La lettre-commune n^o 1115/C/3/L/C/3445 du 17 août 1956 ⁽¹⁾ adressée par l'un de mes prédécesseurs aux ministres et secrétaires d'Etat a précisé les modalités d'application du décret n^o 56-714 du 16 juillet 1956 ⁽²⁾ relatif à l'arrêté des titres de paiement et des pièces justificatives des dépenses de l'Etat. En vertu de ce texte les titres de paiement établis pour le règlement des dépenses de l'Etat, ainsi que les pièces justificatives produites à leur soutien, ont pu être désormais arrêtées soit en toutes lettres, soit en chiffres, au moyen d'appareils donnant des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres.

Il est rappelé que cette mesure, conséquence de la généralisation et surtout du perfectionnement des procédés mécanographiques, permet aux ordonnateurs ou liquidateurs des dépenses de l'Etat, de quelque nature qu'elles soient, de remplacer sur les titres de paiement (ordonnances, mandats, ordres de paiement) l'arrêté en lettres par un arrêté en chiffres apposé au moyen d'appareils offrant des garanties d'inscription suffisantes. La même faculté est donnée aux créanciers de l'Etat pour l'établissement des pièces justificatives (factures, mémoires, etc.) qu'ils doivent produire à l'administration débitrice.

Depuis est intervenu le décret 58-1030 du 28 octobre 1958 relatif à l'arrêté des titres de paiement et des pièces justificatives des dépenses de l'Etat. Ce texte reprend les dispositions du décret susvisé du 16 juillet 1956 qu'il a abrogé et prévoit, en outre, au deuxième alinéa de l'article premier, que « l'arrêté en lettres ou en chiffres ainsi que la signature » par l'entrepreneur ou le fournisseur ne sont pas exigés sur les mémoires ou factures établis par un procédé mécanographique, lorsque le règlement est effectué par virement à un compte courant ».

La présente lettre-commune a pour objet de commenter l'ensemble des dispositions du nouveau décret.

1. Application du premier alinéa de l'article premier.

Les dispositions de cet alinéa s'appliquent lorsque les mémoires ou factures ne sont pas établis mécanographiquement — ce terme étant défini au II ci-après — et que le règlement de la dépense correspondante n'est pas effectué par virement à un compte courant.

Il est précisé que le remplacement de l'arrêté en lettres par l'arrêté en chiffres est soumis à la condition que les appareils utilisés donnent des garanties d'inscription au moins égales à celles de l'inscription en toutes lettres. A cet égard, l'attention des services est appelée sur les garanties d'inscription que doivent présenter, en vue de prévenir tout risque de falsification, les arrêtés en chiffres sur les pièces qui leur sont remises par les créanciers ou sur les titres de paiement qu'ils établissent.

Par analogie avec les règles suivies pour les impressions des sommes en chiffres sur les chèques au moyen de machines dites « de protection », il convient que l'arrêté en chiffres porté sur les titres de paiement des dépenses de l'Etat et les pièces justificatives produites à leur soutien, remplisse les conditions suivantes :

• être imprimé au moyen d'une encre grasse et indélébile, avec « gaufrage », « perforation », ou tout autre procédé analogue ;

• être précédé et suivi, sans blanc, soit d'une lettre ou d'un groupe de lettres, soit d'un signe quelconque ;

• être inscrit, si possible, sur un « fonds de sécurité ».

Les services liquidateurs et les comptables payeurs à qui il appartient d'apprécier les garanties offertes par les empreintes des machines utilisées, peuvent refuser tout document ne présentant pas des garanties suffisantes contre les risques de falsification ou exiger, au moins, que l'arrêté en chiffres soit confirmé par un arrêté en lettres.

2. Application du deuxième alinéa de l'article premier.

Les dispositions de cet alinéa peuvent recevoir application lorsque les conditions suivantes sont satisfaites :

• a).  Les mémoires ou factures doivent être établis au moyen d'un procédé mécanographique. L'expression « procédé mécanographique » doit, en l'occurrence, être entendue au sens large, et couvre les différents procédés mécaniques d'écriture, y compris la simple machine à écrire.

  Lorsqu'il est fait usage de l'un de ces procédés, l'entrepreneur ou le fournisseur n'a plus à faire figurer une mention d'arrêté ou de certification sur les mémoires et factures. En revanche, le total du décompte doit apparaître nettement sans aucune altération. En cas de rature, de surcharge ou d'impression douteuse, il doit être demandé au créancier, soit d'établir un autre document répondant aux conditions posées, soit d'indiquer en toutes lettres, avec une mention de certification signée, le total déjà inscrit en chiffres et dont la lecture peut prêter à confusion.

  Bien entendu, les mémoires et factures doivent, comme en font obligation les règles édictées en matière commerciale, être établis sur du papier à « en-tête » comportant le nom du fournisseur ou de l'entrepreneur ou la raison sociale de l'entreprise, l'adresse commerciale, les références d'inscription au registre du commerce ou au registre des métiers, s'il s'agit d'entreprises artisanales. Ces divers renseignements permettent d'identifier le créancier, mieux que peut le faire la signature de celui-ci dont le spécimen n'est pas connu de l'ordonnateur ou du comptable.

• b).  Le règlement doit être effectué par virement à un compte courant ouvert, soit dans un établissement bancaire, dans un centre de chèques postaux soit chez un comptable public.

• c).  Lorsque, et c'est la règle générale, les mémoires et factures sont établis en plusieurs exemplaires, chacun des exemplaires autres que l'original — lequel est produit au soutien du titre de paiement — doit être revêtu par l'entrepreneur ou le fournisseur de la mention « Duplicata ». Cette mesure est la conséquence de la suppression de la signature du créancier sur l'original et il appartient aux services ordonnateurs et liquidateurs de s'assurer dès réception des mémoires et factures que cette condition est remplie, afin d'éviter qu'une copie non revêtue de la mention « Duplicata » puisse être confondue avec l'original et soit utilisée pour opérer indûment un second mandatement de la dépense.

Je vous serais obligé de bien vouloir adresser toutes instructions utiles aux services ou organismes dépendant de votre département ministériel, afin que soit assurée une application correcte des mesures faisant l'objet du décret du 28 octobre 1958 .

Il est souligné, enfin, que ce texte ne modifie pas les dispositions contenues dans certains règlements de comptabilité des ministères suivant lesquelles les factures ou mémoires doivent être « arrêtés », « visés », ou « certifiés » par l'ordonnateur.