CIRCULAIRE N° 8078/DEF/DCSEA/SDE/1/TD/180/01 relative à la définition des règles de rédaction, de mise à jour de numérotation et de diffusion des spécifications de produits pétroliers éditées par le service des essences des armées.
Abrogé le 17 septembre 2009 par : INSTRUCTION N° 4700/DEF/DCSEA/SDE/1/TD relative aux règles de rédaction, de mise à jour, de numérotation et de diffusion des spécifications de produits pétroliers éditées par le service des essences des armées. Du 25 novembre 2002NOR D E F E 0 2 5 2 5 9 3 C
1. Objet de la circulaire.
Cette circulaire a pour objet de définir, pour les spécifications des produits pétroliers du service des essences des armées, les règles :
de rédaction et de mise à jour ;
de numérotation et d'indexage ;
de diffusion.
2. But des spécifications.
Les spécifications de la direction centrale du service des essences des armées (DCSEA), élaborées par le service des essences des armées (SEA), constituent des documents de référence pour l'homologation et le contrôle de la qualité de la plupart des produits approvisionnés et distribués par le SEA. Les spécifications DCSEA définissent, en particulier, les caractéristiques, les conditions d'utilisation, d'homologation, de réception et de contrôle périodique de ces produits.
3. Dispositions générales.
3.1. Contenu des spécifications.
Les spécifications DCSEA comportent les parties suivantes :
une partie générale précisant l'objet de la spécification, la nature et l'aspect du produit défini par la spécification, ses conditions d'utilisation et son appellation réglementaire ;
un tableau des caractéristiques du produit avec les méthodes d'essai utilisées et le cas échéant les limites de tolérance. Ce tableau indique également les essais qui doivent être réalisés lors des analyses de recette et de contrôle périodique ;
éventuellement, une partie précisant les modalités pratiques de réalisation de certains essais ;
une partie définissant les conditions d'homologation du produit ;
une partie relative au contrôle de la qualité du produit ;
éventuellement, une partie précisant le marquage des emballages.
3.2. Numérotation et indexage des spécifications.
L'identification d'une spécification du SEA est déterminée par le sigle « DCSEA » suivi d'un numéro à trois chiffres (XXX) et d'une lettre d'indexage (Y) suivie de la date d'édition (mois/année) :
DCSEA XXX/Y du mois/année.
3.2.1. Numérotation des spécifications.
Le numéro d'une spécification est attribué par la section technique-développement en fonction de la catégorie du produit concerné :
série 100 : carburants ;
série 200 : huiles ;
série 300 : graisses ;
série 400 : fluides hydrauliques ;
série 500 : produits de protection ;
série 600 : produits spéciaux ;
série 700 : huiles de base et additifs divers.
3.2.2. Indexage des spécifications.
L'évolution des spécifications, consécutive à leur mise à jour, entraîne l'attribution d'un nouveau code alphanumérique permettant de repérer le numéro d'édition. La première version d'une spécification comporte la lettre « A » qui évolue ensuite en fonction du nombre d'éditions. Ce code alphanumérique est complété par le mois et l'année d'édition de la spécification.
3.2.3. Identification des projets de spécification.
L'identification d'un projet de spécification du SEA est déterminée par le sigle « DCSEA » suivi d'un numéro à trois chiffres (XXX), de la lettre d'indexage (Y) de la future spécification et par un numéro de projet (Z) suivi de la date d'édition (mois/année) :
DCSEA XXX/Y projet no Z du mois/année.
4. Rédaction des spécifications.
4.1. Processus rédactionnel.
Les spécifications des produits pétroliers sont rédigées par la section technique-développement du bureau exploitation de la direction centrale du service des essences des armées, en fonction des besoins des armées et de l'évolution technique des produits disponibles sur le marché.
La procédure de rédaction des spécifications intègre une première étape de recherche d'informations techniques auprès des industriels ou des spécialistes, réalisée par la section technique-développement.
Lorsque la section technique-développement dispose de suffisamment d'éléments, elle élabore un projet initial de spécification qui est communiqué au laboratoire du service des essences des armées (LSEA) pour avis technique. Si les remarques du LSEA sont prises en compte, la section technique-développement édite une nouvelle version du projet de spécification (incrémentation du numéro de projet). Le cas échéant, ce projet peut à nouveau être soumis à l'avis technique du LSEA, en suivant la même procédure.
La section technique-développement diffuse ensuite le projet, mis à jour des dernières modifications, aux industriels concernés ainsi qu'à la station d'essais des carburants et lubrifiants de la flotte (SECLF) de la marine nationale, pour avis technique. S'agissant des produits à usage terrestre, l'envoi aux industriels n'est pas impératif. Pour les produits aéronautiques, ce projet est également envoyé au centre d'essais des propulseurs (CEPr) dépendant de la délégation générale pour l'armement (DGA).
