Les dispositions du décret 85-755 du 19 juillet 1985 modifié relatives aux principes généraux de prévention fixent au chef d'organisme notamment l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé du personnel qui relève de son autorité.

Dans ce cadre, après avoir évalué les risques pour la sécurité et la santé du personnel conformément à l'article 6 de l'arrêté du 15 avril 1997 modifié, le chef d'organisme doit informer des nuisances détectées aux postes de travail et susceptibles de constituer un danger pour la santé, d'une part, les agents et, d'autre part, le service de médecine de prévention.

Pour satisfaire à cette obligation d'information et en application de l'article 7 de l'arrêté du 15 avril 1997 modifié, la présente instruction définit les modalités de mise en œuvre de la fiche emploi-nuisances (FEN) qui doit être établie systématiquement pour chaque personnel civil ainsi que pour les personnels militaires exerçant, dans des conditions identiques, des activités de même nature ou susceptibles d'être soumis à des nuisances similaires.

À cet effet, le chef d'organisme élabore un formulaire « fiche emploi-nuisances » adapté à son organisme et répertoriant l'ensemble des nuisances susceptibles d'altérer la santé du personnel.

Le formulaire, renseigné des informations administratives et d'exposition concernant chaque agent devient, lorsqu'il est revêtu des signatures prévues, la FEN individualisée de l'agent.

Lorsqu'un même organisme est constitué d'implantations géographiques distinctes, le chef d'organisme peut, le cas échéant, établir un formulaire propre à chacune des parties d'organisme identifiées, en appliquant les règles communes prévues par la présente instruction.

1. Formulaire « fiche  emploi nuisances ».

1.1. Continu.

Le formulaire de la fiche emploi-nuisances s'articule au moins en deux parties.

La première partie permet de consigner des informations à caractères administratifs :

• désignation de l'organisme ;

• nom, prénom et date de naissance de l'agent ;

• profession ou grade ;

• site (s) d'activité ;

• emploi occupé et date d'entrée en fonction dans cet emploi ;

• numéro d'identification de la fiche, attribué selon des modalités propres à chaque organismes et permettant d'en assurer la traçabilité ;

• date d'établissement de la fiche.

La seconde partie recense notamment l'ensemble des nuisances, directes ou indirectes, susceptibles d'altérer la santé et liées aux tâches effectuées, procédés mis en oeuvre, produits ou substances utilisés par les agents et par lesquels la réglementation a fixé des valeurs limites d'exposition ou institué une surveillance médicale spéciale prévue par l'instruction citée en référence. Le médecin de prévention peut demander que soient répertoriées d'autres nuisances.

Le formulaire de la fiche emploi-nuisances doit, pour chacune des nuisances répertoriées, définir les critères pertinents permettant d'en quantifier le niveau. Ces critères sont établis, soit par référence aux seuils réglementaires lorsqu'ils existent, soit en fonction de grandeurs susceptibles d'être mesurées voire estimées.

1.2. Modalités d'élaboration.

Le chef d'organisme est responsable de la rédaction de ce formulaire, en liaison avec le chargé de prévention et le médecin de prévention.

Le chargé de prévention, utilisant notamment l'inventaire des dangers réalisé dans le cadre de la mise en œuvre des obligations d'évaluation des risques pour la sécurité et la santé du personnel et de transcription des résultats de cette évaluation dans un fascicule dénommé document d'analyse des risques, prévues à l'article 6 de l'arrêté du 15 avrilm 1997 modifié, collationne et coordonne les informations transmises par les responsables hiérarchiques directs des agents afin de réaliser le recensement des nuisances de l'organisme (ou des parties d'organisme) conformément au dixième alinéa du point 1.1.

Ce recensement est soumis à l'avis du médecin de prévention qui, après l'avoir éventuellement aménagé ou complété, le transmet au chef d'organisme pour établir un projet de formulaire.

Ce projet de formulaire est soumis au comité d'hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ou aux représentants pour l'hygiène et de prévention des accidents (CCHPA).

Au vu des avis formulés, le chef d'organisme adopte le(s) formulaire(s) de la fiche emploi-nuisances de son organisme (ou des parties d'organisme).

