dossier constitué par année.
Quand ses moyens le permettent, il peut être prescrit à la section archives du secrétariat de ficher les documents qu'elle archive, par exemple pour constituer un fichier d'usage commun.
La correspondance et la documentation techniques sont en principe considérées comme courrier de service courant et archivées dans les divisions et attributaires conformément à un classement particulier.
Toute pièce extraite momentanément des archives ou d'un dossier doit faire l'objet d'une fiche de remplacement (« fantôme ») indiquant son identification et sa destination.
2.1.1.2.7. La localisation du courrier d'autorité.
a). Le secrétariat doit pouvoir à tout moment localiser le courrier d'autorité reçu et enregistré.
Les documents d'enregistrement (fiches, bordereaux ou registres) doivent comporter des colonnes dans lesquelles le secrétariat mentionne, pour chaque pièce de courrier reçue :
si elle est en cours d'exploitation (depuis combien de temps et auprès de quel attributaire principal) ;
si elle est en communication pour information (et depuis combien de temps) ;
si elle est en archives (depuis combien de temps, auprès de quel attributaire pour archivage et sous quelle rubrique de classement).
A l'aide de ces documents, le secrétariat s'assure qu'aucune pièce de courrier n'a été détournée au cours du circuit ; il entreprend les recherches nécessaires pour retrouver les pièces qui n'ont pas fait retour ou qui n'ont pas été exploitées (3)dans un délai normal.
b). L'accès aux pièces, enregistrées ou non, conservées dans les bureaux et par les officiers doit être aisé ; pour cela ils tiennent le secrétariat informé du plan particulier de rangement qu'ils ont adopté.
Nota. — Cette règle permet également d'accéder facilement aux pièces de service courant.
2.1.1.2.8. La suite donnée au courrier d'autorité.
Le secrétariat doit être également en mesure de s'assurer qu'une suite a bien été donnée en temps voulu aux pièces de courrier d'autorité qui demandent une réponse ; il effectue, éventuellement par simple démarche verbale, les relances nécessaires auprès des attributaires responsables de l'exploitation du courrier.
A cette fin, il peut être amené à tenir, lorsque le volume des affaires traitées l'exige, tout ou partie des documents suivants :
1. Un échéancier sur lequel sont enregistrées les pièces de courrier qui demande une réponse ainsi que la date de relance ;
2. Un calendrier des documents d'autorité (états, rapports, comptes rendus…) qui doivent être établis à date fixe par l'état-major ou l'unité ; au vu de ce calendrier, l'officier, chef du secrétariat procède en temps voulu aux rappels nécessaires auprès des organismes ou des personnes chargées de l'établissement de ces documents.
3. Une liste des dossiers d'affaires constitués au secrétariat.
4. Un répertoire des affaires en cours ; et pour aider les divisions, etc., dans leurs travaux :
5. Un fichier d'usage commun.
2.1.1.2.9. Le courrier « urgent » (4)
En même temps qu'il effectue la discrimination du courrier d'autorité et du courrier de service courant (cf. Article 13 ci-dessus), le secrétariat fait la sélection du courrier.
Après avoir enregistré immédiatement le courrier d'autorité urgent, le secrétariat place tout le courrier urgent (5) dans une chemise spéciale qu'il remet au chef du secrétariat en même temps que le reste du courrier.
Dès qu'il a pris connaissance du courrier urgent et sans attendre l'examen du courrier non urgent, le chef du secrétariat :
fait porter aux attributaires le courrier de service courant urgent ;
prend les mesures nécessaires pour une exploitation rapide du courrier d'autorité urgent, selon les consignes particulières qui ont dû lui être données par le commandement de l'organisme en cause (cf. également Article 16 in fine).
2.1.1.2.10. La documentation.
En matière de documentation, le secrétariat est essentiellement chargé de gérer les abonnements aux revues et publications : tenue d'un échéancier, pointage à la réception, etc.
La responsabilité de la documentation technique (6) étant répartie entre officiers par discipline, le secrétariat la remet (sans l'avoir enregistrée) aux attributaires principaux à charge pour eux d'en assurer la circulation.
Quant à la documentation générale (revues scientifiques, littéraires ou artistiques, Journaux officiels, Bulletins officiels, etc.) elle est mise en circulation par le secrétariat dans les conditions prévues à l'article 14.2 pour le courrier pour information.
