Introduction . Préambule.

La présente instruction prise en application des dispositions de l' instruction 500 /DEF/DCSSA/EPG du 17 décembre 1984 a pour objet de préciser les règles d'organisation et de fonctionnement du service du personnel des hôpitaux des armées.

Elle abroge le titre VI de l'instruction n^o 1400-24/DCSSA du 16 mars 1967 ⁽²⁾ prise pour l'application de l'arrêté du 8 février 1967 ⁽³⁾ portant organisation et fonctionnement des hôpitaux des armées.

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Chapitre CHAPITRE PREMIER.

Article premier. Missions générales.

Le service du personnel est chargé :

• de l'administration des personnels militaires et civils de toutes catégories en service ou rattachés à l'hôpital ;

• du suivi des actions de formation et de promotion sociale de l'ensemble des personnels en fonction à l'hôpital ;

• du recueil et du traitement de toutes les informations nécessaires à la prise de décision en matière de gestion des ressources humaines ;

• de la communication et des relations avec toutes les catégories de personnels ainsi qu'avec tous les responsables et conseillers ayant à connaître des problèmes de personnels.

Chapitre CHAPITRE II. Organisation et moyens du service.

Article 2. Structure.

Le service du personnel est dirigé par un officier du corps technique et administratif assisté d'un sous-officier supérieur et (ou) d'un personnel civil de catégorie B.

Ce service s'articule autour de trois cellules assurant respectivement :

• la fonction administration ;

• la fonction formation et promotion sociale ;

• la fonction coordination, communication, relations sociales (CCRS).

La cellule CCRS assure également le secrétariat du service.

Article 3. Moyens.

  3.1. Personnels.

Le chef du service est assisté de personnels militaires et/ou civils en nombre variable selon l'importance de l'établissement et qui sont répartis selon les besoins entre les différentes cellules.

En raison du caractère particulier de la mission, les personnels affectés au service sont astreints à la discrétion professionnelle.

  3.2. Fichier informatique.

L'action des trois cellules est articulée autour du fichier informatisé entretenu et exploité sous la responsabilité du chef de service du personnel.

Le contenu du fichier, la prise en compte initiale des informations et leur mise à jour permanente sont définis par instruction ministérielle.

  3.3. Locaux.

Compte tenu de l'infrastructure de l'établissement, le service du personnel comprend un bureau pour le chef de service ainsi qu'un ou plusieurs bureaux pour chacune des trois cellules.

Ces locaux sont groupés, dans toute la mesure du possible, dans un même espace fonctionnel.

Article 4. Attributions du chef de service.

Le chef du service dirige, organise, coordonne et contrôle l'activité des personnels relevant de son autorité.

Il assiste le médecin-chef et le gestionnaire dans l'exécution de tous les travaux se rapportant à la gestion des personnels militaires et civils.

Il est tout particulièrement responsable de la détention et de la bonne tenue des dossiers individuels des personnels de toutes catégories et notamment du fichier informatique centralisé, conformément aux directives fixées par instruction ministérielle.

Il est garant de la bonne application de la réglementation.

Il veille également à la cohérence des informations d'ordre administratif ou des statistiques émanant de son service et nécessaires à la gestion des personnels.

Associé au dialogue social, il participe, pour ce qui le concerne, à l'étude et à la résolution des problèmes se rapportant à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail du personnel.

Il assure, le cas échéant, les attributions d'officier conseil et de suppléant à l'officier de sécurité de l'hôpital à l'exclusion de toute autre fonction non prévue expressément par la réglementation.

En outre, il organise l'accueil des personnels militaires et civils de toutes catégories, nouvellement affectés à l'hôpital, et leur prise en compte administrative dans les plus brefs délais.

Article 5. Attributions de la cellule administration.

La cellule administration regroupe toutes les tâches à effectuer pour la mise en œuvre d'une politique de gestion des personnels ainsi que toutes celles relatives à l'application des règles statutaires propres à chaque catégorie de personnels. Elle exerce ses attributions :

• A.  A l'égard des personnels militaires :

  • en assurant la tenue et la mise à jour du dossier individuel (à l'exclusion des bulletins de notation des officiers ou assimilés) ;

  • en instruisant les demandes de toute nature formulées par les personnels militaires de toutes catégories ;

  • en étudiant et en préparant, selon les directives du médecin-chef, tous les travaux concernant l'ensemble des personnels militaires et relatifs à :

    • la notation ;

    • l'avancement de grade ainsi qu'aux décorations et récompenses ;

  • en constituant et transmettant, le cas échéant, les dossiers disciplinaires et les demandes de recours.