Ce(s) formulaire(s) de la fiche emploi-nuisances est (sont) alors inséré(s) dans le fascicule dénommé document d'analyse des risques constitutif du recueil des dispositions de prévention élaboré selon les modalités de l' instruction du 05 mars 1998 .

1.3. Mise à jour du formulaire.

Le formulaire de la fiche emploi-nuisances de l'organisme est révisé notamment à chaque évolution :

• de la réglementation ;

• des techniques mises en oeuvre ;

• des substances ou produits utilisés.

À cet effet, les responsables hiérarchiques directs informent le chargé de prévention de chaque modification substantielle des activités ou des procédures de travail susceptibles de générer des nuisances nouvelles. Le chargé de prévention analyse et contrôle les informations transmises et suit, en liaison avec le médecin de prévention, l'évolution de la réglementation qui aurait des conséquences en matière de surveillance médicale.

Le formulaire de la fiche emploi-nuisances est systématiquement examiné lors de la dernière réunion annuelle du CHSCT et de la CCHPA.

Les adaptations éventuelles de la fiche emploi-nuisances sont validées par le chef d'organisme.

2. Renseignement de la fiche emploi-nuisances.

Le responsable hiérarchique, désigné à cet effet par le chef d'organisme, renseigne un formulaire de fiche emploi-nuisances de l'organisme (ou de la partie d'organisme) pour chacun des agents placés sous son autorité, d'une part, en complétant la partie administrative de ce formulaire et, d'autre part, en liaison avec le chargé de prévention, en mentionnant sur la liste exhaustive des nuisances recensées le niveau d'exposition de celles auxquelles chaque agent est soumis, conformément aux critères préalablement définis. Lorsqu'un agent exerce ses activités sur plusieurs parties d'un même organisme, faisant l'objet de formulaires distincts, la FEN individualisée de cet agent est établie en utilisant les différents formulaires le concernant afin de recenser l'ensemble des nuisances auxquelles il est exposé.

La fiche emploi-nuisances est présentée à l'agent par l'autorité hiérarchique qui l'a renseignée. A l'issue de cet entretien, elle est signée par les deux parties et transmise au chef d'organisme, ou à ses délégataires, pour visa. Dans l'éventualité d'un désaccord de l'agent quant à la nature des nuisances ou leur niveau, ce dernier peut mentionner ses observations sur le formulaire. La signature apposée par l'agent sur sa fiche n'a pas d'autre portée que de lui permettre de prendre connaissance des nuisances auxquelles il est exposé.

Il appartient alors au chef d'organisme de statuer, en liaison avec le médecin de prévention.

La fiche emploi-nuisances de l'agent est renouvelée, d'une part, au moins annuellement et, d'autre part, à l'occasion notamment de chaque modification du formulaire de l'organisme, de l'emploi occupé par l'agent, du poste de travail ou de son environnement.

La fiche emploi-nuisances est établie en trois exemplaires originaux respectivement remis à l'agent, au service de médecine de prévention et à celui en charge de l'administration du personnel. Elle constitue un document d'archive qui doit être conservé dans le dossier administratif de l'agent ainsi que dans son dossier médical.

3. Instructions complémentaires.

Chaque grande autorité ayant désigné un coordonnateur central à la prévention fixe, en tant que de besoin, les instructions complémentaires qu'elle estime nécessaires à la mise en place de la fiche emploi-nuisances au sein des organismes relevant de sa compétence.

Les instructions élaborées dans le cadre de l'alinéa précédent sont soumises à l'accord préalable de la direction de la fonction militaire et du personnel civil.

4. Cas des activités militaires.

Conformément aux dispositions de l'article 8 de l'arrêté du 15 avril 1997, les chefs d'état-major, les directeurs relevant du délégué général pour l'armement, les directeurs et les chefs de service relevant directement du chef d'état-major des armées peuvent, s'ils l'estiment nécessaire, étendre ce dispositif, suivant des dispositions qui leur seront propres, au personnel militaire exerçant sous leur autorité une activité à caractère opérationnel ou d'entraînement au combat.