2.1.2. Le courrier « départ ».
2.1.2.1. La préparation du courrier « départ ».
2.1.2.1.1. La distinction entre courrier d'autorité et courrier de service courant.
Pour ce qui est du courrier « départ », est considéré comme courrier d'autorité tout document :
destiné à une autorité extérieure à la marine ;
donnant des directives ;
portant une appréciation sur du personnel, qu'il appartienne ou qu'il soit en relation avec la marine ;
engageant des dépenses ou une procédure judiciaire ;
ainsi que tout le courrier que l'autorité de commandement classe comme tel.
Le courrier d'autorité est normalement signé par le commandant ou le chef d'état-major.
Le courrier de service courant se limite donc :
à la demande ou à l'envoi de renseignements ou d'informations à des organismes autres qu'une autorité supérieure ou extérieure à la marine ;
à la correspondance de détail.
Sa signature peut faire l'objet de délégation de la part de l'échelon de commandement.
2.1.2.1.2. La rédaction de la minute.
Toute pièce de courrier d'autorité « départ » fait normalement l'objet d'un projet (ou « minute ») généralement rédigé sous forme manuscrite.
1 Dans un état-major ou une unité de petite ou moyenne dimension, le rédacteur présente directement la minute manuscrite à l'approbation de l'échelon de commandement qualifié, après avoir recueilli l'avis des officiers intéressés, puis la remet au secrétariat pour la faire dactylographier en pièce de courrier définitive.
2 Dans un état-major ou une unité plus importante, le rédacteur demande généralement au secrétariat de faire dactylographier en plusieurs exemplaires la minute manuscrite ; de manière habituelle :
en remet un exemplaire au rédacteur qui le conserve jusqu'à ce qu'il reçoive une copie de la pièce de courrier définitive ;
remet la minute à la personne désignée pour recueillir l'approbation de l'autorité signataire.
2.1.2.1.3. Les listes des destinataires.
Des listes-types de destinataires, identifiées par des numéros ou des lettres, facilitent la tâche du rédacteur, qui n'a qu'à s'y référer pour que le secrétariat sache à qui et en combien d'exemplaires adresser les différents types de pièces de correspondance.
2.1.2.1.4. Le nombre d'exemplaires à expédier.
Une attention particulière doit être apportée à la détermination du nombre d'exemplaires à expédier à chaque destinataire. Ce nombre ne doit pas être excessif de façon à éviter le gaspillage et doit être suffisamment important pour que les destinataires n'aient pas à reproduire les pièces qu'ils recevront.
Cet équilibre ne peut être atteint qu'au prix d'un effort d'organisation au sein des états-majors et des unités en vue de réduire le nombre d'exemplaires nécessaires d'un document et d'une action de concertation entre expéditeurs et destinataires en vue de déterminer le nombre d'exemplaires nécessaires à ces derniers.
2.1.2.1.5. La dactylographie de la pièce.
Tout le courrier d'autorité « départ » est dactylographié par la sous-section « copie » du secrétariat.
Le courrier de service courant « départ » peut être dactylographié au sein des divisions, etc., lorsqu'elles disposent des moyens nécessaires.
Il appartient au gradé, adjoint au chef du secrétariat de fixer sous la surveillance de celui-ci le programme des travaux de la sous-section « copie », en fixant les priorités à respecter.
2.1.2.1.6. Les règles de la correspondance officielle.
Le rédacteur et le secrétariat se conforment aux règles fixées par les instructions sur la correspondance, le classement et les archives.
2.1.2.1.7. La relecture.
Après avoir été collationnées, la minute et la pièce de courrier d'autorité définitive (ou la matrice : stencil…) sont renvoyées par le secrétariat au rédacteur pour relecture et détermination des corrections éventuelles.
Quand la pièce de courrier est au point, le rédacteur appose son « bon à tirer » (généralement sous la forme d'un paraphe discret auprès de l'emplacement réservé à la signature).
2.1.2.1.8. La signature.
Le rédacteur retourne la pièce de courrier d'autorité ou la matrice (stencil…) au secrétariat, qui la présente à la signature de l'autorité signataire.
2.1.2.1.9. Inscription de la date et du numéro d'ordre.
La date est celle de la signature effective. Les numéros d'ordre doivent apparaître dans l'ordre chronologique.
Ces deux informations ne sont apposées par le secrétariat qu'après signature par l'autorité.
2.1.2.1.10. Les copies intérieures.
31.1. Trois copies au moins de toutes les pièces de courrier définitives sont conservées par l'état-major ou l'unité.
La première est immédiatement insérée par le secrétariat dans la collection « départ » destinée au service historique ; elle ne doit plus en sortir. L'usage de la fiche de remplacement est interdit. Cette copie doit être complète et contenir toutes les pièces jointes et annexes.