• B.  A L'égard des personnels civils :

  • en veillant au respect des dispositions statutaires et réglementaires relatives aux fonctionnaires et assimilés ainsi qu'à celles des personnels ouvriers ;

  • en tenant un dossier administratif réduit pour les fonctionnaires et un dossier individuel pour les ouvriers relevant de la même commission d'avancement ;

  • en effectuant les travaux de notation et d'avancement ainsi que ceux ayant une relation directe ou indirecte avec l'activité professionnelle des administrés ;

  • en appliquant les règles de procédures administratives fixées par l'administration centrale ;

  • en fournissant à l'administration centrale les éléments nécessaires à la mise à jour du système informatique ainsi qu'à l'élaboration des documents statistiques ;

  • en assurant des liaisons fonctionnelles avec les établissements internes ou externes au ministère de la défense chargés notamment du traitement des salaires, des validations de services, des retraites complémentaires, des pensions et des commissions médicales.

Article 6. Attributions de la cellule formation et promotion sociale.

La cellule formation et promotion sociale centralise et traite toutes les questions se rapportant à la formation de l'ensemble des personnels militaires et civils :

• en recueillant et en exploitant tous les « desiderata » formulés en matière de formation par toutes les catégories de personnels militaires et civils (stages en milieu militaire ou civil, en France ou à l'étranger, concours, examens, etc.) ;

• en synthétisant les expressions des besoins et en élaborant les travaux relatifs au schéma directeur de la formation continue ;

• en constituant les dossiers réglementaires soumis à la décision du médecin-chef ou du ministre et notamment ceux relatifs à l'aide à la reconversion des personnels militaires ;

• en assurant un suivi régulier des actions de formation entreprises par les différents responsables au sein de l'hôpital et en centralisant tous les résultats.

Article 7. Attributions de la cellule coordination, communication, relations sociales.

La cellule CCRS a pour but de recueillir tous les éléments d'information se rapportant à l'administration et à la gestion des personnels et de les porter, sur demande ou de façon systématique, à la connaissance de la direction centrale du service de santé des armées (DCSSA) et des autorités hiérarchiques de l'hôpital dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions.

Elle fournit également au surveillant principal, suivant une périodicité fixée par le médecin-chef, tous les renseignements d'ordre nominatif ou numérique ainsi que toute la documentation concernant les personnels militaires ou civils paramédicaux, administratifs ou d'exploitation, affectés dans les services cliniques ou techniques communs dans les domaines énumérés ci-après :

• recrutement ;

• mouvements ;

• effectifs réalisés ;

• décompte des droits à permissions ou congés ;

• état de présence ;

• états relatifs à la détermination des droits à primes et accessoires de salaires divers ;

• emploi ;

• formation.

Sur décision du médecin-chef, la cellule CCRS transmet en communication au surveillant principal les demandes et autres documents concernant les personnels paramédicaux et qui nécessitent, le cas échéant, son avis au plan de l'emploi.

La gestion de personnel ayant pour but d'adapter les ressources humaines aux besoins de l'établissement, la cellule CCRS doit notamment :

• établir et suivre avec rigueur l'évolution de la situation numérique des effectifs ;

• mettre en œuvre une gestion prévisionnelle des effectifs et des emplois à court et à moyen terme ;

• s'assurer que les tâches confiées aux personnels civils sont conformes à leur statut et que les personnels ouvriers, en particulier, accomplissent celles correspondant à leurs qualifications et groupe de rémunération.

La cellule CCRS transmet également, dans le strict respect de la réglementation en matière de communication de renseignements, au président des sous-officiers, aux représentants des organismes syndicaux et aux assistantes sociales ainsi qu'aux organismes militaires extérieurs au service de santé des armées toutes les informations utiles se rapportant selon les cas aux personnels militaires ou civils.

Elle est chargée de l'organisation de toutes les élections visant à la représentation des personnels.

Article 8. Détention et communication du dossier individuel des personnels.

A l'exception des bulletins de notes d'officiers (ou assimilés) et des livrets médicaux dont la conservation relève respectivement de la compétence exclusive du médecin-chef et du médecin des personnels de l'hôpital, le service du personnel détient la totalité des dossiers individuels des personnels militaires et civils ouvriers de toutes catégories et en assure la mise à jour.

S'agissant d'un document strictement confidentiel, il est exclu que le dossier individuel des personnels militaires et civils puissent être communiqué à une tierce personne physique ou morale, publique ou privée, exception faite des autorités juridictionnelles, judiciaires ou administratives.

En dehors du médecin-chef, du gestionnaire, du chef du service du personnel et de ses subordonnés dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, seuls les intéressés peuvent avoir communication de leur dossier en application de :

• l'article 65 de la loi du 22 avril 1905 (BO/M, p. 588 ; BO/M, BOC, p. 588) ;

• l'article 6 bis de la loi n^o 78-753 du 17 juillet 1978 (BOC, p. 3463) modifiée.

Article 9. Communication de renseignements.

La communication de documents et de renseignements administratifs concernant les personnels militaires et civils en service ou rattachés à l'hôpital, doit être effectuée dans le strict respect des dispositions fixées par l' instruction générale 10603 /DEF/DFAJ/AA/2 du 08 juillet 1985 (BOC, p. 4119) modifiée.

Art. 10.

Les présentes dispositions sont applicables à compter du 1er juillet 1992.