Les commentaires recueillis sont communiqués au LSEA, pour avis, et la section technique-développement effectue les modifications appropriées.
Lorsqu'il ne subsiste plus aucun point technique litigieux, la section technique-développement édite la version définitive de la spécification.
Les produits aéronautiques intègrent par ailleurs une étape de consultation du service des programmes aéronautiques (SPAé). En cas d'objection, le processus de rédaction de cette spécification est alors repris à un niveau qui tient compte de l'importance des corrections qui doivent être effectuées.
Tout au long du processus d'élaboration d'une spécification, des essais spécifiques peuvent être réalisés afin de recueillir des informations techniques complémentaires permettant la mise au point du document. Ces essais peuvent être réalisés par le LSEA ou tout autre organisme compétent, le cas échéant, en collaboration avec la DGA ou les états-majors.
Ces différentes étapes sont synthétisées dans l'organigramme présenté en annexe.
L'homologation des produits n'est en aucun cas prononcée avec des projets de spécification.
4.2. Mise à jour des spécifications.
La mise à jour des spécifications permet de prendre en compte l'évolution des méthodes d'essai et garantit l'approvisionnement d'un produit techniquement performant.
La mise à jour d'une spécification suit en principe la même procédure que celle définie précédemment. Néanmoins, lorsque les modifications sont mineures, il est possible d'éditer directement une nouvelle version, sans passer par les phases de projet. De plus, selon la nature des modifications ou la date d'homologation, la DCSEA peut décider de faire procéder à des essais de vérification sur les produits précédemment homologués.
Aucune périodicité de mise à jour n'est définie, mais un état de l'ensemble de la collection des spécifications est présenté à chaque commission d'étude des produits et emballages pétroliers militaires (CEPE). Les éditions antérieures à dix ans font l'objet d'un examen approfondi.
5. Validation des spécifications.
5.1. Cas général.
Une spécification ne doit pas être diffusée officiellement sans avoir été validée. La validation des spécifications est prononcée lors des CEPE.
La liste des spécifications en vigueur est tenue à jour par le secrétariat de la section technique-développement. Cette liste apparaît dans l'édition annuelle du GTP.
Lors d'une mise à jour, la nouvelle édition d'une spécification se substitue à la précédente dès sa validation en CEPE. La validation d'une nouvelle édition de spécification entraîne la mise à jour des dossiers de tous les produits homologués au titre de la version précédente. Cette démarche conduit, pour chaque produit concerné, soit à une nouvelle homologation au titre de la nouvelle édition, soit à un retrait de l'homologation prononcée au titre de la version précédente.
Les commandes et les analyses de recette des produits approvisionnés par le SEA se font, en principe, sur la base des spécifications en vigueur. Les clauses techniques des marchés prévoient la possibilité d'appliquer toute modification de la spécification qui ne remet pas en cause l'homologation du produit.
5.2. Utilisation de la version antérieure.
Lorsque le produit approvisionné par le SEA n'est plus conforme à la nouvelle version d'une spécification, il peut être décidé :
soit de dénoncer le marché en cours, un nouveau marché étant passé sur la base de l'édition en vigueur ;
soit de continuer l'approvisionnement du produit jusqu'à échéance du marché, en conservant comme référence la version précédente de la spécification. Dans ce cas, la diffusion de la nouvelle version de la spécification, validée en CEPE, est différée et ne sert, dans un premier temps, qu'à l'homologation de nouveaux produits. Cette disposition ne peut être que transitoire et la version antérieure de la spécification, dite « spécification d'achat », est remplacée par la nouvelle dès la passation du marché suivant.
6. Diffusion des spécifications.
Après validation par la CEPE, les spécifications sont diffusées officiellement par le secrétariat de la section technique-développement :
aux organismes du SEA, suivant une liste de diffusion type ;
aux organismes officiels, suivant une liste de diffusion type ;
aux industriels concernés par le produit défini par la spécification (fabricants, constructeurs).
La liste de diffusion des organismes officiels, tenue à jour par le secrétariat de la section technique-développement, est validée en CEPE.
La diffusion de la nouvelle version d'une spécification est différée dans le cas décrit dans le second alinéa du point 5.2.
Pour la ministre de la défense et par délégation :
L'ingénieur général, directeur central du service des essences des armées,
Michel SCHMITZ.
Annexe
Annexe. Processus de rédaction des spécifications.
Figure 1. Processus de rédaction des spécifications.
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