La deuxième copie est destinée au chronologique « départ » où elle tient lieu d'enregistrement. Elle ne doit en sortir que pour communication temporaire ou photocopie.
Ces deux premières copies ne doivent en aucun cas être modifiées mais elles peuvent recevoir mention des corrections ultérieurement apportées au texte qu'elles supportent.
La troisième copie est remise au rédacteur qui l'insère dans son dossier d'affaires ou dans son chronologique « départ » particulier si la question traitée ne donne pas lieu à constitution d'un dossier.
31.2. Des copies supplémentaires peuvent être mises en communication pour information au sein de l'état-major ou de l'unité ou être remises aux attributaires secondaires.
2.1.2.1.11. L'enregistrement.
La conservation par le secrétariat de plusieurs exemplaires des pièces de courrier « départ » se substitue à l'enregistrement sur cahier, l'interdiction de l'usage de la fiche de remplacement garantissant qu'aucune pièce ne pourra être égarée.
Cette règle générale doit être respectée toutes les fois qu'elle ne vient pas en contradiction de réglementations particulières (courrier classifié par exemple).
2.1.2.2. L'expédition du courrier « départ ».
2.1.2.2.1. La préparation de l'expédition.
Après la signature, le secrétariat réunit toutes les pièces de courrier destinées à être expédiées (document lui-même et pièces jointes), assure leur conditionnement et prépare leur expédition vers les différents destinataires. Le courrier est alors remis au vaguemestre ou à l'agence postale pour être expédié.
La préparation de l'expédition du courrier de service courant peut être assurée par les différentes divisions, etc.
2.1.2.2.2. Les bordereaux d'envoi.
Les bordereaux d'envoi ne sont utilisés que lorsque la réglementation l'impose ou que le nombre de pièces à transmettre le justifie ; la mention d'accusé de réception n'est incluse que s'il est nécessaire.
2.1.3. Rôle du secrétariat en matière d'archivage.
2.1.3.1.
Les règles particulières applicables au courrier arrivée et au courrier départ ont été indiquées aux articles 17 et 31 ci-dessus.
Les autres règles concernant le traitement des archives sont fixées par l'instruction relative aux archives de la marine et rappelées dans les articles suivants.
2.1.3.2. Le recolement des archives.
Il est procédé au moins chaque année à un recolement des archives destiné à :
vérifier l'intégrité des collections ;
vérifier la localisation des pièces d'autorité en communication ;
éliminer les pièces superflues (cf. Article 38) ;
préparer les opérations de versement ;
procéder à la déclassification des documents dont le délai prévu de protection est atteint.
2.1.3.3. Les versements d'archives.
37.1. Au début de chaque année, la collection « départ » de l'année précédente constituée comme prévu à l'article 31 est versée au dépôt des archives.
37.2. Sauf dérogations prévues par l'instruction déjà citée (versement anticipé ou retardé), les délais de versement des autres archives sont de :
dix ans pour les états-major, les directions, services et formations à terre, les états-majors de forces maritimes et des régions, les attachés navals ;
cinq ans pour les bâtiments, les formations à la mer, les flottilles de l'aéronavale.
37.3. Les dossiers constitués sont versés tels quels dès que le délai de versement de toutes les pièces qui y sont contenues sont écoulés.
Les autres documents sont versés après avoir été reclassés par origine dans l'ordre chronologique.
Les documents versés doivent être accompagnés d'un bordereau récapitulatif.
2.1.3.4. Les destructions d'archives.
Les unités et services ne sont autorisés à détruire que :
les papiers de corbeille ;
les doubles ;
les documents insérés par la suite au Bulletin officiel (sauf s'ils comportent des pièces jointes non insérées).
Toute autre destruction est du ressort des dépôts d'archives.
2.2. Cas des secrétariats complèxes.
2.2.1. Principe d'organisation.
Les états-majors et certaines grandes unités disposent de secrétariats complexes, comprenant un secrétariat central rattaché directement aux hautes autorités et un secrétariat particulier au niveau de chaque division, etc.
La répartition des tâches entre le secrétariat central et les secrétariats particuliers varie selon la nature et l'importance de l'organisme considéré ou selon les conceptions du commandement.
L'organisation type est décrite ci-dessous.
