1.

Aux termes du paragraphe 6 du titre « justification des dépenses » de l'instruction citée en référence, les pièces justificatives correspondant aux fonds de prévoyance doivent être adressées au service hydrographique et océanographique de la marine à Paris en fin de campagne, ou à la fin de chaque gestion, si la mission se prolonge d'une année sur l'autre.

2.

Lorsque plusieurs avances de fonds sont accordées à une mission au cours d'une gestion, les pièces justificatives se rapportant à chaque avance doivent être récapitulées sur un bordereau distinct établi en double exemplaire.

Si deux ou plusieurs directeurs techniques se succèdent dans une mission au cours d'une gestion, chacun d'eux établit les bordereaux récapitulatifs de ses pièces justificatives et envoie ses comptes au service hydrographique et océanographique de la marine à Paris dès qu'il cesse ses fonctions ou à la fin de la gestion si sa mission se prolonge d'une année à l'autre.

La réunion en un seul dossier des pièces justificatives et des bordereaux récapitulatifs établis par les directeurs techniques successifs et concernant une même avance est effectuée par la direction du service hydrographique et océanographique de la marine à Paris.

3.

Les factures, reçus et certificats administratifs accompagnant les bordereaux, sont établis en un seul exemplaire. Ceux qui concernent les achats de matériel, devront mentionner, outre la certification de la livraison des fournitures, l'indication de leur emploi, ou de la prise en charge dans la comptabilité matériel, suivant les modalités ci-dessous :

• 1. Si le matériel est « consommable », on portera la mention « matières consommables employées immédiatement (ou prises en charge) ».

• 2. Si le matériel n'est pas consommable, on distinguera les trois cas suivants :

  • a).  Pour le matériel destiné à des réparations, on certifiera la mise en place immédiate sur le matériel à réparer, nommément désigné.

  • b).  Pour le matériel pouvant être pris en charge par le bord, on certifiera la prise en charge par un maître chargé, avec indication du numéro du livret d'enregistrement des entrées du matériel et signature des détenteurs responsables.

  • c).  Si la mission requiert exceptionnellement du matériel qui, en raison de sa nature, ne peut être pris en charge par le bord, c'est-à-dire du matériel figurant à la nomenclature du service hydrographique et océanographique de la marine ou susceptible d'y être introduit, l'achat devra être immédiatement signalé à l'établissement principal du SHOM qui en effectuera la prise en charge, et en informera la mission en indiquant le numéro et la date de la prise en charge.

La certification de celle-ci sera indiquée sur la facture ou le reçu, et le matériel devra dès lors figurer sur l'état annuel des instruments scientifiques.

4.

Tous les achats de matières consommables et de matériels non consommables seront récapitulés sur l'état des objets et matières achetés par la mission, établi en double exemplaire, et joint au bordereau récapitulatif.