2.2.2. Le courrier « arrivée ».
2.2.2.1. Rôle du secrétariat central.
Le secrétariat central :
ouvre tout le courrier officiel (cf. Article 7 et Article 8 ci-dessus) ;
effectue la sélection du courrier très important qui doit être remis directement aux hautes autorités ;
procède au tri du courrier par division, etc. ;
enregistre le courrier d'autorité (cf. Article 11 ci-dessus) ;
met le courrier à la disposition des secrétariats particuliers ; le courrier peut être soit « retiré » par les secrétariats particuliers soit « porté » par le secrétariat central.
Pour ce qui est du courrier pour information, le secrétariat central sert chaque secrétariat particulier attributaire s'il dispose du nombre d'exemplaires nécessaire ou de moyens de reproduction. Sinon, il est porté mention de la circulation, dont la responsabilité incombe à l'attributaire principal.
Pour ce qui est de la documentation, il établit chaque année les demandes d'abonnement et le tableau de répartition des différents exemplaires des pièces de documentation. La documentation technique est remise aux secrétariats particuliers qui en assurent la gestion.
2.2.2.2. Rôle des secrétariats particuliers.
Chaque secrétariat particulier :
1. Reçoit du secrétariat central ou y retire le courrier et la documentation qui lui reviennent ;
2. Contrôle et modifie éventuellement (7) la discrimination du courrier d'autorité et du courrier de service courant, selon les critères définis par le chef de la division, etc. ;
3. Effectue la sélection du courrier urgent et lui donne immédiatement la suite qu'il comporte ;
4. Remet le courrier de service courant aux personnes intéressées au sein de la division, etc. ;
5. Procède éventuellement à l'enregistrement du courrier d'autorité, selon la méthode la mieux adaptée à l'organisation et aux activités de la division (cf. 11.3 ci-dessus) ;
6. Présente le courrier d'autorité au chef de la division, etc., auquel il appartient de soumettre à l'autorité supérieure toute pièce de courrier qu'il considère comme importante et qui n'a pas été détectée par le secrétariat central ;
7. Assure la circulation et le « suivi » du courrier et de la documentation au sein de la division, etc. ;
8. Tient le calendrier des travaux périodiques à effectuer au sein de la division, etc.
2.2.3. Le courrier « départ ».
2.2.3.1. Rôle des secrétariats particuliers.
Chaque secrétariat particulier est en principe doté de moyens dactylographiques qui lui sont propres et qui, selon leur importance, lui permettent :
soit d'assurer, en pleine autonomie, l'ensemble des travaux de dactylographie de la division, etc., à l'exception des travaux de polycopie et de reproduction qui peuvent être confiés au secrétariat central ;
soit d'assurer les travaux élémentaires de dactylographie (courrier de routine, frappe des minutes du courrier d'autorité, documents internes), un pool de dactylographie installé auprès du secrétariat central prenant en charge l'essentiel des travaux de dactylographie des différents secrétariats particuliers (cf. 43.2 ci-dessous).
2.2.3.2.
43.1. En régime d'autonomie dactylographique.
43.1.1. Pour ce qui est du courrier d'autorité à signer par l'autorité supérieure.
Chaque secrétariat particulier :
1. Assure la frappe de la minute, en utilisant systématiquement l'imprimé-type prévu à l'article 44 ci-dessous ;
2. Met la minute en circulation pour l'obtention des visas, un exemplaire étant conservé dans une chemise « visas en cours » (cf. Article 44) ;
3. Obtient par l'intermédiaire du secrétariat central les visas des autorités extérieures à l'état-major ;
4. Une fois tous les visas obtenus, procède à la frappe de la pièce de courrier définitive, puis au collationnement et aux corrections éventuelles (cf. Article 26, Article 27 et Article 28 ci-dessus) ;
5. Adresse la pièce au secrétariat central pour la signature, le tirage, l'attribution du numéro et de la date et l'expédition (art. 29, 33 ci-dessus) ;
6. Extrait de la chemise « visas en cours » l'exemplaire de la minute qu'il y a placé (cf. 2o ci-dessus) et le met dans une chemise « courrier au départ » ;
7. Reçoit du secrétariat central et conserve tous les exemplaires d'archives de la pièce de courrier, à l'exception d'un d'entre eux qui est gardé par le secrétariat central, la conservation au niveau du secrétariat central et des secrétariats particuliers d'un ou plusieurs exemplaires de chaque pièce de courrier « départ » se substituant à tout enregistrement de ce courrier ;
8. Extrait de la chemise « courrier au départ » l'exemplaire de la minute qu'il y a placé (cf. 6o ci-dessus).
43.1.2. Pour ce qui est du courrier d'autorité signé par délégation par les chefs des divisions, etc. et du courrier de service courant.
La procédure est la même sous les réserves suivantes :
il n'y a pas lieu d'adresser ce courrier au secrétariat central pour obtenir le visa et la signature des hautes autorités ;
la préparation de l'expédition du courrier de service courant est assurée par les secrétariats particuliers, qui le remettent directement au bureau des vaguemestres ou à l'agence postale pour être expédié.
43.2. En régime de pool de dactylographie.
Dans le cas où il existe un pool de dactylographie, c'est cet organisme qui assure la dactylographie de la pièce définitive, puis le collationnement et les corrections éventuelles.
2.2.3.3. L'obtention des visas.
Dans le cas les plus simples, le rédacteur peut, par des contacts verbaux directs, recueillir les visas nécessaires et se contenter d'inscrire lui-même sur la minute la mention « visa acquis ».
Pour les affaires plus complexes, il est souhaitable, en vue d'améliorer la circulation des minutes au visa, d'utiliser un imprimé-type pour la première page de la minute.
Cet imprimé, dont un exemple est fourni en annexe, permet, en premier lieu, de normaliser la présentation par le rédacteur des différents éléments à fournir au secrétariat pour la frappe du document définitif [timbre (8), mentions de classification et de protection, objet, références, pièces jointes, destinataires, copies, etc.].
Le rédacteur y indique en outre la liste des visas à obtenir et l'ordre dans lequel ils doivent être obtenus.
Un exemplaire de l'imprimé-type reste attaché à la minute qu'il accompagne tout au long du circuit des visas. Les visas sont portés sur l'imprimé soit sous forme de signature ou de paraphe, soit sous forme de « pastille ». Au verso peuvent être inscrites les observations des autorités au visa desquelles la minute a été soumise.
Les différents échelons du circuit se transmettent directement le document à viser, celui-ci ne faisant retour au secrétariat qu'en fin de circuit.
Dans le cas où il apparaît nécessaire d'assurer un meilleur suivi on peut être amené à préférer à ce circuit « en ligne » le circuit « en étoile » (retour au secrétariat après chaque visa) qui en contrepartie alourdit et allonge la procédure.
Lorsque le nombre de visas sollicités est élevé, la procédure des « visas séparés » peut être préférable. Un exemplaire de la minute est alors envoyé à chaque autorité. Cette solution présente l'avantage de réduire les délais, mais l'inconvénient pour chaque « viseur » de ne pas connaître l'avis des « viseurs » précédents.
Un exemplaire est conservé dans un dossier « visas en cours » par le secrétariat, qui connaît ainsi la liste des minutes envoyées au visa et la date de leur envoi. Il lui appartient, par voie de relances, de faire en sorte que le circuit des visas soit aussi rapide que possible.
Les minutes sont rassemblées après expédition du courrier et rangées par ordre chronologique et par timbre de départ dans un « minutier » qui permet en particulier de vérifier la correction des visas.
2.2.3.4. Rôle du secrétariat central.
Le secrétariat central :
est chargé d'obtenir les signatures des hautes autorités ainsi que les visas des autorités extérieures à l'état-major ;
centralise et ordonnance tous les travaux de polycopie et de reproduction ;
a autorité sur le pool de dactylographie, s'il en existe un ;
rassemble toute la correspondance « départ » et la met en communication aux différents échelons de commandement suivant une périodicité et des prescriptions édictées par le chef d'état-major ou le commandant ;
conserve ou reçoit une copie de tout le courrier, d'autorité « départ », qu'il soit signé par l'échelon de commandement ou par délégation (9) ;
met en communication auprès d'une, de plusieurs ou de toutes les divisions, etc., les pièces de courrier d'autorité « départ » dont il estime devoir les informer ;
prépare l'expédition de tout le courrier d'autorité, avant de le remettre au bureau des vaguemestres ou à l'agence postale pour qu'il soit expédié.
2.2.4. L'archivage.
2.2.4.1.
Les règles d'archivage à observer par les secrétariats centraux ou éventuellement particuliers sont prévues aux articles 17 et 31 et au chapitre III du titre I.
Quand l'importance de l'état-major ou de l'unité le permet, il est souhaitable que la section archives soit rattachée directement au secrétariat central.
Pour le ministre d'Etat chargé de la défense nationale et par délégation :
Le vice-amiral, major général de la marine,
DE JOYBERT.